CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT GIÁ VIỆT NAM 1. Những khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự 1. Khái niệm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý nhân sự, hệ thống thông tin quản lý Khái niệm quản lý nhân sự: Là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của một tổ chức về mặt số lượng và chất lượng, khai thác hợp lý và hiệu quả nhất năng lực, sở trường của người lao động nhằm bảo đảm thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và từng người lao động trong doanh nghiệp. Quản lý nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả.
Quản lý nhân lực tiếp cận theo chức năng quản lý: là hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triên con người. Quản lý nhân lực theo quan điểm hiện đại: những hoạt động làm tăng cường đóng góp có hiệu quả của con người vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân. - Khái niệm phần mềm quản lý nhân sự: Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm được ứng dụng trên máy tính với mục đích điểm soát, giám sát mọi thông tin, hoành động hàng ngày nhân viên của ban. Nguồn nhân lực là đội ngũ xây dựng và phát triển công ty, vì vậy việc quản lý nhân viên đòi hỏi phải chuyên môn, kỹ năng quản lý cao, tốn ít thời gian, tốn ít chi phí cho công ty.
Phần mềm quản lý nhân sự ra đời giúp doanh nghiệp kiểm soát nhân viên một cách tốt nhất. Nói đến nhân sự là nói đến con người, bài toán quản lý nhân sự làm đau đầu cho các doanh nghiệp bạn thấy đó khi doanh nghiệp bạn có một sự thay đổi nhân sự nó sẽ tác động trực tiếp tới hoạt động của công ty, khi đó người quản lý phải có những thông tin để giải quyết kịp thời để khắc phục - Khái niệm hệ thống thông tin quản lý: hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Mô hình quản lý nhân sự Mô hình tổ chức quản lý nhân sự được chia thành nhiều mô hình khác nhau, dựa vào các tiêu chí sau: - Xét theo nơi đề xuất mô hình, ta có các mô hình Quản trị nhân lực Havard, mô hình Quản trị nhân lực Michigan, mô hình Quản trị nhân lực, mô hình Quản trị nhân lực Cornell, mô hình Quản trị nhân lực Nhật Bản.
- Xét theo đặc tính và quan điểm quản trị của mô hình. Theo Figen Cakar thì có 4 mô hình Quản trị nhân lực như sau: Mô hình chuẩn mực Mô hình mô tả - chức năng Mô hình phê bình – đánh giá Mô hình mô tả hành vi Theo Tyson có 3 mô hình: mô hình mô tả, mô hình phân tích, mô hình quy chuẩn. Còn theo Storey lại chia thành 3 mô hình khác: mô hình khái niệm, mô hình mô tả, mô hình phong tục.TS Phạm Thanh Nghị, có thể phân loại các mô hình quản lý nguồn nhân lực thành: mô hình quản lý nguồn nhân lực theo các thành tố quá trình (Mô hình Fombrun, Tichy và Devanna, Mô hình Harvard, Mô hình Warwick, Mô hình Bratton và Gold); Mô hình quản lý nguồn nhân lực theo tính chất các mối quan hệ trong tổ chức và vai trò của yếu tố con người trong tổ chức: Mô hình hành chính, Mô hình đồng nghiệp, Mô hình mở; mô hình quản lý nguồn nhân lực trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung và trong cơ chế thị trường. - Xét theo đối tượng quản lý, có mô hình Quản trị nhân lực đa văn hóa (đa chủng tộc) và mô hình Quản trị nhân lực đơn thuần.
- Xét theo đặc điểm quản lý chiến lược nguồn nhân lực, chia các mô hình Quản trị nhân lực thành 3 nhóm chính: nhóm các mô hình tổng hợp, mô hình tổ chức và mô hình cụ thể hóa. Trong nhóm các mô hình tổng hợp, các mô hình Quản trị nhân lực tiêu biểu là mô hình Harvard (Beer, Spector, Lawrence, Mill & Walton, 1985) và mô hình Colins (1994). Mô hình Harvard đưa ra 4 phương án xây dựng chính sách: (1) những ảnh hưởng tới nhân lực, (2) dòng luân chuyển nhân sự, (3) các hệ thống thưởng/phạt và (4) các hệ thông công việc. Mô hình này đòi hỏi có sự tham gia của tất cả các bên liên quan những người có quyền lợi liên quan đến quá trình thực hiện và kết quả của các chính sách nhân sự.
Các chức năng chính của quản lý nhân sự - Hệ thống thông tin (HTTT): là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước. (Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý” của Trần Thị Song Minh, năm 2012, NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân Mỗi HTTT có 5 bộ phần chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giao trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại) - Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.2: Mô hình HTTT quản lý nhân sự tổng quát + Quản lý nhân viên bao gồm: Quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý hợp đồng hết hạn, quản lý thử việc. + Quản lý chấm công: Quản lý nghỉ phép, quản lý vào ra công ty, quản lý nhật ký làm việc, quản lý đăng ký lịch làm việc, tích hợp máy chấm công. + Quản lý lương: Quản lý tính lương thời vụ, lương thời gian, tính lương theo sản phẩm.
+ Quản lý chức vụ: Quản lý cấp bậc, chức vụ trong tổ chức của doanh nghiệp. + Quản lý các chế độ: các chế độ khen thưởng, phụ cấp ốm đau bệnh tật, thai sản. + Quản lý đào tạo: Tổ chức lớp học, đánh giá học viên và giáo viên. - Một cách khái quát, chức năng quản trị nguồn nhân lực có hai mặt đó là: Chức năng quản trị và chức năng nghiệp vụ trong quản trị nguồn nhân lực.
Cán bộ nhân viên trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có thể chia thành hai loại là: “Nhân viên quản trị” và “nhân viên nghiệp vụ”. Nhân viên quản trị có quyền hạn nhất định, có thể chỉ huy và lãnh đạo một số nhân viên khác, họ làm chức năng quản trị. Nhân viên nghiệp vụ không có quyền hạn như vậy, họ phải chấp hành những nhiệm vụ, quy định, dưới sự lãnh đạo chỉ huy điều hành của người khác, họ làm chức năng nghiệp vụ. Xét từ mục tiêu cần đạt của quản trị nguồn nhân lực ta thấy quản trị nguồn nhân lực có năm chức năng cơ bản sau: + Chức năng thu hút.
5 Sử dụng các chính sách và biện pháp nhất định để thu hút nguồn nhân lực. Chủ yếu là giới thiệu phân tích chức vụ biên chế chức vụ, lập kế hoạch cung cầu nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, tuyển người, khảo sát, thông báo tuyển, lựa chọn, thu nhận và bố trí công việc. + Chức năng điều chỉnh phối hợp Còn được gọi là chức năng nhất thể hoá, tạo nên sự phối hợp tương đồng giữa cán bộ công nhân viên với nhau thống nhất hòa quện cùng doanh nghiệp về các mặt tổ chức, tư tưởng, tình cảm, tâm lý, nhận thức cá nhân đồng nhất với ý niệm của tổ chức, hành động cá nhân hoà hợp với quy định của tổ chức. + Chức năng động viên.
Chức năng động viên thông qua những chính sách thích đáng như khen thưởng những người cống hiến nhiều cho tổ chức, nhằm mục đích ổn định đội ngũ cán bộ công nhân viên củadoanh nghiệp, khuyến khích tính tích cực của mọi người, phát động và duy trì thi đua, nâng cao năng suất lao động cho tổ chức. + Chức năng khai thác Đây là chức năng chính của quản lý nguồn nhân lực. Đó là công việc bồi dưỡng và nâng cao các tố chất cũng như kỹ năng làm việc của cán bộ, công nhân viên, làm cho họ phát huy hết khả năng của mình, thực hiện tối đa giá trị cá nhân của họ. Vai trò của quản lý nhân sự Yếu tố giúp ta nhận biết được một xí nghiệp hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của nó- những con người cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến.
Mọi thứ còn lại như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp quản trị nhân sự thuộc chức năng chính của nhà quản trị, giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác. Các nhà quản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa trông rộng, có trình độ chuyên môn cao.
Người thực hiện các đường lối chính sách mà nhà quản trị đề ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên, vì vậy cho nên có thể nói rằng: “mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”. Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi 6 đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra.