Chương 1 trình bày các khái niệm về thay đổi và quản trị thay đổi cũng như những vấn đề liên quan. Chương 2 tập trung phân tích về các tác động tạo nên thay đổi trong các tổ chức cũng như các lực cản trở sự thay đổi và một số kiến thức về sự vận hành của tổ chức nhằm định hướng nhằm thúc đẩy thay đổi hiệu quả hơn. Chương 3 trình bày các mô hình phổ biến trong quản lý và dẫn dắt thay đổi trong các tổ chức cũng như một số gợi ý nhằm áp dụng các mô hình này trong thực tế. Chương 4 trình bày khung hoạch định thay đổi.
Chương 5 sẽ nêu một số vấn đề cơ bản liên quan đến việc thực hiện thay đổi, bên cạnh đó chương 6 nhấn mạnh tầm quan trọng của người lãnh đạo thay đổi và các lý thuyết liên quan đến yếu tố con người trong quản lý thay đổi. Chương 7 trình bày khung lý thuyết về kiểm soát và đảm bảo thay đổi bền vững. TỔNG QUAN VỀ THAY ĐỔI VÀ QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI Đọc xong chương này người đọc có thể: - Nắm được khái niệm sự thay đổi, quản trị sự thay đổi - Hiểu được các lý do thay đổi, nhấn mạnh các thay đổi trong tổ chức - Xác định được các nhân tố tác động tới thay đổi trong tổ chức - Hiểu được sự cần thiết và ý nghĩa của quản trị thay đổi 1. Tổng quan về thay đổi Phần này nhằm mục đích giới thiệu các khái niệm về thay đổi, các đặc điểm của thay đổi, lý do của thay đổi và các loại thay đổi thường thấy trong thực tế.
Các vấn đề trên sẽ được dẫn dắt từ góc nhìn chung nhất và liên hệ tới bối cảnh của các tổ chức trong thực tế.1 Khái niệm 9 Triết gia Hy Lạp Heraclitus từng có một câu nói mà nối tiếng lưu truyền tới ngày nay. Thường thì chúng ta mới chỉ dừng lại ở một vế của câu nói, đó chính là “Không ai tắm hai lần trên một dòng sông”. Nhưng để lý giải điều này, một số người ít biết được về vế thứ hai của câu nói đó là: “…vì cả con người và dòng sông đều thay đổi”. Câu nguyên gốc: “No man ever steps in the same river twice, for it’s not the same river and he’s not the same man”.
Như vậy, thay đổi là một điều tất yếu trong cuộc sống, đối với tất cả mọi người, mọi vật và mọi việc. Để nhìn nhận “hình hài” của thay đổi, chúng ta có thể mô tả thay đổi như là sự khác biệt giữa một trạng thái cũ “status quo ante”, trước thay đổi, và một trạng thái mới “status quo post”, sau thay đổi. Tuy nhiên, thay đổi có nhiều loại khác nhau, theo nhiều tiêu chí phân loại khác nhau và vì vậy tên gọi của thay đổi cũng có thể khác nhau. Ngày nay với bối cảnh công nghệ phát triển như vũ bão, nó thay đổi nhiều mặt của cuộc sống.
Thay đổi trong môi trường tổ chức tạo nên nhiều thách thức cho lực lượng lao động tương lai. Nhận diện thay đổi là điều cần thiết để có thể dẫn dắt thay đổi thành công. Có những đặc điểm sau đây giúp chúng ta nhận diện và biết cách xử lý chúng một cách phù hợp nhất. Đặc điểm của sự thay đổi Thay đổi không tự nó sinh ra mà luôn ràng buộc trong một hệ thống có tương tác: nhìn ở góc độ triết học, bản chất mọi vật mọi việc đều luôn vận động và thay đổi.
Đặc biệt, khái niệm “thay đổi” được sử dụng trong cuốn sách này đề cập tới bản chất tích cực và định hướng tốt đẹp trong tương lai. Chính vì vậy, những thay đổi theo định nghĩa này không tự nó sinh ra mà là kết quả của các tương tác với nhiều nhân tố xung quanh mà theo Kurt Lewin, ông gọi đây là các “lực” tác động. Diễn ra trong một môi trường rộng lớn hơn là chính bản thân nó: bản chất của thay đổi là lan tỏa. Sự thay đổi bản thân nó có thể định hình nhưng hoạt động của nó và các tác động của nó dựa trên cơ chế lan tỏa.
Vì vậy, ảnh hưởng của nó ngoài ảnh hưởng trực tiếp, còn có ảnh hưởng gián tiếp, “spillover effect” khó có thể xác định giới hạn. Một hệ thống do con người thiết lập và có một loạt các lực có thể hỗ trợ thay đổi: thay đổi không tự nó sinh ra mà là do ý chí của con người. Vì vậy, thay đổi luôn đi kèm 10 với một hệ thống do con người thiết lập nên và có nhiều yếu tố tác động theo chiều hướng tích cực làm gia tăng tốc độ và phạm vi ảnh hưởng của thay đổi. Và cả những chuyển dịch tiềm ẩn, những lực này cần phải gọi tên cụ thể: ngay cả khi một sự thay đổi được thiết lập và khoanh vùng ranh giới, nó vẫn có khả năng tạo ra những dịch chuyển ngầm ở đâu đó trong hệ thống.
Những dịch chuyển này có thể là chống đối lại thay đổi hoặc ủng hộ thay đổi. Để đảm bảo sự thay đổi hướng mục tiêu, các lực này đều phải được chỉ ra và nêu tên cụ thể. Từ đó, nhà quản trị mới có thể xác định các cách thức giải quyết phù hợp. Quy trình thay đổi cần được hỗ trợ bởi một quy trình quan sát hoặc tham gia trực tiếp trong quy trình để biết được cái gì có hiệu quả, cái gì không: thay đổi là một quá trình và trong quá trình đó hoàn toàn có thể xảy ra các hướng di chuyển mới (khác) do với mục tiêu ban đầu.
Vì vậy, giám sát là điều cần thiết và giám sát hiệu quả nhất chính là tham gia vào quá trình đó. Quyết định tốt nhất được đưa ra khi nhà quản trị có nhiều thông tin nhất, cả về mặt tốt và mặt chưa tốt của quá trình ấy.2 Lý do thay đổi Động lực để thay đổi Như ở trên đã trình bày, sự thay đổi có thể đến từ nhiều nguyên nhân và chịu tác động của nhiều nhân tố khác nhau và theo chiều hướng khác nhau. Vậy cụ thể các nhân tố nào có thể tạo nên sự thay đổi trong tổ chức? Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu ở trong phần này. Động lực cho thay đổi đến từ bên ngoài: Môi trường thay đổi (bao gồm môi trường kinh tế, xã hội, tự nhiên): những yếu tố môi trường vĩ mô như kinh tế, môi trường xã hội, môi trường tự nhiên sẽ ảnh hưởng tới hoạt động của mọi tổ chức.
Có nhiều mức độ khác nhau tùy thuộc vào biến động của các yếu tố này có thể từ mức nghiêm trọng nhưng khủng hoảng tới những dịch chuyển chậm và đơn giản. Những thay đổi này có thể tạo nên cơ hội cho các tổ chức để phát triển, nhưng cũng có thể gây ra các đe dọa cho sự sống còn và phát triển của các tổ chức. Mức độ ảnh hưởng của các biến động trong môi trường này có thể khác nhau giữa các ngành và giữa các tổ chức trong cùng ngành. Tuy nhiên, đặc điểm chung là các tác động này thường nằm ngoài tầm kiểm soát của các tổ chức.
11 Tiến bộ công nghệ: công nghệ luôn có tác động tới môi trường hoạt động của tổ chức. Bước sang thế kỷ 21, công nghệ gần như đóng vai trò điều khiển trong mọi lĩnh vực. Gần đây, khái niệm “những công nghệ đột phá” (disruptive technologies) được nhắc đến nhiều hơn nhằm chỉ những công nghệ mới ra đời và tạo nên những thay đổi mang tính đột phá (nếu nhìn góc độ tiêu cực thì là hủy diệt những cái cũ). Những công nghệ này một mặt hỗ trợ con người nhằm tăng năng suất và hiệu quả lao động, giải phóng sức lao động và tăng tính nhanh chóng thuận tiện.
Mặt khác, những công nghệ này cũng đẩy con người vào thách thức nâng cao nhận thức và kỹ năng để tiếp cận và khai thác chúng. Mà những thách thức này cũng có thể dẫn đến thành công vô cùng to lớn cho một số đối tượng nhưng cũng có thể gây thiệt hại hoặc thất bại thảm hại cho đối tượng khác. Áp lực trực tiếp từ bên ngoài: điều này có thể đến từ môi trường tác nghiệp, những biến đổi vị thế trên thị trường. Những áp lực này có thể đến từ các lực lượng được kể tên trong mô hình năm lực lượng (five forces model) của Michael Porter, đó là khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm hoặc hàng hóa thay thế và đối thủ tiềm ẩn.
Các yếu tố này thể hiện tính đặc trưng cho một ngành cụ thể và phạm vi tác động là trực tiếp đối với các tổ chức trong ngành đó. Các xu hướng sau đây cũng sẽ tác động tới áp lực thay đổi trong tổ chức, bao gồm: o Hợp nhất và sáp nhập: xu hướng này được đẩy mạnh cùng với sự phát triển của công nghệ và những biến động lớn trong môi trường vĩ mô. Chẳng hạn như sau các cuộc đại khủng hoảng hoặc khi môi trường cạnh tranh khốc liệt. o Toàn cầu hoá: quá trình toàn cầu hóa dẫn đến sự hợp tác mạnh hơn và các dòng chảy vốn khắp thế giới nhanh hơn.
Nó tạo nên các sân chơi chung giữa các tổ chức, các quốc gia khác nhau với lợi thế cạnh tranh khác nhau. Vì vậy, toàn cầu hóa vừa đem lại lợi ích tích cực cho các tổ chức nhưng cũng có thể gây nên các áp lực cho các quốc gia không có lợi thế về công nghệ và tài chính, các quốc gia hay tổ chức nhỏ thường sẽ nhận được ít lợi ích hơn so với các tổ chức hoặc quốc gia lớn. Lâu dài, toàn cầu hóa dẫn đến tình trạng thôn tính và khoảng cách giàu nghèo ngày càng tăng. o Điều kiện thị trường: sự thay đổi ở vị thế của các đối tượng liên quan trên thị trường đi kèm với đó là sự thay đổi về phương thức mua bán trên thị trường,.
12 Động lực thay đổi từ bên trong: Áp lực thay đổi từ bên ngoài là tất yếu cho sự tồn tại của tổ chức. Tuy nhiên, mỗi tổ chức cũng cần đặt ra cho mình các áp lực thay đổi từ những mục tiêu tích cực của tổ chức và những bên liên quan. Có một số áp lực cơ bản đến từ bên trong của các tổ chức như sau: Sự tăng trưởng của tổ chức: tổ chức có sẵn những mục tiêu tăng trưởng nằm trong sứ mệnh ngay từ khi thành lập. Bản thân tổ chức khi vận hành đã mang trong nó nhu cầu về tăng trưởng.
Hoạt động kém hiệu quả: đây thường là áp lực mang gánh nặng cho các lãnh đạo của tổ chức. Tình huống một tổ chức hoạt động kém hiệu quả thường kéo theo là sự bất mãn của các cá nhân trong tổ chức.