chương 1, trong chương 2, tác giả thực hiện khảo sát, đánh giá thực trạng và kết quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận Hải Châu. Qua đó, tác giả nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế về công tác hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận. Các giải pháp đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận Hải Châu Trên cơ sở nghiên cứu, đánh giá thực trạng tại chương 2, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại UBND quận Hải Châu. Các nhóm giải pháp tập trung vào các vấn đề sau: Phát triển nguồn nhân lực của Văn phòng; trách nhiệm của lãnh đạo và cán bộ công chức; phương tiện, điều kiện làm việc và chuyển đổi số trong công tác văn phòng.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Lý luận chung vê công tác văn phòng 1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1. Khái niệm Văn phòng luôn gắn liền với cơ cấu, loại hình tổ chức của mỗi cơ quan.
Do tính chất, đặc điểm về chức năng, nhiệm vụ, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức có khác nhau nên “văn phòng” cũng có các cách hiểu khác nhau. Từ đó dẫn đến có nhiều khái niệm về văn phòng. Theo nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành “Văn phòng” có các cách hiểu dưới đây: Trong cuốn “Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng” của tác giả Hồ Ngọc Cẩn đưa ra khái niệm văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. [Hồ Ngọc Cẩn, 2005, tr.8] Theo từ điển Tiếng Việt do Văn Tân chủ biên: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan”.
Trong cuốn Đại Từ điển tiếng Việt (Nguyễn Như Ý chủ biên), khái niệm “Văn phòng” cũng được giải thích tương tự: “Văn phòng: Bộ phận phụ trách giấy tờ hành chính trong một cơ quan”.847] Văn phòng được hiểu là một đơn vị, phòng hoặc bộ phận trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan, có chức năng tham mưu, tổng hợp thông tin, hậu cần. Tùy theo quy mô và phạm vi hoạt động, bộ phận này ở các cơ quan, doanh nghiệp có thể gọi là: Văn phòng hoặc phòng Hành chính/ Hành chính – Tổng hợp, … Đây là bộ phận có ở tất cả các cơ quan, tổ chức. Vai trò chủ yếu của bộ phận này là quản lý, tổng hợp thông tin và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp để tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp; đồng thời kiểm soát thủ tục hành chính, đảm bảo các điều kiện cần thiết như cơ sở vật chất, phương tiện và 9 điều kiện làm việc cho cơ quan, doanh nghiệp. Ngoài ra, tùy theo từng cơ quan, tổ chức, văn phòng còn được giao nhiệm vụ giúp lãnh đạo cơ quan thiết kế, tổ chức khoa học và kiểm soát các công việc hành chính của khu vực trung tâm.
Theo các tác giả trong giáo trình Lý luận về quản trị văn phòng do PGS. Vũ Thị Phụng chủ biên có thể hiểu “văn phòng” qua các góc độ như: Cơ cấu tổ chức - chức năng; Tính chất, phương thức hoạt động và không gian làm việc. Từ những định nghĩa về ‘Văn phòng” nêu trên, trong luận văn này, khái niệm “Văn phòng” được hiểu như sau: “Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng đảm bảo thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính.”[Vũ Thị Phụng, 2021, tr. Chức năng của văn phòng Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo cơ quan thực hiện công tác quản lý thông qua các chức năng thu thập, xử lý thông tin; chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần.
Với các chức năng này có thể hỗ trợ, bổ sung cho nhau để tạo ra sự cần thiết, khách quan cho sự tồn tại, duy trì, phát triển công tác văn phòng trên cơ sở thực hiện các nghiệp vụ. * Thu thập, xử lý thông tin Tất cả những thông tin đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý. Thông tin cần cho việc hình thành nên các quyết định nói chung và quyết định quản lý nói riêng. Đối với hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động quản lý và điều hành cơ quan nhà nước, thông tin cần được tổ chức thu thập, xử lý để có thể trở thành cơ sở cho sự ra đời của các quyết định quản lý.
Việc tổ chức thu thập, xử lý đó cần dựa trên kết quả phân loại thông tin. Thông tin sau khi thu 10 thập cần được xử lý: kiểm tra độ chính xác, tính hợp lý; phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu qua đó xác định đúng bản chất của các vấn đề, các sự việc. Trên cơ sở xử lý thông tin, văn phòng có thể đưa ra những giải pháp, những phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất Quá trình thu thập và xử lý thồng tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý, góp phần tạo ra những quyết định đúng đắn. Thông tin từ mỗi nguồn khác nhau cần sử dung biện pháp hoặc một số biện pháp thu thập phù hợp, giúp cho nhà quản lý dự báo vấn đề nảy sinh và giải quyết các vấn đề.
Việc thu thập, xử lý thông tin còn có khả năng tạo ra những thông tin mới hoặc bổ sung những thông tin mà trước đó chưa được biết đến Thông tin hiện hữu ở khắp mọi nơi, trong mọi hoạt động của xã hội. Đồng thời thông tin tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau và chứa đựng nội dung rất đa dạng, phong phú. Thông tin hoặc một phần thông tin thu thập được từ các nguồn khác nhau có thể còn ở dạng dữ liệu, số liệu. Hơn nữa, nhiều thông tin thu thập được từ các nguồn không có đủ độ tin cậy.
Vì vậy, Văn phòng sẽ tập hợp thu thập, xử lý thông tin liên quan đến nhiệm vụ được giao bằng các phương pháp khác nhau để chọn lọc các thông tin chất lượng phục vụ cho nhu cầu quản lý cũng như tham mưu cho lãnh đạo. * Tham mưu, tổng hợp Văn phòng có trách nhiệm chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng. Văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp và cung cấp thông tin về tinh hình hoạt động cơ quan hàng ngày hoặc trong tuần, trong tháng (thông qua hệ thống văn bản, báo cáo từ các đơn vị gửi về), cho lãnh đạo (qua việc hệ thống văn bản đến hoặc qua báo cáo trong cuộc họp giao ban); đồng thời văn phòng sẽ nghiên cứu, 11 đề xuất cần giải quyết với lãnh đạo.
Từ đó, các lãnh đạo cơ quan sẽ lựa chọn và có các quyết định nên tập trung, ưu tiên giải quyết những vấn đề gì trước cho phù hợp từ đó sẽ phân công và giao việc giải quyết vấn đề đó cho bộ phận nào. Sau khi được lãnh đạo giao nhiệm vụ, các đơn vị sẽ thực hiện chức năng tham mưu chuyên sâu theo từng lĩnh vực được giao để hoàn thành từng công việc cụ thể. Như vậy, chức năng tham mưu của văn phòng có phạm vi rộng vì liên quan đến rất nhiều lĩnh vực và là kết quả từ việc tổng hợp các nguồn thông tin từ văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, qua các báo cáo từ cấp dưới gửi lên. * Chức năng giúp việc (tổ chức thực hiện các quyết định quản lý) Sau khi tham mưu cho lãnh đạo ban hành quyết định quản lý, các bộ phận hoặc cá nhân trong bộ máy văn phòng phải có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao, đồng thời tổ chức phổ biến, hướng dẫn và phân công cho các đơn vị, cá nhân thực hiện các quyết định; Tổ chức kiểm tra để đánh giá hiệu quả mà kế hoạch đã đề ra.
* Chức năng hậu cần Chức năng hậu cần là toàn bộ các hoạt động nhằm đảm bảo điều kiện làm việc như: cơ sở vật chất hạ tầng, thiết bị, phương tiện, âm thanh, ánh sáng, môi trường, tài chính và các điều kiện khác phục vụ cho quá trình làm việc của mỗi cá nhân, đơn vị trong toàn cơ quan. Văn phòng xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm quản lý và sử dụng có hiệu quả. Công tác hậu cần thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục.
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước quy định. 12 - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động trong cơ quan. - Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại. Nhiệm vụ của văn phòng * Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế trong hoạt động của cơ quan, đơn vị Tất cả các tổ chức muốn hoạt động tốt đều phải xây dựng và tuân thủ theo những quy định của tổ chức đề ra, có cơ chế hoạt động và các điều kiện để có thể duy trì hoạt động.
Tùy vào mô hình, chức năng cũng như lĩnh vực hoạt động và các điều kiện đó không thể giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị. Do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều phải có quy định, quy chế hoạt động riêng cho đơn vị mình. Xây dựng và thực hiện tốt quy chế trong hoạt động của cơ quan là việc làm quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất lượng hoạt động, nhằm thực hiện tốt vai trò của lãnh đạo.