Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An" được sinh viên Hà Thị Xuân Hương thực hiện năm 2021 dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Hữu Danh tại Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Về bối cảnh thực tiễn, văn phòng cơ quan nhà nước giữ vai trò là bộ phận trực tiếp trợ giúp lãnh đạo quản lý, điều hành và xử lý công việc hành chính liên quan đến văn bản giấy tờ. Trước yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính và tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, công tác văn phòng đòi hỏi tính chuyên nghiệp, nền nếp và sự thích ứng cao về kỹ thuật, nghiệp vụ. Qua quá trình thực tập thực tế tại Ủy ban nhân dân (UBND) huyện Anh Sơn, tác giả nhận thấy dù hoạt động văn phòng tại đây đã có nhiều bước đổi mới nhưng vẫn bộc lộ một số hạn chế nhất định trong quy trình xử lý, quản lý và điều phối các mảng công việc.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:
- Mục đích nghiên cứu:
- Nắm được tổng quan sơ lược về văn phòng và UBND huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An.
- Khảo sát toàn diện các công tác nghiệp vụ chuyên môn trong văn phòng cơ quan.
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước.
- Phân tích thực trạng công tác văn phòng tại UBND huyện Anh Sơn, chỉ rõ ưu điểm cùng những điểm còn tồn tại; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động cho từng mảng công tác.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Tập trung phân tích, đánh giá thực trạng các khâu nghiệp vụ văn phòng tại UBND huyện Anh Sơn; chỉ ra ưu và nhược điểm làm cơ sở đề xuất các giải pháp khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm 08 mảng nghiệp vụ văn phòng tại đơn vị:
- Công tác tham mưu, tổng hợp;
- Công tác ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản chỉ đạo;
- Công tác xây dựng chương trình công tác;
- Công tác văn thư, lưu trữ;
- Công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng;
- Công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp;
- Công tác ngoại vụ, biên giới;
- Công tác hậu cần.
Phạm vi nghiên cứu được giới hạn về mặt không gian và tổ chức tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân (HĐND&UBND) huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận quản trị văn phòng kết hợp với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước để làm khung phân tích:
- Khung lý thuyết và khái niệm: Tác giả sử dụng lý thuyết tổ chức và định nghĩa văn phòng, chức năng tham mưu - tổng hợp, giúp việc điều hành và hậu cần được trích dẫn từ Giáo trình Quản trị văn phòng (GS.TS. Nguyễn Thành Độ chủ biên, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012).
- Hệ thống văn bản pháp lý và tài liệu nghiệp vụ:
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/06/2015;
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/06/2015;
- Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/05/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
- Chỉ thị số 38-CT/TW ngày 21/07/2014 của Bộ Chính trị về tăng cường quản lý các đoàn đi công tác nước ngoài;
- Chỉ thị số 04-CT/TW của Ban Bí thư về công tác đối ngoại;
- Quyết định số 32/QĐ-TTg ngày 19/04/1963 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về việc chia tách địa giới hành chính huyện Anh Sơn;
- Quy chế làm việc của UBND huyện Anh Sơn nhiệm kỳ 2016–2021.
Phương pháp nghiên cứu được triển khai trên thực tế bao gồm:
- Phương pháp mô tả thực trạng: Ghi nhận và phản ánh chi tiết quy trình xử lý công việc hành chính đang vận hành tại cơ quan;
- Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi quy cách thực hiện nghiệp vụ văn phòng tại đơn vị như khâu tổ chức hội họp, quy trình lập kế hoạch công tác, trình duyệt văn bản, quản lý hồ sơ;
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu tham khảo và kinh nghiệm: Kế thừa các công trình nghiên cứu đi trước về công tác văn phòng (như nghiên cứu tại Tổng công ty Sông Đà, Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Hoàng Thành, tài liệu của TS. Nghiêm Kỳ Hồng, Đỗ Quốc Toán);
- Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Khai thác các báo cáo tổng kết của huyện gồm Báo cáo chỉ đạo điều hành năm 2020 và phương hướng nhiệm vụ năm 2021 của UBND huyện, Báo cáo tổng kết 10 năm thực hiện Chỉ thị 04-CT/TW, Bảng thống kê tài sản trang thiết bị do chuyên viên Đặng Thị Lâm cung cấp;
- Phương pháp trao đổi chuyên môn: Phỏng vấn, tiếp thu ý kiến từ cán bộ hướng dẫn và các chuyên viên trực tiếp làm việc tại đơn vị (Lê Anh Tuấn, Lê Thị Thu Dung).
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Lý luận chung về công tác văn phòng
Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề mang tính nền tảng về tổ chức và hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức:
- Bản chất và định nghĩa văn phòng: Phân tích văn phòng dưới hai góc độ tĩnh (yếu tố cơ sở vật chất, nhân sự) và động (toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin từ đầu vào đến đầu ra). Văn phòng được định nghĩa là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là đầu mối thông tin trợ giúp lãnh đạo quản lý và bảo đảm điều kiện hậu cần.
- Ba chức năng cốt lõi:
- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Thu thập thông tin nội bộ và bên ngoài, phân tích tình hình nhằm đề xuất các quyết định tối ưu cho lãnh đạo.
- Chức năng giúp việc điều hành: Trực tiếp hỗ trợ xây dựng kế hoạch, chương trình công tác định kỳ (ngày, tuần, tháng, quý, năm), thẩm tra văn bản và tổ chức các sự kiện, hội nghị.
- Chức năng hậu cần: Đảm bảo các nguồn lực về tài sản, trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật và môi trường làm việc.
- Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức tiêu chuẩn: Nêu rõ 10 nhóm nhiệm vụ hành chính phổ biến và mô hình tổ chức gồm 07 bộ phận chuyên trách (Hành chính văn thư, Tổng hợp, Quản trị, Lưu trữ, Tài vụ, Nhân sự, Bảo vệ) do Chánh Văn phòng phụ trách chung và các Phó Chánh Văn phòng hỗ trợ điều hành.
Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An
Chương này trình bày chi tiết về địa bàn nghiên cứu, bộ máy tổ chức và thực trạng 08 mảng nghiệp vụ văn phòng tại đơn vị:
- Tổng quan huyện Anh Sơn và tổ chức bộ máy UBND huyện:
- Huyện Anh Sơn thuộc miền Tây tỉnh Nghệ An, diện tích 60,91 ha (theo số liệu ghi nhận trong văn bản), gồm 20 xã và 01 thị trấn, giáp huyện Đô Lương, Tân Kỳ, Quỳ Hợp, Con Cuông, Thanh Chương và có đường biên giới với nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân (CHDCND) Lào.
- Bộ máy UBND huyện gồm 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch (phụ trách Văn hóa và Kinh tế) cùng 14 phòng, ban chuyên môn.
- Văn phòng HĐND&UBND huyện có tổng cộng 16 nhân sự, cơ cấu cụ thể:
| Chức danh / Vị trí việc làm |
Số lượng (người) |
| Chánh Văn phòng |
01 |
| Phó Chánh Văn phòng |
02 |
| Chuyên viên văn phòng |
04 |
| Kế toán |
01 |
| Nhân viên hợp đồng |
03 |
| Nhân viên lái xe |
03 |
| Nhân viên hợp đồng thời hạn |
02 |
| Tổng cộng |
16 |
- Thực trạng 08 mảng công tác văn phòng:
- Công tác tham mưu, tổng hợp: Thực hiện quy trình 4 bước (Nhận nhiệm vụ từ Chánh Văn phòng -> Gửi yêu cầu lấy ý kiến các phòng ban và tổng hợp dự thảo -> Trình Chánh Văn phòng duyệt -> Tiếp thu ý kiến chỉnh sửa hoàn thiện).
- Công tác ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản chỉ đạo: Quy định hồ sơ trình gồm tờ trình, dự thảo, văn bản thẩm định của Phòng Tư pháp (đối với văn bản quy phạm pháp luật - VBQPPL), báo cáo giải trình. Văn phòng thực hiện thẩm tra thể thức, nội dung; thời hạn trả lại hồ sơ không đúng quy định tối đa là 02 ngày làm việc. Thẩm quyền ký được phân định rõ giữa Chủ tịch, Phó Chủ tịch (ký thay) và Chánh Văn phòng (ký thừa lệnh đối với thông báo kết luận, phiếu chuyển, văn bản đính chính). Văn bản phát hành không quá 02 ngày kể từ ngày ký. Công tác kiểm tra thực hiện theo Nghị định 34/2016/NĐ-CP do Trưởng phòng Tư pháp và Chánh Văn phòng phối hợp theo dõi.
- Công tác xây dựng chương trình công tác:
- Chương trình năm: Các đơn vị gửi đăng ký trước ngày 31/10; Văn phòng tổng hợp gửi lấy ý kiến (các đơn vị phản hồi trong vòng 07 ngày làm việc); trình Chủ tịch duyệt sau 07 ngày làm việc kể từ khi được UBND huyện thông qua.
- Chương trình quý: Đơn vị gửi báo cáo trước ngày 15 tháng cuối quý; Văn phòng trình Chủ tịch phê duyệt chậm nhất ngày 20 tháng cuối quý.
- Chương trình tháng: Đơn vị gửi dự kiến trước ngày 20 hàng tháng; Văn phòng tổng hợp trình duyệt chậm nhất ngày 25 hàng tháng.
- Chương trình tuần: Xây dựng và trình Chủ tịch quyết định chậm nhất vào chiều thứ Sáu của tuần trước.
- Công tác văn thư, lưu trữ: Thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Hệ thống Quản lý văn bản điều hành. Quy trình tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến/đi được số hóa kết hợp sổ giấy. Quản lý con dấu nghiêm ngặt, nghiêm cấm đóng dấu khống. Tài liệu lưu trữ được chia làm 02 mức: lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.
- Công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng: Cán bộ, công chức được trang bị máy tính và bàn làm việc đầy đủ (trừ lái xe và tạp vụ). Văn phòng thiết lập sổ sách theo dõi, định mức cấp phát văn phòng phẩm và định kỳ kiểm kê tài sản cố định.
- Công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp: Tài liệu kỳ họp phải gửi trước ít nhất 05 ngày. Phiên họp thường kỳ UBND huyện tổ chức mỗi tháng ít nhất 01 lần, chỉ tiến hành khi có từ 2/3 tổng số thành viên tham dự trở lên; các cuộc họp giao ban của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch diễn ra định kỳ hàng tuần.
- Công tác ngoại vụ, biên giới (Đặc thù của huyện): Huyện có cửa khẩu phụ Cao Vều nối với huyện Xay Chăm Phon (tỉnh Bôlykhămxay, Lào). Địa bàn có 01 Đồn Biên phòng Phúc Sơn quản lý 05 cột mốc quốc giới (từ mốc 443 đến mốc 447). Năm 2019, Văn phòng đã phối hợp tổ chức 01 đoàn ra (ngày 14/04/2019 đi thăm cụm bản Phôn Mường, Mường Chăm) và đón tiếp 02 đoàn vào (ngày 25/01/2019 của Đoàn ĐBQH khu vực 9 & HĐND tỉnh Xiêng Khoảng; ngày 03/09/2019 của Đoàn huyện Xay Chăm Pon sang viếng Nghĩa trang Liệt sỹ quốc tế Việt - Lào).
- Công tác hậu cần: Bố trí 01 nhân viên bảo vệ chuyên trách, lắp đặt hệ thống camera giám sát kết nối 02 màn hình lớn; 02 nhân viên tạp vụ thực hiện dọn dẹp hàng ngày; các phòng ban tham gia tổng vệ sinh khuôn viên cơ quan vào chiều thứ Năm cuối cùng của mỗi tháng; thực hiện các biện pháp phòng chống dịch bệnh y tế.
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn
Dựa trên kết quả khảo sát thực trạng, tác giả đề xuất 13 nhóm giải pháp nhằm khắc phục hạn chế và chuẩn hóa quy trình công tác văn phòng tại địa phương:
- 3.1 Giải pháp về công tác tham mưu, tổng hợp: Chuẩn hóa quy trình thu thập và xử lý thông tin đầu vào, nâng cao chất lượng báo cáo tổng hợp.
- 3.2 Giải pháp về công tác ban hành và kiểm tra việc thực hiện văn bản: Kiểm soát chặt chẽ thể thức, thẩm quyền ban hành và rút ngắn thời gian luân chuyển hồ sơ.
- 3.3 Giải pháp về công tác xây dựng chương trình công tác: Tăng cường kỷ cương đăng ký lịch làm việc, tránh trùng lặp sự kiện giữa các cấp chỉ đạo.
- 3.4 Giải pháp về công tác văn thư: Đẩy mạnh khai thác Hệ thống Quản lý văn bản điều hành, quản lý con dấu và lập hồ sơ công việc đúng chuẩn Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- 3.5 Giải pháp về công tác quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng: Thực hiện định mức sử dụng vật tư rõ ràng, duy trì kế hoạch bảo trì thiết bị định kỳ.
- 3.6 Giải pháp về công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp: Cải tiến khâu gửi tài liệu điện tử trước phiên họp, rút ngắn thời lượng thảo luận không cần thiết.
- 3.7 Giải pháp về công tác ngoại vụ, biên giới: Hoàn thiện kế hoạch đón tiếp các đoàn ngoại giao, phối hợp chặt chẽ với lực lượng biên phòng trong việc bảo vệ mốc giới.
- 3.8 Giải pháp về công tác hậu cần: Nâng cao an ninh trật tự cơ quan, duy trì vệ sinh môi trường xanh - sạch - đẹp.
- 3.9 Nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm và tầm quan trọng của công tác văn phòng.
- 3.10 Tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng.
- 3.11 Tăng cường thanh tra, kiểm tra và có chế tài thưởng phạt phù hợp với quy chế thi đua khen thưởng của cơ quan hành chính nhà nước.
- 3.12 Xây dựng và thực hành mô hình văn phòng 5S trong môi trường làm việc.
- 3.13 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào toàn diện các hoạt động của công tác văn phòng.
Kết quả và đóng góp
- Kết quả cụ thể về số liệu và thực tiễn: Khóa luận phản ánh bức tranh toàn diện về bộ máy Văn phòng HĐND&UBND huyện Anh Sơn với 16 nhân sự đang phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND huyện gồm 03 lãnh đạo (01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch) và 14 phòng, ban chuyên môn; ghi nhận mốc thời gian luân chuyển hồ sơ (thẩm tra tối đa 02 ngày, phát hành không quá 02 ngày); tổng hợp chính xác tiến độ lập lịch công tác (mốc 31/10 cho năm, ngày 20 cho tháng, chiều thứ Sáu cho tuần); ghi nhận thực tế quản lý 05 cột mốc biên giới (443–447) và lịch trình các đoàn ngoại giao song phương Việt - Lào trong năm 2019.
- Hệ thống giải pháp đề xuất: Đưa ra 13 nhóm giải pháp chuyên sâu, bao quát từ khâu kỹ thuật nghiệp vụ chuyên môn (văn thư, tham mưu, chương trình công tác, hội họp, ngoại vụ), các giải pháp hiện đại hóa quản trị (áp dụng phương pháp 5S, ứng dụng công nghệ thông tin), đến giải pháp về tổ chức nhân sự (tập huấn, nâng cao nhận thức, quy chế thi đua).
- Đóng góp của nghiên cứu: Khóa luận là công trình nghiên cứu trực tiếp, cụ thể đầu tiên khảo sát toàn diện công tác văn phòng tại UBND huyện Anh Sơn; kết nối các quy định pháp lý mới (tiêu biểu là Nghị định 30/2020/NĐ-CP) với thực tế vận hành của một huyện miền núi biên giới tỉnh Nghệ An.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế của đề tài:
- Nghiên cứu được triển khai trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 diễn biến phức tạp tại Hà Nội và địa phương, gây khó khăn cho việc trao đổi trực tiếp và thu thập tài liệu.
- Dữ liệu thống kê về công tác đối ngoại và một số mặt quản trị tập trung chủ yếu vào các mốc thời gian năm 2019 và 2020, chưa bao quát chuỗi số liệu định lượng liên tục qua nhiều năm.
- Hướng nghiên cứu tiếp:
- Mở rộng đánh giá mức độ hài lòng của công dân và tổ chức đối với cơ chế "một cửa", "một cửa liên thông" do Văn phòng HĐND&UBND huyện chủ trì tiếp nhận.
- Nghiên cứu sâu hơn về hiệu quả ứng dụng phòng họp không giấy tờ và phần mềm quản lý văn bản điều hành liên thông đa cấp từ huyện xuống 20 xã, thị trấn.
Giá trị tham khảo
Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước, Văn thư - Lưu trữ tại các trường đại học, cao đẳng khi tìm kiếm tài liệu thực tế về mô hình văn phòng cơ quan hành chính cấp huyện.
- Cán bộ, công chức, chuyên viên văn phòng tại các cơ quan UBND cấp quận/huyện, đặc biệt là các đơn vị hành chính miền núi, biên giới cần tham khảo quy trình nghiệp vụ ngoại vụ song phương và tổ chức sự kiện địa phương.
- Các phần đáng chú ý để tra cứu gồm: quy trình các bước tham mưu tổng hợp, khung thời hạn xây dựng chương trình công tác các cấp, và hướng dẫn vận dụng Nghị định 30/2020/NĐ-CP vào quản lý văn bản tại cơ sở.
Câu hỏi thường gặp
1. Cơ cấu nhân sự của Văn phòng HĐND&UBND huyện Anh Sơn gồm bao nhiêu người và được phân bổ theo những vị trí nào?
Theo số liệu khóa luận, văn phòng có tổng cộng 16 nhân sự, bao gồm: 01 Chánh Văn phòng, 02 Phó Chánh Văn phòng, 04 chuyên viên văn phòng, 01 kế toán, 03 nhân viên hợp đồng, 03 lái xe và 02 nhân viên hợp đồng thời hạn.
2. Công tác ngoại vụ, biên giới tại Văn phòng UBND huyện Anh Sơn có những đặc thù gì nổi bật?
Do Anh Sơn có đường biên giới giáp huyện Xay Chăm Phon (tỉnh Bôlykhămxay, Lào) qua cửa khẩu phụ Cao Vều và Đồn Biên phòng Phúc Sơn quản lý 05 cột mốc quốc giới (mốc 443 đến 447), Văn phòng đảm nhiệm việc lập kế hoạch đối ngoại, phối hợp tổ chức các đoàn ra/đoàn vào sang thăm, dâng hương tại Nghĩa trang Liệt sỹ quốc tế Việt - Lào và tổ chức đón rước hài cốt liệt sỹ từ Lào về Việt Nam.
3. Quy định về các mốc thời gian xây dựng chương trình công tác (năm, quý, tháng, tuần) tại UBND huyện Anh Sơn được thực hiện như thế nào?
Chương trình công tác năm được các đơn vị gửi đăng ký chậm nhất ngày 31/10; chương trình quý gửi báo cáo trước ngày 15 và phê duyệt chậm nhất ngày 20 tháng cuối quý; chương trình tháng gửi đăng ký trước ngày 20 và phê duyệt trước ngày 25 hàng tháng; chương trình tuần được lập và trình duyệt vào chiều thứ Sáu của tuần trước.
4. Thẩm quyền ký các loại văn bản tại UBND huyện Anh Sơn được phân định ra sao?
Chủ tịch UBND huyện ký các VBQPPL, tờ trình, báo cáo gửi cấp trên và các quyết định thuộc thẩm quyền; Phó Chủ tịch ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; Chánh Văn phòng ký thừa lệnh các văn bản thông báo kết luận phiên họp, ý kiến chỉ đạo điều hành (phiếu chuyển văn bản) và văn bản đính chính.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hà Thị Xuân Hương đã phân tích hệ thống và tương đối toàn diện thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An. Công trình làm rõ các mắt xích nghiệp vụ từ tham mưu tổng hợp, văn thư lưu trữ, quản trị cơ sở vật chất, tổ chức hội nghị cho đến các hoạt động đặc thù miền núi như ngoại vụ biên giới. Trên cơ sở đối chiếu thực tiễn với các quy định pháp luật hiện hành, đề tài đã đề xuất 13 nhóm giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp, kỷ cương và hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước tại địa phương.
