chương 1, tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy Văn phòng tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. 8 PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÕNG 1. Một số khái niệm cơ bản. Khái niệm văn phòng.
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải có công tác văn phòng với những nội dung chủ yếu nhƣ: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị,…Bộ phận chuyên đảm trách các hoạt động nói trên đƣợc gọi là văn phòng. Văn phòng có thể đƣợc hiểu theo nhiều giác độ khác nhau nhƣ sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩmquyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.[4] - Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.[5] => Mặc dù văn phòng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhƣng đều có điểm chung đó là: +Văn phòng phải là bộ máy đƣợc tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận với số lƣợng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động; còn các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất công việc 4 PGS.Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Tr10 5 PGS.Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Tr12 9 đơn giản thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của công tác văn phòng. Ngoài ra theo quan điểm của nhóm tác giả GS.Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Diệp, ThS.Trần Phƣơng Hiền trong Giáo trình Quản trị văn phòng đã đƣa ra khái niệm về “văn phòng” nhƣ sau: Văn phòng đƣợc hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy).
Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của văn phòng với lao động trực tiếp. Tuy nhiên khái niệm này chƣa phân biệt rõ hoạt động của văn phòng với hoạt động quản lí nói chung. Ở bất kì một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lí cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lí cung cấp thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lí điều hành của ban lãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan đơn vị, bộ phận đó đƣợc gọi là “văn phòng”. Tuy nhiên trong thực tế có những quan niệm khác nhau về văn phòng nhƣ sau: - Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị (Theo từ điển Tiếng Việt năm 1992).
Quan niệm này đồng nhất với bộ phận văn thƣ của cơ quan, đơn vị. - Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (VD: văn phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ,…) - Văn phòng là phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo (có tầm cỡ). VD: văn phòng giám đốc, văn phòng Chủ tịch nƣớc,… - Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trƣởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lí điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, 10 đơn vị. Các khái niệm trên đây đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của “văn phòng”.Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong cơ quan, đơn vị.
Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lí, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lí thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lí điều hành cơ quan đạt kết quả. Đây là nội dung hoạt động rất đặc trƣng của công tác văn phòng. Mặt khác, hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phƣơng tiện vật chất kĩ thuật cần thiết.
Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trƣởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trƣởng nhƣ: tổ chức mua sắm, quản lí các tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố này. Nhƣ vậy, nếu quan sát ở trạng thái tĩnh thì văn phòng gồm những yếu tố vật chất kĩ thuật và con ngƣời. Nếu quan sát ở trạng thái động thì văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho công tác quản lí điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị. Từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của công tác văn phòng trên đây, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị nhƣ sau; “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lí, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động 11 của cơ quan, đơn vị[6] 1.
Khái niệm Tổ chức Có rất nhiều nhà nghiên cứu đã chỉ ra khái niệm về Tổ chức: Trong đó; Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. - Tổ chức: Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất. Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức.
Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản: - Tổ chức bộ máy - Tổ chức quá trình (Tổ chức công việc): Tổ chức quá trình quản trị và tổ chức quá trình sản xuất – kinh doanh; Tổ chức có nội dung rất rộng lớn liên quan đến công tác xây dựng một tổ chức bộ máy cơ quan tổ chức (Có bao nhiêu cấp quản lý, tổ chức các phòng ban chức năng, phân công trách nhiệm và quyền hạn của các phồng ban cũng nhƣ của mỗi cá nhân…), xây dựng hệ thống các phòng ban có liên quan (có những bộ phận nào, phân công chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận…) 1. Khái niệm Tổ chức bộ máy văn phòng. Tổ chức về cơ cấu bộ máy là việc phân chia hệ thống quản lý thành các bộ phận và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác 6 Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phƣơng Hiền (2012) Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân. 12 định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy và lựa chọn, bố trí cán bộ vào các cƣơng vị phụ trách các bộ phận đó.
Tổ chức bộ máy văn phòng là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy văn phòng để sắp xếp về lực lƣợng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống văn phòng của doanh nghiệp hoạt động nhƣ một chỉnh thể có hiệu lực nhất. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Chức năng Xuất phát từ quan niệm trên về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy văn phòng có các chức năng cơ bản sau: + Chức năng tham mƣu tổng hợp Tham mƣu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trƣơng có cơ sở để lựa chọn quyết định quản lý tối ƣu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính khoa học, ngƣời ra quyết định phải nắm đƣợc nhiều lĩnh vực, phải có mặt mọi lúc, mọi nơi… Điều này vƣợt quá khả năng của một con ngƣời.
Vì lý do đó, ngƣời thủ trƣởng cần ý kiến tham mƣu của lực lƣợng giúp việc. Thông thƣờng, theo cơ câu tổ chức trực tuyến-chức năng, lực lƣợng trợ giúp về các lĩnh vực chuyên môn nằm ở các phòng ban chức năng. Văn phòng sẽ giúp thủ trƣởng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó, phân tích, chọn lọc dể đƣa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủ trƣởng những thông tin, những phƣơng án quyết định kịp thời và đúng đắn. Nhƣ vậy, tham mƣu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong một chức năng luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan, không bị gò bó, ràng buộc.
+ Chức năng giúp việc theo ngành Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban 13 lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Các dự án thông qua các công việc cụ thể nhƣ xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác ngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các cuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; soạn thảo và quản lý các văn bản… + Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị, dự án không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, dụng cụ.