Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hệ thống tổ chức của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập, bộ máy văn phòng giữ vai trò là trung tâm quản lý, điều hành và là bộ phận trợ giúp trực tiếp cho công tác lãnh đạo. Hoạt động tham mưu và tổng hợp tồn tại như một tất yếu khách quan, quyết định trực tiếp đến chất lượng ban hành quyết định quản lý cũng như hiệu suất vận hành của toàn bộ cơ quan. Trước yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục đào tạo, công tác tham mưu, tổng hợp tại các cơ sở giáo dục đào tạo địa phương bộc lộ những hạn chế nhất định về tính đồng bộ, phương pháp xử lý thông tin và sự chuyên nghiệp hóa của đội ngũ cán bộ. Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Hồng Thu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tập trung khảo sát, phân tích toàn diện hoạt động này tại Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định gồm ba nội dung:

  1. Tìm hiểu cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng.
  2. Làm rõ thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định, chỉ ra những mặt đạt được, các hạn chế và nguyên nhân tồn tại trong giai đoạn khảo sát.
  3. Đánh giá và đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp nhằm phục vụ tốt sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhà trường.

Nhiệm vụ nghiên cứu được phân định thành hai trọng tâm:

  1. Đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.
  2. Xây dựng giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp tại đơn vị trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tham mưu, tổng hợp của văn phòng.
  • Phạm vi không gian: Phòng Hành chính - Tổng hợp Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định.
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát thực tế số liệu và nghiệp vụ trong khoảng thời gian từ năm 2010 đến tháng 7 năm 2017 (tập trung phân tích sâu số liệu thống kê văn bản từ năm 2014 đến năm 2016).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài dựa trên việc hệ thống hóa các khái niệm chuyên ngành Quản trị văn phòng và Hành chính học. Khái niệm "văn phòng" được tiếp cận đa chiều từ ba phương diện: phương diện tổ chức (bộ phận cấu thành cơ cấu cơ quan), phương diện chức năng (bộ phận thực hiện tham mưu, tổng hợp trợ giúp lãnh đạo) và phương diện tính chất (đầu mối thu thập, xử lý thông tin và bảo đảm hậu cần). Khái niệm "tham mưu" được xác định là việc hiến kế, đề xuất ý tưởng, phương án tối ưu có cơ sở khoa học để phục vụ công tác điều hành; trong khi "tổng hợp" là việc xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, yếu tố riêng rẽ thành chỉnh thể thống nhất. Khóa luận khẳng định mối quan hệ biện chứng hữu cơ: "Tham mưu ở dạng tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu". Hoạt động tham mưu phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc: bảo đảm tính hợp pháp, bám sát thực tiễn khách quan, trung thực, kịp thời, đầy đủ thông tin và đề cao trách nhiệm cá nhân của người thừa hành.

Khóa luận vận dụng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật nhà nước làm căn cứ chuẩn hóa nghiệp vụ:

  • Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
  • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
  • Công văn số 139/VTLT Nhà nước-TTTH hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
  • Tiêu chuẩn quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008.
  • Luật Giáo dục (ban hành ngày 14/6/2005) và Luật Khoa học và Công nghệ.
  • Các quy định nội bộ do Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định ban hành: Quyết định số 162/QĐ-CĐSP ngày 12/11/2014 về quy định soạn thảo văn bản quản lý; Quyết định số 206/QĐ-CĐSP ngày 25/6/2015 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quyết định số 135/QĐ-CĐSP ngày 15/02/2012 ban hành Quy định chế độ họp.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai bao gồm:

  • Phương pháp tổng hợp lý luận và thu thập tài liệu có liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ văn phòng.
  • Phương pháp duy vật biện chứng nhằm xem xét, luận giải khách quan các mối quan hệ quản trị.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu văn bản để đối chiếu hệ thống thể chế hiện hành.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức nhằm thu thập dữ liệu định tính.
  • Phương pháp chọn vùng nghiên cứu tại địa bàn đơn vị khảo sát.
  • Phương pháp phân tích, đánh giá và so sánh thực tiễn hoạt động với quy định nhà nước.

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm dữ liệu thứ cấp trích xuất từ hệ thống sổ sách đăng ký văn bản, báo cáo tổng kết giai đoạn 2010–2017 của Phòng Hành chính - Tổng hợp và dữ liệu sơ cấp thu nhận qua khảo sát thăm dò ý kiến cán bộ, giảng viên trong nhà trường.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng

Chương 1 tập trung xây dựng cơ sở lý luận cho hoạt động tham mưu, tổng hợp trong cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp. Văn phòng được định vị là bộ máy điều hành tổng hợp, nơi thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động chung. Chủ thể làm công tác tham mưu phải đáp ứng hai tiêu chuẩn then chốt: đủ kiến thức chuyên môn và đủ phẩm chất trung thực. Hoạt động tham mưu của văn phòng mang tính chất tổng hợp liên ngành, khác biệt với tính chuyên sâu theo lĩnh vực của các phòng ban nghiệp vụ khác.

Chương này cũng phân loại và xác lập nội dung công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng trên 7 mảng hoạt động cơ bản:

  1. Tham mưu, tổng hợp trong công tác tổ chức và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.
  2. Tham mưu, tổng hợp trong công tác hành chính (xây dựng chương trình công tác, văn thư - lưu trữ, ban hành quy chế, tổ chức hội họp).
  3. Tham mưu, tổng hợp trong công tác pháp chế (tuyên truyền pháp luật, rà soát và thẩm định văn bản nội bộ).
  4. Tham mưu, tổng hợp trong công tác thi đua, khen thưởng.
  5. Tham mưu, tổng hợp trong công tác hậu cần (y tế, bảo vệ, an ninh trật tự, ứng dụng công nghệ thông tin).
  6. Tham mưu, tổng hợp thông tin quản lý.
  7. Tham mưu, tổng hợp trong công tác đối ngoại.

Chương 2: Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

Chương 2 mô tả chi tiết tiến trình lịch sử của Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định: thành lập năm 1969 với tiền thân là Trường Sư phạm cấp II Nam Hà; qua các mốc sáp nhập thành lập Trường CĐSP Hà Nam Ninh (1978 tại Liên Bảo, Vụ Bản); chuyển về 813 Trường Chinh, thành phố Nam Định năm 1990; tách tỉnh đổi tên thành CĐSP Nam Hà (1992); sáp nhập Trường Cán bộ quản lý giáo dục Nam Hà (1994) và chính thức mang tên Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định từ năm 1997. Phòng Hành chính - Tổng hợp thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng về hành chính, lễ nghi khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính, thi đua khen thưởng, pháp chế và thông tin tổng hợp.

Về tổ chức bộ máy và nhân sự, tính đến tháng 7 năm 2017, Phòng Hành chính - Tổng hợp có 15 cán bộ, viên chức. Cơ cấu nhân sự theo trình độ đào tạo được thống kê cụ thể như sau:

STT Trình độ đào tạo Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
1 Thạc sĩ 2 13,33
2 Đại học và Cao đẳng 4 26,66
3 Trung cấp 1 6,66
4 Lao động khác 9 53,33
Tổng Toàn phòng 15 100,0

Cơ cấu theo giới tính ghi nhận lao động nam chiếm 2/3 và lao động nữ chiếm 1/3 tổng số nhân sự. Về độ tuổi, phần lớn cán bộ có thâm niên công tác lâu năm, tập trung trong độ tuổi từ 30 đến 45 tuổi, chỉ có 1 nhân sự trên 50 tuổi. Trường đặt mục tiêu đến năm 2020 hoàn thành khung chương trình cho 100% vị trí việc làm được xác định.

Về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác: Quy trình lập lịch được thực hiện định kỳ và có mốc thời gian rõ ràng: chương trình năm sau ban hành từ tháng 10 năm trước; chương trình quý sau ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước; chương trình tháng sau ban hành từ ngày 25 của tháng trước; lịch công tác tuần sau phát hành vào thứ Sáu tuần trước. Khảo sát ý kiến trong nhà trường ghi nhận: 73,2% đánh giá chất lượng tham mưu xây dựng chương trình ở mức "tốt"; 22,5% mức "khá"; 1,9% mức "trung bình" và 0,3% mức "kém". Tuy nhiên, văn bản cũng chỉ rõ việc lập kế hoạch đôi khi còn khô cứng, máy móc, theo khuôn mẫu và chưa bao quát hết đặc thù từng khoa, phòng.

Về việc xây dựng quy chế, nội quy: Phòng đã tham mưu ban hành Quy chế văn hóa công sở, Nội quy trường học, Nội quy phòng cháy chữa cháy, Nội quy sử dụng xe công, Nội quy lớp học, Nội quy sử dụng trang thiết bị theo quy trình 5 bước chặt chẽ (Thu thập thông tin; Xử lý thông tin - dự thảo; Lấy ý kiến; Hoàn thiện trình ký; Tổ chức thực hiện và giám sát).

Về công tác văn thư: Nhà trường áp dụng mô hình tổ chức văn thư tập trung. Phòng có 2 cán bộ văn thư chuyên trách; 1 cán bộ văn thư được giao quản lý và sử dụng con dấu (con dấu được bảo quản trong tủ có khóa). Giai đoạn 2010 - 2017, Phòng đã trực tiếp và phối hợp tham mưu ban hành gần 30.000 văn bản. Số liệu thống kê các thể loại văn bản ban hành trong 3 năm (2014, 2015, 2016) được tổng hợp trong bảng sau:

STT Tên loại văn bản Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Tổng 3 năm
1 Quyết định 2.411 2.226 2.678 7.315
2 Công văn 2.832 2.892 2.423 8.147
3 Hợp đồng 67 110 125 302
4 Tờ trình 86 89 95 270
5 Báo cáo 90 54 80 224
6 Thông báo 431 357 423 1.211
7 Giấy mời 80 42 41 163
8 Giấy giới thiệu 241 35 24 300
9 Giấy ủy quyền 30 28 38 96
Tổng Tất cả các loại 6.001 5.833 5.927 17.761

Về công tác lưu trữ: Kho lưu trữ có diện tích khoảng 50m2 tại tầng 4 khu nhà Hiệu bộ, trang bị hơn 100 mét giá cùng tủ đựng hồ sơ. Kho đang lưu trữ 1.560 bức ảnh hoạt động (trong đó 967 bức ảnh đã được phân loại, sắp xếp), 140 băng ghi âm và 15 băng ghi hình. Hồ sơ hiện hành lưu tại văn thư 1 năm trong tủ sắt có khóa, sau 5 năm chuyển giao nộp lưu vào kho lưu trữ của trường. Cơ sở vật chất kho lưu trữ còn thiếu giá kệ đạt chuẩn, tài liệu chủ yếu bó gói để trong tủ lớn, việc phân loại còn dựa vào tính chủ quan của cán bộ.

Về công tác pháp chế, hội họp và xử trị thông tin: Việc thu thập thông tin tham mưu thực hiện qua 4 kênh (hội họp, gặp gỡ trực tiếp, văn bản và công nghệ thông tin). Chế độ hội họp được thực hiện theo Quyết định số 135/QĐ-CĐSP. Tuy nhiên, trường chưa có bộ phận pháp chế chuyên trách mà chỉ có 1 cán bộ tại Phòng Hành chính - Tổng hợp kiêm nhiệm.

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng tại trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định

Chương 3 tổng hợp nhận xét, đánh giá về những ưu điểm và hạn chế nảy sinh từ thực tiễn khảo sát, đồng thời đề xuất 4 nhóm giải pháp cụ thể:

  1. Xây dựng và hoàn thiện đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp: Tăng cường bồi dưỡng kỹ năng hành chính, nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, kỹ năng sư phạm và đạo đức công vụ; gắn tiêu chuẩn chuyên môn với khung danh mục vị trí việc làm.
  2. Hiện đại hóa văn phòng trong công tác tham mưu, tổng hợp: Cải thiện cơ sở vật chất, trang bị giá kệ chuyên dụng và phương tiện kỹ thuật bảo quản hồ sơ lưu trữ đạt chuẩn, khắc phục tình trạng bó gói tài liệu thủ công.
  3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tham mưu, tổng hợp: Khai thác hiệu quả mạng nội bộ, quản trị và giải quyết văn bản đi/đến trên môi trường mạng theo tinh thần Công văn số 139/VTLT Nhà nước-TTTH, hướng tới giảm thiểu văn bản giấy.
  4. Ban hành văn bản quy định về công tác tham mưu, tổng hợp: Chuẩn hóa, thể chế hóa các quy trình tham mưu, thu thập và báo cáo số liệu giữa các đơn vị trực thuộc với Văn phòng trường nhằm tạo cơ chế phối hợp thông suốt.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về quản trị văn phòng gắn liền với đặc thù của một đơn vị sự nghiệp đào tạo sư phạm cấp tỉnh. Về mặt thực tiễn, công trình đã lượng hóa được quy mô hoạt động xử lý văn bản (17.761 văn bản ban hành trong giai đoạn 2014–2016), phản ánh thực trạng phân bổ nguồn nhân lực (15 cán bộ, trong đó tỷ lệ lao động trình độ thạc sĩ đạt 13,33%, đại học/cao đẳng đạt 26,66%) và hiện trạng khối lượng tài liệu lịch sử lưu trữ (1.560 ảnh, 140 băng ghi âm, 15 băng ghi hình).

Tác giả đã đề xuất hệ thống giải pháp gắn với việc áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 và định hướng hoàn thành khung danh mục 100% vị trí việc làm của nhà trường vào năm 2020. Nghiên cứu cung cấp luận cứ khoa học để lãnh đạo Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định xem xét xây dựng các đề án kiện toàn tổ chức, cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ viên chức văn phòng, đồng thời là công trình chuyên khảo đầu tiên nghiên cứu toàn diện về công tác tham mưu, tổng hợp tại đơn vị này.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận bộc lộ một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu thực địa và điều kiện thực hiện của sinh viên:

  • Khảo sát thực tế phản ánh tình trạng cơ sở vật chất kho lưu trữ chưa đồng bộ, chưa có hệ thống giá kệ chuyên dùng và việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng chưa được xử lý triệt để do thiếu kinh phí và nhân lực chuyên trách.
  • Công tác pháp chế chưa hình thành được bộ phận độc lập, chỉ do 1 cán bộ kiêm nhiệm nên các đánh giá về tính chuyên sâu của hoạt động pháp chế chưa thực sự toàn diện.
  • Phương pháp lập chương trình công tác được tác giả chỉ ra là còn mang tính khuôn mẫu, thời gian tổng hợp ý kiến từ các phòng khoa còn kéo dài.

Hướng mở nghiên cứu tiếp theo bao gồm: đánh giá hiệu quả triển khai khung vị trí việc làm sau mốc năm 2020; nghiên cứu giải pháp số hóa toàn diện kho tài liệu lưu trữ lịch sử đa phương tiện; và thiết kế mô hình văn phòng điện tử tích hợp quản trị quy trình công việc theo chuẩn ISO đối với các trường cao đẳng sư phạm trong bối cảnh sáp nhập, tái cơ cấu hệ thống giáo dục đại học, cao đẳng.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ và Quản lý hành chính công khi nghiên cứu về nghiệp vụ tham mưu, tổng hợp tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục.
  • Cán bộ, lãnh đạo văn phòng tại các trường cao đẳng, đại học trong việc tham chiếu quy trình 5 bước xây dựng nội quy, quy chế nội bộ và mô hình tổ chức văn thư tập trung.
  • Các nghiên cứu học thuật liên quan đến việc thống kê, định lượng khối lượng văn bản hành chính và phương pháp quản lý kho lưu trữ đa phương tiện (băng âm, băng hình, ảnh tư liệu) tại cơ quan nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu trình độ của đội ngũ nhân sự Phòng Hành chính - Tổng hợp Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định tại thời điểm khảo sát như thế nào? Tính đến tháng 7 năm 2017, Phòng Hành chính - Tổng hợp có 15 cán bộ, viên chức; trong đó trình độ Thạc sĩ có 2 người (chiếm 13,33%), Đại học và Cao đẳng có 4 người (chiếm 26,66%), Trung cấp có 1 người (chiếm 6,66%) và Lao động khác có 9 người (chiếm 53,33%).

2. Số lượng văn bản do nhà trường ban hành trong 3 năm 2014, 2015, 2016 là bao nhiêu và loại văn bản nào chiếm số lượng lớn nhất? Tổng số văn bản ban hành trong 3 năm là 17.761 văn bản (năm 2014: 6.001; năm 2015: 5.833; năm 2016: 5.927). Hai loại văn bản chiếm số lượng lớn nhất là Công văn với 8.147 văn bản và Quyết định với 7.315 văn bản.

3. Khối lượng tài liệu lưu trữ phi văn bản tại kho lưu trữ của trường được ghi nhận gồm những gì? Kho lưu trữ của trường (diện tích khoảng 50m2 tại tầng 4 khu nhà Hiệu bộ) bảo quản 1.560 bức ảnh (trong đó 967 bức ảnh đã được phân loại, sắp xếp), 140 băng ghi âm và 15 băng ghi hình về các hoạt động của trường.

4. Khảo sát về chất lượng tham mưu xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của trường cho kết quả ra sao? Kết quả thăm dò ý kiến ghi nhận 73,2% số người được hỏi đánh giá ở mức "tốt", 22,5% đánh giá ở mức "khá", 1,9% đánh giá ở mức "trung bình" và 0,3% đánh giá ở mức "kém".

5. Công tác pháp chế tại Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định được bố trí nhân sự như thế nào? Tại thời điểm nghiên cứu, nhà trường chưa có bộ phận chuyên trách thực hiện công tác pháp chế, công tác này do 1 cán bộ tại Phòng Hành chính - Tổng hợp kiêm nhiệm thực hiện.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Hồng Thu đã hoàn thành việc mô tả và phân tích thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính - Tổng hợp Trường Cao đẳng Sư phạm Nam Định trong giai đoạn 2010–2017. Các dữ liệu định lượng về cơ cấu nhân sự, văn bản hành chính và hiện trạng kho lưu trữ phản ánh trung thực đặc điểm vận hành của một trường cao đẳng sư phạm công lập địa phương. Hệ thống giải pháp được đề xuất tập trung vào chuẩn hóa nhân lực theo vị trí việc làm, hiện đại hóa hạ tầng văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin và hoàn thiện thể chế nội bộ. Đây là tài liệu nghiệp vụ có giá trị tham khảo thực tiễn cho công tác quản trị hành chính văn phòng trong khối các đơn vị sự nghiệp giáo dục.