Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quản trị tổ chức và doanh nghiệp, hội họp là phương thức quản trị - điều hành cơ bản, giúp người đứng đầu truyền đạt thông tin, thống nhất nhận thức và giải quyết các vấn đề chuyên môn. Văn phòng đóng vai trò là cơ quan tham mưu tổng hợp và bảo đảm hậu cần, trong đó công tác tổ chức hội họp là thước đo trực tiếp phản ánh hiệu suất quản trị hành chính.

Mặc dù chế độ hội họp trong cơ quan nhà nước và doanh nghiệp trực thuộc đã được điều chỉnh bởi Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ, thực tiễn hoạt động tại nhiều cơ quan vẫn ghi nhận tình trạng số lượng cuộc họp quá lớn nhưng hiệu quả thực tế chưa cao, gây lãng phí thời gian và nguồn lực lao động. Tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng (đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hà Nội), quy trình tổ chức hội họp định kỳ và đột xuất vẫn bộc lộ những điểm bất cập cần hoàn thiện. Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Vũ Thị Giang thực hiện nghiên cứu đề tài này nhằm khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng và đề xuất giải pháp cải tiến công tác tổ chức hội họp tại đơn vị.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  • Mục tiêu chung: Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, qua đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác này.
  • Mục tiêu cụ thể:
    1. Làm sáng tỏ cơ sở lý luận về nghiệp vụ và quy trình tổ chức hội họp trong quản trị văn phòng.
    2. Khảo sát, phân tích và đánh giá đúng thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng giai đoạn 2012 – 2016.
    3. Đề xuất các giải pháp khả thi, phù hợp thực tế để nâng cao chất lượng tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Tập hợp, phân tích và tổng hợp hệ thống lý luận chung về tổ chức hội họp từ sách, giáo trình, văn bản pháp luật và bài báo chuyên ngành.
    2. Tìm hiểu tổng quan về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng cùng Văn phòng Công ty.
    3. Khảo sát thực tiễn công tác chuẩn bị, điều hành, tổng kết hội họp tại Công ty và rút ra nhận xét, đánh giá nguyên nhân tồn tại.
    4. Xây dựng các kiến nghị, giải pháp cụ thể xuất phát từ thực tiễn khảo sát để hoàn thiện công tác tổ chức hội họp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động, quy trình và nghiệp vụ liên quan đến công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng do Văn phòng Công ty trực tiếp chủ trì hoặc phối hợp tổ chức.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập số liệu, tài liệu và khảo sát thực tế trong giai đoạn 4 năm, từ năm 2012 đến năm 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thuộc chuyên ngành Quản trị văn phòng, sử dụng cách tiếp cận lý thuyết hành chính kết hợp phương pháp nghiên cứu thực chứng mô tả:

  • Khung lý thuyết và khái niệm:
    • Hệ thống lý thuyết quản trị hành chính văn phòng dựa trên các giáo trình nền tảng: Quản trị hành chính văn phòng (Nguyễn Hữu Thân, 2010; Vương Thị Kim Thanh, 2009), Giáo trình Quản trị văn phòng (Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, 2012), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở (Nguyễn Văn Thâm, 2003); cùng các lý thuyết tổ chức của Chester Barnard, Harold Koontz, Cyril O'Donnell và Heinz Weihrich.
    • Hệ thống hóa các khái niệm: Hội họp, tổ chức, tổ chức hội họp, biên bản hội họp, chương trình nghị sự, hồ sơ cuộc họp.
    • Văn bản quy phạm và điều hành: Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong cơ quan hành chính nhà nước; Quyết định số 157/QĐ-EVN ngày 15/02/2010 của Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội ban hành Quy định tổ chức hội họp; Quyết định số 237/QĐ-EVN ngày 14/4/2010 của EVN về việc đổi tên đơn vị; Quyết định số 784/QĐ-PCHBT ngày 28/11/2016 của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng quy định chức năng, nhiệm vụ các phòng ban.
  • Phương pháp nghiên cứu:
    • Phương pháp điều tra xã hội học: Thiết kế và phát phiếu khảo sát lấy ý kiến của cán bộ, công nhân viên (CBCNV) làm việc tại các phòng, đội thuộc Công ty Điện lực Hai Bà Trưng với cỡ mẫu $n = 70$.
    • Phương pháp nghiên cứu và phân tích tài liệu: Khảo cứu văn bản pháp luật, nội quy, quy chế làm việc, báo cáo thực tập và các công trình khóa luận có chủ đề tương tự.
    • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Tổng hợp dữ liệu thống kê từ sổ theo dõi hội họp, lịch công tác và hồ sơ lưu trữ của Văn phòng Công ty giai đoạn 2012 – 2016.
    • Phương pháp tổng hợp và đánh giá: Phân tích đối chiếu giữa lý luận hành chính và dữ liệu khảo sát thực tế để xác định các mặt hạn chế và nguyên nhân.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp trích xuất từ hồ sơ lưu trữ, báo cáo tổng kết của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng (2012 – 2016); dữ liệu sơ cấp thu thập từ 70 phiếu khảo sát CBCNV tại đơn vị.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lí luận chung về công tác tổ chức hội họp

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị hành chính công sở liên quan đến nghiệp vụ hội họp:

  • Khái niệm và thuật ngữ chuyên ngành: Xác định hội họp là hình thức hoạt động quản lý có tổ chức nhằm truyền đạt, xử lý thông tin, tham mưu, tư vấn hoặc ban hành quyết định thuộc thẩm quyền. Làm rõ định nghĩa các văn bản nghiệp vụ: Biên bản hội họp (văn bản chứng minh sự kiện thực tế), Chương trình nghị sự (kịch bản/danh mục nội dung, mốc thời gian và người phụ trách), Hồ sơ cuộc họp (toàn bộ văn kiện từ chuẩn bị đến kết thúc).
  • Phân loại hội họp: Phân chia theo 4 tiêu chí:
    1. Theo cách thức triệu tập: Họp định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) và họp đột xuất.
    2. Theo hình thức tổ chức: Họp chính thức (công khai, theo kế hoạch) và họp không chính thức (nội bộ, bảo mật).
    3. Theo tính chất và mục đích: Họp trao đổi thông tin, họp giải quyết vấn đề, họp lấy ý kiến ban hành quyết định quản lý.
    4. Theo nội dung công việc (theo Điều 3, Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg): 7 loại hình gồm họp tham mưu tư vấn; họp làm việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp tập huấn triển khai; họp tổng kết năm; họp sơ kết/tổng kết chuyên đề.
  • Vai trò và nguyên tắc: Nêu bật 6 vai trò (tổng kết, giải quyết công việc, thông tin - điều hành, kiểm soát, phát huy sức mạnh tập thể, đánh giá khen thưởng/kỷ luật). Phân tích 6 nguyên tắc bắt buộc theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg và các nguyên tắc bổ trợ (tính mục đích, đúng thẩm quyền, tiết kiệm chi phí và thời gian, không họp khi có phương thức thay thế như email/văn bản).
  • Quy trình chuẩn tổ chức hội họp: Thiết lập quy trình 3 giai đoạn:
    1. Trước cuộc họp: Xác định mục tiêu/yêu cầu $\rightarrow$ Lập kế hoạch tổ chức $\rightarrow$ Xây dựng chương trình nghị sự $\rightarrow$ Chuẩn bị cơ sở vật chất, tài liệu, kinh phí, danh sách và giấy mời.
    2. Trong cuộc họp: Đón tiếp, điểm danh, phát tài liệu $\rightarrow$ Khai mạc, điều hành, trình bày báo cáo $\rightarrow$ Thảo luận, điều phối ý kiến $\rightarrow$ Ghi chép biên bản $\rightarrow$ Bế mạc.
    3. Sau cuộc họp: Thu dọn hội trường $\rightarrow$ Hoàn thiện biên bản $\rightarrow$ Phát hành thông báo kết luận (trong vòng 5 ngày làm việc) $\rightarrow$ Thanh quyết toán kinh phí $\rightarrow$ Đôn đốc thực hiện và lập hồ sơ lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu hoạt động của đơn vị và phân tích thực trạng công tác hội họp:

  • Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức: Tiền thân là Nhà máy đèn Bờ Hồ (khởi công 06/12/1892). Chi nhánh Điện Hai Bà Trưng thành lập năm 1965 tại 296 Bạch Mai (gồm 35 CBCNV, quản lý 25 km cáp ngầm 6 kV, 100 km hạ thế, 25 trạm công cộng 18.055 kVA, 42 trạm khách hàng 10.285 kVA, 3 trạm trung gian Mai Động, Lương Yên, Tương Mai). Năm 2010 chính thức đổi tên thành Công ty Điện lực Hai Bà Trưng theo Quyết định số 237/QĐ-EVN. Bộ máy quản lý gồm Ban Giám đốc (01 Giám đốc, 03 Phó Giám đốc), 08 phòng chức năng và các đội sản xuất (Đội Kiểm tra Giám sát sử dụng điện, 08 Đội Quản lý điện, Đội Đại tu, Đội Quản lý khách hàng cơ quan doanh nghiệp). Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp, văn thư lưu trữ, quản trị hành chính, bảo vệ, y tế và CNTT theo Quyết định số 784/QĐ-PCHBT.
  • Các loại hình hội họp diễn ra tại Công ty:
    • Phiên họp thường kỳ: Giao ban tuần (tổ chức 2 lần/tuần vào chiều thứ 2 và chiều thứ 5); Hội nghị tổng kết năm (tháng đầu Quý I tại Hội trường A); Hội nghị sơ kết 6 tháng; Hội nghị chuyên đề (kinh doanh điện năng, giảm tổn thất điện năng); Hội nghị Tri ân khách hàng (hoạt động thường niên do Giám đốc Nguyễn Thanh Anh chủ trì tại Hội trường A).
    • Các cuộc họp khác: Họp xử lý công việc thường xuyên; họp tham mưu tư vấn; họp chuyên môn phòng/đội (định kỳ 1 tháng/lần); họp tập huấn triển khai.
  • Thống kê và khảo sát thực trạng:
    • Số lượng cuộc họp chính thức do Văn phòng tham gia tổ chức giai đoạn 2012 – 2016 dao động ở mức cao: từ 369 đến 395 cuộc/năm.
    • Giai đoạn 2012 – 2015, số lượng cuộc họp giảm liên tục nhờ chỉ thị cắt giảm của Tổng Công ty năm 2013 (từ 395 cuộc xuống 369 cuộc). Tuy nhiên, năm 2016 số lượng họp tăng vọt lên 385 cuộc (tăng 16 cuộc so với 2015) do biến động nhân sự và kiện toàn Ban Giám đốc mới.
    • Kết quả khảo sát 70 CBCNV: 43/70 người (chiếm 61%) cho rằng số lượng cuộc họp trong năm còn quá nhiều, chưa hợp lý; 51/70 người (chiếm 72%) bày tỏ nguyện vọng tập trung làm việc chuyên môn tại đơn vị thay vì phải tham dự các cuộc họp.
  • Thực trạng các khâu tổ chức:
    • Chuẩn bị: Văn phòng áp dụng quy trình lập kế hoạch 5 bước; xây dựng 2 mẫu chương trình nghị sự (bản chi tiết cho ban tổ chức/chủ trì, bản tóm tắt cho đại biểu); gửi giấy mời họp trước tối thiểu 02 ngày làm việc (trừ họp đột xuất); tuân thủ khung thời lượng theo Quyết định số 157/QĐ-EVN (họp giao ban/tham mưu $\le$ 1 buổi; sơ kết/chuyên môn từ 1 buổi đến 1 ngày; tổng kết năm $\le$ 1 ngày; tập huấn bố trí vào ngày nghỉ).
    • Tồn tại, hạn chế: Công tác dự kiến nội dung đôi lúc chưa bám sát thực tế dẫn đến kéo dài thời gian; việc gửi tài liệu nghiên cứu trước cho đại biểu chưa đồng bộ; ứng dụng công nghệ thông tin trong hội họp còn hạn chế; một số cuộc họp định kỳ còn mang tính hình thức.

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

Trên cơ sở phân tích thực trạng, chương 3 đưa ra các nhóm giải pháp hành chính và kỹ thuật cụ thể:

  1. Ban hành và hoàn thiện hệ thống văn bản quy định: Xây dựng quy chế tổ chức hội họp nội bộ đồng bộ, chuẩn hóa trách nhiệm của từng phòng ban trong việc phối hợp cung cấp tài liệu và chuẩn bị báo cáo.
  2. Nâng cao vai trò lãnh đạo và năng lực chuyên môn: Tăng cường vai trò điều hành của Chánh Văn phòng; bồi dưỡng kỹ năng soạn thảo văn bản, thư ký ghi biên bản và điều phối sự kiện cho cán bộ văn phòng.
  3. Khoa học hóa khâu lập kế hoạch và chương trình nghị sự: Bắt buộc xây dựng chương trình họp chi tiết có phân bổ thời gian cụ thể cho từng nội dung thảo luận; lồng ghép các nội dung có liên quan để giảm tần suất các cuộc họp riêng lẻ.
  4. Nâng cấp cơ sở vật chất và công tác hậu cần: Hiện đại hóa thiết bị âm thanh, máy chiếu, ánh sáng tại các phòng họp và Hội trường A; chủ động phương án kỹ thuật xử lý sự cố điện, nước, kỹ thuật nghe nhìn.
  5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin: Triển khai gửi tài liệu, giấy mời qua hệ thống mạng nội bộ/email; từng bước thử nghiệm mô hình họp trực tuyến giữa Công ty với các trạm, đội quản lý; giảm thiểu in ấn tài liệu giấy.
  6. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO: Chuẩn hóa quy trình tổ chức hội họp theo tiêu chuẩn ISO (từ khâu tiếp nhận yêu cầu, lập kế hoạch, kiểm tra tài liệu đến ban hành thông báo kết luận và lưu trữ hồ sơ).

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã tổng hợp số liệu thực tế về tần suất tổ chức hội họp và kết quả khảo sát định lượng tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng giai đoạn 2012 – 2016:

Chỉ số theo dõi 2012 2013 2014 2015 2016
Số lượng cuộc họp chính thức do VP tổ chức (cuộc) 395 388 379 369 385
Mức biến động so với năm trước (cuộc) - -7 -9 -10 +16

Bảng tổng hợp số lượng cuộc họp giai đoạn 2012 – 2016 (Nguồn: Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng)

Nội dung khảo sát ($n = 70$ CBCNV) Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
Đánh giá số lượng cuộc họp trong năm chưa phù hợp (còn quá nhiều) 43 61%
Đánh giá số lượng cuộc họp trong năm là phù hợp 27 39%
Nguyện vọng ưu tiên làm việc chuyên môn tại đơn vị hơn đi họp 51 72%

Bảng tổng hợp kết quả điều tra xã hội học về công tác hội họp tại đơn vị

Đóng góp của đề tài

  • Về mặt lý luận: Khóa luận hệ thống hóa các quy định hành chính của Nhà nước và Tập đoàn Điện lực Việt Nam thành quy trình nghiệp vụ tổ chức hội họp 3 bước rõ ràng, có tính ứng dụng cao trong quản trị văn phòng doanh nghiệp.
  • Về mặt thực tiễn: Đây là công trình đầu tiên khảo sát, thống kê và đánh giá chuyên sâu công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Đề tài chỉ rõ thực trạng quá tải hội họp thông qua số liệu khảo sát thực tế và đưa ra 6 nhóm giải pháp bám sát đặc thù vận hành của một đơn vị phân phối điện cấp quận.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực nghiệm bị giới hạn trong phạm vi một công ty điện lực trực thuộc địa bàn quận (Công ty Điện lực Hai Bà Trưng) với quy mô mẫu dừng lại ở 70 cán bộ công nhân viên; khung thời gian khảo sát thực tế kết thúc ở năm 2016; tác giả tự nhận thức một số nội dung phân tích chuyên sâu về quản trị chi phí hội họp chưa được khai thác toàn diện do hạn chế dữ liệu tài chính.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi khảo sát so sánh công tác tổ chức hội họp tại nhiều Công ty Điện lực quận/huyện khác trực thuộc Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội; nghiên cứu chuyên sâu về quy trình số hóa văn phòng ("phòng họp không giấy tờ" - e-Cabinet) và ứng dụng họp trực tuyến trong toàn ngành điện.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Lưu trữ học và Quản trị nhân sự: Tham khảo phương pháp xây dựng đề cương, thiết kế phiếu khảo sát thực trạng hành chính và quy trình chuẩn hóa các bước tổ chức hội nghị/hội họp.
  • Cán bộ, nhân viên phụ trách công tác văn phòng tại các doanh nghiệp: Sử dụng trực tiếp quy trình lập kế hoạch 5 bước, bảng phân loại cuộc họp, biểu mẫu chương trình nghị sự và các tiêu chí chuẩn bị hậu cần hội nghị phục vụ công tác chuyên môn.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận căn cứ vào văn bản quy phạm pháp luật nào để làm khung tham chiếu cho quy trình tổ chức hội họp?
Khóa luận sử dụng Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước làm căn cứ pháp lý cốt lõi, kết hợp cùng Quyết định số 157/QĐ-EVN ngày 15/02/2010 của Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội quy định về chế độ họp nội bộ.

2. Tại sao số lượng cuộc họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng giảm liên tục từ 2012 đến 2015 nhưng lại tăng mạnh vào năm 2016?
Số lượng cuộc họp giảm từ 395 cuộc (2012) xuống 369 cuộc (2015) là kết quả thực hiện Chỉ thị của Tổng Giám đốc EVN Hà Nội năm 2013 về giảm thiểu số lượng và nâng cao chất lượng họp. Tuy nhiên, năm 2016 số lượng họp tăng vọt lên 385 cuộc (+16 cuộc) do đơn vị có sự thay đổi, kiện toàn cơ cấu nhân sự Ban Giám đốc (chuyển giao giữa Giám đốc đương nhiệm và Giám đốc mới).

3. Khảo sát 70 cán bộ công nhân viên tại đơn vị cho thấy nhận định gì về tình hình hội họp?
Kết quả khảo sát cho thấy có 61% (43/70 người) nhận định số lượng cuộc họp trong năm còn quá nhiều, chưa thực sự phù hợp; 72% (51/70 người) bày tỏ mong muốn dành thời gian giải quyết công việc chuyên môn tại đơn vị thay vì phải tham dự các cuộc họp.

4. Lịch họp giao ban tuần tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng được bố trí như thế nào?
Họp giao ban tuần được tổ chức định kỳ 2 lần/tuần vào chiều thứ 2 và chiều thứ 5 hàng tuần. Thành phần tham dự bắt buộc gồm Ban Giám đốc, Chánh Văn phòng, các Trưởng phòng chức năng và Đội trưởng các đội sản xuất nhằm kiểm điểm công tác tuần cũ và triển khai nhiệm vụ tuần mới.

5. Giấy mời họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng quy định thời hạn gửi trước bao lâu?
Theo quy định áp dụng tại đơn vị, giấy mời họp (kèm tài liệu, văn bản hướng dẫn) phải được Văn phòng gửi tới các thành phần tham dự trước ít nhất 02 ngày làm việc, ngoại trừ các trường hợp họp đột xuất theo chỉ đạo khẩn của Giám đốc.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Vũ Thị Giang đã giải quyết toàn diện bài toán thực tiễn về công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng trong giai đoạn 2012 – 2016. Bằng việc kết hợp hệ thống lý luận quản trị văn phòng với dữ liệu điều tra thực chứng, nghiên cứu đã phản ánh rõ nét tình trạng quá tải hội họp tại doanh nghiệp nhà nước và nguyên nhân của những hạn chế trong khâu tổ chức. Hệ thống 6 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ, bám sát các quy chuẩn hành chính và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao năng suất hoạt động của bộ máy văn phòng.