Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong giai đoạn phục hồi kinh tế sau đại dịch Covid-19, ngành dịch vụ và du lịch tại Việt Nam đối mặt với thách thức lớn trong việc tái thiết và duy trì nguồn nhân lực chất lượng cao. Quản trị nhân lực đóng vai trò cốt lõi giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí tuyển dụng, giảm thiểu sai sót vận hành và duy trì năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Công ty Cổ phần Xây dựng, Thương mại và Dịch vụ Hải Anh (thành lập năm 2007) là doanh nghiệp có hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực vận tải du lịch và điều hành tour. Sau đại dịch Covid-19, doanh nghiệp bước vào giai đoạn phục hồi, mở rộng thị trường và tìm kiếm các sản phẩm kinh doanh mới. Việc kiện toàn bộ máy nhân sự trở thành yêu cầu cấp thiết nhằm đáp ứng các định hướng kinh doanh trong tương lai. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả Cao Tuấn Minh thực hiện chuyên đề thực tập tốt nghiệp nhằm phân tích thực trạng và xây dựng phương án hoàn thiện công tác quản trị nhân lực tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu:

  • Mục tiêu chung: Đề xuất phương án hoàn thiện bộ máy và hoạt động quản trị nhân lực tại Công ty Cổ phần Xây dựng, Thương mại và Dịch vụ Hải Anh.
  • Mục tiêu cụ thể:
    1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về hoạt động quản trị nhân lực trong doanh nghiệp.
    2. Đánh giá toàn diện thực trạng công tác quản trị nhân lực tại Công ty Cổ phần Hải Anh.
    3. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và hoàn thiện hoạt động quản trị nhân lực tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Các nội dung cấu thành hoạt động quản trị nhân lực trong doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Khối văn phòng và bộ phận quản trị nhân lực của Công ty Cổ phần Xây dựng, Thương mại và Dịch vụ Hải Anh.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu và quá trình khảo sát được thực hiện từ ngày 23/12/2022 đến ngày 23/02/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng khung lý thuyết quản trị nhân lực căn bản trong doanh nghiệp dịch vụ, bao gồm chuỗi các chức năng liên hoàn: hoạch định nguồn nhân lực, phân tích công việc, tuyển mộ - tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá thực hiện công việc và chế độ đãi ngộ - duy trì nhân lực. Ngoài ra, nghiên cứu áp dụng các tiêu chuẩn chuyên ngành và công cụ quản trị cụ thể:

  • Tiêu chuẩn kỹ năng nghề Du lịch Việt Nam (VTOS - 2013): Sử dụng tiêu chuẩn chứng chỉ hỗ trợ dẫn đoàn du lịch Bậc 1 làm căn cứ xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng và mô tả công việc của đội ngũ lái xe du lịch.
  • Nguyên tắc SMART: Dùng làm khung đối chiếu để đánh giá hệ thống tiêu chí thực hiện công việc tại doanh nghiệp (Tính cụ thể - Specific, Đo lường được - Measurable, Khả thi - Attainable, Đáng tin cậy - Reliable, Hạn định thời gian - Time-Bound).

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Tổng hợp các tài liệu chuyên ngành, báo cáo năng lực công ty, các báo cáo tài chính từ Phòng Kế toán (giai đoạn 2020 - 2022) và báo cáo nhân sự từ Phòng Nhân lực.
  • Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi (khảo sát định lượng): Thiết kế phiếu khảo sát theo thang đo Likert 5 mức độ nhằm đo lường mức độ hài lòng của nhân viên mới sau phỏng vấn và 1 tháng thử việc. Khảo sát được thực hiện ngày 12/03/2023 qua hình thức phỏng vấn điện thoại với quy mô mẫu $n = 10$ người (9 nam chiếm 90%, 1 nữ chiếm 10%; cơ cấu chức danh gồm 8 lái xe du lịch, 1 nhân viên quản lý lộ trình GPS, 1 kế toán).
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Thống kê cơ cấu nhân sự theo giới tính, độ tuổi, so sánh kế hoạch với thực tế sử dụng lao động và đánh giá hiệu quả chi phí giữa các kênh tuyển dụng.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu về Công ty Cổ phần Xây dựng, Thương mại và Dịch vụ Hải Anh

Chương 1 khái quát thông tin pháp lý, cơ cấu tổ chức, kết quả kinh doanh và hoạt động thực tập thực tế của tác giả tại doanh nghiệp:

  • Thông tin doanh nghiệp: Công ty có mã số thuế 0102196048, trụ sở chính tại 62-B1, tập thể Nguyễn Công Trứ, Phố Huế, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Hoạt động cốt lõi là cung cấp dịch vụ vận tải du lịch (xe từ 4 đến 45 chỗ) và đội ngũ lái xe phục vụ các đơn vị lữ hành đối tác như Công ty MY TOUR Việt Nam, Công ty CP Lữ hành Quốc tế Kim Liên, Công ty TNHH Du lịch và Dịch vụ Hàng không Hoàng Gia.
  • Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp vận hành theo mô hình gồm Ban Giám đốc (1 Giám đốc, 1 Phó Giám đốc) trực tiếp chỉ đạo các phòng ban: Bộ phận vận tải (Phòng Điều hành, Phòng Giám sát vận hành), Phòng Hành chính - Nhân lực (Phòng Nhân lực gồm 1 Trưởng phòng và 2 nhân viên), và Phòng Kinh doanh.
  • Kết quả kinh doanh giai đoạn 2020 - 2022:
Chỉ tiêu tài chính (Đơn vị: Nghìn đồng) Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 61.924 45.013 31.085
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 2.573 1.575 579.193
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 341.011 267.535 62

Số liệu phản ánh tác động tiêu cực của các đợt giãn cách xã hội do đại dịch Covid-19 đối với hoạt động kinh doanh vận tải của công ty qua các năm 2021 và 2022.

  • Mô tả quá trình thực tập của sinh viên: Tác giả thực tập trong thời gian 3 tháng (làm việc 2 ca sáng - chiều, 5 ngày/tuần). Các nhiệm vụ chính bao gồm: đăng bài tuyển dụng lên nền tảng mạng xã hội Facebook và các website việc làm trực tuyến; trực tiếp phản hồi ứng viên dựa trên mẫu câu trả lời có sẵn; hỗ trợ tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ, sắp xếp lịch phỏng vấn và cập nhật hồ sơ nhân sự mới vào hệ thống dữ liệu nội bộ.

Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị nhân lực tại Công ty Cổ phần Hải Anh

Chương 2 tập trung phân tích số liệu thực trạng đội ngũ nhân sự và các khâu nghiệp vụ quản trị nhân lực tại doanh nghiệp trong năm 2022:

1. Cơ cấu nhân lực năm 2022:

  • Theo giới tính: Tổng số 57 nhân sự, trong đó lao động nam chiếm 53 người (~85%) và lao động nữ chiếm 6 người (~15%). Sự chênh lệch này xuất phát từ đặc thù công việc lái xe vận tải đường dài đòi hỏi di chuyển liên tục.
  • Theo độ tuổi: Dưới 25 tuổi có 3 người; từ 25 đến dưới 30 tuổi có 5 người; từ 30 đến 39 tuổi có 30 người; trên 40 tuổi có 18 người. Đội ngũ lái xe (41 người) tập trung chủ yếu ở độ tuổi 30 - 39 (25 người) và trên 40 tuổi (14 người), với độ tuổi trung bình là 34 tuổi, phản ánh tính chất ưu tiên kinh nghiệm và thâm niên tay lái.

2. Thực trạng các khâu quản trị nhân lực:

  • Hoạch định nguồn nhân lực: Thực hiện qua 3 giai đoạn nhưng vẫn mang tính thủ công, chưa dự báo chính xác nhu cầu biến động.
Năm Nhân lực cần thiết theo kế hoạch Nhân lực thực tế cần cho công việc Tình trạng thiếu (-) / thừa (+)
2020 18 20 +2
2021 14 11 -3
2022 20 24 -4
  • Phân tích công việc: Công ty mới chỉ xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên lái xe du lịch (yêu cầu chứng chỉ VTOS Bậc 1, giao tiếp tiếng Anh cơ bản, kinh nghiệm từ 2 năm trở lên, chế độ thưởng thêm 300.000 VNĐ vào lương cơ bản cho bằng lái hạng D, E sau thử việc). Các vị trí văn phòng khác chưa có bản mô tả hoàn chỉnh, dẫn đến tình trạng kiêm nhiệm chồng chéo.
  • Tuyển dụng và tuyển mộ:
    • Nguồn tuyển dụng nội bộ ít được áp dụng do quy mô công ty nhỏ và tính chuyên môn hóa khác biệt giữa các phòng ban.
    • Nguồn tuyển dụng bên ngoài dựa vào: giới thiệu của nhân viên (thưởng 20% lương người giới thiệu cộng 40% lương nhân viên mới sau khi làm việc đủ 1 tháng); website tuyển dụng TopCV (chi phí 2.000 VNĐ/tháng, gói 6.000 VNĐ/3 tháng), 123Job (1.000 VNĐ/tháng), mạng xã hội Facebook/Zalo và tờ rơi/banner tại bãi xe (chi phí in ấn 200.000 VNĐ).
    • Kết quả tuyển dụng giai đoạn 2020 - 2022:
Hình thức tuyển dụng Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Từ trường (Đại học, Cao đẳng) 0 0 0
Tự tìm đến 3 1 4
Quảng cáo (Website, Banner) 5 2 8
Trang Facebook 2 1 5
Nội bộ 2 2 4
Tổng cộng 12 6 21

  • Quy trình tuyển dụng gồm 5 bước: Chuẩn bị tuyển dụng $\rightarrow$ Tiếp nhận hồ sơ $\rightarrow$ Phỏng vấn sơ bộ (qua Email/điện thoại) $\rightarrow$ Phỏng vấn trực tiếp (15 - 30 phút) $\rightarrow$ Quyết định tuyển dụng.

  • Biến động lao động năm 2022: Đầu kỳ 61 người; tăng trong kỳ 13 người (11 lái xe, 1 kế toán, 1 kiểm soát hành trình); giảm trong kỳ 16 người (15 lái xe, 1 kế toán); cuối kỳ còn 58 người.

  • Đào tạo và phát triển: Doanh nghiệp áp dụng hình thức đào tạo chỉ dẫn công việc tại chỗ (giao lái xe mới cho tổ trưởng, tổ phó kèm cặp tại các địa bàn hoạt động như Bắc Ninh, Thái Nguyên). Từ khi thành lập, công ty đã tổ chức được 3 sự kiện hội thảo nghiệp vụ; chưa triển khai các khóa đào tạo quy mô lớn do ngân sách hạn hẹp.

  • Đánh giá thực hiện công việc: Thực hiện định kỳ 3 tháng/lần bằng phương pháp định lượng. Thang điểm đánh giá của bộ phận kinh doanh chia làm 4 bậc (0-2: Không hoàn thành; 3-4: Hoàn thành; 4-5: Hoàn thành tốt; >5: Hoàn thành xuất sắc). Thang điểm của đội lái xe gồm các bậc: 0-2 (Không hoàn thành), 3-4.5 (Hoàn thành tốt), >5.6 (Hoàn thành xuất sắc).

  • Chính sách đãi ngộ: Đãi ngộ vật chất gồm lương theo ngày công thực tế, phụ cấp, thưởng tiết kiệm xăng dầu, thưởng tháng lương thứ 13, BHXH và BHYT. Đãi ngộ phi vật chất gồm hoạt động văn nghệ ngày 8/3, tổng kết năm và bình chọn danh hiệu "Nhân viên của tháng".

  • Kết quả khảo sát mức độ hài lòng ($n = 10$):

    • Thái độ của nhân viên tuyển dụng đạt điểm trung bình 4/5 (60% hài lòng, 20% hoàn toàn hài lòng).
    • Chế độ đãi ngộ/khen thưởng/kỷ luật đạt 3/5 (50% hài lòng, 30% không thắc mắc, 20% còn thắc mắc).
    • Cam kết lương đạt 3/5 (70% hài lòng, 10% hoàn toàn hài lòng).
    • Phân định phạm vi trách nhiệm công việc đạt 3/5 (40% hài lòng, 30% còn thắc mắc, 10% hoàn toàn không hài lòng).
    • Điều kiện làm việc đúng với mô tả đạt 4/5 (60% hoàn toàn hài lòng, 20% hài lòng).
    • Đánh giá của cấp trên đạt 3/5 (50% không có thắc mắc, 30% hài lòng).
    • Tính công bằng trong phân phối tiền lương đạt 4/5 (50% hài lòng, 40% hoàn toàn hài lòng).

3. Đánh giá chung:

  • Điểm mạnh: Cơ cấu nhân sự phù hợp đặc thù vận tải; kênh tuyển dụng trực tuyến thích ứng tốt; tiền lương đảm bảo minh bạch, công bằng.
  • Điểm yếu: Chưa có bản mô tả công việc đầy đủ cho toàn bộ các phòng ban; công tác hoạch định chưa sát thực tế; chương trình đào tạo còn đơn giản; mức lương cơ bản chỉ cao hơn đối thủ cạnh tranh (Hikari) khoảng 50.000 VNĐ trong khi phúc lợi chưa vượt trội, dẫn đến biến động nhân sự sau dịp Tết Nguyên Đán.

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị nhân lực tại Công ty Cổ phần Hải Anh

Chương 3 đề xuất các phương án hoàn thiện công tác nhân sự gắn với chiến lược năm 2023 "Phục hồi và phát triển mạnh mẽ":

  • Hoàn thiện công tác hoạch định nhân lực: Phân tích có hệ thống các yếu tố môi trường vĩ mô và vi mô, thiết lập chu kỳ đo lường sai lệch giữa kế hoạch và thực tế. Đầu tư cơ sở vật chất, triển khai hệ thống lưu trữ dữ liệu số hóa và ứng dụng điện toán đám mây để quản lý hồ sơ nhân viên lâu dài.
  • Chuẩn hóa bản mô tả công việc và chính sách tuyển dụng: Tác giả xây dựng khung mô tả công việc chi tiết cho các vị trí còn thiếu, tiêu biểu gồm:
    • Bộ phận Nhân lực: Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo; quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên toàn công ty và hồ sơ nhân viên nghỉ việc; soạn thảo văn bản quy chế; tham mưu phương án lương, thưởng, phúc lợi; phối hợp bố trí lái xe.
    • Bộ phận Điều hành xe: Tiếp nhận hợp đồng và lịch đặt xe từ đối tác; tổ chức sắp xếp, điều động phương tiện và tài xế; phối hợp bộ phận giám sát hành trình đôn đốc lái xe chấp hành quy định.
    • Bộ phận Kế toán lương: Tính toán tiền lương, thưởng, phụ cấp; kiểm tra việc thực hiện trích nộp BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn (KPCĐ); lập báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng quỹ lương.
    • Bộ phận Kế toán thanh toán: Tiếp nhận nhật ký vận hành xe (Bill) của lái xe để nhập dữ liệu vào bảng thanh toán.
  • Nâng cao hiệu quả đào tạo, đãi ngộ và duy trì nhân lực: Giảm dần các phương thức tuyển dụng thủ công kém hiệu quả (như phát tờ rơi), đẩy mạnh khai thác mạng xã hội và cổng tuyển dụng trực tuyến; tăng cường các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn; điều chỉnh chính sách đãi ngộ nhằm tăng tính cạnh tranh, giữ chân người lao động sau các đợt cao điểm lễ Tết.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa số liệu thực trạng: Khóa luận cung cấp bức tranh chi tiết về cơ cấu lao động (57 người năm 2022, 85% nam giới, tuổi trung bình lái xe là 34 tuổi) và sự biến động nhân sự (tăng 13 người, giảm 16 người trong năm 2022) tại một doanh nghiệp vận tải du lịch vừa và nhỏ.
  • Chỉ ra các điểm nghẽn quản trị: Phân tích cụ thể các hạn chế về việc thiếu hụt bản mô tả công việc cho khối văn phòng, sự thiếu đồng bộ trong tiêu chí đánh giá SMART (thiếu tiêu chí định lượng và hạn định thời gian) và tính thiếu bền vững của các kênh tuyển dụng truyền thống.
  • Đóng góp giải pháp ứng dụng: Thiết lập trực tiếp bảng mô tả chi tiết công việc cho 4 vị trí chức danh chủ chốt (Nhân lực, Điều hành xe, Kế toán lương, Kế toán thanh toán) và đề xuất phương án ứng dụng số hóa, điện toán đám mây trong lưu trữ dữ liệu nhân sự.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Quy mô mẫu khảo sát mức độ hài lòng còn nhỏ ($n = 10$ nhân sự mới), chưa bao quát toàn bộ 57 lao động trong toàn công ty; phạm vi thời gian thu thập dữ liệu thực tế ngắn (2 tháng, từ 23/12/2022 đến 23/02/2023).
  • Hướng phát triển: Nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng quy mô điều tra trên toàn bộ lực lượng lao động hiện hữu, đồng thời xây dựng mô hình đánh giá hiệu quả công việc (KPI) chi tiết cho từng tuyến vận tải du lịch cụ thể.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành, Quản trị nhân lực, cũng như các nhà quản trị tại các doanh nghiệp vận tải du lịch quy mô vừa và nhỏ.
  • Nội dung giá trị: Khung tiêu chuẩn tuyển dụng lái xe theo chuẩn VTOS 2013, biểu mẫu câu hỏi phỏng vấn thực hành tình huống cho tài xế và hệ thống bản mô tả công việc chi tiết cho các bộ phận điều hành, nhân sự và kế toán vận tải.

Câu hỏi thường gặp

1. Đội ngũ lái xe tại Công ty Cổ phần Hải Anh năm 2022 có đặc điểm cơ cấu ra sao?
Năm 2022, công ty có 41 nhân viên lái xe du lịch, toàn bộ là nam giới. Độ tuổi trung bình của đội ngũ này là 34 tuổi, trong đó có 25 người thuộc nhóm tuổi 30 - 39 và 14 người trên 40 tuổi, phản ánh sự ưu tiên về kinh nghiệm và độ điềm đạm trong xử lý tình huống giao thông.

2. Kênh tuyển dụng nào mang lại số lượng nhân sự cao nhất cho công ty giai đoạn 2020 - 2022?
Quảng cáo qua website và banner là kênh mang lại số lượng tuyển dụng cao nhất với tổng cộng 15 nhân sự qua 3 năm (5 người năm 2020, 2 người năm 2021, 8 người năm 2022), tiếp theo là kênh mạng xã hội Facebook với 8 nhân sự. Nguồn từ các trường Đại học, Cao đẳng ghi nhận bằng 0 do đặc thù yêu cầu lái xe phải có thâm niên từ 2-3 năm.

3. Mức chi phí cho các kênh tuyển dụng ngoài của công ty được ghi nhận như thế nào?
Chi phí duy trì quảng cáo trên TopCV là 2.000 VNĐ/tháng (gói 6.000 VNĐ/3 tháng), trên 123Job là 1.000 VNĐ/tháng; chi phí in ấn banner/tờ rơi là 200.000 VNĐ; chi phí quảng cáo Facebook dao động từ 200.000 VNĐ tùy chiến dịch; hình thức nhân viên tự giới thiệu không tốn chi phí đăng tuyển ban đầu nhưng áp dụng thưởng 20% lương người giới thiệu và 40% lương người mới sau 1 tháng làm việc.

4. Kết quả khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên mới chỉ ra điểm hạn chế nào trong khâu phỏng vấn?
Tiêu chí "Công việc được xác định phạm vi và trách nhiệm rõ ràng trong buổi phỏng vấn" chỉ đạt điểm trung bình 3/5, với 30% nhân viên còn thắc mắc và 10% hoàn toàn không hài lòng, cho thấy người tuyển dụng chưa truyền đạt rõ ràng trách nhiệm công việc cho ứng viên khi tiếp nhận.

5. Tác giả đề xuất bản mô tả công việc chi tiết cho những vị trí nào trong Chương 3?
Tác giả đề xuất bản mô tả chi tiết nhiệm vụ cho 4 vị trí công việc: Nhân lực (10 nhiệm vụ), Điều hành xe (5 nhiệm vụ), Kế toán lương (4 nhiệm vụ) và Kế toán thanh toán.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Cao Tuấn Minh đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác quản trị nhân lực tại Công ty Cổ phần Xây dựng, Thương mại và Dịch vụ Hải Anh trong giai đoạn phục hồi kinh tế 2020 - 2022. Nghiên cứu đã làm rõ các điểm đặc thù về cơ cấu lao động ngành vận tải du lịch, chỉ ra những hạn chế về bản mô tả công việc và tính biến động nhân sự. Trên cơ sở đó, các giải pháp chuẩn hóa mô tả công việc, hiện đại hóa kênh tuyển dụng và số hóa lưu trữ hồ sơ mang lại giá trị thực tiễn phục vụ cho định hướng phát triển của doanh nghiệp.