Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Nghiên cứu được thực hiện trong bối cảnh môi trường kinh doanh toàn cầu đối mặt với trạng thái "VUCA" (Biến động - Volatility, Không chắc chắn - Uncertainty, Phức tạp - Complexity, Mơ hồ - Ambiguity), đặc biệt là cú sốc từ đại dịch Covid-19 khiến tăng trưởng kinh tế thế giới năm 2020 giảm từ 5% đến 7% so với mức trung bình các năm trước. Tại Việt Nam, dệt may là ngành xuất khẩu chủ lực, đứng trong top 5 quốc gia xuất khẩu dệt may hàng đầu thế giới và đóng góp tỷ trọng lớn vào GDP cũng như giải quyết việc làm. Tuy nhiên, sự đứt gãy chuỗi cung ứng đã làm đảo lộn kế hoạch sản xuất - kinh doanh của toàn ngành.
Công ty Cổ phần Dệt May Huế (Huegatex) là đơn vị có hơn 33 năm hình thành và phát triển, đóng vai trò hạt nhân dệt may tại Thừa Thiên Huế. Doanh nghiệp vừa sản xuất dưới nhãn hiệu riêng, vừa gia công xuất khẩu theo hợp đồng. Trong giai đoạn biến động, công ty phải đối mặt với tình trạng đơn hàng sụt giảm, nguy cơ chậm trễ tiến độ dẫn đến phạt vi phạm hợp đồng hoặc mất đối tác thương mại quốc tế. Do đó, việc nghiên cứu kiểm soát rủi ro quy trình xử lý đơn hàng tại Phòng Thị trường May 1 trở thành yêu cầu cấp thiết để bảo toàn uy tín và duy trì hiệu quả vận hành.
Mục tiêu chung của đề tài là khảo sát hệ thống quản lý đơn hàng tại Phòng Thị trường May 1 - Công ty Cổ phần Dệt May Huế, từ đó nhận diện các rủi ro phát sinh và đề xuất giải pháp hạn chế tổn thất. Cụ thể, tác giả xác định ba nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến rủi ro trong quản lý đơn hàng ngành may mặc.
- Phân tích thực trạng các dạng rủi ro và tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ trong quá trình quản lý đơn hàng tại Phòng Thị trường May 1 – Công ty Cổ phần Dệt May Huế.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hạn chế, giảm thiểu rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng tại đơn vị nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu là các vấn đề liên quan đến rủi ro và quản trị rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng. Khách thể nghiên cứu là cán bộ, nhân viên thuộc Phòng Thị trường May 1. Phạm vi không gian đặt tại Phòng Thị trường May 1, Công ty Cổ phần Dệt May Huế (122 Dương Thiệu Tước, phường Thủy Dương, thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế). Phạm vi thời gian thu thập số liệu thứ cấp kéo dài 3 năm (2018–2020); nghiên cứu thực nghiệm và khảo sát sơ cấp được triển khai từ ngày 11/10/2021 đến ngày 11/01/2022.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận thiết lập nền tảng lý luận thông qua việc đối chiếu hai trường phái tiếp cận rủi ro:
- Quan điểm truyền thống xem rủi ro là sự tổn thất, bất trắc bất lợi ngoài ý muốn không thể tính toán (Nguyễn Hữu Thân, 1991; Từ điển Tiếng Việt, 1995; Nguyễn Ánh Dương, 2013).
- Quan điểm hiện đại xem rủi ro gắn liền với khái niệm biến cố và xác suất, phản ánh tác động của sự không chắc chắn lên mục tiêu bao gồm cả nguy cơ lẫn cơ hội (tiêu chuẩn ISO 73:2009; Terje Aven, 2012; William & Micheal Smith, 1995; Nassim Nicholas Taleb, 2007).
Tác giả phân loại rủi ro theo kết quả (thuần túy / đầu cơ), khả năng phân tán, phạm vi ảnh hưởng (rủi ro hệ thống / rủi ro đặc trưng) và nguồn gốc phát sinh gồm 8 nhóm: tự nhiên, văn hóa - xã hội, chính trị, pháp lý, kinh tế, công nghệ, hoạt động doanh nghiệp và nhận thức con người (Đoàn Thị Hồng Vân, 2002). Về chi phí rủi ro, nghiên cứu xác định 4 cấu phần: chi phí tổn thất ước tính, chi phí kiểm soát rủi ro, chi phí tài trợ tổn thất và chi phí hành chính quản trị rủi ro. Khung lý thuyết quản lý đơn hàng may mặc nhấn mạnh hai đặc thù cốt lõi: tính thích nghi - thay đổi theo thị hiếu/mùa vụ thời trang và tính phụ thuộc vào chỉ định nguyên phụ liệu của khách hàng quốc tế.
Về phương pháp luận thực nghiệm, tác giả ứng dụng mô hình diễn giải cấu trúc (Interpretive Structural Modelling – ISM) của Warfield (1973), kế thừa quy trình nghiên cứu chuỗi cung ứng ngành dệt may của Chowdhury (2019) và nghiên cứu thực thi Lean của Tôn Nguyễn Trọng Hiền (2020). Mô hình ISM chuyển đổi các mối quan hệ rủi ro đa chiều, phức tạp thành cấu trúc phân tầng rõ ràng thông qua 7 bước:
| Bước thực hiện |
Nội dung kỹ thuật |
| Bước 1: Nhận diện yếu tố |
Xác định danh mục rủi ro qua tài liệu và phỏng vấn chuyên gia. |
| Bước 2: Thiết lập ma trận SSIM |
Xác định quan hệ giữa cặp yếu tố $i$ và $j$ theo 4 ký hiệu: V ($i$ tác động $j$), A ($j$ tác động $i$), X (tác động qua lại), O (không liên quan). |
| Bước 3: Lập ma trận tiếp cận ban đầu |
Mã hóa SSIM sang hệ nhị phân ($0, 1$) theo các quy tắc chuyển đổi tiêu chuẩn. |
| Bước 4: Lập ma trận tiếp cận cuối cùng |
Kiểm tra tính bắc cầu: nếu $i \rightarrow j$ và $j \rightarrow k$ thì gán quan hệ $i \rightarrow k$ bằng giá trị $1$. |
| Bước 5: Phân cấp yếu tố |
Phân loại tập quan hệ hàng, tập quan hệ cột và tìm giao điểm để xếp bậc (level partition). |
| Bước 6: Xây dựng sơ đồ ISM |
Thiết lập đồ hình mạng phân tầng nguyên nhân - hệ quả của các rủi ro. |
| Bước 7: Phân nhóm MICMAC |
Tính toán lũy lực dẫn dắt (DrP) và mức độ phụ thuộc (DP) để chia thành 4 nhóm: tự quản, phụ thuộc, liên kết, độc lập. |
Phương pháp thu thập dữ liệu gồm hai nguồn:
- Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính kiểm toán giai đoạn 2018–2020, hồ sơ nhân sự, tài liệu quy trình tác nghiệp nội bộ Huegatex, cổng thông tin
huegatex.vn và kho luận văn thư viện số Đại học Kinh tế Huế.
- Dữ liệu sơ cấp: Nghiên cứu định tính qua phỏng vấn sâu Trưởng phòng, Phó phòng, Trưởng nhóm và 7 chuyên viên quản lý đơn hàng. Nghiên cứu định lượng sử dụng bảng hỏi trực tuyến theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện phi xác suất với quy mô $n = 50$ nhân viên thuộc Phòng Thị trường May 1 và Phòng Thị trường May 2. Dữ liệu khảo sát được làm sạch và xử lý trên phần mềm Microsoft Excel 2010.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Một số vấn đề về lý luận và thực tiễn liên quan đến rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng
Chương này tổng kết cơ sở lý luận về bản chất, đặc trưng, phân loại rủi ro và quy trình quản trị rủi ro 6 bước (thiết lập bối cảnh, nhận diện, phân tích, đánh giá, giảm thiểu, giám sát). Tác giả phân tích các mô hình tổ chức bộ phận đơn hàng (trực tuyến, theo chức năng, theo sản phẩm, theo địa lý) và vai trò cầu nối của chuyên viên đơn hàng (Merchandiser) giữa khách hàng, nhà cung ứng nguyên phụ liệu và nhà máy sản xuất.
Phần thực tiễn phân tích các sự cố nhãn tiền tại hai doanh nghiệp dệt may miền Trung:
- Tại Công ty Scavi Huế (2016): Sự cố lỗi vải mã YPBLA3 của khách hàng HBI; sự cố hỏng bán thành phẩm khi cắt mã hàng GSS-ST03 (1.500 sản phẩm); sự cố đóng gói sai quy cách bao bì do công nhân đặt ngược bao J-Board vào túi Vinyl trên 3 đơn hàng (X106531, X107014, X107012) với tổng số lượng 84.165 sản phẩm, buộc doanh nghiệp chịu toàn bộ chi phí vận chuyển phụ liệu thay thế và tiền công đóng gói lại.
- Tại Công ty Cổ phần Dệt May Huế (2018): Tháng 04/2018, đơn hàng SU25575 (29.045 chiếc, 9 style) chậm xuất xưởng, phát sinh chi phí tăng ca sửa lỗi và lưu container rỗng thiệt hại 25 triệu đồng; tháng 08/2018, đơn hàng PO#11295361-11295362 mã JG73A205R (4.422 chiếc) bị lỗi vải nhưng do sai sót thông tin vẫn bốc xếp lên tàu, dẫn đến việc công ty phải bồi thường 20% giá trị đơn hàng; tháng 11/2018, PO#SU26556-557-658 (5.756 chiếc) bị dời tàu xuất khẩu sang chuyến sau, chịu phí lưu bãi container 2 triệu đồng.
Chương 2: Nhận dạng và phân tích rủi ro trong quy trình quản lý đơn hàng của nhân viên tại phòng Thị trường May 1 – Công ty Cổ phần Dệt May Huế
Chương 2 mô tả khái quát về Huegatex (doanh thu hàng năm xấp xỉ 1.800 tỷ đồng, tỷ lệ xuất khẩu trên 70%, 4 ngành cốt lõi gồm sợi, dệt - nhuộm, may, cơ điện; đạt các chứng nhận ISO 9001:2015, SA-8000, WRAP, C-TPAT). Tỷ trọng đơn hàng phương thức FOB chiếm 40%. Cơ cấu tổ chức Phòng Thị trường May 1 được cấu thành bởi Trưởng phòng (phụ trách Marketing - Kế hoạch), Phó phòng (phụ trách Đơn hàng), nhóm Chuyên viên Marketing và nhóm Chuyên viên Đơn hàng.
Quy trình quản lý đơn hàng nội bộ được văn bản hóa thành 3 bước tác nghiệp chính:
- Tiếp nhận tài liệu và kiểm tra đơn hàng: Tiếp nhận xác nhận đơn hàng (BC), tài liệu kỹ thuật (PDM), mẫu thiết kế CAD, bảng tính giá thành; đối chiếu purchase order (PO) với BC; cập nhật dữ liệu vào phân hệ bán hàng của phần mềm ERP Bravo.
- Chuẩn bị nguyên phụ liệu: Gửi Phòng Quản lý chất lượng ban hành định mức nguyên liệu trong vòng 02 ngày; phát hành phiếu giao nhiệm vụ sản xuất trong vòng 07 ngày (vải nội địa) hoặc 03 ngày (vải nhập khẩu). Đối với phụ liệu, phân loại phụ liệu nhập khẩu và trong nước; kiểm tra bảng vị trí phụ liệu (Trims & trims placement); yêu cầu nhà cung cấp gửi hóa đơn sơ khởi (PI) trong 7 ngày; gửi 0,5 yard vải kiểm định mẫu nhãn heatseal; mở L/C hoặc lập ủy nhiệm chi qua Phòng Tài chính - Kế toán.
- Theo dõi thực hiện đơn hàng: Kiểm tra mẫu dệt nhuộm (knit down, labdip, fabric test, shade band); rà soát năng lực chuyền may tại cuộc họp giao ban đầu tuần; lập lịch kiểm hàng cuối cùng (Final audit) định kỳ 1 lần/tuần; theo dõi sát tiến độ hoàn thành đơn hàng.
Dựa trên kết quả khảo sát và phân tích định tính, tác giả nhận dạng các nhóm rủi ro phát sinh dọc theo 6 giai đoạn tác nghiệp:
- Rủi ro giao dịch và ký kết: Sai sót điều khoản hợp đồng, chào giá nhầm do tính toán sai định mức.
- Rủi ro xây dựng kế hoạch sản xuất: Lập kế hoạch chuyền thiếu khả thi, không cân đối kịp công suất giữa 3 nhà máy may.
- Rủi ro cung ứng nguyên phụ liệu: Nhà cung ứng giao vải trễ hạn, vải lỗi ánh màu (shade band), phụ liệu sai thông số kỹ thuật.
- Rủi ro điều độ sản xuất: Phát sinh lỗi may hàng loạt trên chuyền ráp nối, năng suất lao động không đạt định mức kế hoạch.
- Rủi ro xuất hàng: Chậm kiểm hàng Final, thủ tục hải quan ách tắc, phát sinh chi phí lưu container rỗng hoặc lỡ chuyến tàu (rớt tàu).
- Rủi ro thanh toán: Tranh chấp chứng từ L/C, khách hàng khiếu nại chất lượng để phạt tiền hoặc chậm thanh toán.
Mô hình cấu trúc ISM phân loại các yếu tố nguyên nhân rủi ro thành các tầng bậc logic; phương pháp MICMAC xác định rõ các yếu tố có năng lực dẫn dắt (DrP) cao đóng vai trò căn nguyên cần ưu tiên kiểm soát triệt để.
Chương 3: Định hướng và giải pháp hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý đơn hàng tại phòng Thị trường May 1 – Công ty Cổ phần Dệt May Huế
Chương này đề xuất các nhóm giải pháp khắc phục bám sát thực trạng:
- Tăng cường kiểm soát dữ liệu đầu vào trên hệ thống Bravo, thiết lập cơ chế kiểm tra chéo (cross-check) bắt buộc giữa chuyên viên Marketing và chuyên viên Đơn hàng đối với các thông số PO và PI.
- Hoàn thiện quy chế quản lý nhà cung cấp nguyên phụ liệu; quy định chặt chẽ thời hạn phản hồi PI, thời gian gửi mẫu labdip và ràng buộc điều khoản phạt chậm giao hàng trong hợp đồng mua bán vật tư.
- Chuẩn hóa quy trình kiểm thử trước sản xuất: nghiêm ngặt kiểm tra độ co giãn, độ bền màu của vải dệt nhuộm và kiểm tra 100% mẫu test nhãn heatseal trước khi đưa vào chuyền may đại trà.
- Nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng ngoại ngữ thương mại cho đội ngũ Merchandiser; đào tạo nghiệp vụ quản trị rủi ro định kỳ cho cấp quản lý chuyền may.
Kết quả và đóng góp
Nghiên cứu làm sáng tỏ bức tranh hoạt động và rủi ro vận hành tại Công ty Cổ phần Dệt May Huế thông qua việc tổng hợp dữ liệu thực tế giai đoạn 2018–2020:
| Chỉ tiêu phân tích |
Năm 2018 |
Năm 2019 |
Năm 2020 |
So sánh 2019/2018 |
So sánh 2020/2019 |
| Tổng số lao động (người) |
5.186 |
5.364 |
4.926 |
+178 (+3,43%) |
-438 (-8,17%) |
| - Lao động nữ (người) |
3.557 |
3.717 |
- |
+160 (+4,50%) |
- |
| - Tỷ lệ lao động nữ (%) |
68,59 |
69,30 |
- |
+0,71% |
- |
| - Lao động nam (người) |
1.629 |
1.647 |
- |
+18 (+1,10%) |
- |
| - Trình độ đại học (người / %) |
235 (4,53%) |
241 (4,49%) |
286 (4,67%) |
+6 (+2,55%) |
+45 (+18,67%) |
| - Lao động trực tiếp (người / %) |
4.744 (91,48%) |
4.909 (91,52%) |
4.554 (90,98%) |
+165 (+3,48%) |
-355 (-7,23%) |
| Kết quả kinh doanh (1.000 VNĐ) |
|
|
|
|
|
| - Doanh thu thuần |
1.798.245.102 |
1.802.115.340 |
1.339.000.000 |
+3.870.238 |
-463.115.340 |
| - Lợi nhuận trước thuế |
36.239.000 |
- |
109.000.000 |
- |
- |
| - Kim ngạch xuất khẩu (triệu USD) |
- |
- |
gần 75 |
- |
- |
| - Lãi cơ bản trên cổ phiếu (EPS) |
0,002946 |
0,001517 |
0,008000 |
-0,001429 |
+0,006483 |
Về mặt đóng góp học thuật và ứng dụng:
- Chuẩn hóa tài liệu hóa quy trình tác nghiệp của bộ phận quản lý đơn hàng dệt may theo chuỗi khép kín: tiếp nhận BC/PO $\rightarrow$ tính định mức vật tư $\rightarrow$ nhập liệu phần mềm Bravo $\rightarrow$ theo dõi cấp phát nguyên phụ liệu $\rightarrow$ kiểm soát chuyền may $\rightarrow$ nghiệm thu AQL/Final audit $\rightarrow$ xuất hàng FOB.
- Ứng dụng thành công mô hình định tính - định lượng kết hợp ISM để bóc tách mối liên hệ nhân quả giữa các rủi ro đơn hàng, chứng minh các rủi ro ở khâu chuẩn bị thông tin kỹ thuật ban đầu và kiểm soát năng lực nhà cung ứng có sức ảnh hưởng chi phối toàn bộ tiến độ giao hàng và chi phí bồi thường sau này.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận tự nhìn nhận các hạn chế chính:
- Kích thước mẫu khảo sát định lượng còn khiêm tốn ($n = 50$), áp dụng kỹ thuật chọn mẫu thuận tiện phi xác suất do thời gian nghiên cứu giới hạn và điều kiện giãn cách bởi dịch bệnh Covid-19, do đó tính đại diện chưa bao phủ toàn diện cho mọi bộ phận sản xuất.
- Đánh giá tương tác trong ma trận ISM còn phụ thuộc một phần vào ý kiến chủ quan của nhóm chuyên gia và nhân sự nội bộ được phỏng vấn sâu.
- Phạm vi nghiên cứu mới khu biệt tại Phòng Thị trường May 1 (chịu trách nhiệm cho 3 nhà máy may), chưa mở rộng khảo sát chuyên sâu tại Phòng Thị trường May 2 (phụ trách Nhà máy may 4 tại Quảng Bình) cũng như các nhà máy dệt sợi liên kết.
Hướng mở rộng nghiên cứu: Cần kết hợp thêm các công cụ định lượng nâng cao như mô hình cấu trúc tuyến tính SEM hoặc các thuật toán thống kê suy luận để kiểm định định lượng mức độ tác động của từng rủi ro trên quy mô mẫu lớn hơn trong ngành dệt may xuất khẩu.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh doanh quốc tế, Quản lý chuỗi cung ứng và Quản trị tác nghiệp dệt may: Cung cấp bức tranh thực tế về công việc của một Merchandiser, từ quy cách đọc hiểu tài liệu PDM, lập bảng Trims & trims placement đến cách thức giải quyết bất đồng bộ về số liệu đơn hàng.
- Doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc xuất khẩu: Cung cấp quy trình kiểm soát rủi ro chi tiết kèm các mốc thời gian tiêu chuẩn (02 ngày tính định mức, 07 ngày phản hồi PI, 03-07 ngày phát hành lệnh sản xuất).
- Các nhà nghiên cứu về quản trị rủi ro vận hành: Có thể kế thừa khung phân tích ISM 7 bước để áp dụng giải quyết bài toán xung đột tiến độ và kiểm soát chất lượng chuỗi cung ứng.
Câu hỏi thường gặp
1. Phương thức sản xuất đơn hàng nào đang chiếm tỷ trọng lớn tại Công ty Cổ phần Dệt May Huế trong thời điểm nghiên cứu?
Tỷ lệ đơn hàng theo phương thức Giao hàng lên tàu (FOB) chiếm tới 40% cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Tỷ lệ này tạo điều kiện thuận lợi để công ty chủ động hơn trong tổ chức sản xuất, gia tăng biên lợi nhuận so với hình thức gia công thuần túy (CMT).
2. Thời hạn quy định để Phòng Quản lý chất lượng và chuyên viên đơn hàng ban hành định mức nguyên liệu và giao nhiệm vụ sản xuất là bao lâu?
Trong vòng 02 ngày kể từ khi nhận đủ tài liệu (BC, PDM), chuyên viên phải gửi đề nghị ban hành định mức đến Phòng Quản lý chất lượng. Sau khi có định mức, chuyên viên lập phiếu giao nhiệm vụ sản xuất trình duyệt và gửi nhà máy trong vòng 07 ngày đối với đơn hàng dùng vải nội địa và trong vòng 03 ngày đối với đơn hàng dùng vải nhập khẩu.
3. Sự cố đóng gói sai quy cách tại Công ty Scavi Huế được nêu trong phần cơ sở thực tiễn gây ra hậu quả gì?
Bộ phận Hoàn thành đặt ngược bao J-Board vào túi Vinyl dẫn đến dán nhãn sai vị trí trên 3 đơn hàng X106531, X107014 và X107012 (tổng cộng 84.165 sản phẩm). Doanh nghiệp buộc phải gửi phụ liệu bổ sung sang thị trường đối tác để đóng gói lại toàn bộ lô hàng và gánh chịu toàn bộ chi phí phát sinh gồm cước vận chuyển cùng chi phí thuê nhân công khắc phục.
4. Mô hình ISM phân loại các yếu tố rủi ro đơn hàng thành những nhóm cụ thể nào thông qua phân tích MICMAC?
Dựa trên giá trị tổng hàng (Lũy lực dẫn dắt - DrP) và tổng cột (Mức độ phụ thuộc - DP) từ ma trận tiếp cận cuối cùng, các yếu tố được định vị vào 4 nhóm: nhóm tự quản (DP và DrP thấp), nhóm phụ thuộc (DP cao, DrP thấp), nhóm liên kết (cả DP và DrP đều cao) và nhóm độc lập/dẫn dắt (DP thấp, DrP cao).
5. Công ty Dệt May Huế quản lý dữ liệu thông tin đơn hàng và giao nhiệm vụ sản xuất trên phần mềm quản trị nào?
Công ty sử dụng phần mềm quản lý hệ thống Bravo. Chuyên viên đơn hàng tiến hành tạo mã vật tư thành phẩm, lập hợp đồng, nhập dữ liệu đơn đặt hàng bán và phát hành phiếu giao nhiệm vụ điện tử đồng bộ với văn bản giấy cho các đơn vị liên quan trên hệ thống này.
Kết luận
Khóa luận của tác giả Tôn Nữ Bảo Ngọc đã phân tích toàn diện thực trạng quản lý và nhận diện các rủi ro vận hành tại Phòng Thị trường May 1, Công ty Cổ phần Dệt May Huế trong giai đoạn chịu tác động của dịch bệnh 2018–2020. Bằng việc phối hợp linh hoạt giữa phương pháp nghiên cứu định tính qua phỏng vấn chuyên sâu và kỹ thuật mô hình hóa cấu trúc ISM, nghiên cứu đã phân tầng mạch lạc căn nguyên các điểm nghẽn rủi ro phát sinh từ khâu xử lý chứng từ, cung ứng nguyên phụ liệu cho đến điều độ chuyền may. Hệ thống giải pháp được đề xuất bám sát thực tiễn tác nghiệp nội bộ, đóng góp cơ sở dữ liệu và quy trình kiểm soát hữu ích cho công tác quản trị đơn hàng dệt may xuất khẩu.
