Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An

Khóa luận: Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An - ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM

• Tác giả: Trương Thị Như Ý
• Người hướng dẫn: TS. Trương Thị Hòa
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kinh doanh quốc tế
• Đề tài: Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An

Hoạt động mua hàng giữ vai trò huyết mạch trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp thương mại và xây dựng. Đối với Công ty TNHH Đại Bảo An, công tác thu mua quyết định trực tiếp đến giá thành cũng như chất lượng công trình. Quy trình mua sắm chuyên nghiệp tạo điều kiện duy trì nguồn cung ứng liên tục và hạn chế rủi ro đứt gãy chuỗi sản xuất. Bộ phận mua sắm thực hiện nhiệm vụ khảo sát thị trường, tìm kiếm đối tác và tiếp nhận báo giá từ nhiều kênh thông tin. Hoạt động này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chuyên môn. Doanh nghiệp cần xác định rõ yêu cầu kỹ thuật của vật tư trước khi tiến hành giao dịch thương mại. Mua sắm hiệu quả không chỉ đơn thuần là tìm kiếm mức giá thấp nhất trên thị trường. Mục tiêu cốt lõi hướng tới sự cân bằng tối ưu giữa chi phí, tiêu chuẩn kỹ thuật và điều khoản thanh toán. Việc thiết lập kế hoạch cung ứng dài hạn giúp đơn vị chủ động điều phối dòng tiền và nâng cao uy tín kinh doanh đối với các nhà thầu lớn.

1.1. Khái niệm và vai trò chiến lược của công tác mua hàng

Công tác mua hàng là quá trình tìm kiếm, đánh giá và mua sắm các nguồn lực đầu vào cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Hoạt động này đảm bảo dòng chảy nguyên vật liệu diễn ra liên tục và thông suốt. Trong ngành xây dựng, chất lượng vật tư mua vào chi phối toàn bộ độ bền của công trình hoàn thiện. Mua sắm đóng vai trò bảo vệ biên lợi nhuận của doanh nghiệp trước các biến động giá cả trên thị trường. Việc xây dựng chiến lược mua sắm bài bản còn thúc đẩy mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà sản xuất uy tín. Nguồn hàng ổn định giúp công ty hoàn thành đúng tiến độ cam kết với khách hàng.

1.2. Đặc thù hoạt động cung ứng tại Công ty TNHH Đại Bảo An

Công ty TNHH Đại Bảo An chuyên cung cấp các mặt hàng vật tư phục vụ lĩnh vực xây dựng dân dụng và công nghiệp. Đặc thù sản phẩm đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt về độ bền cơ học và chứng nhận xuất xứ pháp lý. Khối lượng hàng hóa mỗi đợt giao dịch tương đối lớn. Điều này đòi hỏi quy trình giao nhận và bảo quản kho bãi phải hết sức chặt chẽ. Đơn vị thu thập thông tin nhà cung cấp thông qua internet, hội chợ triển lãm và mạng lưới đối tác quen thuộc. Đội ngũ nhân sự mua hàng luôn ưu tiên các tiêu chuẩn an toàn kỹ thuật nhằm đáp ứng trọn vẹn yêu cầu từ các nhà thầu thi công xây dựng.

II. Thực trạng và hạn chế trong hoạt động mua hàng tại Đại Bảo An

Hoạt động thu mua tại Công ty TNHH Đại Bảo An hiện đối mặt với nhiều khó khăn nội tại và thách thức ngoại cảnh. Quy trình tiếp nhận yêu cầu và tìm kiếm nguồn cung vẫn mang nặng tính thủ công. Doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào nhóm nhà cung cấp truyền thống hoặc sự chỉ định từ cấp lãnh đạo. Việc này làm suy giảm tính cạnh tranh về giá cũng như hạn chế cơ hội tiếp cận công nghệ mới. Công tác theo dõi tiến độ giao hàng đôi lúc xảy ra chậm trễ do thiếu sự đồng bộ thông tin giữa kho bãi và bộ phận mua sắm. Khi phát sinh sự cố về chất lượng vật tư, việc truy xuất hồ sơ kỹ thuật còn gặp nhiều rào cản. Tình trạng này gây nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch triển khai của các dự án công trình. Việc kiểm soát rủi ro biến động giá nguyên vật liệu trên thị trường xây dựng vẫn chưa được thiết lập cơ chế dự báo chuyên biệt. Đơn vị cần rà soát toàn diện để xác định rõ những điểm nghẽn then chốt, từ đó xây dựng kế hoạch khắc phục có trọng tâm và đem lại hiệu quả bền vững.

2.1. Hạn chế về tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

Đại Bảo An hiện chưa hoàn thiện hệ thống tiêu chí định lượng để đánh giá đối tác cung ứng. Việc lựa chọn nhà cung cấp chủ yếu dựa trên cảm tính và dữ liệu từ các đơn hàng lịch sử. Tiêu chuẩn về năng lực tài chính, độ tin cậy và chứng nhận quản lý chất lượng chưa được chuẩn hóa bằng thang điểm cụ thể. Sự thiếu vắng khung đánh giá khách quan khiến công ty dễ gặp rủi ro khi thay đổi đơn vị phân phối. Nhiều đối tác mới có năng lực tốt nhưng không được xem xét công bằng do thiếu quy trình thẩm định mở. Hạn chế này trực tiếp làm giảm lợi thế đàm phán thương mại của doanh nghiệp.

2.2. Vấn đề đàm phán giá cả và quản lý rủi ro giao hàng

Khâu thương lượng giá tại đơn vị vẫn áp dụng phương pháp so sánh đơn giản giữa các bảng báo giá độc lập. Nhân viên mua sắm chưa phân tích sâu cấu trúc chi phí sản xuất của đối tác. Điều này dẫn tới việc bỏ lỡ các mức chiết khấu thương mại hấp dẫn khi đặt hàng số lượng lớn. Ngoài ra, việc ràng buộc trách nhiệm pháp lý về tiến độ giao nhận trong hợp đồng còn lỏng lẻo. Hiện tượng giao hàng trễ hẹn hoặc không đúng chủng loại yêu cầu vẫn thỉnh thoảng xảy ra. Chi phí vận chuyển phát sinh ngoài kế hoạch làm gia tăng giá vốn hàng hóa và giảm hiệu quả luân chuyển tiền mặt.

III. Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty Đại Bảo An

Công ty TNHH Đại Bảo An cần thực hiện đồng bộ các biện pháp cải tiến nhằm tối ưu hóa chuỗi cung ứng vật tư. Việc chuyển đổi từ phương thức mua sắm bị động sang quản trị chiến lược là yêu cầu cấp thiết. Đơn vị cần tái cấu trúc quy trình nội bộ, phân định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của từng nhân viên phụ trách thu mua. Một giải pháp then chốt là xây dựng ma trận đánh giá nhà cung cấp đa chiều. Bộ tiêu chí cần cân đối giữa giá trị kinh tế, chất lượng vật tư xây dựng và uy tín giao hàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm quản trị chuỗi cung ứng hiện đại. Công nghệ số giúp giám sát lượng hàng tồn kho theo thời gian thực và lập lệnh mua hàng tự động. Chiến lược đàm phán cũng phải được nâng cấp thông qua các thỏa thuận khung dài hạn. Doanh nghiệp cần chủ động chia sẻ kế hoạch thi công với đối tác chiến lược để nhận được chính sách bảo lưu giá ưu đãi, từ đó tạo dựng mối quan hệ cộng sinh bền chặt và gia tăng tính linh hoạt trong sản xuất.

3.1. Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá và xếp hạng nhà cung cấp

Đại Bảo An cần thiết lập bảng tiêu chí đánh giá nhà cung ứng với trọng số định lượng minh bạch. Các tiêu chí cốt lõi bao gồm chứng nhận chất lượng CO-CQ, mức độ chuẩn xác của thông số kỹ thuật và tính cạnh tranh về giá bán. Doanh nghiệp nên bổ sung tiêu chuẩn về năng lực tài chính, thời gian bảo hành và khả năng xử lý sự cố phát sinh. Hằng quý, ban quản lý tiến hành phân loại đối tác thành các nhóm vàng, bạc hoặc diện xem xét thay thế. Phương pháp này tạo động lực cho các nhà cung ứng liên tục cải thiện dịch vụ. Quy trình xếp hạng khoa học giúp loại bỏ rủi ro thiên vị cá nhân trong mua sắm.

3.2. Cải tiến kỹ năng đàm phán và tối ưu điều khoản hợp đồng

Nhân viên phòng mua sắm cần được đào tạo bài bản về kỹ năng phân tích cấu trúc chi phí và nghệ thuật thương lượng thương mại. Doanh nghiệp không nên giới hạn đàm phán ở mức giá niêm yết mà phải mở rộng sang các điều khoản hỗ trợ vận chuyển và bảo quản lưu kho. Hợp đồng mua bán cần quy định rõ ràng mức phạt vi phạm khi nhà cung cấp chậm giao hàng hoặc cung ứng sai chủng loại. Điều khoản thanh toán theo giai đoạn giúp tối ưu hóa dòng tiền và giảm áp lực vốn lưu động. Việc ràng buộc pháp lý chặt chẽ tạo lập môi trường kinh doanh minh bạch và bảo đảm tính liên tục cho dự án.

IV. Đánh giá ứng dụng giải pháp mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An

Việc triển khai toàn diện các giải pháp hoàn thiện mua hàng tạo ra bước chuyển biến căn bản cho Công ty TNHH Đại Bảo An. Mô hình quản trị mới hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ giá vốn, đồng thời giảm thiểu tỷ lệ hàng lỗi hỏng hoặc chậm tiến độ bàn giao. Sự chuẩn hóa trong lựa chọn đối tác giúp củng cố chất lượng công trình và khẳng định uy tín thương hiệu trên thị trường. Để duy trì hiệu quả lâu dài, lãnh đạo doanh nghiệp cần theo dõi sát sao lộ trình thực thi và điều chỉnh linh hoạt theo diễn biến giá cả vật tư. Đội ngũ mua hàng phải duy trì liên lạc thường xuyên với các công trường thi công để nắm bắt nhu cầu thực tế. Các chỉ số đo lường hiệu suất hoạt động như thời gian chu kỳ đặt hàng và tỷ lệ tiết kiệm chi phí cần được đánh giá định kỳ hằng tháng. Quá trình áp dụng đồng bộ các sáng kiến cung ứng này sẽ xây dựng nền móng vững chắc cho kế hoạch mở rộng thị phần trong giai đoạn phát triển tiếp theo.

4.1. Lợi ích kinh tế và nâng cao năng lực cạnh tranh thực tế

Ứng dụng các giải pháp mua hàng tối ưu mang lại lợi ích tài chính trực tiếp cho Đại Bảo An. Chi phí thu mua vật tư giảm từ năm đến mười phần trăm nhờ đàm phán hợp đồng khối lượng lớn và tận dụng chiết khấu thương mại. Dòng vốn lưu động được luân chuyển nhanh hơn khi thời gian chờ hàng được rút ngắn đáng kể. Tính ổn định của nguồn cung giúp công ty bàn giao dự án xây dựng đúng thời hạn cam kết. Khách hàng và đối tác ngày càng tin tưởng vào sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Năng lực cạnh tranh của công ty được nâng cao rõ rệt trong các đợt đấu thầu quy mô lớn.

4.2. Lộ trình triển khai và kiến nghị phát triển bền vững

Lộ trình thực hiện cần được phân chia thành ba giai đoạn cụ thể gồm khảo sát chuẩn hóa, vận hành thử nghiệm và kiểm soát định kỳ. Đại Bảo An cần ưu tiên đào tạo nguồn nhân lực số hóa trước khi cài đặt phần mềm quản lý kho vận. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với các nhà cung cấp chủ lực để ký kết hợp đồng nguyên tắc hàng năm. Việc này giúp ổn định mặt bằng giá trước những biến động vật liệu trên thị trường. Đơn vị cần duy trì kiểm tra đột xuất tại các điểm giao nhận vật tư. Việc giám sát liên tục sẽ đảm bảo tính minh bạch và sự bền vững trong chuỗi cung ứng.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và mục tiêu phát triển bền vững theo tinh thần Đại hội lần thứ XIII của Đảng Cộng sản Việt Nam, việc nâng cao năng suất lao động, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và quản lý hiệu quả nguồn lực là yêu cầu tất yếu đối với các doanh nghiệp. Đối với ngành xây dựng công nghiệp và cơ điện, hoạt động mua sắm vật tư, trang thiết bị kỹ thuật giữ vai trò quyết định đến chi phí đầu vào, chất lượng thi công và tiến độ nghiệm thu công trình.

Công ty TNHH Đại Bảo An là doanh nghiệp có hơn 14 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, thi công, lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) và các giải pháp kỹ thuật cho ngành dầu khí, hóa chất, năng lượng. Mặc dù công ty đã khẳng định được năng lực chuyên môn thông qua nhiều dự án lớn, công tác mua sắm vật tư tại đơn vị vẫn bộc lộ những thách thức đáng kể: biến động giá cả nguyên vật liệu trên thị trường, sự phụ thuộc vào một số ít nhà cung ứng quen thuộc, quy trình phối hợp liên phòng ban còn thủ công và chưa xây dựng được bộ tiêu chí định lượng để đánh giá đối tác. Thực tế này dẫn đến rủi ro phát sinh chi phí đầu vào và làm giảm tính chủ động trong điều hành dự án.

Nhằm giải quyết các vấn đề trên, đề tài "Hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An" xác định mục tiêu chung là phân tích thực trạng công tác mua sắm, nhận diện hạn chế và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng. Tác giả xác lập 3 mục tiêu cụ thể gồm:

1. Hệ thống hóa các khái niệm, kiến thức và cơ sở lý luận liên quan đến hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp.
2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An giai đoạn 2022–2024, chỉ rõ ưu điểm và các tồn tại kỹ thuật trong quy trình.
3. Đề xuất các nhóm giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng, hỗ trợ kiểm soát chi phí và gia tăng năng lực cạnh tranh cho công ty.

Về phạm vi nghiên cứu, đề tài giới hạn không gian tại Công ty TNHH Đại Bảo An; phạm vi thời gian tập trung vào số liệu mua hàng giai đoạn 2022–2024 cùng báo cáo tài chính giai đoạn 2021–2023. Đối tượng nghiên cứu xuyên suốt là hoạt động mua hàng của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận từ các học giả và tài liệu chuyên ngành về quản trị thu mua và chuỗi cung ứng:

• Khái niệm và mục tiêu mua hàng: Vận dụng định nghĩa của Schiele (2019), Nguyễn Thị Thanh Huyền (2006) và mô hình 5 mục tiêu mua sắm của Monczka và cộng sự (2020), bao gồm: đảm bảo nguồn cung liên tục, quản lý hiệu quả quy trình từ yêu cầu đến thanh toán (P2P), quản lý hiệu suất nhà cung cấp qua thẻ điểm (scorecards), đồng bộ mục tiêu với các bên liên quan nội bộ, và phát triển chiến lược cung ứng tích hợp.
• Quy trình mua hàng và hoạch định nhu cầu: Áp dụng khung quy trình mua hàng chuẩn của Van Weele (2018); công thức xác định lượng nguyên vật liệu cần mua theo Huỳnh Thơ (2011) dựa trên nhu cầu sử dụng, mức tồn kho đầu kỳ và dự trữ cuối kỳ; phương pháp điểm tái đặt hàng và hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư (MRP).
• Tiêu chí lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp: Tiếp cận mô hình 3 bước lựa chọn nhà cung cấp (xác định tiêu chí, khảo sát trọng số, phân tích đa tiêu chí) của Taherdoost và Brard (2018); kết hợp 7 tiêu chí trọng yếu của Kar và Pani (2014) gồm chất lượng, độ tin cậy giao hàng, giá cả, năng lực công nghệ, năng lực sản xuất, tài chính và giao dịch điện tử.
• Chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI mua hàng): Hệ thống hóa chỉ số chất lượng qua tỷ lệ lỗi trên một triệu sản phẩm (PPM) theo Monczka và cộng sự (2020); chỉ số độ tin cậy thời gian qua cửa sổ giao hàng; chỉ số tài chính so sánh chênh lệch giữa giá mua thực tế với giá kế hoạch/dự kiến (Hiền, 2024) và giá thị trường.
• Nhân tố ảnh hưởng: Hệ thống hóa các yếu tố nội bộ (tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất, hệ thống thông tin) và yếu tố bên ngoài gồm nhà cung cấp (Kariuki và cộng sự, 2018), biến động thị trường (Handfield và Nichols, 2019) và đối thủ cạnh tranh (Lê Kiều Giang, 2022).

Về phương pháp thực hiện, nghiên cứu sử dụng:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập báo cáo tài chính kiểm toán (2021–2023), hồ sơ mua hàng, hóa đơn, chứng từ và mẫu biểu nghiệp vụ lưu trữ tại Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh và Phòng Cung ứng – Mua sắm.
• Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát trực tiếp dòng chảy xử lý đơn hàng, quy trình giao nhận và luân chuyển thông tin nội bộ giữa các phòng ban.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Áp dụng thống kê mô tả để hệ thống hóa khối lượng vật tư, chi phí, tiến độ; kết hợp phương pháp so sánh đối chiếu số liệu theo chuỗi thời gian nhằm làm rõ biến động chi phí và tỷ lệ sai lệch kỹ thuật.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Đại Bảo An

Chương 1 khái quát lịch sử hình thành, tư cách pháp lý và nguồn lực của doanh nghiệp. Công ty thành lập năm 2010 (mã số thuế 0310029746, trụ sở tại Quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh), hoạt động chuyên sâu trong thi công xây lắp hệ thống PCCC công nghiệp và thương mại thiết bị kỹ thuật tại miền Nam (TP. Hồ Chí Minh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Tiền Giang, Đồng Nai, Bình Dương). Bộ máy quản lý văn phòng gồm 25 nhân sự (20 nhân sự có trình độ đại học trở lên), trong đó bộ phận mua hàng trực thuộc Phòng Cung ứng – Mua sắm gồm 3 nhân sự (1 trưởng phòng, 2 nhân viên). Cơ sở vật chất gồm trụ sở điều hành và hệ thống kho bãi tại TP. Hồ Chí Minh và Tiền Giang.

Dữ liệu tài chính giai đoạn 2021–2023 phản ánh khả năng tự chủ và phục hồi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

Chỉ tiêu tài chính	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023	So sánh 2022/2021	So sánh 2023/2022
Doanh thu thuần (Triệu đồng)	30.023	26.188	30.081	-12,77%	+14,87%
Tổng chi phí (Triệu đồng)	29.867	26.104	29.971	-12,82%	+14,81%
Lợi nhuận sau thuế (Triệu đồng)	79,0	84,0	110,0	+6,33%	+30,95%
Tổng tài sản (Triệu đồng)	38.678	36.850	37.210	-4,73%	+0,98%
Vốn chủ sở hữu (Triệu đồng)	19.522	19.820	20.150	+1,53%	+1,66%
Tỷ lệ nợ/Tổng tài sản (%)	48,80%	45,60%	45,50%	-3,20%	-0,10%

Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng

Chương 2 tập trung chuẩn hóa hệ thống khái niệm, vai trò sống còn của thu mua trong việc kiểm soát chất lượng công trình và cân đối dòng tiền. Tác giả làm rõ nội dung 6 bước nghiệp vụ: xác định nhu cầu; tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp; đàm phán và ký kết hợp đồng kinh tế; đặt hàng; theo dõi, giao nhận hàng hóa; và đánh giá nhà cung cấp sau mua hàng. Chương này xây dựng khung chỉ số đo lường hiệu quả (chất lượng sản phẩm theo tỷ lệ lỗi PPM, tiến độ giao hàng đúng hạn theo khung thời gian cam kết, chi phí mua thực tế so với dự toán) làm căn cứ đối chiếu thực trạng ở chương tiếp theo.

Chương 3: Thực trạng hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An

Tác giả phân tích chi tiết dòng công việc mua sắm 5 bước: tiếp nhận phiếu yêu cầu vật tư; tra cứu tồn kho; tìm kiếm báo giá; thương lượng, lập hợp đồng kinh tế; theo dõi giao nhận và làm thủ tục thanh toán. Nghiên cứu đi sâu vào ca mua hàng thực tế: đơn hàng Cáp CC CXR/FR 2x1.5 do Công ty TNHH DV Ngân cung cấp (tháng 08/2024) phục vụ Gói thầu số 1B Bồn chứa LPG Thị Vải tại KCN Cái Mép, Thị xã Phú Mỹ, Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.

Qua số liệu mua hàng giai đoạn 2022–2024, tác giả chỉ ra các kết quả và hạn chế sau:

• Điểm đạt được: Đảm bảo cơ bản nguồn cung vật tư cho các công trình trọng điểm; thiết lập được liên kết với một số đối tác quen thuộc; cơ cấu tài chính lành mạnh với tỷ lệ nợ duy trì dưới 46%, đảm bảo khả năng thanh toán công nợ vật tư.
• Tồn tại và nguyên nhân: Công ty chưa xây dựng bộ tiêu chí khoa học có trọng số để đánh giá đối tác mà chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và sự quen thuộc từ các hợp đồng cũ; phát sinh tỷ lệ hàng lỗi phải xử lý trong giai đoạn tháng 8/2024 – 10/2024; tình trạng trễ hẹn giao hàng vẫn diễn ra do khâu kiểm soát lịch trình chưa chặt chẽ; bộ phận mua hàng chỉ có 3 nhân sự, phải kiêm nhiệm nhiều đầu mối từ tìm kiếm đối tác đến làm chứng từ thanh toán; việc quản lý dữ liệu chủ yếu thực hiện thủ công bằng Excel, chưa có hệ thống phần mềm chuyên dụng tích hợp.

Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An

Dựa trên định hướng phát triển và mục tiêu tối ưu chi phí dự án, tác giả đề xuất 3 giải pháp trọng tâm:

1. Xây dựng mô hình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Ứng dụng phương pháp phân tích đa tiêu chí (AHP) nhằm lượng hóa quyết định mua sắm. Tác giả thiết lập ma trận so sánh cặp giữa các tiêu chí (chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, uy tín pháp lý), thực hiện chuẩn hóa trọng số ưu tiên, lập bảng chấm điểm phân loại đối tác theo từng thang điểm định lượng cụ thể nhằm thay thế phương pháp cảm tính trước đây.
2. Bổ sung nhân sự và tổ chức lại công việc trong bộ phận mua hàng: Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng nhân viên thu mua có chuyên môn kỹ thuật vật tư PCCC; tái cơ cấu phân công nhiệm vụ chi tiết giữa trưởng phòng và 2 nhân viên (phân định rõ trách nhiệm tìm kiếm - đàm phán, theo dõi tiến độ giao nhận kho bãi, và xử lý hồ sơ chứng từ thanh toán).
3. Ứng dụng phần mềm ERP ECOUNT trong quản trị mua hàng: Số hóa toàn diện quy trình P2P thông qua phần mềm ERP ECOUNT. Việc áp dụng phần mềm cho phép liên kết dữ liệu theo thời gian thực giữa bộ phận mua hàng, kho bãi, phòng dự án và kế toán; tự động hóa việc theo dõi đơn đặt hàng, kiểm soát đơn giá biến động và quản lý lịch sử giao dịch với nhà cung cấp.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại những kết quả cụ thể gắn liền với dữ liệu thực tế tại doanh nghiệp:

• Hệ thống hóa đầy đủ thực trạng mua sắm vật tư PCCC của Công ty TNHH Đại Bảo An trong chuỗi dữ liệu 2022–2024, minh chứng bằng hồ sơ chứng từ và ca mua sắm cáp kỹ thuật tại dự án Bồn chứa LPG Thị Vải.
• Đưa ra giải pháp mang tính ứng dụng cao thông qua việc thiết lập ma trận trọng số đánh giá nhà cung cấp, khắc phục triệt để tình trạng lựa chọn đối tác dựa trên cảm tính.
• Đề xuất lộ trình công nghệ khả thi với phần mềm ERP ECOUNT, phù hợp với quy mô tài chính (vốn chủ sở hữu xấp xỉ 20 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế năm 2023 đạt 110 triệu đồng) và cơ cấu 25 nhân sự của công ty.

Về mặt học thuật và thực tiễn, khóa luận đóng góp một mô hình phân tích mua hàng điển hình cho loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực cơ điện - thi công PCCC, giải quyết hài hòa bài toán giữa tối ưu hóa chi phí đầu vào và đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn nghiêm ngặt của công trình.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số điểm hạn chế do giới hạn phạm vi nghiên cứu:

• Dữ liệu định lượng về tỷ lệ sản phẩm lỗi mới chỉ được tổng hợp tập trung trong khoảng thời gian ngắn (tháng 8/2024 – tháng 10/2024), chưa bao quát toàn bộ chu kỳ các dự án thi công dài hạn.
• Đề tài được triển khai dưới dạng nghiên cứu trường hợp tại một doanh nghiệp cơ điện cụ thể, do đó các trọng số đánh giá đối tác cần được hiệu chỉnh lại nếu áp dụng cho doanh nghiệp có mô hình sản xuất thuần túy.

Hướng nghiên cứu tiếp theo cần tập trung đo lường hiệu quả vận hành thực tế sau khi triển khai phần mềm ERP ECOUNT, đồng thời mở rộng việc kiểm chứng mô hình ma trận đánh giá nhà cung cấp trên nhiều danh mục vật tư nhập khẩu chuyên dụng khác.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

• Sinh viên ngành Kinh doanh quốc tế, Quản trị chuỗi cung ứng và Logistics: Tài liệu tham khảo hữu ích về cấu trúc một nghiên cứu thực trạng mua sắm trong doanh nghiệp xây dựng - kỹ thuật; phương pháp lập ma trận đánh giá nhà cung cấp và cách thức thu thập chứng từ thực tế (phiếu yêu cầu vật tư, hóa đơn, bảng kê chi tiết).
• Bộ phận thu mua tại các doanh nghiệp thi công cơ điện, PCCC: Cung cấp quy trình kiểm soát vật tư dự án, giải pháp phân chia trách nhiệm nhân sự mua hàng và định hướng ứng dụng ERP tinh gọn cho doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

1. Bộ phận mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An được tổ chức với cơ cấu nhân sự như thế nào?
Bộ phận mua hàng trực thuộc Phòng Cung ứng – Mua sắm của công ty, gồm 3 nhân sự: Trưởng phòng (bà Trương Thị Mỹ Thư) chịu trách nhiệm quản lý chung, xây dựng kế hoạch, đàm phán hợp đồng giá trị lớn; cùng 2 nhân viên mua hàng (bà Lê Thị Tú Uyên và bà Nguyễn Ngọc Bích Tuyền) phụ trách tìm kiếm báo giá, liên hệ đối tác, theo dõi tiến độ giao hàng và phối hợp thanh toán.

2. Đề tài sử dụng ca mua hàng cụ thể nào để phân tích quy trình nghiệp vụ thực tế?
Khóa luận phân tích ca mua hàng thực tế diễn ra vào tháng 08/2024: đơn hàng mua Cáp CC CXR/FR 2x1.5 từ Công ty TNHH DV Ngân nhằm phục vụ thi công Gói thầu số 1B Bồn chứa LPG Thị Vải tại KCN Cái Mép, Thị xã Phú Mỹ, Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.

3. Tình hình kinh doanh và tài chính của Đại Bảo An giai đoạn 2021–2023 biến động ra sao?
Doanh thu thuần năm 2021 đạt 30.023 triệu đồng, giảm xuống 26.188 triệu đồng năm 2022 (-12,77%), sau đó phục hồi lên 30.081 triệu đồng năm 2023 (+14,87%). Lợi nhuận sau thuế duy trì tăng trưởng liên tục: 79 triệu đồng (2021), 84 triệu đồng (2022) và 110 triệu đồng (2023). Tỷ lệ nợ trên tổng tài sản được kiểm soát tốt, giảm từ 48,8% (2021) xuống 45,5% (2023).

4. Đâu là hạn chế lớn nhất trong khâu lựa chọn nhà cung cấp tại công ty trước khi có giải pháp?
Hạn chế lớn nhất là công ty chưa xây dựng bộ tiêu chí định lượng chính thức kèm trọng số để đánh giá đối tác. Việc quyết định mua hàng phụ thuộc chủ yếu vào sự quen thuộc từ các hợp đồng cũ và mức giá thương lượng trực tiếp, chưa đánh giá toàn diện năng lực công nghệ và kiểm soát chặt chẽ lịch trình giao hàng.

5. Tác giả đề xuất phần mềm nào để số hóa hoạt động mua sắm của doanh nghiệp?
Tác giả đề xuất ứng dụng phần mềm ERP ECOUNT nhằm liên thông dữ liệu mua hàng, kho bãi và kế toán theo thời gian thực, tự động hóa theo dõi đơn hàng và kiểm soát chi phí đầu vào.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trương Thị Như Ý đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và phản ánh sát thực hoạt động mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An trong giai đoạn 2022–2024. Bằng phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa thống kê mô tả, phân tích chứng từ và nghiên cứu ca mua sắm dự án, đề tài làm rõ các nút thắt trong công tác đánh giá nhà cung ứng và vận hành nhân sự. Hệ thống 3 giải pháp về ma trận đánh giá nhà cung cấp, tái cấu trúc nhân sự và ứng dụng phần mềm ERP ECOUNT có tính khả thi cao, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐẠI BẢO AN 1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Đại Bảo An 1.1 Thông tin tổng quan về Công ty TNHH Đại Bảo An Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Đại bảo An (Nguồn: Website Công ty TNHH Đại Bảo An) - Tên công ty: Công ty TNHH Đại Bảo An - Tên nước ngoài: Dai Bao An Limited Company - Tên viết tắt: Dai Bao An Co., LTD - Đại diện theo luật pháp: Hoàng Nguyễn Vũ - Mã số thuế: 0310029746 - Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Tân Phú - Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN - Địa chỉ trụ sở chính: 61/2D–2L Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú, Tp. HCM - Email: [e-mail] - Website: www.com - Điện thoại: [phone] Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Đại Bảo An Công ty TNHH Đại Bảo An được thành lập vào năm 2010, công ty ra đời với sứ mệnh cung cấp các giải pháp kỹ thuật toàn diện trong lĩnh vực dầu khí, hóa chất, năng 5 GVHD: TS. Trương Thị Hòa Khóa Luận tốt nghiệp lượng và xây dựng công nghiệp. Ngay từ những ngày đầu, công ty đã không ngừng nỗ lực, khẳng định uy tín trong các lĩnh vực tư vấn thiết kế, lập dự án đầu tư, giám sát thi công và quản lý dự án.

Với tầm nhìn chiến lược và định hướng phát triển bền vững, Đại Bảo An từng bước mở rộng quy mô hoạt động, đa dạng hóa dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Đặc biệt, công ty đã ghi dấu ấn mạnh mẽ trong lĩnh vực thi công, lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy cho các công trình công nghiệp, mang đến những giải pháp an toàn, tối ưu và đạt tiêu chuẩn cao nhất. Trải qua hơn một thập kỷ phát triển, Đại Bảo An đã góp mặt trong nhiều dự án quan trọng, trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn nhờ vào đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và công nghệ hiện đại. Với tinh thần đổi mới, sáng tạo không ngừng, công ty cam kết tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng hợp tác và vươn xa hơn nữa trên hành trình phát triển.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của Công ty TNHH Đại Bảo An 1.1 Tầm nhìn Công ty TNHH Đại Bảo An hướng đến trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn thiết kế, thi công và lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, cũng như các giải pháp kỹ thuật trong ngành dầu khí, hóa chất, năng lượng và xây dựng công nghiệp.

Với cam kết đổi mới và phát triển bền vững, công ty không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, ứng dụng công nghệ tiên tiến nhằm mang đến những giải pháp an toàn và hiệu quả nhất cho khách hàng.2 Sứ mệnh Cung cấp giải pháp kỹ thuật toàn diện, tối ưu và đáng tin cậy cho các công trình công nghiệp. Đảm bảo chất lượng, an toàn và tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật cao nhất trong lĩnh vực phòng cháy chữa cháy và xây dựng công nghiệp. Đồng hành cùng khách hàng, đối tác để phát triển bền vững, đóng góp vào sự phát triển của ngành công nghiệp và nền kinh tế. Trương Thị Hòa Khóa Luận tốt nghiệp Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, tạo điều kiện để đội ngũ nhân sự phát triển và cống hiến lâu dài.3 Giá trị cốt lõi An toàn được đặt lên hàng đầu, là nguyên tắc cốt lõi đảm bảo mọi hoạt động luôn tuân thủ các tiêu chuẩn cao nhất.

Chất lượng là cam kết vững chắc, mang đến sản phẩm và dịch vụ vượt trội. Uy tín được xây dựng trên sự minh bạch, trách nhiệm và niềm tin từ khách hàng, đối tác. Đổi mới là động lực phát triển, không ngừng cải tiến công nghệ và tối ưu giải pháp. Tập thể làm việc với tinh thần chuyên nghiệp, gắn kết, đam mê và khát khao chinh phục những thử thách mới.3 Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty TNHH Đại bảo An 1.1 Sơ đồ tổ chức BAN GIÁM ĐỐC P.

KẾ CÔNG CHÍNH- (Giám đốc ỨNG/MUA DOANH TOÁN NHÂN SỰ thiết kế) (Rocons) SẮM TỔ KIẾN TỔ TVGS- TỔ ĐẤU TỔ PCCC TỔ TK ME TRÚC QLDA THẦU Hình 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Đại Bảo An (Nguồn: Hồ sơ năng lực của công ty TNHH Đại Bảo An) 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Ban Giám đốc: Giám đốc: Hoàng Nguyễn Vũ Phó Giám đốc: Trương Thị Thanh Trà 7 GVHD: TS. Trương Thị Hòa Khóa Luận tốt nghiệp Ban Giám đốc công ty là người đại diện trước pháp luật, chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển lâu dài của công ty. Nhiệm vụ chính của Ban Giám đốc bao gồm việc sắp xếp, quản lý và điều hành toàn bộ các bộ phận, đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả và theo đúng chiến lược đã đề ra. Chịu trách nhiệm ký kết, kiểm duyệt hợp đồng và phê duyệt các kế hoạch kinh doanh, dự án quan trọng, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để đảm bảo các quyết định được thực hiện nhất quán và phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty.

Phòng Kinh doanh: Đóng vai trò tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời đảm nhận nhiệm vụ quan trọng trong việc nghiên cứu và khảo sát thị trường nhằm nắm bắt xu hướng và nhu cầu của khách hàng. Xây dựng các kế hoạch kinh doanh chiến lược, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, và thúc đẩy các hoạt động để tăng trưởng doanh thu cho công ty. Bên cạnh đó, phòng còn phối hợp chặt chẽ với Phòng Thiết kế và Phòng Cung ứng/Mua sắm để đảm bảo rằng các bản vẽ và giá cả đáp ứng tốt nhất nhu cầu và ngân sách của khách hàng, từ đó gia tăng sự hài lòng và tạo dựng mối quan hệ lâu dài. Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm thống kê, cập nhật và đối soát chi tiết các hoạt động thu - chi hàng ngày, đảm bảo tính minh bạch và kịp thời cho mọi giao dịch tài chính.

Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thanh toán và công nợ, quản lý dòng tiền, và lập hóa đơn, duy trì sự ổn định về tài chính cho công ty. Đồng thời quản lý tiền lương và phúc lợi cho nhân viên, phối hợp chặt chẽ với phòng Hành chính - Nhân sự để thực hiện các nghiệp vụ C&B1, đảm bảo tính chính xác và sự hài lòng cho nhân viên. Ngoài ra bộ phận Kế toán cũng hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc đưa ra các chiến lược kinh doanh thông qua việc phân tích dữ liệu tài chính, lập báo cáo định kỳ và kết hợp cùng các phòng ban để phân bổ nguồn tài chính một cách hợp lý, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty. Phòng hành chính - nhân sự: Phụ trách việc quản lý các công việc hành chính và nhân sự, bao gồm tiếp nhận, 1 C&B: là từ viết tắt Compensation & Benefit, chỉ bộ phận chịu trách nhiệm về lương và chế độ phúc lợi của nhân viên.

Trương Thị Hòa Khóa Luận tốt nghiệp thu thập, lưu trữ thông tin giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng, các chính sách lao động và thực hiện các nghiệp vụ C&B như tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực. Phòng cũng đảm bảo việc quản lý tài sản, lao động và các phúc lợi cho nhân viên, đồng thời phối hợp với bộ phận Kế toán để đảm bảo chi trả lương, thưởng và phúc lợi đúng hạn. Bên cạnh đó, phòng tham mưu cho ban lãnh đạo về bố trí nhân lực, đề xuất các vị trí quan trọng trong công ty, tham gia xây dựng và áp dụng các nội quy, quy chế công ty cũng như thực hiện đúng các quy định pháp lý liên quan đến lao động. Phòng tư vấn kỹ thuật: Phòng Tư vấn Kỹ thuật là một bộ phận quan trọng, góp phần quyết định đến chất lượng và hiệu quả của các dự án xây dựng và bảo trì, đặc biệt là các dự án trong lĩnh vực phòng cháy chữa cháy.

Chịu trách nhiệm nghiên cứu và tư vấn các phương án thiết kế, lựa chọn thiết bị phù hợp, đồng thời đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của các hệ thống trong các công trình. Phòng Tư vấn không chỉ tư vấn các phương án kỹ thuật phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng dự án, mà còn hỗ trợ khách hàng trong việc tối ưu chi phí và đảm bảo tính bền vững của công trình. Phòng thi công: Phòng Thi công đóng vai trò then chốt trong việc triển khai và giám sát các dự án của Công ty. Phòng có trách nhiệm kiểm tra và đảm bảo chất lượng thi công, theo dõi tiến độ và đảm bảo các biện pháp thi công tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật cũng như quy định về an toàn lao động.

Đồng thời, lập kế hoạch thi công chi tiết, theo dõi giám sát chặt chẽ các tổ đội thi công, đảm bảo các hạng mục công trình hoàn thành đúng yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng. Ngoài ra, còn tham gia công tác nghiệm thu và đánh giá kết quả thi công, từ đó đưa ra kết luận về chất lượng công trình. Đồng thời cũng chịu trách nhiệm giám sát việc sử dụng vật tư, thiết bị và nhân sự thi công, tối ưu hóa nguồn lực và kiểm soát chi phí, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty. Phòng cung ứng - mua sắm: Đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ vật tư, thiết bị cần thiết cho các dự án.

Xây dựng kế hoạch mua sắm dựa trên nhu cầu đã được phê duyệt, đồng thời tìm kiếm, lựa chọn các nhà cung cấp uy tín, đàm phán giá cả hợp lý với các điều khoản hợp đồng. Bên 9 GVHD: TS. Trương Thị Hòa Khóa Luận tốt nghiệp cạnh đó, theo dõi chặt chẽ tiến trình đơn hàng, giám sát chất lượng vật tư và thiết bị để đảm bảo công trình luôn đáp ứng đúng tiến độ và tiêu chuẩn kỹ thuật.3 Cơ cấu bộ phận mua hàng tại Công ty TNHH Đại Bảo An Bộ phận mua hàng là bộ phận quan trong thuộc phòng cung ứng - mua sắm bao gồm 3 nhân viên, trong đó có 1 trưởng phòng, 2 nhân viên mua hàng. Trưởng phòng: Trương Thị Mỹ Thư Nhiệm vụ: Quản lý và điều phối tất cả các hoạt động liên quan đến mua sắm vật tư, thiết bị trong công ty.

Xây dựng kế hoạch mua sắm có hiệu quả, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đàm phán và ký kết hợp đồng với các đối tác để đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, giá cả và tiến độ giao hàng được đáp ứng.