Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, việc Việt Nam gia nhập các tổ chức và hiệp định thương mại như Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á - Thái Bình Dương (APEC), Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), Liên Hợp Quốc (UN), Hiệp định Đối tác Chiến lược Xuyên Thái Bình Dương (TPP) đã thúc đẩy môi trường cạnh tranh bình đẳng nhưng cũng tạo ra áp lực đào thải khốc liệt đối với các doanh nghiệp phân phối bán lẻ nội địa, đặc biệt trong phân khúc hàng tiêu dùng và thực phẩm. Để duy trì lợi thế cạnh tranh bền vững, các doanh nghiệp bán lẻ bắt buộc phải tối ưu hóa chuỗi cung ứng, trong đó hoạt động thu mua giữ vai trò là mắt xích liên kết trực tiếp giữa nguồn cung ứng và nhu cầu thị trường tiêu thụ.

Thực phẩm khô là một trong những ngành hàng trọng yếu, có tốc độ tăng trưởng ổn định. Theo dữ liệu dự báo được tác giả viện dẫn, thị trường thực phẩm khô toàn cầu ước tính đạt quy mô 98,02 tỷ USD vào năm 2025, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) đạt 5,1% trong giai đoạn 2023 - 2028. Sự gia tăng tổng cầu thúc đẩy các chuỗi phân phối hiện đại mở rộng danh mục thực phẩm chế biến, đồ khô dinh dưỡng và thực phẩm chức năng.

Công ty TNHH Thương Mại Laria, đơn vị sở hữu và vận hành chuỗi siêu thị thực phẩm hiện đại Farmers Market tại Thành phố Hồ Chí Minh, xác định thực phẩm khô là nhóm hàng mũi nhọn tạo nguồn thu bên cạnh trái cây nhập khẩu và thực phẩm tươi sống. Tuy nhiên, hoạt động vận hành thu mua thực tế tại doanh nghiệp đang đối mặt với các hạn chế liên quan đến kiểm soát hàng tồn kho, hiện tượng thiếu hụt hàng hóa cục bộ và sự mất cân đối dòng tiền trong quan hệ thương mại với các nhà cung cấp.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể gồm hai nhiệm vụ:

  1. Xác định thực trạng hoạt động thu mua lĩnh vực thực phẩm khô cùng các nhân tố tác động tại Công ty TNHH Thương Mại Laria, từ đó làm rõ những ưu điểm, nhược điểm còn tồn đọng và phân tích nguyên nhân gốc rễ của từng vấn đề.
  2. Đề xuất các nhóm giải pháp phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty TNHH Thương Mại Laria nhằm giải quyết triệt để các tồn đọng, phát huy năng lực sẵn có, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành bán lẻ thực phẩm.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động thu mua trong lĩnh vực thực phẩm khô tại Công ty TNHH Thương Mại Laria (Thương hiệu Farmers Market).
  • Phạm vi nội dung: Toàn bộ quy trình, phương thức và các yếu tố tác động đến hoạt động thu mua thực phẩm khô đầu vào.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Thương Mại Laria và hệ thống chuỗi siêu thị Farmers Market trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Phân tích số liệu thứ cấp giai đoạn 2022 - 2024; dữ liệu quan sát và trải nghiệm tác nghiệp thực tế được tác giả thu thập trong đợt thực tập từ ngày 17/01/2025 đến ngày 20/04/2025.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các tài liệu chuyên ngành về quản trị thu mua và chuỗi cung ứng quốc tế. Cơ sở khái niệm và mô hình lý thuyết trung tâm được trích dẫn chủ yếu từ công trình của Monczka và cộng sự (2016) cùng Lysons và Farrington (2006). Theo đó, thu mua được nhìn nhận như một quy trình chiến lược bao quát từ việc xác định nhu cầu, nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch ngân sách, đàm phán hợp đồng, kiểm soát tồn kho đến quản trị quan hệ nhà cung cấp.

Tác giả vận dụng mô hình mục tiêu "5 đúng" (5 Rights) của Monczka và cộng sự (2016) làm thước đo chuẩn mực cho hoạt động thu mua, bao gồm: đúng chất lượng (Right Quality), đúng số lượng (Right Quantity), đúng thời điểm (Right Time), đúng mức giá (Right Price) và đúng nguồn hàng (Right Source). Về mặt nghiệp vụ kế hoạch hóa tài chính, khóa luận trình bày hai phương pháp xác định ngân sách thu mua:

  • Phương pháp điều chỉnh ngân sách hiện hành (Current Budget Plus Adjustment): Sử dụng ngân sách kỳ trước làm căn cứ để điều chỉnh tăng hoặc giảm theo mục tiêu và biến động thị trường kỳ kế tiếp.
  • Phương pháp tỷ lệ kiểm soát (Control Ratios): Xác định ngân sách dựa trên công thức tính toán: $$\text{Ngân sách mua hàng} = \text{Chi phí dự kiến cho nguyên vật liệu trực tiếp} \times \text{Tỷ số kiểm soát chi phí}$$

Khung tiêu chí đánh giá hiệu quả mua hàng được thiết lập gồm năm phương diện: quản lý chi phí, chất lượng hàng hóa, thời gian thực hiện đơn hàng (lead time), độ tin cậy của nhà cung cấp và mức độ cải tiến quy trình liên tục.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được thực hiện thông qua hai kênh dữ liệu:

  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Tác giả trực tiếp tham gia quá trình làm việc với vai trò thực tập sinh thu mua tại phòng Merchandising (MD) từ tháng 1 đến tháng 4 năm 2025, thực hiện quan sát quy trình tác nghiệp hàng ngày, phỏng vấn trực tiếp cán bộ hướng dẫn và các nhân viên phòng Mua hàng.
  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Tiếp cận và khai thác hệ thống dữ liệu nội bộ được cung cấp bởi Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Mua hàng và Phòng Nhân sự, bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2022 - 2024, sơ đồ tổ chức, danh mục nhà cung cấp, dữ liệu giao nhận và hệ thống kiểm soát đơn hàng. Ngoài ra, tác giả kết hợp tổng hợp số liệu thống kê vĩ mô từ Bộ Công Thương và các tổ chức nghiên cứu thị trường độc lập.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Ứng dụng phương pháp so sánh số tương đối động thái kỳ gốc liên hoàn để phân tích xu hướng biến động của doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua các năm tài chính; phương pháp phân tích - tổng hợp logic để đánh giá các chỉ số về thời gian giao hàng, tỷ lệ sai sót đơn hàng và năng suất lao động.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại Laria

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện thông tin pháp lý, quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và bức tranh tài chính tổng quát của doanh nghiệp. Công ty TNHH Thương Mại Laria được thành lập ngày 17/09/2013 bởi ông Đỗ Duy Hải, mang mã số thuế 0312461711, vốn điều lệ đăng ký là 9.000 triệu đồng, đặt trụ sở chính tại số 496-496A-496B Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 2, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh. Năm 2017, doanh nghiệp phát triển chuỗi siêu thị thực phẩm sạch Farmers Market. Tính đến năm 2024, hệ thống sở hữu mạng lưới gồm 7 siêu thị bán lẻ (FM1 đến FM7) có diện tích từ 200 đến 500 m² và 1 kho phân phối phục vụ bán hàng trực tuyến (Dark Store - DS tại số 43 Võ Thành Trang, Quận Tân Bình), vận hành bởi hơn 300 nhân sự và phục vụ khoảng 4.000 lượt khách mỗi ngày.

Về mô hình vận hành, công ty áp dụng cơ cấu quản lý theo chiều dọc do Ban Giám Đốc trực tiếp điều hành, phân chia thành ba khối chức năng:

  • Khối Văn phòng: Gồm Phòng Nhân sự (HR), Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Công nghệ thông tin (IT), Phòng Phát triển mạng lưới (Expansion) và Phòng Kiểm soát nội bộ.
  • Khối Thương mại: Gồm Phòng Marketing - Ecommerce, Phòng Thu mua (MD - Merchandising), Phòng Dịch vụ Khách hàng (CS) và Kho trung tâm (DC - Distribution Center).
  • Khối Kinh doanh: Hệ thống các cửa hàng trực tiếp thực hiện nhiệm vụ phân phối đa kênh kết hợp mô hình Online to Offline (O2O).
Chỉ tiêu tài chính Năm 2022 (Triệu đồng) Năm 2023 (Triệu đồng) Năm 2024 (Triệu đồng) So sánh 2023/2022 (%) So sánh 2024/2023 (%)
Tổng doanh thu 44.820 127.605 143.855 +184,71 +12,73
Tổng chi phí 43.789 126.917 141.965 +189,84 +11,86
Thuế TNDN 144 138 378 -4,17 +173,91
Lợi nhuận sau thuế 887 550 1.512 -37,90 +174,91

Số liệu kinh doanh cho thấy doanh thu của công ty có bước nhảy vọt trong năm 2023 khi tăng 184,71% so với năm 2022 nhờ việc tái cấu trúc dịch vụ, triển khai mô hình "Door to door" và mở rộng danh mục sản phẩm bắt kịp thị hiếu tiêu dùng. Tuy nhiên, chi phí hoạt động năm 2023 tăng 189,84%, dẫn đến lợi nhuận sau thuế sụt giảm 37,90%. Bước sang năm 2024, doanh nghiệp đã thiết lập lại cơ chế kiểm soát chi phí, đưa mức tăng chi phí chậm lại ở mức 11,86%, giúp lợi nhuận sau thuế phục hồi mạnh mẽ đạt 1.512 triệu đồng (tăng 174,91%).

Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động thu mua

Chương 2 tập trung luận giải các khái niệm, quy chuẩn nghiệp vụ và các nguyên tắc quản trị mua hàng trong doanh nghiệp phân phối thương mại. Tác giả phân tích sâu quy trình thu mua tiêu chuẩn theo Monczka và cộng sự (2016) bao gồm năm mắt xích tuần tự: Lập kế hoạch mua hàng; Tìm và lựa chọn nhà cung cấp; Đàm phán, ký kết hợp đồng và đặt hàng; Giao nhận và kiểm tra hàng hóa; Đánh giá sau giao hàng.

Khóa luận đối chiếu bản chất chiến lược giữa hai phương án cơ cấu nguồn cung ứng:

Tiêu chí xem xét Mua hàng từ một nhà cung cấp duy nhất Mua hàng từ nhiều nhà cung cấp
Ưu điểm - Dễ dàng theo dõi tiến độ đơn hàng
- Kiểm soát dòng tiền tập trung
- Thiết lập quan hệ hợp tác thân thiết, gắn kết
- Dễ đạt mức chiết khấu cao do đơn hàng lớn
- Tạo cạnh tranh lành mạnh giữa các đơn vị bán
- Giảm thiểu rủi ro đứt gãy nguồn cung
- Mở rộng mối quan hệ kinh tế và danh mục hàng
Nhược điểm - Phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực của bên bán
- Rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng khi có sự cố
- Gia tăng độ phức tạp trong thanh toán tài chính
- Khó theo dõi tiến độ tổng thể các đơn hàng

Ngoài ra, chương này cũng cụ thể hóa ba nguyên tắc cốt lõi khi thiết lập quan hệ thương mại với đối tác: nguyên tắc "Mua hàng từ nhiều nhà cung cấp" nhằm phân tán rủi ro; nguyên tắc "Giữ thế chủ động" để duy trì vị thế thương lượng; và nguyên tắc "Đảm bảo sự hợp lý" nhằm duy trì sự cân bằng lợi ích song phương hướng tới hợp tác dài hạn.

Chương 3: Thực trạng hoạt động thu mua lĩnh vực thực phẩm khô tại Công ty TNHH Thương Mại Laria

Nội dung chương 3 phân tích thực tế nghiệp vụ mua hàng thực phẩm khô tại chuỗi Farmers Market. Doanh nghiệp hiện duy trì quan hệ với hơn 300 đối tác cung ứng, trong đó có khoảng 150 nhà cung cấp chuyên biệt cho ngành hàng thực phẩm khô. Cơ cấu sản phẩm khô đầu vào được phân thành bốn nhóm chính:

Nhóm sản phẩm Danh mục chi tiết các mặt hàng cung ứng
Thực phẩm ngọt Bánh, kẹo, hạt dinh dưỡng, mứt trái cây, ngũ cốc, mật ong, trà, cà phê, snack, bơ đậu phộng, bột cacao
Thực phẩm mặn Cá/thịt/rau củ đóng hộp, pate, gia vị, đồ khô, bột gạo/chiên/mì, gạo, mì/bún/phở ăn liền, nui, pasta
Thực phẩm chức năng Yến sào, nhân sâm, đông trùng hạ thảo, các dòng thực phẩm bổ sung bảo vệ sức khỏe
Đồ uống Nước khoáng, nước tinh khiết, nước giải khát có ga, rượu, bia, nước ép trái cây, sinh tố đóng chai

Quy trình thu mua thực phẩm khô tại Laria được chuẩn hóa qua 9 bước vận hành:

  1. Xác định nhu cầu mua hàng: Trưởng phòng thu mua (HOM) phối hợp cùng nhân viên mua hàng (MD) xây dựng chỉ tiêu "tăng trưởng lợi nhuận sau". Việc dự báo lượng đặt hàng dựa trên tốc độ tiêu thụ từng tuần, tồn kho tổng tại kho DC, tồn kho tại từng chi nhánh, số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ), tỷ lệ hàng hủy và duy trì lượng hàng tồn gối đầu đủ cho chu kỳ bán hàng 14 ngày.
  2. Tìm kiếm và chọn nhà cung cấp: HOM và MD khảo sát thị trường, đánh giá năng lực tài chính, mức độ uy tín, số lượng sản phẩm mới và mức ngân sách đầu tư thương mại của nhà cung cấp vào hệ thống siêu thị.
  3. Đàm phán, ký kết hợp đồng và tạo mã NCC: MD lập bảng Thỏa thuận thương mại (Trading Term) để đàm phán các mức chiết khấu và điều khoản công nợ. Sau khi ký kết hợp đồng nguyên tắc cùng phụ lục chống hối lộ, MD sử dụng phần mềm Request Base để đề xuất tạo mã nhà cung cấp (Vendor Code). Quy trình này phải trải qua sự xét duyệt nghiêm ngặt của 6 cấp: Quản lý ngành hàng, Trưởng phòng thu mua, Kế toán trưởng, Giám đốc điều hành, Chuyên viên POG và bộ phận IT trong thời hạn 1 - 2 ngày làm việc.
  4. Tạo và duyệt đơn đặt hàng (PO): Nhân viên đặt hàng căn cứ lượng hàng đã xác nhận để tạo PO trên phần mềm SAP Business One. Thẩm quyền xét duyệt PO được phân định rõ: MD kiểm tra và duyệt mọi PO phát sinh; HOM duyệt các PO có giá trị trên 30 triệu đồng; các PO vượt hạn mức 100 triệu đồng bắt buộc phải có sự phê duyệt của Kế toán trưởng hoặc Ban Giám Đốc (BOD).
  5. Gửi PO cho nhà cung cấp: PO hoàn tất được chuyển giao cho nhà cung cấp qua thư điện tử (Gmail) hoặc ứng dụng Zalo. Nhà cung cấp có trách nhiệm giao hàng đúng hạn với đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ (PO, hóa đơn tài chính, phiếu xuất kho).
  6. Nhận hàng, kiểm tra và phân bổ: Quy trình nghiệm thu diễn ra tại kho DC dưới sự giám sát của hệ thống camera, có sự tham gia của đại diện kho/cửa hàng và nhân viên an ninh. Quy tắc xử lý sai lệch quy định: nếu nhà cung cấp giao vượt số lượng trên PO, kho chỉ nhận đúng số lượng theo PO; nếu giao thiếu, nhân viên kho phải liên hệ nhân viên đặt hàng để quyết định tiếp nhận hay từ chối. Mọi trường hợp hư hỏng hoặc lỗi chứng từ đều bị lập biên bản từ chối nhận hàng và gửi phản hồi cho đối tác trong vòng 24 giờ. Hàng hóa đạt chuẩn sau đó được Dark Store (DS) phân bổ về các điểm bán lẻ.
  7. Thanh toán, lưu trữ hợp đồng: Phòng Mua hàng tập hợp toàn bộ hồ sơ (phiếu đề nghị thanh toán, hóa đơn VAT, biên bản nghiệm thu, hợp đồng, PO) chuyển giao cho Phòng Tài chính - Kế toán thực hiện chi trả theo kỳ hạn.
  8. Theo dõi, thu chiết khấu NCC: MD chịu trách nhiệm theo dõi doanh số thực tế để thu hồi đầy đủ các khoản chiết khấu tháng, chiết khấu quý hoặc chiết khấu khuyến mãi cố định theo thỏa thuận.
  9. Đánh giá hiệu suất NCC: Định kỳ đo lường khả năng đáp ứng đơn hàng dựa trên số lượng đơn PO Open, tỷ lệ giao hàng trễ hẹn và chất lượng hàng hóa.

Qua phân tích thực trạng, tác giả chỉ ra các thành quả nổi bật: quy trình tác nghiệp đã bước đầu tin học hóa thông qua phần mềm SAP Business One và Request Base, mở rộng mạng lưới nguồn cung phong phú đáp ứng định vị phân khúc thực phẩm sạch cao cấp. Ngược lại, những điểm nghẽn nghiêm trọng vẫn tồn đọng: tình trạng quá tải công việc của đội ngũ nhân viên thu mua MD, thời gian giao hàng của nhà cung cấp thiếu ổn định dẫn đến tỷ lệ hết hàng (OOS) cục bộ, sự sai lệch số liệu tồn kho thực phẩm khô tại một số thời điểm (tiêu biểu như đợt kiểm kê tháng 9/2024), và tỷ lệ đơn hàng phát sinh lỗi trong quá trình giao nhận ở hai quý đầu năm 2024 còn ở mức cao.

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động thu mua lĩnh vực thực phẩm khô tại Công ty TNHH Thương Mại Laria

Dựa trên các nguyên nhân gốc rễ đã xác định ở chương 3, chương 4 xây dựng hệ thống các giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện hoạt động thu mua:

  • Cơ sở đề xuất: Xuất phát từ mục tiêu chiến lược mở rộng chuỗi của Laria, yêu cầu chuẩn hóa chỉ số dịch vụ khách hàng và khắc phục sự mất cân đối giữa chi phí vận hành với biên lợi nhuận ròng.
  • Nhóm giải pháp hoàn thiện: Hoàn thiện kỹ thuật lập kế hoạch và dự báo nhu cầu đặt hàng gối đầu 14 ngày thông qua phân tích chuyên sâu dữ liệu bán hàng lịch sử; chuẩn hóa quy trình phân quyền và hạn chế sai sót khi khởi tạo PO trên SAP Business One; tái cấu trúc quy trình phân loại và đánh giá định kỳ nhà cung cấp; tối ưu hóa quy trình kiểm soát chứng từ nhằm hạn chế tranh chấp thanh toán; phân bổ lại khối lượng công việc để giảm tải áp lực cho nhân viên MD.
  • Quản trị rủi ro và đánh giá sau giải pháp: Xác định các nguy cơ phát sinh khi tái cấu trúc hoạt động mua hàng (rủi ro phản ứng tiêu cực từ đối tác cung ứng cũ, rủi ro gián đoạn hệ thống dữ liệu IT) và thiết lập hệ thống tiêu chí định lượng đo lường hiệu quả sau chuyển đổi, tập trung vào: tỷ lệ hết hàng (Out of Stock - OOS), tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn, vòng quay hàng tồn kho thực phẩm khô và tỷ lệ đơn hàng mắc lỗi nhập kho.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận tốt nghiệp đã làm rõ thực trạng hoạt động thu mua ngành hàng thực phẩm khô tại một doanh nghiệp bán lẻ chuỗi có doanh thu đạt mức 143,85 tỷ đồng trong năm tài chính 2024. Công trình mang lại những kết quả và đóng góp cụ thể:

  • Phân tích và phản ánh chân thực số liệu tài chính của Công ty Laria qua ba năm (2022 - 2024), chỉ ra nguyên nhân biến động của doanh thu từ 44,82 tỷ đồng lên 143,85 tỷ đồng và sự phục hồi của lợi nhuận sau thuế lên 1,51 tỷ đồng sau giai đoạn kiểm soát chi phí.
  • Mô tả chi tiết sơ đồ vận hành 9 bước của quy trình thu mua thực phẩm khô trên thực tế, minh họa rõ nét cơ chế phân quyền kiểm soát PO theo hạn mức tài chính (dưới 30 triệu đồng, trên 30 triệu đồng và trên 100 triệu đồng) trên hệ thống SAP Business One.
  • Làm rõ quy trình xét duyệt hồ sơ mở mã đối tác mới (Vendor Code) gồm 6 cấp thẩm định trên nền tảng quản trị yêu cầu nội bộ Request Base, giúp chuẩn hóa dữ liệu đầu vào cho hệ thống chuỗi bán lẻ.
  • Nhận diện chính xác các hạn chế mang tính hệ thống tại doanh nghiệp: áp lực quá tải của nhân sự thu mua, sai sót trong khâu tạo lập và tiếp nhận đơn hàng tại kho trung tâm DC, sự thiếu đồng bộ về thời gian giao nhận hàng của các nhà cung cấp thực phẩm khô.
  • Đóng góp vào hệ thống tài liệu nghiên cứu tác nghiệp thực tế khi kết hợp giữa lý thuyết chuỗi cung ứng hiện đại (mô hình 5 Rights, phân tích rủi ro nguồn cung) với công tác quản trị thực hành tại một chuỗi bán lẻ đa kênh O2O tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận phản ánh các giới hạn nghiên cứu xuất phát từ điều kiện thực tế của tác giả:

  • Phạm vi ngành hàng: Nghiên cứu chỉ giới hạn trong phạm vi hoạt động thu mua lĩnh vực thực phẩm khô, chưa mở rộng phân tích các nhóm hàng chiếm tỷ trọng doanh thu rất lớn và có tính chất bảo quản phức tạp hơn của Farmers Market như trái cây tươi nhập khẩu, rau củ quả hữu cơ và thực phẩm tươi sống (Fresh Food).
  • Phạm vi thời gian và nguồn lực: Dữ liệu quan sát thực tế và các số liệu kiểm chứng chuyên sâu được thu thập trong khoảng thời gian thực tập kéo dài ba tháng (từ ngày 17/01/2025 đến ngày 20/04/2025), số liệu tài chính khai thác đến hết năm 2024. Do vậy, một số phân tích biến động mang tính thời điểm chưa bao quát hết chu kỳ kinh doanh cả năm 2025.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng phạm vi khảo sát sang hoạt động thu mua chuỗi cung ứng lạnh đối với nhóm hàng tươi sống; nghiên cứu khả năng tích hợp giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) tự động hóa giữa phần mềm SAP Business One của doanh nghiệp với hệ thống quản trị tồn kho của các nhà phân phối lớn nhằm cắt giảm thời gian xử lý đơn hàng thủ công.

Giá trị tham khảo

Nội dung khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên, học viên các ngành Kinh doanh quốc tế, Quản trị chuỗi cung ứng, Logistics và Quản trị kinh doanh thương mại. Nghiên cứu cung cấp bức tranh chi tiết về phương thức vận hành bộ phận Merchandising (MD) và Thu mua trong một chuỗi siêu thị thực phẩm hiện đại.

Các phần có giá trị thực tiễn cao bao gồm:

  • Quy trình tác nghiệp chi tiết 9 bước trong hoạt động mua hàng thương mại bán lẻ.
  • Phương pháp phối hợp công nghệ giữa hai phần mềm quản trị: Request Base (quản trị phê duyệt nội bộ và mở mã nhà cung cấp) và SAP Business One (tạo lập, kiểm soát và duyệt đơn hàng PO).
  • Mẫu cấu trúc hồ sơ đàm phán thương mại thực tế, bao gồm bảng Thỏa thuận thương mại (Trading Term), hợp đồng nguyên tắc và các điều khoản cam kết phòng chống tham nhũng, minh bạch trong mua hàng.
  • Tiêu chí định lượng trong việc thiết lập hạn mức đặt hàng dự phòng (lead time 14 ngày, số lượng đặt hàng tối thiểu MOQ, hạn mức duyệt chi PO).

Câu hỏi thường gặp

1. Thẩm quyền phê duyệt đơn đặt hàng (PO) trên hệ thống SAP Business One tại Công ty Laria được phân cấp như thế nào? Tại Công ty Laria, nhân viên mua hàng (MD) chịu trách nhiệm kiểm tra và duyệt tất cả các PO phát sinh. Trưởng phòng thu mua (HOM) chịu trách nhiệm duyệt các PO có giá trị trên 30 triệu đồng đối với tất cả các ngành hàng. Những đơn đặt hàng có tổng giá trị vượt mức 100 triệu đồng bắt buộc phải được trình lên cấp phê duyệt của Kế toán trưởng hoặc Ban Giám Đốc (BOD).

2. Quy trình cấp mã nhà cung cấp (Vendor Code) mới trên phần mềm Request Base yêu cầu sự tham gia xét duyệt của những phòng ban nào? Sau khi hoàn tất đàm phán và ký kết hợp đồng, nhân viên MD tạo yêu cầu trên phần mềm Request Base. Quy trình này đòi hỏi sự xét duyệt qua 6 cấp liên phòng ban bao gồm: Quản lý ngành hàng, Trưởng phòng thu mua (HOM), Kế toán trưởng, Giám đốc điều hành, Chuyên viên POG (Planogram) và bộ phận IT trước khi mã nhà cung cấp được kích hoạt chính thức trên hệ thống trong vòng 1 - 2 ngày.

3. Tình hình tài chính của Công ty Laria giai đoạn 2022 - 2024 ghi nhận những biến động lớn nào về doanh thu và lợi nhuận? Doanh thu của công ty tăng trưởng liên tục: từ 44.820 triệu đồng (2022) tăng mạnh lên 127.605 triệu đồng (2023, tăng 184,71%) và đạt 143.855 triệu đồng vào năm 2024 (tăng 12,73%). Lợi nhuận sau thuế năm 2023 sụt giảm xuống còn 550 triệu đồng (giảm 37,90% so với mức 887 triệu đồng năm 2022) do chi phí mở rộng vận hành tăng cao. Tuy nhiên, đến năm 2024, nhờ kiểm soát tốt chi phí, lợi nhuận sau thuế đã phục hồi mạnh mẽ đạt 1.512 triệu đồng (tăng trưởng 174,91%).

4. Khi nhận hàng thực phẩm khô tại kho trung tâm (DC), nhân sự tiếp nhận xử lý sai lệch số lượng so với đơn đặt hàng (PO) theo nguyên tắc nào? Theo quy định kiểm tra hàng hóa của Laria, nếu số lượng hàng hóa nhà cung cấp giao cao hơn số lượng ghi trên PO, kho chỉ tiếp nhận đúng số lượng theo PO đã duyệt. Trường hợp số lượng giao thấp hơn PO, nhân viên kho phải liên hệ trực tiếp với nhân viên đặt hàng để xác nhận có chấp thuận nhận hàng thiếu hay không. Mọi trường hợp hàng hư hỏng hoặc sai chứng từ đều bị từ chối tiếp nhận tại chỗ và thông tin phản hồi cho nhà cung cấp trong vòng 24 giờ.

5. Cơ cấu ngành hàng thực phẩm khô đầu vào tại chuỗi siêu thị Farmers Market gồm những nhóm nào và số lượng nhà cung cấp là bao nhiêu? Ngành hàng thực phẩm khô tại Farmers Market được chia thành 4 nhóm chính: Thực phẩm ngọt (bánh, kẹo, mứt, ngũ cốc, cà phê...), Thực phẩm mặn (đồ hộp, gia vị, gạo, mì, pasta...), Thực phẩm chức năng (yến, sâm, đông trùng hạ thảo...) và Đồ uống (nước khoáng, nước giải khát, rượu, bia). Trung bình mỗi năm công ty hợp tác với khoảng 150 nhà cung cấp chuyên biệt cho riêng ngành hàng thực phẩm khô này.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Võ Nhật Trầm đã hệ thống hóa và phân tích sâu sắc thực trạng hoạt động thu mua ngành hàng thực phẩm khô tại Công ty TNHH Thương Mại Laria (chuỗi siêu thị Farmers Market) trong giai đoạn 2022 - 2024. Thông qua việc đối chiếu giữa lý luận chuỗi cung ứng hiện đại và thực tiễn tác nghiệp, đề tài đã làm rõ toàn bộ quy trình mua hàng 9 bước gắn liền với việc ứng dụng các công cụ công nghệ thông tin như SAP Business One và Request Base. Các phát hiện về sự bất cập trong dự báo tồn kho, hạn chế giao nhận và áp lực nhân sự là căn cứ thực tiễn vững chắc để xây dựng các giải pháp hoàn thiện, mang lại giá trị ứng dụng rõ rệt cho công tác quản trị thu mua tại doanh nghiệp bán lẻ thực phẩm hiện nay.