Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước, công tác văn thư giữ vai trò huyết mạch nhằm bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của các cơ quan, tổ chức. Hoạt động quản lý văn bản, lập hồ sơ và bảo quản tài liệu khoa học giúp thủ trưởng cơ quan nắm bắt kịp thời diễn biến công việc, từ đó đưa ra các quyết định hành chính chính xác và đúng pháp luật. Tuy nhiên, tại nhiều cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, công tác văn thư vẫn còn bộc lộ những hạn chế nhất định: nhận thức của một bộ phận cán bộ chưa đầy đủ, việc thực hiện nghiệp vụ còn mang tính đối phó, tài liệu tồn đọng tích đống, tình trạng tài liệu không được lập hồ sơ đúng quy định trước khi giao nộp dẫn đến nguy cơ hư hỏng và thất lạc thông tin.
Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả Trần Thị Kim Quyên đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đề tài "Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh" nhằm khảo sát toàn diện và đề xuất các biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ văn thư tại đơn vị.
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể là: Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh. Để đạt được mục tiêu này, tác giả đặt ra 3 nhiệm vụ nghiên cứu chính:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức.
- Khảo sát, phân tích thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh.
- Đánh giá thực trạng công tác văn thư và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh.
Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Toàn bộ hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh.
- Phạm vi không gian: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh.
- Phạm vi thời gian: Đề tài tập trung thu thập số liệu, tài liệu và khảo sát thực địa từ tháng 12 năm 2017 đến tháng 02 năm 2018.
- Giả thuyết nghiên cứu: Công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà còn một số hạn chế về soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng khung lý thuyết dựa trên các quan điểm học thuật về quản trị văn phòng, hành chính học và hệ thống quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ.
Về mặt khái niệm và lý thuyết chuyên ngành, đề tài kế thừa định nghĩa công tác văn thư từ Công văn số 55-CV/TCC ngày 01/03/1991 của Cục Lưu trữ Nhà nước, các giáo trình chuẩn mực của PGS. Vương Đình Quyền và TS. Lưu Kiếm Thanh. Theo đó, công tác văn thư được xác định là toàn bộ quá trình quản lý thông tin bằng văn bản phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, bao gồm 4 nội dung cốt lõi: soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu. Công tác văn thư phải đáp ứng 4 yêu cầu nghiệp vụ: nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại.
Hệ thống văn bản pháp quy và tài liệu tham khảo chính được tác giả vận dụng gồm:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/06/2007 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương.
Về phương pháp nghiên cứu, tác giả kết hợp nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận và nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, đọc, phân tích và tổng hợp các công trình khoa học, giáo trình nghiệp vụ văn thư, các bài báo chuyên ngành và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật.
- Phương pháp quan sát: Quan sát trực tiếp quy trình luân chuyển văn bản đi, văn bản đến, thao tác đóng dấu, việc lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà.
- Phương pháp phỏng vấn: Sử dụng hệ thống câu hỏi phỏng vấn trực tiếp bằng miệng đối với cán bộ, công chức và nhân viên văn thư nhằm thu thập thông tin về nhận thức, thói quen và các vướng mắc phát sinh trong thực tế.
- Phương pháp thống kê: Thu thập và xử lý số liệu toán học từ sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký văn bản đi các năm 2015, 2016, 2017 và báo cáo tổng kết công tác văn thư năm 2017 của UBND huyện Lộc Hà.
Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm các báo cáo công tác nội bộ của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, hệ thống sổ đăng ký văn bản thực tế, các mẫu phiếu gửi, mẫu bì văn bản, mẫu dấu đến và các văn bản hành chính do UBND huyện ban hành trong giai đoạn khảo sát.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư
Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ lý luận căn bản về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức:
- Khái niệm và nội dung: Khẳng định công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ quản lý nhà nước. Tác giả phân tích cụ thể 4 nội dung nghiệp vụ chính: quy trình soạn thảo và ban hành văn bản (từ khâu chuẩn bị, duyệt dự thảo, đánh máy nhân bản, kiểm tra trước khi ký đến phát hành); quy trình quản lý văn bản đến (tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký sổ, trình chuyển giao và theo dõi giải quyết); quy trình quản lý văn bản đi (kiểm tra thể thức, cấp số, ngày tháng, đăng ký sổ, nhân bản, đóng dấu, phát hành và lưu trữ bản gốc/bản chính); quy trình lập hồ sơ và nộp lưu (lập danh mục hồ sơ, mở hồ sơ, thu thập cập nhật tài liệu, kết thúc hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan).
- Quy định quản lý con dấu: Trình bày các nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP, bao gồm quy định về thẩm quyền giữ dấu, nguyên tắc chỉ đóng dấu khi có chữ ký chính thức, kỹ thuật đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, đóng dấu giáp lai (tối đa không quá 05 trang) và nghiêm cấm đóng dấu khống chỉ hoặc đóng dấu ngoài giờ hành chính khi chưa được phép.
- Yêu cầu, vị trí và ý nghĩa: Nêu rõ 4 yêu cầu then chốt (nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại) và khẳng định công tác văn thư là khâu bản lề, quyết định chất lượng thông tin chỉ đạo điều hành và tạo tiền đề trực tiếp cung cấp tài liệu lưu trữ có giá trị cho Phông lưu trữ quốc gia.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh
Chương 2 trình bày tổng quan về địa bàn huyện Lộc Hà (thành lập theo Nghị định số 20/NĐ-CP ngày 07/02/2007, diện tích tự nhiên 11.830 ha, dân số trên 8,3 vạn người, cơ cấu gồm 11 phòng chuyên môn và Văn phòng HĐND & UBND) và khảo sát chi tiết từng khâu nghiệp vụ văn thư tại Văn phòng UBND huyện:
1. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản: Năm 2017, Văn phòng UBND huyện Lộc Hà ban hành tổng cộng 7.835 văn bản các loại phục vụ công tác quản lý trên địa bàn.
| Loại văn bản | Số lượng (văn bản) |
|---|---|
| Quyết định quy phạm pháp luật | 03 |
| Quyết định (cá biệt) | 5.050 |
| Báo cáo | 43 |
| Chỉ thị | 04 |
| Văn bản khác (Công văn, Kế hoạch, Tờ trình, Giấy chứng nhận,...) | 1.183 |
| Tổng cộng | 7.835 |
Về thể thức và kỹ thuật trình bày: Hầu hết các văn bản áp dụng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV. Tuy nhiên, tác giả phát hiện vẫn còn văn bản mắc lỗi thể thức, sai lỗi chính tả hoặc nhầm năm ban hành. Ví dụ điển hình được trích xuất là Thông báo số 452 ngày 30/8/2017 của UBND huyện Lộc Hà về thời gian nghỉ lễ Quốc khánh 02/09: phần tiêu ngữ trình bày sai quy cách dấu cách giữa các từ (Độc lập- Tự do- Hạnh phúc thay vì chuẩn mực Độc lập - Tự do - Hạnh phúc).
2. Thực trạng quản lý văn bản đến: Khối lượng văn bản đến hàng năm của Văn phòng UBND huyện Lộc Hà luôn duy trì ở mức trên 4.000 văn bản:
| Năm | Số lượng văn bản đến |
|---|---|
| 2015 | 4.132 |
| 2016 | 4.007 |
| 2017 | 4.231 |
Quy trình quản lý văn bản đến được triển khai qua 5 bước: tiếp nhận và kiểm tra bì; phân loại và bóc bì; đóng dấu đến, ghi số và ngày đến; đăng ký văn bản đến bằng sổ giấy truyền thống; trình Chánh Văn phòng xem xét cho ý kiến, chuyển giao và đôn đốc giải quyết.
Tồn tại được ghi nhận: Một số trường hợp cán bộ văn thư gấp sai văn bản làm lộ mặt chữ ra phía ngoài khi chuyển giao; vẫn còn hiện tượng thất lạc bì văn bản; cán bộ văn thư chưa lập phiếu gửi đầy đủ để theo dõi việc chuyển phát văn bản theo yêu cầu.
3. Thực trạng quản lý văn bản đi: Thực hiện đăng ký trên sổ giấy truyền thống và lưu 02 bản (bản gốc lưu tại văn thư có đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự số đăng ký, bản chính lưu trong hồ sơ công việc). Quy trình gồm: kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày tháng; đăng ký sổ văn bản đi; nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu độ khẩn (gồm 4 mức: Khẩn, Thượng khẩn, Hỏa khẩn, Hỏa tốc hẹn giờ dùng mực đỏ tươi), dấu độ mật (Mật, Tối mật, Tuyệt mật); làm thủ tục phát hành, chuyển phát và lưu văn bản. Đóng dấu giáp lai tối đa không quá 05 trang văn bản.
4. Thực trạng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Thực hiện theo quy trình 4 bước: lập danh mục hồ sơ vào tháng cuối năm để triển khai từ đầu năm sau; mở bìa hồ sơ vào đầu năm; thu thập, cập nhật văn bản tài liệu trong quá trình giải quyết; kết thúc hồ sơ (loại bỏ bản trùng, bản nháp, sắp xếp tài liệu và biên mục). Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo; văn thư chịu trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn các cá nhân hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ nộp lưu.
5. Quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện nghiêm túc việc giao dấu cho cán bộ biên chế chính thức bảo quản, dấu được đóng rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, không có hiện tượng đóng dấu khống chỉ hay đóng dấu tùy tiện ngoài giờ hành chính.
Chương 3: Đánh giá thực trạng công tác văn thư và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà – tỉnh Hà Tĩnh
Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả tổng hợp các ưu điểm (quy trình xử lý văn bản cơ bản nền nếp, quản lý con dấu chặt chẽ, bảo đảm luân chuyển thông tin) và chỉ rõ các mặt hạn chế còn tồn tại. Từ đó, chương 3 đề xuất 7 nhóm giải pháp cụ thể:
- Nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo về công tác văn thư: Lãnh đạo UBND huyện và Chánh Văn phòng cần quan tâm chỉ đạo sâu sát, phân công nhiệm vụ rõ ràng và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện chế độ công tác văn thư.
- Nâng cao trình độ nhận thức của cán bộ công chức trong hoạt động công tác văn thư: Tuyên truyền, quán triệt để mỗi cán bộ nhận thức đúng vị trí, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và quản lý văn bản, khắc phục tâm lý làm việc đối phó.
- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư: Ban hành và rà soát Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của UBND huyện cho phù hợp với các văn bản pháp luật hiện hành.
- Đầu tư cơ sở vật chất: Trang bị thêm tủ, giá đựng tài liệu, cặp hộp, máy scan, máy photocopy và bìa hồ sơ đạt tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của văn phòng: Từng bước chuyển đổi từ phương thức ghi chép sổ sách giấy thủ công sang sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành điện tử, tin học hóa việc lập danh mục và tra cứu hồ sơ.
- Bồi dưỡng về nghiệp vụ công tác văn thư cho cán bộ công chức tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà: Tổ chức các lớp tập huấn, cử cán bộ chuyên trách tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản, lập hồ sơ hiện hành và bảo mật thông tin.
- Kiểm tra, định kỳ khen thưởng và xử lý vi phạm về công tác văn thư: Đưa tiêu chí thực hiện công tác văn thư, nộp lưu hồ sơ vào bình xét thi đua hàng năm; biểu dương cá nhân làm tốt và xử lý nghiêm các trường hợp làm mất mát, hư hỏng tài liệu.
Kết quả và đóng góp
Về mặt kết quả, khóa luận đã định lượng và phản ánh chính xác bức tranh vận hành văn thư thực tế tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà:
- Thu thập và phân tích chi tiết dữ liệu tiếp nhận văn bản đến qua các năm: 4.132 văn bản (2015), 4.007 văn bản (2016) và 4.231 văn bản (2017).
- Thống kê toàn bộ khối lượng 7.835 văn bản do UBND huyện ban hành trong năm 2017, chỉ rõ tỷ trọng áp đảo của Quyết định cá biệt (5.050 văn bản) và Công văn/văn bản khác (1.183 văn bản).
- Khái quát hóa quy trình luân chuyển văn bản đến (5 bước), văn bản đi (5 bước), lập hồ sơ (4 bước) kèm theo các mẫu biểu sổ sách thực tế (sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, mẫu dấu đến, mẫu bìa hồ sơ).
- Phát hiện trực tiếp các sai sót thực tế về thể thức trình bày (dẫn chứng Thông báo số 452/2017/TB-UBND), tình trạng gấp sai văn bản làm lộ nội dung thông tin và việc theo dõi chuyển phát bằng phiếu gửi chưa triệt để.
Về mặt đóng góp, khóa luận là công trình khảo sát chuyên biệt đầu tiên về thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh kể từ khi huyện được thành lập năm 2007. Đề tài đã xây dựng hệ thống 7 giải pháp toàn diện từ nâng cao nhận thức, hoàn thiện quy chế, đầu tư hạ tầng đến ứng dụng công nghệ thông tin, có giá trị thực tiễn giúp lãnh đạo đơn vị khắc phục các khâu yếu kém trong quản lý văn thư tại địa phương.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Đề tài được thực hiện trong thời gian khảo sát thực tế tương đối ngắn (từ tháng 12/2017 đến tháng 02/2018) trong khuôn khổ khóa luận tốt nghiệp cử nhân; nguồn lực, phương tiện và kinh nghiệm nghiên cứu của sinh viên còn giới hạn nên chủ yếu tập trung vào các quy trình văn thư truyền thống tại cơ quan hành chính cấp huyện.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi khảo sát theo chuỗi thời gian dài hơn; nghiên cứu sâu hơn về mô hình văn phòng điện tử, quá trình tích hợp chữ ký số và giải pháp quản lý văn bản điện tử liên thông giữa UBND huyện với các xã, thị trấn trên địa bàn theo lộ trình xây dựng chính quyền điện tử.
Giá trị tham khảo
Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:
- Sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ và Quản lý nhà nước: Tham khảo cấu trúc nghiên cứu thực trạng, phương pháp khảo sát và hệ thống bảng biểu thống kê văn bản thực tế tại một cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện.
- Cán bộ, công chức văn phòng, nhân viên văn thư tại UBND cấp huyện/thị xã/thành phố thuộc tỉnh: Tham khảo quy trình chuẩn hóa các khâu tiếp nhận, xử lý văn bản đi/đến, kỹ thuật đóng dấu, quy trình lập danh mục hồ sơ và các bài học kinh nghiệm xử lý lỗi thể thức văn bản hành chính theo quy định của Bộ Nội vụ.
Nội dung đáng giá nhất để tham khảo là các bước nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến và quy trình 4 bước lập hồ sơ công việc tại Chương 2.
Câu hỏi thường gặp
1. Trong năm 2017, Văn phòng UBND huyện Lộc Hà đã ban hành bao nhiêu văn bản và loại văn bản nào chiếm số lượng lớn nhất?
Năm 2017, Văn phòng UBND huyện Lộc Hà ban hành tổng cộng 7.835 văn bản. Trong đó, Quyết định cá biệt chiếm số lượng lớn nhất với 5.050 văn bản (tiếp theo là nhóm văn bản khác với 1.183 văn bản, Báo cáo có 43 văn bản, Chỉ thị có 4 văn bản và Quyết định quy phạm pháp luật có 3 văn bản).
2. Số lượng văn bản đến tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà giai đoạn 2015 – 2017 biến động như thế nào?
Số lượng văn bản đến hàng năm của cơ quan đều trên 4.000 văn bản: năm 2015 tiếp nhận 4.132 văn bản; năm 2016 giảm nhẹ xuống 4.007 văn bản; năm 2017 tăng lên 4.231 văn bản.
3. Khóa luận đã chỉ ra ví dụ cụ thể nào về lỗi thể thức văn bản do cơ quan ban hành?
Tác giả chỉ ra lỗi thể thức tại Thông báo số 452 ngày 30/8/2017 của UBND huyện Lộc Hà về thời gian nghỉ lễ Quốc khánh 02/09: tiêu ngữ bị trình bày sai khoảng cách dấu nối (Độc lập- Tự do- Hạnh phúc), trong khi quy định đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV phải có dấu cách giữa các chữ và dấu gạch nối (Độc lập - Tự do - Hạnh phúc).
4. Khóa luận áp dụng những quy định nào về việc đóng dấu văn bản và các mức độ khẩn?
Về con dấu, thực hiện theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP: đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; đóng dấu giáp lai tối đa không quá 05 trang văn bản. Về mức độ khẩn, văn bản được phân thành 4 mức: Khẩn, Thượng khẩn, Hỏa khẩn, Hỏa tốc hẹn giờ, sử dụng mực dấu màu đỏ tươi.
5. Tác giả đã đề xuất bao nhiêu nhóm giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại đơn vị?
Tác giả đề xuất 7 nhóm giải pháp gồm: nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo; nâng cao trình độ nhận thức của cán bộ, công chức; hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ; đầu tư cơ sở vật chất; ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng; bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức; tăng cường kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Thị Kim Quyên đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận và phản ánh chân thực thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2015 – 2017. Thông qua số liệu thống kê cụ thể và việc phân tích chi tiết từng khâu nghiệp vụ từ soạn thảo, quản lý văn bản đi/đến, lập hồ sơ đến quản lý con dấu, công trình đã chỉ rõ những ưu điểm cũng như hạn chế thực tế của đơn vị. Hệ thống 7 giải pháp được đề xuất xuất phát từ chính thực tiễn cơ sở, có giá trị ứng dụng thiết thực nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của chính quyền địa phương.