Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ" do sinh viên Lê Thị Luận (lớp Quản trị Văn phòng K1A / QTVP 12A, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Phú Thành (Chánh Văn phòng Đảng – Đoàn thể, Bộ Khoa học và Công nghệ). Đề tài nghiên cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước cấp Bộ, tập trung vào chức năng lập kế hoạch – một mắt xích trọng yếu đảm bảo công tác tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần.

Theo Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26/02/2013 của Chính phủ, Bộ Khoa học và Công nghệ (Bộ KH&CN) là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ trên phạm vi toàn quốc. Văn phòng Bộ KH&CN là đơn vị trực thuộc, giữ vai trò đầu mối tham mưu, điều phối, theo dõi và đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; đồng thời trực tiếp bảo đảm các điều kiện cơ sở vật chất, hậu cần, kỹ thuật phục vụ bộ máy vận hành thông suốt. Mặc dù công tác lập kế hoạch tại Văn phòng Bộ đã được thực hiện thường xuyên và có quy trình, song trên thực tế vẫn còn những khó khăn, hạn chế nhất định xuất phát từ nguồn lực, kinh phí và tính chất đặc thù của hoạt động quản lý ngành.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định cụ thể:

  1. Mục tiêu chung: Hoàn thiện hệ thống kiến thức lý luận và thực tiễn về công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động điều hành của văn phòng cơ quan cấp Bộ, trọng tâm là Văn phòng Bộ KH&CN.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Nghiên cứu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ (năm, quý, tháng, tuần) của Bộ và Văn phòng Bộ KH&CN.
    • Nghiên cứu công tác xây dựng kế hoạch phục vụ hội họp, hội nghị của Bộ và Lãnh đạo Bộ.
    • Nghiên cứu công tác xây dựng kế hoạch tổ chức các chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ.
    • Nghiên cứu công tác xây dựng kế hoạch đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng và phương tiện làm việc.

Nhiệm vụ nghiên cứu bao gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý về công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động quản trị văn phòng.
  2. Khảo sát, phân tích thực trạng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN; rút ra đánh giá về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân.
  3. Đề xuất các nhóm giải pháp chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác xây dựng kế hoạch tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN.
  • Phạm vi thời gian: Tập trung khảo sát, thu thập số liệu và đánh giá thực trạng trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016.
  • Phạm vi không gian: Không gian quản lý thuộc Văn phòng Bộ KH&CN (trụ sở số 113 Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội), giới hạn trong 4 mảng hoạt động: kế hoạch công tác thường kỳ, kế hoạch hội họp, kế hoạch chuyến công tác của Lãnh đạo Bộ, và kế hoạch quản lý cơ sở vật chất - trang thiết bị.

Giả thuyết nghiên cứu:

  • Thực hiện tốt và hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch là điều kiện tiên quyết để thực hiện đầy đủ hai chức năng cơ bản của văn phòng (tham mưu tổng hợp và hậu cần).
  • Công tác xây dựng kế hoạch nếu được quan tâm, đầu tư đúng mức sẽ nâng cao hiệu lực điều hành của cơ quan và bảo đảm việc triển khai các chính sách khoa học - công nghệ của Đảng, Nhà nước đạt kết quả cao.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề dựa trên lý luận quản trị học và nghiệp vụ quản trị văn phòng hiện đại, kết hợp đối chiếu khung pháp lý hiện hành của Nhà nước Việt Nam.

Khung lý thuyết và mô hình sử dụng:

  • Khái niệm quản trị và quản trị văn phòng: Tổng hợp quan điểm của Mary Parker Follet, Robert Kreitner, Harold Koontz, Henri Fayol, George R. Terry, Sisk và Nguyễn Hải Sản; xác định văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, thực hiện hai chức năng cốt lõi: tham mưu tổng hợp (thu thập, xử lý thông tin, tư vấn ra quyết định) và phục vụ hậu cần (bảo đảm phương tiện, cơ sở vật chất, tài chính, lễ tân, y tế).
  • Bản chất và phân loại kế hoạch: Phân loại theo thời gian (dài hạn trên 5 năm, trung hạn từ 1–5 năm, ngắn hạn dưới 1 năm); theo tính chất hoạt động (kế hoạch chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp); theo lĩnh vực hoạt động (kế hoạch cơ quan, kế hoạch của lãnh đạo, kế hoạch văn phòng); theo chủ thể thực hiện (kế hoạch cá nhân, kế hoạch tập thể); theo tần suất (thường kỳ, không thường kỳ).
  • Nguyên tắc và tiêu chuẩn xây dựng kế hoạch:
    • Bộ nguyên tắc 5W-1H-2C-5M (Why, What, When, Where, Who - How - Check, Control - Man, Money, Machine, Material, Method) theo kinh nghiệm quản trị của Nhật Bản.
    • Tiêu chuẩn mục tiêu SMART (Specific, Achievable, Realistic, Time bound).
    • Ma trận phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) xuất phát từ nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Stanford và tạp chí Fortune.
    • Hệ thống 4 nguyên tắc kỹ thuật xây dựng kế hoạch: nguyên tắc không trùng lặp, nguyên tắc ưu tiên, nguyên tắc dự phòng, và nguyên tắc điều chỉnh lịch.

Hệ thống văn bản pháp lý làm căn cứ:

  • Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/04/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ (đặc biệt là Điều 17 về vị trí, chức năng của Văn phòng Bộ).
  • Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26/02/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ KH&CN.
  • Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/05/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
  • Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
  • Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22/04/2013 của Bộ trưởng Bộ KH&CN ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN; Quyết định số 3198/QĐ-BKHCN ngày 10/11/2015 và Thông báo số 4308/TB-BKHCN về phân công nhiệm vụ Lãnh đạo Bộ.
  • Các quy chế làm việc và quyết định quy định chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Tư pháp (QĐ 1165/QĐ-BTP, QĐ 459/QĐ-BTP, QĐ 28/QĐ-BTP), Bộ Kế hoạch và Đầu tư (QĐ 468/QĐ-BKH), Bộ Tài chính (QĐ 1089/QĐ-BTC), và Bộ Nội vụ (QĐ 136/QĐ-BNV).

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Trực tiếp theo dõi quy trình xử lý văn bản, tiếp nhận luân chuyển hồ sơ, điều phối lịch công tác và giao ban trong thời gian thực tập tại Bộ KH&CN.
  • Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Thu thập văn bản quy phạm, báo cáo tài chính, quy chế nội bộ, mẫu lịch công tác và phiếu đăng ký công việc.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: Phân tích thực trạng nghiệp vụ tại Bộ KH&CN, so sánh đối chiếu quy trình lập kế hoạch giữa 4 cơ quan cấp Bộ (Bộ Tư pháp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ) và so sánh giữa lý luận quốc tế với thực tế Việt Nam.
  • Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Trao đổi trực tiếp với cán bộ quản lý (Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức, Chánh Văn phòng Đảng – Đoàn thể Bộ KH&CN) về quy trình nghiệp vụ và những điểm nghẽn thực tế.
  • Phương pháp đánh giá, nhận xét: Đối chiếu giữa khung lý thuyết chuẩn với dữ liệu khảo sát thực tế để chỉ ra các sai lệch và nguyên nhân.

Nguồn dữ liệu:

  • Dữ liệu thứ cấp: Giáo trình quản trị văn phòng, tài liệu quản lý học, các văn bản pháp luật và quy chế làm việc của các Bộ.
  • Dữ liệu sơ cấp: Báo cáo tổng kết cơ chế tài chính giai đoạn 2013–2014 trình Chính phủ của Bộ KH&CN, các bảng biểu phân bổ ngân sách, công văn điều hành, phụ lục nghiệp vụ số 01 đến số 12 đính kèm khóa luận.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động quản trị văn phòng

Chương 1 hệ thống hóa toàn diện các luận điểm lý luận và thực tiễn về công tác lập kế hoạch trong cơ quan hành chính nhà nước. Tác giả chỉ ra lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong 4 chức năng quản trị (lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra), giữ vai trò định hướng các nguồn lực nhằm đạt mục tiêu với chi phí tối ưu.

Quy trình lập kế hoạch theo tài liệu đào tạo chuyên ngành gồm 7 bước:

  1. Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin, tài liệu liên quan.
  2. Xác định mục tiêu và yêu cầu của kế hoạch.
  3. Phân tích nguồn lực (chủ trương cấp trên, nhân lực, tài chính, cơ sở vật chất, yếu tố môi trường).
  4. Xây dựng hệ thống các hoạt động, biện pháp cụ thể.
  5. Soạn thảo dự thảo kế hoạch và tổ chức lấy ý kiến đóng góp.
  6. Hoàn thiện dự thảo, trình người có thẩm quyền phê duyệt và ký ban hành.
  7. Thực hiện thủ tục văn thư, ban hành và tổ chức triển khai.

Tác giả so sánh thực tiễn công tác lập kế hoạch tại 4 Bộ để làm rõ tính đặc thù của cơ quan hành chính cấp Bộ:

Cơ quan Văn bản căn cứ Đơn vị đầu mối chủ trì Thời hạn nộp kế hoạch năm Đặc điểm quy trình nổi bật
Bộ Tư pháp Quyết định 1165/QĐ-BTP, Quyết định 459/QĐ-BTP Văn phòng Bộ Chậm nhất ngày 30/10 Ứng dụng phần mềm quản lý lịch công tác trực tuyến phân cấp 3 mức: lịch cơ quan, lịch phòng ban, lịch cá nhân.
Bộ Kế hoạch và Đầu tư Quyết định 468/QĐ-BKH Phòng Kế hoạch – Tổng hợp (thuộc Văn phòng Bộ) Trước ngày 30/10 Quy trình 7 bước; kế hoạch năm của Bộ phải gửi Văn phòng Chính phủ thẩm tra và trình Thủ tướng phê duyệt trước khi ban hành chi tiết.
Bộ Tài chính Quyết định 1089/QĐ-BTC Phòng Tổng hợp (thuộc Văn phòng Bộ) Theo định kỳ năm, quý, tháng Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Bộ được công khai trên Website; phân bổ theo dõi chặt chẽ tiến độ của các Tổng cục, Vụ trực thuộc.
Bộ Nội vụ Quyết định 136/QĐ-BNV, Quy chế làm việc Bộ Phòng Tổng hợp – Thư ký (thuộc Văn phòng Bộ) Đăng ký tuần trước chiều thứ Năm Quy định trách nhiệm cá nhân của thủ trưởng đơn vị nếu chậm tiến độ; cập nhật lịch làm việc qua mạng nội bộ.

Khảo sát thực tiễn cho thấy các Bộ đều áp dụng cấu trúc khung kế hoạch tương đồng nhưng có sự khác biệt về quy trình phân công, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin và thời hạn tiếp nhận dữ liệu đầu vào.

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Chương 2 phân tích sâu tổ chức bộ máy, cơ chế vận hành ngân sách và 4 nội dung lập kế hoạch nghiệp vụ tại Văn phòng Bộ KH&CN (tiền thân là Ủy ban Khoa học Nhà nước thành lập ngày 04/03/1959 theo Sắc lệnh số 016-SL).

Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Văn phòng Bộ KH&CN:

  • Lãnh đạo Văn phòng: 01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng.
  • Nhân lực: Tổng số 100 người, bao gồm 52 cán bộ biên chế và 48 cán bộ hợp đồng (trong đó có 15 chuyên viên chính, 37 chuyên viên và tương đương).
  • Cơ cấu 10 phòng/ban trực thuộc chia theo hai nhóm chức năng:
    • Khối tham mưu tổng hợp: Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính – Tổ chức, Phòng Lưu trữ, Phòng Quản lý Đầu tư xây dựng của Bộ, Ban Quản lý trụ sở 2 của Bộ.
    • Khối phục vụ hậu cần: Phòng Lễ tân, Phòng Quản trị – Y tế, Phòng Tài vụ, Phòng Quản lý xe.

Cơ chế phân bổ ngân sách và lập kế hoạch tài chính: Theo báo cáo tổng kết cơ chế tài chính giai đoạn 2013–2014, ngân sách nhà nước dành cho lĩnh vực khoa học và công nghệ chiếm 2% tổng chi ngân sách quốc gia. Cơ chế điều tiết và lập kế hoạch ngân sách diễn ra theo chu trình:

  • Trong 2% ngân sách KH&CN cả nước, Bộ KH&CN trực tiếp quản lý 12%; 88% còn lại do Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch & Đầu tư chủ trì phân bổ về 63 tỉnh/thành phố (có sự phối hợp của Bộ KH&CN).
  • Từ nguồn 12% được giao, Vụ Kế hoạch – Tổng hợp giúp Bộ trưởng phân bổ về 24 Bộ, ngành và các chương trình, đề án cấp quốc gia.
  • Đối với nguồn kinh phí nội bộ Bộ KH&CN, Vụ Kế hoạch – Tổng hợp (Phòng Kế hoạch KH&CN nội bộ) phân bổ về các đơn vị trực thuộc theo 3 nguồn chi chính:
    1. Chi quản lý hành chính (lương cán bộ, kinh phí hội họp, công tác phí, văn phòng phẩm).
    2. Chi sự nghiệp khoa học (đề tài nghiên cứu khoa học, xây dựng quy chế, đề án cấp Bộ).
    3. Chi đầu tư xây dựng cơ bản (nâng cấp trụ sở, mua sắm trang thiết bị lớn).
  • Văn phòng Bộ tiếp nhận kinh phí, giao Phòng Tài vụ quản lý và lập kế hoạch dự toán ngân sách trước một năm (ví dụ dự toán năm 2017 được lập từ đầu năm 2016).

Quy trình lập các loại kế hoạch công tác thường kỳ tại Bộ KH&CN:

  • Kế hoạch năm: Các đơn vị gửi đăng ký công việc về Văn phòng Bộ và Vụ Pháp chế trước ngày 05/11 hàng năm; danh mục văn bản quy phạm pháp luật gửi trước ngày 15/11. Văn phòng Bộ tổng hợp gửi Văn phòng Chính phủ. Chậm nhất 5 ngày làm việc sau khi nhận được chương trình công tác của Chính phủ, Văn phòng Bộ phối hợp Vụ Pháp chế hoàn thiện dự thảo của Bộ, lấy ý kiến góp ý và trình Bộ trưởng ký ban hành.
  • Kế hoạch quý: Đơn vị trực thuộc gửi đăng ký chậm nhất ngày 15 tháng cuối quý; Văn phòng Bộ phối hợp Vụ Pháp chế tổng hợp trình Bộ trưởng chậm nhất ngày 20 tháng cuối quý.
  • Kế hoạch tháng: Xây dựng căn cứ vào kế hoạch quý và các nhiệm vụ đột xuất. Đơn vị chậm tiến độ phải báo cáo Bộ trưởng trước ngày 20 hàng tháng; định kỳ ngày 26 cuối tháng, Văn phòng Bộ lập báo cáo công tác tháng.
  • Lịch công tác tuần: Lãnh đạo các đơn vị gửi phiếu đăng ký nội dung làm việc với Bộ trưởng/Thứ trưởng về Văn phòng Bộ chậm nhất vào chiều thứ Năm. Văn phòng Bộ (Phòng Tổng hợp) lập dự kiến lịch tuần trình duyệt tại cuộc họp giao ban đầu tuần, sau đó ban hành chính thức trên mạng nội bộ và Cổng thông tin điện tử của Bộ.

Bên cạnh kế hoạch công tác thường kỳ, Văn phòng Bộ giữ vai trò trung tâm trong:

  • Lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội họp: Dự trù chương trình, thành phần, tài liệu, địa điểm, phương tiện kỹ thuật và kinh phí.
  • Lập kế hoạch chuyến đi công tác của Lãnh đạo Bộ: Xác định mục đích, lộ trình, phương tiện di chuyển (Phòng Quản lý xe điều phối), hậu cần lưu trú và tài liệu làm việc.
  • Lập kế hoạch quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị: Lập danh mục mua sắm, bảo trì, sửa chữa máy móc và vật tư văn phòng định kỳ phục vụ các đơn vị.

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng và các bất cập phát hiện tại Chương 2, tác giả đề xuất các định hướng giải pháp cụ thể:

  1. Hoàn thiện quy trình thu thập và xử lý thông tin đầu vào: Ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể tiêu chuẩn lập biểu mẫu đăng ký nhiệm vụ; siết chặt thời hạn nộp kế hoạch của các Vụ, Cục; khắc phục tình trạng nộp chậm làm dồn ứ thời gian tổng hợp tại Phòng Tổng hợp.
  2. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý lịch trình: Triển khai phần mềm quản lý kế hoạch công tác trực tuyến đồng bộ giữa các đơn vị thuộc Bộ (học tập mô hình phần mềm lịch công tác của Bộ Tư pháp) nhằm giảm thiểu việc tổng hợp thủ công qua văn bản giấy.
  3. Nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ làm công tác kế hoạch: Tổ chức bồi dưỡng kỹ năng phân tích dữ liệu, kỹ năng lập dự toán ngân sách và kỹ năng áp dụng các công cụ quản trị hiện đại (5W-1H-2C-5M, SWOT, SMART) cho chuyên viên Văn phòng Bộ.
  4. Đổi mới công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá thực hiện kế hoạch: Thiết lập cơ chế kiểm tra tiến độ định kỳ gắn với chế độ trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị; thực hiện sơ kết, tổng kết và khen thưởng, kỷ luật nghiêm minh dựa trên mức độ hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả nghiên cứu và số liệu thực tiễn rõ ràng:

  • Làm rõ bức tranh tổ chức và biên chế tại Văn phòng Bộ KH&CN gồm 100 nhân sự (52 biên chế, 48 hợp đồng; 15 chuyên viên chính, 37 chuyên viên) phân bổ tại 10 phòng ban trực thuộc.
  • Phân tích chi tiết dòng phân bổ ngân sách khoa học - công nghệ: Làm rõ tỷ lệ 2% tổng chi ngân sách nhà nước dành cho KH&CN, trong đó Bộ KH&CN quản lý 12% và 88% chuyển giao cho 63 địa phương; làm rõ 3 nguồn chi chính tại cơ quan Bộ (quản lý hành chính, sự nghiệp khoa học, đầu tư xây dựng cơ bản).
  • Khái quát hóa quy trình và mốc thời gian kiểm soát tiến độ kế hoạch: Mốc nộp đăng ký năm (05/11 và 15/11), mốc lập kế hoạch quý (ngày 15 và ngày 20 tháng cuối quý), mốc báo cáo chậm tiến độ tháng (ngày 20), mốc chốt báo cáo tháng (ngày 26) và mốc đăng ký lịch tuần (chiều thứ Năm).
  • Khóa luận đóng góp về mặt thực tiễn khi cung cấp bản so sánh quy trình lập kế hoạch giữa 4 Bộ quản lý chuyên ngành, chỉ ra điểm tương đồng và khác biệt trong cách thức vận hành bộ máy văn phòng cấp Bộ tại Việt Nam.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Nghiên cứu giới hạn trong phạm vi khảo sát thực tế tại Văn phòng Bộ KH&CN giai đoạn 2014–2016, tập trung vào các kế hoạch nghiệp vụ ngắn hạn và thường kỳ; chưa đi sâu khảo sát định lượng diện rộng về mức độ hài lòng của toàn bộ các Cục, Vụ, Viện đối với công tác điều phối kế hoạch của Văn phòng Bộ.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình xây dựng các kế hoạch chiến lược khoa học - công nghệ dài hạn (5 năm, 10 năm); nghiên cứu giải pháp tích hợp hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành với phần mềm lập kế hoạch tác nghiệp tự động trong toàn ngành khoa học và công nghệ.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên, học viên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý công, Quản trị nhân lực, Hành chính học: Tham khảo phương pháp tiếp cận đề tài nghiên cứu thực trạng nghiệp vụ cơ quan nhà nước; hệ thống hóa lý thuyết lập kế hoạch (SMART, SWOT, 5W-1H-2C-5M).
  • Cán bộ, chuyên viên làm công tác văn phòng tại các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập: Tham khảo mẫu quy trình xây dựng kế hoạch năm, quý, tháng, tuần, quy trình phối hợp giữa Văn phòng với các đơn vị chuyên môn và cơ chế lập dự toán chi tiêu hành chính.

Câu hỏi thường gặp

1. Văn phòng Bộ KH&CN có cơ cấu tổ chức và quy mô nhân sự như thế nào theo văn bản khóa luận? Văn phòng Bộ KH&CN gồm 01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng; tổng số 100 cán bộ, công chức, người lao động (52 cán bộ biên chế và 48 cán bộ hợp đồng, trong đó có 15 chuyên viên chính, 37 chuyên viên và tương đương). Bộ máy chia thành 10 phòng/ban theo hai khối: khối tham mưu tổng hợp (Tổng hợp, Hành chính – Tổ chức, Lưu trữ, Quản lý Đầu tư xây dựng của Bộ, Ban Quản lý trụ sở 2) và khối hậu cần (Lễ tân, Quản trị – Y tế, Tài vụ, Quản lý xe).

2. Ngân sách chi cho lĩnh vực KH&CN được phân bổ và quản lý như thế nào theo báo cáo của Bộ? Theo báo cáo tài chính giai đoạn 2013–2014, ngân sách chi cho KH&CN chiếm 2% tổng chi ngân sách nhà nước. Trong 2% này, Bộ KH&CN quản lý 12%, còn 88% do Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch & Đầu tư phân bổ về 63 tỉnh/thành phố. Nguồn 12% do Bộ quản lý tiếp tục được Vụ Kế hoạch – Tổng hợp phân bổ về 24 Bộ, ngành và nội bộ cơ quan Bộ theo 3 mảng: chi quản lý hành chính, chi sự nghiệp khoa học và chi đầu tư xây dựng cơ bản.

3. Thời hạn và quy trình đăng ký kế hoạch công tác năm của Bộ KH&CN được quy định ra sao? Các đơn vị trực thuộc gửi danh mục đề án, công việc về Văn phòng Bộ và Vụ Pháp chế trước ngày 05/11 hàng năm; danh mục văn bản quy phạm pháp luật gửi trước ngày 15/11. Văn phòng Bộ tổng hợp gửi Văn phòng Chính phủ. Trong vòng 5 ngày làm việc sau khi Chính phủ ban hành chương trình công tác, Văn phòng Bộ phối hợp Vụ Pháp chế xây dựng dự thảo, lấy ý kiến các đơn vị và trình Bộ trưởng ký ban hành.

4. Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Bộ KH&CN được xây dựng và công bố qua các bước nào? Chậm nhất chiều thứ Năm hàng tuần, các đơn vị gửi phiếu đăng ký nội dung làm việc tuần sau với Bộ trưởng/Thứ trưởng về Phòng Tổng hợp. Văn phòng Bộ lập dự kiến lịch tuần trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt tại cuộc họp giao ban đầu tuần, sau đó hoàn chỉnh và cập nhật lên mạng máy tính nội bộ cùng Cổng thông tin điện tử của Bộ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Luận phản ánh chi tiết thực trạng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2014–2016 trên cả hai phương diện tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần. Công trình kết hợp chặt chẽ giữa lý luận quản trị học với quy định pháp luật hành chính nhà nước, làm rõ cơ chế lập kế hoạch công tác thường kỳ và phân bổ ngân sách nội bộ. Các giải pháp đề xuất tập trung vào chuẩn hóa quy trình, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và nâng cao năng lực cán bộ, mang giá trị ứng dụng thiết thực cho hoạt động văn phòng cơ quan cấp Bộ.