CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG 1. Khái quát về chuỗi cung ứng và quản lý chuỗi cung ứng 1. Khái niệm chuỗi cung ứng Hiện nay, đã có rất nhiều khái niệm về chuỗi cung ứng được nhắc đến như: Theo tác giả Chopra Sunil và Peter Meindl năm 2003, chuỗi cung ứng được định nghĩa là: “Chuỗi cung ứng bao gồm mọi công đoạn có liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến việc đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Chuỗi cung ứng không chỉ gồm nhà sản xuất và nhà cung cấp, mà còn nhà vận chuyển, kho, người bán lẻ và bản thân khách hàng”. Hay chuỗi cung ứng hiểu một cách đơn giản đó là sự kết nối các nhà cung cấp, khách hàng, nhà sản xuất và các tổ chức cung cấp dịch vụ. Hoặc theo tác giả M.Porter năm 1990, “Chuỗi cung ứng là một quá trình chuyển đổi từ nguyên vật liệu thô cho tới sản phẩm hoàn chỉnh thông qua quá trình chế biến và phân phối tới tay khách hàng cuối cùng” Và theo tác giả Christoper năm 2005, chuỗi cung ứng lại được hiểu là: “Chuỗi cung ứng là một mạng lưới của các tổ chức có liên quan, thông qua các mối liên kết dòng thượng nguồn và hạ nguồn, trong các quá trình và hoạt động khác nhau nhằm tạo ra giá trị trong từng sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng”. Trong slide môn Nguyên lý Logistics và chuỗi cung ứng thì “Chuỗi cung ứng là một hệ thống tổ chức, con người, các nguồn lực, thông tin, các hoạt động … liên quan tới việc di chuyển sản phẩm hay dịch vụ từ nhà cung cấp hay nhà sản xuất đến người tiêu dùng.” “Chuỗi cung ứng bao gồm một loạt các hoạt động và tổ chức vật liệu di chuyển trong hành trình của họ từ nhà cung cấp ban đầu đến cuối cùng khách hàng.” Như vậy, có thể nói rằng chuỗi cung ứng thực chất là sự liên kết chuỗi các hoạt động của những quá trình cung cấp hàng hóa từ khâu sản xuất đến khâu tiêu dùng.
Từ các khái niệm trên thì theo em hiểu chuỗi cung ứng là “Hệ thống các tổ chức, con người, công nghệ, hoạt động, thông tin và các nguồn lực liên quan trong việc đưa sản phẩm hay dịch vụ từ sản xuất đến người tiêu dùng. Các hoạt động của chuỗi cung ứng là quá trình 1 tạo ra giá trị nhằm chuyển nguồn tài nguyên tự nhiên, nguyên liệu thô và các thành phần thành những sản phẩm hoàn chỉnh và tổ chức đưa sản phẩm đến người tiêu dùng cuối cùng. Các yếu tố trong chuỗi: nhà cung cấp, nhà sản xuất/ nhà vận chuyển/ kho vận/ nhà phân phối/ khách hàng… là một hệ thống liên quan kết nối và có liên hệ chặt chẽ với nhau. Các thành phần của chuỗi cung ứng: • Thượng nguồn (upstream supply chain) - Bao gồm các hoạt động giữa sản xuất và các nhà cung cấp của họ (có thể là các nhà sản xuất khác, các nhà lắp ráp…) và cả những nhà cung cấp của nhà cung cấp (lớp 2).
- Trong phần thượng lưu của chuỗi cung ứng hoạt động chủ yếu là mua sắm (procurenment) • Trung lưu (internal supply chain): Bao gồm tất cả các hoạt động bên trong công ty để chuyển các đầu vào thành đầu ra, các hoạt động chủ yếu là quản lý thu mua, sản xuất và quản lý hàng lưu kho. • Hạ lưu (downstream supply chain): bao gồm tất cả các hoạt động nhằm phân phối sản phẩm đến khi đến khách hàng cuối cùng 1. Quản lý chuỗi cung ứng Theo silde môn Nguyên lý Logistics và chuỗi cung ứng: “Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là điều chỉnh thượng nguồn (những nhà cung cấp) và hạ lưu (những khách hàng) để phân phối những giá trị tốt nhất với chi phí thấp nhất có thể cho khách hàng” Quản lý cung ứng là một cách tiếp cận tiên tiến để quản lý cơ sở cung cấp. Nó đòi hỏi các chuyên gia mua hàng phải làm việc trực tiếp với những nhà cung cấp có khả năng mang lại hiệu suất và lợi thế đẳng cấp thế giới cho người mua.
Quản lý cung ứng cần xây dựng mối quan hệ lâu dài, đôi bên cùng có lợi giữa công ty mua hàng và các nhà cung cấp được lựa chọn đặc biệt. Quản lý cung ứng cũng ghi nhận lợi ích chung cho cả hai bên, thông qua thông tin được chia sẻ, cung cấp các nguồn lực tại chỗ và sự giúp đỡ thường xuyên cho các nhà 2 cung cấp để đổi lấy những cải thiện hiệu suất mạnh mẽ và liên tục, bao gồm cả việc giảm giá. Tóm lại, quản lý cung ứng là một phương thức hoạt động mới, liên quan đến các hoạt động nội bộ và các nhà cung cấp bên ngoài để đạt được những tiến bộ trong quản lý chi phí, phát triển sản phẩm, thời gian chu kỳ và kiểm soát chất lượng toàn diện. Các hoạt động trong quản lý chuỗi cung ứng bao gồm các hoạt động sau: • Hoạch định cầu và cung ứng • Mua hàng • Vận chuyển mua vào • Kiểm soát chất lượng • Tiếp nhận, Xử lý vật liệu và Lưu trữ • Kiểm soát hàng lưu kho/ Kiểm soát NVL • Hoạch định sản xuất • Vận chuyển/ Kho bãi/ Phân phối • Xử lý đơn hàng • Dịch vụ khách hàng Trong đó, mua hàng như một hoạt động chính của chuỗi cung ứng.
Sơ đồ của chuỗi cung ứng: Hình 1. Sơ đồ chuỗi cung ứng Trong sơ đồ trên có thể thấy cụ thể các dòng chảy trong chuỗi cung ứng, đó là: dòng hàng hóa, dòng thông tin và dòng tài chính và logistics ngược. Trong đó: : thể hiện luồng dịch chuyển của nguyên vật liệu, hàng hoá từ nhà cung cấp đến công ty. : thể hiện luồng trao đổi thông tin về hàng hoá, thời gian, chứng từ giữa các 3 bên để việc vận chuyển hàng hoá diễn ra suôn sẻ.
: thể hiện sự ra vào của dòng tài chính trả tiền hàng đến NCC để thanh toán chi phí, việc thanh toán sẽ thực hiện theo hợp đồng nguyên tắc đã ký giữa nhà cung cấp với công ty. : thực hiện và kiểm soát một cách hiệu quả dòng chảy của nguyên liệu, bán thành phẩm và thông tin có liên quan từ các điểm tiêu thụ đến điểm xuất xứ với mục đích thu hồi lại giá trị hoặc xử lý một cách thích hợp. Mua hàng là hoạt động của chuỗi cung ứng, nó nằm trong giai đoạn từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp. Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp.
Khái quát về hoạt động mua hàng 1. Khái niệm về mua hàng Ngày nay, hoạt động mua hàng càng trở nên quan trọng trong bối cảnh kinh tế thị trường cạnh tranh rất gay gắt, là một trong những chức năng cơ bản không thể thiếu của mọi tổ chức. Bời vì hoạt động mua hàng không chỉ đơn thuần là mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp uy tín mà mua hàng còn được coi là thực hiện “năm quyền”: mua đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng thời điểm, đúng giá, đúng nguồn gốc. Nó cũng là một hoạt động sẽ góp phần xây dựng một chuỗi cung ứng linh hoạt, trơn tru cho các doanh nghiệp.
Mua hàng có rất nhiều những định nghĩa khác nhau, tùy vào cách nhìn và tùy vào ngành nghề mà chúng ta tiếp cận, dưới đây là một số định nghĩa mà em tìm hiểu được về hoạt động mua hàng: Theo như trong giáo trình môn quản lý mua hàng em được học tại trường Đại học Thăng Long mua hàng được hiểu như sau: “Mua hàng là một quá trình bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc xác định cầu, xác định vị trí và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản trong hợp đồng và theo dõi để đảm bảo hiệu suất của nhà cung cấp”. Trong giáo trình "quản trị chuỗi cung ứng" của tác giả Nguyễn Thị Thu Hà mua hàng lại được định nghĩa ngắn gọn hơn: "Mua hàng là một mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng, có vai trò kết nối nhà cung cấp với doanh nghiệp và khách hàng." 4 Ngoài ra, em còn được biết trong giáo trình "quản trị logistics" của tác giả Võ Hồng Phúc mua hàng lại được định nghĩa như sau: "Mua hàng là hoạt động đầu tiên trong chuỗi cung ứng, bao gồm các hoạt động xác định nhu cầu mua sắm, tìm kiếm nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả, đặt hàng, theo dõi đơn hàng, nhận hàng và thanh toán." Bên cạnh đó, theo tác giả Lê Văn Sơn đã viết trong giáo trình “logistics và quản trị chuỗi cung ứng” mua hàng được hiểu là: “Mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa cho sản xuất, kinh doanh, góp phần tối ưu hóa chi phí logistics và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng." Cuối cùng, sau khi em đã tìm hiểu về các định nghĩa mua hàng như trên thì theo em hiểu về hoạt động mua hàng là: Mua hàng là một chuỗi các hoạt động có liên quan đến việc thu mua hàng hóa bao gồm từ xác định nhu cầu, tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá nhà cung cấp, đàm phán và ký kết hợp đồng, theo dõi và quản lý đơn hàng, và thanh toán cho nhà cung cấp. Quản lý Mua hàng/ Thu mua: Purchasing Mangament (PM) PM là một nhóm chức năng (một thực thể chính thức trên sơ đồ tổ chức) cũng như một hoạt động chức năng (mua hàng hóa và dịch vụ). PM thực hiện nhiều hoạt động để mang lại giá trị tối đa cho tổ chức.
Ví dụ: xác định và lựa chọn nhà cung cấp; đàm phán và ký hợp đồng; mua hàng; nghiên cứu thị trường cung ứng; đo lường và cải tiến nhà cung cấp; phát triển hệ thống mua hàng.” PM thực hiện nhiều hoạt động để mang lại giá trị tối đa cho tổ chức. Ví dụ: xác định và lựa chọn nhà cung cấp; đàm phán và ký hợp đồng; mua hàng; nghiên cứu thị trường cung ứng; đo lường và cải tiến nhà cung cấp; phát triển hệ thống mua hàng. Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng 1. Mục tiêu của hoạt động mua hàng Mua hàng tác động lớn đến khả năng cạnh tranh của tổ chức, do đó nhà quản lý cần nâng cao hiệu quả quá trình này.
Xác định và đánh giá nhu cầu của khách hàng, xác định các nhà cung cấp có thể đáp ứng nhu cầu đó, phát triển các hợp đồng, cơ chế đặt hàng, thanh toán kịp thời, đảm bảo nhu cầu được đáp ứng một cách hiệu quả và thúc đẩy cải tiến liên tục. 5 Đảm bảo sự hài lòng cho các bên liên quan bao gồm cả quy trình và kết quả. ❖ Đảo bảo nguồn cung Để hỗ trợ quy trình này, người mua phải tìm nguồn hàng lưu kho và dịch vụ có: 1.