BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực hiện : TÔ THỊ THƠM Mã số sinh viên, khoá, lớp : 1305QTVB058, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI – 2017 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em. Những kết quả và các số liệu trong đề tài được thực hiện tại Tổng cục Hải quan, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước cô giáo và nhà trường về sự cam đoan này. Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017 Tác giả Tô Thị Thơm LỜI CẢM ƠN Khóa luận tốt nghiệp là công trình nghiên cứu quan trọng, thể hiện sự quan sát, tìm hiểu và sự sáng tạo của mỗi sinh viên trong việc ứng dụng kiến thức lý luận vào thực tế. Tuy nhiên, để hoàn thiện công trình này đòi hỏi phải có sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ, giúp đỡ, tư vấn của thầy cô giáo chuyên ngành, các cán bộ, công chức đang làm nhiệm vụ. Để hoàn thành đề tài Khóa luận tốt nghiệp này cho phép em gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, thầy cô Khoa quản trị văn phòng đã giảng dạy cho em nhiều kiến thức và kỹ năng trong suốt quá trình học tập ở trường. Thạc sĩ Đinh Thị Hải Yến, Giảng viên khoa Quản trị văn phòng. Bằng sự nhiệt huyết và trách nhiệm của mình, cô đã giúp em định hướng và hoàn thành bài khóa luận của mình của mình một cách tốt nhất. Tập thể các cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Đặc biệt là đồng chí Trương Thị Thúy Vinh - Trưởng phòng Hành chính Văn phòng Tổng cục Hải quan, tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua. Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên Tô Thị Thơm DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CNTT: Công nghệ thông tin MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU . Lý do chọn đề tài . Lịch sử nghiên cứu vấn đề.Mục tiêu nghiên cứu. Nhiệm vụ nghiên cứu. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Giả thuyết nghiên cứu. Phương pháp nghiên cứu. Kết cấu của khóa luận. 6 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG . Lý luận chung về văn phòng. Khái niệm văn phòng. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng . Vai trò của văn phòng. Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Khái niệm về công nghệ thông tin. Nhu cầu và điều kiện tin học hóa hoạt động văn phòng. Các nguyên tắc, nội dung ứng dụng CNTT xử lý, giải quyết công viêc văn phòng. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Khái niệm công tác văn phòng. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Vai trò của CNTT trong hoạt động văn phòng . 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN . Tổng quan về Tổng cục Hải quan và văn phòng Tổng cục Hải quan. Giới thiệu về Tổng cục Hải quan. Giới thiệu về văn phòng Tổng Cục Hải quan. Thực trạng ứng dụng CNTT tại Văn phòng Tổng cục Hải quan. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và các văn bản chỉ đạo công ứng dụng CNTT trong văn phòng. Hệ thống cơ sỡ vật chất, trang thiết bị. Tổ chức ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Hoạt động kiểm tra, hướng dẫn ứng dựng CNTT trong công tác văn phòng. Đánh giá chung về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Tổng cục Hải quan . Nhược điểm. 58 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC HẢI QUAN. Nâng cao nhận thức về công tác văn phòng và việc áp dụng CNTT vào hoạt động văn phòng. Đẩy mạnh hoạt động đào tạo cán bộ nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin. Bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ. Trang bị phương tiện kỹ thuật công nghệ thông tin, cơ sở vật chất. Trang thiết bị, cơ sở vật chất. Ứng dụng phần mềm. Tổ chức các cuộc thi sáng tạo các kỹ năng sử dụng CNTT vào công việc. 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO . 80 PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời và phát triển đã mang lại nhiều lợi ích cho con người, cho xã hội không chỉ trong nâng cao hiệu quả trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội mà CNTT còn đem lại những giá trị tinh thần trong đời sống của con người. Việc áp dụng CNTT trong công tác văn phòng là rất cần thiết vì công tác văn phòng liên quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý và chuyển tải thông tin. Các trang thiết bị máy móc phương tiện hiện đại đã làm thay đổi đáng kể trong văn phòng, đã dần thay thế các phương pháp làm việc thủ công với các thiết bị lạc hậu. Công việc trong văn phòng sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều, giảm khối lượng lao động thủ công lớn. Đội ngũ cán bộ văn phòng sẽ gọn nhẹ hơn đồng thời có trình độ chuyên môn cao đáp ứng được những yêu cầu khắt khe trong xu thế mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế. Như chúng ta đã biết văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan. Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu các yếu tố đó được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ đem lại những giá trị thực tế to lớn. Với việc nghiên cứu về công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng , khi áp dụng vào thực tế sẽ mang lại những lợi ích đáng kể.Tạo tiền đề để phát triển cho cơ quan, góp phần đổi mới phương pháp điều hành của lãnh đạo các cấp trong ngành Hải quan. Với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, của một đơn vị phụ thuộc nhiều đến nhiều yếu tố cấu thành, trong đó yếu tố tiên quyết khẳng định vị trí chiến lược của tổ chức như: vị trí của trụ sở cơ quan, phân tích và xử lý thông tin để có được những dự báo chính xác phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, theo dõi và đôn đốc thi hành các mệnh lệnh của cấp trên, đảm bảo hậu cần cho mọi hoạt động của đơn vị đây là những yếu tố quan trọng mà văn phòng là người được giao nhiệm vụ chính. Sự vững mạnh của văn phòng tức là những yếu tố tiên quyết ở trên sẽ được thực thi một cách chính xác và đạt yêu cầu. Đối với ngành Hải quan có thể khẳng định việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng một cách toàn diện là yêu cầu hết sức cấp thiết có ý nghĩa lớn trong việc giảm nhân lực, tăng cường hơn trình độ và tính chuyên nghiệp của chính đơn 1 vị và từng cá nhân, tiết kiệm được thời gian, tiền bạc góp phần thúc đẩy công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên em đã chọn đề tài: “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại văn phòng Tổng cục Hải quan” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. Ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay là một xu thế tất yếu của mọi ngành mọi nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc, góp phần giải phóng sức lao động của con người đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn, chất lượng hơn. Đã từ lâu việc nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng đã được tìm hiểu một cách nghiêm túc. Nhiều tác giả đã nghiên cứu, tìm hiểu về việc ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng. Ta có thể kể đến các công trình và đề tài nghiên cứu sau : Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành chánh Văn phòng , NXB Thống kê, Hà Nội, cuốn sách đã khái quát các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từ các khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng đến cách thức quản trị hành chính khoa học, thực hiện các nghiệp vụ của quản trị văn phòng. Từ đó, bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về công tác hành chính văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức. Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn phòng và lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả đã trình bày và cung cấp những kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới và hiện đại hóa văn phòng; đóng góp của văn phòng đối với công cuộc cải cách hành chính, hiện đại hóa công tác lưu trữ, đổi mới công tác tổ chức và sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội. Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. Cuốn sách được tác giả tổng hợp những kiến thức và kinh nghiệm, cập nhật những quy định mới nhằm giúp bạn đọc hiểu được những khó khăn trong công tác quản trị hành chính văn phòng. Vũ Đình Quyền(2005) Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, hà Nội. Trình bày về nghiệp vụ, kỹ năng trong công tác hành chính văn phòng, về thư ký, 2 thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý, giao tiếp hành chính, tổ chức hội nghị, công tác văn thư, lưu trữ. Giáo trình Tin học ứng dụng trong quản lý hành chính của Thạc sĩ Nguyễn Đăng Khoa, NXB Khoa học Kỹ thuật Hà Nội. Cuốn sách khái quát nội dung chính là những vấn đề chung về quản lý hành chính, tổ chức văn phòng và các nghiệp vụ ứng dụng tin học trong quản lý hành chính. Qua đó cuốn sách đã giúp chúng ta được tiếp cận quá trinh ứng dụng tin học với những góc nhìn cụ thể nhất để mọi cá nhân quản lý văn phòng và các cơ quan, doanh nghiệp có thể áp dụng thực hiện công việc của mình phù hợp với các loại hình tổ chức khác nhau.
