chương 1 Sử dụng tốt phần mềm MS Word để soạn thảo các văn bản dài có yêu cầu cao về hình thức, bố cục, nội dung như các đồ án, khóa luận, báo cáo khoa học… Những nội dung được đề cập đến nhằm đáp ứng các yêu cầu trên bao gồm: - Những kỹ thuật trình bày nâng cao như đánh số, danh sách đa cấp, sử dụng chủ đề, và áp dụng phong cách. - Sử dụng các đối tượng trong văn bản như dấu trang, siêu liên kết, chèn công thức trong bảng, chụp và chỉnh sửa hình chụp màn hình, và sử dụng Quick Part. - Một số chức năng nâng cao khác như mục lục, danh mục hình ảnh và bảng biểu, liên kết, trích dẫn và tài liệu tham khảo, thư tín, và làm việc với khung dàn ý.1 Kỹ thuật trình bày nâng cao 1.1 Đánh số Numbering thường xuyên được sử dụng để đánh số các đoạn, các mục trong văn bản, có thể kết hợp với các nhãn và kiểu định dạng (Style). Một số ví dụ về numbering như cách đánh số các ví dụ (bài giảng), các bước (qui trình), các điều (qui chế),… Ưu điểm của tính năng này là khả năng tự gán hoặc cập nhật giá trị trong quá trình soạn thảo văn bản.
Ví dụ, tạo numbering chuyên dùng để soạn các điều khoản trong một văn bản, qui chế. Để tạo danh sách đánh số, thực hiện các bước như sau: (1) Chọn văn bản muốn tạo danh sách đánh số. (2) Vào thẻ lệnh Home, trong nhóm Paragraph, Hình 1: Hộp thoại Define New chọn. Rồi chọn một kiểu trong danh sách có Number Format sẵn hoặc chọn Define New Number Format để thiết lập danh sách đánh số tùy thích.
Thay đổi đánh số trong danh sách (1) Double-click the numbers in the list. (2) Nhấp chuột phải vào số muốn thay đổi. (3) Nhấn Set Numbering Value trong thực đơn. Hộp thoại Set Numbering value xuất hiện.
(4) Nhấn Start new list để bắt đầu danh sách đánh số mới. (5) Chọn Continue from previous list để Trang 1 đánh số tiếp tục theo danh sách trước đó. - Chọn hộp kiểm Advanced value (skip numbers) để đánh số tùy ý. (6) Trong ô Set value to, sử dụng các mũi tên để thay đổi giá trị thành số mong muốn.
Hình 2: Hộp thoại Set Numbering Value 1.2 Danh sách đa cấp Multilevel List thích hợp cho đánh số các chương, mục, tiểu mục trong các văn bản có cấu trúc (bài báo khoa học, giáo trình, khóa luận, tiểu luận,.), được sử dụng kết hợp với các style định dạng. Ví dụ, danh sách đa cấp sử dụng cho việc đánh số các chương, mục khóa luận. Thực hiện trong MS Word: Vào thẻ lệnh Home, trong nhóm Paragraph, chọn biểu tượng. Sau đó, chọn một Multilevel List trong danh sách hiển thị.
Nếu muốn tự tạo một Multilevel List, chọn Define New Hình 3: Hộp thoại Define new Multilevel list Multilevel List… 1.3 Sử dụng chủ đề Theme là tập các yếu tố định dạng (màu sắc, font chữ, hiệu ứng hình ảnh) áp dụng cho các đoạn trong văn bản. Khi thay đổi theme của văn bản thì sẽ làm thay đổi màu sắc, font chữ, hiệu ứng trong toàn văn bản. Đối với MS Word 2010, muốn thực hiện các thao tác với theme, vào thẻ lệnh Page Layout. Đối với MS Word 2013, muốn thực hiện các thao tác với theme, vào thẻ lệnh Design.
Trang 2 Có thể chọn áp dụng các theme có sẵn trong phần Office hoặc áp dụng một theme được tải về máy tính bằng cách chọn Browse for Themes. Người dùng có thể tạo một theme mới chứa tất cả các định dạng, hiệu ứng đang thực hiện trên tập tin văn bản bằng cách nhấn chọn Save Current Theme. Mỗi theme sẽ có màu sắc đi theo theme (Theme Colors) của riêng nó. Để tạo theme colors, vào thẻ Design, chọn Colors.
Sau đó, chọn một theme colors có sẵn trong danh sách hoặc có thể tạo mới một theme colors theo ý thích bằng cách chọn Customize Colors… Hình 4: Thao tác với theme trong MS Word 2013 Màu sắc đi theo theme Tùy chọn tạo theme colors mới Hình 5: Tạo theme colors Mỗi theme sẽ có phông chữ đi theo theme (theme fonts) của riêng nó. Để tạo theme fonts, vào thẻ Design, chọn Fonts. Sau đó, chọn một theme fonts có sẵn trong danh sách hoặc có thể tạo mới một theme fonts theo ý thích bằng cách chọn Customize Fonts… Trang 3 Phông chữ đi theo theme Tùy chọn tạo phông chữ mới Hình 6: Tạo Theme Fonts 1.4 Áp dụng phong cách Phong cách cung cấp cho tài liệu một cái nhìn nhất quán, chuyên nghiệp. Để áp dụng phong cách cho văn bản, thực hiện chuỗi thao tác sau đây: (1) Chọn văn bản muốn định dạng.
Lưu ý: Nếu đặt con trỏ trong một đoạn, phong cách sẽ được áp dụng cho toàn bộ đoạn. Nếu chọn văn bản cụ thể, chỉ có văn bản đã chọn được định dạng. (2) Trên thẻ Home, hãy trỏ đến một phong cách để xem trước văn bản sẽ trông như thế nào với phong cách đó. Hình 7: Áp dụng phong cách cho văn bản (3) Chọn một phong cách.2 Sử dụng các đối tượng trong văn bản 1.1 Dấu sách Một bookmark trong MS Word hoạt động giống như một dấu trang mà có thể đặt trong một cuốn sách: nó đánh dấu một nơi mà bạn muốn tìm lại một cách dễ dàng.
Bạn có thể thêm bao nhiêu bookmark tùy ý trong tài liệu và có thể đặt cho mỗi bookmark một tên duy nhất để dễ dàng nhận dạng chúng. Một số các thao tác cơ bản thực hiện với bookmark là tạo bookmark, di chuyển tới bookmark, xóa bookmark,… Trang 4 Tạo Bookmark (1) Để tạo bookmark, trước tiên đánh dấu vị trí dấu trang trong tài liệu bằng cách đặt con trỏ tại vị trí bookmark. (2) Tiếp theo, vào thẻ lệnh Insert, trong nhóm Links, nhấn vào Bookmark. Hộp thoại Bookmark xuất hiện.
(3) Nhập tên bookmark vào ô Bookmark name. (4) Nhấn vào nút Add để thực hiện tạo bookmark. Hình 8: Tạo bookmark Di chuyển tới bookmark Để thực hiện di chuyển tới bookmark, thực hiện chuỗi các thao tác sau đây: (1) Nhấn tổ hợp phím Ctrl + G hoặc vào thẻ lệnh Home, trong nhóm Editing, nhấn vào nút mũi tên bên cạnh Find, rồi chọn Go to… (2) Sau đó, hộp thoại Find and Replace xuất hiện. Trong danh sách “Go to Hình 9: Di chuyển đến Bookmark what”, chọn Bookmark, rồi nhập tên bookmark vào ô Enter bookmark name.
(3) Cuối cùng, nhấn vào nút Go To để di chuyển đến bookmark đã chọn. Xóa bookmark Để xóa một bookmark có sẵn, thực hiện chuỗi các thao tác sau đây: (1) Vào thẻ lệnh Insert, trong nhóm Links, nhấn vào Bookmark. Hộp thoại Bookmark xuất hiện. (2) Chọn tên bookmark muốn xóa trong danh sách Bookmark name.
(3) Sau đó, nhấn vào nút Delete để thực hiện xóa bookmark.2 Siêu liên kết Hyperlink có khả năng tạo cho chuỗi ký tự (hoặc hình ảnh) liên kết tới một tập tin, một vị trí tài liệu, một địa chỉ email hoặc một tài liệu cần tạo. Để thực hiện chèn hyperlink, thực hiện chuỗi các thao tác sau đây: (1) Chọn chuỗi ký tự/hình ảnh muốn gắn liên kết; (2) Vào thẻ lệnh Insert, trong nhóm Links, chọn Hypelink; (3) Chỉ định đối tượng liên kết đến. Trang 5 Để tạo liên kết đến tập tin/trang web, trong màn hình Insert Hyperlink, trong vùng “Link to:”, chọn Existing File or Web Page. Trong vùng “Look in:”, chọn tập tin hoặc trang web cần liên kết đến, hoặc nhập địa chỉ trang web cần liên kết đến trong ô Address.
Sau đó, nhấn nút OK để hoàn thành. Hình 10: Liên kết đến tập tin/trang web Để tạo liên kết tới vị trí tài liệu, trong màn hình Insert Hyperlink, trong vùng “Link to:”, chọn Place in This Document. Trong vùng “Select a place in this document”, chọn vị trí trong văn bản cần liên kết đến. Sau đó, nhấn nút OK để hoàn thành.
Hình 11: Liên kết đến một vị trí trong tài liệu Để tạo liên kết tạo tài liệu mới, trong màn hình Insert Hyperlink, trong vùng “Link to:”, chọn Create New Document. Trong ô Name of new Document, nhập tên của văn bản mới sẽ được tạo ra. Trong vùng “Full path:”, chọn đường dẫn chứa tập tin văn bản mới. Hình 12: Liên kết tạo tài liệu mới Trong vùng “When to edit:”, chọn Edit the new document later nếu muốn chỉnh sửa văn bản sau, chọn Edit the new document now khi muốn sửa văn bản ngay khi vừa tạo ra.
Sau đó, nhấn nút OK để hoàn thành. Trang 6 Để tạo liên kết địa chỉ email, trong màn hình Insert Hyperlink, trong vùng “Link to:”, chọn E-mail Address. Nhập địa chỉ email cần liên kết trong ô “E-mail address”, nhập chủ để email trong ô “Subject”. Hình 13: Liên kết đến địa chỉ e-mail Nếu muốn chọn các email đã từng sử dụng trước đây, có thể chọn trong ô “Recently used e-mail addresses:”.
Sau đó, nhấn nút OK để hoàn thành.3 Chèn công thức trong bảng Để chèn công thức vào bảng, nhấn vào ô bảng dữ liệu mà bạn muốn trả về kết quả, rồi nhấn vào thẻ Table Tools Layout và nhấn Formula. Sau đó, nhập công thức vào ô Formula, chọn định dạng số trong ô Number format và chọn hàm sử dụng để tính giá trị cho ô bảng dữ liệu trong ô Paste function. Trong ngoặc đơn, hãy chọn các ô dữ liệu bảng mà bạn muốn có trong công thức bằng cách khai báo các tham số hàm sau đây: • Đánh chữ ABOVE để bao gồm các Hình 14: Hộp thoại Formula con số trong cột phía trên ô mà bạn đang chọn và nhấn OK. • Đánh chữ LEFT để bao gồm các số trong dòng phía bên trái của ô bạn đang chọn và nhấn OK.
• Đánh chữ BELOW để bao gồm các số trong cột bên dưới ô mà bạn đang chọn và nhân OK. • Đánh chữ RIGHT để bao gồm các số trong dòng phía bên phải của ô mà bạn dang chọn và nhấn OK. Muốn thực hiện tính toán lại kết quả trong ô bảng dữ liệu, nhấn phím F9. Ví dụ, tính tổng doanh số bán hàng của các đại diện bán hàng trong tháng 01 (A) và tháng 02 (B).
ĐẠI DIỆN BÁN HÀNG DOANH SỐ THÁNG 1 DOANH SỐ THÁNG 2 Nguyễn Thị Lan Anh 100000000 52000000 Trần Mai Khôi 59750000 47500000 Trang 7 Dương Ái Lan 47300000 64300000 Nguyễn Quỳnh Chi 50125000 51200000 Tổng A? B? Trong MS Word, thực hiện các thao tác sau để tính tổng doanh số tháng 01 (A) và tổng doanh số tháng 02 (B): (1) Đặt con trỏ tại vị trí ô A và B. (2) Vào thẻ Table Tools => Layout, trong nhóm Data, nhấn vào Formula. (3) Sau đó, hộp thoại Formula xuất hiện, nhập công thức “=SUM(ABOVE)” vào ô Formula, rồi nhấn nút OK để hoàn thành.4 Chụp và chỉnh sửa hình chụp màn hình Screenshot rất hữu ích để chụp ảnh nhanh các chương trình hoặc cửa sổ đã mở trên máy tính.
