Luận văn Hoàng Hải Hà: Đánh giá thực trạng tồn trữ thuốc tại BV Hà Nam 2019

Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc tại Khoa Dược Bệnh viện Lao Phổi Hà Nam năm 2019. Đánh giá hiệu quả quản lý, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng tồn trữ.

• Tác giả: Hoàng Hải Hà
• Người hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Thị Thanh Hương
• Trường học: Trường Đại học Dược Hà Nội
• Chuyên ngành: Tổ chức quản lý dược
• Đề tài: Đánh giá thực trạng tồn trữ thuốc tại khoa Dược bệnh viện Lao và bệnh phổi tỉnh Hà Nam - năm 2019
• Loại tài liệu: Luận văn dược sĩ chuyên khoa cấp I
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng quan về tồn trữ thuốc tại Khoa Dược Bệnh viện Lao Phổi Hà Nam 2019

Tồn trữ thuốc là hoạt động then chốt trong quản lý dược bệnh viện. Nó đảm bảo thuốc luôn sẵn sàng, chất lượng và an toàn cho người bệnh. Tại Khoa Dược Bệnh viện Lao và Bệnh phổi tỉnh Hà Nam, năm 2019, công tác này đối mặt nhiều thách thức. Nghiên cứu đánh giá thực trạng tồn trữ thuốc tại đây nhằm nâng cao hiệu quả cung ứng. Bệnh viện chuyên khoa này phục vụ bệnh nhân lao và phổi. Do đó, việc dự trữ đúng nhóm thuốc kháng lao, thuốc hô hấp là vô cùng quan trọng. Quá trình tồn trữ bao gồm nhập, xuất, bảo quản và kiểm kê. Nó phải tuân thủ các quy định của Bộ Y tế và tiêu chuẩn GSP. Thực hành tốt bảo quản thuốc giúp giảm thiểu tổn thất và đảm bảo điều trị hiệu quả.

1.1. Định nghĩa và vai trò của tồn trữ thuốc

Tồn trữ thuốc chỉ toàn bộ quá trình lưu giữ, bảo quản và quản lý thuốc trong kho. Vai trò chính là cung cấp đủ thuốc, đúng lúc cho nhu cầu điều trị. Nó giúp duy trì chất lượng thuốc, tránh hư hỏng, hết hạn. Trong bệnh viện, tồn trữ ảnh hưởng trực tiếp đến công tác khám chữa bệnh. Một hệ thống tồn trữ tốt sẽ giảm chi phí, tăng hiệu quả sử dụng thuốc. Tại Khoa Dược, đây là nhiệm vụ trọng tâm hàng ngày.

1.2. Tiêu chuẩn GSP và thực trạng tại Việt Nam

GSP - Thực hành tốt bảo quản thuốc là tiêu chuẩn bắt buộc. Tại Việt Nam, đến năm 2016, có 191 cơ sở đạt GSP. Nhiều bệnh viện, nhà thuốc đã áp dụng GSP để đảm bảo chất lượng. Thực trạng tồn trữ thuốc tại các cơ sở y tế còn nhiều bất cập. Các vấn đề thường gặp là cơ sở vật chất xuống cấp, nhân lực chưa qua đào tạo. Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm chưa thường xuyên. Việc áp dụng GSP giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro.

II. Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc và các vấn đề tại Bệnh viện

Phân tích thực trạng tại Bệnh viện Lao Phổi Hà Nam năm 2019 cho thấy nhiều vấn đề. Cơ sở vật chất kho Dược còn hạn chế. Trang thiết bị như điều hòa, máy đo ẩm không đầy đủ. Công tác kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm chưa được thực hiện đều đặn. Nhà kho bố trí chưa khoa học, ảnh hưởng đến việc xuất nhập hàng. Nhân sự trong kho chưa được đào tạo bài bản về GSP. Quản lý tồn kho dựa trên sổ sách, dễ xảy ra sai lệch. Thời gian dự trữ một số nhóm thuốc quá dài, gây lãng phí. Sự chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách ghi nhận trên nhiều mặt hàng. Nhóm thuốc chống nhiễm khuẩn và thuốc hô hấp có giá trị tồn kho cao nhất.

2.1. Cơ sở vật chất và trang thiết bị kho Dược

Kho Dược của bệnh viện có diện tích hạn chế. Hệ thống thông gió, làm mát chưa đạt tiêu chuẩn. Nhiệt độ và độ ẩm không được kiểm soát liên tục, đặc biệt vào mùa hè. Giá kệ sắp xếp chưa hợp lý, không phân khu rõ ràng cho từng nhóm thuốc. Thiết bị đo lường như nhiệt kế, ẩm kế không được kiểm định định kỳ. Điều này tiềm ẩn nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng thuốc. Vệ sinh kho chưa được thực hiện thường xuyên.

2.2. Quản lý tồn kho và thời gian dự trữ

Quản lý tồn kho chủ yếu thủ công, dùng sổ sách. Hoạt động xuất nhập hàng chưa được cập nhật kịp thời. Thời gian dự trữ trung bình của một số nhóm thuốc cao, ví dụ thuốc tác dụng trên đường hô hấp. Điều này dẫn đến ứ đọng vốn và nguy cơ thuốc hết hạn. Sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với sổ sách xảy ra ở nhiều thuốc. Nguyên nhân có thể do sai sót trong ghi chép hoặc kiểm kê không kỹ. Cần ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý.

III. Giải pháp và phương pháp cải thiện tồn trữ thuốc

Cải thiện tồn trữ thuốc đòi hỏi nhiều giải pháp đồng bộ. Đầu tiên là áp dụng nghiêm ngặt tiêu chuẩn GSP. Cần đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị cho kho. Đào tạo lại nhân viên kho về quy trình bảo quản, kiểm kê. Triển khai phần mềm quản lý kho để theo dõi tồn kho thời gian thực. Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ nhiệt độ, độ ẩm và ghi chép cẩn thận. Phân loại thuốc theo nhóm, sắp xếp khoa học trên giá kệ. Xây dựng quy trình nhập xuất rõ ràng, có kiểm soát. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát nội bộ. Các giải pháp này giúp tối ưu hóa tồn trữ, giảm lãng phí.

3.1. Áp dụng thực hành tốt bảo quản thuốc GSP

Áp dụng GSP là giải pháp cốt lõi. Nó bao gồm các nguyên tắc về nhân sự, thiết bị, quy trình. Nhân viên kho phải được đào tạo và cấp chứng chỉ GSP. Kho phải có đủ thiết bị kiểm soát môi trường như điều hòa, quạt thông gió. Thuốc được sắp xếp theo nguyên tắc FEFO (nhập trước, xuất trước). Hồ sơ, sổ sách phải rõ ràng, chính xác và lưu trữ đầy đủ. Việc áp dụng GSP giúp đảm bảo chất lượng thuốc từ khâu nhập đến xuất.

3.2. Đào tạo nhân lực và ứng dụng công nghệ

Đào tạo nhân viên kho là giải pháp then chốt. Cần tổ chức các lớp tập huấn về GSP, kỹ năng bảo quản. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của tồn trữ thuốc. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho. Sử dụng phần mềm để theo dõi tồn kho, cảnh báo thuốc sắp hết hạn, thuốc tồn lâu. Công nghệ giúp giảm sai sót thủ công, tăng hiệu quả kiểm kê. Kết hợp đào tạo và công nghệ sẽ hiện đại hóa công tác tồn trữ.

IV. Kết luận và ứng dụng từ nghiên cứu tồn trữ thuốc

Nghiên cứu năm 2019 tại Bệnh viện Lao Phổi Hà Nam đã chỉ rõ thực trạng tồn trữ thuốc. Có nhiều vấn đề về cơ sở vật chất, quản lý tồn kho. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng đề xuất các giải pháp khả thi. Kết luận chính là cần cải thiện toàn diện từ hạ tầng đến nhân sự. Áp dụng GSP và công nghệ là hướng đi tất yếu. Ứng dụng của nghiên cứu này rất rộng rãi. Nó cung cấp cơ sở khoa học cho bệnh viện xây dựng kế hoạch cải tiến. Các bệnh viện chuyên khoa khác có thể tham khảo mô hình. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo thuốc an toàn, hiệu quả cho người bệnh.

4.1. Kết quả đạt được và hạn chế của nghiên cứu

Nghiên cứu đã thu thập và phân tích dữ liệu tồn trữ thuốc năm 2019. Nó mô tả được cơ cấu thuốc, thời gian dự trữ, hoạt động xuất nhập. Kết quả cho thấy nhóm thuốc hô hấp, chống nhiễm khuẩn tồn kho cao. Hạn chế của nghiên cứu là chỉ tập trung vào một năm, một bệnh viện. Số liệu có thể chưa phản ánh hết mọi khía cạnh. Tuy nhiên, đây là tài liệu tham khảo giá trị cho công tác quản lý dược.

4.2. Ứng dụng trong quản lý dược bệnh viện

Kết quả nghiên cứu có thể ứng dụng trực tiếp tại bệnh viện. Bệnh viện có thể sử dụng để xây dựng chính sách tồn trữ mới. Nó giúp kho Dược lên kế hoạch mua sắm, dự trữ hợp lý hơn. Các chỉ số như thời gian dự trữ, tỷ lệ chênh lệch tồn kho là thước đo. Ứng dụng rộng hơn, các cơ sở y tế khác học hỏi kinh nghiệm. Quản lý dược hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng khám chữa bệnh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: TỔNG QUAN 1. Tổng quan về tồn trữ thuốc 1. Đảm bảo chất lượng thuốc Một thuốc được coi là thuốc đạt chất lượng khi thuốc đạt các tiêu chuẩn đã đăng ký theo tiêu chuẩn dược điển hoặc tiêu chuẩn cơ sở của nhà sản xuất. Tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc là văn bản quy định về đặc tính kỹ thuật, bao gồm chỉ tiêu chất lượng, mức chất lượng, phương pháp kiểm nghiệm và yêu cầu quản lý khác có liên quan đến chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc [6].

Để đảm bảo chất lượng thuốc được đảm bảo cần phải thực hiện theo quy trình của bệnh viện xây dựng và áp dụng theo các nguyên tắc quy định của thông tư, nghị định. Cơ sở phân phối là cơ sở thực hiện hoạt động phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc, cơ sở sản xuất thuốc thành phẩm hoặc đến các điểm phân phối, bảo quản của cơ sở phân phối hoặc giữa các điểm phân phối bằng phương tiện vận chuyển khác nhau. Sự cần thiết của tồn trữ thuốc Trên thực tế có rất nhiều lý do để ta thấy được sự cần thiết của việc dự trữ thuốc như: - Đảm bảo tính sẵn có: tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng. - Đảm bảo niềm tin vào vào hệ thống: khi tình trạng hết hàng xảy ra thường xuyên, người bệnh sẽ mất niềm tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống về cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe người bệnh.

- Đảm bảo đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: những thay đổi về nhu cầu loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được. Do đó lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống ứng phó với sự thay đổi của thị trường. 3 - Tránh tình trạng thiếu kinh phí: nếu không có tồn kho hay tồn kho không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn. Nội dung bảo quản thuốc 1.

Nhân sự Hệ thống đơn vị bệnh viện nói chung và Khoa Dược nói riêng trong công tác tuyển dụng cần đáp ứng phù hợp yêu cầu chuyên môn, công việc được bàn giao theo từng tính chất công việc vị trí kho. Nhân sự thường xuyên tập huấn về kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ Dược và thường xuyên cập nhập kiến thức đào tạo “Thực hành tốt bảo quản thuốc”. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, giới hạn của từng nhân sự kho tại Khoa Dược đều được phân cấp, quy định rõ cụ thể có văn bản bàn giao. Thủ kho của một kho thuốc phải có trình độ chuyên môn phù hợp theo quy định.

Thủ kho thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần là dược sỹ đại học hoặc dược sỹ trung học có giấy ủy quyền [1], tất cả nhân sự được phân cấp rõ, cụ thể công việc sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn quản lý trực tiếp thuốc, trực tiếp bảo quản thuốc đạt chỉ tiêu đề ra liên quan đến thuốc. Nhà kho và trang thiết bị * Nhà kho Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt. Kho phải có một địa chỉ xác định, có hệ thống đường giao thông đảm bảo thuận tiện cho việc vận chuyển, xuất nhập, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy. Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị sao cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu làm thuốc tránh được các ảnh hưởng bất lợi như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu bọ, côn trùng.

4 Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt. Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng và được xử lý thích hợp để đảm bảo tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, đảm bảo hoạt động của nhân viên làm việc trong kho, và sự di chuyển của các phương tiện cơ giới. Không được có các khe, vết nứt gãy. là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng [7].

- Địa điểm Kho thuốc được xây dựng ở vị trí cao ráo, an toàn, có hệ thống thoát nước để đảm bảo thuốc, nguyên liệu tránh được những ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn, lũ lụt. Kho có địa chỉ xác định, nằm ở nơi thuận tiện cho việc xuất nhập, vận chuyển, bảo vệ. - Thiết kế, xây dựng Diện tích sử dụng cho công tác xuất, nhập hàng hoá. + Diện tích phụ : là diện tích dùng làm đường đi lại, diện tích dùng để thực hiện các công việc phụ cho các nghiệp vụ kho như: phòng thí nghiệm để kiểm nghiệm hàng hoá, kho chứa bao bì, diện tích để đóng gói lẻ hoặc sửa chữa hàng.

+ Diện tích hành chính, sinh hoạt: văn phòng, câu lạc bộ, nhà ăn, nhà tắm, nhà vệ sinh… Tùy theo mục đích, qui mô của kho (kho của nhà sản xuất, kho của nhà phân phối.) cần phải có những khu vực xác định hoặc những hệ thống kiểm soát khác, được xây dựng, bố trí hợp lý, trang bị phù hợp, đảm bảo các điều kiện cho các hoạt động sau: + Tiếp nhận, tồn trữ và bảo quản. + Bảo quản các thành phẩm thuốc đã xuất kho chờ cấp phát. + Bảo quản bao bì đóng gói. 5 - Kho phải đủ rộng, và khi cần thiết, cần phải có sự phân cách giữa các khu vực sao cho có thể bảo đảm việc bảo quản cách ly từng loại thuốc, từng lô hàng theo yêu cầu.

- Qui mô của kho: cần phải có những khu vực xác định, được xây dựng, bố trí hợp lý, trang bị phù hợp. - Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, bố trí đáp ứng các yêu cầu về đường đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy. - Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết như nắng, mưa, bão lụt. * Cách bố trí một kho dược Có nhiều cách bố trí các phòng ban, các bộ phận trong khu vực kho dược, tuỳ thuộc vào địa điểm và khả năng hoạt động của từng kho.

Theo hướng dẫn của Tổ chức Y tế Thế giới, một vài kiểu bố trí tương đối thuận tiện cho công tác quản lý và xuất nhập hàng sau: Kho có dạng chữ T Kho theo chiều dọc Kho theo kiểu đường vòng Kho được bố trí đầy đủ các khu vực như: Khu vực bảo quản hàng hoá; Khu vực nhập hàng, kiểm tra, kiểm soát hàng; Nơi chuẩn bị hàng theo yêu cầu trước khi xuất hàng; Khu vực xuất hàng; Khu vực quản lý. * Trang thiết bị Nhà kho phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Có các phương tiện, thiết bị phù hợp: quạt thông gió, hệ thống điều hòa không khí, xe chở hàng, xe nâng, nhiệt kế, ẩm kế. để đảm bảo các điều kiện bảo quản. - Có đủ ánh sáng bảo đảm để các hoạt động trong khu vực kho được chính xác và an toàn.

6 - Có đủ các trang bị, giá, kệ để sắp xếp hàng hóa. Không được để thuốc, nguyên liệu trực tiếp trên nền kho. Khoảng cách giữa các giá kệ, giữa giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra, đối chiếu, cấp phát và xếp, dỡ hàng hóa. - Có đủ các trang thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống cháy nổ, như: hệ thống báo cháy tự động, thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy, các bình khí chữa cháy, hệ thống phòng chữa cháy tự động.

- Có nội quy qui định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép. - Có các qui định và biện pháp để chống sự xâm nhập, phát triển của côn trùng, sâu bọ, loài gặm nhấm. Các điều kiện bảo quản trong kho - Nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn thuốc. Theo qui định của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng, và nhiệt độ từ 15-250C hoặc tuỳ thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 30 0C.

Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác. - Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, thì bảo quản ở điều kiện bình thường. Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh. thì vận dụng các qui định sau: + Đối với nhiệt độ: Kho nhiệt độ thường: 150C - 300C.

Trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, tại 1 số thời điểm trong ngày, nhiệt độ có thể trên 300C nhưng không vượt quá 320C. Kho mát: Nhiệt độ trong khoảng 8 – 15oC. Kho lạnh: Nhiệt độ không vượt quá 8oC. Tủ lạnh: Nhiệt độ trong khoảng 2-8oC.

Kho đông lạnh: Nhiệt độ không vượt quá -10oC. 7 + Đối với độ ẩm: Điều kiện bảo quản trong môi trường "khô" độ ẩm 75%, ở nhiệt độ 150C - 300C. Trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt, tại 1 số thời điểm trong ngày, độ ẩm không vượt quá 80% [7]. Các thiết bị được sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế, ẩm kế.

phải được kiểm tra định kỳ, hiệu chỉnh khi cần, và kết quả kiểm tra, hiệu chỉnh này phải được ghi lại và lưu trữ. - Các điều kiện bảo quản được yêu cầu như: chủng loại bao bì, giới hạn nhiệt độ, độ ẩm, việc bảo vệ tránh ánh sáng. cần được duy trì trong suốt thời gian bảo quản. Cần phải có sự chú ý tới các thuốc chứa hoạt chất kém bền vững đối với nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng.

- Thuốc độc, thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần phải được bảo quản theo đúng các qui định tại qui chế liên quan. - Các thuốc có mùi phải được bảo quản trong bao bì kín, ở kho riêng. - Các chất dễ cháy, nổ phải được bảo quản tại kho riêng, đáp ứng các qui định của pháp luật. - Phải định kỳ tiến hành việc đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánh thuốc hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc.

Trong mọi trường hợp, việc đối chiếu phải được tiến hành khi mỗi lô hàng được sử dụng hết.