CHƯƠNG I- KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ 1. Khái niệm quản trị Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quản trị Theo Mary Parke Follett: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. Định nghĩa này cho rằng nhà quản trị đạt được mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không chỉ tự mình hoàn thành công việc. Koontz và O’Donnell viết : “Có lẽ không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quản lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu đã định”.
Phát biểu này nhấn mạnh đến sự cần thiết phải thiết kế một bộ máy quản lý hữu hiệu để có thể điều hành, phối hợp hoạt động của toàn bộ tổ chức hướng tới mục tiêu đã đề ra. Một định nghĩa khác của James Stonner và Stephen Robbín: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”. Robert Kreitner đã đa ra định nghĩa về quản trị khá rõ ràng: “Quản trị là tiến trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi. Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn”.
Trong các định nghĩa trên, có thể nhận thấy: - Quản trị là hoạt động cần thiết khách quan khi con người cùng làm việc với nhau - Quản trị là hoạt động hướng về mục tiêu (có mục đích) - Quản trị là sử dụng có hiệu quả nguồn lực để đạt được mục tiêu - Con người đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị ________________________________________________________________________________2 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk Tieu luan - Hoạt động quản trị chịu sự tác động của môi trường biến đổi không ngừng. Các chức năng quản trị Có nhiều ý kiến khác nhau về sự phân chia các chức năng quản trị: Vào thập niên 30, Gulick và Urwick nêu ra bảy chức năng quản trị: Hoạch định (Planning), Tổ chức (Organizing), Nhân sự (Staffing), Chỉ huy (Directing), Phối hợp (Coordinating), Kiểm tra (Reviewing) và Tài chính (Budgeting); viết tắt các chức năng này thành công thức nổi tiếng POSDCORB. Henri Fayol thì đưa ra năm chức năng là hoạch định, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra. Những năm cuối thập niên 80 trở lại đây, giữa các nhà khoa học và quản trị của Mỹ có sự bàn luận về số các chức năng quản trị là bốn hay năm chức năng.
Gần đây những tác phẩm về quản trị của các tác giả James Stoner và Stephen Robbins chia các chức năng quản trị thành bốn chức năng là hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. Nhìn chung, sự phân biệt bốn hay năm chức năng là do các ý kiến khác biệt về quản trị nhân sự. Trong tiểu luận này, quản trị được chia làm bốn chức năng là hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát. Chức năng hoạch định Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn lựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó.
Tất cả các nhà quản trị từ cấp cao đến cấp thấp đều làm công việc hoạch định. Hoạch định không những vạch ra con đường để đi tới mục tiêu mà còn chỉ ra những giải pháp để giảm thiểu các rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động của một tổ chức. Tác dụng của hoạch định: - Tạo ra tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị. - Phối hợp mọi nỗ lực của tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu.
- Tập trung vào các mục tiêu tránh lãng phí. - Tạo sự hợp tác và phối hợp giữa các cá nhân và bộ phận trong tổ chức. - Tăng độ linh hoạt và thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài. - Phát triển các tiêu chuẩn kiểm tra hữu hiệu.
Mục tiêu- nền tảng của hoạch định ________________________________________________________________________________3 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk Tieu luan Sứ mạng (Mission): Sứ mạng là bản tuyên bố về lý do tồn tại của tổ chức, nó xác định phạm vi và các hoạt động kinh doanh cơ bản của một tổ chức. Sứ mạng mô tả các khát vọng, các giá trị và những lý do hiện hữu của một tổ chức. Nội dung của bản sứ mạng thường chỉ rõ các khách hàng, thị trường và các hướng nỗ lực mong đợi. Một bản sứ mạng tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho việc thiết lập các mục tiêu và kế hoạch một cách có hiệu quả.
Chính vì lẽ đó, trước khi hoạch định các mục tiêu và kế hoạch hoạt động các nhà quản trị phải nhận thức đúng về sứ mạng của tổ chức. Tầm nhìn (Vission): Tầm nhìn như là một bản đồ chỉ ra lộ trình một công ty dự định để phát triển và tăng cường các hoạt động kinh doanh của nó. Tầm nhìn vẽ ra một bức tranh về nơi mà công ty muốn đến và cung cấp một sự chỉ dẫn hợp lý cho việc đi đến đâu. Mục đích của tầm nhìn để tập trung làm sáng tỏ: (1) Phương hướng tương lai của công ty; (2) Những thay đổi về sản phẩm, khách hàng, thị trường và công nghệ của công ty để hoàn thiện: vị thế thị trường hiện tại, triển vọng tương lai Mục tiêu (Goal/ Objective): Những trạng thái hoặc những cột mốc mà tổ chức mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.
Mục tiêu là phương tiện để thực hiện sứ mạng của tổ chức. Qua thời gian các mục tiêu có khuynh hướng tịnh tiến đến việc thực hiện sứ mạng của tổ chức. Trong quá trình hoạt động của tổ chức có thể có nhiều mục tiêu 1. Chức năng tổ chức Nội dung chức năng tổ chức được xem xét bao gồm việc phân chia và hình thành các bộ phận trong tổ chức, xây dựng cơ cấu tổ chức nhằm xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, và những cơ sở khoa học để thiết kế cấu trúc tổ chức ví dụ như vấn đề tầm hạn quản trị, tập quyền, phân quyền, và ủy quyền trong quản trị.
Những mục tiêu cụ thể đối với công việc tổ chức mà các tổ chức thường hay nhắm tới là: (1) Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực; (2) Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh; (3) Tổ chức công việc khoa học; (4) Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức; (5) Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có; (6) Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị. ________________________________________________________________________________4 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk Tieu luan 1. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức Có 6 nguyên tắc 1. Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.
Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mục tiêu. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về các công việc giữa các đơn vị với nhau. Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí.
Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và nhà quản trị cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi của tổ chức. Nguyên tắc an toàn và tin cậy: Bộ máy tổ chức phải có khả năng chịu được những tác động bên trong và môi trường bên ngoài trong những giới hạn nhất định. ________________________________________________________________________________5 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk Tieu luan 1. Các cơ cấu tổ chức cơ bản 1.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến 1. Cơ cấu tổ chức chức năng ________________________________________________________________________________6 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk Tieu luan 1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng 1. Cơ cấu tổ chức ma trận ________________________________________________________________________________7 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk Tieu luan 1.
Cơ cấu tổ chức theo địa lý 1. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 1. Chức năng điều khiển Chức năng điều khiển trong quản trị được xác định như là một quá trình tác động đến con người, hướng dẫn, thúc đẩy họ sẵn sàng và nhiệt tình thực hiện những nhiệm vụ được giao. ________________________________________________________________________________8 Tiểu luận Quản trị học: Phân tích các chức năng quản trị tại Microsoft, Toyota và Vinamilk Tieu luan Nội dung chức năng điều khiển liên quan đến các vấn đề: 1.
Lãnh đạo con người, hướng họ vào việc thực hiện tốt mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức 2. Động viên con người trong tổ chức nỗ lực làm việc 3. Thông tin hiệu quả, tạo thuận lợi cho con người làm việc với tổ chức 4. Xử lý kịp thời các xung đột xảy ra có liên quan đến tổ chức 1.
Khái niệm lãnh đạo Có nhiều cách hiểu khác nhau về lãnh đạo - Lãnh đạo là tìm cách ảnh hưởng đến người khác để đạt được các mục tiêu của tổ chức - Lãnh đạo là chỉ dẫn điều khiển, ra lệnh và đi trước - Lãnh đạo là tác động đến người khác, truyền cảm hứng, khơi dậy lòng nhiệt huyết của họ đối với công việc, tổ chức và những người xung quanh.2 Phân loại phong cách lãnh đạo 1. Phân loại phong cách lãnh đạo theo mức độ tập trung quyền lực (quan điểm của Kurt Lewin) - Phong cách lãnh đạo độc đoán: được đặc trưng bởi sự áp đặt của nhà quản trị đối với nhân viên. Các nhân viên chỉ thuần túy là người nhận và thi hành mệnh lệnh. Nhà quản trị cũng thường xuyên kiểm tra giám sát chặt chẽ cấp dưới trong quá trình thực hiện nhiệm vụ - Phong cách lãnh đạo dân chủ: Nhà quản trị thường tham khảo bàn bạc, lắng nghe ý kiến cấp dưới trước khi ra quyết định.