phần Mở đầu, Phụ lục thì có kết cấu làm 3 chƣơng: 4 Chƣơng 1: Lý luận chung về công tác văn phòng Chƣơng 2: Thực trạng Công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An. Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Anh Sơn, tỉnh Nghệ An. 5 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Lý luận chung về công tác văn phòng 1.1 Một số khái niệm 1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng đƣợc hiểu chung nhấtlaf nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy). Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của văn phòng với lao động trực tiếp.
Tuy nhiên khái niệm này chƣa phân biệt rõ hoạt động của văn phòng và hoạt động của quản lý nói chung. Ở bất kỳ một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý cung cấp truyền đạt thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành của ban lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan đơn vị, bộ phận đó đƣợc gọi là “văn phòng”. Tuy nhiên trong thực tế có những quan niệm khác nhau về văn phòng nhƣ sau: - Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị (theo Từ điển tiếng Việt năm 1992). Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thƣ của cơ quan, đơn vị.
- Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ qua, đơn vị, là địa điểm mà hằng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (VD: văn phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ,.) - Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trƣởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của “văn phòng”. Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan đơn vị. 6 Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp ch lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn.
Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả. Đây là nội dung hoạt động rất đặc trƣng của công tác văn phòng. Mặt khác, hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phƣơng tiện vật chất, kĩ thuật cần thiết. Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trƣởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trƣởng nhƣ: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các yếu tố này.
Nhƣ vậy, nếu quan sát ở trạng thái tĩnh thì văn phòng gồm những yếu tố vật chất kỹ thuật và con ngƣời. Nếu quan sát ở trạng thái động thì văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyên thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho công tác quản lý điều hành của mọi cơ quan, đơn vị. Từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của công tác văn phòng trên đây, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị nhƣ sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt độgn quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.2 Công tác văn phòng Công tác văn phòng là bao gồm các công việc đƣợc thực hiện bởi văn phòng nhƣ: - Công tác Thu thập và xử lý thông tin: 1 GSTS. Nguyễn Thành Độ, Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb.
Đại học Kinh tế quốc dân, 2012, tr.8,9 7 - Công tác Văn thƣ - Công tác Lƣu trữ - Công tác Xây dựng chƣơng trình công tác. - Công tác Quản trị và sử dụng trang thiết bị văn phòng - Công tác Tổ chức hội nghị, cuộc họp, tổ chức các chuyến đi công tác - Công tác Ngoại vụ - Công tác Hậu cần.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1.1 Chức năng của văn phòng Chức năng tham mưu, tổng hợp: Tham mƣu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Ngƣời quản lý phải quán xuyến mọi đối tƣợng trong đơn vị và kết nối đƣợc các hoạt động của họ một các nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy, đòi hỏi ngƣời quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề,.Điều đó vƣợt qua khả năng của nhà quản lý.
Do đó, đòi hỏi phải có một lực lƣợng trợ giúp các nhà quản lý trƣớc hết là công tác tham mƣu, tổng hợp. Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt đƣợc kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mƣu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tƣơng đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thƣờng đặt bộ phận tham mƣu tại văn phòng đẻ giúp công tác này đƣợc thuận lợi, để có ý kiến tham mƣu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.
Chức năng giúp việc điều hành: Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể nhƣ: Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tƣ vấn cho lãnh đạo về công tác 8 sọan thảo văn bản,. Chức năng hậu cần: Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu các điều kiện cơ sở vật chất, phƣơng tiện thiết bị, dụng cụ, và văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phƣơng tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng2.2 Nhiệm vụ của văn phòng Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau: - Tổng hợp chƣơng trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị: xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnh đạo. Mỗi cơ quan đơn vị có nhiều kế họach do các bộ phận khác nhau xây dựng.
Song muốn đạt đƣợc mục tiêu chung của cơ quan thì các kế hoạch cần đƣợc kết nối thành ệ thống kế hoạch hoàn chỉnh, ăn khớp và hỗ trợ nhau. Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quan đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện. Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chƣơng trình kế hoạch công tác tháng, quý, tuần của ban lãnh đạo giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó. - Thu thập, xử lý quản lý sử dụng thông tin: hoạt động của bất kì cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin.
Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đƣa ra quyết định kịp thời, chính xác. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Ngƣời lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng. Văn phòng là „cửa sổ‟ là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đƣợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.
- Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo. Nguyễn Thành Độ, Giáo trình Quản trị văn phòng, Nxb. Đại học Kinh tế quốc dân, 2012, tr.9,10 9 - Thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.
- Tƣ vấn về văn bản cho thủ trƣởng, trợ giúp thủ trƣởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của nhà nƣớc. - Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn, chốn ở. Lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp. Lễ nghi khánh tiết của cơ quan.
- Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phƣơng. - Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng. - Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý(nếu cơ quan không có bộ phận chuyên trách). Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nƣớc và theo quyết định của thủ trƣởng cơ quan.
- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong toàn cơ quan. Phối hợp với công đoàn, tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ nhân viên cơ quan. Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đon vị nói chung. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc điểm, tính chất hoạt động của từng cơ quan đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một số nhiệm vụ cho phù hợp.4 Cơ cấu tổ chức của văn phòng Cơ cấu tổ chức của văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phòng đƣợc bố trí để đảm nhận những nhiệm vụ của công tác văn phòng.
Tùy theo lĩnh vực hoạt động, đặc điểm cụ thể của từng cơ quan mà cơ cấu tổ chức văn phòng sẽ khác nhau.