Tổng quan nghiên cứu

Trong tiến trình đổi mới nền hành chính nhà nước, văn phòng cấp huyện giữ vai trò huyết mạch kết nối toàn bộ hoạt động chỉ đạo, điều hành của chính quyền cơ sở. Tại huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình, Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) đảm nhiệm chức năng tham mưu chiến lược, phục vụ công tác quản lý trên địa bàn gồm 35 đơn vị hành chính cấp xã với quy mô dân số trên 250.000 người. Giai đoạn 2015-2019, cơ quan này xử lý trung bình hơn 2.500 văn bản đi, đến mỗi năm và tiếp nhận hơn 4.000 hồ sơ thủ tục hành chính, đóng góp trực tiếp vào sự ổn định kinh tế - xã hội địa phương.

Tuy nhiên, thực tế vận hành giai đoạn 2015-2019 ghi nhận nhiều hạn chế trong công tác tham mưu tổng hợp. Tỷ lệ giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trễ hạn trong các lĩnh vực đất đai và bảo trợ xã hội vẫn dao động ở mức 6,5% đến 11,8%. Công tác thẩm định văn bản hành chính còn tồn tại sai sót về thể thức với tỷ lệ khoảng 7,2% vào năm 2015. Bên cạnh đó, việc theo dõi đơn thư khiếu nại, tố cáo và ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo, điều hành chưa đạt hiệu quả tối ưu.

Nghiên cứu xác định mục tiêu đánh giá toàn diện thực trạng công tác tham mưu tổng hợp tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Hưng Hà từ năm 2015 đến năm 2019. Luận văn đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp nâng cao chất lượng tham mưu trong giai đoạn tiếp theo. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua mục tiêu nâng tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn lên trên 98,5%, giảm 100% lỗi kỹ thuật văn bản và cải thiện rõ rệt chỉ số cải cách hành chính của huyện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết Quản trị công mới (New Public Management) với trọng tâm là tinh gọn bộ máy, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao mức độ hài lòng của người dân đối với dịch vụ công. Đồng thời, tác giả kết hợp lý thuyết ra quyết định quản trị của Herbert Simon để phân tích chu trình xử lý thông tin đầu vào, giúp người đứng đầu cơ quan đưa ra quyết định hành chính chính xác và kịp thời.

Khung lý thuyết chuẩn hóa 4 khái niệm nền tảng: văn phòng cơ quan hành chính nhà nước; công tác tham mưu tổng hợp; cơ chế một cửa, một cửa liên thông; thẩm định văn bản quản lý nhà nước theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015. Mô hình nghiên cứu phân tích sự tác động qua lại giữa môi trường thể chế bên ngoài (hệ thống pháp luật, trình độ công nghệ) và các yếu tố nội tại (cơ cấu tổ chức, phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn của đội ngũ công chức).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu khai thác nguồn dữ liệu thứ cấp gồm các báo cáo định kỳ giai đoạn 2015-2019 của UBND huyện Hưng Hà, dữ liệu lưu trữ từ 15.200 hồ sơ thủ tục hành chính và hơn 12.000 văn bản ban hành. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế với cỡ mẫu gồm 65 cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND & UBND và các phòng chuyên môn trực thuộc (Phòng Nội vụ, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tư pháp, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội).

Tác giả lựa chọn phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích (purposive sampling) nhằm tiếp cận đúng các nhân sự trực tiếp tham gia quy trình soạn thảo văn bản, tiếp dân và xử lý hồ sơ hành chính. Luận văn thực hiện phỏng vấn sâu 12 cán bộ lãnh đạo và chuyên viên tổng hợp. Việc kết hợp phân tích định tính (nghiên cứu tài liệu thể chế) và định lượng (thống kê mô tả số liệu hồ sơ, tỷ lệ phần trăm sai sót) giúp phản ánh đa chiều từ quy định pháp lý đến hiệu suất thực thi thực tế.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, trong cơ chế một cửa, số lượng hồ sơ tiếp nhận tại huyện Hưng Hà tăng liên tục từ 2.850 hồ sơ năm 2016 lên 4.312 hồ sơ năm 2019 (tăng 51,3%). Tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn bình quân đạt 93,5%. Tuy nhiên, sự phân hóa giữa các lĩnh vực rất rõ rệt: lĩnh vực tư pháp, hộ tịch đạt 99,1% đúng hạn, trong khi lĩnh vực đất đai chỉ đạt 88,2%, dẫn đến tỷ lệ chậm muộn chiếm tới 11,8%.

Thứ hai, trong công tác tham mưu ban hành văn bản, UBND huyện đã ban hành tổng cộng hơn 12.800 văn bản giai đoạn 2015-2019, trung bình đạt 2.400 đến 2.700 văn bản mỗi năm. Nhờ tăng cường kiểm soát kỹ thuật, tỷ lệ văn bản có sai sót về thể thức, căn cứ pháp lý đã giảm mạnh từ 7,2% năm 2015 xuống còn 3,4% năm 2019.

Thứ ba, công tác tiếp công dân ghi nhận trung bình 195 lượt tiếp dân mỗi năm với hơn 250 đơn thư khiếu nại, phản ánh. Tỷ lệ đơn thư được phân loại và chuyển xử lý đúng thẩm quyền đạt 96,8%, nhưng tỷ lệ giải quyết dứt điểm các vụ việc phức tạp đúng thời hạn luật định chỉ đạt 89,6%.

Thứ tư, về nguồn nhân lực và công nghệ, 100% công chức văn phòng có trình độ đại học trở lên, trong đó trên 15% đạt trình độ thạc sĩ. Dù vậy, tỷ lệ cán bộ sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn bản và ký số điện tử trong giai đoạn khảo sát chỉ đạt khoảng 42,5%.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế bắt nguồn từ việc khối lượng hồ sơ tăng bình quân 15% mỗi năm trong bối cảnh địa phương thực hiện tinh giản biên chế theo Nghị quyết số 39-NQ/TW. Quy chế phối hợp liên ngành giữa Văn phòng với các cơ quan chuyên môn như Phòng Tài nguyên và Môi trường còn lỏng lẻo, thiếu chế tài xử lý trách nhiệm cá nhân đối với các khâu thẩm định chậm trễ.

Kết quả nghiên cứu này tương đồng với các công trình nghiên cứu quản trị hành chính của Lưu Kiếm Thanh (2009) và Đinh Thị Tuyết Ngân (2017) khi chỉ ra điểm nghẽn lớn nhất trong quản lý công nằm ở khâu luân chuyển thông tin liên phòng ban. Toàn bộ chuỗi số liệu được thể hiện trực quan qua Bảng tổng hợp hồ sơ thủ tục hành chính giai đoạn 2016-2019 và biểu đồ so sánh tỷ lệ giải quyết đúng hạn giữa các lĩnh vực, giúp lãnh đạo địa phương định vị rõ nét các nút thắt cần tháo gỡ.

Đề xuất và khuyến nghị

Một là, tái cấu trúc quy trình tham mưu và hoàn thiện quy chế phối hợp công tác. Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện Hưng Hà cần ban hành quy chế làm việc mới, phân định rõ trách nhiệm thẩm định giữa chuyên viên văn phòng và chuyên viên phòng nghiệp vụ. Mục tiêu nâng tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn lên trên 98,5% và cắt giảm 20% thời gian luân chuyển văn bản nội bộ từ năm 2021.

Hai là, hiện đại hóa hạ tầng công nghệ và đẩy mạnh văn phòng điện tử không giấy tờ. Văn phòng HĐND & UBND huyện chủ trì triển khai xử lý 100% hồ sơ công việc trên môi trường mạng, áp dụng chữ ký số chuyên dùng đạt tỷ lệ 100% đối với tất cả các văn bản phát hành, hoàn thành tích hợp cổng dịch vụ công trực tuyến trong năm 2022.

Ba là, đổi mới công tác đào tạo và áp dụng chỉ số đánh giá hiệu suất (KPI) cho đội ngũ công chức tham mưu. UBND huyện chỉ đạo Phòng Nội vụ phối hợp cùng Văn phòng tổ chức các lớp bồi dưỡng kỹ năng thẩm định văn bản quy phạm pháp luật và phân tích dữ liệu cho 100% cán bộ, chuyên viên, thực hiện đánh giá hiệu quả công việc định kỳ hàng tháng từ quý I năm 2021.

Bốn là, chuẩn hóa quy trình tiếp công dân và giám sát xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo. Ban Tiếp công dân trực thuộc Văn phòng cần đưa vào vận hành phần mềm theo dõi tiến độ giải quyết đơn thư có tính năng cảnh báo tự động khi sắp hết hạn, phấn đấu nâng tỷ lệ giải quyết dứt điểm các vụ việc lên trên 95% trước năm 2023.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất là lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND các huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh. Luận văn cung cấp mô hình tham chiếu chuẩn hóa về quy trình thẩm định văn bản hành chính, quản trị bộ phận một cửa và kỹ năng xây dựng báo cáo tổng hợp phục vụ công tác điều hành.

Nhóm thứ hai là các nhà quản lý thuộc ngành Nội vụ và Cải cách hành chính cấp tỉnh, cấp huyện. Công trình mang đến hệ thống dữ liệu thực nghiệm giá trị phục vụ việc xây dựng đề án vị trí việc làm, sắp xếp tổ chức bộ máy tinh gọn và xây dựng quy chế văn hóa công sở hiệu quả.

Nhóm thứ ba là giảng viên, học viên cao học và sinh viên các chuyên ngành Quản lý công, Hành chính học, Luật Hành chính. Luận văn là tài liệu học thuật tiêu biểu về việc ứng dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp định tính - định lượng để giải quyết bài toán quản trị nhà nước tại cơ sở.

Nhóm thứ tư là các chuyên gia tư vấn chuyển đổi số và phát triển phần mềm chính quyền điện tử. Nghiên cứu chỉ ra những yêu cầu nghiệp vụ thực tế về số hóa quy trình liên thông, kiểm soát tiến độ hồ sơ và yêu cầu bảo mật thông tin trong cơ quan nhà nước.

Câu hỏi thường gặp

Chức năng tham mưu tổng hợp khác gì so với chức năng hậu cần của Văn phòng HĐND & UBND? Chức năng tham mưu tổng hợp tập trung vào việc thu thập, phân tích thông tin, thẩm định tính hợp pháp của văn bản và đề xuất phương án xử lý công việc cho lãnh đạo. Trong khi đó, chức năng hậu cần đảm bảo cơ sở vật chất, tài chính, trang thiết bị kỹ thuật, lễ tân và khánh tiết phục vụ hoạt động thường xuyên của cơ quan.

Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng chậm giải quyết hồ sơ đất đai tại huyện Hưng Hà giai đoạn 2016-2019 là gì? Tình trạng chậm trễ chủ yếu xuất phát từ nguồn gốc đất đai phức tạp qua nhiều thời kỳ, sự phối hợp thiếu đồng bộ giữa Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai với các xã, thị trấn, cùng với việc chưa có phần mềm theo dõi liên thông cảnh báo thời hạn giải quyết giữa các cơ quan liên quan.

Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu trong luận văn được thiết kế như thế nào? Nghiên cứu khảo sát 65 cán bộ, công chức đang công tác tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Hưng Hà và các phòng chuyên môn trực thuộc theo phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích, kết hợp phỏng vấn sâu 12 cán bộ quản lý nhằm đảm bảo tính xác thực của thông tin.

Văn bản pháp luật nào là cơ sở trực tiếp quy định chức năng của Văn phòng HĐND & UBND cấp huyện? Luận văn căn cứ vào Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Nghị định 37/2014/NĐ-CP và Nghị định 108/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, cùng Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.

Các giải pháp trong luận văn có thể nhân rộng sang các địa phương khác hay không? Các giải pháp về hoàn thiện quy chế phối hợp liên ngành, áp dụng khung đánh giá hiệu suất KPI và ứng dụng chữ ký số, văn phòng điện tử hoàn toàn có thể chuyển giao, áp dụng hiệu quả tại các văn phòng chính quyền cấp huyện trên cả nước.

Kết luận

  • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về vai trò trung tâm của công tác tham mưu tổng hợp trong việc hỗ trợ chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND cấp huyện.
  • Phản ánh trung thực bức tranh thực tiễn giai đoạn 2015-2019 tại huyện Hưng Hà với tỷ lệ giải quyết hồ sơ một cửa đạt 93,5% và xử lý hơn 12.800 văn bản hành chính các loại.
  • Nhận diện chính xác các hạn chế còn tồn đọng về tình trạng chậm trễ hồ sơ đất đai (11,8%) và tỷ lệ công chức sử dụng thành thạo hạ tầng số còn thấp (42,5%).
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ gắn liền với lộ trình triển khai từ năm 2021 đến năm 2025 nhằm đưa tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn đạt mốc trên 98,5%.
  • Khuyến khích các nhà quản trị công và cán bộ văn phòng cơ sở vận dụng ngay các giải pháp chuẩn hóa quy trình và chuyển đổi số để nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước tại địa phương.