CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ. Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác Văn Phòng nói chung.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.1 Khái niệm văn phòng. Văn phòng có thể được hiểu như sau: - Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo.
Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. - Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc… - Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công văn có liên quan đến công tác văn thư. Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.1 Chức năng của văn phòng.
Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây: - Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần Sinh viên: Trần Thị Huyền 4 Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (í vị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế).
Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác Văn phòng. - Chức năng tổng hợp: Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng.
Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại - Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức.
Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng.2 Nhiệm vụ của văn phòng. Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của cơ quan. - Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng. - Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan , tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung.
Sinh viên: Trần Thị Huyền 5 Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. - Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của Thủ trưởng. - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạt động và công tác của cơ quan. - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh.
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo hường dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.1 Khái niệm về công tác văn thư. - Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn.
Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. - Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. - Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác.
Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, Sinh viên: Trần Thị Huyền 6 Lớp QT901P Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư. * Vai trò của công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. * Ý nghĩa của công tác văn thư.
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng.