CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH UBI VINA 2 1.1 Khái quát về công ty TNHH UBI VINA 2 1.1 Thông tin chung về công ty Công ty TNHH UBI VINA 2 là một trong ba nhà máy của tập đoàn UBASE có 100% vốn đầu tư nước ngoài do ông Beyn Ki Bong làm tổng giám đốc. Tên công ty: CÔNG TY TNHH UBASE VINA 2 Tên giao dịch: UBI VINA 2 (UBI là viết tắt của UBASE Internatoinal) Địa chỉ: Lô E 6-11, Khu Công nghiệp Tân Thới Hiệp, phường Hiệp Thành, Q.12, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại: (028) 3 7174936 Fax: (028)3 7172947 Mã số thuế: 0305161788 Loại hình DN: Doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài. Hình thức hoạt động: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.2 Quá trình hình thành và phát triển Ngày 28 tháng 7 năm 2007 công ty TNHH NURIAN VIỆT NAM 3 được thành lập và hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc do tổng giám đốc Kim Gi Jung, quốc tịch Hàn Quốc là người đại diện. Tổng diện tích công ty là 12.700 chiếc, số công nhân ban đầu là 300 người.
Trong những ngày đầu thành lập, công ty đã gặp không ít khó khăn do vốn lưu động của công ty chủ yếu dựa vào sự phân bổ của công ty mẹ, bộ máy quản lý cồng kềnh, trùng lặp, trình độ quản lý chuyên môn chưa cao dẫn đến hiệu quả kinh tế chưa đạt như mong đợi. Năm 2016, công ty được đổi tên thành công ty TNHH UBI VINA 2 do Tổng giám đốc Beyn Ki Bong làm đại diện. Nhờ nỗ lực đổi mới phương pháp quản lý, đầu tư đổi mới máy móc và trang thiết bị, công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng và số lượng sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, công ty luôn nỗ lực, phấn đấu hết mình để trở thành một trong những công ty gia công hàng thời trang hàng đầu trong lĩnh vực may mặc.
Phương châm của công ty là không ngừng sáng tạo, bằng sự chuyên nghiệp và chân thành của mình, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và đối tác, luôn luôn là người tiên phong chứ không phải là người theo đuổi.2 Lĩnh vực hoạt động Công ty hoạt động trong lĩnh vực may mặc, chuyên nhận sản xuất các hợp đồng gia công xuất khẩu theo yêu cầu của khách hàng nước ngoài. Thị trường tiêu thụ chính của công ty là Hàn Quốc và Châu Âu. Các hình thức gia công như sau: Gia công 100%: Công ty và khách hàng kí kết hợp đồng thỏa thuận, khách hàng sẽ cung cấp toàn bộ nguyên, phụ liệu công ty chỉ thực hiện gia công. Gia công từng phần: Khách hàng sẽ cung cấp vật liệu, công ty sẽ cung cấp phụ liệu như chỉ, nút, bao bì và một số phụ liệu khác.
Do đó, ngoài giá gia công khách hàng còn phải trả cho công ty giá các phụ liệu đó. 5 do an Sản xuất hàng tự cân đối (hàng FOB xuất khẩu): Công ty tự tìm khách hàng trong hay ngoài nước để kí kết hợp đồng. Những mặt hàng công ty thường nhận gia công là quần thun, quần áo trẻ em, áo khoác mùa đông, quần áo thể thao, các loại áo choàng nữ cao cấp… Bằng những chất liệu cotton, nylon, sợi… tất cả các mặt hàng đều có giá trị thẩm mỹ cao về mặt kỹ thuật và kiểu dáng nên được đông đảo khách hàng ưa chuộng.3 Thành tựu đạt được Từ khi thành lập cho đến nay công ty đã đạt được những thành công đáng kể với chất lượng sản phẩm không ngừng được nâng cao, đã và đang từng bước xây dựng thương hiệu, vị thế của mình trên thị trường quốc tế. Một số đối tác chính của công ty đến từ Mỹ và Hàn Quốc như: GAP, S’Oliver, Lucky Brand, The children place, Lane Brane, Discovery, White house and Black market, Chico’s, Ann inc, Catherine… góp phần lớn trong việc tạo nên thương hiệu cho công ty.4 Sơ đồ bộ máy quản lý Sơ đồ tổ chức chính là hình ảnh đại diện của cấu trúc mà DN lựa chọn để hoàn thành sứ mệnh và tầm nhìn của mình.
Chính vì thế sơ đồ tổ chức được xem như cấu trúc sống của doanh nghiệp. Tại UBI VINA 2, công ty đã lựa chọn và thiết lập cơ cấu tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng như sau: 6 do an TỔNG GIÁM ĐỐC KHỐI VĂN PHÒNG KHỐI NHÀ XƯỞNG BỘ PHẬN HÀNH CHÁNH NHÂN SỰ GIÁM ĐỐC XƯỞNG BỘ PHẬN MUA HÀNG CHUYÊN GIA HÀN QUỐC BỘ PHẬN XUẤT NHẬP KHẨU BỘ BỘ ĐÓNG GÓI PHẬN PHẬN CHUYỀN BỘ PHẬN KINH HOÀN KHO CẮT MAY THÀNH DOANH BỘ PHẬN KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KHO NVL ỦI, XẾP ÁO BỘ PHẬN KẾ TOÁN KHO VẢI QC/KCS ĐÓNG THÙNG Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức công ty Nguồn: Bộ phận Hành chánh-Nhân sự a. Khối văn phòng Bộ phận Hành chánh – Nhân sự: gồm 1 trưởng phòng và 6 nhân viên Bộ phận HC-NS có nhiệm vụ chính là tham mưu cho BGĐ công ty và thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, các chế độ chính sách phúc lợi, chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế là đầu mối liên lạc mọi thông tin của BGĐ.
7 do an Bộ phận mua hàng: gồm 1 trưởng phòng và 2 nhân viên Để đáp ứng kịp thời trong tiến độ sản xuất và kinh doanh, phòng mua hàng có trách nhiệm xem xét nhu cầu từ các bộ phận, phòng ban từ đó tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp. Sau khi được BGĐ phê duyệt sẽ tiến hành mua hàng theo đơn đặt hàng. Đồng thời bộ phận mua hàng phải kiểm tra hàng mua vào và lưu các thông tin nhà cung ứng. Bộ phận xuất nhập khẩu: gồm 1 trưởng phòng và 13 nhân viên Bộ phận xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tiếp nhận các đơn đặt hàng từ nước ngoài để lên kế hoạch sản xuất kinh doanh và theo dõi sản xuất chung của đơn vị.
Tổ chức quản lý vật tư, thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Làm việc với cơ quan hải quan khi công ty có hàng xuất hay nhập nguyên vật liệu, xin các giấy chứng nhận xuất xứ và kiểm tra chất lượng hàng hóa. Bộ phận kinh doanh: gồm 1 trưởng phòng và 9 nhân viên Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm. Nghiên cứu về thị trường, đối thủ cạnh tranh cũng như lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bộ phận kế hoạch sản xuất: gồm 1 trưởng phòng và 10 nhân viên Bộ phận kế hoạch sản xuất sẽ dựa vào định hướng phát triển của doanh nghiệp để lên kế hoạch sản xuất theo quý, tháng, tuần kết hợp điều hành sản xuất. Lập định mức căn cứ theo kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức hàng tồn kho an toàn. Đồng thời thường xuyên kiểm tra, theo dõi và quản lý kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả. Bộ phận kế toán: gồm 1 trưởng phòng và 6 nhân viên Bộ phận kế toán có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ kế toán theo quy định của Nhà nước và điều lệ hoạt động của công ty, lập kế hoạch thu chi hàng tháng, quý, năm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, cân đối nguồn thu, chi và điều hòa sử dụng vốn trong toàn công ty.
Thường xuyên kiểm tra việc quản lý, kiểm soát việc sử dụng tài sản, tiền vốn của công ty cũng như việc lập chứng từ và thanh toán, hạch toán kế toán theo chế độ. Khối nhà xưởng Chức năng: Khối nhà xưởng có chức năng là thiết kế và định mức, cụ thể là xây dựng các tiêu chuẩn sản phẩm, thiết kế mặt hàng, định mức kinh tế kỹ thuật, phát triển sản phẩm. Quy trình thực hiện đơn hàng: Nhận mẫu đơn hàng từ các khách hàng, sau khi nhận rập thì tiến hành phát thảo sơ đồ mẫu, nhảy size trên máy tính căn cứ vào bảng thông số chi tiết mà khách hàng cung cấp cho. Kế tiếp là kiểm tra lần nữa, sau đó rập sẽ được in tự động bằng máy tính, tiếp theo sẽ chuyển đến bộ phận khác kiểm tra và đối chiếu thông số.
Mẫu đã được may thành thành phẩm sẽ được kiểm tra lại các thông số căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, sau khi hoàn thành sẽ chuyển đến khách hàng kiểm tra, nếu thành phẩm hoàn thành đúng với yêu cầu sẽ được trả về và tiến hành sản xuất trên chuyền.5 Giới thiệu khái quát về bộ phận Hành chánh - Nhân sự 1.1 Cơ cấu tổ chức của bộ phận TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN PHỤ TRÁCH PHỤ TRÁCH PHỤ TRÁCH PHỤ TRÁCH VỀ TUYỂN VỀ TIỀN VỀ BẢO HIỂM VỀ ĐÀO TẠO DỤNG LƯƠNG XÃ HỘI Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức Bộ phận Hành chánh – Nhân sự (Nguồn: Bộ phận Hành chánh – Nhân sự) Trưởng phòng nhân sự: là người đứng đầu bộ phận nhân sự, điều hành các hoạt động trong phòng nhân sự, tương tác và hỗ trợ các phòng ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn đề nhân sự. Nhân viên phụ trách về tuyển dụng: có trách nhiệm trao đổi với phòng ban, các cấp quản lý để nắm được nhu cầu và chất lượng nhân sự cần tuyển. Công việc cụ thể là tìm kiếm, sàng lọc các hồ sơ xin việc để tìm ra các ứng viên phù 9 do an hợp, lên lịch phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại, thực hiện các bài kiểm tra năng lực để tìm ra ứng viên phù hợp. Báo cáo tình hình tuyển dụng, cung cấp các thông tin về quyền và nghĩa vụ cũng như định hướng cho nhân viên mới.
Nhân viên phụ trách về lương: công việc chính là tính lương và các chế độ chính sách, phúc lợi có liên quan, tính toán và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, làm quyết định lương, thưởng và các báo cáo có liên quan. Nhân viên phụ trách về BHXH: công việc chính là trích nộp và đăng ký bảo hiểm xã hội, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, chữa bệnh. Làm và chốt bảo hiểm, làm thẻ bảo hiểm y tế. Nhân viên phụ trách về đào tạo: công việc chính là lập và triển khai các kế hoạch đào tạo cho cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao kiến thức hiểu biết và kỹ năng trong công việc, đảm bảo các kế hoạch được triển khai đúng thời hạn, đưa ra các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao chất lượng của các chương trình đào tạo trong công ty.