Luận văn nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH SX - TM - DV Hoàng Mã

Luận văn phân tích thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Dịch vụ Hoàng Mã giai đoạn 2023 - 2024.

• Tác giả: Nguyễn Thị Thanh Phương
• Người hướng dẫn: ThS. Võ Thị Xuân Hạnh
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế
• Đề tài: Nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất – Thương Mại – Dịch Vụ Hoàng Mã
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Hoàng Mã

Hoạt động mua hàng đóng vai trò nòng cốt trong chuỗi cung ứng của Công ty TNHH Hoàng Mã. Doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp máy cắt tự động, phần mềm sản xuất thông minh và linh kiện công nghiệp. Công tác mua hàng đảm bảo nguồn cung vật tư liên tục cho quy trình sản xuất và kinh doanh. Đơn vị tập trung nhập khẩu máy móc tự động hóa cùng phụ tùng thay thế từ các thị trường trọng điểm như Trung Quốc, Đài Loan và châu Âu. Quy trình mua sắm gắn liền với việc cân bằng giữa chi phí đầu vào và tiêu chuẩn kỹ thuật khắt khe. Phòng thu mua phối hợp chặt chẽ với bộ phận kho vận và kế toán nhằm tối ưu hóa dòng tiền. Việc lựa chọn điều kiện thương mại quốc tế phù hợp như FOB hay CIF giúp giảm thiểu chi phí nhập khẩu và lưu kho bãi. Doanh nghiệp luôn chủ động khảo sát xu hướng công nghệ thông qua các hội chợ quốc tế như CISMA hay Texprocess. Nỗ lực này củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường công nghệ phụ trợ.

1.1. Vai trò chiến lược của công tác mua hàng

Hoạt động thu mua quyết định trực tiếp đến năng lực cạnh tranh của Công ty Hoàng Mã. Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm cung ứng máy móc công nghệ cao và linh kiện thay thế kịp thời. Sự ổn định của nguồn cung giúp khách hàng duy trì dây chuyền sản xuất liên tục mà không bị gián đoạn. Bên cạnh đó, việc đàm phán hợp đồng dài hạn với các nhà sản xuất uy tín giúp kiểm soát chi phí nhập khẩu hiệu quả. Mua hàng hiệu quả tạo tiền đề vững chắc cho kế hoạch tài chính và luân chuyển vốn lưu động. Doanh nghiệp nâng cao uy tín thương hiệu nhờ chất lượng sản phẩm nhập khẩu luôn đáp ứng yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt.

1.2. Mục tiêu tối ưu hóa chi phí và chuỗi cung ứng

Mục tiêu cốt lõi của công tác mua sắm là tối ưu hóa tổng chi phí sở hữu vật tư và thiết bị. Đơn vị chủ động tìm kiếm các nguồn hàng cơ khí tự động hóa từ Đài Loan và Trung Quốc với mức giá cạnh tranh. Chất lượng máy móc vẫn được giữ vững theo đúng cam kết kỹ thuật ban đầu. Đồng thời, thời gian giao hàng được rút ngắn tối đa nhằm giảm chi phí lưu kho phát sinh. Sự phối hợp đồng bộ giữa kho vận, thu mua và kế toán mang lại hiệu quả vận hành vượt trội. Việc lựa chọn phương thức giao hàng quốc tế linh hoạt giúp tiết kiệm đáng kể ngân sách vận tải đường biển và đường hàng không.

II. Thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Hoàng Mã

Hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Hoàng Mã đối mặt với nhiều thách thức từ chuỗi cung ứng toàn cầu. Biến động giá linh kiện điện tử và máy cắt tự động gây khó khăn cho việc lập dự toán ngân sách. Một số đơn hàng nhập khẩu phụ thuộc lớn vào các nhà sản xuất tại Trung Quốc dẫn đến rủi ro thời gian giao hàng kéo dài. Thời gian vận chuyển quốc tế chậm trễ đôi khi làm gián đoạn kế hoạch giao hàng cho khách hàng trong nước. Ngoài ra, việc chia sẻ thông tin giữa bộ phận thu mua và kho vận chưa thực sự mượt mà do thiếu hệ thống phần mềm quản lý tích hợp. Doanh nghiệp vẫn áp dụng một số phương thức quản lý tồn kho thủ công gây lãng phí diện tích lưu trữ. Đơn vị chưa có bảng tiêu chuẩn định lượng cụ thể để đánh giá định kỳ các nhà cung cấp linh kiện phụ trợ. Năng lực đàm phán hợp đồng ngoại thương ở một số thời điểm chưa mang lại lợi thế tối ưu về giá và điều khoản thanh toán. Các rào cản này làm tăng chi phí vận hành và giảm tốc độ phản ứng trước biến động thị trường.

2.1. Rủi ro biến động chuỗi cung ứng và thời gian giao hàng

Sự phụ thuộc vào các đối tác cung ứng nước ngoài tiềm ẩn rủi ro chậm trễ tiến độ giao hàng. Biến động địa chính trị cùng cước vận tải biển thay đổi thất thường ảnh hưởng tiêu cực đến giá thành nhập khẩu. Doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi tìm kiếm phụ tùng thay thế hiếm trong thời gian ngắn. Tình trạng thiếu hụt linh kiện cục bộ khiến quá trình bảo hành và sửa chữa máy móc cho khách hàng bị trì hoãn. Bên cạnh đó, các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu đôi lúc phát sinh vướng mắc ngoài dự kiến. Điều này làm tăng thời gian lưu kho tại cảng và phát sinh thêm nhiều phụ phí không đáng có.

2.2. Hạn chế trong quản lý tồn kho và đánh giá nhà cung cấp

Quy trình quản trị tồn kho tại doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều điểm nghẽn về mặt công nghệ. Dữ liệu lượng hàng trong kho chưa được cập nhật theo thời gian thực tới bộ phận mua sắm. Tình trạng này dẫn đến việc tồn kho quá mức đối với một số linh kiện có tần suất dùng thấp. Ngược lại, những chi tiết máy có nhu cầu đột xuất lại rơi vào cảnh thiếu hàng. Đồng thời, tiêu chí đánh giá nhà cung ứng hiện nay chủ yếu dựa trên cảm tính và giá thành đơn thuần. Doanh nghiệp chưa đo lường định lượng tỷ lệ giao hàng đúng hẹn cũng như tỷ lệ linh kiện đạt chuẩn kỹ thuật sau kiểm định.

III. Giải pháp nâng cao hiệu quả mua hàng tại Công ty Hoàng Mã

Nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Hoàng Mã đòi hỏi một chiến lược cải tiến toàn diện. Doanh nghiệp cần đa dạng hóa danh mục nhà cung cấp để hạn chế sự lệ thuộc vào các đối tác truyền thống. Việc mở rộng tìm kiếm đối tác tại Đông Nam Á và các nước phát triển giúp đảm bảo nguồn cung linh kiện ổn định. Đơn vị cần áp dụng bộ chỉ số KPI cụ thể để đánh giá định kỳ chất lượng nhà cung ứng. Bộ tiêu chuẩn này phải bao gồm tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, tỷ lệ hàng lỗi và tính linh hoạt trong hỗ trợ kỹ thuật. Công ty nên đẩy mạnh đàm phán hợp đồng khung dài hạn để nhận mức chiết khấu thương mại tối đa. Áp dụng các điều kiện thương mại như FOB hoặc CIF cần dựa trên phân tích chi phí logistics chi tiết theo từng thời điểm. Bên cạnh đó, việc số hóa quy trình mua sắm thông qua phần mềm ERP giúp liên thông dữ liệu giữa thu mua, kho bãi và kế toán. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và kiểm soát chặt chẽ ngân sách giải ngân.

3.1. Xây dựng tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống chấm điểm nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí minh bạch và rõ ràng. Các yếu tố xem xét bao gồm giá thành sản phẩm, chất lượng kỹ thuật, uy tín thương hiệu và thời hạn thanh toán. Đội ngũ thu mua cần thường xuyên theo dõi hiệu suất giao hàng thực tế của từng đơn vị cung ứng. Việc phân loại nhà cung ứng theo cấp bậc chiến lược giúp doanh nghiệp ưu tiên hợp tác dài hạn với các đối tác tin cậy. Khi phát hiện nhà cung cấp có tỷ lệ sai sót kỹ thuật cao, phòng mua sắm phải lập tức đưa ra cảnh báo hoặc thay thế. Giải pháp này giúp loại bỏ rủi ro gián đoạn nguồn hàng và nâng cao chất lượng linh kiện đầu vào.

3.2. Ứng dụng công nghệ và tối ưu hóa chi phí logistics

Triển khai nền tảng phần mềm quản lý kho và mua sắm giúp tự động hóa khâu đặt hàng vật tư định kỳ. Hệ thống phát tín hiệu cảnh báo ngay khi lượng linh kiện dự trữ giảm xuống dưới mức an toàn quy định. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với các đơn vị giao nhận quốc tế để thương lượng mức cước vận tải tối ưu. Lựa chọn linh hoạt giữa Incoterms FOB và CIF theo biến động thị trường giúp tiết kiệm đáng kể chi phí nhập khẩu. Đội ngũ nhân sự mua hàng cần tham gia tích cực vào các triển lãm công nghệ như Texprocess và CISMA. Hoạt động này mở ra cơ hội tiếp cận nhiều nhà sản xuất gốc với chi phí cạnh tranh hơn.

IV. Kết luận về hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Hoàng Mã

Hoàn thiện hoạt động mua sắm tại Công ty TNHH Hoàng Mã là bước đi then chốt để duy trì tăng trưởng bền vững. Mua hàng hiệu quả không chỉ đơn thuần là cắt giảm giá mua ban đầu của vật tư hay linh kiện máy móc. Công tác này định hình toàn bộ khả năng đáp ứng đơn hàng và tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn cho doanh nghiệp. Việc áp dụng đồng bộ các giải pháp quản lý nhà cung cấp, kiểm soát tồn kho và số hóa quy trình đem lại kết quả thực tiễn cao. Dòng vốn lưu động được giải phóng khỏi lượng hàng ứ đọng, giúp công ty chủ động đầu tư mở rộng thị trường. Tốc độ phục vụ khách hàng được nâng lên rõ rệt nhờ nguồn linh kiện thay thế luôn sẵn sàng. Mối quan hệ đối tác tin cậy với các nhà sản xuất quốc tế giúp giữ vững chất lượng thiết bị công nghiệp. Sự chuyển biến tích cực trong hoạt động thu mua trực tiếp nâng cao chỉ số lợi nhuận sau thuế của công ty. Đây là nền tảng vững chắc để Hoàng Mã khẳng định vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp công nghệ cắt tự động.

4.1. Lợi ích dài hạn đối với năng lực cạnh tranh doanh nghiệp

Tối ưu hóa quy trình thu mua tạo bước ngoặt phát triển bền vững cho Công ty TNHH Hoàng Mã. Khả năng cung ứng máy móc và linh kiện đúng hạn xây dựng niềm tin lớn từ các đối tác công nghiệp dệt may. Chi phí đầu vào được kiểm soát chặt chẽ giúp công ty đưa ra mức giá bán cạnh tranh nhất thị trường. Nguồn vốn vận hành quay vòng nhanh hơn, giảm bớt chi phí tài chính và gánh nặng nợ vay. Mối liên kết chặt chẽ với những thương hiệu cơ khí hàng đầu thế giới củng cố danh tiếng cho công ty. Doanh nghiệp sẵn sàng đón nhận các đơn hàng quy mô lớn với tiến độ giao hàng chuẩn xác.

4.2. Lộ trình triển khai thực tiễn cho bộ phận thu mua

Kế hoạch triển khai cần tiến hành từng bước để bảo đảm tính khả thi và thích ứng cao. Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp rà soát toàn bộ hợp đồng hiện có và cập nhật danh sách nhà cung cấp đạt chuẩn. Giai đoạn tiếp theo tập trung vào việc áp dụng công cụ quản lý số hóa và đào tạo kỹ năng đàm phán thương mại cho nhân viên. Đơn vị cần thiết lập cơ chế họp điều phối định kỳ giữa bộ phận mua hàng, kho bãi và kế toán. Sự phối hợp liên phòng ban giúp tháo gỡ kịp thời mọi vướng mắc phát sinh trong quá trình nhập hàng. Việc đánh giá định kỳ kết quả mua sắm bảo đảm các mục tiêu tiết kiệm chi phí luôn đi đúng quỹ đạo.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh thương mại và hội nhập kinh tế quốc tế, việc tối ưu hóa chi phí sản xuất và chuỗi cung ứng đóng vai trò sống còn đối với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại kỹ thuật. Hoạt động mua hàng (procurement) không đơn thuần là nghiệp vụ mua bán vật tư thông thường, mà giữ vị trí chiến lược trong chuỗi giá trị: từ thương lượng hợp đồng, lựa chọn nhà cung cấp, kiểm soát chất lượng đầu vào cho đến bảo đảm nguồn cung máy móc, linh kiện liên tục cho dây chuyền sản xuất.

Công ty TNHH Sản Xuất – Thương Mại – Dịch Vụ Hoàng Mã là doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp máy móc, thiết bị tự động hóa và linh kiện thay thế cho ngành dệt may tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á. Hoạt động mua hàng của công ty giữ vai trò huyết mạch trong việc duy trì năng lực cung ứng thiết bị công nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp đang đối mặt với các rào cản vận hành: chi phí đầu vào chịu nhiều biến động, chất lượng linh kiện chưa đồng đều, sự phụ thuộc vào các nguồn cung ngoại nhập và thời gian giao hàng kéo dài. Nhận thức được tầm quan trọng của việc hoàn thiện chuỗi cung ứng nội bộ, tác giả Nguyễn Thị Thanh Phương thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Kinh doanh Quốc tế tại Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh với đề tài: "Nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Sản Xuất – Thương Mại – Dịch Vụ Hoàng Mã".

Khóa luận xác định mục tiêu tổng quát là nâng cao hiệu quả hoạt động mua sắm thiết bị và linh kiện tự động hóa của công ty, cụ thể hóa thành 4 nhiệm vụ nghiên cứu:

1. Khảo sát và phân tích thực trạng quy trình mua hàng: Làm rõ cơ cấu tổ chức, quy trình lập kế hoạch mua sắm, lựa chọn đối tác, quản lý đơn hàng và kiểm tra chất lượng vật tư đầu vào; từ đó xác định điểm mạnh, điểm yếu và các yếu tố tác động.
2. Đánh giá hiệu quả mua hàng bằng dữ liệu thực nghiệm: Phân tích định lượng các chỉ số chi phí thu mua, chu kỳ giao hàng, tỷ lệ lỗi linh kiện và mức độ gắn kết với các nhà cung ứng thiết bị.
3. Nhận diện hạn chế và nguyên nhân: Đánh giá nguyên nhân chủ quan và khách quan dẫn tới sự thiếu hiệu quả trong quy trình mua hàng, như việc thiếu công cụ số hóa, quy trình chưa được chuẩn hóa và sự phụ thuộc quá mức vào một số nhà cung ứng nhất định.
4. Đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện có tính khả thi: Xây dựng kế hoạch chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), cải tiến hệ thống đánh giá nhà cung cấp và phát triển năng lực đội ngũ nhân sự trong ngắn và trung hạn.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định rõ ràng:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động mua hàng và quy trình quản trị cung ứng thiết bị, linh kiện tự động hóa.
• Phạm vi không gian: Công ty TNHH Sản Xuất – Thương Mại – Dịch Vụ Hoàng Mã (trụ sở tại Quận 1, TP. Hồ Chí Minh cùng mạng lưới hoạt động liên quan).
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu vận hành và số liệu thống kê thu mua trong giai đoạn từ tháng 04/2023 đến tháng 04/2025.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được thiết lập dựa trên nền tảng quản trị chuỗi cung ứng hiện đại, đối chiếu giữa lý luận học thuật quốc tế và thực tiễn vận hành doanh nghiệp. Khung lý thuyết của đề tài tập trung vào quy trình mua sắm 9 giai đoạn theo mô hình của Monczka và cộng sự (2016, 2020), bao gồm: Nhận biết nhu cầu (Recognition of Need), Mô tả nhu cầu (Description of Need), Xác định và lựa chọn nhà cung cấp (Supplier Identification and Selection), Đánh giá và đàm phán (Supplier Evaluation and Negotiation), Phê duyệt mua hàng (Purchase Approval), Phát hành đơn đặt hàng (Purchase Order Issuance), Theo dõi đơn hàng (Order Follow-up), Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa (Receipt and Inspection) theo nguyên tắc "3 đúng" (đúng số lượng, đúng chất lượng, đúng thông số kỹ thuật), cùng bước Thanh quyết toán và lưu trữ hồ sơ (Invoice Clearance and Record Keeping).

Khóa luận phân tích ba mô hình tổ chức mua sắm cơ bản trong doanh nghiệp: mô hình tập trung (Centralized Purchasing), mô hình phân tán (Decentralized Purchasing) và mô hình hỗn hợp (Hybrid Purchasing) dựa trên Ma trận danh mục Kraljic (Kraljic Portfolio Matrix, 1983). Hệ thống nhân tố ảnh hưởng được tác giả phân định thành ba nhóm:

• Nhân tố nội bộ: Cơ cấu tổ chức và năng lực nhân sự mua hàng (Monczka et al., 2020), chiến lược cạnh tranh tạo lập ưu thế chi phí (Porter, 1985), mức độ ứng dụng công nghệ thông tin như ERP, SCM, e-Procurement (Chopra & Meindl, 2016) và tiềm lực tài chính doanh nghiệp (Burt et al., 2010).
• Nhân tố từ phía nhà cung cấp: Năng lực sản xuất và độ tin cậy giao hàng (Christopher, 2016), uy tín kinh doanh và đạo đức thương mại (Kannan & Tan, 2002), cùng chính sách hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ hậu mãi (Harland et al., 1999).
• Nhân tố môi trường vĩ mô: Biến động giá vật tư toàn cầu (OECD, 2022), hàng rào kỹ thuật (TBT), vệ sinh dịch tễ (SPS) và chính sách thuế quan (WTO, 2023), áp lực cạnh tranh quốc tế (Mentzer & Moon, 2004) và các khác biệt về văn hóa kinh doanh (Hofstede, 2001).

Hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động mua hàng (Procurement Performance Metrics) được xây dựng trên bốn khía cạnh:

1. Chỉ số chi phí: Tỷ lệ tiết kiệm chi phí (Cost Saving Rate) theo Lysons & Farrington (2016).
2. Chỉ số chất lượng: Tỷ lệ hàng hư hỏng, sai lệch quy cách (Defect Rate) theo Baily et al. (2008).
3. Chỉ số thời gian: Thời gian chu kỳ mua hàng (Procurement Lead Time) và Tỷ lệ giao hàng đúng hạn (On-Time Delivery Rate) theo Chopra & Meindl (2016).
4. Chỉ số quan hệ đối tác: Tỷ lệ nhà cung cấp chiến lược (Strategic Supplier Rate) và Chỉ số hợp tác nhà cung cấp (Supplier Partnership Index) theo Monczka et al. (2020).

Về mặt phương pháp luận, tác giả kết hợp nghiên cứu định tính và định lượng:

• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp nội bộ từ Công ty Hoàng Mã giai đoạn 2023–2025, gồm các báo cáo mua sắm, hồ sơ đánh giá nhà cung cấp, báo cáo tài chính, nhật ký tồn kho, thông tin vận chuyển và hợp đồng bảo trì. Dữ liệu thứ cấp bên ngoài gồm các nghiên cứu học thuật, số liệu ngành may mặc và các tiêu chuẩn kiểm định quốc tế.
• Phương pháp phân tích dữ liệu: Thống kê mô tả (Descriptive Analysis) các chỉ số chi phí và thời gian; So chuẩn đối sánh (Comparative Benchmarking) với thông lệ ngành; Phương pháp ma trận đánh giá nhà cung cấp có trọng số (Supplier Evaluation Matrix) dựa trên các tiêu chí giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng và phản hồi; Phân tích xu hướng và phương sai (Trend and Variance Analysis) chi phí mua hàng qua các năm.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Overview of Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited

Chương 1 giới thiệu toàn diện về pháp nhân và thực trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty TNHH Sản Xuất – Thương Mại – Dịch Vụ Hoàng Mã (tên giao dịch quốc tế: Hoang Ma Production Trading and Service Company Limited) được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0304784130 lần đầu ngày 03/01/2007, thay đổi lần thứ 15 ngày 12/12/2023 với vốn điều lệ 17.000.000.000 đồng (Mười bảy tỷ đồng), do bà Tô Mỹ Lan làm Giám đốc kiêm Đại diện pháp luật. Doanh nghiệp có trụ sở chính tại Phòng 802, Lầu 8, Tòa nhà Vietnam Business Center, 57-59 Hồ Tùng Mậu, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh, hoạt động trong mạng lưới liên kết với Hoshima International Pte. (Singapore) và Cosma Technology (Ý). Mạng lưới cơ sở bao gồm Trung tâm Vận hành tại TP. Hồ Chí Minh, Trung tâm Dịch vụ tại Hà Nội (308 Ngọc Trì, Long Biên), văn phòng tại Bangalore (Ấn Độ) và Semarang (Indonesia).

Hoàng Mã giữ vai trò nhà cung ứng giải pháp và phân phối máy móc chuyên dụng cho phòng may và phòng cắt: máy may lập trình tự động tra cổ, máy mở nẹp tự động, máy tra chun lưng tự động LENSH LS-6021/S, máy may túi sau tự động, hệ thống máy cắt vải tự động Cosma Smart 6, Cosma Smart 6H, Cosma Smart 8 và các linh kiện thay thế kỹ thuật cao (bo mạch điều khiển, động cơ servo, cảm biến, dây curoa, dao cắt). Khách hàng mục tiêu là các xưởng và tập đoàn dệt may tại Đông Nam Á và Nam Á. Các đối thủ cạnh tranh trực tiếp trên thị trường gồm Gerber Technology, Lectra, Juki Corporation và Brother Industries.

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong hai năm 2023 và 2024 thể hiện sự tăng trưởng vượt bậc về quy mô:

STT	Chỉ tiêu tài chính	Năm 2023 (Tỷ VND)	Năm 2024 (Tỷ VND)	Chênh lệch tuyệt đối (Tỷ VND)	Tỷ lệ tăng trưởng (%)
1	Doanh thu thuần	107	226	+119	+111,30%
2	Tổng chi phí	74	150	+76	+102,70%
3	Lợi nhuận gộp	33	76	+43	+130,30%
4	Biên lợi nhuận gộp (%)	30,84%	33,62%	+2,78%	—

Sự bứt phá doanh thu năm 2024 gắn liền với sự phục hồi của ngành dệt may sau đại dịch, sự mở rộng thị phần tại Đông Nam Á, Trung Đông và việc đưa vào kinh doanh các dòng máy tự động hóa tích hợp công nghệ AI, IoT.

Chương 2: Theoretical Foundations of Procurement Activities

Chương 2 thiết lập khung lý luận chuẩn tắc về quản trị mua hàng công nghiệp. Tác giả phân tích bản chất của hoạt động mua hàng từ góc độ tạo lập giá trị: thu mua không đơn thuần là chi phí mà là công cụ kiểm soát tỷ trọng cấu thành từ 50% đến 70% giá thành sản phẩm trong các ngành sản xuất.

Chương này đi sâu vào chi tiết kỹ thuật của từng mắt xích trong chu trình mua sắm:

• Trích dẫn nghiên cứu của Chopra và Meindl (2019) chứng minh rằng 45% sai sót trong đơn hàng bắt nguồn từ khâu mô tả kỹ thuật không đầy đủ hoặc thiếu đồng bộ giữa bộ phận kỹ thuật và bộ phận mua sắm.
• Nhấn mạnh phân tích từ Aberdeen Group (2020), chỉ ra rằng năng lực đàm phán chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình 12% chi phí mua hàng hàng năm.
• Phân tích rủi ro vận hành: tại các doanh nghiệp kỹ thuật may mặc như Hoàng Mã, mỗi ngày giao hàng trễ có thể gây tổn thất từ 5 đến 10 triệu đồng do máy móc ngừng vận hành và chi phí nhân công nhàn rỗi.

Tác giả cũng hệ thống hóa các ưu và nhược điểm của mô hình mua sắm tập trung, phân tán và hỗn hợp, đồng thời phân tích sự tương tác của các nhân tố vi mô, vĩ mô và chỉ số đo lường hiệu năng làm căn cứ lý thuyết để soi chiếu vào thực trạng tại Hoàng Mã.

Chương 3: Analysis of the Current State of Procurement Activities at Hoang Ma Production – Trading – Service Co.

Chương 3 tập trung mổ xẻ thực trạng công tác thu mua của Công ty Hoàng Mã trong giai đoạn 2023–2025. Phòng Logistics và Mua sắm (Logistics and Purchasing Department) giữ vai trò đầu mối điều phối nguồn cung các dòng máy may tự động, máy cắt vải công nghiệp và hàng trăm chủng loại linh kiện thay thế.

Các phát hiện chính từ số liệu thực tế của chương bao gồm:

• Quy mô và cơ cấu chi tiêu mua sắm: Chi tiêu thu mua thiết bị và linh kiện tăng trưởng nhanh theo đà mở rộng doanh số bán hàng năm 2024. Danh mục mua sắm chia thành ba nhóm chính: Máy may công nghiệp tự động, Máy cắt vải chuyên dụng và Linh kiện thay thế (bo mạch, servo, cảm biến, dây curoa, dao cắt).
• Mạng lưới nhà cung cấp và phân bố địa lý: Nhà cung ứng máy may và linh kiện chủ yếu tập trung tại Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản; máy cắt tự động và giải pháp phần mềm liên kết từ Ý (Cosma Technology) và Đức. Doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào các thị trường có chi phí cạnh tranh tại Châu Á nhưng chịu rủi ro về thời gian vận chuyển (lead time) đối với các đơn hàng linh kiện đặc chủng.
• Phân tích chi phí và điều kiện giao thương: Phòng mua hàng chủ yếu áp dụng phương thức giao hàng FOB (Free on Board) và CIF (Cost, Insurance and Freight) để quản lý chi phí vận tải quốc tế. Doanh nghiệp đã tham gia các hội chợ triển lãm chuyên ngành như Texprocess (Đức) và CISMA (Trung Quốc) để khảo sát công nghệ mới và tìm kiếm nguồn cung ứng có giá thành tối ưu.
• Quy trình mua hàng và những điểm nghẽn: Quy trình thực tế còn nhiều thao tác thủ công, việc luân chuyển thông tin phê duyệt giữa các bộ phận (Kỹ thuật CAD/CAM, Kỹ thuật Dự án thông minh, Kế toán, Kho vận) chưa được tích hợp trên nền tảng kỹ thuật số thống nhất. Việc đánh giá nhà cung cấp định kỳ hàng quý chưa được lượng hóa triệt để qua các bảng điểm trọng số chuẩn, dẫn đến nguy cơ chậm giao hàng linh kiện và thiếu tính chủ động khi có sự cố kỹ thuật.

Chương 4: Solutions to Enhance the Efficiency of Procurement Activities at Hoang Ma Production – Trading – Service Co.

Dựa trên phân tích thực trạng và mục tiêu mở rộng thị trường, Chương 4 đưa ra hệ thống ba nhóm giải pháp có cấu trúc cụ thể:

1. Tối ưu hóa quy trình mua sắm thông qua triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning):

   • Xây dựng quy trình luân chuyển đơn hàng kỹ thuật số từ khâu đề xuất nhu cầu vật tư, phê duyệt hạn mức ngân sách, phát hành PO tự động đến theo dõi vị trí vận chuyển và đối soát hóa đơn 3 chiều (PO - Phiếu nhập kho - Hóa đơn tài chính).
   • Thiết lập bảng dự toán chi phí triển khai hệ thống ERP và bảng đánh giá hiệu quả kỳ vọng nhằm cắt giảm thời gian xử lý đơn hàng nội bộ và loại bỏ sai sót dữ liệu thủ công.

2. Nâng cao hiệu quả quản lý và đánh giá nhà cung cấp:

   • Áp dụng Thẻ điểm đánh giá nhà cung cấp định kỳ (Periodic Supplier Evaluation Scorecard) với khung trọng số rõ ràng: Chi phí và điều khoản thanh toán, Độ ổn định chất lượng vật tư, Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn, Năng lực hỗ trợ kỹ thuật và bảo hành sau bán hàng.
   • Thiết lập bảng kết quả hiệu suất kỳ vọng (Expected Performance Outcomes) nhằm phân loại nhà cung cấp chiến lược, loại bỏ các nhà cung cấp kém hiệu quả và mở rộng mạng lưới dự phòng nhằm giảm thiểu rủi ro đứt gãy linh kiện.

3. Đào tạo và phát triển nhân sự phòng thu mua:

   • Xây dựng Khung năng lực tiêu chuẩn cho nhân viên mua hàng (Competency Framework for Procurement Staff), chú trọng kỹ năng đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế, quản trị Incoterms, kiến thức kỹ thuật về linh kiện máy dệt may tự động và kỹ năng phân tích dữ liệu chi phí.
   • Hoạch định các cấp độ chương trình đào tạo, xây dựng lộ trình thực hiện chi tiết (Implementation Roadmap) và bảng nhận diện rủi ro cùng biện pháp phòng ngừa rủi ro trong công tác đào tạo nhân sự nội bộ.

---

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh khách quan bức tranh hoạt động thu mua tại một doanh nghiệp thương mại - kỹ thuật chuyên ngành phụ trợ dệt may. Các kết quả cụ thể bao gồm:

Hệ thống hóa số liệu vận hành và chi phí: Khóa luận đã tập hợp và phân tích được chuỗi số liệu tài chính giai đoạn 2023–2024, minh chứng cho bước phát triển của Hoàng Mã:

• Doanh thu thuần năm 2024 đạt 226 tỷ đồng, tăng 111,30% so với mức 107 tỷ đồng năm 2023.
• Lợi nhuận gộp tăng từ 33 tỷ đồng lên 76 tỷ đồng (tăng 130,30%), kéo theo biên lợi nhuận gộp cải thiện từ 30,84% lên 33,62%.
• Tổng chi phí tăng tương ứng từ 74 tỷ lên 150 tỷ đồng (tăng 102,70%), trong đó chi phí nhập mua máy móc, linh kiện và chi phí nghiên cứu thị trường, xúc tiến bán hàng chiếm tỷ trọng chi phối.

Hệ thống giải pháp ứng dụng mang tính thực tiễn cao:

• Đưa ra phương án triển khai phần mềm ERP giúp chuẩn hóa quy trình 9 bước, hạn chế tình trạng mua sắm bị động và giảm thiểu tỷ lệ lỗi đơn hàng kỹ thuật.
• Xây dựng Thẻ điểm đánh giá nhà cung cấp định kỳ (Scorecard) lượng hóa dựa trên các biến số: giá bán, chất lượng bo mạch/linh kiện, tỷ lệ đúng hạn theo Incoterms (CIF, FOB).
• Thiết lập lộ trình đào tạo nhân lực thu mua gắn liền với khung năng lực chuyên môn ngành cơ điện tử - tự động hóa may mặc.

Đóng góp của đề tài: So với các nghiên cứu lý thuyết chung về chuỗi cung ứng, công trình này đóng góp góc nhìn thực chứng chuyên sâu về mảng thu mua thiết bị tự động hóa công nghiệp — một lĩnh vực đặc thù đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa thông số kỹ thuật (CAD/CAM, CNC, mạch điều khiển) và kỹ năng thương mại quốc tế. Nghiên cứu đã chuyển hóa các mô hình học thuật quốc tế (Monczka, Chopra, Kraljic) thành các công cụ quản lý cụ thể (bảng tiêu chí, scorecard, lộ trình đào tạo) phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận ghi nhận một số giới hạn trong quá trình triển khai:

• Khả năng tiếp cận dữ liệu bảo mật: Do các quy định về bảo mật thương mại của doanh nghiệp, tác giả gặp khó khăn trong việc tiếp cận đầy đủ các điều khoản hợp đồng độc quyền chi tiết, biên bản đàm phán giá chiết khấu sâu với từng nhà cung cấp quốc tế cụ thể tại Ý, Nhật Bản và Đức.
• Thiên lệch dữ liệu thứ cấp: Các báo cáo nội bộ của công ty có thể chứa đựng sự sai lệch tổ chức hoặc chưa phản ánh hết các chi phí ẩn phát sinh trong quá trình lưu kho và bảo hành linh kiện.
• Phạm vi thời gian và đo lường giải pháp: Nghiên cứu thu thập dữ liệu trong giai đoạn tháng 04/2023 đến tháng 04/2025. Các giải pháp như ứng dụng ERP, thẻ điểm nhà cung cấp và khung đào tạo nhân lực mới dừng lại ở mức độ đề xuất, xây dựng bảng dự toán chi phí và lộ trình triển khai ngắn - trung hạn, chưa có số liệu thực nghiệm sau triển khai để đo lường tỷ lệ tiết kiệm chi phí (Cost Saving Rate) hay chỉ số ROI thực tế.

Hướng nghiên cứu tiếp theo: Tác giả đề xuất mở rộng đánh giá hiệu quả vận hành thực tế sau khi công ty ứng dụng hệ thống ERP; tiến hành khảo sát định lượng mở rộng đối với các đối tác cung ứng nước ngoài; đồng thời nghiên cứu áp dụng mô hình quản lý hàng tồn kho bởi nhà cung cấp (Vendor-Managed Inventory - VMI) và tính toán Tổng chi phí sở hữu (Total Cost of Ownership - TCO) cho từng dòng thiết bị tự động hóa chuyên biệt.

---

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cho nhiều nhóm đối tượng:

• Sinh viên và giảng viên ngành Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng: Cung cấp trường hợp nghiên cứu điển hình (case study) về nghiệp vụ thu mua hàng kỹ thuật công nghiệp; minh họa cách tích hợp các lý thuyết chuỗi cung ứng của Monczka, Chopra, Meindl vào quy trình kinh doanh thực tế.
• Chuyên viên mua hàng (Purchasing/Procurement Officer): Cung cấp phương pháp xây dựng tiêu chí đánh giá nhà cung cấp bằng scorecard, cách thức đàm phán điều kiện giao hàng quốc tế (FOB, CIF) và kinh nghiệm xử lý tranh chấp vật tư linh kiện ngành máy may, máy cắt.
• Nhà quản lý doanh nghiệp phân phối thiết bị máy móc: Tham khảo mô hình phân bổ chi phí, phương án số hóa quy trình qua ERP và khung năng lực đào tạo nhân sự phòng thu mua nhằm nâng cao biên lợi nhuận và hạn chế rủi ro giao hàng trễ hạn.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Hoàng Mã kinh doanh và mua sắm những nhóm sản phẩm chủ lực nào?
Công ty chuyên cung ứng các giải pháp và thiết bị tự động hóa cho ngành dệt may, bao gồm: các dòng máy may tự động (máy tra cổ, máy mở nẹp, máy tra chun lưng LENSH LS-6021/S, máy may túi sau); hệ thống máy cắt vải tự động thông minh (Cosma Smart 6, Cosma Smart 6H, Cosma Smart 8); cùng các linh kiện thay thế thường xuyên như bo mạch điều khiển tự động, động cơ servo, cảm biến, dây curoa và dao cắt công nghiệp.

2. Kết quả kinh doanh của Hoàng Mã trong năm 2023 và 2024 thay đổi ra sao và nguyên nhân chính là gì?
Năm 2024, doanh thu thuần đạt 226 tỷ đồng (tăng 111,30% so với 107 tỷ đồng năm 2023); tổng chi phí tăng từ 74 tỷ lên 150 tỷ đồng; lợi nhuận gộp đạt 76 tỷ đồng (tăng 130,30% so với 33 tỷ đồng năm 2023); biên lợi nhuận gộp tăng từ 30,84% lên 33,62%. Sự tăng trưởng đột phá bắt nguồn từ chiến lược mở rộng thị trường sang Đông Nam Á, Trung Đông và việc thương mại hóa các dòng máy tự động hóa tích hợp công nghệ AI, IoT.

3. Các hạn chế lớn nhất trong hoạt động mua hàng tại Hoàng Mã được tác giả chỉ ra là gì?
Các tồn tại chính gồm: quy trình luân chuyển phê duyệt đơn hàng còn thủ công, thiếu hệ thống phần mềm quản trị tích hợp (ERP); thiếu hệ thống tiêu chí định lượng chuẩn để đánh giá nhà cung cấp định kỳ; sự phụ thuộc nguồn cung linh kiện vào thị trường nước ngoài khiến thời gian giao hàng kéo dài; nguy cơ phát sinh thiệt hại từ 5 đến 10 triệu đồng cho mỗi ngày giao hàng trễ do ngưng trệ vận hành máy móc.

4. Tác giả đề xuất những nhóm giải pháp nào ở Chương 4 để cải thiện hiệu quả mua hàng?
Tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp trọng tâm:

1. Tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ mua sắm bằng cách đầu tư triển khai phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).
2. Tăng cường quản trị nhà cung cấp thông qua Thẻ điểm đánh giá định kỳ (Scorecard) và xây dựng bảng hiệu suất kỳ vọng.
3. Chuẩn hóa công tác đào tạo nhân sự thu mua thông qua Khung năng lực, phân tầng cấp độ đào tạo, lập lộ trình triển khai và kế hoạch kiểm soát rủi ro nhân lực.

5. Đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Hoàng Mã trên thị trường máy móc ngành may là những đơn vị nào?
Văn bản xác định 4 đối thủ cạnh tranh quốc tế lớn hoạt động tại thị trường Việt Nam và khu vực: Gerber Technology (Mỹ), Lectra (Pháp), Juki Corporation (Nhật Bản) và Brother Industries (Nhật Bản).

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thanh Phương đã phân tích một cách có hệ thống thực trạng hoạt động thu mua thiết bị và linh kiện tự động hóa tại Công ty TNHH Sản Xuất – Thương Mại – Dịch Vụ Hoàng Mã trong giai đoạn 2023–2025. Dựa trên việc kết hợp khung lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng quốc tế với số liệu thực tế về doanh thu, chi phí và quy trình vận hành nội bộ, tác giả đã làm rõ các điểm nghẽn về luân chuyển thông tin thủ công và rủi ro thời gian giao hàng. Công trình đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện toàn diện gồm ứng dụng phần mềm ERP, thiết lập thẻ điểm đánh giá nhà cung cấp định kỳ và chuẩn hóa khung năng lực đào tạo nhân sự. Đây là công trình nghiên cứu ứng dụng có giá trị tham khảo thiết thực cho các doanh nghiệp thương mại - kỹ thuật phụ trợ trong việc tối ưu hóa chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh chuỗi cung ứng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION GRADUATION THESIS MAJOR: GRADUATION THESIS OF THE INTERNATIONAL BUSINESS IMPROVING EFFICIENCY OF THE PROCUREMENT ACTIVITIES AT HOANG MA PRODUCTION - TRADING - SERVICE COMPANY LIMITED INSTRUCTOR: VO THI XUAN HANH STUDENT: NGUYEN THI THANH PHUONG Ho Chi Minh city, April 2025 MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION FACULTY OF ECONOMICS  GRADUATION THESIS TOPIC: IMPROVING EFFICIENCY OF THE PROCUREMENT ACTIVITIES AT HOANG MA PRODUCTION – TRADING – SERVICE COMPANY LIMITED Lecturer: MSc. Vo Thi Xuan Hanh Student: Nguyen Thi Thanh Phuong Student’s ID: 21136204 Course: K21 Ho Chi Minh City, April 2025 MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION FACULTY OF ECONOMICS  GRADUATION THESIS TOPIC: IMPROVING EFFICIENCY OF THE PROCUREMENT ACTIVITIES AT HOANG MA PRODUCTION – TRADING – SERVICE COMPANY LIMITED Lecturer: MSc. Vo Thi Xuan Hanh Student: Nguyen Thi Thanh Phuong Student’s ID: 21136204 Course: K21 Ho Chi Minh City, April 202 ACKNOWLEDGEMENTS In the process of completing the thesis titled “Improving Efficiency of the Procurement Activities at Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited”. I would like to express my heartfelt gratitude to the individuals and organizations who have supported and facilitated the successful completion of this report.

First and foremost, I extend my deepest appreciation to Ms. Vo Thi Xuan Hanh, my academic advisor, for her dedicated guidance and invaluable knowledge. Her insightful feedback and constructive suggestions have provided me with a deeper understanding of procurement and analytical methodologies, motivating me to confidently complete this thesis. I also wish to sincerely thank the management and staff of Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited for their enthusiastic support and provision of essential information during the research process.

The company’s cooperation and openness have significantly contributed to the data collection and enhanced my understanding of the current state of its procurement operations. Finally, I am deeply grateful to my family and friends for their unwavering encouragement and support throughout my academic and research journey. Their kind words and assistance have been a tremendous source of motivation, helping me overcome challenges and complete this thesis. Once again, I extend my sincere thanks to all! LETTER OF COMMITMENT I hereby declare that the internship report titled “Improving Efficiency of the Procurement Activities at Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited” is the result of my serious research and efforts during my internship at the company.

All data, information, and content presented in this report have been collected from the actual operations of Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited, combined with referenced materials from reliable and clearly cited sources, in full compliance with academic standards. I solemnly pledge that this report has not been copied from any other reports, and I take full responsibility for the accuracy and integrity of its content. I would like to express my sincere gratitude to my academic advisor, as well as the management and staff of Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited, for their dedicated guidance and support, which have enabled me to successfully complete this report. Sincerely, The Declarant Nguyen Thi Thanh Phuong TABLE OF CONTENTS LIST OF TABLES.

8 LIST OF FIGURES. Rationale for Choosing the Topic. Research Subject and Scope. Proposed Structure of the Report.

6 CHAPTER 1: OVERVIEW OF HOANG MA PRODUCTION – TRADING – SERVICE COMPANY LIMITED .1 General Information about the Company. Formation and Development. Functions and Responsibilities of the Company. Business Activities of the Company.

Organizational Structure of the Company. Vision, Mission, and Core Values. Market, Customers, and Competitors. Business Performance of the Company in 2023 and 2024.

22 CHAPTER 2: THEORETICAL FOUNDATIONS OF PROCUREMENT ACTIVITIES. Concept and Role of Procurement Activities. Recognition of Need. Description of Need.

Supplier Identification and Selection. Supplier Evaluation and Negotiation. Purchase Order Issuance. Order Follow-up.

Receipt and Inspection. Invoice Clearance and Record Keeping. Procurement Organizational Models. Factors Influencing the Effectiveness of Procurement Activities.

Internal Factors of the Enterprise. Factors Related to the Supplier. Market and External Environment Factors. Evaluation Metrics for Procurement Performance.

Cost-Related Metrics. Quality-Related Metrics. Time-Related Metrics. Metrics for Supplier Collaboration and Relationships.

36 CHAPTER 3: ANALYSIS OF THE CURRENT STATE OF PROCUREMENT ACTIVITIES AT HOANG MA PRODUCTION – TRADING – SERVICE CO.1 Functions and General Responsibilities of the Procurement Department .Optimizing Procurement Costs. Benefits of the Procurement Department to the Company .2 Statistical Overview of Procurement Activities (2023–2025) .1 Annual Procurement Scale and Growth .2 Procurement Structure by Product Categories .3 Supplier Concentration and Geographic Profile .4 Procurement Cost Composition .3 Analysis of the Procurement Process .1 Procurement Process Diagram. Description of the Current Procurement Process .4 Analysis of Procurement Costs. Cost of Purchasing Sewing Machines.

Cost of Purchasing Cutting Machines. Cost of Purchasing Replacement Components .1 Evaluation of Current Suppliers .2 Search and Evaluation of New Suppliers .6 Overall Evaluation of the Company’s Procurement Activities .1 Achievements and Strengths. 61 CHAPTER 4: SOLUTIONS TO ENHANCE THE EFFICIENCY OF PROCUREMENT ACTIVITIES AT HOANG MA PRODUCTION – TRADING – SERVICE CO.1 Basis for Proposed Solutions .1 Target Customers of the Company .3 Company Operational Efficiency .1 Optimizing the Procurement Process (Implementing an ERP System) .2 Enhancing Supplier Management .3 Training and Personnel Development. 91 LIST OF TABLES Table 1.1: Business Performance Results of the Company in 2023 and 2024………22 Table 3.1: Procurement Scale and Supplier Growth…………………………………41 Table 3.2: Procurement Expenditure by Product Category (2024)………………….3: Major Suppliers and Geographic Distribution (2024)…………….1: Evaluation Table of Effectiveness When Applying the ERP System…….4:Estimated Implementation Costs ………………………………….6: Periodic Supplier Evaluation Scorecard…………………………….7: Table of Expected Performance Outcomes………………………….8: Competency Framework for Procurement Staff ……………………….9: Training Program Levels ……………………………………………….10: Training Program Implementation Roadmap…….11: Risk and Prevention Table in Human Resources Training………….88 LIST OF FIGURES Figure 1.1: Logo of Hoang Ma Production - Trading - Service Co.2: Automatic Collar Sewing Programming Machine…………………….3: Automatic Placket Opening Machine………………….4: Automatic Waistband Threading Sewing Machine………………….5: Automatic Back Pocket Sewing Machine…………………………….6: Cosma Smart 6 Fabric Cutting Machine……………….7: Cosma Smart 6H Fabric Cutting Machine………….8: Organizational Chart of Hoang Ma Company Management Structure.9: Business Performance Results in 2023 and 2024…………….1: Overview Diagram of the Procurement Process ……………………….1 Several circuit boards used as replacements for automated machines….2: Components frequently replaced in sewing/cutting machines …………38 Figure 3.3: General Diagram of the Procurement Process at Hoang Ma Trading- Production-Service Co.4: Shipping Information……………………………………………………47 Figure 3.7: Machine Maintenance Contract …………………….1: ERP (Enterprise Resource Planning) Software Application………….2: Selection and Evaluation of Suppliers ……………………………….3: Frequent Training and Development of Staff in Purchasing Management………………………………………………………………………….88 LIST OF ABBREVIATIONS AND SYMBOLS ABBREVIATION MEANING OF THE ABBREVIATION CAD Computer Aided design CAM Computer Aided Manufacturing CNC Computer Numerical Control CO.

LTD Company Limited CIF Cost, Insurance and Freight FOB Free on board FTA Free Trade Areament PTE. LTD Private Limited Liability Company ERP Enterprise Resource Planning MA Master of Arts JIT Just In Time VND Viet Nam Dong PO Purchase Order QA Quality Assurance INTRODUCTION 1. Rationale for Choosing the Topic In the context of today's fierce competition, optimizing production costs is a critical objective for businesses, particularly in the manufacturing and trading sectors. Procurement activities play a pivotal role in the value chain, extending beyond the mere acquisition of raw materials to encompass processes such as negotiation, supplier selection, quality control, and ensuring a stable supply for production.

An efficient procurement process helps reduce costs, enhance product quality, and shorten delivery times, thereby strengthening competitive capabilities and promoting sustainable development. Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited is an enterprise specializing in the production of industrial products. The company’s procurement activities are essential in maintaining continuous production. However, the company currently faces numerous challenges, including high input costs, inconsistent quality of raw materials, and unstable supply sources.

These issues directly impact production efficiency and diminish the company’s competitiveness in the market. Given this context, the author has chosen the topic "Improving the Procurement Activities at Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited" to analyze the current state, identify limitations in the procurement process, and propose specific solutions. The study focuses on examining the stages of supplier selection, contract negotiation, quality control, and cost management in procurement. Through this, the research aims to propose solutions to enhance efficiency, stabilize supply sources, and establish a more professional procurement process.

Beyond its practical applications for the company, this topic allows the author to reinforce and apply knowledge of supply chain management, develop analytical and strategic thinking skills, and gain valuable experience to support future career 1 aspirations. This research represents an opportunity for the author to learn and accumulate expertise in preparation for professional development. Objectives The report aims to enhance the procurement activities of Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited. The specific objectives include: Survey and Analysis of the Current Procurement Process: To elucidate the organization and operation of the procurement activities at the company, encompassing procurement planning, supplier selection, order management, and input quality control.

This analysis will identify the strengths, weaknesses, and internal and external factors influencing the procurement process. Evaluation of Procurement Efficiency Using Empirical Data: To assess the operational efficiency of the procurement department through quantitative metrics such as procurement costs, delivery times, material defect rates, and the level of collaboration with suppliers. This evaluation will highlight challenges and opportunities for improvement in the practical business environment. Identification of Limitations in the Procurement Process: To analyze the subjective and objective causes of inefficiencies in procurement activities, including the lack of management tools, non-standardized processes, or over-reliance on specific suppliers.

Proposal of Feasible and Practical Improvement Solutions: To recommend specific measures for improvement, such as refining internal processes, enhancing supplier management and evaluation, adopting information technology in procurement, and developing a long-term procurement strategy. The proposed solutions will be tailored to the company’s actual conditions and designed for implementation in the short and medium term. Research Subject and Scope Research Subject: The procurement activities of Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited. Scope: 2 Spatial Scope: Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited.

Temporal Scope: Procurement activities from April 2023 to April 2025 4. Research Methodology Research Approach This study employs a combination of qualitative and quantitative research methods to ensure a comprehensive and objective assessment of procurement activities at Hoang Ma Production – Trading – Service Company Limited. The qualitative component provides in-depth insights into the company’s current procurement processes, supplier relationships, and organizational practices, while the quantitative aspect facilitates measurable evaluations based on cost structures, performance metrics, and operational outcomes. This dual approach enhances the reliability and practical relevance of the research findings.

Secondary Data Collection Methods Internal Company Documents: The study utilizes internal data sources such as procurement reports, supplier performance evaluations, financial statements, and inventory records from the period 2023–2025. These documents serve as primary evidence to assess the current effectiveness of procurement operations in terms of cost efficiency, supplier reliability, order fulfillment cycles, and inventory turnover. Academic Literature and Previous Studies: A review of relevant academic publications, industry reports, and previous research on procurement and supply chain management is conducted to establish a strong theoretical foundation. This literature supports the evaluation of Hoang Ma’s current procurement practices and enables comparisons with internationally recognized procurement models, such as strategic sourcing, vendor-managed inventory (VMI), and total cost of ownership (TCO).

The integration of theory and practice facilitates the development of evidence-based improvement recommendations. Data Analysis: 3 To derive meaningful insights and ensure analytical rigor, the following methods are applied: Descriptive Analysis: Descriptive statistics are used to present key procurement indicators, including purchasing costs by category, procurement lead time, supplier defect rates, and contract compliance levels. These metrics provide a snapshot of the operational performance of the procurement function.