Khóa luận tốt nghiệp: Công tác tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

Khóa luận phân tích thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Cty Điện lực Hai Bà Trưng. Đề tài đi sâu vào quy trình, đánh giá và đề xuất giải pháp.

• Tác giả: Vu Thi Giang
• Người hướng dẫn: Ths. Nguyen Ngoc Linh
• Trường học: Đại học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng
• Đề tài: Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Khái niệm và vai trò của công tác tổ chức hội họp

Tổ chức hội họp là một trong những nhiệm vụ quan trọng của văn phòng công ty, đặc biệt tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Hội họp là hình thức hoạt động quản lý giúp các cơ quan, tổ chức giải quyết công việc, thông tin và nắm bắt ý kiến của cán bộ công nhân viên. Vai trò của hội họp không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt thông tin mà còn tạo điều kiện cho lãnh đạo trực tiếp thực hiện vai trò điều hành, lãnh đạo hiệu quả. Tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, việc tổ chức hội họp được coi là tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng công ty. Hiện nay, yêu cầu giảm số lượng nhưng tăng chất lượng các cuộc hội họp vẫn là mục tiêu chính của mỗi cơ quan, tổ chức.

1.1. Định nghĩa hội họp và tổ chức hội họp

Hội họp là một cuộc gặp mặt tập thể của những người có liên quan để trao đổi, thảo luận và quyết định các vấn đề. Tổ chức hội họp bao gồm tất cả các công việc chuẩn bị, triển khai và kết thúc một cuộc họp. Điều này bao gồm lập kế hoạch, chuẩn bị địa điểm, tài liệu, điều hành cuộc họp và xử lý các công việc sau cuộc họp. Tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, tổ chức hội họp tuân theo các quy định của pháp luật, đặc biệt là Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg về chế độ họp trong cơ quan hành chính nhà nước.

1.2. Chức năng của văn phòng trong tổ chức hội họp

Văn phòng công ty đóng vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp, chịu trách nhiệm về tổ chức hội họp của công ty. Văn phòng thực hiện hai chức năng chính: tham mưu-tổng hợp và hậu cần. Để thực hiện tốt vai trò này, văn phòng cần có kế hoạch khoa học, chuẩn bị chu đáo từ cơ sở vật chất đến nội dung cuộc họp. Tổ chức hội họp hiệu quả là một trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng công ty tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

II. Các loại hình hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

Công ty Điện lực Hai Bà Trưng tổ chức nhiều loại hình hội họp khác nhau để phục vụ các mục đích quản lý và điều hành khác nhau. Mỗi loại hội họp có những đặc điểm, mục đích và quy trình tổ chức riêng biệt. Phân loại hội họp có thể dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như cách thức triệu tập, hình thức tổ chức, tính chất và mục đích. Tại công ty, các loại hội họp thường được chia thành: phiên họp thường kỳ, họp xử lý công việc thường xuyên, họp tham mưu tư vấn, họp chuyên môn và họp tập huấn triển khai. Hiểu rõ các loại hội họp giúp văn phòng chuẩn bị tốt hơn và tổ chức hiệu quả hơn.

2.1. Phiên họp thường kỳ và họp xử lý công việc

Phiên họp thường kỳ là các cuộc họp định kỳ được tổ chức theo lịch trình cố định để báo cáo tình hình công việc, kết quả thực hiện. Họp xử lý công việc thường xuyên được tổ chức khi có những vấn đề cần giải quyết trong hoạt động hàng ngày. Cả hai loại hội họp này đều có sự tham gia của lãnh đạo và cán bộ công nhân viên liên quan. Văn phòng cần chuẩn bị tài liệu, phương tiện và lập kế hoạch cụ thể để tổ chức các cuộc họp này một cách hiệu quả.

2.2. Họp chuyên môn và họp tập huấn triển khai

Họp chuyên môn tập trung vào các vấn đề kỹ thuật, chuyên ngành của ngành điện lực. Họp tập huấn, triển khai được tổ chức để tuyên truyền, huấn luyện và triển khai các chính sách, quy định mới. Những loại hội họp này yêu cầu văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ tài liệu chuyên môn, giáo trình và phương tiện hỗ trợ. Tổ chức tốt các cuộc họp này giúp nâng cao kỹ năng và kiến thức cho cán bộ công nhân viên tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

III. Quy trình tổ chức hội họp hiệu quả

Quy trình tổ chức hội họp bao gồm ba giai đoạn chính: trước cuộc họp, trong cuộc họp và sau cuộc họp. Mỗi giai đoạn có những công việc cụ thể và quan trọng cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp. Tổ chức hội họp hiệu quả tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng đòi hỏi văn phòng phải lập kế hoạch chi tiết, chuẩn bị chu đáo và điều hành chặt chẽ. Việc tuân theo quy trình tổ chức chuẩn mực giúp đảm bảo cuộc họp đạt mục đích, tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong từng giai đoạn là chìa khóa để tổ chức một cuộc hội họp thành công và hiệu quả.

3.1. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp

Công tác chuẩn bị là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình tổ chức hội họp. Văn phòng cần xác định mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm, người tham dự của cuộc họp. Chuẩn bị tài liệu, dự thảo chương trình, công cụ phục vụ và cơ sở vật chất là những công việc không thể thiếu. Tổ chức tốt công tác chuẩn bị giúp cuộc họp diễn ra trôi chảy và đạt hiệu quả cao nhất.

3.2. Điều hành cuộc họp và xử lý sau kết thúc

Trong cuộc họp, văn phòng cần đảm bảo môi trường làm việc tốt, cấp phát tài liệu đúng lúc và ghi chép các nội dung quan trọng. Sau cuộc họp, văn phòng phải lập biên bản, xử lý công việc theo các quyết định được đưa ra. Tổ chức tốt các công việc này đảm bảo tính hiệu lực và theo dõi thực hiện các quyết định của cuộc họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

IV. Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức hội họp

Để nâng cao chất lượng tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, cần thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ. Ban hành các văn bản quy định rõ ràng về tổ chức hội họp giúp đảm bảo tính thống nhất và chuyên nghiệp. Nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho cán bộ công nhân viên thông qua đào tạo, tập huấn là việc làm cần thiết. Xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức hội họp khoa học và hợp lý giúp giảm số lượng nhưng tăng chất lượng cuộc họp. Nâng cao cơ sở vật chất, công tác hậu cần, ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức hội họp là những giải pháp thiết thực.

4.1. Ban hành quy định và nâng cao nghiệp vụ

Văn phòng cần ban hành các văn bản quy định chi tiết về tổ chức hội họp dựa trên Quyết định 114/2006/QĐ-TTg và các quy định khác. Nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho cán bộ, công nhân viên thông qua khóa tập huấn chuyên sâu về kỹ năng tổ chức hội họp. Vai trò lãnh đạo văn phòng cần được tăng cường để hướng dẫn, giám sát công tác tổ chức hội họp một cách hiệu quả tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

4.2. Ứng dụng công nghệ và cải tiến cơ sở vật chất

Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức hội họp như hệ thống họp trực tuyến, quản lý tài liệu điện tử giúp nâng cao hiệu quả. Cải tiến cơ sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ cuộc họp là điều kiện cần thiết. Áp dụng tiêu chuẩn ISO vào quy trình tổ chức hội họp giúp đảm bảo chất lượng ổn định và liên tục cải tiến tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm hội họp Hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp cần hoặc đều quan tâm.

Theo điều 3, quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước đã quy định: “Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” [13] Như vây có thể định nghĩa hội họp như sau: Hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng, là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Tổ chức Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Theo từ điển Tiếng việt [10;1007] thì tổ chức được hiểu như sau: - Làm cho thành 1 chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chung nhất định. - Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất.

- Làm công tác tổ chức cán bộ.Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là: “Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp” [7;227]. Tóm lại có thể hiểu tổ chức là bố trí, phân công, sắp xếp công việc, có sự phối kết hợp của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Tổ chức hội họp Từ khái niệm tổ chức và hội họp có thể đưa ra khái niệm tổ chức hội họp như sau: Tổ chức hội họp là sắp xếp, phân công, bố trí, phối hợp của nhiều người, tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.

Một số khái niệm khác - Biên bản hội họp: là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra tại cuộc họp, được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. - Chương trình nghị sự: là một danh sách hoặc lịch trình mà là một tổ chức ghi chú hoặc kế hoạch cho những vấn đề mà đã được tham dự. Nói cách khác, nó đề cập đến danh sách các chủ đề hoặc điểm sẽ được thảo luận trong một cuộc họp hoặc hội nghị. - Hồ sơ cuộc họp: là toàn bộ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến công tác tổ chức cuộc họp.

Phân loại hội họp Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan có những cuộc họp khác nhau. Có thể phân chia hội họp theo các tiêu chí sau: 1. Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp, hội họp được phân loại như sau: - Họp định kì: là cuộc họp thông tin định kì, mang tính thường xuyên (tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan nhằm trao đổi, nắm bắt tình hình hoạt động liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.

- Họp đột xuất: Là cuộc họp mang tính đột xuất của cơ quan nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, triển khai công việc mang tính chất bất thường của cơ quan. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp - Họp chính thức: là cuộc họp được tổ chức công khai, mở rộng theo 10 yêu cầu công việc, kế hoạch công tác hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo. - Họp không chính thức: là cuộc họp được tổ chức nội bộ, không công khai, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật theo yêu cầu của lãnh đạo. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp - Họp trao đổi thông tin là cuộc họp được tổ chức nhằm phổ biến, truyền đạt, trao đổi thông tin, nắm bắt tình hình hoặt động của cơ quan, đơn vị nhằm giải quyết kịp thời, dứt điểm vấn đề.

- “Họp giải quyết vấn đề để thảo luận, bàn bạc giải quyết những tình huống cụ thể phát sinh trong quá trình thực hiện quyết định nhằm tạo sự nhất trí cao về mặt nhận thức và quyết tâm trong hành động với mục tiêu tạo ra những chuyển biến rõ rệt trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị”. Ngoài ra còn có các cuộc họp lấy ý kiến ban hành quyết định quản lý, truyền đạt chủ trương, chính sách. Căn cứ theo nội dung công việc Căn cứ vào quy trình quản lí, lãnh đạo, hộp họp được chia thành 7 loại: Họp tham mưu, tư vấn; họp làm việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp tập huấn triển khai; họp tổng kết; họp sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề. Theo Điều 3, Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, các cuộc họp này được định nghĩa như sau: - “Họp tham mưu, tư vấn: Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.

11 - Họp làm việc: Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. - Họp chuyên môn: là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án. - Họp giao ban: là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên. - Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai): là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.

- Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm: là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước. - Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng. Vai trò của hội họp - Vai trò tổng kết công việc: Đây là vai trò rất quan trọng của hội họp. Thông qua các cuộc họp sơ kết, tổng kết, họp báo cáo sẽ giúp lãnh đạo cơ quan tổng kết được các công việc đã diễn ra, hoàn thành, những việc chưa làm được, từ đó nhận xét, đánh giá, rút kinh nghiệm, đồng thời đề ra các giải pháp để góp phần nâng cao, cải thiện công việc.

12 - Vai trò giải quyết công việc: hội họp là hình thức trao đổi trực tiếp để giải quyết công việc. Hầu hết các cuộc họp đều hướng tới mục tiêu giải quyết công việc. Thông qua hội họp, các thành viên sẽ bàn bạc, thảo luận, đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề, thống nhất cách thực hiện. Công việc sẽ nhanh chóng được triển khai và giải quyết, đồng thời trong cuộc họp sẽ có phân công trách nhiệm cho mỗi thành viên để thành viên đó chủ động thực hiện, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác.

- Vai trò thông tin và điều hành công việc Họp được coi là công cụ, phương pháp điều hành công việc của nhà lãnh đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt các thông tin quản lý một cách công khai minh bạch thông qua tổ chức các cuộc hội họp. Họp có vai trò trao đổi thông tin, cung cấp thông tin, thu thập thông tin và trao đổi thông tin. Bên cạnh đó, thông qua các cuộc họp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp thời, nhanh chóng, đầu đủ và chính xác các thông tin phản hồi, ý kiến đóng góp của các đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành công việc, giải quyết, đảm bảo hoạt động của cơ quan. Khi cần nhiều ý kiến đóng góp, lãnh đạo cơ quan tổ chức các cuộc họp để thu thập ý kiến một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.

Thông qua cuộc họp, các thành viên có thể trao đổi thông tin về công việc, cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách làm việc, cách thực hiện hay những thông tin đột xuất. Tổ chức hội họp cũng là để cung cấp thông tin đến các thành viên trong cơ quan, giúp các thành viên nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ thông tin và chủ động trong giải quyết công việc.