Luận văn tốt nghiệp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại than uông bí

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp cải thiện kết quả công tác văn thư tại công ty cổ phần sản xuất và thương mại, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải

• Tác giả: Đỗ Thị Thanh Hiền
• Người hướng dẫn: THS. Hoàng Văn Thanh
• Trường học: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
• 1. PHẦN MỞ ĐẦU
• 1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
• 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN UÔNG BÍ
• 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN UÔNG BÍ
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Cơ sở lý luận về công tác văn thư

Công tác văn thư là một phần không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nó bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ. Công tác văn thư không chỉ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý mà còn là cầu nối giữa các bộ phận trong tổ chức. Theo đó, việc thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc của cán bộ, nhân viên. Đặc biệt, trong bối cảnh hiện đại hóa, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là điều cần thiết để tăng cường hiệu suất làm việc.

1.1. Khái niệm công tác văn thư

Khái niệm công tác văn thư được hiểu là toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Những công việc này bao gồm việc thảo văn bản, duyệt ký, đăng ký và lưu trữ văn bản. Công tác văn thư không chỉ đơn thuần là việc xử lý giấy tờ mà còn là một phần quan trọng trong việc đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời. Điều này đặc biệt quan trọng trong các doanh nghiệp như Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí, nơi mà thông tin là yếu tố quyết định đến sự thành công trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.

1.2. Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư bao gồm nhiều khía cạnh như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ. Mỗi khía cạnh đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin được quản lý một cách hiệu quả. Việc soạn thảo văn bản cần phải được thực hiện một cách chính xác, từ việc xác định mục đích đến việc kiểm tra thể thức. Quản lý văn thư cũng cần được thực hiện một cách chặt chẽ để đảm bảo không có văn bản nào bị thất lạc, từ đó nâng cao hiệu quả công việc của toàn bộ tổ chức.

II. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí

Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí hiện đang đối mặt với nhiều thách thức trong công tác văn thư. Mặc dù công ty có nhiều tiềm năng phát triển, nhưng hiệu quả công việc trong lĩnh vực văn thư vẫn chưa đạt yêu cầu. Các quy trình như soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản còn nhiều hạn chế. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn làm giảm chất lượng thông tin trong quản lý. Đặc biệt, việc thiếu sót trong quy trình văn thư có thể dẫn đến việc mất mát thông tin quan trọng, ảnh hưởng đến quyết định của lãnh đạo.

2.1. Khái quát về công ty

Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí là một trong những doanh nghiệp lớn trong ngành than. Với nhiều năm hoạt động, công ty đã xây dựng được một hệ thống quản lý tương đối hoàn chỉnh. Tuy nhiên, công tác văn thư tại công ty vẫn còn nhiều vấn đề cần cải thiện. Việc quản lý tài liệu chưa được thực hiện một cách đồng bộ, dẫn đến tình trạng thông tin không được cập nhật kịp thời. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của các phòng ban trong công ty.

2.2. Các quy định của công ty về công tác văn thư

Công ty đã ban hành một số quy định về công tác văn thư, tuy nhiên, việc thực hiện các quy định này còn nhiều bất cập. Các cán bộ, nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ về quy trình quản lý văn thư, dẫn đến việc thực hiện không đồng nhất. Việc này không chỉ làm giảm hiệu quả công việc mà còn gây khó khăn trong việc kiểm soát thông tin. Để khắc phục tình trạng này, công ty cần có những biện pháp cụ thể nhằm nâng cao nhận thức và kỹ năng cho nhân viên trong lĩnh vực công tác văn thư.

III. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí

Để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, công ty cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Đầu tiên, cần hoàn thiện thể chế về công tác văn thư để đảm bảo mọi quy trình được thực hiện một cách đồng bộ và hiệu quả. Thứ hai, việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên là rất cần thiết. Nhân viên cần được trang bị kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt các nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư. Cuối cùng, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư sẽ giúp tăng cường hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý tài liệu.

3.1. Hoàn thiện thể chế về công tác văn thư

Việc hoàn thiện thể chế về công tác văn thư là rất quan trọng. Công ty cần xây dựng một bộ quy trình rõ ràng cho từng bước trong quy trình văn thư. Điều này không chỉ giúp cán bộ, nhân viên dễ dàng thực hiện mà còn đảm bảo tính nhất quán trong quản lý. Các quy định cần được công khai và phổ biến đến tất cả các phòng ban để mọi người đều nắm rõ và thực hiện đúng. Việc này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý văn bản.

3.2. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ nhân viên

Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, nhân viên là một trong những giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả công tác văn thư. Công ty cần tổ chức các khóa đào tạo định kỳ về công tác văn thư cho nhân viên. Những khóa học này không chỉ giúp nhân viên nắm vững quy trình mà còn nâng cao kỹ năng xử lý văn bản. Bên cạnh đó, việc khuyến khích nhân viên tham gia các hội thảo, khóa học bên ngoài cũng sẽ giúp họ cập nhật kiến thức mới và cải thiện kỹ năng làm việc.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế, các doanh nghiệp tại Việt Nam liên tục mở rộng quy mô và phát triển đa dạng các phương thức tổ chức bộ máy quản trị. Quá trình vận hành sản xuất kinh doanh làm phát sinh khối lượng lớn văn bản, giấy tờ nhằm truyền tải thông tin quản lý, văn bản hóa mọi hoạt động điều hành và đóng vai trò cầu nối pháp lý giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, đối tác và khách hàng. Công tác văn thư vì vậy là bộ phận trợ giúp đắc lực giúp ban lãnh đạo kiểm soát và điều hành doanh nghiệp minh bạch, hiệu quả.

Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí là doanh nghiệp có khoảng 50% vốn đầu tư của Nhà nước, trực thuộc Công ty Than Uông Bí (Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam). Do đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành nghề, khối lượng công việc hành chính ngày càng tăng, đặt ra yêu cầu cao đối với công tác văn thư do phòng Tổ chức – Hành chính đảm nhiệm. Tuy nhiên, hoạt động văn thư tại đơn vị còn bộc lộ nhiều hạn chế ở khâu soạn thảo, ban hành văn bản cũng như quản lý, lưu trữ công văn. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng và xây dựng các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại doanh nghiệp có ý nghĩa thiết thực.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

1. Mục tiêu nghiên cứu: Làm sáng tỏ thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại doanh nghiệp.
2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
   • Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí giai đoạn 2010 – 2017.
   • Đề xuất các giải pháp cụ thể, mang tính khả thi nhằm khắc phục tồn tại và nâng cao chất lượng công tác văn thư tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ và hoạt động quản lý công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Về không gian: Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí (trụ sở tại số 48A phường Trưng Vương, thành phố Uông Bí, tỉnh Quảng Ninh).
  • Về thời gian: Khảo sát số liệu và thực tiễn hoạt động văn thư của công ty từ năm 2010 đến tháng 3 năm 2017.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các tài liệu, giáo trình chuẩn mực về văn thư – lưu trữ cùng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước:

• Tài liệu học thuật tham khảo chính: Giáo trình Văn bản và lưu trữ học đại cương (Vương Đình Quyền, 1996), Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính (Lê Văn In và Phạm Hưng, 1998), Lý luận và phương pháp công tác văn thư (Vương Đình Quyền, 2005), Giáo trình văn bản (Triệu Văn Cường và Nguyễn Mạnh Cường, 2009), Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2009).
• Khung pháp lý áp dụng:
  • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
  • Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
  • Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
  • Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Thông tư số 12/2002/TT-BCA về công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng gồm:

• Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu: Thu thập các quy định pháp luật, tài liệu chuyên môn, quy chế nội bộ và hệ thống văn bản hành chính của công ty; tiến hành phân loại, tổng hợp và phân tích phục vụ cho từng chương mục.
• Phương pháp khảo sát thực tiễn: Khảo sát trực tiếp hoạt động văn thư tại phòng Tổ chức – Hành chính trong quá trình thực tập, thu thập số liệu sổ sách đăng ký và mẫu văn bản ban hành.
• Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và nhân viên văn thư của phòng Tổ chức – Hành chính nhằm làm rõ quy trình xử lý công việc và những khó khăn trong thực tế.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu: Dữ liệu thứ cấp từ các văn bản quy phạm pháp luật, Điều lệ tổ chức công ty; dữ liệu sơ cấp trích xuất từ hơn 8.000 văn bản ban hành giai đoạn 2010 – 2016, 263 văn bản ban hành trong 3 tháng đầu năm 2017 cùng sổ đăng ký công văn đi của doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức:

• Khái niệm và nội dung: Công tác văn thư bao gồm toàn bộ các hoạt động liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản đi và văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và quản lý, sử dụng con dấu.
• Quy trình nghiệp vụ chuẩn:
  • Soạn thảo và ban hành: Trải qua 5 bước gồm soạn thảo bản thảo, duyệt sửa bản thảo, đánh máy/in, kiểm tra thể thức và ký ban hành.
  • Quản lý văn bản đi: Thực hiện qua 6 bước gồm kiểm tra thể thức, ghi số và ngày tháng, đăng ký vào sổ hoặc máy tính, nhân bản - đóng dấu, làm thủ tục phát hành - chuyển phát và lưu trữ văn bản.
  • Quản lý văn bản đến: Gồm 4 bước tiếp nhận - phân loại - bóc bì - đóng dấu đến, đăng ký văn bản, trình và chuyển giao văn bản, giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản.
  • Lập hồ sơ và giao nộp lưu trữ: Phân biệt 3 loại hồ sơ (hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự); quy trình lập hồ sơ gồm mở bìa hồ sơ, thu thập cập nhật tài liệu, kết thúc và biên mục hồ sơ (đánh số tờ, ghi mục lục, viết chứng từ kết thúc, hoàn thiện bìa); nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trong thời hạn 1 năm sau khi giải quyết xong.
  • Quản lý con dấu: Thực hiện nghiêm ngặt theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP, con dấu bảo quản tại trụ sở, do văn thư trực tiếp quản lý và đóng dấu, tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ.
• Ý nghĩa và yêu cầu: Công tác văn thư giữ vai trò cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, kiểm soát thực thi quyền lực, nâng cao năng suất lao động, bảo vệ bí mật cơ quan, giữ gìn bằng chứng pháp lý và tạo tiền đề cho công tác lưu trữ. Nghiệp vụ văn thư phải đảm bảo 4 yêu cầu: Nhanh chóng, Chính xác (nội dung, thể thức, kỹ thuật), Bí mật và Hiện đại.

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí

Chương 2 trình bày bức tranh tổng thể về cơ cấu tổ chức và thực trạng triển khai nghiệp vụ văn thư tại đơn vị:

• Khái quát doanh nghiệp: Tiền thân là Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh tổng hợp thuộc Công ty Than Uông Bí, được đổi tên theo Quyết định số 70/2004/QĐ-BCN ngày 30/7/2004 của Bộ Công nghiệp; Giấy phép kinh doanh số 5700509426 cấp ngày 14/09/2004; khoảng 50% vốn Nhà nước, quy mô khoảng 350 cán bộ công nhân viên. Các ngành nghề kinh doanh chính: sản xuất, chế biến và vận chuyển than; sản xuất vật liệu xây dựng; kinh doanh xăng dầu, gas; dịch vụ khách sạn, lữ hành...
• Bộ phận phụ trách văn thư: Phòng Tổ chức – Hành chính đảm nhiệm 5 mảng chức năng (Tổ chức - Lao động tiền lương; Hành chính quản trị; Thi đua khen thưởng; Thanh tra - Bảo vệ - Quân sự; Y tế). Cơ cấu nhân sự phòng gồm: 01 Trưởng phòng (ông Vũ Việt Toàn), 01 Phó phòng (bà Ngô Thúy Lan), 01 nhân viên tiền lương (bà Lê Thị Quý), 01 nhân viên văn thư lưu trữ (bà Trần Thị Mỹ Dung), 03 nhân viên hành chính, 03 lái xe, 01 nhân viên y tế và 12 bảo vệ. Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn đúng ngành và trên 3 năm kinh nghiệm, tuy nhiên cách thức giải quyết công việc còn mang tính lối mòn.
• Tình hình ban hành văn bản: Giai đoạn 2010 – 2016, công ty ban hành trên 8.000 văn bản. Trong 3 tháng đầu năm 2017 (01/01/2017 – 01/03/2017), công ty ban hành 263 văn bản, trong đó chiếm phần lớn là công văn đi (212 văn bản) và quyết định (27 văn bản), còn lại là thông báo, biên bản, kế hoạch, tờ trình, báo cáo... Về thẩm quyền, Giám đốc ký các văn bản quản lý điều hành; Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính được ký thừa lệnh các văn bản hành chính thông thường (giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy mời, thông báo nội bộ).
• Sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày: Khảo sát thực tế chỉ ra hơn 50% các thành phần thể thức bắt buộc trong văn bản của công ty trình bày sai so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV:

Thành phần thể thức	Quy định chuẩn (Thông tư 01/2011/TT-BNV)	Sai sót thực tế tại công ty
Quốc hiệu, Tiêu ngữ	In đậm cả hai dòng; đường kẻ ngang nét liền dưới tiêu ngữ dùng lệnh Draw có độ dài bằng dòng chữ.	Không in đậm; đường kẻ thay bằng chuỗi chấm "……" hoặc dùng lệnh Underline.
Tên cơ quan ban hành	Cỡ chữ cân đối, in đậm tên cơ quan ban hành, đặt canh giữa, đúng tên viết tắt pháp lý.	Cỡ chữ tùy tiện, không in đậm, canh lề lệch, tràn sang khu vực quốc hiệu.
Số, ký hiệu văn bản	Chữ đứng, cỡ 13, đúng nhóm chữ viết tắt (Ví dụ: .../CPSXTMTUB-TCHC).	Viết tắt không thống nhất (CPTMTUB / CPTUB); công văn ghi sai thành CV-TCHC; để cỡ chữ 14.
Địa danh, ngày tháng	Uông Bí, ngày... tháng... năm...; thêm số 0 trước ngày < 10, tháng < 3.	Ghi sai địa danh thành "Quảng Ninh"; thiếu số 0 trước các ngày, tháng nhỏ.
Tên loại và trích yếu	Cụm từ "V/v" chỉ dùng cho công văn; trích yếu trình bày gọn gàng dưới tên loại.	Quyết định lạm dụng viết tắt "V/v"; công văn dùng dấu "V/v:" và trích yếu bị tràn dòng.
Đề ký văn bản	Chỉ ghi chức vụ người ký: GIÁM ĐỐC.	Ghi thừa từ ngữ thành GIÁM ĐỐC CÔNG TY.
Nơi nhận văn bản	Trình bày chữ nghiêng cỡ 11, không gạch chân; dòng đầu ghi - Như trên;.	Dùng gạch chân Underline; để cỡ chữ 14; dòng đầu ghi - Như kính gửi.; thiếu dấu phân cách.

• Hạn chế trong quản lý văn bản đi: Toàn bộ văn bản đi được vào duy nhất cuốn "Sổ đăng ký công văn đi chuyên môn" (8 cột). Tuy nhiên, nhân viên văn thư ghi đảo lộn Cột 1 (Số, ký hiệu) sang Cột 2 (Ngày tháng) kéo dài hơn 3 tháng đầu năm 2017 do thói quen; trích yếu ghi sơ sài (ví dụ chỉ ghi "Công văn đề nghị"); các văn bản do Phó Giám đốc ký không lưu bản chính tại văn thư và bị bỏ trống thông tin trên sổ đăng ký.

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí

Dựa trên thực trạng khảo sát, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp trọng tâm:

1. Hoàn thiện thể chế về công tác văn thư: Xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ nội bộ của công ty; chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, xử lý, luân chuyển và ban hành văn bản phù hợp với các quy định pháp luật của Nhà nước.
2. Nâng cao nhận thức về công tác văn thư: Tuyên truyền, quán triệt cho đội ngũ lãnh đạo các phòng ban, phân xưởng và cán bộ nhân viên hiểu rõ vị trí, vai trò và giá trị pháp lý của văn bản và công tác văn thư.
3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên: Thường xuyên cử nhân viên văn thư và cán bộ chuyên môn trực tiếp soạn thảo văn bản tham gia các khóa tập huấn, cập nhật quy định mới về thể thức, kỹ thuật trình bày và kỹ năng quản lý hồ sơ.
4. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của bộ phận văn thư: Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ của lãnh đạo phòng Tổ chức – Hành chính và Ban Giám đốc đối với khâu lập sổ, ghi chép số hiệu, lưu trữ văn bản nhằm phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai lệch.
5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư: Trang bị phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc, số hóa sổ đăng ký công văn đi - đến nhằm giảm thiểu sai sót thủ công, tăng tốc độ tra cứu và bảo mật thông tin.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được những kết quả và đóng góp cụ thể:

• Kết quả thực nghiệm số liệu: Phản ánh đầy đủ khối lượng văn bản phát sinh tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí với hơn 8.000 văn bản trong giai đoạn 2010 – 2016 và 263 văn bản trong quý I/2017 (212 công văn, 27 quyết định).
• Phát hiện nghiệp vụ chính xác: Khảo sát và chỉ rõ các lỗi sai kỹ thuật mang tính hệ thống ở 7/9 thành phần thể thức văn bản hành chính bắt buộc theo Thông tư 01/2011/TT-BNV. Đồng thời phát hiện sai phạm nghiệp vụ ghi chép sổ đăng ký văn bản đi (lỗi hoán đổi Cột 1 và Cột 2) và việc thất lạc bản lưu văn bản do cấp phó ký.
• Đóng góp của đề tài: Cung cấp bức tranh thực tế về công tác văn thư tại mô hình doanh nghiệp cổ phần có vốn nhà nước thuộc ngành than. Hệ thống 5 giải pháp được xây dựng gắn sát với điều kiện thực tế của doanh nghiệp, có giá trị ứng dụng trực tiếp để chuẩn hóa công tác hành chính tại đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của đề tài:
  • Khảo sát thực tế và dữ liệu thống kê chỉ dừng lại ở thời điểm tháng 3 năm 2017.
  • Phạm vi khảo sát tập trung chủ yếu tại khối phòng ban văn phòng (trực tiếp là phòng Tổ chức – Hành chính), chưa mở rộng điều tra sâu nghiệp vụ văn thư tại các phân xưởng, công trường trực thuộc.
  • Tác giả tự nhìn nhận trình độ nghiên cứu còn có những giới hạn nhất định.
• Hướng nghiên cứu tiếp:
  • Khảo sát toàn diện công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại tất cả các đơn vị sản xuất, công trường của công ty.
  • Nghiên cứu mô hình chuyển đổi số và ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử tích hợp chữ ký số trong quản lý văn bản tại doanh nghiệp ngành than.

Giá trị tham khảo

• Đối tượng tham khảo hữu ích:
  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư – Lưu trữ học, Quản trị nhân sự và Quản trị kinh doanh làm tài liệu tham khảo cho các khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập tương tự.
  • Cán bộ quản lý hành chính, nhân viên văn thư, thư ký văn phòng tại các doanh nghiệp cổ phần, doanh nghiệp nhà nước nhằm rà soát và chuẩn hóa công tác văn bản.
• Nội dung đáng giá: Bảng đối chiếu chi tiết các lỗi sai thể thức theo Thông tư 01/2011/TT-BNV và phân tích nghiệp vụ ghi chép sổ quản lý công văn đi tại Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Khối lượng văn bản do Công ty CP SX & TM Than Uông Bí ban hành trong giai đoạn khảo sát là bao nhiêu?
Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/12/2016, công ty ban hành trên 8.000 văn bản. Riêng từ ngày 01/01/2017 đến ngày 01/03/2017, công ty ban hành 263 văn bản, trong đó có 212 công văn đi và 27 quyết định.

2. Thẩm quyền ký ban hành văn bản tại công ty được phân cấp như thế nào?
Giám đốc công ty ký các chứng từ, hợp đồng, giao dịch và văn bản quản lý điều hành (công văn, quyết định, quy chế, kế hoạch, tờ trình, báo cáo, nghị quyết liên tịch...). Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính được Giám đốc giao ký thừa lệnh các văn bản hành chính thông thường gồm thông báo nội bộ, giấy giới thiệu, giấy đi đường và giấy mời.

3. Văn bản hành chính của công ty thường mắc những lỗi thể thức cụ thể nào theo Thông tư 01/2011/TT-BNV?
Các lỗi chính gồm: không in đậm quốc hiệu/tiêu ngữ, dùng dấu chấm hoặc underline thay cho đường kẻ liền nét; ghi sai địa danh hành chính thành "Quảng Ninh" thay vì "Uông Bí"; số ký hiệu công văn ghi sai thành CV-TCHC và để cỡ chữ 14; thể thức đề ký ghi thừa chữ thành GIÁM ĐỐC CÔNG TY; phần nơi nhận dùng gạch chân, để cỡ chữ 14 và dùng sai mẫu lời dẫn - Như kính gửi..

4. Nhân viên văn thư công ty đã mắc sai sót nghiệp vụ gì khi ghi chép sổ đăng ký văn bản đi?
Nhân viên văn thư ghi đảo lộn nội dung giữa Cột 1 (Số, ký hiệu văn bản) và Cột 2 (Ngày, tháng ban hành văn bản) kéo dài hơn 3 tháng đầu năm 2017 do thói quen; ghi trích yếu nội dung quá vắn tắt; không ghi thông tin người ký, nơi nhận và không lưu bản chính tại văn thư đối với một số văn bản do Phó Giám đốc ký.

5. Cơ cấu nhân sự của phòng Tổ chức – Hành chính tại thời điểm khảo sát gồm những ai?
Phòng Tổ chức – Hành chính gồm: 01 Trưởng phòng (ông Vũ Việt Toàn), 01 Phó Trưởng phòng (bà Ngô Thúy Lan), 01 nhân viên nghiệp vụ tiền lương (bà Lê Thị Quý), 01 nhân viên văn thư lưu trữ (bà Trần Thị Mỹ Dung), 03 nhân viên hành chính văn phòng, 03 lái xe con, 01 nhân viên y tế và 12 bảo vệ trực thuộc các đơn vị.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đỗ Thị Thanh Hiền đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và phản ánh chân thực thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí giai đoạn 2010 – 2017. Đề tài bóc tách chi tiết các lỗi vi phạm về thể thức trình bày văn bản hành chính theo quy định của Bộ Nội vụ, đồng thời chỉ ra những lỗ hổng trong quản lý sổ sách và bản lưu văn bản đi tại doanh nghiệp. Hệ thống 5 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ và thiết thực, đóng góp cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hành chính và nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. [9;8] Hoặc có thể hiểu cụ thể hơn, những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư.

Thuật ngữ này đã khá quen thuộc đối với các cán bộ, nhân viên trong văn phòng của các cơ quan, tổ chức. Ngay cả các cán bộ, nhân viên trong các phòng ban khác cũng thường xuyên tiếp xúc với một số công việc liên quan đến công tác văn thư. Có thể nói, công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức từ lâu đã không còn xa lạ. Những công việc như đã nói ở trên cũng chính là nội dung của công tác văn thư.

Nội dung của công tác văn thư 1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là toàn bộ những công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành. Các bước để soạn thảo bao gồm:  Thảo văn bản (thuộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn), để soạn thảo phải xác định được mục đích, yêu cầu, những thông tin liên quan đến văn bản cần soạn thảo.  Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo (thuộc trách nhiệm của trưởng đơn vị).

6 Luan van  Đánh máy, in văn bản (thuộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn, cán bộ văn thư, bộ phận đánh máy, tùy thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức).  Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (thuộc trách nhiệm của chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính.  Ký ban hành văn bản (thuộc trách nhiệm của người có thẩm quyền). Công tác quản lý và giải quyết văn bản “Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức”[9;302].

Văn bản đi hay văn bản đến cơ quan, tổ chức đều phải quản lý để đảm bảo văn bản không thất thoát, xử lý công việc được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật. Văn bản đi được hiểu là tất cả những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, gửi cho các đối tượng có thể là trong hoặc ngoài cơ quan. Nó là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành. Còn văn bản đến được hiểu là tất cả các văn bản được gửi đến cơ quan bao gồm các văn bản kể trên kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng.

Việc quản lý văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau:  Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản  Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản  Đăng kí văn bản đi  Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật khẩn (nếu có)  Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản  Lưu văn bản đi Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là kiểm tra cụ thể về cỡ chữ, kiểu chữ, lề trang, các quy định của Nhà nước về các thành phần thể thức 7 Luan van trình bày trong văn bản. Việc làm này nhằm đảm bảo văn bản không có sai sót, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, thống nhất trong việc soạn thảo văn bản. Sau khi cán bộ, nhân viên văn thư kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày sẽ tiến hành ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản. Công việc này phải thực hiện ngay sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

Tất cả các văn bản trước khi phát hành đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để lấy theo một hệ thống số chung để có thể thống nhất trong quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì “Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. số của văn bản được ghi bằng chữ sốẢ-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.” Việc ghi số cho văn bản có tác dụng nhất định. Nó giúp ích cho việc quản lý số lượng, trích dẫn, thống kê, tra tìm văn bản được dễ dàng.

Tiếp theo là đăng ký văn bản đi. Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép các thông tin cần thiết về văn bản mà cơ quan, tổ chức ban hành. Đó là những thông tin như: số, kí hiệu văn bản; ngày tháng năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản; nơi nhận, nơi lưu văn bản; số lượng;… Những thông tin này sẽ được đưa vào sổ đăng ký văn bản hoặc vào máy vi tính, tùy vào tình hình thực tế và cách thức quản lý của cơ quan, tổ chức. Việc đăng ký văn bản nói chung tạo nhiều điều kiện thuận lợi trong công tác thống kê, tra tìm, kiểm tra, giám sát ngăn ngừa các trường hợp không mong muốn xảy ra.

Việc nhân bản phải đủ số lượng được biểu hiện ở phần thể thức nơi nhận của văn bản. Thành phần thể thức nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Những nơi nhận ghi trong văn bản phải trực tiếp liên quan. Đó là những cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không vượt cấp, chỉ gửi một bản cho một đối tượng,không nhân bản để gửi cho đối tượng chỉ để biết, 8 Luan van để tham khảo.

Việc nhân bản còn đòi hỏi cán bộ, nhân viên phải giữ bí mật, nhân bản theo đúng thời gian quy định. Nếu nhân bản thừa phải có biện pháp tiêu hủy nhằm đảm bảo yêu cầu bí mật của công tác văn thư. Việc nhân bản hay tiêu hủy văn bản mật đã có Pháp lệnh quy định riêng. Con dấu của cơ quan đóng lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý, đảm bảo thủ tục hành chính trong các mối quan hệ của cơ quan, tổ chức với các đối tượng khác.

Việc đóng dấu lên văn bản phải tuân thủ các quy định sau:  Cán bộ, nhân viên văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức  Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức. những văn bản do văn phòng hoặc đơn vị ban hành phải đóng dấu của văn phòng, đơn vị đó.  Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền  Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng lên các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống chỉ).

 Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều bằng màu mực đỏ tươi.  Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái  Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo bản chính do người ký văn bản quyết định và đóng dấu lên trang đầu trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục (đóng dấu treo).  Bên cạnh đó, còn có dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản chùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản.

Mục đích của việc đóng dấu giáp lai là cố định vị trí trật tự các tờ, tránh việc sai lệch thông tin. 9 Luan van Sau khi đã đóng dấu của cơ quan, cán bộ, nhân viên văn thư làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành. Văn bản phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Thủ tục phát hành văn bản thực hiện theo các bước:  Lựa chọn bì  Trình bày bì và viết bì  Vào bì và dán bì  Đóng dấu mức độ mật, khẩn và dấu khác lên bì (nếu có) Với những văn bản được chuyển giao trực tiếp cho các cá nhân, đơn vị nội bộ cơ quan, văn bản được chuyển đi nhiều thì cán bộ, nhân viên phải lập sổ chuyển giao văn bản đi riêng. Nếu văn bản chuyển đi nội bộ ít thì có thể dùng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và ký nhận văn bản. Còn đối với các cơ quan, tổ chức bên ngoài thì bắt buộc phải có sổ chuyển giao văn bản. Tương tự với việc chuyển văn bản qua bưu điện bắt buộc phải có sổ gửi văn bản đi bưu điện riêng.

Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký nhận văn bản mình đã được nhận vào sổ, trường hợp chuyển qua bưu điện thì nhân viên bưu điện kiểm tra và ký xác nhận vào sổ. Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản được chuyển bằng máy fax hoặc qua mạng nhưng sau đó phải gửi cho nơi nhận bản chính. Sau khi đã chuyển phát văn bản, cán bộ, nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản mà cơ quan ban hành. Cụ thể là các công việc như lập phiếu gửi (tùy từng trường hợp mà cá nhân, đơn vị soạn thảo đề xuất), theo dõi, thu hồi tài liệu đúng hạn đối với những tài liệu có dấu “Tài liệu thu hồi” để đảm bảo không bị mất văn bản.

Trong một số trường hợp, văn bản gửi đi bưu điện bị gửi trả lại thì phải chuyển văn bản cho cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản đó và ghi chú vào sổ theo dõi. Với các trường hợp thất lạc văn bản, cán bộ, nhân viên văn thư cần báo ngay cho người có trách nhiệm để giải quyết. 10 Luan van Công việc cuối cùng của việc quản lý văn bản đi là lưu văn bản. Mỗi văn bản đi của cơ quan đều phải lưu thành hai bản.