Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước" được thực hiện bởi sinh viên Tạ Thị Nhật Lệ (ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Phú Thành.

Lý do lựa chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Trong hệ thống tổ chức bộ máy của cơ quan nhà nước, văn phòng được xác định là trung tâm cung cấp, xử lý thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và đảm nhận hai chức năng nền tảng: tham mưu tổng hợp và đảm bảo cơ sở vật chất - hậu cần. Bước vào giai đoạn Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và chương trình cải cách nền hành chính nhà nước, việc hiện đại hóa công tác văn phòng gắn liền với lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử trở thành yêu cầu tất yếu.

Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN) là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về KH&CN trên phạm vi cả nước. Nhiệm vụ phát triển KH&CN đã được khẳng định là quốc sách hàng đầu qua Nghị quyết số 20-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XI và các nghị quyết Trung ương khóa XII. Gắn liền với yêu cầu quản lý đó, công tác cải cách hành chính tại Bộ đã có sự chuyển biến rõ rệt: chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) của Bộ liên tục tăng hạng, từ vị trí thứ 19 năm 2014 lên thứ 17 năm 2015 và xếp thứ 3/19 Bộ, cơ quan ngang Bộ vào năm 2016 (chỉ sau Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Bộ Tài chính). Để đáp ứng khối lượng công việc ngày càng lớn và yêu cầu quản lý hiện đại, việc nghiên cứu đổi mới toàn diện hoạt động văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ mang tính cấp thiết cả về mặt lý luận lẫn thực tiễn.

Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài xác định 03 mục tiêu cụ thể:

  1. Chứng minh tầm quan trọng, tính tất yếu và ý nghĩa của việc đổi mới công tác văn phòng trong xu thế cải cách hành chính công hiện nay.
  2. Làm rõ tính tất yếu của thực tiễn đổi mới công tác văn phòng tại cơ quan cấp Bộ, trọng tâm là Bộ Khoa học và Công nghệ; trên cơ sở đó đề xuất hệ thống giải pháp thực tiễn phù hợp.
  3. Nâng cao trình độ chuyên môn, kiến thức nghiệp vụ quản trị văn phòng và năng lực nghiên cứu khoa học của bản thân tác giả.

Nhiệm vụ nghiên cứu

Để hiện thực hóa các mục tiêu trên, khóa luận triển khai 04 nhiệm vụ:

  1. Làm sáng tỏ cơ sở khoa học và lý luận về đổi mới công tác văn phòng.
  2. Giới thiệu vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ cũng như Văn phòng Bộ.
  3. Khảo sát, thu thập số liệu và phản ánh toàn diện thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ.
  4. Đánh giá ưu điểm, hạn chế, phân tích nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Các nội dung đổi mới công tác văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ, bao gồm: đổi mới các nghiệp vụ văn phòng; đổi mới tổ chức bộ máy và chất lượng nhân sự văn phòng; đổi mới cơ sở vật chất và trang thiết bị kỹ thuật văn phòng.
  • Phạm vi không gian: Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (bao gồm các phòng ban chức năng và mối liên hệ với các đơn vị trực thuộc Bộ).
  • Phạm vi thời gian: Tập trung khảo sát, phân tích số liệu thực tế trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào 03 phương diện cốt lõi: nghiệp vụ hành chính - văn phòng (kế hoạch công tác, văn thư - lưu trữ, hội họp, thông tin); nhân sự văn phòng; cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng

Khóa luận tiếp cận đối tượng nghiên cứu thông qua hệ thống lý luận quản trị văn phòng hiện đại:

  • Khái niệm văn phòng: Nghiên cứu văn phòng theo nghĩa hẹp là một tổ chức độc lập trong bộ máy cơ quan, có tư cách pháp nhân, giữ vai trò thu thập, xử lý, hỗ trợ thông tin quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất, hậu cần cho hoạt động cơ quan.
  • Chức năng và nhiệm vụ: Làm rõ hai chức năng tương hỗ gồm tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất - kỹ thuật (hậu cần). Hệ thống hóa 14 nhiệm vụ của văn phòng thành 03 nhóm: nhóm nhiệm vụ tham mưu tổng hợp; nhóm nhiệm vụ hành chính - tổ chức; nhóm nhiệm vụ quản trị hậu cần.
  • Khái niệm đổi mới công tác văn phòng: Tác giả xác định đổi mới công tác văn phòng là việc thay đổi, phát triển các hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng một cách tối ưu, hiệu quả hơn, phù hợp với tiến trình phát triển và hiện đại hóa hành chính.
  • Mô hình thực tiễn tham chiếu: Phân tích mô hình triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành tập trung eDocTC tại Bộ Tài chính (áp dụng cho 24 Vụ/Cục, gửi liên thông qua trục tích hợp trong 5 phút, ký số thay thế văn bản giấy) làm minh chứng cho tính khả thi của việc hiện đại hóa văn phòng cấp Bộ.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật làm căn cứ

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý chặt chẽ:

  • Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
  • Nghị định số 123/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
  • Nghị định số 95/2017/NĐ-CP của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ;
  • Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư;
  • Nghị định số 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
  • Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
  • Quyết định số 76/QĐ-TTg ngày 16/01/2018 của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh sách đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ;
  • Thông tư số 07/2012/TT-BNV và Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ;
  • Quyết định số 886/QĐ-BKHCN (Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN), Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN (Quy chế văn thư, lưu trữ), Quyết định số 728/QĐ-BKHCN (Quy chế quản lý phòng họp, hội trường), Quyết định số 240/QĐ-VP (Quy chế thi đua khen thưởng của Văn phòng Bộ).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Thực hiện trực tiếp tại các phòng ban thuộc Văn phòng Bộ KH&CN, đặc biệt là Phòng Tổng hợp và Phòng Lưu trữ.
  • Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn lãnh đạo, chuyên viên và công chức Văn phòng Bộ nhằm thu thập thông tin về quy trình xử lý công việc và vận hành phần mềm.
  • Phương pháp thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin: Kế thừa các tài liệu lý luận, giáo trình chuyên ngành Quản trị văn phòng, các bài báo khoa học và báo cáo nghiệp vụ nội bộ của Bộ KH&CN.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đối chiếu giữa quy định pháp lý, lý thuyết quản trị và thực tiễn triển khai tại Bộ Khoa học và Công nghệ, so sánh đối sánh với bài học kinh nghiệm từ Bộ Tài chính.
  • Phương pháp thống kê: Xử lý các chuỗi số liệu thứ cấp về nhân sự, cơ cấu trình độ, khối lượng tài liệu lưu trữ, lượt tra cứu tài liệu giai đoạn 2015–2017.
  • Nguồn dữ liệu: Báo cáo tổng kết công tác năm (2015, 2016, 2017) của Văn phòng Bộ KH&CN, Báo cáo kết quả xếp hạng chỉ số cải cách hành chính (2014, 2015, 2016) của Ban Chỉ đạo CCHC Chính phủ, các số liệu nghiệp vụ từ hệ thống quản lý văn bản VPNet và phần mềm NeoARCHIVE.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về đổi mới công tác văn phòng

Chương 1 thiết lập khung lý luận toàn diện về vị trí, vai trò, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng cơ quan hành chính nhà nước. Tác giả phân tích tính tất yếu của việc đổi mới công tác văn phòng xuất phát từ 03 đòi hỏi khách quan: hiện tượng bùng nổ thông tin thời đại công nghệ số; tiến trình cải cách hành chính và hội nhập quốc tế; thực trạng những bất cập, yếu kém của mô hình văn phòng truyền thống (tính quan liêu giấy tờ, quy trình thủ công, nhận thức lệch lạc coi văn phòng thuần túy làm việc sự vụ hậu cần).

Nội dung đổi mới được xác định phải tiến hành đồng bộ trên 03 trụ cột:

  1. Đổi mới nhận thức: Chuyển từ tư duy hành chính sự vụ thụ động sang tư duy tham mưu tổng hợp chủ động đón đầu, xử lý thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành.
  2. Đổi mới nghiệp vụ văn phòng: Tái cấu trúc 04 quy trình nghiệp vụ trọng yếu gồm xây dựng chương trình công tác, văn thư - lưu trữ, tổ chức hội nghị và đảm bảo thông tin thông qua ứng dụng công nghệ thông tin.
  3. Đổi mới nhân sự và trang thiết bị: Chuẩn hóa trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ văn phòng đa năng, hiện đại hóa hạ tầng kỹ thuật máy móc, trang bị phần mềm chuyên dụng và hướng tới mô hình văn phòng điện tử, văn phòng mở.

Đồng thời, chương này phân tích mô hình ứng dụng hệ thống quản lý văn bản eDocTC tại Bộ Tài chính, chứng minh hiệu quả giảm thiểu chi phí in ấn, bưu chính và rút ngắn độ trễ luân chuyển văn bản điện tử giữa các đơn vị xuống còn 5 phút qua trục tích hợp dữ liệu.

Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức và thực trạng triển khai hoạt động nghiệp vụ tại Văn phòng Bộ KH&CN:

  • Tổ chức bộ máy: Theo Nghị định số 95/2017/NĐ-CP, Bộ Khoa học và Công nghệ có 25 đơn vị (21 tổ chức hành chính giúp Bộ trưởng thực hiện quản lý nhà nước và 04 đơn vị sự nghiệp phục vụ) cùng 17 đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc theo Quyết định số 76/QĐ-TTg. Văn phòng Bộ là đơn vị hành chính trực thuộc với 10 phòng/ban chuyên môn, phân định thành 02 khối chức năng: khối tham mưu tổng hợp (05 đơn vị: Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính – Tổ chức, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, Phòng Lưu trữ, Phòng Quản lý đầu tư xây dựng) và khối bảo đảm cơ sở vật chất, hậu cần (05 đơn vị: Phòng Tài vụ, Phòng Quản trị - Y tế, Phòng Lễ tân, Phòng Quản lý xe, Ban Quản lý Trụ sở 2).

  • Thực trạng thực hiện các nghiệp vụ văn phòng:

    • Xây dựng và theo dõi kế hoạch công tác: Thực hiện theo quy trình 8 bước bài bản. Hằng năm, từ 20/12 đến 30/12, Văn phòng Bộ gửi công văn đăng ký và tổng hợp kế hoạch năm; kế hoạch quý tổng hợp trước ngày 20 của tháng cuối quý; kế hoạch tháng hoàn thiện trước ngày 27 hàng tháng. Phối hợp với Vụ Pháp chế tổng hợp danh mục văn bản quy phạm pháp luật chậm nhất vào ngày 15/11 hằng năm. Kế hoạch sau phê duyệt được scan và phát hành qua hệ thống phần mềm nội bộ.
    • Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư: Triển khai liên thông văn bản điện tử với Văn phòng Chính phủ và các bộ, ngành, địa phương (tỷ lệ kết nối thời điểm nghiên cứu đạt khoảng 50%). Thực hiện nghiêm túc Công văn số 2950/BKHCN-VP ngày 07/9/2017: bắt buộc nộp Phiếu trình giải quyết công việc qua Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc từ 15/9/2017, Phòng Tổng hợp kiên quyết gửi trả hồ sơ bản giấy không đúng quy định trong vòng 02 ngày làm việc.
    • Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ: Vận hành phần mềm chuyên dụng NeoARCHIVE (do Công ty NewSaiGonSoft phát triển). Hằng năm, Phòng Lưu trữ tiếp nhận khoảng 9.000 hồ sơ (tương đương trên 100 mét tài liệu) từ các đơn vị. Năm 2017, tiến hành chỉnh lý 140 mét tài liệu các Vụ chuyên ngành và 15 mét tài liệu kế toán, nâng tổng số tài liệu hoàn chỉnh lên 920 mét, còn khoảng 300 mét tài liệu bó gói chờ xử lý. Kho lưu trữ có diện tích hơn 300 m², trang bị hệ thống hút ẩm, điều hòa, phòng chống cháy nổ đúng quy chuẩn kỹ thuật.
    • Tổ chức hội nghị, cuộc họp: Phục vụ các cuộc họp giao ban tuần (sáng thứ Hai tại Phòng 110), giao ban tháng. Từ năm 2015, áp dụng họp trực tuyến định kỳ tại 05 điểm cầu: Trụ sở chính Bộ KH&CN (113 Trần Duy Hưng, Hà Nội), Cục Công tác phía Nam (31 Hàn Thuyên, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh), Cục Sở hữu trí tuệ, Cục Thông tin KH&CN quốc gia, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Phối hợp tổ chức các sự kiện lớn như Hội nghị ngành KH&CN toàn quốc năm 2017 với 14 bài tham luận, lễ đón tiếp Tổng Giám đốc WIPO, trao giải thưởng Tạ Quang Bửu, chuỗi sự kiện Ngày KH&CN 18/5.
    • Đảm bảo thông tin: Chánh Văn phòng thực hiện chức trách người phát ngôn chính thức của Bộ, làm đầu mối thông tin đối nội, đối ngoại với Văn phòng Chính phủ, các cơ quan Trung ương và các cơ quan thông tấn báo chí.

  • Tổ chức bộ máy và nhân sự: Tính đến ngày 15/12/2017, tổng số cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng Bộ là 88 người (chưa bao gồm 05 Lãnh đạo Bộ thuộc biên chế quản lý).

Bảng tổng hợp biến động nhân sự Văn phòng Bộ giai đoạn 2015–2017:

STT Đơn vị thuộc Văn phòng Bộ Năm 2015 (người) Năm 2016 (người) Năm 2017 (người)
1 Lãnh đạo Văn phòng 4 5 5
2 Phòng Tổng hợp 6 6 6
3 Phòng Hành chính – Tổ chức 16 16 15
4 Phòng Lưu trữ 4 4 4
5 Phòng Tài vụ 5 5 5
6 Phòng Quản trị - Y tế 15 14 14
7 Phòng Lễ tân 8 9 8
8 Phòng Quản lý xe 14 15 15
9 Phòng Quản lý đầu tư xây dựng 8 7 8
10 Ban Quản lý Trụ sở 2 9 9 7
11 Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính 0 0 1
Tổng Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 85 86 88

Bảng cơ cấu trình độ chuyên môn của công chức, viên chức Văn phòng Bộ (năm 2016):

STT Trình độ đào tạo Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
1 Tiến sĩ 1 1,04%
2 Thạc sĩ 13 13,54%
3 Cử nhân 43 44,79%
4 Khác (trung cấp, sơ cấp, nhân viên kỹ thuật) 39 40,63%
Tổng Tổng số cán bộ khảo sát 96 100%

Chương 3: Đánh giá chung và đề xuất một số giải pháp nhằm đổi mới công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính nhà nước

Chương 3 tổng kết toàn diện mặt đạt được, các mặt hạn chế và nguyên nhân; đồng thời đưa ra 05 nhóm giải pháp đổi mới cụ thể:

  • Đánh giá ưu điểm: Công tác lãnh đạo, chỉ đạo được duy trì nền nếp; các quy trình nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, kế hoạch, thông tin được chuẩn hóa và số hóa từng bước; chỉ số cải cách hành chính đạt thứ hạng cao (xếp thứ 3/19 Bộ, cơ quan ngang Bộ năm 2016).
  • Đánh giá hạn chế và nguyên nhân: Tỷ lệ kết nối liên thông văn bản điện tử mới đạt khoảng 50%; tỷ lệ tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa chỉnh lý còn cao (khoảng 300 mét giá) do biên chế Phòng Lưu trữ mỏng (chỉ có 04 cán bộ, phải thuê ngoài chỉnh lý); tỷ lệ nhân sự có trình độ dưới cử nhân còn chiếm tỷ trọng lớn (40,63%, tập trung ở khối quản lý xe, quản trị, lễ tân).
  • 05 nhóm giải pháp đề xuất:
    1. Giải pháp đổi mới về nhận thức: Nâng cao tinh thần trách nhiệm, thay đổi lề lối làm việc của cán bộ công chức; định hướng văn phòng thực hiện đúng vai trò cơ quan tham mưu tổng hợp thông tin chiến lược.
    2. Giải pháp đổi mới về thể chế: Rà soát, sửa đổi và hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định nội bộ; chuẩn hóa quy trình phân luồng văn bản và phối hợp xử lý công việc giữa các phòng ban.
    3. Giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn phòng: Nâng cấp hệ thống liên thông văn bản điện tử lên 100%; số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ; đẩy mạnh sử dụng chữ ký số và xử lý hồ sơ công việc trực tuyến trên môi trường mạng.
    4. Giải pháp về tổ chức bộ máy và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự: Rà soát vị trí việc làm; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng văn phòng hiện đại, kỹ năng tin học và văn hóa công sở; xây dựng đội ngũ chuyên viên đa năng.
    5. Giải pháp về đầu tư tài chính, cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng: Bổ sung kinh phí hiện đại hóa kho lưu trữ, nâng cấp hạ tầng đường truyền và thiết bị phục vụ họp trực tuyến đa điểm cầu.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã tập hợp và phân tích hệ thống dữ liệu thực tế tại Bộ Khoa học và Công nghệ:

  • Xác lập bức tranh toàn diện về cơ cấu tổ chức gồm 10 phòng ban trực thuộc Văn phòng Bộ, làm rõ sự phân định giữa 05 đơn vị tham mưu tổng hợp và 05 đơn vị hậu cần.
  • Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng phần mềm NeoARCHIVE trong việc quản lý 920 mét tài liệu đã chỉnh lý và quy trình xử lý 9.000 hồ sơ phát sinh hàng năm.
  • Làm rõ bước tiến trong cải cách hành chính thông qua việc bắt buộc xử lý Phiếu trình điện tử theo Công văn số 2950/BKHCN-VP và triển khai họp trực tuyến định kỳ nối 05 điểm cầu trong toàn ngành.
  • Thống kê cụ thể cơ cấu nhân sự: tỷ lệ cán bộ có trình độ cử nhân trở lên đạt 59,37%, khẳng định nền tảng nhân lực sẵn sàng cho quá trình chuyển đổi sang mô hình văn phòng hiện đại.

Các giải pháp và kiến nghị

Tác giả đề xuất hệ thống giải pháp 5 nhóm mang tính đồng bộ: đổi mới nhận thức, hoàn thiện thể chế, đẩy mạnh ứng dụng CNTT, kiện toàn tổ chức - nhân sự, và đầu tư cơ sở vật chất. Điểm mấu chốt là kết hợp hài hòa giữa công cụ truyền thống (mục lục hồ sơ giấy, quy trình kiểm soát văn bản đến/đi) với công nghệ số (trục liên thông điện tử, phần mềm lưu trữ, ký số) nhằm đảm bảo an toàn thông tin và tính pháp lý.

Đóng góp của đề tài

  • Về mặt lý luận: Bổ sung cơ sở khoa học về nội dung đổi mới công tác văn phòng tại cơ quan hành chính nhà nước cấp Bộ trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0 và cải cách hành chính công.
  • Về mặt thực tiễn: Phản ánh bức tranh thực tế về công tác quản trị văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2015–2017; cung cấp số liệu thực tế về cơ cấu nhân sự, tình hình lưu trữ và quy trình xử lý văn bản, chỉ rõ các điểm nghẽn để cơ quan có phương án xử lý thích hợp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Do giới hạn về thời gian thực tập và kinh nghiệm thực tiễn của sinh viên, khóa luận chủ yếu tập trung khảo sát phạm vi công tác tại khối cơ quan Văn phòng Bộ trong mốc thời gian từ năm 2015 đến năm 2017; chưa đi sâu khảo sát chi tiết hoạt động văn phòng tại tất cả các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ.
  • Hướng mở rộng tiếp theo: Tiếp tục theo dõi, đánh giá hiệu quả khi hệ thống mạng liên thông văn bản điện tử đạt mức triển khai 100%; nghiên cứu tích hợp chữ ký số chuyên dùng và đánh giá hiệu quả kinh tế - hành chính của mô hình văn phòng phi giấy tờ tại Bộ Khoa học và Công nghệ trong các giai đoạn tiếp theo.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng sử dụng:
    • Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Quản lý công, Hành chính công tại các cơ sở đào tạo đại học và sau đại học.
    • Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác tham mưu tổng hợp, văn thư, lưu trữ, quản trị công sở tại các Bộ, ngành và cơ quan hành chính nhà nước.
  • Nội dung có giá trị tham khảo cao:
    • Quy trình 8 bước trong việc xây dựng và điều hành chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng cấp Bộ.
    • Mô hình triển khai kết hợp phần mềm lưu trữ NeoARCHIVE và phương pháp quản lý truyền thống trong việc kiểm soát khối tài liệu quy mô lớn.
    • Quy trình kiểm soát phiếu trình điện tử bắt buộc và kinh nghiệm tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến đa điểm cầu.

Câu hỏi thường gặp

1. Chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) của Bộ Khoa học và Công nghệ thay đổi như thế nào trong giai đoạn 2014–2016?
Chỉ số PAR Index của Bộ KH&CN liên tục được cải thiện: năm 2014 đứng thứ 19, năm 2015 vươn lên thứ 17, và đến năm 2016 đạt vị trí thứ 3 trên tổng số 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ (chỉ đứng sau Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Bộ Tài chính).

2. Quy định bắt buộc xử lý Phiếu trình giải quyết công việc bằng hình thức điện tử tại Bộ Khoa học và Công nghệ được áp dụng từ thời điểm nào?
Theo Công văn số 2950/BKHCN-VP ngày 07/9/2017, từ ngày 15/9/2017, Phiếu trình giải quyết công việc trình Lãnh đạo Bộ qua Văn phòng Bộ bắt buộc phải nộp bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc; hồ sơ không dùng phiếu trình điện tử sẽ bị Phòng Tổng hợp trả lại trong vòng 02 ngày làm việc.

3. Khối lượng tài liệu lưu trữ và phần mềm chuyên dụng đang được áp dụng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ là gì?
Văn phòng Bộ sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ NeoARCHIVE của công ty NewSaiGonSoft. Tính đến năm 2017, Phòng Lưu trữ đã chỉnh lý được 920 mét tài liệu (năm 2017 chỉnh lý 140 mét tài liệu chuyên ngành và 15 mét tài liệu kế toán), thu thập trung bình 9.000 hồ sơ (>100 mét tài liệu)/năm và còn khoảng 300 mét tài liệu đang bó gói chờ chỉnh lý trong kho có diện tích hơn 300 m².

4. Cơ cấu trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ thể hiện những đặc điểm gì?
Theo số liệu năm 2016, tỷ lệ cán bộ có trình độ từ cử nhân trở lên đạt 59,37% (gồm 01 Tiến sĩ chiếm 1,04%, 13 Thạc sĩ chiếm 13,54%, 43 Cử nhân chiếm 44,79%). Nhóm nhân sự có trình độ khác chiếm 40,63% (39 người), chủ yếu phân bổ tại các vị trí quản trị hậu cần, lái xe, lễ tân.

5. Hệ thống họp giao ban trực tuyến định kỳ hàng tháng của Bộ Khoa học và Công nghệ kết nối những điểm cầu nào?
Từ năm 2015, họp giao ban tháng được tổ chức trực tuyến qua 05 điểm cầu: Trụ sở chính Bộ KH&CN (113 Trần Duy Hưng, Hà Nội), Cục Công tác phía Nam (31 Hàn Thuyên, Quận 1, TP.HCM), Cục Sở hữu trí tuệ, Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ quốc gia, và Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tạ Thị Nhật Lệ đã khái quát hệ thống cơ sở lý luận về quản trị văn phòng hiện đại và phản ánh thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2015–2017. Thông qua việc phân tích dữ liệu thực tế về quy trình nghiệp vụ, cơ cấu nhân sự và hạ tầng công nghệ, công trình đã chỉ rõ những kết quả đạt được cùng các điểm hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ và luân chuyển văn bản điện tử. Trên cơ sở đó, 05 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính hệ thống, đóng góp nguồn tư liệu tham khảo phục vụ yêu cầu hiện đại hóa công tác hành chính tại các cơ quan cấp Bộ.