Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống tổ chức của các cơ quan hành chính nhà nước, văn phòng giữ vai trò là đơn vị tham mưu tổng hợp và hậu cần thiết yếu, điều phối luồng thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo và điều hành. Hoạt động quản trị văn phòng chi phối trực tiếp đến hiệu quả, tính kịp thời và tính pháp lý trong các quyết định quản lý. Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và chương trình cải cách nền hành chính nhà nước gắn liền với lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử, yêu cầu chuyển đổi từ mô hình văn phòng truyền thống sang văn phòng hiện đại trở thành nhiệm vụ tất yếu đối với các cơ quan cấp Bộ.

Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN) là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo trong phạm vi cả nước. Trách nhiệm phát triển khoa học và công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước đã được khẳng định trong Nghị quyết số 20-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI và các Nghị quyết của Trung ương Đảng khóa XII. Nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý trong giai đoạn mới, Bộ Khoa học và Công nghệ đã đẩy mạnh cải cách hành chính và đổi mới công tác văn phòng. Kết quả xếp loại Chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) của Bộ liên tục có sự thay đổi tích cực:

  • Năm 2014: xếp thứ 19 trên tổng số các Bộ, cơ quan ngang Bộ.
  • Năm 2015: xếp thứ 17 trên tổng số các Bộ, cơ quan ngang Bộ.
  • Năm 2016: xếp thứ 3 trên tổng số 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ (xếp sau Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Bộ Tài chính).

Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước” được tác giả thực hiện nhằm hệ thống hóa cơ sở khoa học, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm 3 nội dung:

  1. Chứng minh tầm quan trọng, tính tất yếu và ý nghĩa của việc đổi mới công tác văn phòng trong xu thế cải cách hành chính nhà nước hiện nay.
  2. Làm rõ tính tất yếu của thực tiễn đổi mới công tác văn phòng tại các cơ quan cấp Bộ, trọng tâm là Bộ Khoa học và Công nghệ, từ đó đề xuất các giải pháp thực tiễn phù hợp.
  3. Nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn của tác giả về lĩnh vực quản trị văn phòng và năng lực nghiên cứu khoa học.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định qua 4 nội dung cụ thể:

  1. Làm sáng tỏ cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng.
  2. Giới thiệu vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ cùng Văn phòng Bộ.
  3. Khảo sát thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ trong giai đoạn nghiên cứu.
  4. Đưa ra nhận xét, đánh giá về công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ và đề xuất giải pháp đổi mới đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa hành chính nhà nước.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các nội dung đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ, bao gồm: đổi mới các nghiệp vụ văn phòng; đổi mới tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng; đổi mới cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật văn phòng.

Phạm vi nghiên cứu được giới hạn như sau:

  • Về không gian: Cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ (trọng tâm là Văn phòng Bộ).
  • Về thời gian: Giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017.
  • Về nội dung: Ba phương diện cốt lõi của công tác văn phòng cấp Bộ gồm nghiệp vụ văn phòng, tổ chức bộ máy - nhân sự và cơ sở vật chất - trang thiết bị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận công tác văn phòng dưới góc độ tổ chức học và khoa học quản trị hành chính công. Các khái niệm và mô hình lý luận nền tảng được tác giả tổng hợp từ giáo trình chuyên ngành và các công trình khoa học tiêu biểu:

  • Khái niệm văn phòng: Phân tích theo hai nghĩa. Nghĩa rộng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức có trang bị cơ sở vật chất phục vụ cán bộ, công chức làm việc. Nghĩa hẹp (trọng tâm nghiên cứu của khóa luận) là một tổ chức độc lập trong bộ máy cơ quan, có tư cách pháp nhân, là trung tâm thu thập, xử lý thông tin và bảo đảm các điều kiện hậu cần phục vụ lãnh đạo, quản lý.
  • Hai chức năng cơ bản của văn phòng: Chức năng tham mưu tổng hợp (thu thập, phân tích thông tin, xây dựng quy chế, lập chương trình, đôn đốc thực hiện) và chức năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất - kỹ thuật (quản lý tài sản, công sở, phương tiện, lễ tân, hậu cần hội họp).
  • Hệ thống 14 nhiệm vụ văn phòng: Phân chia thành 3 nhóm nhiệm vụ chính gồm nhóm nhiệm vụ tham mưu tổng hợp (5 nhiệm vụ), nhóm nhiệm vụ hành chính - tổ chức (4 nhiệm vụ) và nhóm nhiệm vụ quản trị hậu cần (4 nhiệm vụ).
  • Khái niệm đổi mới công tác văn phòng: Tác giả xác định đổi mới công tác văn phòng là quá trình thay đổi, phát triển toàn diện các hoạt động gắn với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng theo hướng tối ưu, ứng dụng khoa học kỹ thuật để nâng cao hiệu quả lãnh đạo, quản lý và phù hợp với xu thế phát triển xã hội.
  • Các yêu cầu khách quan thúc đẩy đổi mới: Hiện tượng bùng nổ thông tin thời kỳ Cách mạng công nghiệp 4.0; yêu cầu hội nhập quốc tế và công nghiệp hóa - hiện đại hóa; nhu cầu khắc phục những tồn tại, lề lối làm việc giấy tờ lạc hậu và thiếu đồng bộ trong công tác văn phòng truyền thống.

Tổng quan tình hình nghiên cứu ghi nhận các tài liệu, giáo trình của các tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Hữu Tri, Nguyễn Văn Thâm, Đào Xuân Chúc, Lưu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc, Nguyễn Văn Long, PGS. Triệu Văn Cường, TS. Nguyễn Văn Hậu, cùng các khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Anh Thư (nghiên cứu tại Bộ KH&CN) và Nguyễn Thị Diên (nghiên cứu tại Bộ LĐ-TB&XH).

Cơ sở pháp lý của đề tài dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và quy chế nội bộ:

  • Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ.
  • Nghị định số 95/2017/NĐ-CP ngày 16/8/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ (thay thế Nghị định số 20/2013/NĐ-CP).
  • Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 16/01/2018 của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh sách các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ.
  • Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22/4/2013 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ.
  • Luật Lưu trữ năm 2011 (Luật số 01/2011/QH13); Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư số 07/2012/TT-BNV và Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ; Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về chế độ hội họp; Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN, Quyết định số 728/QĐ-BKHCN và Quyết định số 240/QĐ-VP của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Cơ sở thực tiễn được tác giả đối chiếu qua mô hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Bộ Tài chính với phần mềm quản lý văn bản và điều hành tập trung eDocTC triển khai từ năm 2014 (100% cán bộ tại 24 Vụ/Cục sử dụng, thời gian chuyển văn bản liên thông qua trục tích hợp sang các Tổng cục mất 5 phút, áp dụng ký số văn bản đi điện tử theo Công văn số 6789/BTC-VP ngày 19/5/2016).

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp bao gồm:

  • Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế tại các phòng ban thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo, công chức, viên chức của Văn phòng Bộ.
  • Phương pháp thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo hành chính, đề án và tài liệu chuyên môn.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận quản trị văn phòng, quy định nhà nước và thực tiễn triển khai.
  • Phương pháp thống kê số lượng nhân sự, số lượng văn bản và luồng tài liệu.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp để đánh giá ưu nhược điểm và xây dựng giải pháp.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu gồm tài liệu thứ cấp (sách chuyên khảo, giáo trình, tạp chí quản lý nhà nước) và dữ liệu sơ cấp trực tiếp từ các văn bản chỉ đạo, quy chế vận hành, hồ sơ lưu trữ nội bộ và giao diện phần mềm quản lý tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng

Chương này làm sáng tỏ các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức, vị trí, vai trò, 2 chức năng trung tâm và 14 nhiệm vụ của văn phòng cơ quan nhà nước. Tác giả phân tích tính tất yếu của việc đổi mới công tác văn phòng xuất phát từ yêu cầu kiểm soát dòng thông tin, giảm thiểu tệ quan liêu giấy tờ và nâng cao năng lực tham mưu phục vụ lãnh đạo.

Chương 1 xác lập 3 nội dung trụ cột trong đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ:

  1. Đổi mới các nghiệp vụ văn phòng: Bao gồm nghiệp vụ xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; nghiệp vụ văn thư (soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đi/đến, quản lý con dấu); nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, chỉnh lý, bảo quản, sử dụng tài liệu); nghiệp vụ tổ chức phục vụ hội nghị, cuộc họp; và nghiệp vụ đảm bảo thông tin điều hành.
  2. Đổi mới nhân sự văn phòng: Chuyển đổi tính chất lao động từ xử lý giấy tờ sự vụ đơn thuần sang lao động thông tin có tính sáng tạo, đa năng, chuẩn hóa về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng mềm và tinh thần trách nhiệm.
  3. Đổi mới cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật: Ứng dụng máy tính điện tử, thiết bị sao chụp đa năng, hệ thống mạng truyền tin nội bộ, công nghệ lưu trữ số và tổ chức không gian làm việc khoa học.

Đồng thời, chương này tổng kết hệ thống văn bản pháp lý làm căn cứ vận hành và phân tích kinh nghiệm thực tiễn từ mô hình phần mềm eDocTC của Bộ Tài chính nhằm chứng minh tính khả thi của việc hiện đại hóa công tác văn phòng cấp Bộ.

Chương 2. Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức và phương thức vận hành nghiệp vụ tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Theo Nghị định số 95/2017/NĐ-CP, Bộ Khoa học và Công nghệ gồm 25 đơn vị (21 tổ chức hành chính thực hiện chức năng quản lý nhà nước và 4 tổ chức sự nghiệp phục vụ quản lý nhà nước), cùng 17 đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc theo Quyết định số 76/QĐ-TTg.

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ là đơn vị trực thuộc Bộ, có con dấu riêng và tài khoản tại Kho bạc Nhà nước. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN gồm Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng và 10 phòng ban trực thuộc phân bổ theo 2 nhóm chức năng:

  • Nhóm tham mưu tổng hợp (05 đơn vị): Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, Phòng Lưu trữ, Phòng Quản lý đầu tư xây dựng.
  • Nhóm bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật (05 đơn vị): Phòng Tài vụ, Phòng Quản trị - Y tế, Phòng Lễ tân, Phòng Quản lý xe, Ban Quản lý Trụ sở 2 của Bộ.

Thực trạng các mảng nghiệp vụ văn phòng tại Bộ được ghi nhận cụ thể:

  • Công tác lập chương trình, kế hoạch: Thực hiện theo quy trình 8 bước đối với kế hoạch năm (phát công văn đăng ký khối lượng công việc từ 20/12 đến 30/12 hàng năm; phối hợp Vụ Pháp chế tổng hợp danh mục văn bản quy phạm pháp luật chậm nhất vào ngày 15/11 hàng năm). Kế hoạch quý được tổng hợp trước ngày 20 của tháng cuối quý; kế hoạch tháng tổng hợp trước ngày 27 hàng tháng; lịch công tác tuần của Lãnh đạo Bộ được Phòng Tổng hợp rà soát, cập nhật lên mạng máy tính vào chiều thứ 6 hàng tuần và gửi trong cuộc họp giao ban tuần.
  • Đôn đốc thực hiện nhiệm vụ: Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để theo dõi tự động tình trạng nhiệm vụ (hoàn thành đúng hạn, quá hạn, chưa hoàn thành), thay thế phương thức rà soát thủ công, kết hợp lập bản nhắc việc tại các cuộc họp giao ban.
  • Công tác văn thư và lưu trữ: Bố trí tại Phòng Hành chính - Tổ chức (Tổ Văn thư chuyên trách) và Phòng Lưu trữ. Bộ đã triển khai phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc để đăng ký văn bản đi/đến, gắn bút phê chỉ đạo của Chánh Văn phòng, theo dõi hạn xử lý và tra cứu văn bản; áp dụng phần mềm NeoARCHIVE phục vụ thu thập, lập thẻ chỉnh lý, quản lý danh mục và tra tìm tài liệu lưu trữ điện tử.
  • Trang thiết bị kỹ thuật: Trang bị hệ thống máy in đa năng, hệ thống camera quan sát kết nối đầu thu màn hình trung tâm, hệ thống báo cháy tự động và hạ tầng mạng máy tính nội bộ.

Chương 3. Đánh giá, đề xuất một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước

Chương 3 tổng kết các kết quả đạt được, chỉ ra những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân trong công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ:

  • Ưu điểm: Bộ máy tổ chức được kiện toàn theo các quy chế rõ ràng; việc ứng dụng công nghệ thông tin qua các phần mềm chuyên ngành (quản lý văn bản, NeoARCHIVE) giúp tăng tốc độ luân chuyển tài liệu, nâng cao tính công khai, minh bạch và góp phần nâng cao chỉ số cải cách hành chính của Bộ qua các năm.
  • Hạn chế: Cơ cấu đào tạo chuyên ngành của nhân sự làm công tác văn thư chuyên trách và lưu trữ còn chưa đồng đều, một số vị trí có chuyên môn ban đầu thuộc ngành nông nghiệp hoặc xã hội học, đòi hỏi phải bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ chuyên sâu; sự kết hợp giữa quy trình văn bản điện tử và xử lý văn bản giấy truyền thống ở một số khâu còn có độ trễ nhất định.
  • Giải pháp đề xuất: Tiếp tục hoàn thiện các quy chế, quy trình nghiệp vụ phù hợp với môi trường điện tử; đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng xử lý thông tin và kỹ năng mềm cho đội ngũ nhân sự; nâng cấp và tích hợp đồng bộ các phần mềm quản lý điều hành; hoàn thiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật và trang thiết bị chuyên dụng phục vụ công tác văn phòng hiện đại.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và minh chứng các kết quả khảo sát thực tế tại Bộ Khoa học và Công nghệ qua các bảng số liệu và dữ liệu cơ cấu tổ chức:

Tiêu chí so sánh / Năm Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Vị trí xếp hạng PAR Index của Bộ KH&CN Thứ 19 Thứ 17 Thứ 3 / 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ
Nhóm chức năng Các phòng ban trực thuộc Văn phòng Bộ KH&CN (Quyết định 886/QĐ-BKHCN)
Nhóm tham mưu tổng hợp (05 phòng) 1. Phòng Tổng hợp
2. Phòng Hành chính - Tổ chức
3. Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính
4. Phòng Lưu trữ
5. Phòng Quản lý đầu tư xây dựng
Nhóm bảo đảm cơ sở vật chất - kỹ thuật (05 phòng) 1. Phòng Tài vụ
2. Phòng Quản trị - Y tế
3. Phòng Lễ tân
4. Phòng Quản lý xe
5. Ban Quản lý Trụ sở 2 của Bộ
Bộ phận Họ và tên Chức vụ Trình độ đào tạo Chuyên ngành đào tạo
Văn thư chuyên trách Hoàng Thu Hằng Phó Trưởng phòng Đại học Xã hội học
Phan Thị Kim Hoa Cán sự Cao đẳng Nông nghiệp
Lê Thị Oánh Chuyên viên Đại học Lưu trữ học & Quản trị văn phòng
Hoàng Thị Thương Chuyên viên Đại học Lưu trữ học & Quản trị văn phòng
Nguyễn Minh Thanh Chuyên viên Đại học Lưu trữ học & Quản trị văn phòng
Lưu trữ cơ quan Hoàng An Hoa Trưởng phòng Thạc sỹ Lưu trữ học & Quản trị văn phòng
Nguyễn Thị Lan Anh Chuyên viên Đại học Lưu trữ học & Quản trị văn phòng
Phạm Văn Hoành Chuyên viên Đại học Luật
Vũ Thị Nhạn Chuyên viên Đại học Văn thư

Các đóng góp chính của đề tài được tác giả tự xác định bao gồm:

  • Bổ sung cơ sở khoa học và làm rõ nội hàm khái niệm “đổi mới công tác văn phòng” trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước và Cách mạng công nghiệp 4.0.
  • Khảo sát và phản ánh toàn diện thực trạng công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ, phân tích sự kết hợp giữa ứng dụng phần mềm điện tử (phần mềm quản lý văn bản, NeoARCHIVE) với các công cụ hành chính truyền thống.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với thực tiễn nhằm đổi mới đồng bộ 3 yếu tố: quy trình nghiệp vụ, chất lượng nhân sự và trang thiết bị kỹ thuật tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Phạm vi khảo sát thực tế tập trung chủ yếu tại khối cơ quan Bộ và Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ trong mốc thời gian từ năm 2015 đến năm 2017; chưa đi sâu khảo sát chi tiết công tác văn phòng tại toàn bộ các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ cũng như hệ sinh thái các Sở Khoa học và Công nghệ tại các địa phương.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Tiếp tục theo dõi, đánh giá hiệu quả vận hành của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ sau khi các văn bản quy phạm pháp luật mới (như Nghị định 95/2017/NĐ-CP và Quyết định 76/QĐ-TTg) được triển khai đầy đủ; mở rộng nghiên cứu giải pháp tích hợp liên thông văn bản điện tử và chia sẻ dữ liệu lưu trữ giữa Bộ Khoa học và Công nghệ với các cơ quan hành chính nhà nước trong toàn quốc.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này cung cấp nguồn tư liệu học thuật và thực tiễn có giá trị cho:

  • Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Quản lý công và Hành chính học: Tham khảo cấu trúc luận điểm, khung phân tích 14 nhiệm vụ văn phòng và phương pháp tiếp cận đổi mới văn phòng cấp Bộ.
  • Cán bộ, công chức làm công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước: Tham khảo quy trình 8 bước xây dựng chương trình công tác năm, chu trình điều phối lịch công tác tuần/tháng/quý và mô hình cơ cấu tổ chức văn phòng gồm 10 phòng ban phân chia theo 2 nhóm chức năng.
  • Các nội dung có giá trị tham khảo cụ thể: Quy trình phối hợp giữa Văn phòng Bộ với Vụ Pháp chế trong xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; mô hình phân công nhân sự văn thư - lưu trữ; dữ liệu so sánh mô hình eDocTC tại Bộ Tài chính; và mẫu kịch bản chương trình nghị sự hội nghị cấp Bộ (Hội nghị Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ).

Câu hỏi thường gặp

1. Chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) của Bộ Khoa học và Công nghệ thay đổi như thế nào trong giai đoạn 2014 - 2016?
Theo số liệu trong văn bản, thứ hạng PAR Index của Bộ Khoa học và Công nghệ liên tục được cải thiện: năm 2014 xếp thứ 19, năm 2015 xếp thứ 17, và đến năm 2016 vươn lên đứng thứ 3 trên tổng số 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ (chỉ xếp sau Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Bộ Tài chính).

2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ gồm bao nhiêu đơn vị và được phân nhóm ra sao?
Theo Điều 4 Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ (ban hành kèm Quyết định 886/QĐ-BKHCN), Văn phòng Bộ gồm 10 phòng ban, chia làm 2 nhóm: nhóm tham mưu tổng hợp (05 đơn vị: Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, Phòng Lưu trữ, Phòng Quản lý đầu tư xây dựng) và nhóm đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật (05 đơn vị: Phòng Tài vụ, Phòng Quản trị - Y tế, Phòng Lễ tân, Phòng Quản lý xe, Ban Quản lý Trụ sở 2 của Bộ).

3. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm của Bộ Khoa học và Công nghệ được tiến hành theo các bước nào?
Quy trình xây dựng kế hoạch năm gồm 8 bước: (1) Văn phòng Bộ gửi công văn yêu cầu các đơn vị đăng ký khối lượng công việc (từ ngày 20/12 đến 30/12 hàng năm); (2) Xác định mục tiêu công tác năm; (3) Đánh giá lại nguồn lực; (4) Dự thảo kế hoạch; (5) Xin ý kiến góp ý dự thảo; (6) Hoàn thiện dự thảo trình Bộ trưởng phê duyệt; (7) Làm thủ tục đăng ký văn bản và ban hành; (8) Thanh kiểm tra, giám sát và báo cáo thực hiện.

4. Những phần mềm công nghệ thông tin nào được Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ứng dụng trong công tác văn phòng?
Văn phòng Bộ ứng dụng Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (phục vụ đăng ký, luân chuyển văn bản điện tử, cập nhật bút phê lãnh đạo, theo dõi hạn xử lý) và Phần mềm NeoARCHIVE (phục vụ nhập dữ liệu, lập thẻ chỉnh lý, quản lý danh mục và tra tìm tài liệu lưu trữ điện tử).

5. Cơ cấu trình độ chuyên môn của đội ngũ văn thư chuyên trách và lưu trữ tại Văn phòng Bộ KH&CN như thế nào?
Nhân sự văn thư chuyên trách gồm 5 người (1 Phó Trưởng phòng trình độ Đại học Xã hội học, 1 Cán sự Cao đẳng Nông nghiệp, 3 Chuyên viên Đại học chuyên ngành Lưu trữ học & Quản trị văn phòng). Nhân sự phòng Lưu trữ gồm 4 người (1 Trưởng phòng Thạc sỹ Lưu trữ học & Quản trị văn phòng, 1 Chuyên viên Đại học Lưu trữ học & Quản trị văn phòng, 1 Chuyên viên Đại học Luật, 1 Chuyên viên Đại học chuyên ngành Văn thư).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp đã làm sáng tỏ cơ sở khoa học và tính tất yếu của việc đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước và hội nhập công nghệ. Nghiên cứu cung cấp bức tranh chi tiết về thực trạng tổ chức bộ máy, quy trình nghiệp vụ lập kế hoạch, công tác văn thư, lưu trữ và mức độ ứng dụng phần mềm tại Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2015 - 2017. Trên cơ sở đối chiếu lý luận và thực tiễn, đề tài đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện về thể chế, nhân sự và công nghệ kỹ thuật, đóng góp nguồn tài liệu tham khảo thiết thực cho công tác quản trị văn phòng trong khu vực hành chính công.