Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin.
Yêu cầu Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản, giấy tờ. Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: 2. Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần hoàn thiện tốt công việc của cơ quan. Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi hỏi phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng.
Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nàh nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản. Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại.
Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoa học kỹ thuật của đất Nguyễn Thị Thanh – QT901P 7 Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ,lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 3.
Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Ý nghĩa Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước và các DN.
Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm việc trái pháp luật. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là băng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực, có hiệu quả.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh Nguyễn Thị Thanh – QT901P 8 Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình.
Nội dung công tác văn thư 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến Văn bản đến là những văn bản giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến. Một số nguyên tắc chung khi tiếp nhận văn bản đến - Tất cả văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng ký và vào sổ quản lý thống nhất ở văn thư. - Văn bản đến cơ quan đều phải được xử lý nhanh chóng, chính xác, bí mật - Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan qua Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản yêu cầu văn thư phải tiến hành công việc theo trình tự thủ tục sau: Kiểm tra và phân loại sơ bộ - Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư là người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản có đủ không, kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị bóc rách không. Nếu có thì phải báo ngay cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và đồng thời phải lập biên bản trước người đưa văn bản. Trường hợp nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì kịp thời trả lại nhân viên bưu điện hoặc người đưa thư. - Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại: Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, đơn vị, tổ chức trong cơ quan) gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan.
Nguyễn Thị Thanh – QT901P 9 Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư riêng, sách báo, tạp chí, bản tin… Bóc bì văn bản đến: Bóc bì VB đến được tiến hành theo các quy định sau: - Những văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” khi nhận cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian yêu cầu trong văn bản thì văn thư cần ghi rõ thời gian nhận đựơc văn bản đó trên bì thư và vào sổ văn bản đến. - Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác nhẹ nhàng, khéo léo tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện…soát lại phong bì xem có bỏ xót văn bản hay không? - Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi. Nếu có điểm nào không hợp thì phải hỏi lại nơi gửi.
Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. Đăng ký văn bản đến Mục đích: Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ và tạo điều kiện tra tìm văn bản nhanh chóng, dễ dàng. Yêu cầu: Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản vào các phương tiện đăng ký Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến - Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: để xác nhận văn bản đó đã qua văn thư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong sổ đăng ký văn bản đến, ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ. - Vị trí đóng dấu: dấu văn bản đến nên đóng rõ ràng, thống nhất vào khoảng giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới phần số ký hiệu (với những văn bản không có tên loại) hoặc đóng dấu vào khoảng trống giữa tên cơ quan phát hành văn bản và tiêu đề văn bản.
- Mẫu dấu đến: Dấu đến có kích thước 3cm × 5cm gồm các thành phần sau: - Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển cho bộ phận, cá nhân nào giải quyết, lưu hồ sơ số. Nguyễn Thị Thanh – QT901P 10 Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số đến:……………. ĐẾN Chuyển:…………… Lưu hồ sơ:………… Bảng số 1: Mẫu dấu đến Vào sổ đăng ký “văn bản đến”: Đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số và chất lượng văn bản đến trong ngày, nội dung văn bản đề cập đến vấn đề gì? Ai là người chịu trách nhiệm giải quyết và giải quyết chưa? Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thông kê và tra cứu tài liệu.
- Đăng ký văn bản đến có thể dùng sổ văn bản đến, thẻ đăng ký và máy tính.