Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm liên quan 1.1 Khái niệm văn phòng Ở bất kỳ CQ, DN nào cũng cần một bộ phận phụ trách về công tác thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. Bộ phận này không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ hoạt động điều hành của BLĐ, mà còn đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý nhằm đảm bảo cho CQ, DN được vận hành ổn định và hiệu quả. Văn phòng là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong giới nghiên cứu và trong thực tiễn quản lý.
Do đó, khái niệm văn phòng ngày càng được mở rộng và thay đổi theo thời gian. Trên thực tế, hiện nay “văn phòng” có rất nhiều cách hiểu khác nhau xuất phát từ góc độ tiếp cận khác nhau của các nhà nghiên cứu: + Theo nghĩa rộng, Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý. Văn phòng có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Nếu tiếp cận văn phòng theo nghĩa rộng, văn phòng lúc này sẽ tồn tại dưới dạng bộ máy văn phòng, bộ máy này được cấu thành từ các đơn vị, bộ phận khác trong CQ, DN.
Ví dụ: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, … [16, tr15] + Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của một cơ quan, doanh nghiệp có chức năng tham mưu, tổng hợp; giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; tổ chức đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; đồng thời giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính [3, tr141]. Đây là cách tiếp cận về văn phòng phổ biến tại Việt Nam. Tùy theo quy mô, cách thức hoạt động của từng CQ, DN, khi đó văn phòng sẽ có tên gọi khác nhau như Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng HCNS, Phòng Hành chính – Tổng hợp, … PGS.TS Văn Tất Thu đã từng nhận xét “Trên thực tế, văn phòng tồn tại như một thực thể nên có nhiều cách tiếp cận khác nhau”. Đồng thời, căn cứ vào quy mô, tính chất, yêu cầu của Lãnh đạo mỗi CQ, DN, văn phòng sẽ có cơ cấu, chức năng và nhiệm vụ khác nhau.
Do đó, rất khó để đưa ra một khái niệm thống nhất cho “văn phòng”. 9 Trong phạm vi nghiên cứu của khóa luận này, tác giả sẽ tiếp “văn phòng” theo nghĩa hẹp - một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của DN. Tại đây, văn phòng không chỉ đơn giản là nơi giải quyết các công việc giấy tờ đơn thuần, mà còn mang lại nhiều giá trị, vai trò, chức năng khác cho DN như: tham mưu, tổng hợp trong xây dựng kế hoạch, chương trình công tác; tham mưu và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định, nội quy trong DN; xây dựng hệ thống thông tin nội bộ, văn thư lưu, trữ; thực hiện các chức năng hậu cần; tổ chức đối nội – đối ngoại nhằm xây dựng hình ảnh, uy tín và phát triển thương hiệu của DN; … So với văn phòng tại các CQ hành chính Nhà nước, Đảng và các đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây gọi tắt là văn phòng CQ), văn phòng DN có sự khác biệt nhất định. Do tính kiêm nhiệm của văn phòng DN cao hơn nên nội dung tham mưu của văn phòng có thể được mở rộng như chức năng tham mưu về nhân sự, tài chính kế toán,.
nếu trong cơ cấu tổ chức của văn phòng có sự hiện diện của các phòng ban này. Thông qua việc thực thi các nhiệm vụ của mình, văn phòng góp phần quan trọng trong việc trợ giúp điều hành, đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo nói riêng và DN nói chung được thực hiện thống nhất, khoa học, ổn định và phát triển.2 Khái niệm công tác Trước khi tìm hiểu sâu về công tác tham mưu, tổng hợp, điều cần thiết là phải làm rõ khái niệm “công tác”. Theo Từ điển Tiếng Việt của tác giả Ngọc Thái, Quốc Khánh đã đưa ra cách hiểu về “công tác” theo nghĩa cơ bản như sau: “Công tác là công việc của Nhà nước hoặc đoàn thể; Công tác là làm việc của Nhà nước, của đoàn thể; Công tác là làm việc tại một nơi khác, xa nơi làm việc thường này, trong một khoảng thời gian nhất định. Theo cách hiểu trên, “công tác” được nhìn nhận là các hoạt động, công việc chủ yếu liên quan đến CQ Nhà nước hay các đoàn thể chính trị, xã hội.
Ví dụ như: công tác tiếp công dân của Ủy ban nhân dân các cấp; công tác văn thư của Văn phòng Chính phủ. Trong phạm vi khóa luận này, để phù hợp với đối tượng nghiên cứu tại DN, tác giả sẽ tiếp cận “công tác” dưới góc độ động từ, có nghĩa là hoạt động, công việc được tổ chức thực hiện có hệ thống và khoa học nhằm đạt được mục tiêu đặt ra.3 Khái niệm tham mưu Lãnh đạo là một hoạt động phức tạp, đòi hỏi người đứng đầu phải có năng lực, phẩm chất toàn diện. Tuy nhiên, với khối lượng công việc lớn và phải điều hành bao quát nhiều lĩnh vực. Do đó, người lãnh đạo luôn cần có sự hỗ trợ đắc lực từ đội ngũ tham mưu.
Họ thường được ví như bộ não thứ hai, cánh tay phải đắc lực giúp lãnh đạo hoàn thành được tốt vai trò của mình. Trong lịch sử, người làm tham mưu thường được biết đến với tư cách là cách quân sư, mưu sĩ, họ là những nhân vật chủ chốt đứng sau các vị vua, thủ lĩnh để chịu trách nhiệm đưa ra những chiến lược và kế hoạch quân sự trong các trận chiến. Ngày nay, cùng với sự phát triển của xã hội, “tham mưu” dần được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực, chuyên môn khác nhau. Hoạt động này trở thành một nhiệm vụ chuyên nghiệp, là quá trình kết hợp giữa sự hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực cộng thêm với khả năng phân tích, dự đoán một cách có cơ sở, khoa học nhằm hỗ trợ, phục vụ cho các nhà lãnh đạo trong việc ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định.
Hiện nay, thuật ngữ “tham mưu” trong Tiếng Việt cũng được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau: Trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng, tác giả Nguyễn Thành Độ đưa ra quan điểm: “Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu”. [6, tr9] Tác giả Văn Tất Thu đã nêu rõ nhận định của bản thân về thuật ngữ này như sau: “Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất các ý tưởng, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu với thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đề ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan, đơn vị để đạt kết quả cao nhất”. [22, tr90] Như vậy, tham mưu được tiếp cận với nhiều cách hiểu phụ thuộc vào từng góc nhìn của mỗi nhà nghiên cứu. Tuy nhiên, về bản chất họ đều thống nhất đây là quá trình cá nhân hay tổ chức tham vấn, đề xuất ý kiến cho các nhà lãnh đạo về cách tiếp cận, giải quyết, tức là giúp lãnh đạo vạch ra những phương hướng, kế hoạch để giải quyết tốt một vấn đề, hay công việc chuyên môn nào đó.
Trong phạm vi khóa luận này, tác giả tiếp cận tham mưu với ý nghĩa là một hoạt động trong lĩnh vực quản trị. Vì vậy, có thể đưa ra một cách hiểu đầy đủ về tham mưu như sau: Tham mưu là việc cá nhân hoặc tổ chức tham gia hiến kế, đề xuất các ý chiến lược, ý tưởng, sáng kiến, kế hoạch, chương trình hoạt động của tổ chức và kèm theo 11 những phương án, giải pháp tối ưu để thực hiện cho cấp trên. Đồng thời, tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch tham mưu khi được cấp trên đồng ý.4 Khái niệm tổng hợp Tổng hợp là thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong cuộc sống và ở từng lĩnh vực, “tổng hợp” sẽ có những định nghĩa cụ thể khác nhau nhằm phù hợp với hướng tiếp cận của lĩnh vực đó. Về mặt lý luận chung “tổng hợp” có thể hiểu theo những cách sau: Tác giả Văn Tất Thu cho rằng: “Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể.
Hiểu một cách đơn giản, tổng hợp là tập hợp các cái riêng lẻ thành cái chung, như tổng hợp các ý kiến thảo luận tại hội nghị, cuộc họp; tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan, đơn vị; tổng hợp thông tin, số liệu…” [21, tr125] Hiểu theo nghĩa đơn giản nhất, “tổng hợp” là quá trình tập hợp các yếu tố, thành phần riêng lẻ có mối liên hệ nhất định lại với nhau để tạo thành cái chung. Quá trình này không chỉ đơn giản là tập hợp hay cộng dồn các thành phần lại với nhau mà đòi hỏi sự sáng tạo, tư duy logic và khả năng kết nối các ý tưởng trong khi tổng hợp để tạo ra những chỉnh thể, sản phẩm, ý tưởng mới có giá trị hơn. Trong Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng (2021) do PGS.TS Vũ Thị Phụng chủ biên đã đưa ra cách hiểu về thuật ngữ tổng hợp: “Là quá trình sử dụng các phương pháp khoa học để xâu chuỗi, liên kết các mặt phản ánh của một vấn đề, hiện tượng, sự kiện, hoạt động và đưa ra kết luận, nhận xét hay đánh giá nhằm có cái nhìn tổng thể, toàn diện và có được đầy đủ thông tin cần thiết về vấn đề, hiện tượng, sự kiện, hoạt động đó” [14, tr295]. Đây cũng là khái niệm về tổng hợp mà tác giả sẽ sử dụng trong đề tài khóa luận này.
Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng 1.1 Mối liên hệ giữa công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng Công tác tham mưu của văn phòng không chỉ dừng lại ở việc văn phòng tham gia hiến kế, đề xuất các ý tưởng, giải pháp liên quan đến các vấn đề thuộc chuyên môn, mà còn có trách nhiệm tham mưu tổng hợp về tình hình hoạt động của toàn CQ, DN nhằm giúp lãnh đạo trong việc xây dựng, ban hành các chương trình, kế hoạch, quyết định đối với hoạt động của CQ, DN.