Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước gắn liền với hội nhập kinh tế quốc tế và cuộc Cách mạng khoa học - kỹ thuật, công tác văn phòng đóng vai trò đầu mối tham mưu tổng hợp và bảo đảm hậu cần cho sự chỉ đạo, điều hành của các cơ quan quản lý nhà nước. Văn phòng Tổng cục Hải quan là đơn vị trực thuộc cơ quan đầu não của ngành Hải quan, chịu trách nhiệm khối lượng công việc lớn bao gồm tham mưu điều phối, theo dõi quy chế làm việc, quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, tài vụ - quản trị đơn vị dự toán cấp ba, công tác cơ yếu, thông tin và báo chí tuyên truyền. Trước yêu cầu chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang mô hình hiện đại nhằm giảm thiểu thủ tục hành chính và tăng năng suất xử lý thông tin, tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài "Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan".
Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm:
- Nghiên cứu lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng, cung cấp luận cứ khoa học cho hoạt động hiện đại hóa tại Tổng cục Hải quan.
- Đánh giá thực trạng thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan giai đoạn 2013–2016; phân tích thành tựu, hạn chế và nguyên nhân trên các mặt: trang thiết bị, nhân sự và nghiệp vụ hành chính.
- Đề xuất hệ thống giải pháp nhằm đẩy mạnh và hoàn thiện công tác hiện đại hóa văn phòng tại cơ quan trong giai đoạn tiếp theo.
Nhiệm vụ nghiên cứu được phân định thành 4 nội dung:
- Tổng quan tài liệu, sách báo, giáo trình và công trình khoa học về quản trị văn phòng và hiện đại hóa văn phòng.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và khảo sát thực trạng đổi mới các mặt hoạt động của Văn phòng Tổng cục Hải quan, phân tích ưu điểm và tồn tại.
- Khảo sát các mô hình văn phòng hiện đại để tìm kiếm khả năng ứng dụng.
- Xây dựng các nhóm giải pháp khả thi nâng cao chất lượng công tác văn phòng.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Các nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng tại đơn vị khảo sát.
- Phạm vi nội dung: Các khía cạnh trang thiết bị, nhân lực, quy trình nghiệp vụ hành chính và các giải pháp hoàn thiện.
- Phạm vi không gian: Văn phòng Tổng cục Hải quan, tập trung vào 3 đơn vị trực thuộc gồm Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp và Phòng Tài vụ - Quản trị.
- Phạm vi thời gian: Giai đoạn từ năm 2013 đến năm 2016.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết của đề tài dựa trên hệ thống khái niệm chuẩn mực về quản trị văn phòng và hành chính công. Tác giả tiếp cận văn phòng theo hai tầng nghĩa: nghĩa hẹp là trụ sở, địa điểm giao tiếp; nghĩa rộng là bộ máy xử lý, điều hành tổng hợp trợ giúp lãnh đạo. Hai chức năng nền tảng của văn phòng được phân tích gồm chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần. Hiện đại hóa công tác văn phòng được định nghĩa là quá trình ứng dụng khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào nghiệp vụ, quy trình hành chính, trang bị kỹ thuật tiên tiến và xây dựng đội ngũ nhân sự tri thức làm chủ công nghệ nhằm tăng năng suất lao động, giảm thời gian và chi phí vận hành. Ba trụ cột nội dung của hiện đại hóa văn phòng gồm:
- Điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng.
- Yếu tố con người (nhận thức, cơ cấu tổ chức và đào tạo bồi dưỡng).
- Quy trình nghiệp vụ hành chính (văn thư, lưu trữ, cung cấp thông tin lãnh đạo, tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO, kiểm tra giám sát và ứng dụng công nghệ thông tin).
Hệ thống cơ sở pháp lý và văn bản quản lý nhà nước được tác giả trích dẫn làm căn cứ luận giải gồm:
- Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17/12/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan.
- Quyết định số 1066/QĐ-TCHQ và Quyết định số 2386/QĐ-TCHQ ngày 28/7/2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quy định chức năng, nhiệm vụ các phòng thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan.
- Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/03/2014 của Thủ tướng Chính phủ về áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
- Nghị quyết số 39-NQ/TW ngày 17/4/2015 của Bộ Chính trị về tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức; Nghị quyết số 30c/NQ-CP của Chính phủ về Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011–2020.
- Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC và Thông tư số 68/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính về quản lý tài sản cố định và đấu thầu mua sắm.
- Quyết định số 2198/QĐ-BTC, Quyết định số 676/QĐ-TCHQ, Công văn số 2591/TCHQ-VP, Quyết định số 2285/QĐ-TCHQ, Công văn số 6733/TCHQ-VP và Quyết định số 834/QĐ-TCHQ về chữ ký số, cắt giảm văn bản giấy và quản lý hồ sơ.
Phương pháp nghiên cứu được triển khai:
- Phương pháp luận: Chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân loại, đối chiếu các số liệu thống kê về nhân lực, văn bản đi/đến, lượt khai thác lưu trữ và chỉ số cải cách hành chính.
- Phương pháp phỏng vấn: Tiếp xúc, lấy ý kiến trực tiếp từ cán bộ, công chức, nhân viên tại các bộ phận thuộc Văn phòng Tổng cục Hải quan.
- Phương pháp quan sát thực tế: Khảo sát quy trình xử lý văn bản, điều hành phòng làm việc hỗn hợp, kiểm soát an ninh tự động và vận hành hệ thống phần mềm.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khai thác giáo trình chuyên ngành, báo cáo tổng kết nội bộ, tạp chí khoa học và các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan.
Nguồn dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu thứ cấp và sơ cấp được thu thập chính thức từ báo cáo, thống kê nội bộ của Văn phòng Tổng cục Hải quan giai đoạn 2013–2016.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn phòng
Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức và hoạt động văn phòng trong cơ quan nhà nước. Tác giả làm rõ bản chất công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm tổ chức, quản lý, xử lý và lưu chuyển thông tin dữ liệu phục vụ quản trị. Nội dung chương phân tích sâu hai chức năng cốt lõi: tham mưu tổng hợp (giúp thủ trưởng ra quyết định tối ưu) và hậu cần (bảo đảm mọi điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật). Tiếp đó, tác giả luận giải mục đích, ý nghĩa của việc chuyển dịch từ mô hình văn phòng truyền thống sang văn phòng hiện đại trong bối cảnh cải cách hành chính. Ba nội dung cốt lõi của hiện đại hóa công tác văn phòng được xác lập gồm: hiện đại hóa cơ sở vật chất - không gian làm việc; chuẩn hóa nhân tố con người qua nhận thức, văn hóa công sở và trình độ chuyên môn; đổi mới quy trình nghiệp vụ hành chính thông qua tin học hóa, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 và kiểm soát điều hành khoa học.
Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan
Chương 2 trình bày bức tranh toàn diện về tổ chức bộ máy và thực tế triển khai các mặt hiện đại hóa tại Văn phòng Tổng cục Hải quan:
- Cơ cấu tổ chức: Văn phòng gồm 3 phòng chức năng tại trụ sở chính (Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính, Phòng Tài vụ - Quản trị) và đơn vị Đại diện Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh.
- Điều kiện cơ sở vật chất: Đơn vị chuyển sang trụ sở mới là tòa nhà thông minh 18 tầng tại Lô E3, đường Dương Đình Nghệ, Cầu Giấy, Hà Nội. Mô hình làm việc được chuyển từ phòng khép kín sang không gian mở hỗn hợp có vách ngăn. Trang thiết bị văn phòng được thống kê chi tiết: 105 máy vi tính để bàn, 15 máy tính xách tay phục vụ công tác, 22 máy quét (scanner), 65 máy in, 12 máy photocopy, 24 máy fax, 11 máy hủy tài liệu. Hệ thống an ninh tích hợp kiểm soát cửa ra vào bằng thẻ cảm ứng, mã số, camera giám sát và máy chấm công bằng vân tay.
- Nhân lực văn phòng: Cơ cấu nhân sự được khảo sát trong 3 năm liên tiếp (2014–2016) phản ánh tỷ lệ cán bộ có trình độ đại học và trên đại học chiếm đa số ở khối công chức, tuy nhiên lực lượng hợp đồng theo Nghị định 68 vẫn chiếm tỷ trọng lớn và trình độ chuyên môn chưa đồng đều.
| Trình độ đào tạo |
Năm 2014 (Công chức) |
Năm 2014 (HĐ 68) |
Năm 2015 (Công chức) |
Năm 2015 (HĐ 68) |
Năm 2016 (Công chức) |
Năm 2016 (HĐ 68) |
| Tiến sĩ |
01 |
00 |
00 |
00 |
01 |
00 |
| Thạc sĩ |
17 |
00 |
20 |
00 |
19 |
00 |
| Đại học |
50 |
21 |
51 |
22 |
51 |
22 |
| Cao đẳng |
00 |
09 |
00 |
09 |
00 |
09 |
| Trung cấp, nghề |
04 |
17 |
00 |
03 |
04 |
16 |
| Phổ thông trung học |
04 |
06 |
04 |
08 |
04 |
12 |
| Tổng số |
76 |
53 |
75 |
42 |
79 |
59 |
- Nghiệp vụ hành chính và ứng dụng CNTT:
- Quản lý văn bản: Triển khai phần mềm quản lý điều hành Net - Office 5.0 và phần mềm SELAB. Hệ thống quản lý luồng văn bản bằng 4 trạng thái màu sắc: Màu đỏ (văn bản chưa duyệt), Màu xanh lá cây (văn bản đã duyệt, chính thức hóa), Màu xanh nước biển (văn bản đã được lập hồ sơ xử lý), Màu ghi nhạt (văn bản đã xử lý xong/kết thúc). Hệ thống tích hợp cảnh báo chữ đỏ nhấp nháy đối với văn bản quá hạn xử lý.
| Năm |
Số lượng văn bản đi |
Số lượng văn bản đến |
| 2013 |
14.100 |
58.713 |
| 2014 |
16.134 |
58.967 |
| 2015 |
18.058 |
61.676 |
| 2016 |
18.939 |
70.675 |
- Công tác lưu trữ: Kho lưu trữ diện tích 420 m2 đặt tại tầng 2 với 04 công chức chuyên trách, trang bị hệ thống chữa cháy tự động, giá bảo quản di động. Số lượt khai thác tài liệu tăng liên tục: năm 2013 đạt 268 lượt, năm 2014 đạt 460 lượt, năm 2015 đạt 960 lượt và năm 2016 đạt 1.126 lượt.
- Chuẩn hóa ISO: Xây dựng và vận hành 12 quy trình theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (từ mã số QT.01 đến QT.12), bao gồm các nghiệp vụ công tác phí, văn thư, hội họp, chỉnh lý lưu trữ, điều hành xe ô tô, xử lý báo chí, khen thưởng...
- Đánh giá chung: Tổng cục Hải quan xếp thứ 2 trong 5 đơn vị cấp Tổng cục trực thuộc Bộ Tài chính về chỉ số cải cách hành chính năm 2015 (theo Quyết định số 998/QĐ-BTC).
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan
Dựa trên các tồn tại khảo sát được, tác giả kiến nghị 5 nhóm giải pháp:
- Nhóm giải pháp về nhận thức: Tiếp tục tuyên truyền, chuyển biến tư duy hành chính cũ sang tác phong phục vụ chuyên nghiệp, năng động; nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật thông tin và kỷ cương văn hóa công sở.
- Nhóm giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin:
- Trong công tác văn thư: Hoàn thiện tính năng phần mềm quản lý văn bản, liên thông dữ liệu văn bản số hóa toàn ngành.
- Trong công tác lưu trữ: Triển khai dự án số hóa tài liệu lịch sử, xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử thay thế dần phương thức thủ công.
- Quản lý tài sản, phương tiện: Ứng dụng phần mềm theo dõi tài sản cố định, định mức vật tư tiêu hao và cấp phát nhiên liệu tự động.
- Tổ chức hội họp: Mở rộng mạng lưới hội nghị truyền hình trực tuyến đa điểm giữa Tổng cục với các Cục Hải quan địa phương nhằm tiết kiệm kinh phí.
- Nhóm giải pháp về đào tạo, bồi dưỡng và chế độ chính sách: Tổ chức tập huấn kỹ năng tin học văn phòng nâng cao, kỹ năng lễ tân, bảo mật cơ yếu; chuẩn hóa trình độ chuyên môn cho đội ngũ lao động hợp đồng theo Nghị định 68; hoàn thiện chế độ phụ cấp trách nhiệm và thi đua khen thưởng.
- Giải pháp đổi mới mô hình xử lý thông tin tập trung: Tối ưu hóa trung tâm tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, thiết lập cơ chế lọc và luân chuyển thông tin nhanh phục vụ lãnh đạo Tổng cục.
- Giải pháp áp dụng chữ ký số: Mở rộng phạm vi sử dụng chứng thư số chuyên dùng của Ban Cơ yếu Chính phủ và Bộ Tài chính trong việc ban hành, phát hành văn bản điện tử nội bộ, tiến tới giảm thiểu tối đa văn bản giấy.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã tổng hợp được các kết quả nghiên cứu cụ thể gắn liền với số liệu hoạt động thực tế của Văn phòng Tổng cục Hải quan giai đoạn 2013–2016:
| Nội dung hoạt động |
Chỉ tiêu / Số liệu ghi nhận |
| Hạ tầng & Thiết bị |
Tòa nhà 18 tầng; 105 máy tính bàn; 15 máy tính xách tay; 22 máy scan; 65 máy in; 12 máy photocopy; 24 máy fax; 11 máy hủy tài liệu; kho lưu trữ 420 m2. |
| Xử lý văn bản (2013–2016) |
Văn bản đi tăng từ 14.100 (2013) lên 18.939 (2016); Văn bản đến tăng từ 58.713 (2013) lên 70.675 (2016). |
| Khai thác lưu trữ (2013–2016) |
Tổng lượt khai thác tăng từ 268 lượt (2013) lên 1.126 lượt (2016). |
| Chuẩn hóa quy trình |
Ban hành và duy trì 12 quy trình thao tác chuẩn theo TCVN ISO 9001:2008 (QT.01 – QT.12). |
| Xếp hạng CCHC (2015) |
Xếp thứ 2/5 khối Tổng cục thuộc Bộ Tài chính theo Quyết định số 998/QĐ-BTC. |
| Quản trị phương tiện |
Trung bình 2013–2016 tiếp nhận 630 giấy đăng ký xe, gần 1.000 lệnh điều xe, 100.000 km an toàn/năm; Năm 2016 đạt 798 lệnh điều xe với 111.465 km an toàn. |
| Lễ tân & Hội nghị (2015) |
Phục vụ 11.063 lượt khách, tổ chức 1.737 cuộc họp/hội nghị và đón tiếp 55 đoàn khách quốc tế. |
Đóng góp của khóa luận:
- Về mặt lý luận: Hệ thống hóa khung lý luận về hiện đại hóa công tác văn phòng trong cơ quan hành chính đặc thù ngành tài chính - hải quan.
- Về mặt thực tiễn: Cung cấp bức tranh dữ liệu chi tiết, khách quan về hiện trạng hạ tầng, nhân sự và nghiệp vụ tại Văn phòng Tổng cục Hải quan; chỉ ra những điểm nghẽn cụ thể (tỷ lệ lao động hợp đồng trình độ thấp còn cao, tài liệu lưu trữ chưa được số hóa triệt để) và đề xuất hệ thống giải pháp bám sát định hướng hiện đại hóa hải quan.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Khóa luận còn tồn tại một số hạn chế do tác giả tự ghi nhận trong văn bản:
- Thời gian nghiên cứu và thực tập tại cơ quan kéo dài hơn 2 tháng, nguồn lực tiếp cận thông tin có giới hạn nên phạm vi khảo sát sâu chỉ tập trung tại 3 phòng chức năng thuộc cơ quan Tổng cục ở Hà Nội, chưa khảo sát toàn diện Đại diện Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh và Văn phòng các Cục Hải quan địa phương.
- Các phân tích về ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ mới chỉ dừng lại ở phản ánh hiện trạng kho bảo quản truyền thống và lập hồ sơ hiện hành, chưa đánh giá sâu các tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ chuyên dụng.
Hướng nghiên cứu mở rộng được đề xuất:
- Mở rộng phạm vi đánh giá mô hình hiện đại hóa công tác văn phòng trên toàn hệ thống Hải quan địa phương.
- Nghiên cứu chuyên sâu về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử dùng chung và tích hợp giải pháp chữ ký số toàn trình trong quy trình xử lý văn bản điện tử liên thông.
Giá trị tham khảo
Tài liệu có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng:
- Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý công, Văn thư - Lưu trữ và Khoa học hành chính nghiên cứu về ứng dụng lý thuyết hiện đại hóa công sở vào cơ quan nhà nước cấp Trung ương.
- Cán bộ làm công tác văn phòng, hành chính tại các cơ quan quản lý nhà nước muốn tham khảo mô hình tổ chức không gian làm việc hỗn hợp, quy trình kiểm soát văn bản theo trạng thái màu sắc trên phần mềm Net - Office và bộ 12 quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
- Phần đáng tham khảo nhất của văn bản là hệ thống số liệu thực tế về nhân sự, lưu lượng văn bản, thống kê trang thiết bị và danh mục các quy trình chuẩn hóa hành chính tại Chương 2.
Câu hỏi thường gặp
Hệ thống phần mềm Net - Office 5.0 tại Tổng cục Hải quan phân loại trạng thái văn bản theo những màu sắc nào?
Hệ thống sử dụng 4 màu sắc quy ước: Màu đỏ là công văn chưa được duyệt (văn thư có thể chỉnh sửa nội dung nhập); Màu xanh lá cây là công văn đã được phê duyệt chính thức; Màu xanh nước biển là công văn đã được lập hồ sơ công việc để tiến hành xử lý; Màu ghi nhạt là công văn đã xử lý xong và kết thúc hồ sơ. Ngoài ra, văn bản quá hạn xử lý sẽ hiển thị dòng chữ đỏ nhấp nháy để cảnh báo.
Cơ cấu nhân sự tại Văn phòng Tổng cục Hải quan năm 2016 có tỷ lệ trình độ chuyên môn như thế nào giữa công chức và hợp đồng 68?
Năm 2016, tổng số nhân sự là 138 người. Trong đó, khối công chức có 79 người gồm: 01 Tiến sĩ, 19 Thạc sĩ, 51 Đại học, 04 Trung cấp/nghề và 04 Phổ thông trung học. Khối hợp đồng theo Nghị định 68 có 59 người gồm: 22 Đại học, 09 Cao đẳng, 16 Trung cấp/nghề và 12 Phổ thông trung học.
Văn phòng Tổng cục Hải quan đã chuẩn hóa bao nhiêu quy trình theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008?
Văn phòng đã ban hành và áp dụng 12 quy trình quản lý chất lượng gồm: Công tác phí (QT.01), Mạng công tác văn thư (QT.02), Tổ chức hội nghị hội họp (QT.03), Chỉnh lý hồ sơ lưu trữ (QT.04), Xây dựng và theo dõi chương trình công tác trọng tâm (QT.05), Tổng hợp và báo cáo đột xuất (QT.06), Mua sắm hàng hóa (QT.07), Quản lý bảo dưỡng sửa chữa thiết bị (QT.08), Xử lý hồ sơ trình lãnh đạo (QT.09), Quản lý điều hành xe ô tô (QT.10), Xử lý vụ việc báo phản ánh (QT.11) và Khen thưởng (QT.12).
Chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) của Tổng cục Hải quan năm 2015 trong khối Bộ Tài chính đạt kết quả ra sao?
Theo công bố tại Quyết định số 998/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính dựa trên Bộ chỉ số ban hành theo Quyết định số 793/QĐ-BTC, Tổng cục Hải quan đạt kết quả chấm điểm trên 90% điểm tối đa và xếp thứ 2 trong tổng số 5 đơn vị cấp Tổng cục và tương đương trực thuộc Bộ.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trung Thị Ngân đã phản ánh toàn diện tiến trình chuyển đổi và hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan trong giai đoạn 2013–2016. Công trình kết hợp chặt chẽ giữa lý luận quản trị văn phòng với số liệu thực chứng chi tiết về hạ tầng cơ sở vật chất, thực trạng nhân sự, phần mềm Net - Office 5.0 và 12 quy trình ISO 9001:2008. Hệ thống 5 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ, góp phần định hình phương hướng hoàn thiện công tác hành chính văn phòng đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính của ngành Hải quan.
