CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1 Công tác văn thư “Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Công tác văn thư tức là làm nhưng công việc liên quan đến văn tự, thư tịch” (Hoàng Lê Minh, Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb. Văn hóa Thông tin, Hà Nội, 2014, tr.
“Văn thư là công tác giao nhận và quản lý, lưu giữ công văn, giấy tờ” (Ngọc Hằng – Kỳ Duyên, Từ điển Tiếng Việt, NXB Thanh niên, 2016, tr. “Văn thư là bộ phận của văn phòng phụ trách việc giao nhận và quản lý công văn, giấy tờ hoặc là người làm công tác văn thư” (Thái Xuân Đệ, Từ điển Tiếng Việt, NXB Hải Phòng, 2023, tr. “Văn thư là công văn, giấy tờ (nói chung) hoặc là bộ phận phụ trách giao, nhận và quản lý công văn, giấy tờ hoặc có thể hiểu là người làm công tác văn thư” (Nguyễn Tôn Nhan – Phú Văn Hẳn đồng chủ biên, Từ điển Tiếng Việt, NXB Hồng Đức, 2024, tr. Như vậy “Văn thư” được hiểu là tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân lập ra hoặc do cơ quan, tổ chức ban hành để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành công việc chung.
Bên cạnh đó, văn thư còn được xem là bộ phận quản lý văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, đơn vị và là người làm công tác văn thư. Theo Điều 1, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ quy định “Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.” Như vậy, có thể hiểu công tác văn thư là hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ bao gồm các công việc như: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi và văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.2 Hiện đại hóa “Hiện đại là thuộc thời đại ngày nay” (Ngọc Hằng – Kỳ Duyên, Từ điển Tiếng Việt, NXB Thanh niên, 2016, tr. “Hiện đại là hiện trong thời đại này, có áp những tiến bộ của khoa học kỹ thuật” (Thành Yến, Từ điển Tiếng Việt, NXB Dân Trí, 2023, tr. “Hiện đại thuộc về thời đại ngày nay, có áp dụng những phát minh, những thành tựu mới nhất của khoa học và công nghệ ngày nay” (Nguyễn Quang – Minh Trí đồng chủ biên, Từ điển Tiếng Việt thông dụng, NXB Dân Trí, 2022, tr.
“Hiện đại hóa là làm cho mang tính chất hiện đại” ((Nguyễn Tôn Nhan – Phú Văn Hẳn đồng chủ biên, Từ điển Tiếng Việt, NXB Hồng Đức, 2024, tr. Như vậy, có thể hiểu “Hiện đại hóa” là thay đổi tư duy trong quản lý và tổ chức thực hiện bằng cách áp dụng những tiến bộ, những phát minh, thành tựu của khoa học và công nghệ trong thời đại hiện nay nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công việc.3 Hiện đại hóa công tác văn thư “Hiện đại hóa công tác văn thư” được hiểu là việc thay đổi tư duy trong quản lý và tổ chức hoạt động văn thư, áp dụng những tiến bộ, những thành tựu của khoa học và công nghệ mới nhất như sử dụng các phần mềm quản lý văn bản, theo dõi và quản lý văn bản trên môi trường mạng,. nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư.2 Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư Thứ nhất, Đổi mới tư duy, phương thức quản lý Hiện nay có một số đội ngũ CC, văn thư cơ quan thực hiện công tác văn thư có tâm lý e dè, ngại đổi mới là một trong những yếu tố dẫn đến việc làm chậm tiến trình chuyển đổi số trong bối cảnh hiện nay. Vì thế, để hiện đại hóa công tác văn thư chúng ta cần phải đổi mới tư duy, phương thức quản lý.
Tư duy, phương thức quản lý của đội ngũ lãnh đạo, quản lý trong việc hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những yếu tố quan trọng, quyết định sự thành công của đơn vị. 10 Tư duy, phương thức quản lý của của đội ngũ lãnh đạo, quản lý đổi mới đúng sẽ thúc đẩy sự thay đổi của hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư. Ngược lại nếu người đứng đầu tổ chức có tâm lý e dè, ngại thay đổi , sử dụng phương thức quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư truyền thống, không thay đổi để phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số hiện nay sẽ là rào cản, làm cho tổ chức đi theo lối mòn, không đảm bảo chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư trong thời đại hiện nay. Vì vậy, đổi mới tư duy, phương thức quản lý của người đứng đầu tổ chức trong việc thực hiện công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng vì tổ chức, đơn vị chỉ có thể thay đổi khi người đứng đầu là người tiên phong thay đổi để phát triển tổ chức, cơ quan.
Thứ hai, Cải tiến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ Việc xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay là một trong những nội dung có tính chất cải tiến mạnh mẽ đến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực đặc biệt là công tác văn thư. Do đó, Cuộc Cách mạng khoa học công nghệ này đòi hỏi công tác văn thư phải thay đổi cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ từ phương thức truyền thống sang áp dụng thành tựu khoa học công nghệ trong quản lý và thực hiện công việc như thay vì soạn thảo và ban hành văn bản giấy thì cơ quan, tổ chức chuyển sang dùng văn bản, tài liệu điện tử; chỉ đạo, điều hành, theo dõi, quản lý văn bản trên môi trường mạng bằng phần mềm quản lý văn bản; thực hiện ký số trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Việc cải tiến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ trong công tác văn thư giúp cho đội ngũ CC, văn thư cơ quan thực hiện công việc nhanh chóng góp phần tăng hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, diện tích lưu trữ, dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu, nâng cao hiệu quả thực hiện công việc. Vì vậy, chúng ta cần phải chú trọng cải tiến cách thức tổ chức, thực hiện quy trình nghiệp vụ công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
11 Thứ ba, Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công việc đặc biệt là công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng trong việc thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư. Cơ sở vật chất, trang thiết bị là công cụ để CC, văn thư cơ quan sử dụng để xử lý công việc hàng giờ, hàng ngày. Công cụ càng tiên tiến, hiện đại thì tốc độ xử lý công việc càng nhanh, tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc được mang lại càng lớn. Ngược lại, cơ sở vật chất, trang thiết bị không đủ hoặc không đảm bảo để thực hiện công việc thì năng suất làm việc không cao, tốc độ xử lý chậm, không đạt hiệu quả công việc.
Vì vậy, chú trọng đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công việc là một trong những nội dung quan trọng trong việc thực hiện hoạt động hiện đại hóa công tác văn thư trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4. Thứ tư, Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư Khái niệm Công nghệ Thông tin được quy định tại Khoản 1, Điều 4 Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006 quy định: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông số”. Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là quá trình xử lý kỹ thuật tự động hóa các công việc sau: xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý con dấu, công tác quản lý và tìm tài liệu lưu trữ. Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý HCNN nói chung và đặc biệt là công tác văn thư nói riêng mang lại những ý nghĩa sau: Một là, Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là giải pháp tối ưu cho công tác điều hành tác nghiệp, quản lý công văn.
Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư nhằm giúp các cơ quan, đơn vị có thể soạn thảo, nhận và gửi văn bản một cách dễ dàng, nhanh chóng nhằm tăng hiệu suất công việc trong các hoạt động quản lý hồ sơ, văn bản của mình. Thêm vào 12 đó, tạo một môi trường làm việc thống nhất, minh bạch tạo điều kiện cho các cơ quan, đơn vị giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn. Hai là, Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư – công cụ hiện đại tăng cường năng lực phục vụ công dân và tổ chức cho các cơ quan hành chính nhà nước. - Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư góp phần hỗ trợ CC, văn thư cơ quan trong quá trình xử lý công việc nhằm nâng cao năng suất, giảm khối lượng công việc thủ công, cung cấp thông tin chính xác kịp thời, bất cứ lúc nào.
- Ngoài ra, hệ thống giúp tạo điều kiện cho lãnh đạo các đơn vị quản lý và giám sát tình hình xử lý hồ sơ của đơn vị, của từng phòng ban chuyên môn và của từng cán bộ nhân viên thuộc đơn vị. Qua đó có thể đưa ra các quyết định hợp lý và kịp thời nhằm phục vụ tốt hơn cho người dân. - Vì thế, ứng dụng CNTT vào công tác văn thư là một trong những nội dung cần thiết trong việc hiện đại hóa công tác văn thư hiện nay.