CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. [9;8] Hoặc có thể hiểu cụ thể hơn, những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư.
Thuật ngữ này đã khá quen thuộc đối với các cán bộ, nhân viên trong văn phòng của các cơ quan, tổ chức. Ngay cả các cán bộ, nhân viên trong các phòng ban khác cũng thường xuyên tiếp xúc với một số công việc liên quan đến công tác văn thư. Có thể nói, công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức từ lâu đã không còn xa lạ. Những công việc như đã nói ở trên cũng chính là nội dung của công tác văn thư.
Nội dung của công tác văn thư 1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là toàn bộ những công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành. Các bước để soạn thảo bao gồm: Thảo văn bản (thuộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn), để soạn thảo phải xác định được mục đích, yêu cầu, những thông tin liên quan đến văn bản cần soạn thảo. Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo (thuộc trách nhiệm của trưởng đơn vị).
6 Luan van Đánh máy, in văn bản (thuộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn, cán bộ văn thư, bộ phận đánh máy, tùy thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức). Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (thuộc trách nhiệm của chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính. Ký ban hành văn bản (thuộc trách nhiệm của người có thẩm quyền). Công tác quản lý và giải quyết văn bản “Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức”[9;302].
Văn bản đi hay văn bản đến cơ quan, tổ chức đều phải quản lý để đảm bảo văn bản không thất thoát, xử lý công việc được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật. Văn bản đi được hiểu là tất cả những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, gửi cho các đối tượng có thể là trong hoặc ngoài cơ quan. Nó là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành. Còn văn bản đến được hiểu là tất cả các văn bản được gửi đến cơ quan bao gồm các văn bản kể trên kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng.
Việc quản lý văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản Đăng kí văn bản đi Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật khẩn (nếu có) Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản Lưu văn bản đi Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là kiểm tra cụ thể về cỡ chữ, kiểu chữ, lề trang, các quy định của Nhà nước về các thành phần thể thức 7 Luan van trình bày trong văn bản. Việc làm này nhằm đảm bảo văn bản không có sai sót, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, thống nhất trong việc soạn thảo văn bản. Sau khi cán bộ, nhân viên văn thư kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày sẽ tiến hành ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản. Công việc này phải thực hiện ngay sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
Tất cả các văn bản trước khi phát hành đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để lấy theo một hệ thống số chung để có thể thống nhất trong quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì “Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. số của văn bản được ghi bằng chữ sốẢ-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.” Việc ghi số cho văn bản có tác dụng nhất định. Nó giúp ích cho việc quản lý số lượng, trích dẫn, thống kê, tra tìm văn bản được dễ dàng.
Tiếp theo là đăng ký văn bản đi. Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép các thông tin cần thiết về văn bản mà cơ quan, tổ chức ban hành. Đó là những thông tin như: số, kí hiệu văn bản; ngày tháng năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản; nơi nhận, nơi lưu văn bản; số lượng;… Những thông tin này sẽ được đưa vào sổ đăng ký văn bản hoặc vào máy vi tính, tùy vào tình hình thực tế và cách thức quản lý của cơ quan, tổ chức. Việc đăng ký văn bản nói chung tạo nhiều điều kiện thuận lợi trong công tác thống kê, tra tìm, kiểm tra, giám sát ngăn ngừa các trường hợp không mong muốn xảy ra.
Việc nhân bản phải đủ số lượng được biểu hiện ở phần thể thức nơi nhận của văn bản. Thành phần thể thức nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Những nơi nhận ghi trong văn bản phải trực tiếp liên quan. Đó là những cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không vượt cấp, chỉ gửi một bản cho một đối tượng,không nhân bản để gửi cho đối tượng chỉ để biết, 8 Luan van để tham khảo.
Việc nhân bản còn đòi hỏi cán bộ, nhân viên phải giữ bí mật, nhân bản theo đúng thời gian quy định. Nếu nhân bản thừa phải có biện pháp tiêu hủy nhằm đảm bảo yêu cầu bí mật của công tác văn thư. Việc nhân bản hay tiêu hủy văn bản mật đã có Pháp lệnh quy định riêng. Con dấu của cơ quan đóng lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý, đảm bảo thủ tục hành chính trong các mối quan hệ của cơ quan, tổ chức với các đối tượng khác.
Việc đóng dấu lên văn bản phải tuân thủ các quy định sau: Cán bộ, nhân viên văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức. những văn bản do văn phòng hoặc đơn vị ban hành phải đóng dấu của văn phòng, đơn vị đó. Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng lên các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống chỉ).
Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều bằng màu mực đỏ tươi. Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo bản chính do người ký văn bản quyết định và đóng dấu lên trang đầu trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục (đóng dấu treo). Bên cạnh đó, còn có dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản chùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản.
Mục đích của việc đóng dấu giáp lai là cố định vị trí trật tự các tờ, tránh việc sai lệch thông tin. 9 Luan van Sau khi đã đóng dấu của cơ quan, cán bộ, nhân viên văn thư làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành. Văn bản phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Thủ tục phát hành văn bản thực hiện theo các bước: Lựa chọn bì Trình bày bì và viết bì Vào bì và dán bì Đóng dấu mức độ mật, khẩn và dấu khác lên bì (nếu có) Với những văn bản được chuyển giao trực tiếp cho các cá nhân, đơn vị nội bộ cơ quan, văn bản được chuyển đi nhiều thì cán bộ, nhân viên phải lập sổ chuyển giao văn bản đi riêng. Nếu văn bản chuyển đi nội bộ ít thì có thể dùng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và ký nhận văn bản. Còn đối với các cơ quan, tổ chức bên ngoài thì bắt buộc phải có sổ chuyển giao văn bản. Tương tự với việc chuyển văn bản qua bưu điện bắt buộc phải có sổ gửi văn bản đi bưu điện riêng.
Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký nhận văn bản mình đã được nhận vào sổ, trường hợp chuyển qua bưu điện thì nhân viên bưu điện kiểm tra và ký xác nhận vào sổ. Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản được chuyển bằng máy fax hoặc qua mạng nhưng sau đó phải gửi cho nơi nhận bản chính. Sau khi đã chuyển phát văn bản, cán bộ, nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản mà cơ quan ban hành. Cụ thể là các công việc như lập phiếu gửi (tùy từng trường hợp mà cá nhân, đơn vị soạn thảo đề xuất), theo dõi, thu hồi tài liệu đúng hạn đối với những tài liệu có dấu “Tài liệu thu hồi” để đảm bảo không bị mất văn bản.
Trong một số trường hợp, văn bản gửi đi bưu điện bị gửi trả lại thì phải chuyển văn bản cho cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản đó và ghi chú vào sổ theo dõi. Với các trường hợp thất lạc văn bản, cán bộ, nhân viên văn thư cần báo ngay cho người có trách nhiệm để giải quyết. 10 Luan van Công việc cuối cùng của việc quản lý văn bản đi là lưu văn bản. Mỗi văn bản đi của cơ quan đều phải lưu thành hai bản.