Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Khóa luận tốt nghiệp "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan" được thực hiện bởi sinh viên Tô Thị Thơm (ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) dưới sự hướng dẫn của ThS. Đinh Thị Hải Yến vào năm 2017.
Về bối cảnh thực tiễn, tác giả chỉ ra rằng công tác văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp, gắn liền trực tiếp với các khâu thu thập, xử lý, lưu trữ và chuyển tải thông tin nhằm phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo. Trong xu thế mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế và đẩy mạnh cải cách hành chính nhà nước, việc duy trì phương thức làm việc thủ công truyền thống bộc lộ nhiều bất cập như tốn kém thời gian, chi phí, nhân lực và dễ gây ách tắc luồng thông tin. Đối với ngành Hải quan—một ngành có khối lượng công việc lớn và yêu cầu cao về tính chính xác, kịp thời—việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động văn phòng là yêu cầu cấp thiết nhằm tinh gọn đội ngũ, nâng cao tính chuyên nghiệp và đổi mới phương thức quản trị, điều hành.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài gồm hai nội dung:
- Tìm hiểu, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan Việt Nam.
- Nhìn nhận các ưu điểm, nhược điểm trong công tác ứng dụng CNTT tại Văn phòng Tổng cục, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp mang tính lý luận và thực tiễn nhằm khắc phục các hạn chế tồn tại.
Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định cụ thể theo văn bản:
- Hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề lý luận về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.
- Khảo sát, phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ tại Văn phòng Tổng cục Hải quan.
- Đánh giá ưu điểm, nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và đề xuất các nhóm giải pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT, đóng góp vào tiến trình cải cách hành chính nhà nước của cơ quan.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan.
- Phạm vi không gian và thời gian: Nghiên cứu tập trung tại Văn phòng Tổng cục Hải quan với các số liệu thực tế giai đoạn 2014–2016; các giải pháp đề xuất phục vụ trực tiếp cho Văn phòng Tổng cục đồng thời có khả năng áp dụng tham khảo cho các Cục, Chi cục Hải quan địa phương.
- Giả thuyết nghiên cứu: Việc nghiên cứu và ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng một cách khoa học, chặt chẽ và hợp lý sẽ nâng cao chất lượng làm việc của Văn phòng Tổng cục cũng như hiệu quả hoạt động chung của ngành Hải quan Việt Nam.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các khái niệm chuyên ngành Quản trị văn phòng và Công nghệ thông tin:
- Khái niệm văn phòng: Phân tích theo nghĩa rộng (bộ máy làm việc tổng hợp, trực tiếp trợ giúp lãnh đạo điều hành) và nghĩa hẹp (trụ sở làm việc, địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan).
- Chức năng của văn phòng: Khẳng định 3 chức năng cốt lõi gồm Chức năng tham mưu tổng hợp, Chức năng giúp việc điều hành và Chức năng hậu cần; cùng hệ thống 9 nhiệm vụ trọng tâm từ xây dựng kế hoạch, quản lý thông tin, xử lý văn bản, văn thư - lưu trữ, lễ tân hội họp đến quản trị cơ sở vật chất.
- Khái niệm và điều kiện tin học hóa văn phòng: CNTT được tiếp cận là tập hợp các phương pháp khoa học, công cụ kỹ thuật hiện đại (máy tính, mạng viễn thông) phục vụ khai thác tài nguyên thông tin. Tác giả xác định 3 điều kiện tiên quyết để tin học hóa gồm: Yếu tố nhân lực (trình độ tin học, kỹ năng sử dụng phần mềm), Yếu tố trang thiết bị hạ tầng mạng (máy tính, thiết bị ngoại vi, server, mạng LAN/WAN, ADSL), và Yếu tố xây dựng, sử dụng phần mềm chuyên biệt tích hợp cổng thông tin điện tử.
Khung văn bản pháp luật và quy định chỉ đạo được tác giả trích dẫn làm căn cứ pháp lý:
- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006 (các nguyên tắc ưu tiên, công khai, an toàn thông tin trong cơ quan nhà nước).
- Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 (Điều 11, 12, 13, 14, 15, 21, 39, 40 về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, chứng từ điện tử, chữ ký điện tử).
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 (Điều 13 quy định về quản lý và tính pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử, tài liệu số hóa).
- Các văn bản của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ: Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg, Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg, Quyết định số 1065/QĐ-TTg, Chỉ thị số 15/CT-TTg, Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg.
- Các văn bản của Bộ Tài chính, Văn phòng Chính phủ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước: Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg, Quyết định số 1066/QĐ-BTC, Thông tư số 78/2008/TT-BTC, Quyết định số 1766/QĐ-BTC, Công văn số 7017/VPCP-HC, Công văn số 608/LTNN-TTNC, Công văn số 139/VTLTNN-TTTH, Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN.
- Các văn bản nội bộ của Tổng cục Hải quan: Quyết định số 1073/QĐ-TCHQ (phê duyệt đề án ứng dụng CNTT cải tiến công tác văn phòng), Công văn số 3058/TCHQ-VP, Công văn số 3952/TCHQ-VP (hướng dẫn sử dụng mạng Net-Office 5.0), Quyết định số 224/QĐ-TCHQ (quy chế lưu trữ), Quyết định số 2050/QĐ-TCHQ (nội quy cơ quan).
Phương pháp nghiên cứu được triển khai:
- Phương pháp tổng hợp: Thu thập, phân loại, thống kê dữ liệu thực tế về chế độ thông tin, báo cáo, văn thư, lưu trữ, trang thiết bị và phần mềm tại Tổng cục.
- Phương pháp so sánh, phân tích: Đối chiếu dữ liệu qua các giai đoạn phát triển phần mềm và khảo sát thực tế để đánh giá ưu nhược điểm của công tác tin học hóa.
- Phương pháp chuyên gia: Tham khảo ý kiến cán bộ quản trị văn phòng, cán bộ Cục CNTT và kinh nghiệm triển khai mạng nội bộ từ các Bộ, ban, ngành liên quan.
- Phương pháp thống kê, thu thập tài liệu: Khai thác trực tiếp từ các báo cáo định kỳ, báo cáo tổng kết công tác văn thư - lưu trữ năm 2016 của Văn phòng Tổng cục Hải quan.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Lý luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng
Chương 1 tập trung chuẩn hóa hệ thống khái niệm, cơ sở lý luận về văn phòng và tin học hóa hành chính. Tác giả phân tích cấu trúc chức năng của văn phòng gồm tham mưu tổng hợp, giúp việc điều hành và hậu cần; đồng thời làm rõ 6 vai trò then chốt của văn phòng trong cơ quan nhà nước.
Nội dung chương trình bày chi tiết các điều kiện để thực hiện tin học hóa: phát triển nguồn nhân lực, đầu tư đồng bộ hạ tầng mạng (máy trạm, server, cáp mạng, đường truyền ADSL) và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ để xây dựng phần mềm chuyên biệt. Tác giả phân tích nội dung ứng dụng CNTT vào 7 mảng nghiệp vụ văn phòng cụ thể:
- Công tác tham mưu, tổng hợp (soạn thảo văn bản quy phạm, xử lý luồng ý kiến chỉ đạo).
- Tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý (cung cấp dữ liệu báo cáo đa chiều, bảo mật).
- Công tác văn thư (tự động hóa quản lý văn bản đi/đến, theo dõi tiến độ xử lý văn bản).
- Công tác lưu trữ (quản lý kho lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu số).
- Công tác quản trị - hậu cần (quản lý tài sản, vật tư, camera an ninh, quản lý xe, phần mềm kế toán).
- Công tác tổ chức hội họp (lập kế hoạch, đăng ký phòng họp, chuẩn bị tài liệu điện tử).
- Công tác lập chương trình công tác, dự án và theo dõi tiến độ công việc.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan
Chương 2 mô tả chi tiết cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan (theo Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg) và Văn phòng Tổng cục (theo Quyết định số 1066/QĐ-BTC) gồm: Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính, Phòng Tài vụ - Quản trị và Đại diện Văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh.
Thực trạng cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật tại Văn phòng Tổng cục giai đoạn 2014–2016 được tổng hợp cụ thể:
| STT |
Danh mục trang thiết bị CNTT |
Số lượng |
Đơn vị tính |
| 1 |
Máy tính để bàn (PC) |
105 |
Chiếc |
| 2 |
Máy tính xách tay (Laptop phục vụ công tác) |
15 |
Chiếc |
| 3 |
Máy quét (Scanner) |
22 |
Chiếc |
| 4 |
Máy in |
25 |
Chiếc |
| 5 |
Máy photocopy |
12 |
Chiếc |
| 6 |
Máy Fax |
24 |
Chiếc |
| 7 |
Máy hủy tài liệu |
11 |
Chiếc |
Hệ thống mạng sử dụng đường truyền ADSL, 100% máy tính kết nối mạng LAN nội bộ, sử dụng chung hạ tầng máy chủ và hệ thống cơ sở dữ liệu E-customs do Cục CNTT (Tổng cục Hải quan) quản trị, tích hợp hệ thống UPS tập trung cho 09 trung tâm dữ liệu Cục Hải quan địa phương.
Về thực trạng triển khai các nghiệp vụ:
- Công tác tham mưu, tổng hợp: Ứng dụng CNTT hỗ trợ soạn thảo, thẩm định và phát hành hơn 1.000 văn bản chỉ đạo điều hành; phục vụ xây dựng báo cáo định kỳ cho Chính phủ, Quốc hội khóa XIII; hỗ trợ tổ chức các sự kiện lớn như Hội nghị chống thất thu ngân sách, Hội nghị quy hoạch cán bộ, giới thiệu dự án VNACCS/VCIS và triển khai hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008.
- Tiến trình ứng dụng phần mềm văn thư: Bắt đầu từ chương trình quản lý văn bản đến (1994, 1995), mở rộng cập nhật văn bản đi/đến (1998), triển khai phần mềm Quản lý điều hành Net-Office 1.0 (tháng 04/2003 – tháng 11/2012), và nâng cấp lên hệ thống Quản lý điều hành tập trung Net-Office 5.0 (từ tháng 03/2013).
- Quy trình kiểm soát văn bản trên Net-Office 5.0: Hệ thống phân định 4 trạng thái xử lý bằng màu sắc hiển thị:
- Màu đỏ: Công văn chưa được duyệt (văn thư có thể chỉnh sửa nội dung).
- Màu xanh lá cây: Công văn đã được duyệt (chính thức hóa, không thể sửa trừ khi hủy duyệt).
- Màu xanh nước biển: Công văn đã được phân luồng và lập thành hồ sơ công việc để xử lý.
- Màu ghi nhạt: Công văn đã xử lý xong, hồ sơ công việc tương ứng đã kết thúc.
- Cảnh báo quá hạn: Dòng chữ đỏ nhấp nháy hiển thị tự động trên màn hình làm việc của chuyên viên/lãnh đạo.
- Cổng thông tin điện tử và thủ tục Hải quan điện tử: Hệ thống Website cập nhật văn bản công khai, tra cứu biểu mẫu, tích hợp hệ thống tiếp nhận tờ khai hải quan điện tử giúp giảm tiếp xúc trực tiếp giữa doanh nghiệp và công chức hải quan.
- Thực trạng công tác hội họp: Đăng ký lịch họp trực tiếp qua Net-Office trước tối thiểu 4 giờ (giờ hành chính) hoặc trước 1 ngày làm việc (ngoài giờ/yêu cầu bài trí đặc biệt); chuẩn bị phòng họp hoàn tất trước 15–30 phút.
Đánh giá tổng thể: Văn phòng đã hình thành thói quen xử lý văn bản điện tử, giảm thời gian trung chuyển thông tin. Tuy nhiên, tồn tại nhược điểm: hệ thống kết nối mạng chưa hoàn chỉnh, vẫn phải duy trì song song văn bản giấy; một bộ phận cán bộ lớn tuổi gặp rào cản thao tác phần mềm; công tác lưu trữ chưa được số hóa triệt để, chủ yếu quản lý danh mục tra cứu trên máy tính trong khi hồ sơ bảo quản vẫn ở dạng vật lý truyền thống.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan
Chương 3 đề xuất 5 nhóm giải pháp xuất phát từ các hạn chế đã chỉ ra ở Chương 2:
- Nâng cao nhận thức về công tác văn phòng và việc áp dụng CNTT: Tuyên truyền về vai trò của tin học hóa, chuyển đổi nhận thức từ lãnh đạo đến chuyên viên, xóa bỏ tâm lý e ngại công nghệ của đội ngũ cán bộ lớn tuổi.
- Đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: Tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng sử dụng phần mềm Net-Office 5.0, kỹ năng khai thác mạng nội bộ, an toàn thông tin và kỹ năng soạn thảo, quản lý văn bản điện tử.
- Bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ: Gắn kết kiến thức nghiệp vụ hành chính - văn phòng với kỹ năng tin học; đào tạo chuyên sâu về quy trình lập hồ sơ điện tử và quản trị dữ liệu.
- Hoàn thiện cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật và ứng dụng phần mềm: Đầu tư nâng cấp máy tính, hệ thống máy quét tốc độ cao; hoàn thiện hạ tầng mạng LAN/WAN thông suốt; nâng cấp phần mềm Net-Office theo hướng tích hợp liên thông một đầu mối truy cập (Web Portal), bảo mật dữ liệu và giảm thiểu sử dụng văn bản giấy.
- Tổ chức các cuộc thi sáng tạo kỹ năng sử dụng CNTT: Tạo phong trào thi đua ứng dụng công nghệ, phát huy sáng kiến cải tiến quy trình xử lý công việc văn phòng trong toàn thể cán bộ, công chức.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đã tổng hợp các số liệu thực tế phản ánh khối lượng công việc và kết quả ứng dụng CNTT tại Văn phòng Tổng cục Hải quan trong năm 2016:
Bảng tổng hợp kết quả công tác văn thư năm 2016:
| Nghiệp vụ văn thư |
Số lượng thực hiện |
Ghi chú |
| Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến |
188.936 lượt |
Trong đó có 4.939 văn bản điện tử |
| Công văn mật tiếp nhận |
847 văn bản |
Quản lý theo chế độ riêng |
| Điện mật tiếp nhận |
25 điện |
Đã làm thủ tục trả lại Bộ |
| Đơn thư tiếp nhận |
84 đơn thư |
Chuyển đơn vị chuyên môn xử lý |
| Bì văn bản tiếp nhận |
> 7.260 bì |
Tiếp nhận từ tổ chức, cá nhân |
| Kiểm tra, phát hành văn bản đi |
108.532 số |
Trong đó có 4.939 văn bản điện tử |
| Phát hành văn bản qua bưu điện |
24.662 bì |
Gửi trong và ngoài ngành |
| Lập hồ sơ công việc |
5.862 / 5.922 hồ sơ |
Tỷ lệ hoàn thành đạt 98,98% |
Bảng tổng hợp kết quả công tác lưu trữ năm 2016:
| Nghiệp vụ lưu trữ |
Số lượng thực hiện |
Ghi chú |
| Tổng tài liệu bảo quản tại kho |
92.177 hồ sơ |
Toàn khối cơ quan Tổng cục |
| Chỉnh lý tài liệu |
24.690 hồ sơ |
Quy ra 321 mét giá tài liệu |
| Phục vụ khai thác tài liệu |
1.126 lượt người |
Cán bộ, công chức các đơn vị |
| Tài liệu chưa chỉnh lý |
2.762 hồ sơ |
Đang lưu giữ tại kho |
| Tài liệu tồn đọng tại phòng ban |
742 hồ sơ |
Chưa giao nộp vào kho lưu trữ |
| Giao nộp lưu trữ lịch sử |
8 hồ sơ |
Theo quy định |
| Tiêu hủy tài liệu hết giá trị |
9.510 hồ sơ |
Đã thực hiện đúng thủ tục |
Đóng góp của khóa luận:
- Về mặt lý luận: Hệ thống hóa toàn diện các căn cứ pháp lý và lý luận chuyên ngành về vai trò, điều kiện và nguyên tắc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại cơ quan hành chính nhà nước cấp Tổng cục.
- Về mặt thực tiễn: Khảo sát chi tiết quá trình tin học hóa tại Văn phòng Tổng cục Hải quan từ năm 1994 đến phiên bản Net-Office 5.0 (2013–2016), lượng hóa cụ thể khối lượng xử lý văn thư - lưu trữ và hạ tầng kỹ thuật, làm rõ nguyên nhân của tình trạng điều hành song song "giấy - điện tử" và đề xuất 5 nhóm giải pháp khắc phục có tính ứng dụng trực tiếp cho đơn vị.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
Hạn chế của đề tài:
- Khóa luận tập trung khảo sát phạm vi tại cơ quan Văn phòng Tổng cục Hải quan, chưa mở rộng phân tích sâu mức độ liên thông dữ liệu và tương tác nghiệp vụ văn phòng với các Cục, Chi cục Hải quan địa phương trên toàn quốc.
- Dữ liệu nghiên cứu về công tác lưu trữ cho thấy việc ứng dụng CNTT tại thời điểm 2016 mới dừng ở khâu lập danh mục quản lý tra cứu; nội dung nghiên cứu chưa đi sâu vào giải pháp kỹ thuật xây dựng kho lưu trữ số hóa tài liệu toàn văn và tích hợp chữ ký số chuyên dùng.
Hướng nghiên cứu tiếp:
- Mở rộng nghiên cứu mô hình tích hợp hệ thống văn phòng điện tử liên thông đa cấp từ cơ quan Tổng cục Hải quan đến các Cục, Chi cục vùng/cửa khẩu.
- Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa quy trình lập hồ sơ điện tử, số hóa toàn diện tài liệu lưu trữ lịch sử và triển khai chứng thực chữ ký số trên toàn bộ quy trình ban hành văn bản điện tử ngành Hải quan.
Giá trị tham khảo
Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:
- Sinh viên, học viên ngành Quản trị văn phòng, Lưu trữ học, Hành chính học, Quản lý công: Nguồn tư liệu nghiên cứu điển hình về quy trình tin học hóa hoạt động văn phòng tại một cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành kinh tế - tài chính.
- Cán bộ, chuyên viên làm công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ: Tham khảo mô hình quy trình kiểm soát luồng văn bản (văn bản đến, văn bản đi, cảnh báo hạn xử lý qua 4 trạng thái màu sắc) trên hệ thống phần mềm quản lý điều hành tập trung.
- Lãnh đạo và bộ phận tham mưu cải cách hành chính tại các Cục, Chi cục Hải quan: Tham khảo hệ thống giải pháp tổ chức đào tạo cán bộ, đồng bộ hạ tầng mạng và chuẩn hóa quy trình đăng ký, phục vụ hội họp qua môi trường mạng nội bộ.
Câu hỏi thường gặp
1. Phần mềm Quản lý điều hành Net-Office 5.0 tại Văn phòng Tổng cục Hải quan phân định trạng thái xử lý văn bản như thế nào?
Hệ thống hiển thị trạng thái văn bản qua 4 mã màu: Màu đỏ biểu thị công văn chưa được duyệt (văn thư có thể chỉnh sửa thông tin); Màu xanh lá cây biểu thị công văn đã được duyệt chính thức trên hệ thống; Màu xanh nước biển biểu thị công văn đã được phân luồng và tạo lập hồ sơ công việc; Màu ghi nhạt biểu thị công văn đã được xử lý xong và hồ sơ công việc đã kết thúc. Văn bản quá hạn xử lý được hệ thống cảnh báo tự động bằng dòng chữ đỏ nhấp nháy.
2. Hạ tầng kỹ thuật CNTT tại Văn phòng Tổng cục Hải quan giai đoạn 2014–2016 được trang bị những gì?
Văn phòng được trang bị 105 máy tính để bàn, 15 máy tính xách tay phục vụ công tác xa, 22 máy quét (scanner), 25 máy in, 12 máy photocopy, 24 máy fax và 11 máy hủy tài liệu. Toàn bộ máy tính kết nối mạng LAN nội bộ, sử dụng đường truyền ADSL và dùng chung hệ thống server, E-customs do Cục CNTT quản lý, có hệ thống UPS tập trung cho 09 trung tâm dữ liệu.
3. Khối lượng văn bản và hồ sơ do Văn phòng Tổng cục Hải quan xử lý trong năm 2016 đạt các chỉ số nào?
Trong năm 2016, văn thư cơ quan đã tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao 188.936 lượt văn bản đến (gồm 4.939 văn bản điện tử, 847 công văn mật, 25 điện mật, 84 đơn thư, hơn 7.260 bì); kiểm tra thể thức và phát hành 108.532 số văn bản (gồm 4.939 văn bản điện tử, 24.662 bì gửi qua bưu điện); lập hoàn thành 5.862 hồ sơ trên tổng số 5.922 hồ sơ phải lập. Kho lưu trữ bảo quản 92.177 hồ sơ, chỉnh lý 24.690 hồ sơ (321 mét giá) và phục vụ 1.126 lượt người khai thác.
4. Quy trình đăng ký sử dụng phòng họp qua mạng Net-Office tại cơ quan Tổng cục Hải quan được quy định ra sao?
Các đơn vị chủ trì phải đăng ký lịch họp trực tiếp trên Net-Office trước tối thiểu 4 giờ đối với cuộc họp trong giờ hành chính, hoặc trước ít nhất 01 ngày làm việc đối với cuộc họp ngoài giờ hành chính hoặc có yêu cầu sắp xếp lại bài trí, âm thanh. Giấy mời họp chỉ được gửi sau khi Văn phòng Tổng cục xác nhận bố trí phòng. Công tác chuẩn bị kỹ thuật, thiết bị phải hoàn tất trước giờ họp tối thiểu 15 phút (họp thông thường) hoặc trước 30 phút (họp quan trọng).
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Tô Thị Thơm đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và phản ánh chi tiết bức tranh thực tế về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan giai đoạn 2014–2016. Công trình đã làm nổi bật các bước chuyển đổi quan trọng từ quản lý văn bản thủ công sang hệ thống Net-Office 5.0, đồng thời chỉ ra những nút thắt về hạ tầng chưa đồng bộ và phương thức lưu trữ truyền thống. Các nhóm giải pháp do tác giả đề xuất mang tính đồng bộ từ nhận thức, đào tạo nhân lực, chuẩn hóa hạ tầng đến nâng cấp phần mềm, đóng góp cơ sở thực tiễn giá trị cho công tác hiện đại hóa văn phòng ngành Hải quan.
