Tổng quan nghiên cứu

Quản lý tồn trữ thuốc đóng vai trò cốt lõi trong chuỗi cung ứng y tế, quyết định trực tiếp đến tính liên tục của phác đồ điều trị và chi phí vận hành tại các cơ sở khám chữa bệnh. Tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi tỉnh Hà Nam – cơ sở y tế chuyên khoa hạng 3 quy mô 100 giường bệnh, công tác tồn trữ thuốc đối mặt với bài toán tối ưu hóa giữa việc giảm thiểu chi phí lưu kho và hạn chế tối đa nguy cơ đứt gãy nguồn cung dược phẩm chuyên khoa. Nghiên cứu được thực hiện trên toàn bộ danh mục 128 khoản mục thuốc thuộc 17 nhóm tác dụng dược lý trong giai đoạn từ ngày 01/01/2019 đến ngày 31/12/2019.

Mục tiêu cụ thể của luận văn tập trung vào hai nội dung trọng tâm: mô tả thực trạng công tác bảo quản thuốc theo các tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) và phân tích hoạt động dự trữ thuốc tại kho Dược bệnh viện trong năm 2019. Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, giúp đơn vị thiết lập cơ số dự trữ khoa học, kiểm soát 100% các biến động xuất nhập tồn, giảm tỷ lệ thuốc hư hao xuống mức tối thiểu dưới 0,1% và nâng cao hiệu quả kinh tế y tế cho ngân sách bệnh viện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn ứng dụng hệ thống lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng y tế kết hợp với các nguyên tắc Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) ban hành theo Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT của Bộ Y tế. Nghiên cứu triển khai các mô hình kiểm soát tồn kho dược phẩm nhằm giải quyết mối quan hệ giữa tính sẵn có của thuốc và chi phí lưu giữ.

Năm khái niệm chuyên ngành nền tảng được làm rõ gồm:

  1. Nguyên tắc FIFO (First In – First Out: Nhập trước – Xuất trước).
  2. Nguyên tắc FEFO (First Expired – First Out: Hết hạn trước – Xuất trước).
  3. Diện tích hữu ích kho dược (diện tích thực tế phục vụ xếp dỡ và bảo quản).
  4. Điều kiện bảo quản tiêu chuẩn (nhiệt độ từ 15°C đến 30°C, độ ẩm không vượt quá 75%).
  5. Cơ số tồn kho an toàn nhằm cân bằng giữa nhu cầu điều trị và ngân sách lưu kho.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng thiết kế mô tả cắt ngang, kết hợp hồi cứu số liệu hồ sơ sổ sách và khảo sát thực địa. Nguồn dữ liệu thứ cấp được hồi cứu từ toàn bộ báo cáo xuất nhập tồn, sổ theo dõi nhiệt độ - độ ẩm, thẻ kho và biên bản kiểm kê định kỳ của 128 khoản mục thuốc tại kho chính trong suốt năm 2019. Nguồn dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế điều kiện nhiệt ẩm trong 21 ngày và quan sát công tác vệ sinh kho trong 16 ngày liên tục vào tháng 09 năm 2020.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao quát toàn bộ 03 kho thuốc của khoa Dược (kho chính, kho cấp phát lẻ nội trú, kho cấp phát lẻ ngoại trú) và 100% danh mục thuốc lưu hành trong năm 2019. Nhóm tác giả chọn mẫu chủ đích 10 mặt hàng kháng sinh và hóa dược đại diện (gồm Cefanew 500mg, Biotakysm 1g, Optixitin 1g, Ceftazidim Kabi 1g, Widxim-AQP 750mg, Metrogyl 500mg/100ml, Tinidazol Kabi 500mg/100ml, Nakonol 400mg/100ml, Promaquin 500mg, Ciprofloxacin Kabi 200mg/100ml) để đánh giá chi tiết việc chấp hành quy tắc FIFO, FEFO và đối chiếu sự sai lệch giữa sổ sách với thực tế. Phương pháp phân tích định lượng kết hợp kiểm tra đối chiếu chéo được lựa chọn nhằm đảm bảo tính khách quan và phát hiện triệt để các sai sót cơ học. Toàn bộ dữ liệu được mã hóa, nhập liệu và xử lý bằng phần mềm Microsoft Excel để tính toán các tỷ lệ phần trăm và giá trị trung bình.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thực trạng cơ sở vật chất và nhân sự tại kho Dược ghi nhận nhiều điểm sáng:

  • Nhân lực kho thuốc năm 2019 gồm 04 cán bộ, trong đó có 01 Dược sĩ sau đại học (chiếm 25%), 01 Dược sĩ đại học (chiếm 25%) và 02 Dược sĩ trung cấp (chiếm 50%). 100% nhân viên được khám sức khỏe định kỳ 6 tháng một lần và phân công nhiệm vụ đúng chuyên môn.
  • Kho chính có tổng diện tích xây dựng 56m², diện tích hữu ích đạt 49,6m² (chiếm 88,6%), được bố trí đầy đủ 06 phân khu chức năng biệt lập như khu tiếp nhận, khu bảo quản thuốc kiểm soát đặc biệt và khu biệt trữ.

Công tác kiểm soát điều kiện môi trường bảo quản:

  • Hồ sơ sổ sách năm 2019 ghi nhận 247 ngày ghi chép nhiệt độ - độ ẩm đủ 2 lần/ngày (đạt tỷ lệ 67,7%), 02 ngày ghi 1 lần (chiếm 0,5%) và 116 ngày không ghi chép (chiếm 31,8% do rơi vào 104 ngày nghỉ cuối tuần và 10 ngày nghỉ lễ tết).
  • Nhiệt độ trung bình các tháng dao động từ 24°C đến 26°C, độ ẩm trung bình duy trì từ 59% đến 67%, hoàn toàn nằm trong giới hạn an toàn quy định. Khảo sát thực tế trong 21 ngày cho thấy tỷ lệ ghi chép đúng giờ đạt 90,5%. Tỷ lệ tuân thủ vệ sinh hàng ngày đạt 94% và tổng vệ sinh cuối tuần đạt 100%.

Cơ cấu và hoạt động dự trữ dược phẩm:

  • Danh mục thuốc gồm 128 mặt hàng phân bố trong 17 nhóm tác dụng dược lý. Nhóm thuốc chống nhiễm khuẩn chiếm tỷ trọng lớn nhất với 28 khoản mục (21,8%), tiếp theo là nhóm thuốc tác dụng trên đường hô hấp với 17 khoản mục (13,3%), nhóm dịch truyền cân bằng nước điện giải chiếm 13 khoản mục (10,1%) và nhóm vitamin - khoáng chất chiếm 13 khoản mục (10,1%).
  • Đánh giá trên 10 mặt hàng kháng sinh trọng điểm cho thấy 100% các đợt cấp phát đều tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc FEFO và FIFO, không có sự chênh lệch số lượng giữa sổ sách và tồn kho thực tế.

Thảo luận kết quả

Cơ cấu 128 danh mục thuốc phản ánh sự tương thích hoàn toàn với mô hình bệnh tật chuyên khoa lao và bệnh phổi tuyến tỉnh. Việc nhóm kháng sinh và thuốc tác dụng trên đường hô hấp chiếm tổng cộng 35,1% danh mục là hoàn toàn phù hợp với nhu cầu điều trị đặc thù của 100 giường bệnh nội trú.

Khi so sánh với các nghiên cứu tương đồng tại tuyến huyện như Bệnh viện Đa khoa Nghi Lộc (thời gian dự trữ trung bình 1,7 tháng) hay Bệnh viện Đa khoa Vĩnh Thuận (1,4 tháng), công tác dự trữ tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Hà Nam cho thấy tính chủ động cao, hạn chế tình trạng đọng vốn. Việc trình bày dữ liệu qua biểu đồ tròn cơ cấu nhóm thuốc và biểu đồ đường biến thiên nhiệt độ 12 tháng giúp nhận diện trực quan xu hướng luân chuyển hàng hóa.

Tuy nhiên, nghiên cứu cũng chỉ ra hạn chế kỹ thuật: đơn vị vẫn sử dụng ẩm kế và nhiệt kế cơ học ghi tay, dẫn đến việc thiếu hụt dữ liệu giám sát trong 114 ngày nghỉ cuối tuần và lễ tết. Đồng thời, khoa chưa có phòng kho lạnh chuyên biệt mà phải dùng chung tủ lạnh dung tích 240 lít để bảo quản các chế phẩm nhạy cảm nhiệt độ.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hiện đại hóa thiết bị giám sát môi trường bảo quản: Lắp đặt hệ thống nhiệt ẩm kế tự ghi điện tử liên tục tại kho chính trong Quý 1 năm 2021; đảm bảo kiểm soát 100% điều kiện nhiệt ẩm suốt 365 ngày (bao gồm 114 ngày nghỉ), do Trưởng khoa Dược và Bộ phận Quản trị thiết bị y tế thực hiện.
  2. Mở rộng năng lực bảo quản lạnh: Đầu tư mua sắm 01 tủ lạnh bảo quản chuyên dụng đạt chuẩn GSP với dung tích trên 500 lít trước Quý 3 năm 2021, nâng thể tích trữ lạnh lên gấp đôi nhằm đáp ứng lượng sinh phẩm và kháng sinh nhạy cảm, do Ban Giám đốc và Phòng Tài chính - Kế toán phê duyệt.
  3. Ứng dụng phần mềm quản lý kho tích hợp mã vạch: Số hóa toàn diện quy trình xuất nhập tồn, quản lý chi tiết từng số lô và hạn dùng trên hệ thống máy tính kết nối mạng nội bộ trong năm 2021, duy trì tỷ lệ sai lệch sổ sách ở mức 0%, do Bộ phận Thống kê Dược phối hợp tổ Công nghệ thông tin thực hiện.
  4. Chuẩn hóa đào tạo và giám sát quy trình GSP: Tổ chức tập huấn định kỳ 6 tháng một lần cho 100% cán bộ dược về kỹ năng sắp xếp kho theo quy tắc FIFO/FEFO và xử lý sự cố cháy nổ, do Hội đồng Thuốc và Điều trị bệnh viện chủ trì.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám đốc và Lãnh đạo Khoa Dược bệnh viện chuyên khoa: Cung cấp khung tham chiếu thực tiễn về mô hình tổ chức nhân sự (04 cán bộ) và phân bổ diện tích kho 56m² cho các cơ sở y tế quy mô 100 giường bệnh.
  2. Dược sĩ phụ trách kho và cấp phát thuốc: Cung cấp tài liệu hướng dẫn thực hành theo dõi nhiệt ẩm, quản lý biểu mẫu sổ sách và quy trình kiểm soát hạn dùng trên các nhóm kháng sinh chủ lực.
  3. Học viên sau đại học và nhà nghiên cứu ngành Tổ chức Quản lý Dược: Cung cấp khung phương pháp nghiên cứu mô tả cắt ngang, bộ 17 biến số dự trữ và phương pháp phân tích cơ cấu 128 khoản mục thuốc chuẩn mực.
  4. Cán bộ quản lý y tế và chuyên viên thẩm định GSP: Sử dụng bộ dữ liệu thực chứng về 247 ngày kiểm soát nhiệt ẩm và kết quả tuân thủ nguyên tắc xuất nhập để làm cơ sở xây dựng chính sách quản lý dược tuyến cơ sở.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu danh mục thuốc tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Hà Nam có điểm gì đặc thù? Danh mục gồm 128 mặt hàng thuộc 17 nhóm, trong đó nhóm kháng sinh (21,8% với 28 thuốc) và nhóm hô hấp (13,3% với 17 thuốc) chiếm tỷ trọng áp đảo, hoàn toàn tương thích với mô hình điều trị bệnh lý phổi chuyên sâu.

2. Nguyên nhân dẫn đến 31,8% số ngày không ghi chép nhiệt độ, độ ẩm trong năm 2019 là gì? Có 116 ngày không ghi nhận số liệu do trùng với 104 ngày nghỉ cuối tuần và 10 ngày nghỉ lễ tết vì khoa Dược không tổ chức trực nội trú, kết hợp với việc đơn vị chưa trang bị nhiệt ẩm kế tự ghi tự động.

3. Mặt bằng diện tích kho chính được quy hoạch như thế nào? Kho chính có diện tích xây dựng 56m², trong đó diện tích hữu ích phục vụ bảo quản đạt 49,6m² (gần 89%), được bố trí khoa học tại tầng 4 có thang máy, chia thành 06 phân khu chức năng riêng biệt.

4. Mức độ tuân thủ nguyên tắc xuất kho FIFO và FEFO đạt kết quả ra sao? Khảo sát chuyên sâu trên 10 mặt hàng thuốc kháng sinh và hóa dược phổ biến cho thấy 100% các lần xuất kho đều thực hiện đúng quy tắc nhập trước xuất trước và hết hạn trước xuất trước, không để xảy ra tồn đọng thuốc hết hạn.

5. Luận văn đóng góp giải pháp gì cho công tác quản lý tồn trữ dược phẩm? Đề tài cung cấp bộ giải pháp đồng bộ từ trang bị nhiệt ẩm kế tự ghi 24/7, nâng cấp dung tích tủ lạnh lên 500 lít, đến số hóa quy trình quản lý thẻ kho nhằm tối ưu hóa chi phí cho bệnh viện tuyến tỉnh.

Kết luận

  • Hệ thống kho Dược diện tích 56m² được quy hoạch đồng bộ, đáp ứng các tiêu chí nền tảng của Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) cho bệnh viện quy mô 100 giường.
  • Đội ngũ 04 cán bộ dược vận hành hiệu quả danh mục 128 mặt hàng thuộc 17 nhóm tác dụng dược lý, đảm bảo cung ứng kịp thời cho điều trị.
  • Điều kiện nhiệt độ trung bình từ 24°C đến 26°C và độ ẩm từ 59% đến 67% được kiểm soát tốt trong các ngày làm việc, duy trì chất lượng thuốc ổn định.
  • Hoạt động xuất nhập 10 mặt hàng kháng sinh trọng điểm tuân thủ tuyệt đối quy tắc FEFO và FIFO, khớp đúng 100% giữa sổ sách và thực tế.
  • Khắc phục hạn chế ghi chép trong 114 ngày nghỉ bằng lộ trình đầu tư nhiệt ẩm kế tự ghi và nâng cấp tủ lạnh bảo quản trong giai đoạn 2021.

Luận văn là tài liệu tham khảo giá trị cho các nhà quản lý y tế và dược sĩ trong việc hoàn thiện hệ thống tồn trữ dược phẩm chuyên khoa. Hãy tham khảo toàn văn nghiên cứu để ứng dụng ngay các biểu mẫu và giải pháp quản trị kho tối ưu vào cơ sở y tế của bạn.