Chương 1: Tổng quan của nghiên cứu hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ của công ty TNHH Giao nhận Quốc tế DHT Chương 2: Cơ sở lý luận liên quan đến quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ Chương 3: Thực trạng quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế DHT Chương 4: Đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ của Công ty TNHH Giao nhận Quốc tế DHT 6 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN LIÊN QUAN ĐẾN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BỘ 2. Một số khái niệm cơ bản 2. Khái niệm nhập khẩu Theo quy định tại Điều 28 Luật Thương mại 2005, “Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”. Theo giáo trình Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học Thương mại, “Nhập khẩu là hình thức trong đó các doanh nghiệp chọn mua sản phẩm và dịch vụ từ các nguồn cung ứng bên ngoài và mang nó vào thị trường trong nước”.
Vậy ta có thể hiểu rằng, nhập khẩu là hoạt động mua hàng hóa và dịch vụ từ nước ngoài phục vụ cho nhu cầu trong nước hoặc tái xuất nhằm phục vụ mục đích thu lợi nhuận. Hay nhập khẩu là việc mua hàng hóa từ các tổ chức kinh tế, các công ty nước ngoài và tiến hành tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu tại thị trường nội địa hoặc tái xuất khẩu với mục đích thu lợi nhuận và nối liền sản xuất với tiêu dùng. Khái niệm về nhận hàng nhập khẩu Theo giáo trình Quản trị logistics và Chuỗi cung ứng, Trường Đại học Ngoại thương, nhận hàng nhập khẩu là quá trình tiếp nhận hàng hóa từ nước ngoài, thông qua các hình thức vận chuyển như đường biển, đường hàng không, đường bộ, hoặc đường sắt, nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, tiêu dùng, hoặc thương mại trong nước. Quá trình này bao gồm nhiều bước từ việc làm thủ tục hải quan, kiểm tra chất lượng hàng hóa, thanh toán các loại thuế, phí liên quan và vận chuyển hàng về kho hàng hoặc nơi sử dụng cuối cùng.
Khái niệm về nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ Theo tác giả tự tổng hợp, nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ là hoạt động tiếp nhận hàng hóa từ các quốc gia lân cận qua các cửa khẩu biên giới hoặc trạm kiểm soát, bằng phương tiện vận tải đường bộ như xe tải, container. Hình thức này thường được áp dụng cho các quốc gia có vị trí địa lý gần nhau và có hệ thống giao thông 7 đường bộ kết nối chặt chẽ, giúp rút ngắn thời gian và giảm chi phí vận chuyển so với các phương thức khác. Khái niệm về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ Quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường bộ là chuỗi các hoạt động và thủ tục liên quan đến việc tiếp nhận, kiểm tra, làm thủ tục hải quan và vận chuyển hàng hóa từ quốc gia xuất khẩu về nước nhập khẩu qua đường bộ. Quy trình này thường bắt đầu từ việc hoàn thiện các giấy tờ cần thiết như hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, vận đơn đường bộ, tờ khai hải quan, kiểm tra an ninh và chất lượng hàng hóa tại cửa khẩu, và kết thúc khi hàng hóa được vận chuyển về kho hoặc địa điểm yêu cầu của người nhận.
Cơ sở lý thuyết về quy trình nhận hàng nhập khẩu 2. Quy trình nhận hàng nhập khẩu Theo bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hoá quốc tế, Trường Đại học Thương mại, nội dung quy trình nhận hàng nhập khẩu nói chung sẽ gồm các bước sau: (1) Nhận thông tin hàng hoá và nhu cầu vận chuyển của khách hàng Qua thời gian tiếp nhận nhu cầu của khách hàng, trao đổi về dịch vụ vận chuyển thì người giao nhận sẽ liên hệ với khách hàng để nắm bắt thông tin về lô hàng như: - Thông tin về hàng hóa - Thông tin chi tiết bao bì đóng gói - Thông tin về tuyến đường Hầu hết các công ty nhận vận chuyển hàng hóa hiện nay đều có số điện thoại, email, facebook để khách hàng có thể dễ dàng liên hệ khi có nhu cầu sử dụng. Bên cạnh đó, các công ty vận tải đều có đội ngũ nhân viên tư vấn chuyên nghiệp, nhiệt tình luôn sẵn sàng để tiếp nhận thông tin, giải đáp những thắc mắc của khách hàng. Việc tiếp nhận các thông tin về lô hàng càng chi tiết, càng giúp người giao nhận hiểu rõ hơn yêu cầu dịch vụ của khách hàng, từ đó đưa ra được phương án vận chuyển phù hợp nhất với khách hàng.
8 (2) Sắp xếp phương án vận chuyển Một số tiêu chí lựa chọn phương án vận chuyển được xem xét như: - Yếu tố an toàn: Yếu tố an toàn được hiểu là không xảy ra bất kỳ sự cố ngoài ý muốn nào có thể gây ảnh hưởng xấu đến hàng hóa của chủ hàng. Đây là nhu cầu cơ bản của chủ hàng và đề đảm bảo an toàn cho hàng hóa của mình thì chủ hàng thường khảo sát các yếu tố có liên quan đến an toàn trước khi quyết định lựa chọn dịch vụ vận chuyển của một doanh nghiệp nào đó. - Yếu tố thời gian: Thời gian vận chuyển bao gồm tổng thời gian vận chuyển trọn gói từ chủ hàng gửi từ điểm xuất phát đến tận địa điểm khách hàng yêu cầu, trong đó bao gồm các yếu tố tốc độ của phương tiện vận chuyển và thời gian bốc dỡ, chất xếp hàng hóa sang phương tiện khác. - Yếu tố về cước phí: Để phục vụ cho quá trình vận chuyển hàng hóa thì chủ hàng luôn quan tâm đến cước phí làm cho phải phù hợp và đảm bảo chất lượng hay nói cách khác là chi phí rẻ, dịch vụ tốt.
Các khoản phí vận chuyển bao gồm như cước vận chuyển, chi phí tại bền xe, lưu kho, lưu bãi, phí bảo hiểm. - Yếu tố về độ tin cậy: Được thể hiện qua tính ổn định về thời gian và chất lượng dịch vụ chuyên chở hàng hóa trong những điều kiện xác định. Những yếu tố tác động đến độ tin cậy là thời tiết, tình trạng giao hàng số lần dùng lại trên tuyến, thời gian tập hợp và giao nhận hàng hóa trên đường. Khả năng sai lệch thời gian vận chuyển là thước đo sự không chắc chắn của quá trình vận chuyển hàng hóa.
Nếu độ tin cậy thấp, thời gian vận chuyển không ổn định, lúc nhanh lúc chậm, sẽ gây nên tình trạng lúc thừa hàng, lúc thiếu hàng khiến chủ hàng bị thụ động trong kinh doanh. - Yếu tố về năng lực vận chuyển: Năng lực vận chuyển cho biết khối lượng hàng hóa và địa bàn hoạt động mà đơn vị vận tải có thể chuyên chở được trong một khoảng thời gian nhất định thể hiện qua số lượng phương tiện và các thiết bị đi kèm. Năng lực vận chuyên vận chuyển còn thể hiện ở khả năng tiếp cận đúng địa điểm và vị trí theo yêu cầu của khách hàng. Vận tải đường bộ có chi phí tương đối cao nếu vận chuyển khối lượng lớn trên quãng đường dài nhưng lại rất linh hoạt và có khả năng đáp ứng đúng địa điểm theo yêu cầu và đến tận cửa kho của khách hàng.
9 - Yếu tố về linh hoạt: Sự linh hoạt thể hiện khả năng đáp ứng nhanh chóng và kịp thời của đơn vị vận tài trong những tình huống ngoài kế hoạch và hợp đồng vận chuyển. - Yếu tố khác: Kiểm tra lịch trình và chi phí của hãng vận chuyển nội địa: Kiểm tra thời gian xe đến lấy hàng, cân đối chi phí bảng giá cước vận chuyển có phù hợp với chất lượng dịch vụ này. (3) Báo giá vận chuyển Sau khi tiếp nhận thông tin của khách hàng để tìm kiếm phương án vận chuyển, đội ngũ nhân viên của các công ty vận chuyển sẽ dựa vào loại hàng hóa, số lượng hàng hóa, địa hình vận chuyển, quãng đường,. để tính toán cước vận chuyển (ước lượng) và báo giá cho khách.
Nội dung của báo giá sẽ bao gồm: - Giá cước vận chuyển - Thời gian vận chuyển - Địa điểm trung chuyển (nếu có) - Lịch xe chạy - Phương thức vận chuyển - Các loại phụ phí liên quan và có thể phát sinh (4) Ký hợp đồng vận chuyển Khi khách hàng đã đồng ý với phương án giá do người giao nhận tìm kiếm được, người giao nhận có thể tự mình hoặc theo sự ủy thác của khách hàng đứng ra ký hợp đồng vận tải. (5) Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải Đứng trên vai trò ủy thác nhập khẩu, khách hàng sẽ cập nhật và thông báo với người giao nhận để nắm rõ tình hình chuẩn bị hàng hóa như tiến độ sản xuất và thu mua hàng, công tác bao gói, và kẻ mã ký hiệu hàng hóa. Người giao nhận nắm tình hình phương tiện vận tải để đăng ký chuyến xe để kịp tiến độ với thời gian đơn hàng được hoàn thiện để xưởng giao. 10 (6) Chuẩn bị chứng từ và nhận hàng nhập khẩu Khi tiếp nhận các chứng từ từ phía khách hàng là người nhập khẩu, nhân viên giao nhận tiến hành kiểm tra các chứng từ.
Nếu chứng từ không phù hợp đối với luật hải quan Việt Nam thì người giao nhận sẽ tiến hành chỉnh sửa chứng từ sao cho phù hợp mà không vi phạm luật hải quan. Đây là công việc đòi hỏi người phụ trách phải có kinh nghiệm và nắm rõ luật hải quan. Sau khi chứng từ phù hợp thì họ sẽ lập bộ hồ sơ làm thủ tục hải quan. Nếu hàng hóa bị rơi vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa - Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp - Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế (8) Quyết toán chi phí Tại bước này doanh nghiệp giao nhận tiến hành quyết toán chi phí với các nhà cung cấp của mình và với khách hàng.
Người giao nhận quyết toán chi phí với hãng vận chuyển để kiểm tra và xác nhận. Người giao nhận cũng thanh toán phí hoa hồng cho đại lý của mình ở nước ngoài. Việc thanh toán có thể diễn ra cho từng lô hàng hoặc thanh toán vào cuối tháng căn cứ vào bảng kê những lô hàng trong tháng. Người giao nhận quyết toán chi phí với khách hàng: Chi phí này có thể là khoản trả trực tiếp cho người giao nhận như tiền công thực hiện công việc giao nhận, khai báo, thông quan hàng hóa.