CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC.1 Khái niệm, nội dung Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước *Khái niệm Công nghệ thông tin Trên thế giới thuật ngữ “Công nghệ Thông tin” được xuất hiện lần đầu vào năm 1958 trong bài viết xuất bản tại tạp chí Harvard Business Review. Hai tác giả của bài viết, Leavitt và Whisler đã bình luận: “Công nghệ mới chưa thiết lập một tên riêng. Chúng ta sẽ gọi là công nghệ thông tin (Information Technology - IT)”. Tuy nhiên thời kỳ này thuật ngữ IT ít được sử dụng.
Cũng tài liệu Information Technology and New Growth Opportunities. Từ “Information Technology” (Công nghệ thông tin), được sử dụng để chỉ chung tất cả những kỹ thuật/công nghệ liên quan đến việc thu thập, lưu trữ, xử lý và truyền đạt thông tin, bao gồm cả dữ kiện, âm thanh, và hình ảnh. Tại Việt Nam trước đây khái niệm Công nghệ thông tin được định nghĩa trong nghị quyết 49/CP ký ngày 04/08/1993 về phát triển Công nghệ thông tin của chính phủ Việt Nam: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”. Năm 2006, theo Luật Công nghệ thông tin 2006 được ban hành đã định nghĩa: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số”.Phan Đình Diệu, Công nghệ thông tin là việc nghiêm cứu, thiết kế, phát triển, triển khai thực hiện, hỗ trợ hoặc quản lý các hệ thống thông tin điện tử, chủ yếu là các phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và nhận thông tin an toàn.
Luan van Nhìn chung các định nghĩa đều có điểm tương đồng cho rằng công nghệ thông tin là ngành khoa học và công nghệ về thông tin bao gồm sản xuất, xử lý và sử dụng thông tin bằng các phương tiện, chủ yếu là máy tính điện tử. Tuy nhiên, về định nghĩa theo Luật Công nghệ thông tin cần lưu ý rằng thuật ngữ thông tin số ở đây chỉ là một dạng biểu diễn thông tin được xử lý và lưu trữ bằng các phương pháp số. Nó không bao quát được cả quá trình xử lý của công nghệ thông tin đầu vào thông tin, và đầu ra là thông tin hoặc tri thức. Với đề tài luận văn này, tác giả xin được chọn định nghĩa theo Luật Công nghệ thông tin để làm cơ sở lý thuyết.
*Sự phát triển của công nghệ thông tin đối với Quản lý nói chung và Quản lý nhà nước nói riêng. - Quản lý nhìn từ góc độ của thông tin Thông tin quản lý khác với tin tức thông thường của các phương tiện thông tin đại chúng. Thông tin quản lý đòi hỏi người nhận phải hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp. Bởi vậy thông tin quản lý bên cạnh tính thông điệp còn phải có địa chỉ cụ thể của người gửi và người nhận, phải có tác dụng giúp người nhận ra được các quyết định quản lý, làm thay đổi trạng thái bất động của hệ thống.
Thông tin quản lý là sản phẩm của lao động quản lý, đồng thời là những thông điệp tin tức có lợi cho hệ thống quản lý. Giống như tri thức và nhiều sản phẩm trí tuệ, giá trị thông tin của thông tin quản lý không bị mất đi mà thậm chí còn được tăng lên trong quá trình tiêu dùng, thông tin quản lý rất dễ sao chép và nhân bản, những giá trị kinh tế của thông tin quản lý lại có xu hướng giảm dần theo thời gian. Thông tin quản lý gắn liền với quyền uy, quyền lực lãnh đạo. Trên bình diện xã hội, việc lắm giữ thông tin đại chúng được xem như quyền lực thứ tư nhiều khi quyền lực của nó mạnh hơn những quyền lực cơ bản trong tam quyền phân lập.
Trong thời đại kinh tế tri thức, những nghành sử dụng thông tin nhiều để tạo được những sản phẩm có hàm lượng thông tin cao đều chờ thành những nghành có vai trò ngày càng quan trọng. Quá trình đưa ra thông tin quản lý bao gồm: Thu thập thông tin; Xử lý thông tin; Luan van Ra quyết định. Quá trình này được lặp đi lặp lại liên tục, không có điểm kết thúc, giai đoạn trước là tiền đề cho giai đoạn sau. - Sự phát triển của công nghệ thông tin và ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong quản lý.
Đối với các doanh nghiệp và các hộ kinh doanh hiện nay đang tiến hành những hoạt động kinh doanh trong một môi trường cạnh tranh ngày càng quyết liệt hơn. Trong đó, quá trình toàn cầu hóa các hoạt động kinh doanh đã và đang diễn ra rất nhanh chóng dưới các hình thức khác nhau. Trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp hiện nay, nhiều vấn đề phát sinh như kiểm soát thị trường quốc tế, cạnh tranh toàn cầu hay các vấn đề về liên minh, liên kết chiến lược giữa các đối tác … đang đặt ra những thách thức rất lớn đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở nước ta. Điều đó thôi thúc các nhà quản trị không thể không quan tâm đến các yếu tố quan trọng như thông tin kinh tế, kinh doanh dựa trên những nguồn lực thông tin có khả năng tiếp cận được - đó chính là hệ thống thông tin quản lý.
Với việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp cho các nhà quản lý giải quyết được các vấn đề sau: Người quản lý được cung cấp đầy đủ thông tin Hệ thống thông tin có thể chứa thông tin về đối tượng mà doanh nghiệp quan tâm điển hình như các thông tin về con người, thị trường kinh doanh, nơi chốn, sự kiện, hiện tượng và các hoạt động trong phạm vi một cơ quan hay trong môi trường hoạt động. Trong một hệ thống thông tin doanh nghiệp môi trường có thể là khách hàng, nhà cung cấp, các cơ quan quản lý nhà nước, các cổ đông và các đối thủ cạnh tranh. Tính kịp thời của thông tin Trong hoàn cảnh hiện nay, khi mà những thay đổi đang diễn ra ngày càng nhanh ở cả môi trường bên trong và bên ngoài, với nhiều yếu tố khó lường như đã từng xảy ra trong cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế toàn cầu từ năm 2007; do vậy, nhu cầu nhạy cảm nắm bắt thông tin để ứng phó kịp thời với những thay đổi, ngày càng là một yêu cầu khẩn thiết và dường như không có giới hạn đối Luan van với nhà quản lý. Nếu không có sự chủ động thu thập sẽ không mang lại hiệu quả trong kinh doanh, thậm chí có thể là những thông tin sai lệch gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp.
Việc sử dụng công nghệ thông tin sẽ đảm bảo cung cấp cho người quản lý những thông tin đầy đủ, chính xác, cập nhật liên tục và cần thiết trong mọi trường hợp. Sắp xếp theo hệ thống, dễ dàng phân loại thông tin: mục tiêu, nhiệm vụ, mục đích… của quản lý. Trước đây, khi tiếp nhận thông tin thông thường để phân loại các thông tin sẽ rất khó bởi cách làm thủ công trên giáy tờ. Với việc sử dụng công nghệ thông tin, sẽ giúp nhà quản lý phân chia các nguồn thông tin theo ý muốn của mình.
Tiết kiệm thời gian, chi phí nguồn nhân lực Thông thường, khi một doanh nghiệp đi vào hoạt động, các chi phí phải trả bao gồm: chi phí quản lý nhân sự, chi phí marketing, chi phí quản lý sản xuất, chi phí thuê văn phòng. Làm cách nào để tiết giảm chi phí là điều các nhà quản lý luôn trăn trở, nhưng điều đó chỉ thực sự có ý nghĩa khi việc làm này không ảnh hưởng đến mọi hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, nếu không có sự phân bổ nguồn nhân lực hợp lý thì sẽ dẫn đến tình trạng lúc thừa, lúc thiếu, gây bất ổn và lãng phí cho doanh nghiệp. Để khắc phục tình trạng đó, biện pháp hữu hiệu nhất là tối ưu hóa bộ máy nhân sự bằng cách sử dụng các phần mềm hỗ trợ.
Với một số doanh nghiệp sản xuất có nhiều cơ sở hoặc nhà máy ở cách xa nhau, việc ứng dụng công nghệ thông tin còn giúp ban lãnh đạo nắm bắt được thông tin kinh doanh một cách liên tục và nhanh nhất để từ đó có thể đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời.1 Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước Có thể hiểu “Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động của cơ quan nhà nước là việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nước với tổ chức và các nhân, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính vào bảo đảm công khai, minh bạch” 1. 1 Nghị định 64/2007/CP Ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước Luan van Trong thời gian qua, Đảng và Nhà nước ta đã và đang thực hiện mạnh mẽ chủ trương ứng dụng CNTT nhằm cải cách hành chính, hiện đại hóa cơ quan chính phủ, xây dựng một Chính phủ hiệu lực, hiệu quả hơn, thực sự của dân, do dân và vì dân, nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo môi trường thuận lợi phát triển kinh tế - xã hội. Điều này được thể hiện rõ trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, các chương trình về cải cách hành chính của đất nước. Xác định vai trò quan trọng của Công nghệ thông tin trong phát triển đất nước, Nghị quyết 13-NQ/TW ngày 16/01/2012 của hạ tầng kinh tế- xã hội và toàn bộ nền kinh tế.
Coi phát triển và Ứng dụng công nghệ thông tin là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu trong lộ trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa từng ngành, từng lĩnh vực”. Ứng dụng công nghệ thông tin giúp tăng cường tính minh bạch trong công tác quản lý nhà nước, khiến nhà nước trở nên “trong suốt” trước mắt người dân. Trong đó, Chính phủ điện tử là cốt lõi nhất của đổi mới quản lý nhà nước. Về ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ của Cơ quan nhà nước như triển khai hệ thống thư điện tử chính thức (tên miền.vn) để trao đổi thông tin, tài liệu qua mạng và hệ thống quản lý văn bản và điều hành phục vụ công việc.