phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài đƣợc kết cấu gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý Chƣơng này giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ; vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp của văn phòng bộ trong thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Chƣơng 2: Phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý Đây là chƣơng chính của luận văn trình bày khái quát các phƣơng pháp cụ thể của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý. Đó là các phƣơng pháp thu thập thông tin, phƣơng pháp xử lý thông tin và cung cấp thông tin. Qua đây, chúng tôi rút ra những nhận xét về ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình sử dụng các phƣơng pháp này của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu qủa phƣơng pháp thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý Trong chƣơng này, chúng tôi đề ra các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của chuyên viên tổng hợp văn phòng bộ phục vụ hoạt động quản lý. Trong đó chủ yếu là các giải pháp nhƣ: nghiên cứu xây dựng hệ thống lý luận về công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong các cơ quan Nhà nƣớc; quy định chế độ thông tin báo cáo và xây dựng một số quy trình chuẩn trong thu thập, xử lý, cung cấp thông tin; đào tạo và nâng cao kỹ năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của đội ngũ công chức, viên chức; ứng 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com dụng công nghệ thông tin hiện đại trong một số nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Trong quá trình thực hiện đề tài này, chúng tôi đã có đƣợc những thuận lợi là đƣợc sự giúp đỡ của các ông, bà Chánh – Phó Văn phòng, các cán bộ, công chức của các cơ quan đến khảo sát. Đặc biệt là sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của PGS.
Vũ Thị Phụng - ngƣời hƣớng dẫn tôi thực hiện luận văn này. Bên cạnh những thuận lợi, chúng tôi cũng gặp rất nhiều khó khăn về mặt khảo sát và tìm hiểu thực tiễn. Việc tiếp cận để tìm hiểu và khảo cứu tƣ liệu của các chuyên viên tổng hợp có những giới hạn nhất định do thời gian hạn hẹp và những quy định của cơ quan đến khảo sát. Đồng thời đây là đề tài mới nên tài liệu nghiên cứu, tham khảo về vấn đề này không nhiều và mang tính rời lẻ.
Với những khó khăn trên, chắc chắn luận văn của chúng tôi không thể tránh khỏi một số khiếm khuyết nhất định. Do đó chúng tôi rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, góp ý kiến của các thầy, cô giáo và các bạn để luận văn hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, các ông (bà) Chánh - Phó Văn phòng Bộ, chuyên viên tổng hợp và các bạn đồng nghiệp đã giúp đỡ, góp ý và cung cấp thông tin, giúp tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.
Vũ Thị Phụng là ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã giúp tôi lựa chọn và tổ chức thực hiện đề tài. Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2006 Học viên Nguyễn Ngọc Linh 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Phần nội dung Chƣơng 1 Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng Bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý 1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ 1. Chức năng của văn phòng bộ Văn phòng bộ (VPB) là một bộ phận không thể thiếu và có vị trí đặc biệt quan trọng trong tổ chức bộ máy của cơ quan bộ.
Văn phòng bộ là cơ quan tham mƣu giúp bộ trƣởng trong các lĩnh vực chuyên môn nhƣ tổ chức thu thập và cung cấp thông tin; điều phối hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; giải quyết các thủ tục hành chính; thực hiện giao tiếp hành chính; quản lý công tác văn bản- hồ sơ- tài liệu và quản lý tài sản chung của cơ quan. Khi phân loại các nhóm chức năng của văn phòng, có nhiều quan điểm cho rằng: Văn phòng đảm nhận hai chức năng cơ bản là chức năng tham mƣu, tổng hợp và chức năng phục vụ, đảm bảo hậu cần cho cơ quan [05; 52] Theo khoản 1, Điều 17, Nghị định số 86/2002/ NĐ - CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 11 năm 2002 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ: “Văn phòng bộ có chức năng giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức của bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quản trị đối với hoạt động của cơ quan bộ” [28]. Qua khảo sát chức năng của văn phòng một số cơ quan bộ, chúng tôi cho rằng văn phòng bộ thực tế phải đảm nhận bốn chức năng cơ bản đó là chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung, chức năng hậu cần và chức năng giao tiếp. Chức năng tham mƣu tổng hợp Tham mƣu là một chức năng quan trọng của văn phòng bộ đối với hoạt động của lãnh đạo bộ.
Tham mƣu có nghĩa là đề xuất các ý kiến, góp ý đối với việc ra quyết định quản lý của một cơ quan, cá nhân cụ thể. Trên thực tế để thực hiện chức năng tham mƣu, văn phòng bộ phải tổ chức đƣợc quá trình thông tin bởi vì thông tin không chỉ là phƣơng tiện của quản lý mà còn là sản phẩm của quá 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com trình quản lý. Văn phòng bộ đảm bảo yêu cầu là đầu mối trung tâm “thu- phát” tin chung cho hoạt động của cơ quan bộ, phục vụ cho sự lãnh đạo - điều hành của lãnh đạo bộ. Để thực hiện chức năng này, việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin thƣờng xuyên là nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng bộ.
Nếu nhƣ các đơn vị khác chỉ tham mƣu ở một lĩnh vực chuyên môn nhất định thì văn phòng bộ phải tham mƣu cho lãnh đạo những vấn đề thuộc nhiều lĩnh vực có liên quan đến hoạt động ngành. Nhìn chung, văn phòng bộ có trách nhiệm tham mƣu những vấn đề cơ bản nhƣ: + Tham mƣu trong quá trình xây dựng các chiến lƣợc phát triển lâu dài, xây dựng chƣơng trình - kế hoạch công tác (năm, quý, tháng…) và tham mƣu tổ chức thực hiện các chƣơng trình - kế hoạch công tác của cơ quan bộ. + Tham mƣu giúp lãnh đạo bộ trong việc ra các quyết định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động của bộ. + Tham mƣu trong quá trình xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất của bộ gửi Chính phủ… Thông thƣờng, văn phòng bộ tham mƣu dƣới nhiều hình thức nhƣ bằng văn bản hoặc tham mƣu trực tiếp bằng lời.
Các ý kiến đề nghị xác đáng của văn phòng bộ sẽ giúp cho lãnh đạo bộ nắm bắt đƣợc tình hình cụ thể và quyết định các biện pháp cần thiết. Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung của văn phòng bộ đƣợc thực hiện có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của toàn cơ quan bộ. Thực hiện chức năng này văn phòng bộ không chỉ có trách nhiệm điều hành hoạt động của văn phòng bộ mà còn có nhiệm vụ kiểm tra, phối hợp hoạt động của các đơn vị trực thuộc bộ, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ theo quy chế làm việc. Trong thực tế, mỗi đơn vị có hoạt động chuyên môn riêng và toàn cơ quan có những hoạt động chung, có những hoạt động mà nhiều đơn vị khác nhau tham gia.
VPB trong phạm vi nhiệm vụ đƣợc giao có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị để tổ chức tốt các hoạt động đó. Cụ thể nhƣ ở Bộ Nội vụ, theo quy định Văn phòng Bộ có nhiệm vụ “đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện chƣơng trình - kế hoạch công tác của Bộ”. ở Bộ Công nghiệp, Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp mọi mặt hoạt động của Bộ, 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com đôn đốc - kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quyết định của Bộ đối với toàn cơ quan. Chức năng hậu cần Đây là một chức năng cần thiết mà bất cứ văn phòng bộ nào cũng cần phải có.
Thực hiện chức năng hậu cần nghĩa là văn phòng bộ có trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất, mua sắm, sửa chữa, nâng cấp các trang thiết bị, kho tàng, nhà cửa. Bên cạnh đó, VPB đáp ứng các yêu cầu về điều kiện làm việc và quan tâm tới đời sống, sức khoẻ của cán bộ, công chức trong cơ quan bộ. VPB có trách nhiệm làm tốt công tác đƣa đón, phục vụ lãnh đạo. Ví dụ ở Bộ Công nghiệp, chức năng này đƣợc quy định cụ thể nhƣ sau: “Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm đảm bảo điều kiện làm việc, góp phần chăm lo cải thiện đời sống cán bộ, công nhân viên các cơ quan chức năng của Bộ” [42; 11].
Chức năng giao tiếp Văn phòng bộ không chỉ là nơi thu thập thông tin và cung cấp thông tin mà còn là đầu mối quan hệ giữa bộ với các cơ quan, cá nhân ngoài bộ. Chính vì vậy, giao tiếp cũng là một chức năng rất cần thiết của văn phòng bộ. Qua khảo sát ở Bộ Nội vụ, Bộ Công nghiệp, VPB là đầu mối quan hệ giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nƣớc, Văn phòng Quốc hội, các cơ quan đoàn thể cấp trung ƣơng, khách quốc tế… Nếu khách đến làm việc với lãnh đạo bộ, VPB phối hợp với các đơn vị liên quan sắp xếp cho lãnh đạo bộ tiếp và làm việc. Đối với khách quốc tế, VPB phối hợp với Vụ Quan hệ quốc tế (là đơn vị chủ trì) tổ chức và chuẩn bị cho lãnh đạo bộ tiếp và làm việc.