Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự gia tăng mạnh mẽ của hoạt động thương mại toàn cầu, ngành dịch vụ logistics đóng vai trò là mắt xích trung tâm kết nối toàn bộ quá trình sản xuất, lưu thông và phân phối hàng hóa. Tại Việt Nam, sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), thị trường logistics mở ra nhiều cơ hội tăng trưởng nhưng đồng thời đặt các doanh nghiệp nội địa trước sức ép cạnh tranh gay gắt từ các tập đoàn nước ngoài vốn sở hữu tiềm lực tài chính và kinh nghiệm vượt trội.

Đối với lĩnh vực y tế, trang thiết bị y tế là nhóm hàng hóa đặc thù, chịu sự điều chỉnh nghiêm ngặt của hệ thống pháp luật chuyên ngành và đòi hỏi quy trình vận hành chuỗi cung ứng khắt khe về mặt thời gian, an toàn kỹ thuật và điều kiện bảo quản. Giai đoạn 2021 – 2022, sự bùng phát của đại dịch COVID-19 làm phát sinh tình trạng đứt gãy chuỗi cung ứng, tắc nghẽn cảng biển, khan hiếm phương tiện vận tải và thiếu hụt trang thiết bị y tế phục vụ công tác khám chữa bệnh. Thực trạng này đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp logistics chuyên ngành trong việc hoàn thiện quy trình và nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ. Xuất phát từ bối cảnh đó, tác giả Thái Ni Na thực hiện đề tài "Phát triển dịch vụ logistics thiết bị y tế tại Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam".

Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể như sau:

  1. Mục tiêu chung: Thông qua phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh để đề xuất các định hướng và giải pháp nhằm phát triển dịch vụ logistics thiết bị y tế tại Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam.
  2. Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:
    • Phân tích thực trạng hoạt động cung cấp dịch vụ logistics thiết bị y tế của Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam giai đoạn 2021 – 2022; đánh giá các kết quả đạt được và chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân còn tồn tại.
    • Xây dựng hệ thống giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện và phát triển dịch vụ logistics thiết bị y tế của công ty trong giai đoạn tiếp theo.

Khóa luận giải quyết 4 câu hỏi nghiên cứu:

  1. Dịch vụ logistics là gì?
  2. Phát triển dịch vụ logistics thiết bị y tế như thế nào?
  3. Tại Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam, dịch vụ logistics thiết bị y tế còn những tồn tại gì?
  4. Các giải pháp để phát triển dịch vụ logistics thiết bị y tế tại Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam là gì?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động cung ứng dịch vụ logistics thiết bị y tế tại Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam (trụ sở tại Hà Nội và chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu thực tế giai đoạn 2021 – 2022; thời gian hoàn thành nghiên cứu từ tháng 08/2023 đến tháng 12/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên các lý thuyết học thuật kinh điển về quản trị logistics và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành quản lý trang thiết bị y tế:

  • Khung lý thuyết về dịch vụ logistics: Tiếp cận khái niệm logistics từ các tổ chức và học giả như Hội đồng Quản lý Logistics (CLM), định nghĩa của Liên Hợp Quốc (2002), quan điểm "5 đúng" (5 Rights: Đúng sản phẩm, đúng vị trí, đúng thời điểm, đúng điều kiện, đúng chi phí), và giáo trình của TS. Đoàn Thị Hồng Vân. Nghiên cứu phân loại dịch vụ logistics theo hình thức phân công lao động từ 1PL đến 5PL và theo chu kỳ vận động vật chất gồm logistics đầu vào (Inbound), logistics đầu ra (Outbound), logistics ngược (Reverse logistics) và logistics nội bộ (Intralogistics).
  • Khái niệm và quy định pháp lý về thiết bị y tế: Căn cứ theo Nghị định số 98/2021/NĐ-CP và Nghị định số 07/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 98/2021/NĐ-CP; Thông tư 30 và Thông tư 14 của Bộ Y tế. Trang thiết bị y tế được phân loại rủi ro thành 2 nhóm và 4 loại:
    • Nhóm 1: Loại A (mức độ rủi ro thấp).
    • Nhóm 2: Loại B (rủi ro trung bình thấp), Loại C (rủi ro trung bình cao), Loại D (rủi ro cao).
    • Quy định hồ sơ nhập khẩu: Loại A, B yêu cầu số công bố tiêu chuẩn áp dụng; Loại C, D yêu cầu Giấy phép nhập khẩu (GPNK) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký lưu hành (ĐKLH).
  • Hệ thống tiêu chí đánh giá phát triển dịch vụ logistics: Đánh giá thông qua 4 nhóm chỉ tiêu định lượng và định tính gồm: Tốc độ tăng trưởng doanh thu; Tỷ trọng doanh thu dịch vụ logistics trong tổng doanh thu; Tốc độ tăng trưởng khách hàng; và Chất lượng dịch vụ (thời gian giao hàng, tỷ lệ sai sót chứng từ, tỷ lệ giải quyết khiếu nại).
  • Phương pháp thu thập dữ liệu:
    • Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021 – 2022, hồ sơ dữ liệu nội bộ từ Phòng Kế toán, Phòng Chứng từ và Phòng Agent – Pricing của ASC Trans.
    • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập qua quan sát thực tiễn tại các bộ phận nghiệp vụ trong công ty.
  • Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu:
    • Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh (tuyệt đối và tương đối) để đánh giá biến động doanh thu, chi phí, cơ cấu dịch vụ và khối lượng xử lý hồ sơ.
    • Phương pháp phân tích tư duy logic kết hợp công cụ quản trị: Khung phân tích 5W-1H và Sơ đồ xương cá (Ishikawa diagram) nhằm bóc tách nguyên nhân gốc rễ dẫn đến lỗi sai trong nghiệp vụ hải quan.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về dịch vụ logistics thiết bị y tế

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận tổng quan về logistics và đặc thù quản trị logistics trong ngành y tế. Tác giả chỉ ra vai trò của logistics như một công cụ tối ưu hóa chi phí vận hành (chiếm từ 10% đến 15% GDP ở các quốc gia phát triển theo nghiên cứu của Rushton Oxley & Croucher, 2000; tại Việt Nam chiếm khoảng 18% GDP năm 2022 theo World Bank).

Logistics y tế được xác định là mắt xích trọng yếu nhằm bảo đảm sự liên tục của nguồn cung cấp vật tư cứu chữa người bệnh. Thiết bị y tế có tính chất nhạy cảm, giá trị cao và chịu sự điều chỉnh pháp lý chặt chẽ. Tác giả tổng hợp xu hướng chuyển dịch của ngành logistics toàn cầu gồm 3 động lực chính: (1) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và nhận dạng tần số sóng vô tuyến (RFID); (2) Chuyển dịch từ phương pháp quản lý đẩy (Push) sang quản lý kéo (Pull); (3) Gia tăng tỷ lệ thuê ngoài logistics qua các nhà cung cấp chuyên nghiệp (3PL, 4PL). Đồng thời, dữ liệu từ Vietnam Report được dẫn chiếu cho thấy tổng chi tiêu y tế tại Việt Nam dự kiến đạt 23,3 tỷ USD vào năm 2025, trong đó chi tiêu cho thiết bị y tế chiếm khoảng 10%, tạo dư địa tăng trưởng đáng kể cho các dịch vụ logistics chuyên ngành.

Chương 2: Hoạt động dịch vụ logistics thiết bị y tế tại Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam

Chương 2 tập trung phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam (thành lập ngày 20/11/2018, quy mô nhân sự 56 người tại thời điểm khảo sát). ASC Trans tập trung vào 3 mảng dịch vụ chính: Giao nhận vận tải, Khai báo hải quan và Dịch vụ xin giấy phép chuyên ngành Bộ Y tế.

                    CƠ CẤU DOANH THU ASC TRANS GIAI ĐOẠN 2021 - 2022

Về kết quả tổng thể, doanh thu thuần năm 2022 tăng 8.185.252.136 VNĐ (tương ứng tăng 14,85% so với năm 2021). Doanh thu mảng giao nhận và vận tải chiếm tỷ trọng cao nhất (>50%), được thực hiện thông qua mạng lưới hơn 280 đại lý đối tác tại hơn 50 quốc gia và vị thế thành viên của JCTrans Logistics Network.

               SỐ LƯỢNG LÔ HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU VÀ HỒ SƠ PHÁP LÝ (2021 - 2022)

Thời gian trung bình thực hiện chuỗi dịch vụ giao nhận vận tải kéo dài từ 13 đến 21 ngày tùy theo phương thức vận tải (đàm phán/check giá: 5 ngày; đặt chỗ hãng tàu/bay: 1 ngày; pick-up hàng tại nước ngoài: 3 ngày; vận chuyển quốc tế: 2 – 10 ngày; làm thủ tục hải quan: 1 ngày; nhận và giao hàng: 1 ngày).

Tuy nhiên, nghiên cứu phát hiện tỷ lệ sai sót trong khâu khai báo hải quan qua hệ thống ECUS/VNACCS ở mức cao và có xu hướng tăng:

                  THỐNG KÊ LỖI SAI NGHIỆP VỤ HẢI QUAN (2021 - 2022)

Thông qua phân tích 5W-1H và sơ đồ xương cá, tác giả xác định các nguyên nhân cốt lõi gây ra lỗi sai:

  • Về nhân sự: Phòng Chứng từ chỉ có 6 nhân sự (5 chính thức, 1 thực tập sinh), trung bình một nhân viên phải quản trị hồ sơ cho hơn 100 khách hàng/tháng dẫn đến quá tải; nhân sự trẻ, tỷ lệ luân chuyển cao, việc đào tạo nội bộ chủ yếu truyền nghề thủ công, thiếu quy trình chuẩn.
  • Về thao tác kỹ thuật: Nhân viên sao chép thông tin từ tờ khai cũ nhưng không rà soát; sao chép số vận đơn dính ký tự đặc biệt hoặc dấu cách; truyền tờ khai trước khi hàng đến dẫn đến sai lệch thông tin khi hãng vận chuyển thay đổi lịch trình.
  • Về chuyên môn chính sách: Chưa phân biệt rõ các mã miễn/giảm thuế (nhầm lẫn giữa mã văn bản VB145 với VB215, VB901; nhầm lẫn giữa thuế GTGT 8% và 10%); áp mã HS tùy tiện đối với các mặt hàng không có tên đích danh trong Biểu thuế xuất nhập khẩu.
  • Về hạ tầng: Công ty chưa sở hữu đội xe vận tải chuyên dụng (xe đông lạnh, phương tiện có thiết bị chống va đập phục vụ hàng y tế), hoàn toàn phụ thuộc vào việc thuê ngoài từ các đơn vị vận tải nội địa tại Hải Phòng và Cát Lái.

Chương 3: Phát triển dịch vụ logistics thiết bị y tế tại Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam

Dựa trên các hạn chế đã chỉ ra, Chương 3 đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện dịch vụ:

  1. Xây dựng chiến lược phát triển và tái cấu trúc bộ máy: Thành lập Phòng Marketing – Truyền thông chuyên biệt tách rời khỏi Phòng Kinh doanh nhằm quản trị thương hiệu, hoàn thiện website (thutucyte.vn), xây dựng kênh Digital Marketing và thúc đẩy truyền thông nội bộ kết nối các bộ phận.
  2. Chuẩn hóa quy trình và nâng cao năng lực chuyên môn:
    • Ban hành quy trình đào tạo chuẩn hóa cho nhân viên chứng từ mới, xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn tra cứu mã HS Code và biểu thuế GTGT chuyên ngành y tế.
    • Áp dụng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPI) gắn liền với chính sách khen thưởng nhằm giảm thiểu tỷ lệ lỗi sai trên tờ khai hải quan.
  3. Đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật: Lập kế hoạch từng bước đầu tư phương tiện vận tải chuyên dụng phục vụ vận chuyển hàng thiết bị y tế nhạy cảm nhiệt độ nhằm giảm thiểu rủi ro và giảm chi phí thuê ngoài.
  4. Phát triển dịch vụ khách hàng: Phân loại khách hàng theo giá trị mang lại; xây dựng chính sách chăm sóc riêng biệt cho tệp khách hàng thân thiết và mở rộng chương trình tiếp cận khách hàng mới thông qua tư vấn chuyên sâu về giấy phép y tế.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực nghiệm và số liệu chứng minh:
    • Doanh thu công ty duy trì đà tăng trưởng: từ 55,105 tỷ VNĐ (2021) lên 63,290 tỷ VNĐ (2022), tăng 14,85%.
    • Cơ cấu doanh thu khẳng định thế mạnh cốt lõi ở mảng Giao nhận vận tải (32,603 tỷ VNĐ, chiếm 51,91% năm 2022), tiếp đến là Khai báo hải quan (20,920 tỷ VNĐ, chiếm 33,05%) và Xin giấy phép Bộ Y tế (9,767 tỷ VNĐ, chiếm 15,43%).
    • Tổng số lô hàng xử lý thành công tăng từ 1.871 lô (2021) lên 2.412 lô (2022), trong đó phương thức Air cargo chiếm ưu thế tuyệt đối (1.325 lô năm 2022, chiếm 54,93% tổng sản lượng).
    • Tác giả lượng hóa được thực trạng sai sót nghiệp vụ hải quan với 879 lỗi/4.245 tờ khai năm 2022 (chiếm 20,71%), trong đó lỗi sai HS Code (39,93%) và sai thuế GTGT (24,46%) chiếm tỷ trọng chi phối.
  • Giải pháp đề xuất:
    • Đề xuất mô hình tái cơ cấu tổ chức thông qua việc thành lập Phòng Marketing – Truyền thông độc lập.
    • Thiết kế quy trình đào tạo và kiểm soát chất lượng chứng từ, kết hợp áp dụng chỉ số KPI và chính sách thưởng phạt phân minh.
    • Định hướng lộ trình tự chủ năng lực vận tải đối với hàng hóa y tế chuyên biệt.
  • Đóng góp của khóa luận:
    • Cung cấp bức tranh thực tế về quy trình vận hành chuỗi cung ứng hàng thiết bị y tế tại một doanh nghiệp 3PL quy mô vừa ở Việt Nam.
    • Phân loại và hệ thống hóa chi tiết các rủi ro pháp lý và sai sót kỹ thuật thường gặp khi thực hiện thủ tục hải quan đối với danh mục hàng y tế theo Nghị định 98/2021/NĐ-CP và Nghị định 07/2023/NĐ-CP.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài:
    • Dữ liệu khảo sát chuyên sâu chỉ giới hạn trong giai đoạn 2021 – 2022 tại một đơn vị duy nhất là Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam, chưa tiến hành đối sánh số liệu với các đối thủ cạnh tranh cùng ngành trên thị trường.
    • Các giải pháp nâng cao năng lực cơ sở vật chất (mua sắm phương tiện vận tải) mới dừng lại ở mức định hướng đề xuất, chưa xây dựng mô hình phân tích tài chính chi tiết về thời gian hoàn vốn và điểm hòa vốn.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo:
    • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang phân tích chuỗi cung ứng lạnh (Cold Chain) chuyên sâu phục vụ sinh phẩm và thiết bị chẩn đoán in vitro.
    • Ứng dụng các mô hình định lượng đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng (SERVQUAL, CSIR) đối với dịch vụ logistics y tế khi hệ thống văn bản pháp lý mới tiếp tục được cập nhật sau năm 2024.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng:
    • Sinh viên, học viên chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại, Thương mại quốc tế cần tài liệu nghiên cứu thực tế về logistics ngành hàng đặc thù.
    • Các chuyên viên chứng từ, nhân viên giao nhận hiện trường (Ops) tại các công ty logistics thực hiện nghiệp vụ thông quan hàng hóa y tế, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng.
    • Cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ đang tìm kiếm giải pháp kiểm soát lỗi sai chứng từ và tối ưu hóa bộ máy vận hành.
  • Phần nội dung có giá trị tham khảo cao nhất:
    • Bảng tổng hợp nguyên nhân sai sót mã HS, thuế GTGT, mã văn bản chính sách chuyên ngành y tế và bảng thời gian trung bình thực hiện dịch vụ giao nhận vận tải tại Chương 2.
    • Quy trình khai báo hải quan điện tử qua hệ thống ECUS/VNACCS cho trang thiết bị y tế phân loại A, B, C, D.

Câu hỏi thường gặp

1. ASC Trans cung cấp những nhóm dịch vụ logistics thiết bị y tế cụ thể nào?
Công ty cung cấp 3 nhóm dịch vụ chính: (1) Dịch vụ giao nhận và vận tải đa phương thức quốc tế - nội địa (Air, Sea FCL/LCL, Trucking); (2) Dịch vụ khai báo hải quan điện tử và tư vấn chính sách thuế/HS Code; (3) Dịch vụ pháp lý chuyên ngành Bộ Y tế (phân loại thiết bị, công bố tiêu chuẩn áp dụng loại A/B, xin giấy phép nhập khẩu và đăng ký lưu hành loại C/D, tư vấn thầu theo Thông tư 14).

2. Cơ cấu doanh thu và phương thức vận tải chủ đạo tại ASC Trans giai đoạn 2021 – 2022 là gì?
Dịch vụ giao nhận vận tải đóng góp doanh thu lớn nhất (năm 2021 đạt 28,056 tỷ VNĐ - 50,91%; năm 2022 đạt 32,603 tỷ VNĐ - 51,91%). Về phương thức vận chuyển, hàng không (Air cargo) chiếm tỷ trọng cao nhất với 1.059 lô (năm 2021) và 1.325 lô (năm 2022), chiếm gần 55% tổng số lô hàng do đặc thù thiết bị y tế đòi hỏi tiến độ giao hàng khẩn cấp.

3. Tỷ lệ tờ khai hải quan bị lỗi tại ASC Trans là bao nhiêu và lỗi nào chiếm tỷ lệ cao nhất?
Tỷ lệ lỗi trên tổng số tờ khai là 16,51% (năm 2021) và tăng lên 20,71% (năm 2022). Lỗi chiếm tỷ trọng cao nhất là Áp sai mã HS Code (chiếm 39,93% tổng số lỗi năm 2022 với 351 vụ), tiếp theo là Sai thuế suất GTGT (chiếm 24,46% với 215 vụ) và Sai thông tin mô tả/xuất xứ hàng hóa (chiếm 20,25% với 178 vụ).

4. Tại sao số lượng hồ sơ Đăng ký lưu hành và Giấy phép nhập khẩu được xử lý lại thấp hơn rất nhiều so với hồ sơ Công bố tiêu chuẩn áp dụng?
Trong năm 2022, công ty xử lý 761 hồ sơ Công bố nhưng chỉ thực hiện 5 hồ sơ Đăng ký lưu hành và 21 Giấy phép nhập khẩu. Lý do là thời gian xử lý hồ sơ công bố ngắn (15 – 20 ngày) và có hiệu lực vô thời hạn; trong khi hồ sơ đăng ký lưu hành và cấp phép nhập khẩu có quy trình thẩm định phức tạp kéo dài tới 1 năm, đồng thời thời hạn hiệu lực của giấy phép lưu hành kéo dài tới 5 năm nên tần suất đăng ký mới của doanh nghiệp thấp hơn.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Thái Ni Na đã phản ánh toàn diện thực trạng cung ứng dịch vụ logistics thiết bị y tế tại Công ty Cổ phần ASC Trans Việt Nam giai đoạn 2021 – 2022. Thông qua các dữ liệu tài chính và nghiệp vụ thực tế, nghiên cứu đã chứng minh sự tăng trưởng về quy mô doanh thu, đồng thời bóc tách rõ nét những điểm nghẽn về nhân sự, cơ sở vật chất và tỷ lệ sai sót trong khai báo hải quan chuyên ngành. Hệ thống giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ từ tái cấu trúc tổ chức, chuẩn hóa quy trình đào tạo đến đầu tư phương tiện vận tải, tạo cơ sở thực tiễn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong phân khúc logistics y tế.