Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư 1. Khái niệm công tác văn thư Theo cuốn Lý luận và phương pháp của công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả.) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh.) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ.
Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước. Những công việc như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ, đăng ký, lập hồ sơ. gọi chung là công tác văn thư [25. Ngay từ những thời kỳ này, công tác văn thư đã được nhận định là một hoạt động quan trọng đối với bộ máy quản lý nhà nước Ngày nay, công tác văn thư đã trở thành là một bộ phận không thể thiếu không chỉ đối với các cơ quan, tổ chức Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, mà còn cả với các doanh nghiệp, tổ chức phi nhà nước.
Để có cái nhìn tổng quan của công tác này, nhiều nhà nghiên cứu đã đưa ra các khái niệm khác nhau về hoạt động văn thư. Trong cuốn Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh có nêu ra khái niệm rằng: “Công tác văn thư là toàn bộ các công việc quản lý văn bản, tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản trong hoạt động của cơ quan, đơn vị” [21. Trong khái niệm này, các công việc của công tác văn thư được nêu ra một cách tổng thể theo trình tự quy trình công việc từ khâu quản lý, tiếp nhận văn bản đến các khâu chuyển giao và xử 7 lý văn bản nhưng chưa nêu được mục đích của công tác này. Theo Từ điển tra cứu Nghiệp vụ quản trị Văn phòng- văn thư- lưu trữ Việt Nam, “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang” [23.
Khái niệm trên đã đưa ra định nghĩa khá đầy đủ những công việc chính của công tác văn thư là xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như mục đích chính của công tác này là đảm bảo thông tin bằng văn bản để phục vụ cho công tác quản lý. Hay trong Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55 – CV/TCCB ngày 01-3-1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”.
Với khái niệm tại công văn này, các công việc của công tác văn thư đã được đề cập một cách chi tiết và cụ thể hơn: toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành và cũng nêu rõ mục đích của công tác văn thư là nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Nhìn chung, những khái niệm nêu trên đều đã cung cấp những quan điểm tổng quan cũng như đề cập những công việc cụ thể của công tác văn thư. Từ những khái niệm này, có thể khái quát về hoạt động văn thư như sau: Công tác văn thư là hoạt động bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ 8 hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả.Vai trò của công tác văn thư Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư nói chung.
Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng được thể hiện ở bốn điểm sau: Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. Trong hoạt động quản lý của cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể, nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt hiệu quả cao. Đặc biệt là, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những vấn đề, sự việc liên quan đến chủ chương, đường lối của Đảng, luật pháp của Nhà nước thì nhất thiết phải nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để đảm bảo cho văn bản ban hành phù hợp với chủ chương đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Chính vì vậy, công tác văn thư góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin 9 quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Thứ hai, công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan: Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu suất và chất lượng công tác cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản được đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi – đến được rõ ràng và đúng đắn, lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan.
Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngược lại, nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt. Thứ ba, công tác văn thư góp phần kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức: Trong các cơ quan, tổ chức, có rất nhiều văn bản, công văn là các quy định, hướng dẫn, các quy trình, nguyên tắc nghiệp vụ…nhằm đảm bảo hoạt động của tổ chức được vận hành theo đúng quy định, trình tự.
Các văn bản, công văn này là căn cứ có giá trị lâu dài với mục đích giúp các cá nhân, các phòng ban chức năng trong một tổ chức tuân thủ các quy định do tổ chức đưa ra. Do vậy, nhờ công tác văn thư, hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm nhằm thực hiện tốt 10 các mục tiêu quản lý, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ hoạt động thanh tra giám sát. Thứ tư, công tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia: Việc bảo vệ bí mật Nhà nước và bí mật cơ quan có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư. Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan hữu quan.
Hiện nay, các thế lực thù địch trong, ngoài nước đang âm mưu phá hoại sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội của nhân dân ta. Do đó, chúng tìm mọi cách để moi móc các thông tin về bí mật kinh tế, chính trị, quốc phòng, khoa học công nghệ của Nhà nước. Mặc khác, với nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng ta đang chủ trương xây dựng, tất yếu nảy sinh cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế, giữa nước ta với các nước khác để tồn tại và phát triển. Trong cuộc cạnh tranh này, các đối thủ và cả các đối tác muốn giành lợi thế dĩ nhiên phải tìm mọi phương sách để nắm được các thông tin về sản xuất, kinh doanh, sáng chế phát minh… của các cơ quan, doanh nghiệp hữu quan.
Công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật cơ quan.