chương 1, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy văn phòng tại Bộ Nội vụ. 14 PHÄN NÞI DUNG CH¯¡NG 1: C¡ SÞ LÍ LU¾N VÀ VN PHÒNG VÀ TÞ CHĀC BÞ MÁY VN PHÒNG 1. Khái nißm vn phòng â Việt Nam, từ <Văn phòng= xuất hiện khá sßm trong các văn bản hành chính và đ°ÿc sử dāng phổ biến trong thực tế. Từ năm 1945 và đến nay, trong c¡ cấu bá máy c¡ quan nhà n°ßc từ trung °¡ng cho đến đßa ph°¡ng đều có tổ chąc văn phòng.
Văn phòng là bá máy tham m°u, giúp việc cho lãnh đ¿o, là thực thể hiện hữu trong tất cả các c¡ quan, tổ chąc doanh nghiệp Trong cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả V°¡ng Hoàng Tuấn (2000) cho rằng: <Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là trā sã làm việc căa c¡ quan. Theo nghĩa ráng, đó là bá máy giúp việc căa c¡ quann= Từ góc đá nghiên ccuuws về khoa hác tổ chąc, trong bài viết năm 2005, PGS. Nguyễn Hữu Tri cho rằng, có thể xác đßnh cách hiểu từ <Văn phòng= theo hai nghĩa sau: - Văn phòng theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bá bá máy quản lý căa đ¡n vß cao cấp đến c¡ sã vßi các nhân sự làm quản trß cho hệ thống quản lý nói riêng văn phòng toàn bá có đầy đă t° cách pháp nhân trong ho¿t đáng đối nái đối ngo¿i để thực hiện māc tiêu chung căa tổ chąc. - Văn phòng theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bá máy trÿ giúp nhà quản trß những việc trong chąc năng đ°ÿc giao; là mát bá phận cấu thành trong c¡ cấu tổ chąc, chßu sự điều hành căa nhà quản trß cấp cao văn phòng chąc năng không phải là mát pháp nhân đác lập trong các quan hệ đối ngo¿i.
Mặc dù các giáo trình tài liệu đều đ°a ra những đßnh nghĩa về văn phòng từ nhiều góc đá khác nhau nh°ng tựu trung l¿i có mát số điểm chung về văn phòng đã đ°ÿc thừa nhận bao gồm các vấn đề sau: 15 - Văn phòng là bá máy tham m°u giúp việc cho lãnh đ¿o có chąc năng thu thập xử lý cung cấp thông tin, thực hiện các thă tāc hành chính chăm lo các công việc hậu cần căa c¡ quan. - Văn phòng là trā sã chính là trung tâm giao dßch căa c¡ quan tổ chąc. Khái nißm tß chāc Tuy có nhiều quan niệm khác nhau về tổ chąc nh°ng c¡ bản có ba cách hiểu sau đây: Tổ chąc (đáng từ) là mát lo¿t các ho¿t đáng sắp xếp thiết lập phối hÿp các yếu tố hoặc bá phận ho¿t đáng thành mát chỉnh thể theo mát trật tự hoặc mát hệ thống nhất đßnh để đảm bảo māc tiêu đề ra. Tổ chąc (danh từ) là mát tập hÿp trong đó bao gồm nhiều cá thể hoặc gồm nhiều yếu tố đ°ÿc thiết lập sắp xếp thành mát hệ thống vßi māc tiêu chung hoặc đặc điểm chung.
Ví dā: các tổ chąc đoàn thể, tổ chąc phi chính phă… Tổ chąc (tính từ) để chỉ những ho¿t đáng hoặc những thiết chế những hệ thống đã đ°ÿc sắp đặt điều hành theo mát trật tự nhất đßnh có tính khoa hác và quan hệ chặt chẽ vßi nhau. Ví dā: c¡ quan là mát tập thể có tổ chąc, làm việc có tổ chąc. Khái nißm tß chāc bß máy vn phòng Trên c¡ sã hai khái niệm <tổ chąc= (theo nghĩa đáng từ) và <văn phòng= (theo nghĩa ráng) có thể hiểu: Tổ chąc bá máy văn phòng là t° duy và các biện pháp mà nhà quản trß cần áp dāng để thiết lập, sắp xếp, quy đßnh chąc năng, nhiệm vā và mối quan hệ giữa các bá phận, đ¡n vß trong bá máy văn phòng, sao cho bāng mày đó đ°ÿc tổ chąc khoa hác, hÿp lý và hiệu quả Về bản chất, bá máy văn phòng (theo nghĩa ráng) là mát tổ chąc có hệ thống gồm nhiều bá phận đ°ÿc điều phối mát cách có ý thąc nhằm thực hiện māc tiêu căa văn phòng và căa tổ chąc. Do đó tổ chąc bá máy văn phòng là 16 ho¿t đáng thiết lập hệ thống cấu trúc bao gồm thiết kế xây dựng và vận hành bá máy văn phòng nhằm đ¿t đ°ÿc māc tiêu căa nhà quản trß Về quy mô, nếu tiếp cận ã góc đá c¡ cấu tổ chąc chąc năng văn phòng đ°ÿc hiểu theo hai nghĩa bá máy văn phòng (nghĩa ráng) và bá phận văn phòng (nghĩa hẹp) để đảm nhận những chąc năng nhiệm vā đ°ÿc giao văn phòng dù ã quy mô nào cũng phải đ°ÿc tổ chąc theo mát cấu trúc nhất đßnh vßi tên gái cā thể và ph¿m vi chąc trách rõ ràng - Xét theo nghĩa rộng: tổ chąc bá máy văn phòng là việc thiết lập hệ thống các đ¡n vß bá phận căa bá máy tham m°u giúp việc trực tiếp cho lãnh đ¿o theo nghĩa này tổ chąc bá máy văn phòng chính là tổ chąc bá máy quản lý căa c¡ quan hay doanh nghiệp trong c¡ cấu tổ chąc căa bá máy văn phòng thông th°áng có hai nhóm/khối các đ¡n vß, bá phận, gồm: + Khối quản lý chąc năng đây là các bá phận phòng ban có chąc năng giúp lãnh đ¿o tham m°u quản lý các lĩnh vực mà bất cą c¡ quan, doanh nghiệp nào cũng cần có nh° hành chính, tổ chąc cán bá, tài chính, kế ho¿ch, quản lý c¡ sã vật chất, thanh tra.
+ Khối quản lý chuyên môn bao gồm các bá phận/ phòng/ ban có chąc năng giúp lãnh đ¿o tham m°u quản lý các lĩnh vực chuyên môn riêng căa từng c¡ quan, doanh nghiệp. - Xét theo nghĩa hẹp: Tổ chąc văn phòng đ°ÿc hiểu là việc thiết lập cấu trúc bên trong căa bá phận văn phòng. C¡ cấu tổ chąc căa bá phận này đ°ÿc các c¡ quan doanh nghiệp khá t°¡ng đồng chỉ khác nhau về số l°ÿng đ¡n vß tùy theo quy mô và ph¿m vi ho¿t đáng căa c¡ quan. Thông th°áng c¡ cấu tổ chąc bá phận Văn phòng có thể đ°ÿc thiết kế thành các phòng ban nhỏ bên trong hoặc chß phân đßnh thành các tổ chuyên môn để đảm nhận các nhiệm vā nh° văn th° l°u trữ, công nghệ thông tin, lễ tân, điện - n°ßc, lái xe, t¿p vā, y tế nái bá, cải cách hành chính….
Chāc nng, nhißm vā cÿa vn phòng 1. Chāc nng nhißm vā cÿa bß máy vn phòng * Chức năng của bộ máy văn phòng Vßi vai trò là bá máy tham m°u giúp việc cho ho¿t đáng lãnh đ¿o và quản lý điều hành bá máy văn phòng có ba chąc năng chính là đảm bảo thông tin tham m°u và giúp việc Để thực hiện tốt các chąc năng trên tất cả các bá phận thuác bá máy văn phòng phải thực hiện các nhiệm vā chă yếu sau đây: - Thu thập xử lý các thông tin liên quan đến chąc năng nhiệm vā đ°ÿc giao và cung cấp cho lãnh đ¿o hoặc cán bá khác trong hệ thống - Trên c¡ sã phân tích tổng hÿp thông tin cần phát hiện vấn đề và đề suất vßi lãnh đ¿o các ph°¡ng án cách thąc giải quyết - Sau khi lãnh đ¿o ban hành quyết đßnh quản lý các bá phận trong bá máy văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế ho¿ch để triển khai thực hiện cũng nh° tổ chąc phổ biến h°ßng dẫn và phân công cho các đ¡n vß các cá nhân thực hiện các quy đßnh đó * Nhiệm vụ của bộ máy văn phòng Sau khi hoàn thành công việc đ°ÿc giao các bá phận trong bá máy văn phòng có nhiệm vā tổng hÿp, đánh giá kết quả hoàn thành công việc và báo cáo cho lãnh đ¿o, đồng thái tiếp tāc tham m°u cho lãnh đ¿o các biện pháp tiếp theo phāc vā ho¿t đáng trong văn phòng. Chāc nng nhißm vā cÿa bß ph¿n vn phòng Bá phận văn phòng cũng có chąc năng đảm bảo thông tin tham m°u giúp việc bãi lẽ văn phòng theo đßnh nghĩa này là mát bá phận trong bá máy văn phòng nh°ng chąc năng nhiệm vā căa bá phận văn phòng có mát số điểm khác biệt so vßi các bá phận khác trong bá máy văn phòng cā thể nh° sau: * Chāc nng cÿa bß ph¿n vn phòng 18 - Với chāc năng đảm bảo thông tin: Bá phận văn phòng có nhiệm vā tổ chąc quản lý hệ thống thông tin văn bản căa c¡ quan phāc vā cho lãnh đ¿o. Bao gồm thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và những thông tin từ văn bản nái bá, để thực hiện chąc năng này bá phận văn phòng đ°ÿc giao trực tiếp tổ chąc thực hiện công tác văn th° l°u trữ.
Ngoài ra văn phòng cũng là đau nối tiếp nhận nguồn thông tin trực tiếp qua hệ thống điện tho¿i chung, qua ho¿t đáng tiếp dân, … Thông qua việc quản lý theo dõi những nguồn thông tin c¡ bản này bá phận văn phòng sẽ bao quát đ°ÿc tình hình ho¿t đáng chung căa c¡ quan cũng nh° tiếp nhận những yêu cầu căa cấp trên gửi xuống. Từ đó bá phận văn phòng có thể cung cấp thông tin kßp thái đầy đă cho lãnh đ¿o và các bá phận chąc năng trong bá máy văn phòng. - Với chāc năng tham mưu: Sự khác biệt căa bá phận văn phòng là tham m°u tổng hÿp, có nghĩa là việc tham m°u đ°ÿc thực hiện trên c¡ sã tổng hÿp các nguồn thông tin c¡ bản căa c¡ quan. Để thực hiện chąc năng tham m°u tổng hÿp bá phận văn phòng có nhiệm vā sau đây: tổng hÿp và cung cấp thông tin về tình hình ho¿t đáng căa c¡ quan hàng ngày, hàng tuần, trong tháng cho lãnh đ¿o đồng thái đề suất vßi lãnh đ¿o những vấn đề đặt ra cũng nh° thái h¿n và yêu cầu cần giải quyết.
Chąc năng tham m°u căa bá phận văn phòng có ph¿m vi ráng vì liên quan đến rất nhiều vấn đề nhiều lĩnh vực và là kết quả từ việc tổng hÿp các nguồn thông tin từ văn bản đi văn bản đến văn bản nái bá qua các báo cáo từ cấp d°ßi gửi lên. * Nhißm vā cÿa bß ph¿n vn phòng - Về đảm bảo điều kiện ph°¡ng tiện làm việc, bá phận văn phòng có nhiệm vā tổ chąc việc bố trí và tổ chąc n¡i làm việc cho lãnh đ¿o các c¡ quan đ¡n vß, thiết kế tổ chąc cảnh quan và môi tr°áng làm việc mua sắm Bảo d°ỡng sửa 19 chữa các thiết bß điều kiện làm việc nh° bàn ghế máy móc văn phòng phẩm ph°¡ng tiện đi l¿i phāc vā công việc văn phòng. - Về duy trì hệ thống thông tin liên l¿c, bá phận văn phòng có nhiệm vā thiết lập hệ thống thông tin nái bá thông tin liên l¿c qua điện tho¿i vßi các c¡ quan tổ chąc vßi đối tác khách hàng.