Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong xu thế toàn cầu hóa và tự do hóa thương mại, vận tải quốc tế đóng vai trò huyết mạch trong việc kết nối các nền kinh tế. Đối với Việt Nam, chính sách mở cửa kinh tế đã thúc đẩy mạng lưới giao thương hàng hải phát triển mạnh mẽ, đưa vận tải đường biển trở thành phương thức chủ lực chuyên chở phần lớn khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu tác động trực tiếp đến chu chuyển vốn, chu kỳ tái sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và cung ứng vật tư cho nền kinh tế quốc dân. Việc tổ chức nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu một cách khoa học, chuẩn xác là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp tiết giảm chi phí lưu kho bãi, rút ngắn thời gian giải phóng hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Marine Sky Logistics" do sinh viên Nguyễn Bảo Trân thực hiện dưới sự hướng dẫn của Th.S Lê Trường Diễm Trang tại Khoa Kinh tế, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM (năm 2017) tập trung giải quyết bài toán tối ưu hóa quy trình tác nghiệp thực tế tại một doanh nghiệp giao nhận tư nhân.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể gồm hai nhiệm vụ:
- Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Marine Sky Logistics nhằm chỉ ra những kết quả đạt được cũng như các hạn chế, khó khăn tồn tại trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
- Đề xuất các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của công trình:
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng phương thức vận tải đường biển.
- Phạm vi không gian: Hoạt động tác nghiệp tại Công ty TNHH Marine Sky Logistics (MSL) và khảo sát hiện trường tại Cảng Cát Lái cùng kho Gemadept.
- Phạm vi thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh và chứng từ thực tế của doanh nghiệp trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận thiết lập hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp lý quốc tế và pháp luật thương mại hàng hải Việt Nam. Tác giả sử dụng định nghĩa về dịch vụ giao nhận theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) và khái niệm dịch vụ logistics tại Điều 233, quyền và nghĩa vụ thương nhân logistics tại Điều 235 của Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, cùng Nghị định số 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics. Các công ước và văn bản pháp lý quốc tế được trích dẫn gồm: Incoterms 2010, Công ước Liên Hợp Quốc về vận tải đa phương thức quốc tế (1980), Quy tắc chung UNCTAD/ICC (1992), Công ước Brussels (1924) và Quy tắc Hague - Visby (1968). Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong nước bao gồm: Bộ luật Hàng hải Việt Nam năm 2005, Luật Hải quan năm 2014, Nghị định số 71/2006/NĐ-CP, Thông tư số 10/2007/TT-BGTVT và Quyết định số 98/2008/QĐ-BTC của Bộ Tài chính về phí, lệ phí hàng hải.
Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nghiên cứu bàn giấy và khảo sát thực địa:
- Phương pháp phân tích: Thống kê, xử lý và phân tích các chỉ tiêu tài chính (doanh thu, chi phí, lợi nhuận), cơ cấu nhân sự, trang thiết bị và dữ liệu dòng chứng từ hải quan của MSL.
- Phương pháp logic: Tổng hợp, quy nạp và đánh giá mối tương quan giữa quy trình thực tế với các quy định pháp luật hiện hành để xây dựng đề xuất hoàn thiện.
- Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: Khảo sát quy trình tác nghiệp trực tiếp tại bộ phận chứng từ công ty, kiểm tra hiện trường bốc dỡ hàng, mở tờ khai và kiểm hóa tại Cảng Cát Lái và hệ thống kho bãi Gemadept.
Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm số liệu thống kê nội bộ do Phòng Kế toán và Phòng Nhân sự Công ty TNHH Marine Sky Logistics cung cấp giai đoạn 2014-2016, hệ thống biểu mẫu tờ khai trên phần mềm thông quan điện tử ECUS5-VNACCS và tài liệu lưu trữ nghiệp vụ.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm căn bản về dịch vụ giao nhận vận tải, làm rõ tính chất dịch vụ không tạo ra sản phẩm vật chất mà làm biến đổi vị trí không gian của đối tượng vận chuyển. Tác giả phân tích hai đặc điểm cốt lõi của ngành giao nhận là tính thụ động (phụ thuộc vào nhu cầu khách hàng, thể chế pháp lý nước xuất/nhập khẩu và hãng tàu) và tính thời vụ theo chu kỳ xuất nhập khẩu hàng hóa.
Về tư cách pháp lý của người giao nhận, chương này phân định rõ hai vai trò:
- Khi là đại lý của chủ hàng (Agent): Người giao nhận thực hiện công việc theo ủy thác và chịu trách nhiệm về các thiếu sót trong phạm vi hướng dẫn (lỗi khai hải quan, mua bảo hiểm sai hướng dẫn, giao nhầm địa chỉ), không chịu trách nhiệm về lỗi của người chuyên chở nếu đã lựa chọn cẩn trọng.
- Khi là người chuyên chở (Principal): Người giao nhận đóng vai trò nhà thầu độc lập, nhân danh chính mình phát hành chứng từ vận tải và phải chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hành vi của các bên thứ ba được thuê lại trong suốt hành trình.
Chương này cũng phân loại chi tiết các hình thức dịch vụ giao nhận đặc thù (hàng công trình, hàng may mặc treo container chuyên dụng, hàng triển lãm) và quy chuẩn các bước giao nhận hàng đường biển đối với ba trường hợp: hàng không lưu kho bãi cảng (giao nhận trực tiếp với tàu qua biên bản giám định hầm hàng, biên bản dỡ hàng COR, thư dự kháng LOR, kết toán nhận hàng ROROC), hàng lưu kho bãi cảng và hàng đóng container (hàng nguyên container - FCL và hàng lẻ - LCL).
Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Marine Sky Logistics
Chương 2 trình bày tổng quan về Công ty TNHH Marine Sky Logistics (thành lập ngày 11/07/2011, mã số thuế 0310964526, đặt trụ sở tại Số 9 Lê Trung Nghĩa, Phường 12, Quận Tân Bình, TP.HCM do ông Lê Tuấn Phương làm Giám đốc). Tác giả lược thuật các mốc lịch sử từ giai đoạn khủng hoảng nhân sự và vốn năm 2012-2014 đến giai đoạn phục hồi 2015-2016.
Về năng lực hoạt động, tính đến hết năm 2016, tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 73 người. Trong đó, lao động độ tuổi từ 25 đến 35 tuổi chiếm 79,5% (58 người); lao động có trình độ Đại học và Thạc sỹ đạt trên 67%. Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty chủ yếu là tài sản đi thuê do đặc thù vốn tự có còn hạn chế.
| Năm |
Doanh thu vận tải biển (Triệu VNĐ) |
Tỷ trọng DT biển (%) |
Doanh thu vận tải bộ (Triệu VNĐ) |
Tỷ trọng DT bộ (%) |
Doanh thu thủ tục hải quan (Triệu VNĐ) |
Tỷ trọng DT hải quan (%) |
Tổng doanh thu (Triệu VNĐ) |
Tổng lợi nhuận (Triệu VNĐ) |
| 2014 |
20.440 |
46,34% |
16.260 |
36,22% |
7.409 |
16,18% |
44.109 |
9.498 |
| 2015 |
9.872 |
32,85% |
14.956 |
43,93% |
5.221 |
15,22% |
30.049 |
6.620 |
| 2016 |
16.075 |
40,60% |
15.133 |
38,22% |
8.385 |
21,18% |
39.593 |
6.862 |
Về thực trạng nghiệp vụ, tác giả mô tả chi tiết sơ đồ quy trình dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu đường biển tại MSL qua 9 bước chuẩn hóa:
- Ký hợp đồng dịch vụ: Thỏa thuận bằng văn bản (hợp đồng giao nhận, vận tải hoặc kinh tế) lập thành 04 bản.
- Tiếp nhận thông tin và kiểm tra bộ chứng từ: Đối chiếu tính hợp lệ, thống nhất giữa Giấy giới thiệu, Hợp đồng ngoại thương, Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (B/L có ký hậu/on board), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và Giấy báo hàng đến (Arrival Notice).
- Lấy lệnh giao hàng (D/O): Nộp vận đơn gốc/giấy báo hàng đến tại đại lý hãng tàu, thanh toán phí chứng từ, vệ sinh container; làm thủ tục mượn container hoặc cược container đối với hàng kéo về kho riêng (giao thẳng).
- Lên bộ chứng từ và khai báo hải quan điện tử: Nhập dữ liệu và truyền tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5-VNACCS theo quy định của Tổng cục Hải quan; lập công văn nợ chứng từ đối với các trường hợp được phép (tối đa 30 ngày) kèm thư bảo lãnh ngân hàng (Shipping Guarantee) nếu nợ B/L.
- Tiếp nhận kết quả phân luồng và nộp thuế: Xử lý theo 3 luồng: Luồng xanh (miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa), Luồng vàng (kiểm tra hồ sơ giấy), Luồng đỏ (kiểm tra hồ sơ kết hợp kiểm hóa thực tế mức a: 100%, mức b: 10%, hoặc mức c: 5%). Đối với hàng kiểm hóa tại Cảng Cát Lái, liên hệ điều độ bãi trước 6 tiếng để hạ container và cắt seal.
- Đóng phí thương vụ cảng và nhận phiếu EIR: Nộp D/O tại thương vụ cảng, đóng phí nâng hạ, nhận 04 liên phiếu EIR (Trắng - lưu thương vụ, Xanh - thanh lý cổng, Hồng - bảo vệ cổng, Vàng - lái xe vận chuyển).
- Nhận hàng tại cảng và điều xe: Điều động công nhân/xe nâng lấy nguyên container FCL hoặc rút ruột/nhận hàng lẻ tại kho CFS, lập Phiếu gửi hàng (Trucking Bill) gồm 03 bản giao tài xế và lưu trữ.
- Thanh lý hải quan giám sát cổng và giao hàng: Xuất trình tờ khai, phiếu EIR và D/O tại hải quan cổng, giao hàng cho khách kèm phiếu xác nhận giao chứng từ kéo vỏ container và ký biên bản bàn giao.
- Quyết toán: Thu hồi chứng từ gốc, tập hợp chi phí, phát hành Debit Note gửi khách hàng và lưu trữ hồ sơ.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty Marine Sky Logistics
Dựa trên định hướng phát triển xuất nhập khẩu của Việt Nam và mục tiêu kinh doanh của MSL đến năm 2020, chương 3 đề xuất 5 nhóm giải pháp cụ thể:
- Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật: Đầu tư ứng dụng phần mềm quản lý vận chuyển và giao nhận chuyên dụng (Winta Logistics) nhằm tự động hóa quá trình theo dõi đơn hàng, quản lý chứng từ và kiểm soát chi phí vận tải.
- Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Tổ chức đào tạo nội bộ định kỳ về cập nhật chính sách hải quan mới, nâng cao trình độ ngoại ngữ chuyên ngành và kỹ năng nghiệp vụ hiện trường cho nhân viên.
- Hoàn thiện công tác chuẩn bị hồ sơ, khai báo hải quan: Xây dựng quy trình rà soát đối chiếu chéo thông tin giữa Invoice, Packing List và B/L trước khi truyền tờ khai nhằm loại bỏ triệt để lỗi khai sai mã HS hoặc sai tên hàng, giảm tỷ lệ tờ khai bị rơi vào luồng vàng và luồng đỏ.
- Đẩy nhanh tiến độ ở khâu kiểm hóa: Thiết lập mối liên hệ chặt chẽ với bộ phận điều độ cảng Cát Lái để đăng ký hạ bãi, cắt seal đúng giờ, chủ động chuẩn bị phương tiện và nhân lực hỗ trợ cán bộ kiểm hóa mở hàng nhanh chóng.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp trong giao tiếp khách hàng: Chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng, thông báo kịp thời lịch trình tàu đến (ETA) và phát hành báo cáo tiến độ giao hàng thường xuyên.
Kết quả và đóng góp
Công trình đã ghi nhận các kết quả nghiên cứu cụ thể gắn liền với số liệu tác nghiệp của doanh nghiệp:
- Hệ thống hóa chi tiết bức tranh tài chính của MSL qua 3 năm: Doanh thu năm 2014 đạt 44.109 triệu VNĐ, năm 2015 đạt 30.049 triệu VNĐ và phục hồi lên 39.593 triệu VNĐ vào năm 2016. Tỷ trọng mảng giao nhận thủ tục hải quan có xu hướng tăng từ 16,18% (2014) lên 21,18% (2016). Lợi nhuận sau thuế năm 2016 đạt 6.862 triệu VNĐ.
- Khảo sát và phân tích toàn diện thực trạng nhân sự (73 người, tỷ lệ nhân sự 25-35 tuổi chiếm 79,5%) và cơ sở vật chất kỹ thuật của một doanh nghiệp forwarder quy mô vừa và nhỏ.
- Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp 9 bước giao nhận hàng nhập khẩu đường biển từ khâu tiếp nhận chứng từ, truyền phần mềm ECUS5-VNACCS, giải quyết D/O, lấy phiếu EIR 4 liên tại Cảng Cát Lái đến khâu thanh lý cổng hải quan và quyết toán hồ sơ.
- Đóng góp thực tiễn của đề tài là hệ thống 5 giải pháp đồng bộ, đặc biệt là giải pháp ứng dụng công nghệ phần mềm Winta Logistics và kỹ thuật rút ngắn thời gian chuẩn bị bãi kiểm hóa tại Cảng Cát Lái, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do lưu bãi và lưu vỏ container.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận còn một số điểm giới hạn do phạm vi tiếp cận:
- Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực tế tập trung chủ yếu tại địa bàn TP.HCM (văn phòng công ty tại Tân Bình và hiện trường Cảng Cát Lái, kho Gemadept), chưa mở rộng khảo sát tại các cụm cảng nước sâu lân cận như Cái Mép - Thị Vải. Dữ liệu tài chính và sản lượng giao nhận dừng lại ở mốc năm 2016.
- Hướng nghiên cứu mở rộng: Nghiên cứu có thể phát triển thêm mảng nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu đường biển, phân tích tác động của các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới đối với thủ tục cấp chứng nhận xuất xứ (C/O), hoặc tối ưu hóa chuỗi vận tải đa phương thức kết hợp đường biển với vận tải đường bộ và đường sắt nội địa.
Giá trị tham khảo
Báo cáo khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế, Quản trị Logistics và Chuỗi cung ứng, cũng như các nhân viên mới bắt đầu làm việc tại bộ phận chứng từ (Documentation) và giao nhận hiện trường (Ops/Field Forwarder):
- Phần giá trị tham khảo cao: Quy trình chi tiết kiểm tra sự khớp nối giữa các chứng từ ngoại thương (hợp đồng, hóa đơn, bảng kê đóng gói, vận đơn, C/O) tại mục 2.3.
- Hướng dẫn tác nghiệp thực tế: Chi tiết thao tác xử lý lệnh giao hàng D/O (mượn vỏ container, đóng phí cược cont, thủ tục gia hạn D/O) và quy trình điều độ bãi, xử lý 4 liên phiếu EIR tại Cảng Cát Lái.
Câu hỏi thường gặp
1. Trong quy trình giao nhận tại MSL, thủ tục phân luồng tờ khai hải quan điện tử được xử lý theo các trường hợp nào?
Hệ thống hải quan điện tử phân loại tờ khai thành 3 luồng: Luồng xanh được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa; Luồng vàng yêu cầu kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa; Luồng đỏ yêu cầu kiểm tra chi tiết hồ sơ kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa theo 3 mức: mức (a) kiểm tra toàn bộ 100% lô hàng, mức (b) kiểm tra 10% lô hàng, và mức (c) kiểm tra 5% lô hàng.
2. Bộ 04 liên phiếu EIR tại Cảng Cát Lái có màu sắc và chức năng phân phối như thế nào?
Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) gồm 4 liên màu tương ứng với từng chức năng: Phiếu màu trắng được lưu lại phòng thương vụ cảng; Phiếu màu xanh dùng để làm thủ tục thanh lý tại cổng hải quan giám sát; Phiếu màu hồng giao cho lực lượng bảo vệ cổng cảng khi xuất xe; Phiếu màu vàng giao cho tài xế xe tải hoặc xe đầu kéo làm phiếu thông hành vận chuyển trên đường.
3. Kết quả kinh doanh và cơ cấu doanh thu của Công ty Marine Sky Logistics biến động như thế nào trong giai đoạn 2014 - 2016?
Năm 2014, tổng doanh thu đạt 44.109 triệu VNĐ (vận tải biển chiếm 46,34%), lợi nhuận đạt 9.498 triệu VNĐ. Năm 2015, doanh thu giảm xuống 30.049 triệu VNĐ (vận tải bộ vươn lên dẫn đầu với 43,93%), lợi nhuận đạt 6.620 triệu VNĐ. Năm 2016, tổng doanh thu phục hồi đạt 39.593 triệu VNĐ (vận tải biển đạt 16.075 triệu VNĐ - chiếm 40,60%, thủ tục hải quan đạt 8.385 triệu VNĐ - chiếm 21,18%), tổng lợi nhuận đạt 6.862 triệu VNĐ.
4. Nhân viên giao nhận MSL cần thực hiện các thủ tục gì khi nhận hàng nguyên container (FCL) kéo thẳng về kho riêng?
Nhân viên giao nhận phải lập giấy xin mượn container theo mẫu của hãng tàu để hãng tàu đóng dấu "hàng giao thẳng" lên D/O và cấp phiếu biên nhận bàn giao tình trạng vỏ container; trường hợp hãng tàu yêu cầu ký cược vỏ thì phải làm thủ tục đóng tiền cược container. Sau đó, nhân viên nộp lệnh cho bộ phận thương vụ cảng lấy phiếu EIR, điều xe nâng hạ container lên xe đầu kéo, lập biên bản giao nhận chứng từ kéo vỏ cho tài xế và theo dõi thời hạn miễn lưu vỏ cont để tránh bị hãng tàu phạt quá hạn.
5. Phần mềm nào được tác giả đề xuất để nâng cao hiệu quả quản lý tác nghiệp tại công ty?
Tác giả đề xuất doanh nghiệp đầu tư trang bị và ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý vận chuyển chuyên ngành Winta Logistics để số hóa quá trình theo dõi chứng từ, quản trị các chặng vận tải và kiểm soát chi phí nghiệp vụ.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Bảo Trân đã phân tích chi tiết thực trạng tổ chức và thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Marine Sky Logistics giai đoạn 2014-2016. Tác giả đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận, mô tả tường tận quy trình tác nghiệp 9 bước gắn liền với hạ tầng Cảng Cát Lái và phần mềm thông quan ECUS5-VNACCS. Trên cơ sở nhận diện các điểm nghẽn về nhân sự, cơ sở vật chất và thời gian kiểm hóa, công trình đã đưa ra hệ thống 5 nhóm giải pháp cụ thể giúp nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
