BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG *********** KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CẤP BỘ TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN PHÚ THÀNH Sinh viên thực hiện : TẠ THỊ NHẬT LỆ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1405QTVA026, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14A HÀ NỘI - 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. SINH VIÊN Tạ Thị Nhật Lệ LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Phú Thành, tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước”. Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới: Các giảng viên Khoa Quản trị văn phòng nói riêng và các giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết để tôi thực hiện hoạt động nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới ThS. Nguyễn Phú Thành – Chánh Văn phòng Đảng – Đoàn thể, cán bộ hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, định hướng, hỗ trợ và cho tôi những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích cũng như luôn động viên để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Tôi xin trân trọng cảm ơn các lãnh đạo, cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ nói chung và đặc biệt là cán bộ, công chức Phòng Tổng hợp – nơi tôi trực tiếp thực tập tốt nghiệp đã luôn ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình khảo sát, thu thập thông tin, tài liệu phục vụ cho đề tài. Mặc dù tôi đã dành nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện khóa luận, song do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa có vì vậy không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính mong quý thầy cô và những đồng nghiệp góp ý để khóa luận tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT S Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ TT 2 CNTT Công nghệ thông tin 1 3 LTH &QTVP Lưu trữ học và Quản trị văn phòng 2 4 NXB Nhà xuất bản 3 5 Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 4 6 VT, LT Văn thư, lưu trữ 5 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU . Lý do lựa chọn đề tài . Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu . Mục tiêu nghiên cứu . Nhiệm vụ nghiên cứu. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu . Đối tượng nghiên cứu . Phạm vi nghiên cứu . Tổng quan tình hình nghiên cứu . Phương pháp nghiên cứu . Đóng góp mới của đề tài . Bố cục của đề tài . 5 PHẦN NỘI DUNG . CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. Cơ sở lý luận về văn phòng . Khái niệm văn phòng . Vị trí, vai trò của văn phòng . Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng . Cơ sở lý luận về đổi mới công tác văn phòng . Khái niệm đổi mới công tác văn phòng . Những yêu cầu phải đổi mới công tác văn phòng . Nội dung đổi mới công tác văn phòng . Ý nghĩa của đổi mới công tác văn phòng. Cơ sở thực tiễn . 17 Tiểu kết chương 1 . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ. Khái quát chung về Bộ Khoa học và Công nghệ . Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ . Cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ . Khái quát chung về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ . Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ . Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ . Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ . Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng . Công tác xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác . Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan . Công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan . Công tác đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan . Tổ chức bộ máy và chất lượng nhân sự làm công tác văn phòng . Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng . Mua sắm, sửa chữa, bổ sung trang thiết bị văn phòng . Quản lý, theo dõi trang thiết bị kỹ thuật văn phòng . Thanh lý trang thiết bị kỹ thuật văn phòng . 45 Tiểu kết Chương 2 . ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ĐÁP ỨNG NHU CẦU HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC7 . Đánh giá chung về công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ . Về công tác tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng . Tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự trong văn phòng. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng . Về hạn chế . Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phòng . Tổ chức bộ máy và chất lượng đội ngũ nhân sự trong văn phòng. Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật văn phòng . Nguyên nhân của các hạn chế . Một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước . Giải pháp đổi mới về nhận thức . Giải pháp đổi mới về thể chế . Giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn phòng . Giải pháp về tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự 63 3. Giải pháp về đầu tư tài chính, cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng. 64 Tiểu kết Chương 3 . 65 PHẦN KẾT LUẬN . 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 70 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Trong bộ máy hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, văn phòng luôn được đánh giá là bộ phận vô cùng quan trọng, là một “siêu đơn vị” có tầm ảnh hưởng lớn đối với quá trình hoạt động và phát triển của cả cơ quan. Bởi lẽ, văn phòng là trung tâm cung cấp và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý. Đồng thời, với hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của cơ quan, hoạt động của văn phòng phủ khắp và chi phối đến đến tất cả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do vậy, công tác quản trị văn phòng được các cơ quan, tổ chức đặc biệt coi trọng. Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang tới gần và xu thế cải cách nền hành chính công đang được đẩy mạnh thực hiện trong những năm gần đây, yêu cầu về đổi mới công tác văn phòng để xây dựng văn phòng hiện đại trở thành một tất yếu được rất nhiều các cơ quan, tổ chức quan tâm và nhanh chóng triển khai thực hiện. Bởi lẽ “Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng, thực hiện lộ trình điện tử Chính phủ”1. Như vậy, cải cách hành chính và đổi mới công tác văn phòng mối quan hệ chặt chẽ và tác động mãnh mẽ lẫn nhau. “Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ”[2;1] trong phạm vi cả nước. Đặc biệt, vai trò của Bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng khẳng định vì phát triển hoạt động khoa học và công nghệ là nhiệm vụ trọng tâm được Đảng và Nhà nước đặt ra trong giai đoạn phát triển hiện nay, được thể hiện trong Nghị quyết Hội nghị lần thứ 6 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI (Nghị quyết số 20-NQ/TW) về phát triển khoa học và công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đặc biệt vai trò của khoa học và công nghệ được thể hiện rõ nét trong các nghị quyết trung ương Khóa XII. Với vai trò đặc biệt quan trọng của mình, trong những năm gần đây, công tác cải cách hành chính trong đó có đổi mới công tác văn phòng được Bộ Khoa học và Công nghệ đặc biệt quan tâm. Chỉ số xếp loại về cải cách hành chính quốc gia của Bộ liên tục được cải thiện: Năm 2014 đứng thứ 192, năm 2015 đứng thứ 173, năm 2016 đứng thứ 34 trên tổng số 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ (Chỉ sau Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Bộ Tài chính). Nhằm tổng hợp hệ thống cơ sở khoa học, nâng cao vốn kiến thức chuyên ngành 1 Vũ Đình Khang – Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 2 Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2014, tr 23 3 Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2015, tr 11 4 Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2016, tr 13 1 cũng như năng lực nghiên cứu khoa học của bản thân về lĩnh vực đổi mới công tác văn phòng; đồng thời nhận thức được tầm quan trọng, tính cấp thiết của công tác này cũng như tìm hiểu rõ hơn về thực trạngcông tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Khoa học và Công nghệ từ đó đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng theo hướng hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, vai trò của Văn phòng Bộ và đáp ứng sự đổi mới nhanh chóng cũng như nhưng yêu cầu thực tiễn, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp của mình 2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 2.
