Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động giao thương quốc tế của Việt Nam có bước phát triển sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), nhờ vào vị thế địa lý với hơn 3.260 km bờ biển nằm trên các tuyến hàng hải sôi động của khu vực châu Á - Thái Bình Dương. Vận tải biển bằng container, đặc biệt là phương thức vận chuyển nguyên container (Full Container Load - FCL), trở thành phương thức vận chuyển chủ lực phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu nhờ khả năng chuyên chở khối lượng lớn, tối ưu hóa chi phí logistics và đảm bảo tính an toàn cho hàng hóa. Theo số liệu thống kê của Bộ Công thương được trích dẫn trong văn bản, tính đến tháng 10 năm 2022, tổng kim ngạch nhập khẩu của Việt Nam ước đạt 303,42 tỷ USD, tăng 12,2% so với cùng kỳ năm trước. Trong đó, Trung Quốc tiếp tục là thị trường nhập khẩu lớn nhất với 100,67 tỷ USD (tăng 12,3%), tiếp theo là Hàn Quốc với 52,8 tỷ USD (tăng 16,9%), khu vực ASEAN với 39 tỷ USD (tăng 17%), Nhật Bản đạt 19,7 tỷ USD (tăng 8,3%), trong khi thị trường EU đạt 12,6 tỷ USD (giảm 9,5%) và Hoa Kỳ đạt 12,3 tỷ USD (giảm 4,5%).

Trong bối cảnh nền kinh tế phục hồi và khối lượng hàng hóa lưu thông tăng trưởng, Công ty TNHH Logistics Ichigo được thành lập vào ngày 06/01/2022 nhằm khai thác tiềm năng của thị trường dịch vụ logistics và đại lý hải quan. Dù đạt được những kết quả ban đầu, một doanh nghiệp mới thành lập phải đối mặt trực tiếp với áp lực cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp logistics lâu năm, cùng những biến động về chuỗi cung ứng quốc tế. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển là một trong những mảng kinh doanh trọng tâm của công ty. Tuy nhiên, quy trình thực hiện nghiệp vụ này bao gồm nhiều khâu tác nghiệp phức tạp, từ xử lý chứng từ, làm việc với hãng tàu, đăng ký kiểm tra chuyên ngành, truyền dữ liệu hải quan điện tử đến làm thủ tục kiểm hóa và nhận hàng tại cảng. Mọi sai sót ở từng mắt xích đều có thể dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho bãi, phạt trễ hạn, giảm uy tín với khách hàng và tổn hại đến hiệu quả tài chính. Do đó, việc nghiên cứu, đánh giá toàn diện thực trạng quy trình và xây dựng các giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu tại Công ty TNHH Logistics Ichigo mang tính cấp thiết về mặt thực tiễn vận hành.

Mục tiêu nghiên cứu tổng quát của đề tài là phân tích thực trạng và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Ichigo. Mục tiêu cụ thể được xác định theo 3 nhiệm vụ:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và khung pháp lý liên quan đến dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển.
  2. Khái quát và mô phỏng chi tiết quy trình thực tế thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Ichigo; phân tích, đánh giá các điểm đã hoàn thiện, điểm còn hạn chế, các yếu tố thuận lợi và khó khăn trong quá trình tác nghiệp.
  3. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển của công ty trong giai đoạn 2023–2030.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Ichigo. Phạm vi nghiên cứu về mặt nội dung tập trung vào lý thuyết giao nhận FCL đường biển, các tiêu chí đánh giá, các yếu tố vĩ mô và vi mô tác động đến quy trình tác nghiệp của doanh nghiệp; phạm vi không gian là Công ty TNHH Logistics Ichigo (trụ sở và văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh cùng khu vực cảng Cát Lái); phạm vi thời gian thu thập dữ liệu và khảo sát thực tế diễn ra từ tháng 02/2022 đến tháng 09/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài được xây dựng dựa trên các định nghĩa học thuật, văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành hàng hải:

  • Khái niệm nghiệp vụ giao nhận theo giáo trình của tác giả Phạm Mạnh Hiền (2012) xác định giao nhận vận tải là chuỗi các thao tác đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, xếp hàng, vận chuyển, dỡ hàng và giao cho người nhận.
  • Điều 233, Mục 4, Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 quy định giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại mà theo đó người làm dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ liên quan để giao cho người nhận theo ủy thác.
  • Quy tắc mẫu của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận (FIATA) và định nghĩa của Ủy hội Kinh tế Xã hội châu Á - Thái Bình Dương Liên Hợp Quốc (ESCAP) về vai trò của người giao nhận vận tải (Freight Forwarder) trong vai trò đại lý ủy thác hoặc người chuyên chở không có tàu (NVOCC).
  • Khái niệm và trách nhiệm các bên trong phương thức gửi hàng nguyên container (FCL/FCL) theo Th.S Phạm Ngọc Dưỡng (2018) và Phạm Duy Liên (2012).
  • Tiêu chuẩn kỹ thuật ISO 668:2013(E) về kích thước, tải trọng và phân loại container tiêu chuẩn quốc tế (chiều rộng quy chuẩn 2,438 m, phân loại thành 6 nhóm: General Cargo, Thermal, Tank, Dry Bulk, Platform, Special Container).
  • Bộ chứng từ ngoại thương và vận tải bao gồm: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn đường biển (Bill of Lading - Master B/L và House B/L), Giấy báo hàng đến (Arrival Notice - A/N), Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O), Phiếu giao nhận container (Equipment Interchange Receipt - EIR) và Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) với các form ưu đãi và không ưu đãi (Form A, B, D, E, EAV, ICO, T, AJ, S).
  • Cơ sở pháp lý và công nghệ thủ tục hải quan: Quy trình thông quan hải quan điện tử qua hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS và phần mềm khai báo ECUS5, gắn liền với các tiêu chí phân luồng tờ khai (Xanh, Vàng, Đỏ).
  • Khung phân tích quản trị: Ma trận SWOT (Strengths - Weaknesses - Opportunities - Threats) được ứng dụng để tổng hợp năng lực nội tại và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai kết hợp giữa nghiên cứu định tính và thu thập dữ liệu định lượng tại chỗ:

  • Phương pháp tổng hợp và phân tích lý thuyết: Sắp xếp tài liệu, văn bản pháp luật, giáo trình chuyên ngành để xây dựng cơ sở lý luận về quy trình giao nhận đường biển và trách nhiệm pháp lý của forwarder.
  • Phương pháp thống kê và phân tích dữ liệu: Thu thập số liệu tài chính, doanh thu, cơ cấu dịch vụ và nhân sự trong 3 quý đầu năm 2022 từ phòng Kế toán và phòng Hành chính - Nhân sự của công ty nhằm phân tích diễn biến hoạt động kinh doanh.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Theo dõi trực tiếp chuỗi thao tác thực tế của nhân viên phòng Chứng từ (DOCS) trên hệ thống phần mềm EWMS, ECUS5/VNACCS và nhân viên phòng Giao nhận hiện trường (OPS) tại Chi cục Hải quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực 1 (cảng Cát Lái) nhằm nhận diện các điểm nghẽn quy trình.
  • Phương pháp phỏng vấn và khảo sát: Xây dựng bảng câu hỏi khảo sát ý kiến đánh giá từ ban giám đốc, các chuyên viên, nhân viên các phòng ban nội bộ và các khách hàng liên quan về mức độ hoàn thiện, thuận lợi và khó khăn trong nghiệp vụ.

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm dữ liệu sơ cấp từ phiếu khảo sát, phỏng vấn nội bộ, quan sát quy trình tác nghiệp thực tế; dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính nội bộ, hồ sơ lưu trữ lô hàng của Công ty TNHH Logistics Ichigo, báo cáo thống kê của Bộ Công thương và các tài liệu đào tạo chuyên môn của Cảng Tân Cảng STC.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các khái niệm, đặc điểm và quy chuẩn quốc tế về dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển. Tác giả chỉ rõ hoạt động giao nhận có 4 đặc điểm cốt lõi: không tạo ra sản phẩm vật chất mang tính hữu hình (sản phẩm dịch vụ vô hình, không dự trữ được); mang tính thụ động cao do phụ thuộc chặt chẽ vào nhu cầu thương mại của chủ hàng, quy định vận tải và hệ thống pháp luật của các quốc gia tham gia; mang tính thời vụ rõ nét (thường thấp điểm vào đầu năm và tăng cao từ tháng 4 đến cuối năm); phụ thuộc lớn vào cơ sở vật chất kỹ thuật và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân sự. Người giao nhận có thể đảm nhận nhiều vai trò pháp lý khác nhau: người giao nhận tại biên giới (Frontier Forwarder), đại lý trung gian (Agent), đơn vị lưu kho (Warehousing), người gom hàng (Cargo Consolidator), người chuyên chở thực tế hoặc theo hợp đồng (Carrier), và người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO).

Về phương thức vận chuyển container, chương này phân tích kỹ thuật chuẩn hóa theo ISO 668:2013(E), quy cách container 20 feet và 40 feet, đồng thời phân định ranh giới trách nhiệm của 3 bên trong gửi hàng nguyên container (FCL/FCL):

  • Người gửi hàng (Shipper): Thuê container, kéo vỏ về kho đóng hàng, dán mã ký hiệu, niêm phong kẹp chì (seal), làm thủ tục hải quan xuất khẩu, vận chuyển cont giao ra bãi CY cảng xuất và chịu toàn bộ chi phí liên quan.
  • Người chuyên chở (Carrier): Tiếp nhận container tại CY cảng đi, phát hành vận đơn B/L, bốc xếp lên tàu, bảo quản hàng hóa trên hành trình biển, dỡ container xuống CY cảng đến và giao hàng cho người có vận đơn hợp lệ.
  • Người nhận hàng (Consignee): Thu xếp bộ chứng từ và giấy phép nhập khẩu, nộp vận đơn hợp lệ để nhận lệnh D/O, làm thủ tục hải quan nhập khẩu, thanh toán chi phí nâng hạ bãi, kéo container về kho riêng rút hàng và trả vỏ container rỗng về đúng hạn quy định.

Chương 1 cũng chuẩn hóa quy trình giao nhận hàng FCL nhập khẩu của một forwarder qua 10 bước tác nghiệp cơ bản: (1) Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng dịch vụ; (2) Yêu cầu, kiểm tra và xác nhận Booking; (3) Theo dõi tiến trình đóng hàng và cập nhật từ đối tác xuất khẩu; (4) Nhận và kiểm tra tính hợp lệ, đồng bộ của bộ chứng từ; (5) Nhận giấy báo hàng đến A/N, lấy lệnh giao hàng D/O và cược container; (6) Đăng ký các chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu có); (7) Khai báo hải quan điện tử qua hệ thống ECUS5/VNACCS (qua các bước thiết lập thông số, khai thông tin IDA, lấy thông tin IDB, khai chính thức IDC để nhận kết quả phân luồng Xanh/Vàng/Đỏ và nộp thuế); (8) Làm thủ tục hải quan tại cảng, kiểm hóa thực tế (nếu luồng Đỏ theo các mức 5%, 10% hoặc 100%), lấy phiếu EIR và thanh lý cổng giám sát; (9) Giao hàng cho khách và trả vỏ rỗng; (10) Quyết toán chi phí và lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ trong thời hạn 5 năm.

Chương 2: Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Logistics Ichigo

Chương 2 cung cấp bức tranh chi tiết về cơ cấu, nguồn lực và tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Logistics Ichigo từ khi thành lập vào ngày 06/01/2022 (Mã số thuế: 0317110523 do Chi cục Thuế thành phố Thủ Đức quản lý; trụ sở đăng ký tại 43 đường 4, Khu phố 1, Phường Thạnh Mỹ Lợi, TP. Thủ Đức; Văn phòng đại diện tại 28 Mai Chí Thọ, Phường An Phú, Quận 2, TP.HCM). Doanh nghiệp do bà Võ Thị Phương Nga làm người đại diện pháp luật, hoạt động với slogan “Go local, Think global”.

Danh mục dịch vụ của công ty bao gồm:

  • Vận tải đường bộ nội địa: Đạt chuẩn an ninh hàng hóa C-TPAT, quản lý hành trình bằng GPS với đội ngũ xe hơn 100 đầu kéo và xe tải các loại (tải trọng từ 1 tấn đến 30 tấn, rơ-moóc sàn thấp), triển khai vận tải liên vận xuyên biên giới sang Campuchia với thời gian vận chuyển nội Á 2-4 ngày, Âu - Mỹ 3-5 ngày.
  • Vận tải đường biển: Hợp tác với các hãng tàu lớn trên thế giới như Maersk Line, ONE, Yangming, Evergreen, Cosco, Hyundai, OOCL, Hapag-Lloyd, APL, KMTC, SITC, CMA-CGM... cung cấp dịch vụ FCL, LCL, hàng rời (break bulk) và sà lan.
  • Vận tải đường hàng không: Hợp tác cùng các Master Co-loader trên các hãng bay như Vietnam Airlines, Vietjet Air, Cathay Pacific, China Airlines, Japan Airlines, United Airlines...
  • Các dịch vụ bổ trợ: Vận tải đa phương thức (Sea-Air, Road-Air, Rail-Road), chuyển phát nhanh quốc tế liên kết cùng DHL, FedEx, UPS, TNT; dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói; vận chuyển hàng rời bằng tàu chuyên dụng; dịch vụ xe cẩu hàng với hơn 20 phương tiện.

Cơ cấu quản trị của công ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tiếp, phân bổ chức năng qua 6 phòng ban: Ban Giám đốc điều hành, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh (gồm 4 nhân sự phụ trách tiếp thị, báo giá và đàm phán hợp đồng), Phòng Chứng từ (DOCS - đảm nhiệm kiêm nhiệm cả bộ phận Chăm sóc khách hàng CS, quản lý dữ liệu trên phần mềm EWMS, khai báo tờ khai, gửi thông tin SI, VGM, Manifest), Phòng Pricing (cập nhật giá cước và lịch tàu định kỳ ngày 01 và 15 hàng tháng từ các hãng tàu và đại lý), và Phòng Giao nhận hiện trường (OPS - làm thủ tục tại cảng, nộp thuế, thanh lý cổng và điều phối vận tải). Tình hình kinh doanh trong 3 quý đầu năm 2022 được ghi nhận qua báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận, phản ánh sự phục hồi và tăng trưởng qua từng quý dù biên lợi nhuận còn chịu sức ép từ chi phí đầu vào.

Chương 3: Thực trạng thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển của Công ty TNHH Logistics Ichigo

Chương 3 đi sâu vào phân tích thực tế từng khâu nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu tại Ichigo, đối chiếu giữa lý thuyết chuẩn và quy trình vận hành nội bộ. Quy trình gồm các bước cụ thể: nhân viên Sales tiếp nhận thông tin đơn hàng và chuyển giao cho Pricing lấy giá từ hãng tàu; DOCS rà soát bộ chứng từ (Invoice, Packing List, House B/L, C/O) từ đối tác xuất khẩu gửi về; đối chiếu thông tin trên Master B/L và khai báo E-Manifest trên Cổng thông tin một cửa quốc gia; tiếp nhận giấy báo hàng đến A/N, đóng phí lấy lệnh D/O giấy hoặc lệnh điện tử EDO, đồng thời đóng tiền cược vỏ container cho hãng tàu.

Tiếp đó, nhân viên DOCS dùng chữ ký số của doanh nghiệp khai báo tờ khai hải quan trên phần mềm ECUS5/VNACCS qua 5 bước nghiệp vụ. Khi có kết quả phân luồng, nhân viên OPS mang bộ hồ sơ giấy (Tờ khai, Giấy giới thiệu, Invoice, Packing List, House B/L, Hợp đồng) xuống Chi cục Hải quan Cát Lái để làm thủ tục. Với lô hàng luồng Vàng hoặc luồng Đỏ, OPS tra cứu thông tin phân công kiểm hóa viên trên máy tính nội bộ của cảng, đăng ký cắt seal và đưa container vào vị trí bãi kiểm hóa. Sau khi kiểm hóa hoàn tất và đóng dấu thông quan, OPS đến bộ phận thương vụ cảng nộp lệnh D/O để thanh toán phí nâng hạ, lấy phiếu giao nhận container (EIR), nộp hồ sơ thanh lý tại đội giám sát cổng cảng, sau đó bàn giao phiếu EIR và giấy mượn container cho tài xế xe đầu kéo kéo hàng về kho khách hàng. Khi giao xong hàng và trả vỏ container rỗng về đúng depot quy định, OPS lấy giấy biên nhận hạ rỗng quay lại hãng tàu làm thủ tục rút tiền cược cont, chuyển toàn bộ chứng từ, hóa đơn GTGT, biên lai chi phí về phòng Kế toán để quyết toán và xuất hóa đơn Debit Note cho khách hàng.

Chương này cũng phân tích các nhân tố ảnh hưởng: nhân tố vĩ mô bao gồm sự điều chỉnh chính sách thuế nhập khẩu, quy định thủ tục hải quan và tình trạng ách tắc giao thông tại khu vực cảng TP.HCM; nhân tố vi mô gồm hạ tầng công nghệ thông tin nội bộ, quy mô đội ngũ nhân viên, chính sách giá cước và năng lực liên kết giữa các phòng ban. Dựa trên 6 tiêu chí đánh giá nghiệp vụ (Sự chính xác; Độ an toàn hàng hóa; Uy tín, mức độ tin cậy; Bố trí nghiệp vụ hợp lý; Tính đồng bộ trong quy trình; Khả năng phản ứng nhanh và giải quyết sự cố), tác giả sử dụng bảng khảo sát và mô hình SWOT để chỉ ra:

  • Thuận lợi và điểm hoàn thiện: Thủ tục thông quan điện tử được thực hiện tương đối thuần thục; mạng lưới quan hệ với các hãng tàu biển lớn được duy trì tốt; ban giám đốc theo sát hoạt động tác nghiệp hàng ngày.
  • Khó khăn và điểm chưa hoàn thiện: Phòng DOCS phải kiêm nhiệm chức năng chăm sóc khách hàng (CS) dẫn đến quá tải khối lượng công việc, dễ phát sinh sai sót khi kiểm tra chứng từ; nhân sự hiện trường OPS còn mỏng, gây chậm trễ trong khâu làm việc tại cảng giờ cao điểm; tình trạng khách hàng chậm thanh toán công nợ gây áp lực lên dòng vốn lưu động phục vụ việc cược vỏ container và thanh toán chi phí hãng tàu.

Chương 4: Kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Ichigo

Trên cơ sở định hướng phát triển của Ichigo giai đoạn 2023–2030 và kết quả nghiên cứu khảo sát thực trạng, chương 4 đề xuất hệ thống 5 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Bồi dưỡng đội ngũ nhân viên và tuyển dụng thêm nhân sự: Tổ chức các khóa đào tạo nội bộ và cử nhân viên tham gia các lớp tập huấn chuyên sâu về biểu thuế xuất nhập khẩu, kỹ năng phân loại mã HS Code, quy tắc xuất xứ hàng hóa (C/O) và ngoại ngữ thương mại; tuyển dụng bổ sung nhân sự có kinh nghiệm thực tế.
  2. Hạn chế tình trạng thanh toán chậm của khách hàng: Xây dựng quy chế kiểm soát công nợ chặt chẽ; đánh giá xếp hạng tín dụng khách hàng định kỳ; quy định rõ ràng thời hạn thanh toán cước phí và tiền cược cont trong hợp đồng dịch vụ; áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán sớm hoặc phạt lãi suất trả chậm.
  3. Đẩy mạnh hoạt động Marketing, thu hút khách hàng và đại lý lớn: Xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu chuyên nghiệp; tối ưu hóa website và các kênh truyền thông trực tuyến; chủ động tham gia các diễn đàn, hội thảo logistics và hiệp hội ngành hàng nhằm mở rộng mạng lưới khách hàng doanh nghiệp sản xuất và các đối tác đại lý giao nhận quốc tế.
  4. Tăng khả năng hỗ trợ và liên kết giữa các bộ phận trong công ty: Tối ưu hóa việc chia sẻ dữ liệu lô hàng trên phần mềm EWMS; chuẩn hóa quy trình bàn giao thông tin giữa Sales, Pricing, DOCS và OPS thông qua biểu mẫu theo dõi thống nhất; tổ chức giao ban nội bộ định kỳ để tháo gỡ vướng mắc phát sinh trong từng chuyến hàng.
  5. Tăng cường lực lượng chứng từ (DOCS) và giao nhận hiện trường (OPS): Tách biệt rõ chức năng chăm sóc khách hàng (CS) ra khỏi phòng DOCS để nhân viên chứng từ tập trung chuyên môn rà soát chứng từ và truyền dữ liệu hải quan; tuyển thêm nhân sự hiện trường OPS nhằm chủ động chia ca túc trực tại cảng Cát Lái, rút ngắn thời gian làm thủ tục kiểm hóa và thanh lý tờ khai.
Khâu nghiệp vụ Bộ phận thực hiện Thao tác chính Chứng từ / Công cụ sử dụng
Tiếp nhận & Lấy Booking Kinh doanh (Sales) & Pricing Tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu từ khách hàng, kiểm tra lịch tàu, đàm phán cước và chốt Booking với hãng tàu. Hợp đồng dịch vụ, Giấy xác nhận Booking (Booking Confirmation).
Xử lý chứng từ & Khai Manifest Phòng Chứng từ (DOCS) Rà soát tính hợp lệ của bộ chứng từ gửi từ nước ngoài; kiểm tra House B/L, Master B/L; khai báo Manifest trên Cổng một cửa. Invoice, Packing List, B/L, Cổng thông tin một cửa quốc gia, phần mềm EWMS.
Lấy D/O & Cược container Phòng Chứng từ (DOCS) & OPS Nhận giấy báo hàng đến A/N, nộp các khoản phí làm hàng (LCC), đóng tiền cược vỏ container để lấy lệnh giao hàng. Arrival Notice (A/N), Lệnh giao hàng (D/O / EDO), Phiếu cược container.
Khai báo hải quan điện tử Phòng Chứng từ (DOCS) Thiết lập thông số, khai báo thông tin IDA, IDB, IDC trên hệ thống tự động, tiếp nhận phân luồng tờ khai. Phần mềm ECUS5/VNACCS, Chữ ký số điện tử doanh nghiệp.
Thủ tục hải quan tại Cảng Phòng Hiện trường (OPS) Mở tờ khai tại Chi cục Hải quan cảng Cát Lái, tra cứu kiểm hóa viên, đăng ký cắt seal kiểm hóa (nếu có), thanh lý cổng. Tờ khai hải quan in, Giấy giới thiệu, Phiếu mượn cont, Phiếu EIR.
Bàn giao hàng & Quyết toán Phòng Hiện trường (OPS) & Kế toán Giao container về kho khách hàng, nhận vỏ rỗng trả về depot, rút tiền cược cont, đối chiếu chứng từ thanh toán. Phiếu hạ rỗng, Biên bản bàn giao, Hóa đơn GTGT, Debit Note, Giấy nộp thuế.
Kết quả phân luồng Mức độ kiểm tra thực tế hàng hóa Điều kiện áp dụng trên hệ thống VNACCS
Luồng Xanh Miễn kiểm tra hồ sơ giấy, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa; thông quan ngay trên phần mềm. Hàng hóa không thuộc danh mục cấm/hạn chế nhập khẩu, không yêu cầu giám định/giấy phép, doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật hải quan.
Luồng Vàng Kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan giấy; miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Hàng hóa thuộc diện cần kiểm tra điều kiện, chưa xuất trình đủ giấy phép chuyên ngành hoặc có nghi vấn phát sinh về trị giá tính thuế, mã số HS.
Luồng Đỏ Kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa tại bãi (mức kiểm tra 5%, 10% hoặc 100%). Doanh nghiệp có lịch sử nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan hoặc lô hàng có dấu hiệu nghi vấn vi phạm quy định nhập khẩu.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã mô tả chi tiết quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng FCL nhập khẩu bằng đường biển tại một doanh nghiệp logistics mới thành lập (Công ty TNHH Logistics Ichigo), phản ánh dữ liệu vận hành từ giai đoạn tháng 02/2022 đến tháng 09/2022. Các kết quả cụ thể gồm:

  • Tác giả hệ thống hóa đầy đủ luồng công việc thực tế gồm 9 khâu cơ bản tại công ty từ tiếp cận khách hàng, lấy booking, xử lý chứng từ, thanh toán phí lấy D/O, truyền tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống ECUS5/VNACCS đến làm thủ tục kiểm hóa tại cảng Cát Lái và bàn giao hàng về kho cho nhà nhập khẩu.
  • Văn bản làm rõ các chỉ số thời gian giao nhận: thời gian vận chuyển đường bộ từ Việt Nam sang các nước khu vực châu Á dao động 2-4 ngày, khu vực châu Âu và châu Mỹ từ 3-5 ngày, Trung Đông từ 4-6 ngày; thời gian vận chuyển chuyển phát nhanh quốc tế đối với tuyến châu Á từ 2-3 ngày, tuyến Âu - Mỹ từ 3-4 ngày.
  • Nghiên cứu ghi nhận quy mô hạ tầng của Ichigo với hơn 100 xe đầu kéo và xe tải các loại (tải trọng 1-30 tấn) phục vụ vận tải nội địa và liên vận Campuchia, cùng đội ngũ xe cẩu hơn 20 chiếc phục vụ nâng hạ hàng hóa, đóng rút container.
  • Đóng góp thực tiễn của đề tài thể hiện qua việc nhận diện các nút thắt vận hành: chỉ ra tình trạng kiêm nhiệm giữa khâu chứng từ DOCS và chăm sóc khách hàng CS trên phần mềm EWMS dẫn đến áp lực xử lý chứng từ; nhận diện rủi ro đọng vốn từ việc khách hàng chậm thanh toán công nợ cước và tiền cược container; đồng thời xây dựng hệ thống 5 giải pháp sát với năng lực của doanh nghiệp để triển khai trong giai đoạn 2023–2030.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu thực tế:

  • Doanh nghiệp nghiên cứu (Công ty TNHH Logistics Ichigo) mới được thành lập từ ngày 06/01/2022, do đó dữ liệu khảo sát và báo cáo tài chính chỉ giới hạn trong phạm vi 3 quý đầu năm 2022 (từ tháng 02/2022 đến tháng 09/2022), chưa phản ánh được đầy đủ biến động kinh doanh qua nhiều năm để phân tích chu kỳ dài hạn.
  • Đề tài tập trung chuyên sâu vào phương thức giao nhận hàng nguyên container (FCL) nhập khẩu bằng đường biển qua khu vực cảng biển TP.HCM (chủ yếu là cảng Cát Lái), chưa đi sâu phân tích nghiệp vụ hàng lẻ (LCL) hoặc các tuyến nhập khẩu qua khu vực cảng nước sâu Cái Mép - Thị Vải và khu vực cảng Hải Phòng.

Hướng nghiên cứu mở rộng trong tương lai bao gồm:

  • Tiếp tục theo dõi, cập nhật chuỗi số liệu tài chính và sản lượng container qua các năm tài chính tiếp theo nhằm đánh giá độ trễ và hiệu quả thực tế của các giải pháp đã triển khai.
  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang quy trình giao nhận hàng gom (LCL), hàng rời và các giải pháp tích hợp logistics xanh trong vận tải đa phương thức kết nối đường thủy nội địa và đường bộ.

Giá trị tham khảo

Đề tài có giá trị tham khảo đối với các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Kinh doanh quốc tế, Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng: Tài liệu là nguồn tham khảo về quy trình giao nhận hàng hóa FCL thực tế tại doanh nghiệp, từ khâu làm việc với hãng tàu đến thao tác nghiệp vụ trên hệ thống hải quan điện tử ECUS5/VNACCS.
  • Nhân viên mới gia nhập ngành logistics (Fresher/Junior Ops và Docs): Văn bản cung cấp hướng dẫn về các bước tác nghiệp tại Chi cục Hải quan cảng Cát Lái, cách xử lý các luồng tờ khai, thủ tục cược vỏ cont, lấy lệnh giao hàng D/O và thủ tục kiểm hóa.
  • Ban quản lý các doanh nghiệp logistics quy mô vừa và nhỏ (SMEs): Tham khảo kinh nghiệm thiết lập mô hình quản lý trực tiếp, phân công nhiệm vụ giữa các phòng ban (Sales, Pricing, DOCS, OPS) và các biện pháp kiểm soát rủi ro công nợ trong giai đoạn đầu thành lập.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy trình khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5/VNACCS cho lô hàng FCL nhập khẩu tại Công ty Logistics Ichigo gồm những bước nào? Nhân viên phòng Chứng từ (DOCS) thực hiện theo 5 bước: Bước 1: Đăng nhập phần mềm, thiết lập thông số khai báo và chọn thông tin doanh nghiệp; Bước 2: Thực hiện nghiệp vụ IDA để khai trước thông tin chung và danh sách hàng hóa; Bước 3: Thực hiện nghiệp vụ IDB để lấy thông tin tờ khai phản hồi từ hải quan; Bước 4: Thực hiện nghiệp vụ IDC để đăng ký chính thức tờ khai và nhận kết quả phân luồng (Xanh, Vàng hoặc Đỏ); Bước 5: Thực hiện nghĩa vụ thuế tại ngân hàng và nhận Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước đã đóng dấu.

2. Quy định phân loại mức độ kiểm tra thực tế hàng hóa đối với tờ khai bị phân vào luồng Đỏ gồm những mức nào? Khi tờ khai nhập khẩu bị phân vào luồng Đỏ, cơ quan hải quan áp dụng 3 mức độ kiểm tra thực tế: Mức (a): Kiểm tra toàn bộ 100% lô hàng; Mức (b): Kiểm tra 10% số lượng hàng hóa thuộc lô hàng; Mức (c): Kiểm tra 5% số lượng hàng hóa thuộc lô hàng.

3. Nhân viên giao nhận hiện trường (OPS) cần chuẩn bị những chứng từ gì để mở tờ khai hải quan tại cảng Cát Lái? Hồ sơ giấy nộp tại Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng bao gồm: Tờ khai hải quan nhập khẩu (01 bản gốc in từ phần mềm), Giấy giới thiệu của công ty khách hàng (01 bản gốc), Hóa đơn thương mại (01 bản sao), Phiếu đóng gói hàng hóa (01 bản sao), Vận đơn House B/L (01 bản sao) và Hợp đồng ngoại thương (01 bản sao).

4. Công ty TNHH Logistics Ichigo áp dụng mô hình tổ chức nào và gồm những phòng ban chức năng nào? Doanh nghiệp áp dụng mô hình quản lý trực tiếp dưới sự điều hành của Giám đốc điều hành và Giám đốc kinh doanh. Bộ máy gồm 6 phòng ban chức năng: Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng Chứng từ (DOCS kiêm nhiệm Chăm sóc khách hàng CS), Phòng Pricing và Phòng Giao nhận hiện trường (Operations - OPS).

5. Thời hạn lưu trữ hồ sơ và bộ chứng từ của các lô hàng giao nhận tại công ty được quy định là bao lâu? Sau khi hoàn tất thủ tục quyết toán với phòng Kế toán và bàn giao chứng từ gốc cho khách hàng, bộ hồ sơ liên quan đến lô hàng nhập khẩu được phòng Chứng từ của công ty lưu trữ trong thời hạn 5 năm nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra sau thông quan khi cơ quan hải quan có yêu cầu.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trương Thị Kim Liền đã phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Logistics Ichigo trong năm đầu thành lập (2022). Thông qua việc đối chiếu giữa lý luận ngoại thương với thực tế tác nghiệp tại khu vực cảng Cát Lái và hệ thống thông quan điện tử ECUS5/VNACCS, đề tài đã chỉ rõ những ưu điểm trong tổ chức dịch vụ cũng như các hạn chế về quá tải chứng từ, nhân lực hiện trường và quản trị công nợ. Hệ thống 5 nhóm giải pháp được đề xuất trong văn bản cung cấp định hướng cho doanh nghiệp nhằm chuẩn hóa quy trình, tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh trong giai đoạn 2023–2030.