Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng đóng vai trò là trung tâm liên lạc, điều phối thông tin và là bộ máy tham mưu đắc lực hỗ trợ lãnh đạo trong công tác chỉ huy, quản lý. Công tác tham mưu, tổng hợp có mối quan hệ tương hỗ mật thiết, giúp đề xuất các ý tưởng, sáng kiến, phương án và giải pháp có tính tổng thể nhằm bảo đảm tính chính xác, kịp thời trong các quyết định điều hành. Đối với khối cơ quan hành chính nhà nước và tổ chức Đảng, chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng là nhiệm vụ truyền thống và chuẩn mực. Tuy nhiên, tại khu vực doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin (CNTT) với môi trường cạnh tranh cao và tốc độ thay đổi nhanh chóng, công tác tham mưu, tổng hợp của bộ phận văn phòng thường bị kiêm nhiệm hoặc chưa được nhìn nhận đầy đủ về mặt bản chất và tầm quan trọng.

Công ty Cổ phần Công nghệ Savis (SAVIS) là doanh nghiệp công nghệ quy mô lớn, có sự tăng trưởng nhanh chóng về dịch vụ và số lượng nhân sự. Bộ phận Văn phòng tại SAVIS (hoạt động dưới tên gọi Phòng Hành chính Nhân sự) đã phát huy vai trò hỗ trợ Ban Lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế và ban hành các quyết định điều hành. Mặc dù vậy, trước yêu cầu phát triển và biến động thực tiễn, công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự của SAVIS vẫn bộc lộ một số tồn tại, hạn chế về quy trình, cơ chế phối hợp và mức độ chuyên nghiệp hóa. Nhằm giải quyết các vấn đề này, tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp: "Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, Hà Nội".

Mục tiêu nghiên cứu

  1. Khái quát cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp trong văn phòng.
  2. Nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Công nghệ Savis.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Công nghệ Savis.

Nhiệm vụ nghiên cứu

  • Thu thập, tổng quan tình hình nghiên cứu lý luận và thực tiễn liên quan đến đề tài.
  • Hệ thống hóa lý luận chung về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng.
  • Khái quát thông tin chung về Công ty Cổ phần Công nghệ Savis và Phòng Hành chính Nhân sự của công ty.
  • Khảo sát, phân tích thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại SAVIS theo các mảng nội dung cụ thể.
  • Đánh giá ưu điểm, hạn chế và chỉ ra nguyên nhân của các hạn chế.
  • Đề xuất các nhóm giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp tại SAVIS.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng (Phòng Hành chính Nhân sự) Công ty Cổ phần Công nghệ Savis, Hà Nội.
  • Phạm vi không gian: Khóa luận tiếp cận khái niệm văn phòng theo nghĩa hẹp, giới hạn nghiên cứu tại Phòng Hành chính Nhân sự thuộc Khối Back Office của Công ty Cổ phần Công nghệ Savis.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào 7 nội dung tham mưu, tổng hợp chủ yếu: (1) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; (2) Tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự; (3) Xây dựng và ban hành nội quy, quy định; (4) Công tác truyền thông nội bộ; (5) Quản lý công tác văn thư, lưu trữ; (6) Lĩnh vực hành chính; (7) Công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và xử lý số liệu, tài liệu thực tế từ tháng 01/2021 đến tháng 03/2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng

Khóa luận sử dụng hệ thống lý luận chuyên ngành Quản trị văn phòng và Khoa học quản lý, dựa trên các giáo trình và công trình nghiên cứu chuẩn mực tại Việt Nam (GS.TS. Nguyễn Thành Độ, PGS.TS. Văn Tất Thu, PGS.TS. Vũ Thị Phụng, TS. Nguyễn Mạnh Cường):

  • Khái niệm Văn phòng (theo nghĩa hẹp): Là bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp, có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo; bảo đảm thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính.
  • Khái niệm Công tác: Được tiếp cận dưới góc độ động từ, chỉ các hoạt động, công việc được tổ chức thực hiện có hệ thống và khoa học nhằm đạt mục tiêu đặt ra.
  • Khái niệm Tham mưu: Là việc cá nhân hoặc tổ chức tham gia hiến kế, đề xuất ý tưởng, sáng kiến, chiến lược, kế hoạch, chương trình hoạt động kèm phương án tối ưu cho cấp trên; đồng thời tổ chức thực hiện khi được phê duyệt.
  • Khái niệm Tổng hợp: Quá trình sử dụng các phương pháp khoa học để liên kết, xâu chuỗi các mặt phản ánh của vấn đề, sự kiện, hoạt động nhằm đưa ra kết luận, nhận xét, đánh giá toàn diện.
  • Mối liên hệ tương hỗ: Tổng hợp là tiền đề, cơ sở cung cấp thông tin đầu vào cho tham mưu; tham mưu là đích đến định hướng cho hoạt động tổng hợp.

Khóa luận đồng thời viện dẫn các căn cứ pháp lý và tiêu chuẩn chuyên ngành: Bộ luật Lao động năm 2019, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015, tiêu chuẩn lưu trữ điện tử ISO 14721:2012 (OAIS).

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin: Tập hợp các văn bản nội bộ, số liệu báo cáo, kế hoạch công tác và quy chế quản lý của SAVIS.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phân tích, hệ thống hóa giáo trình, tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo quản lý cấp phòng và các khóa luận, luận văn tiền nhiệm.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Ghi nhận thực tế quá trình vận hành, xử lý luồng công việc tại Phòng Hành chính Nhân sự SAVIS trong thời gian thực tập tốt nghiệp.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: So sánh giữa khung lý thuyết chuẩn mực về quản trị văn phòng với thực tiễn tổ chức tham mưu tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi và phỏng vấn chuyên sâu: Sử dụng bảng hỏi trực tuyến (Google Form) và tiến hành phỏng vấn sâu nhân sự chuyên trách, cán bộ quản lý Phòng Hành chính Nhân sự để thu thập dữ liệu định lượng và định tính.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Đánh giá ưu thế, nhược điểm, làm rõ nguyên nhân của thực trạng nhằm xây dựng giải pháp khả thi.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập trực tiếp từ Phòng Hành chính Nhân sự SAVIS, các hồ sơ theo dõi văn bản đến/đi, báo cáo thực hiện KPI, các quyết định ban hành quy chế, file dữ liệu phần mềm quản trị nhân sự iHR, Microsoft 365 OneDrive và hệ thống thông tin nội bộ của công ty trong giai đoạn 2021 - 03/2024.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng

Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về văn phòng, công tác, tham mưu và tổng hợp; làm rõ bản chất mối quan hệ hữu cơ không thể tách rời giữa chức năng tham mưu và chức năng tổng hợp trong quản trị tổ chức. Tác giả phân tích 3 vai trò căn bản của công tác tham mưu, tổng hợp: trực tiếp hỗ trợ lãnh đạo điều hành; quyết định chất lượng văn bản và chính sách ban hành; khẳng định vị thế của văn phòng trong cơ quan, doanh nghiệp.

Chương này phân loại chi tiết 7 nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng và chuẩn hóa Quy trình tham mưu, tổng hợp 4 bước:

  1. Bước 1 - Xác định vấn đề tham mưu: Phát hiện vấn đề qua chỉ đạo của lãnh đạo hoặc biến động thực tiễn; phân loại ưu tiên dựa trên ma trận Eisenhower.
  2. Bước 2 - Tổng hợp, phân tích thông tin: Thu thập, xử lý, thống kê và kiểm tra tính xác thực của luồng dữ liệu.
  3. Bước 3 - Xây dựng và lựa chọn giải pháp tham mưu: Thiết lập các phương án xử lý, phân tích ưu/nhược điểm, ứng dụng tiêu chí SMART để chọn phương án tối ưu.
  4. Bước 4 - Trình bày phương án tham mưu trước lãnh đạo: Trình bày bằng văn bản (tờ trình, kế hoạch, quyết định) hoặc phi văn bản (báo cáo trực tiếp, họp giao ban); tiếp thu chỉnh sửa hoặc tổ chức thực hiện và đánh giá chất lượng sau phê duyệt.

Tác giả chỉ rõ 3 yêu cầu (đúng thẩm quyền; bảo đảm chất lượng; bảo đảm tính khả thi), 4 nguyên tắc (dựa trên cơ sở pháp lý; bảo đảm tính khoa học, khách quan, trung thực; bảo đảm tính kịp thời; nêu cao tinh thần trách nhiệm) cùng 4 yếu tố tác động trực tiếp: cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động, năng lực đội ngũ nhân sự và điều kiện cơ sở vật chất - công nghệ.

Chương 2: Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Chương 2 phác thảo bức tranh tổng thể về Công ty Cổ phần Công nghệ Savis (thành lập ngày 04/11/2004, đại diện pháp luật: Hoàng Nguyên Vân, trụ sở tại Tầng 9 Tòa nhà Việt Á, Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội). Doanh nghiệp có quy mô 150 nhân sự, tổ chức theo mô hình 4 khối chức năng; Phòng Hành chính Nhân sự thuộc Khối Back Office gồm 7 nhân sự, trong đó có 4 nhân sự trực tiếp làm công tác tham mưu, tổng hợp (Trưởng phòng kiêm C&B, chuyên viên hành chính, chuyên viên nhân sự, lễ tân; 100% đạt trình độ đại học).

Tác giả đi sâu khảo sát thực trạng 7 mảng công tác tại đơn vị:

  • Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác: Phòng HCNS chủ trì tổng hợp kế hoạch năm, quý, tháng và lịch làm việc tuần của Ban Lãnh đạo. Kế hoạch năm 2024 được cụ thể hóa bằng Quyết định số 01/QĐ-SAVIS.
Năm Kế hoạch năm Kế hoạch quý Kế hoạch tháng
2021 1 3 9
2022 1 4 10
2023 1 4 12
  • Tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự: Tham mưu tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp; áp dụng Luật Lao động 2019 và Luật BHXH 2014 để xây dựng thang bảng lương, chính sách phúc lợi; đề xuất "Chính sách giới thiệu nhân sự" nội bộ có thưởng nhằm tuyển dụng chuyên gia CNTT; ứng dụng phần mềm iHR để số hóa quản lý hồ sơ nhân viên.
  • Xây dựng và ban hành nội quy, quy định: Xây dựng quy trình ban hành gồm 5 bước (Thu thập dữ liệu $\rightarrow$ Xử lý, dự thảo $\rightarrow$ Lấy ý kiến phòng ban $\rightarrow$ Trình duyệt $\rightarrow$ Tổ chức thực hiện). Đã tham mưu ban hành 14 văn bản nội quy, quy chế trọng yếu (Nội quy lao động 2021, Quy chế lương thưởng, Quy định bảo vệ bí mật công nghệ, Quy định tổ chức hội họp, v.v.).
STT Nội dung văn bản quy định/nội quy đã tham mưu ban hành
1 Nội quy lao động (2021)
2 Quy định về tổ chức và hoạt động của Phòng HCNS
3 Quy định về quản lý và sử dụng tài sản
4 Quy định về văn hóa ứng xử
5 Quy định về tổ chức hội họp
6 Quy định về bảo vệ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, tài sản trí tuệ
7 Quy định về tiếp khách tại nơi làm việc
8 Quy định sử dụng xe ô tô của Công ty
9 Quy định về Hợp đồng lao động
10 Quy chế lương, thưởng, các chính sách phúc lợi
11 Quy định về Hợp đồng lao động (sửa đổi, bổ sung)
12 Quy chế về kỷ luật lao động
13 Quy định về đánh giá nhân sự
14 Quy định về an toàn, vệ sinh lao động
  • Công tác truyền thông nội bộ: Sử dụng mạng xã hội Telegram làm kênh giao tiếp tập trung; phối hợp Phòng Marketing tổ chức các sự kiện gắn kết (Team building, SAVIS Olympic, SAVIS Healthcare Day, Year End Party).
  • Quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Phân công chuyên viên hành chính kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ; áp dụng chữ ký số và quản lý theo dõi sổ văn bản đi/đến qua Microsoft Excel, lưu trữ đám mây trên OneDrive (Microsoft 365). Hạn chế: Chưa ban hành Quy chế văn thư lưu trữ riêng biệt; chưa khai thác phần mềm lưu trữ số chuyên sâu dù công ty sở hữu dịch vụ này.
  • Lĩnh vực hành chính và hậu cần: Quản lý cơ sở vật chất, bảo dưỡng trang thiết bị tại trụ sở tòa nhà Việt Á, sắp xếp phòng họp, điều phối xe công tác và dự trù ngân sách hành chính định kỳ.
  • Công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng: Triển khai quy trình đánh giá KPIs và định kỳ xét thưởng theo quy định nội bộ.

Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS

Dựa trên kết quả đối chiếu giữa lý luận và thực trạng, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp đồng bộ:

  1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác tham mưu, tổng hợp: Giúp Ban Lãnh đạo và quản lý cấp phòng nhận thức đúng vị trí, tránh xem nhẹ công tác văn phòng là sự vụ đơn thuần.
  2. Hoàn thiện hệ thống quy định về công tác tham mưu, tổng hợp: Ban hành "Quy chế công tác văn thư, lưu trữ", văn bản hóa "Quy chế văn hóa công sở" phù hợp với đặc thù ngành công nghệ.
  3. Xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân sự tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp, sáng tạo: Chuẩn hóa chức danh công việc, tăng cường tập huấn chuyên môn nghiệp vụ văn phòng, kỹ năng phân tích dự báo và kỹ năng soạn thảo văn bản từ các cơ sở đào tạo chuyên ngành (Học viện Hành chính Quốc gia).
  4. Xây dựng môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp: Cải tiến không gian làm việc mở, xây dựng văn hóa chia sẻ và phản hồi đa chiều.
  5. Hiện đại hóa văn phòng:
    • Đầu tư đồng bộ cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật;
    • Ứng dụng công nghệ thông tin: Triển khai phần mềm quản lý văn bản và giải pháp số hóa lưu trữ chuyên dụng của SAVIS vào nội bộ công ty;
    • Tăng cường áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào quy trình xử lý thông tin tham mưu.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Phản ánh trung thực cơ cấu tổ chức và thực trạng vận hành của Phòng Hành chính Nhân sự tại một doanh nghiệp CNTT quy mô 150 người với 4 nhân sự chuyên trách tham mưu, tổng hợp.
  • Thống kê đầy đủ tiến độ lập và ban hành kế hoạch làm việc giai đoạn 2021 - 2023 (đạt 100% kế hoạch năm, tăng dần mức độ hoàn thành kế hoạch tháng từ 9 bản năm 2021 lên 12 bản năm 2023).
  • Hệ thống hóa 14 văn bản quy chế, nội quy quản trị nội bộ do Phòng HCNS tham mưu ban hành.
  • Nhận diện các điểm nghẽn thực tế: việc bố trí nhân sự trái ngành kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ, thiếu vắng quy chế văn thư lưu trữ riêng biệt và việc lưu trữ văn bản điện tử phân tán trên các thư mục Excel/OneDrive thay vì hệ thống lưu trữ số chuyên trách.

Giải pháp và kiến nghị

  • Xác lập quy trình chuẩn 4 bước trong xử lý thông tin tham mưu và quy trình 5 bước trong soạn thảo văn bản nội bộ.
  • Kiến nghị doanh nghiệp nhanh chóng ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ, ứng dụng chính các giải pháp công nghệ số của SAVIS (như hệ thống Biz Office, giải pháp ký số TrustCA, nền tảng số hóa lưu trữ) vào nội bộ phòng ban.
  • Kiến nghị hợp tác định kỳ với các chuyên gia, giảng viên chuyên ngành lưu trữ và quản trị văn phòng để bồi dưỡng nâng cao năng lực tham mưu cho đội ngũ nhân viên.

Đóng góp của đề tài

  • Về mặt lý luận: Bổ sung tư liệu, minh chứng thực tiễn về mô hình tổ chức và quy trình thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp của bộ phận văn phòng trong loại hình doanh nghiệp CNTT, làm phong phú thêm lý thuyết quản trị văn phòng doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước.
  • Về mặt thực tiễn: Cung cấp báo cáo đánh giá hiện trạng toàn diện cho Ban Lãnh đạo SAVIS; đưa ra các đề xuất giải pháp có khả năng ứng dụng trực tiếp giúp hoàn thiện công tác quản trị nội bộ tại công ty; đồng thời làm tài liệu tham khảo chuyên khảo cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học tại Học viện Hành chính Quốc gia và các cơ sở đào tạo tương đương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được thực hiện trong khuôn khổ khóa luận tốt nghiệp bậc cử nhân; phạm vi khảo sát giới hạn tại một doanh nghiệp CNTT cụ thể trên địa bàn Hà Nội với khoảng thời gian nghiên cứu từ 2021 đến tháng 03/2024. Năng lực và kinh nghiệm thực tiễn của tác giả còn có giới hạn nhất định nên các đánh giá chủ yếu tập trung vào luồng công việc nội bộ của Phòng Hành chính Nhân sự, chưa mở rộng phân tích chuyên sâu tác động kinh tế lượng hay đo lường hiệu quả bằng các chỉ số tài chính phức tạp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu so sánh mô hình tham mưu, tổng hợp giữa các doanh nghiệp CNTT với các loại hình doanh nghiệp sản xuất, thương mại, dịch vụ khác; đi sâu phân tích mô hình văn phòng số hóa toàn diện (Paperless Office) và đánh giá mức độ tương thích của các tiêu chuẩn quốc tế (ISO 15489, ISO 14721) trong công tác văn phòng doanh nghiệp tại Việt Nam.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận mang lại giá trị tham khảo cụ thể cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên và học viên chuyên ngành: Là tài liệu tham khảo bổ ích cho người học ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Quản trị nhân lực, Hành chính học khi tiếp cận đề tài thực tập tốt nghiệp về quản trị văn phòng khối doanh nghiệp tư nhân/doanh nghiệp công nghệ.
  • Bộ phận Văn phòng/Hành chính Nhân sự tại các doanh nghiệp vừa và lớn: Cung cấp khung danh mục quy định nội bộ (14 văn bản mẫu), quy trình xây dựng kế hoạch và cách thức tổ chức kênh truyền thông nội bộ kết hợp giữa Telegram và công tác phong trào.
  • Các nhà quản lý doanh nghiệp công nghệ: Tham khảo cơ cấu phân nhiệm của Khối Back Office, mô hình quản trị hồ sơ nhân sự bằng phần mềm iHR và chính sách nội bộ về giới thiệu nhân tài IT.

Câu hỏi thường gặp

1. Bộ phận nào chịu trách nhiệm thực hiện công tác văn phòng tại SAVIS và cơ cấu nhân sự tham mưu gồm bao nhiêu người?
Tại SAVIS, bộ phận văn phòng được tổ chức dưới tên gọi Phòng Hành chính Nhân sự, trực thuộc Khối Back Office. Cơ cấu nhân sự làm công tác tham mưu, tổng hợp của phòng gồm 04 người trên tổng số 07 nhân sự (Trưởng phòng HCNS kiêm C&B, Chuyên viên hành chính, Chuyên viên nhân sự, Lễ tân), toàn bộ 100% đều có trình độ đào tạo bậc đại học.

2. Quy trình tham mưu, tổng hợp chuẩn được tác giả hệ thống hóa gồm mấy bước?
Quy trình tham mưu, tổng hợp được khái quát gồm 4 bước cơ bản:

  • Bước 1: Xác định vấn đề tham mưu.
  • Bước 2: Tổng hợp, phân tích thông tin.
  • Bước 3: Xây dựng báo cáo và lựa chọn giải pháp tham mưu.
  • Bước 4: Trình bày phương án tham mưu trước lãnh đạo.

3. Phòng HCNS SAVIS đang ứng dụng những công cụ, phần mềm công nghệ nào trong công tác văn phòng?
Đơn vị đang ứng dụng phần mềm iHR trong quản lý hồ sơ nhân sự, sử dụng nền tảng Telegram cho giao tiếp công việc nội bộ, lưu trữ dữ liệu văn bản trên OneDrive (Microsoft 365), quản lý danh mục văn bản đi/đến qua Microsoft Excel và ứng dụng giải pháp Chữ ký số nội bộ (TrustCA) trong ký duyệt văn bản điện tử.

4. Những tồn tại chính trong công tác văn thư, lưu trữ tại SAVIS được chỉ ra là gì?
Tồn tại chính gồm: chưa ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ hoặc quy trình xử lý văn bản chính thức; bố trí nhân sự làm trái ngành kiêm nhiệm nghiệp vụ văn thư lưu trữ; việc quản trị văn bản điện tử còn thủ công qua các thư mục rời rạc trên máy tính và OneDrive mà chưa khai thác nền tảng phần mềm lưu trữ số hóa chuyên biệt.

5. Nhóm giải pháp nào được đề xuất để nâng cao hiệu quả công tác tham mưu tại SAVIS?
Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo; Hoàn thiện quy định nội bộ (ban hành Quy chế văn thư lưu trữ, Quy chế văn hóa công sở); Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự chuyên nghiệp; Xây dựng môi trường làm việc hiện đại; Hiện đại hóa văn phòng qua đầu tư trang thiết bị, đẩy mạnh ứng dụng CNTT và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Hồng Kim đã hoàn thành toàn diện các mục tiêu nghiên cứu đặt ra, làm rõ cơ sở lý luận và thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Công nghệ Savis trong giai đoạn 2021 - 2024. Công trình phản ánh khách quan các kết quả đạt được trong việc lập kế hoạch, chuẩn hóa 14 nội quy quy định và ứng dụng công nghệ trong quản trị văn phòng, đồng thời chỉ ra các điểm nghẽn về nhân sự kiêm nhiệm và cơ chế văn thư lưu trữ. Hệ thống 5 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ, thiết thực, có giá trị ứng dụng trực tiếp cho SAVIS và là tài liệu tham khảo học thuật hữu ích cho ngành Quản trị văn phòng.