Chương 1 là cái nhìn bao quát về những động cơ thiết thực để lựa chọn đề tài nghiên cứu đối với doanh nghiệp, và tiếp theo chương này là sự trình bày về những nội dung chính của đề tài, đã được tác giả nghiên cứu trong bài luận văn. 7 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2. Cơ sở lý luận về quản trị hiệu suất. Khái niệm quản trị.
“Quản trị là hoạt động hướng đến mục tiêu trên cơ sở sử dụng nguồn lực, con người đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị và hoạt động quản trị thường bị ảnh hưởng bởi tác động của môi trường.” - Trương Quang Dũng (2013). “Quản trị là nhằm thiết lập và duy trì một môi trường nội bộ trong đó mọi người làm việc cùng nhau trong tổ chức có thể thực hiện một cách hiệu quả nhằm đạt được các mục tiêu cho tổ chức”- Koontz và O'Donnell (1984). “Quản trị là một nghệ thuật của sự hiểu biết bạn muốn làm gì và tiếp đó thấy nó được thực hiện xong theo cách tốt nhất với chi phí thấp nhất”- FW Taylor (1911). “Quản trị là quá trình của lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những nỗ lực của các thành viên trong tổ chức và dùng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức để đạt được những mục tiêu của tổ chức đã đề ra”- James A.
=> Quan điểm của tác giả thì quản trị thực sự là một sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật của mọi cách thức được sử dụng để có thể bao quát và vận hành tổ chức một cách tốt nhất dựa trên thiết lập mục tiêu, thiết lập bộ máy hoạt động, kiểm tra giám sát, đo lường hiệu quả công việc linh hoạt, có trách nhiệm rõ ràng cho mọi quyết định hướng đi tiếp theo trong tổ chức. Quản trị thành công nhất cũng là người sở hữu thông minh cảm xúc (EQ) tốt. “Một trong những khả năng nhận biết vấn đề của nhà lãnh đạo vĩ đại là họ cảm nhận thấy nó trước khi nhìn thấy nó thực sự (trực giác)”- John C. Khái niệm hiệu suất.
“Hiệu suất là kết quả hoặc mức độ thành công của một người làm việc trong suốt toàn bộ một thời gian nhất định để thực hiện những nhiệm vụ đã so sánh giữa những khả năng khác nhau, đó có thể là những tiêu chuẩn công việc, những mục tiêu, 8 những tiêu chuẩn định trước đã từng được thỏa thuận trước đó”- Al Mehrzi and Singh (2016). “Hiệu suất được xác định là một tiến trình liên tục, có sự đo lường và phát triển hiệu suất công việc của mỗi cá nhân và gắn kết hiệu suất với những mục tiêu chiến lược của tổ chức”- Aguinis (2009). “Hiệu suất với một cách hiểu đơn giản là những gì nhân viên làm được hoặc không”- Yang et al. => Dựa trên lý thuyết khoa học của vật lý thì hiệu suất được xem để tính toán chi phí, nguồn lực để tránh tình trạng lãng phí.
Khái niệm quản trị hiệu suất. “Quản trị hiệu suất là chiến lược và sự phối kết hợp những phương pháp để mang đến thành công bền vững cho tổ chức bằng việc nâng cao hiệu suất làm việc của nhiều người, những người làm trực tiếp trong đó; và bằng sự phát triển năng lực của những nhóm và những cá nhân đóng góp tạo nên”- Armstrong & Baron (1998). “Quản trị hiệu suất yêu cầu một người quản trị quyết định đo lường cái nào là ảnh hưởng tiên quyết đến tiến trình và cũng được lưu ý trong nhận thức khi đưa ra kế hoạch, điều khiển, sự hành động, sự kiểm tra và bên cạnh đó làm thế nào để sắp xếp mục tiêu trong những điều kiện vận hành hiện có của tổ chức”- Catherine Jablonsky (2010). “Quản trị hiệu suất là một tiến trình có hệ thống của sự nâng cao hiệu suất công việc của tổ chức thông qua việc phát triển hiệu suất của một cá nhân hoặc của một nhóm.
Quản trị hiệu suất cũng được xem là tiến trình cung cấp sự phản hồi, trách nhiệm giải trình và tài liệu cung cấp cho kết quả của hiệu suấ. Nó giúp cho nhân viên có nhiều đường thể hiện những tài năng của họ cho những mục tiêu ở hiện tại hay trong tương lai của tổ chức đó”- Armstrong (2006). “Quản trị hiệu suất là một tiến trình tạo ra một môi trường làm việc hoặc thiết đặt bên trong đó những người được phép thực hiện tốt nhất những khả năng của họ. 9 Đó là phương tiện chính cho những nhà quản lý nó truyền đạt những gì yêu cầu từ phía những nhân viên và mang tới sự phản hồi trong việc họ đạt được những mục tiêu công việc tốt như thế nào”- Tổ chức CIPD ( 2009).
“Quản trị hiệu suất là chiến lược liên quan đến mọi hoạt động của tổ chức được đặt trong bối cảnh chính sách nguồn lực, văn hóa, phong cách và hệ thống trao đổi thông tin ở tổ chức đó”- Armstrong và Baron (2004). => Tóm lại, Quản trị hiệu suất như một cách thức giúp doanh nghiệp nắm bắt và phát hiện những bất cập trong bộ máy sản xuất kinh doanh và qua đó có biện pháp phòng ngừa cụ thể, phù hợp, đảm bảo được công việc có thành tựu tốt nhất có thể, đồng thời gia tăng lợi nhuận ròng cho doanh nghiệp. Quản trị hiệu suất càng tốt giúp doanh nghiệp càng có lợi thế trong kinh doanh, trước các đối thủ cạnh tranh cũng như tự tin trong triển khai các chiến lược, kế hoạch trong tương lai của doanh nghiệp. Không có bất kỳ mô hình quản trị hiệu suất nào là được chấp nhận tuyệt đối trên toàn cầu bởi vì nó còn phụ thuộc vào cơ cấu hoạt động và tiềm năng của tổ chức đó, chính vì vậy nhiều chuyên gia, nhà nghiên cứu đã giải thích quản trị hiệu suất theo một cách riêng của họ.
Bên cạnh đó sự phức tạp của môi trường kinh doanh hiện nay đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải quản lý kinh doanh theo cách thích hợp toàn diện nên quản lý hiệu suất sẽ là xu thế tất yếu trong tương lai của mỗi doanh nghiệp hiện nay. Khi xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu đặt ra trong quản lý kinh doanh cũng phải cao hơn mới có thể phát triển doanh nghiệp một cách vững bền với thời gian. Vì vậy quản trị hiệu suất là tổ chức cần phải nắm rõ tất cả những gì là ưu thế, những gì là giới hạn của tổ chức mình, để loại bỏ tốt rào cản và phát huy toàn bộ năng lực lợi thế nhằm đạt được mục tiêu tốt nhất, cũng như gìn giữ nó để kế thừa và phát triển trong tương lai. Vì sao cần phải quản trị hiệu suất.
Quy trình quản trị hiệu suất. Vì sao cần quản trị hiệu suất. 10 Theo Armstrong và Baron (2004): Quản trị hiệu suất giúp hỗ trợ hiệu quả cho công việc của mỗi bộ phận chức năng. Quản lý hành vi của người thực hiện công việc, nghĩa là mọi người được hỗ trợ và khuyến khích áp dụng các hành vi để thúc đẩy mối quan hệ làm việc trở nên tốt hơn.
Ngoài ra giúp cho các nhà quản lý đảm bảo rằng các cá nhân và nhóm mà họ quản lý thì sẽ là: Có kiến thức và kỹ năng để thực hiện được các tiêu chuẩn bắt buộc của công việc. Biết và hiểu được những gì yêu cầu từ họ. Được sự hỗ trợ của tổ chức để thực hiện. Được phản hồi và thảo luận về hiệu suất của mình.
Được khuyến khích thỏa luận và đóng góp ý kiến vào các mục tiêu của cá nhân và nhóm. Theo Harvard Business Essentials (2006): Khi công ty áp dụng hệ thống quản lý hiệu suất làm việc hiệu quả thì: Công ty sẽ nhận được nhiều nguồn hỗ trợ tài chính từ các cổ đông, nhà đầu tư vì họ tin tưởng vào triển vọng tương lai tốt đẹp khi thấy nguồn nhân lực xuất sắc và luôn đồng lòng hướng đến mục tiêu tổng thể. Các nhà quản lý sẽ thành công hơn vì cấp dưới hiểu được cách thức thực hiện công việc hiệu quả. Nhân viên sẽ được đảm bảo hơn về quyền lợi công việc, sự phát triển sự nghiệp và mức thu nhập nhờ vào hiệu suất làm việc ấn tượng.
Theo qui luật Pareto (1906): Nhóm 20% những ưu tiên công việc của bạn sẽ mang lại đến 80% kết quả khi bạn dành tất cả thời gian, tiền bạc và sức lực vào 20% này đầu tiên trong số công việc thực hiện. Vậy nên ta có thể thấy quản trị hiệu suất còn có vai trò phát hiện được yếu tố ưu tiên, giúp đóng góp rất nhiều trong thành quả trong tương lai của tổ chức, đồng thời giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, tiền bạc do tránh được những chi phí không cần thiết. Qua đó giúp doanh nghiệp phát hiện ra và phát huy được đúng tiềm năng, ưu thế của doanh nghiệp mình. => Tóm lại, quản trị hiệu suất không chỉ mang lại lại lợi ích công việc cho đội ngũ 11 nhân sự thực hiện trực tiếp mà còn mang lại cho nhà quản lý sự thành công hơn, và hơn thế nữa là giá trị cốt lõi của doanh nghiệp sẽ đảm bảo ở vị thế tốt hơn khi xác định đúng được nhóm nhân tố ưu tiên giúp doanh nghiệp định vị đúng mục tiêu, kế hoạch, phương pháp thích hợp nhất.
Qua đó mang lại rất nhiều lợi ích tổng thể cho công ty. Quy trình quản trị hiệu suất. B1: Lập kế hoạch: Tùy vào tình hình, trước đây các công ty thường lập theo năm nhưng với tốc độ phát triển, sự biến động nhanh của tình hình kinh tế thì các công ty cũng linh hoạt lập kể hoạch phù hợp theo tháng hoặc theo quý để thích ứng với tình hình. Đôi khi cũng có thể là kế hoạch trong tuần phù hợp với đặc thù công việc và nhu cầu thực tế đặt ra.
B2: Thực hiện: Theo kế hoạch đã giao nhiệm vụ cho từng cá nhân liên quan triển khai thực hiện nhiệm vụ trong kế hoạch đã nêu. B3: Theo dõi tiến độ: Là sự tương tác cập nhật tiến độ công việc và vướng mắc 12 nếu có để nắm rõ lộ trình kế hoạch đã đi đến đâu để có phương pháp điều chỉnh thích hợp khi cần thiết. B4: Đánh giá: Tùy theo diễn biến tình hình của tổ chức mà có sự đánh giá tình hình theo tuần, tháng, quý hoặc năm. Đó là sự linh hoạt trong đặc thù công việc của mỗi tổ chức nhằm đạt được kế hoạch đề ra một cách tốt nhất.
Theo Harvard Business Essentials (2006): Quy trình tuần tự theo vòng kết nối sau đây: Sơ đồ quản trị hiệu suất của Harvard Business Essentials (2006). Thiết lập mục tiêu (đầu năm). Khen thưởng và phát triển.