Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quá trình quản lý nhà nước và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp, văn bản và giấy tờ đóng vai trò là phương tiện thiết lập, duy trì các mối quan hệ kinh tế, pháp lý giữa các tổ chức với nhau, giữa doanh nghiệp với khách hàng và cơ quan quản lý. Công tác văn thư – lưu trữ bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, đồng thời giữ lại đầy đủ bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động thực tế của cơ quan, doanh nghiệp.

Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng (tiền thân là doanh nghiệp nhà nước được thành lập từ năm 1976 và tiến hành cổ phần hóa vào cuối năm 2004), khối lượng công việc và số lượng văn bản, giấy tờ phát sinh ngày càng gia tăng cùng với đà phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hoạt động văn thư – lưu trữ tại đây còn bộc lộ một số tồn tại, bất cập trong các khâu nghiệp vụ, phân công nhân sự và quản lý sổ sách. Đề tài "Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng" được thực hiện nhằm khảo sát toàn diện thực trạng và đưa ra các giải pháp khắc phục.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 3 nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư và công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng; đánh giá các kết quả đạt được, những điểm còn hạn chế và chỉ ra nguyên nhân của những tồn tại đó.
  3. Đề xuất một số kiến nghị và giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động văn thư – lưu trữ tại doanh nghiệp.

Đối tượng nghiên cứu:

  • Công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng, tập trung vào các khâu nghiệp vụ văn thư (quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi và nội bộ, lập hồ sơ hiện hành, xây dựng và ban hành văn bản, quản lý sử dụng con dấu) và nghiệp vụ lưu trữ (thu thập bổ sung, bảo quản, tổ chức sử dụng, phục vụ tra cứu sao lục và tiêu hủy tài liệu).

Phạm vi nghiên cứu:

  • Không gian: Phòng Tổ chức Hành chính và bộ phận văn thư – lưu trữ thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng (trụ sở chính tại Số 1 Trần Tất Văn, Quận Kiến An, TP. Hải Phòng).
  • Thời gian: Khảo sát thực trạng tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh và dữ liệu văn bản từ sau giai đoạn cổ phần hóa (năm 2004) đến quý I năm 2009.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và các khái niệm nền tảng:

  • Khái niệm công tác văn thư: Hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Yêu cầu của công tác văn thư gồm: nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.
  • Khái niệm công tác lưu trữ, phông lưu trữ và tài liệu lưu trữ: Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin; phông lưu trữ là toàn bộ khối lượng tài liệu hoàn chỉnh hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị có giá trị chính trị, khoa học, lịch sử, kinh tế được bảo quản trong kho lưu trữ.
  • Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ: Công tác văn thư tạo tiền đề, cung cấp nguồn hồ sơ hoàn chỉnh cho lưu trữ; ngược lại, lưu trữ tích lũy tư liệu và phục vụ tra cứu cho hoạt động quản trị, điều hành.

Văn bản pháp quy được sử dụng làm căn cứ đối chiếu:

  • Điều lệ công tác văn bản giấy tờ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 29/9/1963 của Hội đồng Chính phủ.
  • Quyết định số 91/QĐ-BT ngày 14/6/1988 của Chủ nhiệm Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng quy định về chuyển giao văn bản khẩn.
  • Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
  • Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
  • Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 (Chủ tịch nước ký lệnh công bố ngày 15/4/2001).

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp duy vật biện chứng.
  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết, văn bản.
  • Phương pháp thống kê số liệu hoạt động và văn bản.
  • Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế quy trình nghiệp vụ.
  • Phương pháp mô tả hiện trạng tổ chức và cơ sở vật chất.

Nguồn dữ liệu:

  • Tài liệu nội bộ, báo cáo nhân sự và báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh do Phòng Tổ chức Hành chính cung cấp.
  • Sổ sách ghi chép, sổ đăng ký văn bản thực tế tại phòng văn thư của công ty.
  • Quan sát trực tiếp mặt bằng làm việc và các thao tác nghiệp vụ của nhân viên hành chính.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ

Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm, nguyên tắc và quy trình nghiệp vụ chuẩn theo quy định của nhà nước về văn thư và lưu trữ:

  • Về công tác văn thư: Xác định 4 yêu cầu cơ bản (nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại) và vai trò cung cấp nguồn thông tin văn bản phục vụ quản trị. Trình bày chi tiết các bước trong quy trình xử lý văn bản đến (tiếp nhận, kiểm tra bì, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến theo kích thước chuẩn 3cm x 5cm, vào sổ đăng ký 10 cột, trình xin ý kiến phân phối, chuyển giao và theo dõi giải quyết). Quy định quy trình quản lý văn bản đi (kiểm tra thể thức, ghi số tập trung theo năm từ 01/01 đến 31/12, đóng dấu trùm 1/3 chữ ký về bên trái, vào sổ văn bản đi 6 cột, chuyển giao và lưu bản chính). Quy trình lập hồ sơ hiện hành (lập danh mục hồ sơ, mở hồ sơ, thu thập và sắp xếp văn bản theo 6 đặc trưng: tên gọi, vấn đề, tác giả, cơ quan giao dịch, địa chỉ, thời gian; kết thúc và nộp lưu hồ sơ). Quy trình 4 bước xây dựng, ban hành văn bản (thảo, duyệt, đánh máy/in sao, ký ban hành) và quy tắc quản lý, sử dụng con dấu (phân biệt dấu mức độ mật A, B, C và dấu khẩn, hỏa tốc).
  • Về công tác lưu trữ: Trình bày hai chức năng cơ bản của lưu trữ (bảo quản an toàn phông lưu trữ quốc gia và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu) cùng 5 nội dung nghiệp vụ (thu thập bổ sung, bảo quản bảo vệ vật lý, tổ chức sử dụng phòng đọc/công cụ tra cứu, phục vụ sao lục với mẫu phiếu đề nghị, tiêu hủy tài liệu hết giá trị thông qua hội đồng xác định giá trị).
  • Các yếu tố ảnh hưởng: Phân tích 3 nhóm yếu tố tác động đến hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ gồm môi trường làm việc (độ thông thoáng, tiếng ồn, màu sắc, ánh sáng), trang thiết bị kỹ thuật văn phòng và trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư.

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng

Chương 2 trình bày bức tranh tổng quan về công ty và phân tích chi tiết thực trạng triển khai nghiệp vụ văn thư – lưu trữ:

  • Tổng quan doanh nghiệp: Tiền thân là Công ty Điện lực Hải Phòng (thành lập ngày 31/07/1976 theo Quyết định số 1449/QĐ-TCCQ2), đổi tên thành Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng ngày 20/01/1993 (Quyết định số 144/QĐ-TCCQ), chính thức chuyển sang công ty cổ phần từ ngày 30/12/2004 (Quyết định số 3629/QĐ-UB của UBND TP. Hải Phòng). Tên quốc tế là HECICO; vốn điều lệ 9 tỷ đồng; cơ cấu sở hữu gồm: Nhà nước 25%, cổ đông trong doanh nghiệp 6,5%, cổ đông ngoài doanh nghiệp 495,5% (theo nguyên văn số liệu trong văn bản). Cơ cấu gồm khối quản lý (Ban Tổng Giám đốc, các phòng: Tổ chức Hành chính, Kế hoạch Thị trường, Kỹ thuật Công nghệ, Kế toán Tài chính, Ban Dự án, Ban thư ký ISO) và khối sản xuất (các xí nghiệp xây lắp điện 1, 2, 4, 5, 6, 7, Xí nghiệp Bê tông & Xây dựng, Xí nghiệp Cơ điện...).
  • Tình hình nhân sự và sản xuất kinh doanh: Tổng lao động năm 2009 là 300 người (268 nam chiếm 90%, 32 nữ chiếm 10%). Trình độ gồm 1 người trên đại học, 50 đại học (16,7%), 100 cao đẳng/trung cấp (33,3%), còn lại là công nhân kỹ thuật. Doanh thu năm 2006 đạt trên 76,2 tỷ đồng, năm 2007 đạt trên 98 tỷ đồng; lợi nhuận năm 2008 đạt trên 1,4 tỷ đồng.
  • Thực trạng bộ phận văn thư – lưu trữ:
    • Bộ phận trực thuộc Phòng Tổ chức Hành chính. Nhân sự văn phòng có 18 người, trong đó vị trí văn thư do Phó phòng Tổ chức Hành chính kiêm nhiệm.
    • Cơ sở vật chất: Khu văn phòng gồm 2 dãy nhà (1 dãy 3 tầng và 1 dãy 1 tầng, tổng cộng 12 phòng). Phòng văn thư đặt tại tầng 1, trang bị bàn làm việc của phó phòng kiêm văn thư (có 1 điện thoại), tủ gỗ 3 ngăn đựng sổ sách và con dấu, bàn nhân viên văn phòng (có 1 máy vi tính, 1 máy in), 1 bàn tiếp khách và 1 bàn để vi tính trống chưa sử dụng gây chiếm diện tích.
    • Thực trạng xử lý văn bản đến: Lượng văn bản đến chính thức được đăng ký vào sổ rất thấp (năm 2007 có 12 văn bản; năm 2008 có 10 văn bản; 3 tháng đầu năm 2009 có 1 văn bản; khảo sát 10 ngày từ 16-24/2/2009 chỉ có 1 văn bản đến vào ngày 16/2, trung bình 0,3 văn bản/ngày). Thực tế phát sinh nhiều giấy mời thầu, giấy đòi nợ, chào hàng nhưng chưa được đăng ký thống nhất.
    • Hệ thống sổ sách: Công ty sử dụng "Sổ giao nhận công văn nội bộ" (kết hợp nội dung sổ văn bản đến và sổ chuyển giao), "Sổ ghi công văn đi" và sổ cấp giấy giới thiệu, giấy công tác.
  • Đánh giá chung: Công ty đã thực hiện được các khâu tiếp nhận, bóc bì, phân loại sơ bộ, chuyển giao kịp thời cho lãnh đạo phê duyệt; tuy nhiên còn hạn chế do sổ sách gộp chung chưa đúng mẫu nhà nước quy định, chưa lập danh mục hồ sơ hiện hành, công tác lưu trữ chưa được tổ chức tập trung khoa học và cán bộ văn thư phải kiêm nhiệm nhiều đầu việc.

Chương 3: Đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng

Chương 3 đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ và 4 điều kiện bảo đảm thực hiện:

  • Các nhóm giải pháp hoàn thiện:
    1. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học: Định biên rõ ràng, giảm tải việc kiêm nhiệm hành chính khác cho cán bộ văn thư để chuyên tâm thực hiện đúng các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ.
    2. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ: Cử cán bộ tham gia các khóa bồi dưỡng chuyên môn về thể thức văn bản, phương pháp lập hồ sơ và kỹ thuật lưu trữ hiện đại.
    3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc: Di dời bàn để máy vi tính không sử dụng để mở rộng không gian; bố trí lại bàn làm việc, tủ tài liệu theo nguyên tắc dây chuyền một chiều nhằm giảm thiểu cự ly di chuyển và bảo đảm điều kiện chiếu sáng, thông thoáng.
    4. Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan: Thu thập toàn bộ tài liệu hình thành từ các phòng ban, xí nghiệp thành viên về lưu trữ cơ quan; thực hiện phân loại, lập mục lục hồ sơ và sử dụng phiếu đề nghị sao lục để kiểm soát việc khai thác tài liệu.
    5. Mẫu hóa các loại sổ sách theo quy định của Nhà nước: Chuyển đổi từ sổ tự tạo sang các mẫu sổ chuẩn, bao gồm sổ đăng ký văn bản đến (10 cột), sổ chuyển giao văn bản đến (5 cột), sổ đăng ký văn bản đi (6 cột), sổ chuyển giao văn bản đi và mẫu phiếu đề nghị sao lục.
  • Cơ sở và điều kiện thực hiện: Ban lãnh đạo công ty quan tâm chỉ đạo và cấp kinh phí; tinh thần tự nỗ lực của cán bộ văn thư; sự hỗ trợ nghiệp vụ từ các cơ quan quản lý nhà nước; đầu tư trang bị thêm thiết bị, máy móc văn phòng hiện đại (máy vi tính chuyên dụng, máy scan, giá tủ chuyên dụng).

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã khảo sát và thu thập được các số liệu cụ thể phản ánh quy mô tổ chức, hoạt động kinh doanh và khối lượng xử lý văn bản tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng:

Nhóm chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Quý I / 2009
Quy mô lao động toàn công ty 350 người (2004) 320 người - 300 người (90% nam, 10% nữ)
Doanh thu sản xuất kinh doanh > 76,2 tỷ đồng > 98 tỷ đồng - Kế hoạch 95 tỷ đồng
Lợi nhuận - - > 1,4 tỷ đồng Kế hoạch 1,68 tỷ đồng
Cổ tức 9 tỷ đồng 9 tỷ đồng 8 tỷ đồng Kế hoạch 11%/năm
Số lượng văn bản đến đăng ký - 12 văn bản 10 văn bản 1 văn bản (3 tháng đầu năm)

Khảo sát cơ cấu nhân sự thuộc Phòng Tổ chức Hành chính (đơn vị trực tiếp quản lý văn thư – lưu trữ):

STT Chức vụ Trình độ học vấn Số lượng (người)
1 Phó Tổng Giám đốc kiêm Trưởng phòng TC-HC Đại học 01
2 Phó phòng TC-HC kiêm nhân viên văn phòng, văn thư – lưu trữ Đại học 01
3 Nhân viên phòng TC-HC (nhân sự) Cao đẳng 01
4 Nhân viên phòng TC-HC (văn phòng) Cử nhân 01
5 Nhân viên phục vụ (môi trường) Trung cấp 01
6 Nhân viên phục vụ (bếp ăn) Cử nhân 01
7 Nhân viên bảo vệ Chứng chỉ chuyên môn 10
8 Nhân viên lái xe Chứng chỉ chuyên môn 02
Tổng cộng 18

Đóng góp của khóa luận:

  • Phản ánh trung thực khoảng cách giữa quy định pháp luật chuẩn về văn thư – lưu trữ và việc áp dụng thực tế tại một doanh nghiệp cổ phần thuộc khối xây lắp kỹ thuật.
  • Đưa ra hệ thống giải pháp gắn liền với tình hình cụ thể của công ty, đề xuất thay thế sổ sách nội bộ tự tạo bằng các biểu mẫu chuẩn hóa theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Dữ liệu khảo sát số lượng văn bản đến được đăng ký chính thức tại văn thư công ty có số lượng tương đối nhỏ (10-12 văn bản/năm), chủ yếu tập trung vào các văn bản hành chính chung tại văn phòng công ty, chưa đi sâu khảo sát hệ thống hồ sơ tài liệu kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công tại các công trình và xí nghiệp thành viên.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi khảo sát sang công tác quản lý tài liệu kỹ thuật xây lắp điện chuyên ngành và nghiên cứu ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, tin học hóa công tác lưu trữ điện tử trong doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Tài liệu này hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Quản trị kinh doanh trong việc tham khảo phương pháp khảo sát, đánh giá thực trạng công tác hành chính văn phòng tại một doanh nghiệp cổ phần ngành xây lắp.
  • Cán bộ quản lý hành chính, nhân viên văn thư – lưu trữ tại các công ty cổ phần xây dựng, xây lắp công nghiệp trong việc tham khảo quy trình xử lý văn bản, mẫu sổ sách đăng ký theo quy định nhà nước và cách thức tổ chức sắp xếp không gian phòng làm việc.
  • Các nội dung đáng tham khảo nhất bao gồm: hệ thống biểu mẫu sổ sách văn thư chuẩn (Chương 1), bảng thống kê nhân sự, thực trạng quản lý công văn đến/đi thực tế tại doanh nghiệp (Chương 2) và nhóm giải pháp mẫu hóa sổ sách, tổ chức lưu trữ tập trung (Chương 3).

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu vốn điều lệ và sở hữu của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng được xác định như thế nào trong văn bản?
Vốn điều lệ của công ty là 9.000.000 (chín tỷ đồng chẵn). Trong đó, vốn của cổ đông Nhà nước chiếm 25% vốn điều lệ, vốn của cổ đông trong doanh nghiệp chiếm 6,5% vốn điều lệ và vốn của cổ đông ngoài doanh nghiệp chiếm 495,5% vốn điều lệ (số liệu ghi nhận đúng theo nguyên văn bản báo cáo của tác giả).

2. Thực tế số lượng văn bản đến được ghi nhận tại phòng văn thư của công ty là bao nhiêu?
Theo số liệu thống kê tại Phòng Tổ chức Hành chính, năm 2007 công ty tiếp nhận và đăng ký 12 văn bản, năm 2008 có 10 văn bản và trong 3 tháng đầu năm 2009 chỉ đăng ký 1 văn bản. Trung bình mỗi tháng chỉ đăng ký khoảng 1 văn bản hoặc không có văn bản nào.

3. Bộ phận văn thư – lưu trữ của công ty được tổ chức và bố trí nhân sự như thế nào?
Bộ phận văn thư – lưu trữ trực thuộc Phòng Tổ chức Hành chính. Vị trí này không có cán bộ chuyên trách độc lập mà do Phó phòng Tổ chức Hành chính (trình độ Đại học) trực tiếp kiêm nhiệm các nhiệm vụ nhân viên văn phòng, văn thư – lưu trữ và hậu cần.

4. Khóa luận chỉ ra những điểm khác biệt nào giữa việc quản lý sổ sách tại công ty so với quy định chuẩn của Nhà nước?
Công ty không mở đầy đủ các sổ riêng biệt theo quy định mà sử dụng "Sổ giao nhận công văn nội bộ" để tích hợp cả nội dung của sổ đăng ký văn bản đến và sổ chuyển giao văn bản; đồng thời dùng "Sổ ghi công văn đi" tự tạo và chưa lập danh mục hồ sơ hiện hành để quản lý tài liệu theo năm.

5. Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp chính nào để hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại công ty?
Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp: tổ chức sắp xếp nhân sự khoa học (giảm kiêm nhiệm); đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ; sắp xếp lại mặt bằng nơi làm việc và loại bỏ thiết bị thừa; tổ chức lưu trữ tập trung hồ sơ tài liệu từ các đơn vị thành viên; mẫu hóa các loại sổ sách theo đúng quy định của Nhà nước.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thanh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ và phản ánh chi tiết thực trạng hoạt động này tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng giai đoạn 2004–2009. Nghiên cứu chỉ ra các hạn chế thực tế trong việc kiêm nhiệm nhân sự, mẫu hóa sổ sách chưa chuẩn và công tác lưu trữ còn phân tán. Các kiến nghị được đề xuất mang tính thực tiễn, tập trung vào việc phân định rõ nhiệm vụ nhân sự, chuẩn hóa biểu mẫu theo quy định nhà nước và tổ chức thu thập, quản lý tài liệu lưu trữ tập trung nhằm nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.