MỞ ĐẦU Hiện nay, nhu cầu chăm sóc, bảo vệ sức khỏe của nhân dân ngày càng cao và đa dạng đã và đang tạo sức ép ngày càng lớn đối với ngành y tế nói chung và việc cung cấp dịch vụ y tế nói riêng [14]. Bệnh viện là đơn vị khoa học kỹ thuật có nghiệp vụ cao trong cung cấp dịch vụ y tế, có nhiệm vụ khám bệnh, chữa bệnh, đào tạo cán bộ y tế, nghiên cứu khoa học, chỉ đạo tuyến, phòng bệnh, hợp tác quốc tế, quản lý kinh tế y tế [4]. Để đảm bảo sự nghiệp chăm sóc sức khỏe toàn diện cho người dân, một trong những nhiệm vụ có ảnh hưởng đến chất lượng khám và điều trị là đảm bảo cung ứng thuốc, hóa chất, vật tư y tế đầy đủ, kịp thời [6]. Quản lý cung ứng thuốc là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của Khoa Dược tại bệnh viện nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng cho nhu cầu điều trị và các yêu cầu đột xuất khác [6].
Trong đó, quản trị tồn kho là một hoạt động thường quy nhưng thực tế các bệnh viện vẫn chưa thực hiện hiệu quả do việc thiếu phương pháp cũng như hướng dẫn. Ngay từ giai đoạn đầu tiên là phân đoạn các thuốc trong kho cũng đang được các bệnh viện tiến hành thủ công, thiếu khoa học và thiếu sự đầu tư dẫn đến tình trạng thiếu thuốc hoặc dư thừa quá mức gây lãng phí trong công tác tồn trữ. Trong ngân sách hoạt động của bệnh viện, hàng tồn kho luôn chiếm tỷ trọng lớn, do đó, sự cấp thiết cũng như tính ý nghĩa để các bệnh viện không chỉ bệnh viện tư nhân mà cả công lập cần tiến hành ngay việc áp dụng các kỹ thuật kinh tế khoa học nhằm tối ưu hoạt động. Để giải quyết vấn đề này, hiện nay, các nghiên cứu trong nước chủ yếu áp dụng phân tích ABC kết hợp phân tích VEN hoặc phân tích theo nhóm điều trị theo Thông tư 21/2013/TT-BYT do Bộ Y tế quy định [7], [19], [23].
Việc đưa thêm kỹ thuật thứ ba là XYZ vào phân tích cũng đã được thực hiện ở một số nghiên cứu trên thế giới cũng như tại Việt Nam nhằm phân tích và đề ra các biện pháp về quản trị tồn kho hợp lý cho các nhóm thuốc trong bệnh viện [26]. Thực tế, các kỹ thuật vẫn có một số hạn chế nhất định như chủ yếu tập trung phân tích giai đoạn sử dụng thuốc thông qua giá trị, mức độ cần thiết, độ ổn định của nhu cầu sử dụng thuốc. Tuy nhiên, trong quá trình cung ứng thuốc còn cần Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử. Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
2 chú trọng đến vấn đề nan giải là diện tích và tình trạng của kho thuốc. Phân tích FSN là kỹ thuật sẽ cho thấy sự luân chuyển thuốc trong kho giúp tối ưu hóa diện tích, chi phí tồn trữ và kiểm soát xuất, nhập, tồn nhằm sử dụng hợp lý kho thuốc. Nghiên cứu ứng dụng ma trận ABC – VEN – XYZ – FSN là một phương pháp cải tiến nhằm tối ưu hóa nhiệm vụ phân tích thực trạng quản trị tồn kho thuốc tại Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh Đắk Lắk giai đoạn 2015 – 2019. Phương pháp sẽ cho thấy bức tranh tổng quan về tồn kho của kho Dược bệnh viện thông qua các phương diện về giá trị, mức độ thiết yếu, độ ổn định của nhu cầu sử dụng và tốc độ luân chuyển trong kho của các thuốc.
Từ đó, nhà quản trị bệnh viện sẽ làm cơ sở để đưa ra những quyết định tồn kho hiệu quả cho từng nhóm thuốc cụ thể, góp phần tiết kiệm nguồn ngân sách của bệnh viện và đáp ứng được nhu cầu thuốc trong công tác khám bệnh, chữa bệnh. Từ những lý do trên, nghiên cứu “Phân tích thực trạng và hoạch định chính sách tồn kho thuốc tại Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2020” được thực hiện với mục tiêu sau: Mục tiêu tổng quát: Phân tích thực trạng và hoạch định chính sách tồn kho thuốc tại Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2020. Mục tiêu cụ thể: 1. Phân tích đặc điểm và cơ cấu thuốc tồn kho tại Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh giai đoạn 2015 – 2019.
Hoạch định chính sách tồn kho thuốc phù hợp với nhu cầu sử dụng tại Bệnh viện Đa khoa Thiện Hạnh năm 2020. Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử. Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn. TỔNG QUAN TÀI LIỆU 1.
TỔNG QUAN VỀ TỒN KHO VÀ QUẢN TRỊ TỒN KHO 1. Tổng quan về tồn kho 1. Khái niệm - Kho: là loại hình được sử dụng để bảo quản, lưu trữ, dự trữ và chuẩn bị hàng hoá nhằm cung ứng cho khách hàng với mức độ dịch vụ cao nhất và chi phí thấp nhất, là cầu nối quan trọng giữa việc sản xuất và lưu thông [17]. - Hàng tồn kho: là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm: hàng hóa mua về để bán (hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến); thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm); nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; chi phí sản xuất kinh doanh dịch vụ dở dang [3]. - Tồn kho: không chỉ là việc cất giữ hàng hóa trong kho mà còn bao gồm cả quá trình xuất, nhập kho hợp lý, quá trình kiểm tra, kiểm kê, dự trữ và các biện pháp kỹ thuật bảo quản hàng hóa từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho. Để quản lý tốt tất cả những công đoạn trên cần có hệ thống sổ sách phù hợp để ghi chép, đặc biệt là sổ sách ghi chép việc xuất nhập hàng hóa từng ngày [18]. Vai trò hoạt động tồn kho Hoạt động tồn kho rất cần thiết, nó đem lại lợi thế nhất định cho tổ chức.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức, tồn kho có những vai trò sau [2]: - Giảm chi phí giá vốn hàng bán, từ đó tăng lợi nhuận tổ chức bằng cách chấp nhận dự trữ hàng, mua hàng với số lượng lớn (lớn hơn nhu cầu sử dụng hiện tại) để được hưởng chiết khấu thương mại từ nhà cung cấp. - Đảm bảo nguồn cung cấp ổn định cho sản xuất kinh doanh, chủ động trong việc hoạch định sản xuất, tiếp thị và tiêu thụ sản phẩm, nhằm khai thác và thỏa mãn tối đa nhu cầu thị trường bằng tồn kho thành phẩm, điều này giúp cho tổ chức luôn có Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử. Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn. 4 sẵn sản phẩm cho việc cung ứng, tạo niềm tin cho khách hàng về sự chuyên nghiệp, linh động, luôn đầu tư cho phát triển của tổ chức.
- Làm tăng hiệu quả của các công đoạn trong khâu sản xuất, tối thiểu hóa chi phí do giảm thời gian chờ và sự ngưng trệ giữa các khâu bằng việc lưu trữ sản phẩm dở dang. Sản phẩm dở dang làm cho mỗi công đoạn của quá trình sản xuất trở nên độc lập với nhau, công đoạn sau không phải chờ công đoạn trước. - Tồn kho nguyên liệu giúp tổ chức chủ động trong sản xuất và năng động trong việc mua nguyên liệu dự trữ. Việc này đảm bảo cho tổ chức luôn có sẵn nguyên liệu để triển khai sản xuất theo kế hoạch đã đặt ra mà không phụ thuộc vào điều kiện của nhà cung ứng (điều kiện sản xuất, thời gian giao hàng), tận dụng được triệt để thời gian để sản xuất sản phẩm, cũng như hạn chế phát sinh những khoản chi phí tăng thêm khi quá trình sản xuất bị gián đoạn.
Tổng quan về tồn kho thuốc 1. Khái niệm về thuốc Thuốc là chế phẩm có chứa dược chất hoặc dược liệu dùng cho người nhằm mục đích phòng bệnh, chẩn đoán bệnh, chữa bệnh, điều trị bệnh, giảm nhẹ bệnh, điều chỉnh chức năng sinh lý cơ thể người bao gồm thuốc hóa dược, thuốc dược liệu, thuốc cổ truyền, vắc xin và sinh phẩm [22]. Vì vậy, thuốc đóng vai trò cực kì quan trọng trong công tác chăm sóc, bảo vệ sức khỏe. Mọi hoạt động về thuốc luôn được cơ quan quản lý của Nhà nước kiểm duyệt khắt khe, để có được mọi nguồn thuốc đảm bảo chất lượng nhằm cung cấp dịch vụ y tế tốt nhất cho nhân dân.
Tổng quan về Kho thuốc Kho thuốc là nơi lưu giữ và bảo quản thuốc, công tác bảo quản và tồn kho thuốc tại kho dược cần được thực hiện đúng theo quy định của Thông tư số 36/2018/TT-BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ Y tế về việc “Quy định về Thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc” [11]. Nhằm bảo đảm và duy trì một cách tốt nhất an toàn và chất lượng của thuốc thông qua việc kiểm soát đầy đủ trong suốt quá trình bảo quản, kho thuốc cần đạt những tiêu chuẩn phù hợp theo quy định. Tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ và Quy định truy cập tài liệu điện tử. Ghi rõ nguồn tài liệu này khi trích dẫn.
5 Kho phải được xây dựng nơi cao ráo, an toàn, có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt. Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, sửa chữa và bảo trì một cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể có như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng và không ảnh hưởng tới chất lượng thuốc. Trần, tường, mái nhà kho cũng phải đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt. Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và không được có các khe, vết nứt gãy.
là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng. Diện tích và cách sắp xếp bố trí trong kho ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản trị tồn kho.