Chương 1. Cơ sở lý luận về tham mưu tổng hợp của văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện Chương 2. Thực trạng công tác tham mưu tổng hợp tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình Chương 3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Hưng Hà, tỉnh Thái Bình 8 Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THAM MƢU TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.
Khái quát chung về văn phòng 1. Khái niệm Trên thực tế hiện nay, khái niệm văn phòng có thể được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, tuỳ theo cách tiếp cận khác nhau, có thể nêu ra một số quan điểm như sau: Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi đảm bảo công tác hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức [1, tr10]. Văn phòng được hiểu là nơi làm việc của lãnh đạo hoặc một người có chức vụ cao như Văn phòng Tổng thống, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Thủ tướng, Văn phòng Quốc hội; Văn phòng của cơ quan đoàn thể ở Trung ương. Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo.
Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì thành lập phòng hành chính. Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào, giúp việc tiếp nhận thông tin, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. Văn phòng trong các cơ quan nhà nước cũng được hiểu là đơn vị có nhiệm vụ giao tiếp, giải quyết công việc giữa cơ quan này và cơ quan khác, nơi có nhiệm vụ tiếp xúc với người dân, với khách quốc tế và khách trong nước đến để giao tiếp, làm việc, phục vụ cho nhiệm vụ chung của cơ quan nhà nước. 9 Như vậy, có nhiều quan niệm khác nhau, theo nghĩa chung nhất văn phòng được hiểu: là một bộ phận của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cạnh này, văn phòng được xem là một tổ chức hoàn chỉnh với chức năng, toàn cơ quan, tổ chức đó [1, tr.
Từ những phân tích trên có thể hiểu khái niệm văn phòng ở ba khía cạnh như sau: Thứ nhất, văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định quản lý. Với khía cạnh nhiệm vụ, con người cụ thể và những thiết chế cần thiết cho quá trình hoạt động của tổ chức. Thứ hai, văn phòng là một dạng hoạt động của tổ chức. Với khía cạnh này, văn phòng là một dạng hoạt động nghề nghiệp, thực hiện việc thu thập, xử lý thông tin, phụ trách công văn, giấy tờ cho tổ chức.
Thứ ba, văn phòng là nơi diễn ra mọi hoạt động của tổ chức. Với khía cạnh này, văn phòng bao gồm các điều kiện vật chất, trụ sở làm việc, con người để đảm bảo hoạt động của tổ chức. Từ những phân tích trên, có thể hiểu: Văn phòng là bộ phận giúp việc của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó [2, tr. Trong phạm vi luận văn này, tác giả sử dụng quan niệm trên để làm cơ sở nghiên cứu cho đề tài luận văn của mình.
Như vậy, có thể khẳng định văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, từ cơ quan nhà nước ở trung ương đến cơ quan nhà nước ở địa phương, các tổ chức chính trị, các tổ chức xã hội, các tổ chức 10 kinh tế… Tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng tổ chức mà văn phòng có tên gọi, hình thức tổ chức khác nhau như: Văn phòng được tổ chức như một bộ phận trong tổ chức (phòng/bộ phận hành chính tổng hợp), như một cơ quan chuyên môn (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Bộ, Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND huyện)… Dù có tên gọi hay cách thức tổ chức khác nhau nhưng văn phòng trong tổ chức vẫn tồn tại như một tất yếu, là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, tổ chức. Đó là bộ phận thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ cho lãnh đạo cơ quan đảm bảo công tác chỉ đạo, điều hành được tập trung, thống nhất, hoạt động của cơ quan diễn ra thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Chức năng, nhiệm vụ 1. Chức năng Chức năng được hiểu là công dụng chính yếu, cơ bản của một thực thể hay bộ phận này đối với các thực thể hay bộ phận khác.
Chức năng cũng được hiểu là những mặt, những phương diện hoạt động chủ yếu mà một bộ phận, cơ quan, tổ chức phải thực hiện để khẳng định sự tồn tại của mình. Chức năng của văn phòng là những phương diện hoạt động chuyên biệt của văn phòng, là sản phẩm của quá trình phân công lao động và chuyên môn hóa. Các chức năng của văn phòng được phân loại tùy thuộc vào mục đích nghiên cứu lý thuyết hoặc tùy thuộc vào điều kiện, đặc thù của cơ quan, đơn vị, tổ chức trong thực tiễn. Đây chính là ý nghĩa cơ bản nhất của việc tiến hành phân loại các nhóm chức năng của văn phòng.
Hiện nay, có khá nhiều cách phân loại, tuy nhiên có thể xem xét văn phòng với các chức năng cơ bản bao gồm: - Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu tổng hợp có thể hiểu là việc thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin và đưa ra những kiến nghị, những ý kiến đóng góp phục vụ cho sự 11 điều hành của lãnh đạo. Ngoài ra, công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng còn bao gồm hoạt động giám sát, đánh giá việc thi hành các kết luận, quyết định của cấp trên, kịp thời báo cáo và đề xuất những biện pháp giải quyết thích hợp. Đây là một trong những chức năng quan trọng của Văn phòng, bởi lẽ nếu chức năng này được thực hiện tốt, Văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo thoát khỏi tình trạng phải làm những công việc không đáng có, để công tác chỉ đạo, điều hành công việc được khoa học, hiệu quả hơn; đảm bảo sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan; đảm bảo hoạt động của cơ quan tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ cương, kỷ luật; giữ được vai trò là đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung. Tham mưu tổng hợp là hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức.
Tham mưu bao hàm nội dung tham vấn, còn tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Hai nội dung tham mưu và tổng hợp luôn gắn liền với nhau, việc tách bạch hai nội dung trên là không cần thiết, trong nhiều trường hợp là không thể thực hiện được hoặc dẫn tới việc phiến diện, chủ quan trong hoạt động ra quyết định quản lý. Muốn có được quyết định đúng đắn, người lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình, mà còn phải xét đến các yếu tố khách quan như: ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp, việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận Tham mưu tổng hợp của văn phòng [2, tr12]. Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có tính chủ quan hoặc khách quan.
Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người lãnh đạo không chỉ dựa trên ý chí chủ quan 12 của mình mà còn xét đến các yếu tố như ý kiến tham gia đóng góp của các cấp, các ngành. Văn phòng có vai trò chủ yếu trong việc thu thập, phân tích và tổng hợp các ý kiến đó. Hoạt động này mang tính chất tham vấn để việc ban hành quyết định quản lý hành chính của nhà lãnh đạo sẽ đảm bảo đúng các quy định của pháp luật, đúng yêu cầu của thực tế, giải quyết được những vấn đề dân sinh bức xúc, tiết kiệm kinh phí…, từ đó việc chỉ đạo, điều hành sẽ đạt được hiệu quả. Mặt khác, kết quả tham vấn phải xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được.
Như vậy, hai nội dung tham mưu và tổng hợp của văn phòng là công việc nhằm mục đích thống nhất và trợ giúp cho nhà lãnh đạo có cơ sở để lựa chọn ra các quyết định tối ưu và thực hiện nhiệm vụ quản lý một cách tốt nhất. Hai hoạt động này không thể tách rời, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. - Chức năng hậu cần Chức năng hậu cần là việc đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của cơ quan được tiến hành thông suốt và có hiệu quả, là một chức năng quan trọng để đảm bảo vận hành bình thường công việc của cơ quan, tổ chức. Các điều kiện như nhà cửa, phương tiện đi lại, trang thiết bị, tài chính….phải thường xuyên được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Đây chính là chức năng hậu cần của Văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc hoạt động này là phải áp dụng phương thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt được hiệu quả cao nhất.
