Luận văn về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu Luận văn tốt nghiệp hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng bộ nông nghiệp và phát triển nông, vận dụng lý thuyết vào thực tế, đề xuất giải

• Tác giả: Phan Thúy Quỳnh
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Mạnh Cường
• Trường học: Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị văn phòng
• Đề tài: Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• LỜI CAM ĐOAN
• BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
• PHẦN MỞ ĐẦU
• A.1. Lý do chọn đề tài
• A.2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• A.3. Mục tiêu nghiên cứu
• A.4. Nhiệm vụ nghiên cứu
• A.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• A.6. Giả thuyết nghiên cứu
• A.7. Phương pháp nghiên cứu
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
• 1.1. Một số khái niệm liên quan
• 1.1.1. Khái niệm văn phòng
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NN&PTNT
• 2.1. Khái quát chung về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
• 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ NN&PTNT
• 2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ NN&PTNT
• 2.4. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ NN&PTNT
• 2.5. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
• 2.6. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ NN&PTNT
• 2.7. Tình hình áp dụng hiện đại hóa trong công tác văn phòng
• 2.8. Chủ trương thực hiện hiện đại hóa văn phòng
• 2.9. Về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng
• 2.10. Quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng
• 2.11. Đánh giá chung
• 2.11.1. Nhược điểm
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU “VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI – THÂN THIỆN – HIỆU QUẢ”
• 3.1. Nhóm giải pháp về thể chế
• 3.2. Nhóm giải pháp về kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự làm việc tại văn phòng
• 3.3. Nhóm giải pháp về công nghệ
• 3.4. Nhóm giải pháp về xây dựng văn phòng “Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả”
• PHẦN KẾT LUẬN
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHẦN PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Giới thiệu về hiện đại hóa công tác văn phòng

Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (Bộ NN&PTNT) là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước. Hiện đại hóa không chỉ đơn thuần là việc áp dụng công nghệ mới mà còn bao gồm việc cải cách quy trình làm việc, nâng cao năng lực quản lý và cải thiện chất lượng phục vụ. Việc cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ là những yếu tố then chốt trong quá trình này. Theo báo cáo, Bộ NN&PTNT đã có những bước tiến trong việc nâng cao hiệu quả làm việc thông qua việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại, từ đó tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả hơn.

1.1. Khái niệm và vai trò của văn phòng

Văn phòng được hiểu là bộ phận điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức. Nó giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin, tài liệu và hỗ trợ các hoạt động của cơ quan. Quản lý văn phòng không chỉ là việc tổ chức công việc mà còn là việc xây dựng một hệ thống thông tin hiệu quả, giúp cho việc ra quyết định trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Nâng cao năng suất làm việc của văn phòng sẽ góp phần không nhỏ vào việc thực hiện các mục tiêu phát triển của Bộ NN&PTNT.

II. Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ NN PTNT

Thực trạng công tác văn phòng tại Bộ NN&PTNT cho thấy nhiều điểm mạnh nhưng cũng tồn tại không ít hạn chế. Việc quản lý văn phòng hiện tại vẫn còn phụ thuộc nhiều vào các phương pháp truyền thống, dẫn đến hiệu quả công việc chưa đạt yêu cầu. Mặc dù đã có những nỗ lực trong việc cải cách hành chính và đổi mới quy trình, nhưng việc áp dụng công nghệ thông tin vẫn chưa đồng bộ. Theo số liệu thống kê, chỉ số cải cách hành chính của Bộ NN&PTNT trong những năm qua có xu hướng giảm, cho thấy cần có những giải pháp mạnh mẽ hơn để nâng cao hiệu quả làm việc.

2.1. Đánh giá về quy trình làm việc

Quy trình làm việc tại Bộ NN&PTNT hiện nay còn nhiều bất cập. Việc đổi mới sáng tạo trong quy trình làm việc chưa được thực hiện một cách đồng bộ. Nhiều cán bộ công chức vẫn còn thiếu kỹ năng trong việc sử dụng công nghệ thông tin, dẫn đến việc xử lý công việc không hiệu quả. Để khắc phục tình trạng này, cần có các chương trình đào tạo nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng sử dụng công nghệ, từ đó cải thiện quy trình làm việc và nâng cao năng suất.

III. Giải pháp nâng cao công tác hiện đại hóa văn phòng

Để nâng cao công tác hiện đại hóa văn phòng, Bộ NN&PTNT cần thực hiện một số giải pháp cụ thể. Trước hết, cần cải tiến quy trình làm việc, áp dụng các công nghệ mới vào quản lý văn phòng. Việc xây dựng một hệ thống thông tin hiện đại sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu và thông tin trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, cần chú trọng đến việc đào tạo nhân viên để họ có thể sử dụng thành thạo các công nghệ mới. Cuối cùng, việc xây dựng một môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ vào việc thực hiện mục tiêu phát triển bền vững của Bộ.

3.1. Đề xuất giải pháp công nghệ

Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là một trong những giải pháp quan trọng. Cần đầu tư vào các phần mềm quản lý văn phòng hiện đại, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Bên cạnh đó, việc xây dựng một hệ thống thông tin đồng bộ sẽ giúp cho việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban trở nên dễ dàng hơn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc, từ đó góp phần vào việc nâng cao năng suất làm việc của toàn bộ cơ quan.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tiến trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa và cải cách hành chính nhà nước tại Việt Nam, hiện đại hóa nền hành chính được xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm xây dựng nền công vụ chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả. Nhằm siết chặt kỷ luật hành chính, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 26/CT-TTg ngày 05/09/2016, tiếp đó Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành Chỉ thị số 8362/CT-BNN-TCCB ngày 04/10/2016 về tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính và đổi mới công tác dân vận.

Về bối cảnh thực tiễn, kết quả xác định chỉ số cải cách hành chính (PAR-INDEX) của Bộ Nội vụ cho thấy Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn xếp thứ 13/19 cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ vào năm 2015 (đạt 83,73%), đến năm 2016 vẫn giữ vị trí thứ 13 nhưng chỉ số giảm xuống còn 79,12% (giảm 4,61%). Trước yêu cầu tái cơ cấu ngành nông nghiệp gắn liền với xây dựng nông thôn mới, ngày 20/05/2017, Văn phòng Bộ đã tổ chức Hội nghị bàn giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng theo định hướng xây dựng văn phòng "Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả".

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định gồm 3 nội dung:

1. Tổng hợp và phân tích cơ sở lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng.
2. Khảo sát, đánh giá thực trạng áp dụng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giai đoạn 2014 – 2016.
3. Đề xuất hệ thống giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hướng tới mục tiêu "Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả".

Nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể bao gồm:

1. Nghiên cứu, tổng hợp các quy định pháp luật của Nhà nước về công tác văn phòng và hiện đại hóa văn phòng trong cơ quan nhà nước.
2. Hệ thống hóa các khái niệm, cơ sở lý luận về văn phòng, công tác văn phòng và các trụ cột của hiện đại hóa văn phòng.
3. Điều tra, khảo sát thực tế, phân tích số liệu hoạt động tại các phòng chuyên môn trực thuộc Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nhằm rút ra các ưu điểm và hạn chế.
4. Đề xuất các giải pháp khả thi, đồng bộ phục vụ nâng cao hiệu quả quản trị và điều hành của đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
• Phạm vi nội dung: Tập trung vào 05 lĩnh vực nghiệp vụ gồm công tác văn thư – lưu trữ; công tác tham mưu – tổng hợp; công tác quản trị nhân lực; công tác quản trị thiết bị; và ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng.
• Phạm vi không gian: Khảo sát tại 05 phòng chuyên môn trực thuộc Văn phòng Bộ, bao gồm Phòng Văn thư – Lưu trữ, Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp, Phòng Quản trị – Y tế, Phòng Tin học (trụ sở số 2 Ngọc Hà, Ba Đình, Hà Nội).
• Phạm vi thời gian: Khai thác tài liệu, văn bản và số liệu thứ cấp trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016.

Giả thuyết nghiên cứu của đề tài chỉ ra rằng công tác hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã nhận được sự quan tâm của lãnh đạo các cấp, nhưng kết quả thực tế đạt được còn khiêm tốn do chưa có một nghiên cứu đầy đủ, toàn diện cả về mặt lý luận và thực tiễn để thiết lập các giải pháp mang tính đồng bộ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận cơ sở lý luận về quản trị văn phòng thông qua các khái niệm học thuật và quy định pháp lý hiện hành:

• Khái niệm văn phòng được xem xét ở cả nghĩa rộng (bộ máy làm việc tổng hợp trợ giúp việc điều hành của ban lãnh đạo cơ quan, đơn vị quy mô lớn) và nghĩa hẹp (trụ sở làm việc, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại). Văn phòng thực hiện ba chức năng truyền thống: tham mưu – tổng hợp, giúp việc điều hành, và phục vụ hậu cần. Trong điều kiện hiện đại hóa, văn phòng đảm nhận thêm chức năng chủ động xử lý thông tin yểm trợ hành chính.
• Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng được luận giải là quá trình chuyển biến cấu trúc văn phòng theo 04 trụ cột chính: (1) Chủ trương, thể chế và chuẩn hóa quy trình làm việc; (2) Đổi mới trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật; (3) Cải tiến quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng; (4) Nâng cao năng lực, kỹ năng và phẩm chất của đội ngũ nhân sự văn phòng.
• Khung phương pháp và công cụ quản lý: Đề tài tích hợp phương pháp quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và mô hình quản lý 5S xuất xứ từ Nhật Bản (Seiri – Sàng lọc, Seiton – Sắp xếp, Seiso – Sạch sẽ, Seiketsu – Săn sóc, Shitsuke – Sẵn sàng).
• Khung văn bản pháp luật: Nghiên cứu dựa trên Nghị định số 123/2016/NĐ-CP (quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ), Nghị định số 15/2017/NĐ-CP (quy định chức năng, nhiệm vụ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn), Quyết định số 818/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/03/2017 (quy định chức năng, cơ cấu của Văn phòng Bộ), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Quyết định số 828/QĐ-TTg ngày 22/07/2004, Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/03/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, và Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ điện tử.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai trên nền tảng phương pháp luận duy vật biện chứng và tư tưởng Hồ Chí Minh, kết hợp các phương pháp cụ thể:

• Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu: Phân tích các báo cáo định kỳ, đột xuất, kế hoạch công tác và các văn bản chỉ đạo điều hành của Bộ và Văn phòng Bộ.
• Phương pháp điều tra, khảo sát: Sử dụng phiếu khảo sát đánh giá chất lượng phục vụ của Văn phòng Bộ (Phụ lục 10).
• Phương pháp thống kê, tổng hợp và so sánh: Phân tích các bảng số liệu văn bản đi – đến, số liệu nhân sự, khối lượng tài liệu lưu trữ và trang thiết bị qua các năm 2014, 2015, 2016.
• Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp theo dõi các thao tác, quy trình xử lý công việc hành chính tại các phòng ban thuộc Văn phòng Bộ nhằm nhận diện các điểm nghẽn nghiệp vụ.

Nguồn dữ liệu sử dụng là số liệu thống kê chính thức từ các phòng chức năng của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Phòng Tổng hợp, Phòng Văn thư – Lưu trữ, Phòng Tin học, Phòng Quản trị – Y tế) và các Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách hành chính do Bộ Nội vụ công bố.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Chương 1 hệ thống hóa các vấn đề lý luận nền tảng về tổ chức và hoạt động văn phòng cơ quan nhà nước. Tác giả phân tích vị trí trung tâm xử lý thông tin của văn phòng, khẳng định vai trò quyết định của chất lượng thông tin tham mưu đối với tính chính xác của các quyết định quản lý. Chương này phân biệt rõ giữa hai khái niệm: "công tác văn phòng" (các hoạt động nghiệp vụ chuyên trách diễn ra trong không gian bộ phận văn phòng bởi đội ngũ chuyên nghiệp) và "công việc văn phòng" (các thao tác hành chính phân bổ ở tất cả các vị trí, chức danh trong cơ quan).

Trên cơ sở lịch sử phát triển và yêu cầu của kỷ nguyên thông tin, chương 1 thiết lập mô hình cấu trúc hiện đại hóa văn phòng gồm 4 yếu tố cốt lõi:

1. Thể chế hóa và chuẩn hóa quy trình công tác: Ban hành quy chế hoạt động, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 nhằm loại bỏ thao tác thừa và minh bạch hóa trách nhiệm.
2. Cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật: Tận dụng máy tính, mạng nội bộ, internet, máy quét, thiết bị truyền tin để giảm thiểu văn bản giấy và đẩy nhanh tốc độ thông tin.
3. Đổi mới nghiệp vụ hành chính: Hiện đại hóa toàn diện các khâu tham mưu tổng hợp, văn thư, lưu trữ, quản trị cơ sở vật chất, bảo vệ an ninh trật tự và phòng chống cháy nổ.
4. Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo kỹ năng xử lý thông tin văn bản, kỹ năng giao tiếp công vụ, phương pháp quản lý thời gian và tác phong hành chính khoa học theo nguyên tắc 5S.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NN&PTNT

Chương 2 phản ánh toàn diện thực trạng hiện đại hóa tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trên các mặt tổ chức, quy trình, trang thiết bị và nghiệp vụ chuyên môn.

Về thể chế và quy trình, Văn phòng Bộ đã chuẩn hóa và áp dụng 13 quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Khối cơ quan Bộ:

STT	Tên quy trình	Mã hiệu quy trình	Đơn vị soạn thảo
1	Quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đến của Bộ	QT-VBĐ	BNN-VP
2	Quy trình trình ký, phát hành văn bản của Bộ	QT-VBPH	BNN-VP
3	Quy trình lắp đặt, sửa chữa, dịch chuyển điện thoại, fax	QT-LĐĐT	BNN-VP
4	Quy trình xây dựng chương trình công tác năm, tháng của Bộ	QT-CTCT	BNN-VP
5	Quy trình xây dựng báo cáo công tác tháng, năm của Bộ	QT-THBC	BNN-VP
6	Quy trình tổ chức hội nghị	QT-TCHN	BNN-VP
7	Quy trình tổ chức cuộc họp, làm việc của Lãnh đạo Bộ	QT-TCLV	BNN-VP
8	Quy trình thanh toán tiền mặt, chuyển khoản	QT-TTT	BNN-VP
9	Quy trình cung cấp và quản lý tài sản công	QT-QLTS	BNN-VP
10	Quy trình khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ	QT-KTTL	BNN-VP
11	Quy trình sửa chữa, thay thế thiết bị công nghệ thông tin	QT-HTKT	BNN-VP
12	Quy trình phục vụ xe đi công tác	QT-PVX	BNN-VP
13	Quy trình tổ chức công tác bảo vệ	QT-TTBV	BNN-VP

Về điều kiện cơ sở vật chất, Văn phòng Bộ đặt tại Tòa nhà A2 (số 2 Ngọc Hà, Hà Nội) với kết cấu 3 tầng gồm 14 phòng làm việc. Cơ sở vật chất được trang bị đồng bộ gồm quầy lễ tân trực 24/24, máy tính công cộng và mạng Wi-Fi miễn phí tại sảnh chờ, phòng Kế toán có 03 két sắt bảo mật, phòng Văn thư – Lưu trữ đặt tại vị trí cầu thang thuận tiện cho giao nhận tài liệu. Toàn cơ quan bố trí 97 máy tính để bàn, 10 máy tính xách tay phục vụ công tác, 7 máy quét (scan), 2 máy fax, 5 máy hủy tài liệu, 50 máy điện thoại cố định, 10 xe ô tô công vụ, cùng hệ thống camera giám sát cổng/hành lang và thiết bị phòng cháy chữa cháy tự động.

Về thực trạng các mảng nghiệp vụ:

• Công tác tham mưu – tổng hợp: Năm 2016, Văn phòng Bộ đã phối hợp xây dựng gần 50 báo cáo định kỳ/đột xuất phục vụ chỉ đạo điều hành; ban hành gần 90 thông báo kết luận cuộc họp của Lãnh đạo Bộ; tham mưu xử lý 54 tin "nóng", nhạy cảm về nông nghiệp và phát triển nông thôn trên truyền thông; cập nhật hơn 10.000 tin, bài, video trên Cổng thông tin điện tử (thu hút hơn 3,116 triệu lượt truy cập tính đến tháng 06/2017); đồng thời phát triển bản thử nghiệm Cổng Tiếp nhận, phản hồi thông tin cộng đồng.
• Công tác văn thư: Triển khai phần mềm quản lý văn bản và xử lý hồ sơ công việc qua mạng. Thực hiện cơ chế Một cửa quốc gia, tính đến tháng 04/2017 đã xử lý hơn 328.000 bộ hồ sơ với 11.000 doanh nghiệp tham gia. Thống kê lưu lượng văn bản qua các năm cho thấy:

Năm	Số lượng văn bản đến	Số lượng văn bản đi
2014	25.693	10.078
2015	26.572	10.312
2016	24.622	11.277

• Công tác lưu trữ: Thực hiện theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13. Khối lượng tài liệu bảo quản gồm: 220 mét giá tài liệu văn bản đi; hơn 1.000 hồ sơ công trình thủy lợi, thủy điện lớn và vừa; 18 mét giá tài liệu thanh tra vụ việc; 50 mét giá tài liệu Lãnh đạo Bộ; 100 mét giá tài liệu kế toán. Hoạt động khai thác và sao chụp tài liệu lưu trữ tăng trưởng qua các năm:

Chỉ tiêu nghiệp vụ	Năm 2014	Năm 2015	Năm 2016
Số lượt người khai thác	270	350	412
Số lượng văn bản sao chụp	150	210	386

• Công tác quản trị nhân lực: Tổng số biên chế và người lao động của Văn phòng Bộ năm 2016 là 108 người. Trình độ học vấn phân bổ cụ thể theo từng phòng ban như sau:

Phòng / Đơn vị	Tiến sĩ	Thạc sĩ	Đại học	Trung cấp / Nghề	Phổ thông trung học	Tổng số biên chế
Hành chính	0	3	2	0	0	5
Tổng hợp	1	6	2	0	0	9
Văn thư – Lưu trữ	0	3	6	3	0	12
Truyền thông	0	5	2	0	0	7
Tin học	0	3	2	0	0	5
Kế toán	0	2	5	1	0	8
Quản trị – Y tế	0	4	2	7	2	15
Bảo vệ	0	0	5	15	10	30
Đoàn xe	0	1	2	3	0	6
VP Đại diện phía Nam	0	3	5	3	0	11
Tổng số	1	30	33	32	12	108

Về công nghệ quản trị nhân sự, đơn vị đã đưa vào vận hành phần mềm vpdt.vn, tích hợp chấm công bằng vân tay, theo dõi giao ban và cập nhật lịch công tác cá nhân.

Về đánh giá chung, tác giả chỉ ra các hạn chế: Việc áp dụng quy trình ISO đôi lúc còn máy móc, xảy ra tình trạng trình tắt đối với văn bản khẩn dẫn đến thiếu chữ ký kiểm tra thể thức; diện tích kho lưu trữ còn chật chội; Bộ chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản phông lưu trữ hồ sơ nên chưa thể tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định; việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử chưa đảm bảo trọn vẹn quy trình xác thực và kiểm soát vòng đời tài liệu theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG HƯỚNG ĐẾN MỤC TIÊU “VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI – THÂN THIỆN – HIỆU QUẢ”

Trên cơ sở nhận diện các hạn chế, chương 3 đề xuất 04 nhóm giải pháp:

1. Nhóm giải pháp về thể chế: Tiếp tục rà soát, hoàn thiện quy chế công vụ; bổ sung Quy trình tuyển dụng nhân sự vào hệ thống quản lý chất lượng ISO; xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của Bộ; hoàn thiện các quy định về quản trị văn bản điện tử và chữ ký số.
2. Nhóm giải pháp về kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự: Triển khai tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, công chức theo Nghị quyết số 39-NQ/TW; chuẩn hóa quy trình đào tạo 4 bước (Xác định nhu cầu $\rightarrow$ Thiết lập hình thức đào tạo $\rightarrow$ Triển khai chương trình $\rightarrow$ Đánh giá kết quả); đào tạo chuyên sâu kỹ năng xử lý thông tin, kỹ năng giao tiếp hành chính, văn hóa công sở và quản lý thời gian.
3. Nhóm giải pháp về công nghệ: Nâng cấp và đồng bộ hóa hệ thống phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp nội bộ (vpdt.vn); hoàn thiện và đưa vào vận hành chính thức Cổng Tiếp nhận, phản hồi thông tin cộng đồng; số hóa cơ sở dữ liệu hồ sơ lưu trữ phục vụ tra cứu trực tuyến; đảm bảo an ninh mạng và an toàn dữ liệu cơ quan.
4. Nhóm giải pháp xây dựng văn phòng "Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả": Triển khai triệt để phương pháp quản lý 5S tại tất cả các phòng làm việc; áp dụng mô hình "Văn phòng Xanh", cải thiện cảnh quan môi trường; nâng cao thái độ phục vụ văn minh, lịch sự của đội ngũ lễ tân và bảo vệ khi tiếp đón khách đến liên hệ công tác.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp được các kết quả nghiên cứu cụ thể:

• Thống kê chi tiết hiện trạng cơ sở vật chất, hệ thống 13 quy trình TCVN ISO 9001:2008 đang vận hành tại Khối cơ quan Bộ.
• Thu thập và phân tích dữ liệu thực tế về biến động luân chuyển văn bản (năm 2016 xử lý 24.622 văn bản đến và phát hành 11.277 văn bản đi), khối lượng tài liệu trong kho lưu trữ (220m văn bản đi, hơn 1.000 hồ sơ công trình, 18m tài liệu thanh tra, 50m tài liệu Lãnh đạo, 100m tài liệu kế toán) và nhu cầu khai thác (412 lượt năm 2016).
• Thống kê toàn diện cơ cấu trình độ học vấn của 108 nhân sự thuộc 10 bộ phận, chỉ ra thực trạng ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử vpdt.vn và hệ thống máy móc chuyên dụng (97 máy tính bàn, 7 máy scan, 10 xe ô tô...).
• Khóa luận là công trình đầu tiên nghiên cứu có hệ thống và chuyên sâu về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, cung cấp luận cứ thực tiễn phục vụ mục tiêu xây dựng văn phòng "Hiện đại – Thân thiện – Hiệu quả".

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài:

• Khảo sát thực tiễn chỉ giới hạn tại 05 phòng chức năng trực thuộc Khối cơ quan Bộ tại trụ sở Hà Nội trong giai đoạn 2014 – 2016, chưa khảo sát sâu rộng tại Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ tại TP. Hồ Chí Minh cũng như khối văn phòng của các Tổng cục, Cục trực thuộc.
• Việc đánh giá quy trình tài liệu điện tử mới dừng ở mức khảo sát phần mềm quản lý văn bản đi/đến, chưa giải quyết sâu bài toán kỹ thuật về tích hợp chữ ký số và bảo đảm giá trị pháp lý dài hạn của tài liệu lưu trữ điện tử do thiếu khung quy định đồng bộ từ cơ quan quản lý chuyên ngành ở thời điểm nghiên cứu.

Hướng nghiên cứu tiếp:

• Mở rộng nghiên cứu đánh giá tính đồng bộ trong quản trị văn phòng điện tử giữa Văn phòng Bộ và các Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tại các địa phương.
• Nghiên cứu quy trình chuyển đổi số toàn diện trong công tác lưu trữ và quản lý vòng đời tài liệu điện tử theo các chuẩn mực của Chính phủ điện tử.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực:

• Đối với sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý công, Lưu trữ học và Hành chính học: Tài liệu cung cấp góc nhìn thực tế về cơ cấu tổ chức, hệ thống quy trình ISO hành chính và phương pháp tiếp cận đánh giá 4 trụ cột hiện đại hóa trong một cơ quan quản lý nhà nước cấp Bộ.
• Đối với cán bộ, công chức làm công tác văn phòng tại các cơ quan hành chính nhà nước: Đề tài cung cấp bảng danh mục 13 quy trình ISO 9001:2008 mẫu, quy trình đào tạo nhân sự 4 bước, phương thức bố trí cơ sở vật chất và bài học thực tiễn trong việc xử lý văn bản, lập hồ sơ và quản trị kho lưu trữ cơ quan.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận khảo sát thực tế tại những phòng ban chuyên môn nào của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn?
   Nghiên cứu khảo sát tại 05 phòng chuyên môn gồm: Phòng Văn thư – Lưu trữ, Phòng Hành chính, Phòng Tổng hợp, Phòng Quản trị – Y tế và Phòng Tin học.

2. Chỉ số cải cách hành chính (PAR-INDEX) của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trong giai đoạn 2015 – 2016 biến động như thế nào?
   Theo Báo cáo của Bộ Nội vụ, Bộ giữ vị trí thứ 13/19 cơ quan bộ, ngành trong cả hai năm, tuy nhiên điểm chỉ số giảm từ 83,73% (năm 2015) xuống 79,12% (năm 2016), tức giảm 4,61%.

3. Hệ thống quản lý chất lượng tại Văn phòng Bộ đang áp dụng bao nhiêu quy trình theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008?
   Văn phòng Bộ đã ban hành và áp dụng 13 quy trình ISO (mã hiệu từ QT-VBĐ đến QT-TTBV) bao quát các khâu tiếp nhận văn bản, phát hành, lập chương trình công tác, tổ chức cuộc họp, quản lý tài sản, lưu trữ, IT, xe công và bảo vệ.

4. Khối lượng tài liệu và những bất cập chính trong công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ là gì?
   Kho lưu trữ đang bảo quản 220m tài liệu văn bản đi, hơn 1.000 hồ sơ công trình thủy lợi/thủy điện, 18m tài liệu thanh tra, 50m tài liệu Lãnh đạo Bộ và 100m tài liệu kế toán. Bất cập lớn nhất là diện tích kho chật chội và Bộ chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản phông lưu trữ hồ sơ của Bộ nên chưa thực hiện được việc tiêu hủy tài liệu hết thời hạn bảo quản.

5. Cơ cấu trình độ chuyên môn của 108 nhân sự tại Văn phòng Bộ năm 2016 được thống kê ra sao?
   Đội ngũ gồm 01 Tiến sĩ, 30 Thạc sĩ, 33 Đại học, 32 Trung cấp/Nghề và 12 nhân sự có trình độ Phổ thông trung học (phụ trách sửa chữa điện nước và bảo vệ).

Kết luận

Khóa luận của tác giả Phan Thúy Quỳnh đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về hiện đại hóa văn phòng cơ quan hành chính nhà nước và phản ánh chi tiết thực trạng triển khai tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn giai đoạn 2014 – 2016. Tác giả đã chỉ ra những kết quả đạt được trong việc áp dụng chuẩn ISO, trang bị công nghệ thông tin, quản trị luân chuyển văn bản, đồng thời làm rõ các điểm nghẽn về diện tích kho lưu trữ, tính linh hoạt của quy trình và công tác quản lý tài liệu điện tử. Hệ thống 04 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính đồng bộ về thể chế, nhân lực, công nghệ và văn hóa công sở, đóng góp nguồn tư liệu thực chứng hữu ích cho công tác quản trị văn phòng trong khu vực công.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.Một số khái niệm liên quan 1. Khái niệm văn phòng 1. Khái niệm Văn phòng, hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức, giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất lớn và sâu rộng đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nói cách khác văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, tổ chức.

Văn phòng là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức được trôi chảy và đạt hiệu quả cao. Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong các giai đoạn phát triển của đất nước. Văn phòng còn được hiểu theo góc độ như sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của Ban Lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty.) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ, văn phòng là phòng hành chính tổng hợp.

- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. [16;5] Còn quan niệm khác lại cho rằng: Văn phòng được hiểu là bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong những chức năng được giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. [33;8] Tổng hợp chung những khái niệm trên, tác giả xin đưa ra khái niệm về văn phòng: “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi diễn ra mọi hoạt động nhằm trợ giúp cho sự điều hành và quản lý của nhà lãnh đạo. Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh.” 14 Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng 1.

Chức năng của văn phòng - Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy, đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp.

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng, còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tài chính, kế toán… Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.[14;7] - Chức năng giúp việc điều hành Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của Lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho Lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… - Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.

Tóm lại, Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây, các chức năng 15 Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. Tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan nhà nước. “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”(3) Hồ Chí Minh, trong Công tác văn phòng cấp ủy Đảng, NXB Chính trị Quốc gia.

(2001) Văn phòng có tầm quan trọng đặt biệt vì: - Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ Lãnh đạo cơ quan nhà nước. - Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo. - Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn ra trong phạm vi toàn cơ quan nhà nước nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ cơ quan. Tác giả Marc MC Cormack trong cuối “Những gì người ta không dạy bạn tại Trường Kinh doanh Harvard đã rất có lý khi cho rằng: “…bề ngoài của một văn phòng – gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức công việc nhanh chóng…” và “Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào” [23;24] 1.

Hiện đại hóa công tác văn phòng 1.Khái niệm công tác văn phòng Ngày 28-8-1945 là ngày Chính phủ Cách mạng lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa chính thức đi vào vận hành; có trụ sở làm việc tại Bắc Bộ phủ (12 Ngô Quyền, Hà Nội) hoạt động Văn phòng Chính phủ cũng được bắt đầu từ đó nhằm giúp việc cho Chính phủ và Bác Hồ lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đất nước. Ghi nhận những đóng góp của các thế hệ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác Văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước và phát huy vai trò, truyền thống của Văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước. Ngày 22 tháng 7 năm 2004, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 828/QĐ-TTg, lấy ngày 28 tháng 8 hàng năm là ngày truyền thống Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước, hàng năm các văn phòng nói chung và văn phòng cơ quan hành chính nhà nước nói riêng tổ chức các cuộc hội thảo, các buổi gặp mặt chúc mừng, kỷ niệm nhằm nêu cao vị thế và vai trò của công tác văn phòng trong bộ máy hành chính nhà nước. 16 Phan Thúy Quỳnh – ĐHLT QTVP K15B Luan van Khóa luận tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng chưa thực sự thống nhất, rất nhiều tác giả đã đưa ra những khái niệm khác nhau.

Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng đưa ra quan đểm về công tác văn phòng như sau: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng (Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính, Thư ký văn phòng, Nhân viên văn thư, Cán bộ văn thư, Chuyên viên văn thư, Cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy.”[17;5] Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn “Giáo trình quản trị văn phòng” đưa ra khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn”.[22;10] Tác giả Trung Thị Ngân (2017) trong Đề tài nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan”, Khoa Quản trị văn phòng – K13 đã nói lên khái niệm của chính tác giả về công tác văn phòng: “Công tác văn phòng được hiểu là các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm duy trì chức năng của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.”[34;14] Theo quan điểm lịch sử logic trong nghiên cứu khoa học, tôi nhận thấy “Công tác văn phòng là các hoạt động giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin theo các phương án khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan đơn vị. Từ đó truyền tải ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, những thông tin phản hồi từ nội bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị. Đó là toàn bộ hoạt động giúp Lãnh đạo ra những quyết định chính xác và hiệu quả nhất, thúc đẩy sự phát triển của cơ quan, đơn vị.” Văn phòng không phải là cỗ máy giúp việc đơn thuần như một số người thường nghĩ.