Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm Văn phòng Ngày nay, hoạt động VP hiện diện trong bất cứ các bộ phận phòng, ban chứ không phải chỉ ở mỗi phòng hành chính quản trị. Các cơ quan đều có các phòng ban khác nhau và mỗi bộ phận đó sẽ có công việc hành chính.
Hơn thế, bất cứ cấp quản trị nào, trừ công nhân trực tiếp sản xuất đều phải làm công tác VP và phải làm sao cho hiệu quả. Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đều phải được lập kế hoạch từ trước và phải có cách thức thực hiện phù hợp, đạt kết quả tối ưu. Công tác VP tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không tìm hiểu rõ trong quá trình làm việc có thể dẫn đến sai sót và làm ảnh hưởng đến cơ quan, tổ chức. Ở mỗi góc độ khác nhau, VP được hiểu theo từng nghĩa nhất định.
Tuy nhiên, cho đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa có khái niệm chung nhất về VP. Tác giả Lê Tân, trong Từ điển Tiếng Việt: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn hành chính trong một cơ quan” [27;847] Cũng có góc nhìn tương tự với tác giả Lê Tân, tác giả Hoàng Phê trong từ điển Tiếng Việt định nghĩa “”VP là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến giấy tờ, VB, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành chính của một cơ quan” [24;1022] Cũng trong Từ điển Tiếng Việt, tác giả Hoàng Phê có giải thích thêm, “Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng. Thời Trung Cổ (1000-1300) 6 Luan van văn phòng đã được manh nha hình thành và là nơi mà hầu hết các lá thư của triều đình, các văn bản luật pháp đã được sao chép và lưu giữ” [24;1023]. Mặc dù các quan điểm trên đưa ra là đúng, tuy nhiên chưa phản ánh được một cách đầy đủ về VP.
VP được hiểu theo 2 nghĩa cơ bản dưới đây: -Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp tham mưu, trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. -Nghĩa hẹp: VP là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi diễn ra hoạt động đối nội, đối nội của cơ quan, đơn vị đó. Cụ thể hơn, đây là nơi làm việc của những người có chức vụ, tầm cỡ nghị sĩ, tổng thống, giám đốc. Theo góc độ này, VP được tiếp cận từ 3 phương diện: Tổ chức, chức năng và tính chất: Phương diện tổ chức: VP là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của cơ quan.
Phương diện chức năng: VP có chức năng tham mưu, tổng hợp để phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo. Phương diện tính chất: Thông qua thực hiện các nhiệm vụ, VP tiến hành thu tập, cung cấp thông tin (chủ yếu từ các VB) để phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo. Căn cứ vào chức năng, quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động VP ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ và phạm vi. Đối với các cơ quan, tổ chức lớn, chức năng và nhiệm vụ của Vp càng được nâng cao; với các cơ quan có quy mô nhỏ, bộ máy VP sẽ được thiết kế gọn nhẹ để kiêm nhiệm thêm một số chức năng khác như nhân sự, kế toán.
Tóm lại, “Văn phòng là bộ máy, tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là đầu mối thông tin để trợ giúp, phục vụ cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành; là bộ phận đảm nhiệm chức năng hậu cần, cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động chung của toàn cơ quan” 7 Luan van 1. Tham mưu, tổng hợp Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất. Cá nhân làm tham mưu ngày xưa gọi là các quân sư, các mưu sĩ, là những người hiến kế cho nhà vua, cho thủ lĩnh; trong trận mạc, đề ra các kế hoạch tấn công tác chiến. Trong quản trị, tham mưu được hiểu là đưa ra những ý kiến, đóng góp mang tính quyết định để giúp cho các nhà quản trị cấp cao có thể đưa ra những quyết định phù hợp nhất.
Có nhiều quan điểm đồng nhất nghĩa của tham mưu, tư vấn. Tuy nhiên, quan điểm này là không đúng. Theo Đại từ điển Tiếng Việt,”Tham mưu là góp ý kiến, giúp người chỉ huy đặt tổ chức thức hiện kế hoạch quân sự”; “Tham mưu là góp ý kiến về chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một người hay một tổ chức” [30; 593]. Theo từ điển thông dụng của trung tâm Từ điển học, “Tư vấn là góp ý kiến về những vấn đề được hỏi đến nhưng không có quyền quyết định”.
Rõ ràng, giữa tham mưu và tư vấn có sự khác biệt về tính chất và mức độ quan trọng. Trong lịch sử, tham mưu được dùng phổ biến trong lĩnh vực quân sự với vai trò nổi bật là đưa ra những mưu kế, sách lược nhằm giúp lãnh đạo, chỉ huy có thông tin làm cơ sở cho những quyết định để giải quyết vấn đề nào đó. Ngày càng có nhiều quan điểm về tham mưu trong đời sống xã hội. Đặc biệt, trong công tác VP tham mưu trở thành một trong những chức năng quan trọng và cơ bản nhất giúp lãnh đạo tổ chức, điều hành và làm tốt vai trò lãnh đạo.
8 Luan van Như vậy “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”. Trong hoạt động của VP, muốn công việc đạt hiệu quả cao cần có sự tổng hợp và phân tích thông tin, công việc một cách đầy đủ và chính xác. Theo Từ điển Tiếng Việt “ Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể”[26; 721]. Tổng hợp được thực hiện ở nhiều lĩnh vực, như tổng hợp thông tin, tổng hợp số liệu.Để tổng hợp được cần có nhiều nguồn để có thể có được kết quả chính xác và đầy đủ nhất.
Văn Tất Thu “Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể” [28;125]. Theo quan điểm này, tổng hợp được hiểu là sự thống kê, xâu chuỗi những yếu tố có liên quan đến nhau nhưng lại đang tách rời thành một chỉnh thể thống nhất. Như vậy, “Tổng hợp là sự tổ hợp, xâu chuỗi các hiện tượng, yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể thống nhất, có thể bổ trợ cho nhau để hoàn thành mục tiêu chung” 1. Công tác tham mưu, tổng hợp Theo từ điển Hán Việt của nhóm tác giả Quốc Khánh, Ngọc Thái “công tác được định nghĩa là công việc của nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Công tác là làm việc ở một nơi khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời gian nhất định; Công tác là làm việc nhà nước, đoàn thể giao cho”.
[22;96] Công tác trong hoạt động hành chính được hiểu là toàn bộ hệ thống các công việc cần thực hiện một cách khoa học, theo quy trình cụ thể để thực hiện một nghiệp vụ, một nội dung có tính chất quan trọng như công tác Văn thư- Lưu trữ, Công tác Thi đua-khen thưởng, công tác lễ tân. 9 Luan van Công tác tham mưu là tổng hợp các công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, nội dung, công việc nhất việc, yêu cầu đã được xác định. Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp chung bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định. Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh đạo, quản lý và điều hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước.
Cố nhà nghiên cứu Trần Bạch Đằng đã từng nói “Cuối cùng rồi có thể có những tham mưu đúng nghĩa như Gia Cát Lượng làm quân sư cho Lưu Bị và có những tham mưu đặc sệt “Thầy dùi kiểu Bàng Hồng”. Nhưng cân nhắc và đưa ra quyết định cuối cùng là người lãnh đạo. Nói cho cùng, không thể không có tham mưu; tuy nhiên cần chọn lọc tham mưu theo hai tiêu chuẩn: đủ kiến thức, đủ trung thực. Trong hoạch định chủ trương, đường lối của Đảng, thể chế, chế độ chính sách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước và giải quyết các vấn đề quốc gia đại sự đều cần có sự tham mưu, hiến kế của các nhà lãnh đạo quản lý, các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học, đặc biệt là sự tham mưu hiến kế của người thầy vĩ đại là nhân dân.
Văn phòng các cơ quan, tổ chức có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình 10 Luan van thường. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng còn thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan.