CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY 1. Cơ sở lý luận về Văn phòng 1. Khái niệm Văn phòng Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản 1 điều 45 của Luật Doanh nghiệp năm 2014). Văn phòng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực khác nhau.
Vì vậy tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ Văn phòng: Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri trong cuốn “Quản trị Văn phòng” cho rằng: “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó. Nguyễn Thị Ngọc An khái niệm văn phòng được hiểu là “bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗtrợcho hoạt động quản lý, lànơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụhậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.” [1;4] Ngoài ra, theo trang Từ điển Doanh nghiệp BusinessDictionary.com, thì khái niệm văn phòng được mô tả là một địa điểm, thường là một tòa nhà hoặc một phần của tòa nhà, nơi mà doanh nghiệp tổ chức các hoạt động kinh doanh. Một doanh nghiệp có thể chỉ có một văn phòng, hay còn gọi là trụ sở chính hoặc có nhiều hơn 2 văn phòng đại diện tại các chi nhánh phụ. Các văn phòng này cùng hoạt động dựa theo mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
8 Nhưng thực tế cho thấy những cách hiểu như vậy là chưa đủ, chưa thực sự thuyết phục và có phần “xem nhẹ” chức năng của cơ quan này. Văn phòng cũng không thể hiểu đơn giản như một trụ sở làm việc, mà khái niệm văn phòng xuất hiện mang những đặc điểm cao hơn, chuyên nghiệp và phát triển hơn. Tuy nhiên, có thể xem xét khái niệm này một cách toàn diện như sau:“ Văn phòng là bộ máy tham mưu, điều hành tổng hợp, đầu mối điều phối hoạt động của cơ quan, tổ chức; là trung tâm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ quản trị, hậu cần bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó”. Trên thực tế thì tùy vào thực tế ở các cơ quan tổ chức mà văn phòng có nhiều tên gọi khác nhau: Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng hành chính tổ chưc; Phòng quản trị hành chính;… 1.
Vị trí, vai trò của Văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì Văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội, vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời, các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban khác trong cơ quan, tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng còn được coi là “tai mắt” của Nhà Quản trị. Điều này cũng lý giải vì sao Văn phòng là một bộ phận gần gũi, có quan hệ thân thiết với lãnh đạo của cơ quan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động. Văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp về công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho quá trình ra quyết định của Nhà Quản trị.
Thực tiễn đã khẳng định nơi nào công tác văn phòng được quan tâm đúng mức, nơi đó công tác lãnh đạo, điều hành đạt hiệu quả cao. Thứ trưởng Bộ Tư pháp Đinh Trung Tụng đánh giá “Lãnh đạo có nắm bắt được tình hình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện có hiệu quả các chủ trương, chương trình công tác hay không, phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức xây dựng và thực hiện nhiệm vụ văn phòng.”1 Văn phòng là một bộ phận trung gian thực hiện ghép nối trong mối quan hệ quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan. Hoạt 1 Bài viết “Công tác Văn phòng giúp nâng cao hiệu quả lãnh đạo, điều hành”, Báo điện tử Pháp luật Việt Nam. 9 động Văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, tổ chức, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Nếu Văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó sẽ bị ngưng hoạt động. Hơn nữa, do đảm nhận trách nhiệm tổ chức các hoạt động giao tiếp đối nội, đặc biệt là đối ngoại của cơ quan, tổ chức mà Văn phòng trở thành cầu nối trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo. Chẳng hạn như tại UBND huyện Thủy Nguyên việc chuyển giao văn bản đến cho lãnh đạo cơ quan thuộc trách nhiệm củaVăn phòng. Văn phòng thực hiện nhiệm vụ đảm bảo hoạt động ổn định, thường xuyên liên tục thậm chí phải hoạt động nhiều và nhanh hơn bất cứ một bộ phận nào khác trong cơ quan.
Ví dụ như nhân sự làm công tác bảo vệ cơ quan thuộc biên chế của Văn phòng luôn phải liên tục làm việc cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày lễ, tết. để đảm bảo an ninh, trật tự cho cơ quan. Điều này, đồng nghĩa với việc chất lượng công tác của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả hoạt động của Văn phòng. Ở một khía cạnh khác, chúng ta đã được tiếp cận rất nhiều các quan niệm khác nhau về Văn phòng.
Nhưng thực tế hiện nay ở Việt Nam và các nước trên thế giới, thì Văn phòng không chỉ thực hiện các công việc như vậy. Chẳng hạn đối với các Văn phòng quy mô nhỏ như một số doanh nghiệp, thì văn phòng còn phải tham gia vào các công việc như quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tích cực trong việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng…(nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp tư nhân). Chẳng hạn với một công ty với quy mô 200 công nhân, thì văn phòng sẽ phải tham gia rất nhiều vào hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty đó từ việc tuyển dụng nhân sự, xây dựng kế hoạch sản xuất, tính toán lương bổng, xăng xe… cho tới việc bảo vệ giữ gìn an toàn cho hoạt động của công ty. Có nghĩa là, ngoài những công việc mang tính chuyên môn nghiệp vụ, Văn phòng còn phải kiêm nhiệm thêm một số lĩnh vực khác, đòi hỏi nhân sự làm Văn phòng đều phải nắm bắt được.
Như vậy, có thể thấy so với các bộ phận khác của cơ quan thì hoạt động của Văn phòng đa dạng và phức tạp hơn rất nhiều. 10 => Như vậy, có thể khẳng định Văn phòng được coi là vị trí trung tâm, kết nối hoạt động quản lý điều hành của các cấp, các bộ phận trong cơ quan, tổ chức [24;13]. Văn phòng là một bộ phận vô cùng quan trọng và đặc biệt, từ khi hình thành bộ máy Nhà nước đến nay, Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, đơn vị nào. Khẳng định như vậy bởi, đối với nhà quản lý, các cấp lãnh đạo, Văn phòng có vai trò to lớn sau đây: - Thứ nhất, Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
-Thứ hai, Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. - Thứ ba, Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan,tổ chức. - Thứ tư, Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan, tổ chức. - Thứ năm, Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội – đối ngoại của cơ quan,tổ chức.
Tóm lại, ở bất kỳ vị trí, vai trò nào chúng ta cũng có thể khẳng định: “Văn phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan, tổ chức; văn phòng là bộ mặt của cơ quan, tổ chức, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các đơn vị khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt động chung của toàn bộ cơ quan, tổ chức”. Chức năng của Văn phòng Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà Văn phòng được hình thành lớn nhỏ, khác nhau, nhưng dù được tổ chức theo cách nào thì Văn phòng phải đảm bảo hai chức năng cơ bản sau đây: 1. Chức năng tham mưu, tổng hợp Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu: Tham mưu: Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan 11 đơn vị đạt kết quả cao nhất2. Văn phòng các cơ quan tổ chức nói chung, của các cơ quan Nhà nước nói riêng có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng.
Vai trò, vị trí đặc biệt của Văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường.