Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 1. Các khái niệm, đặc điểm về quản lý, quản lý hành chính nhà nước 1. Khái niệm về quản lý Trong thực tiễn, thuật ngữ "quản lý" đã được dùng và diễn đạt với nhiều cách khác nhau. Quản lý, tiếng Anh là: Management, tiếng latinh là: manum agere, đều có nghĩa là điều khiển bằng tay).
Đầu thế kỷ XX, nhà văn quản lý Mary Parker Follett định nghĩa quản lý là "nghệ thuật khiến công việc được làm bởi người khác". Theo Stoner (1995): "Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu của tổ chức".TS Đinh Văn Mậu, quản lý “là hoạt động nhằm tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý vào một đối tượng nhất định để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định”. Theo các cách diễn đạt trên, quản lý có 2 yếu tố là chủ thể (người, tổ chức) quản lý và đối tượng bị quản lý. Nội dung của quản lý chính là hoạt động của chủ thể quản lý, nhằm tác động một cách “có tổ chức và định hướng” vào “một đối tượng nhất định”, nhằm mục đích là “điều chỉ nh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định”.
Trong quản lý có thể phân ra các yếu tố chủ yếu sau: - Chủ thể quản lý: Là tác nhân tạo ra các tác động quản lý. Chủ thể có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các công cụ, với những phương pháp thích hợp, theo những nguyên tắc nhất định. - Đối tượng quản lý: Là yếu tố con người hay tổ chức và cơ sở vật chất, tiếp nhận trực tiếp sự tác động của chủ thể quản lý.
- Khách thể quản lý: Là các yếu tố chịu sự tác động hay sự điều chỉnh của chủ thể quản lý, đó là hành vi của con người và các quá trình xã hội. 4 - Mục tiêu quản lý: Là cái đích cần phải đạt tới tại một thời điểm nhất định do chủ thể quản lý định trước. Đây là căn cứ để chủ thể quản lý thực hiện các tác động quản lý cũng như lựa chọn các phương pháp quản lý thích hợp. Như vậy, có thể nói, quản lý là những hoạt động rất phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động, nảy sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung. Quản lý ra đời chính là nhằm đưa đến năng suất lao động cao hơn, hiệu quả lớn hơn trong công việc. Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp. Trình độ xã hội hóa càng cao thì yêu cầu quản lý càng cao và vai trò của nó càng tăng lên.
Quản lý còn có tính thời gian, tính không gian, tính hướng đích… b. Khái niệm về quản lý hành chính nhà nước Quản lý nhà nước xuất hiện cùng với sự xuất hiện của Nhà nước. Quản lý nhà nước thay đổi phụ thuộc vào chế độ chính trị, trình độ phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia qua các giai đoạn lịch sử. Ngày nay quản lý nhà nước bao gồm hoạt động lập pháp của cơ quan lập pháp, hoạt động hành pháp của Chính phủ và hoạt động tư pháp của cơ quan tư pháp.
Có thể hiểu quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật nhà nước để điều chỉnh các hành vi của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm thỏa mãn nhu cầu hợp pháp của con người, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội. Quản lý hành chính nhà nước có phạm vi hẹp hơn so với quản lý nhà nước vì: - Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp, tức là hoạt động chấp hành và điều hành; - Chủ thể quản lý hành chính nhà nước là các cơ quan, cán bộ, công chức hành chính nhà nước trong hệ thống hành chính từ Trung ương đến cơ sở. Như vậy, quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp nhằm tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước đối với các quá trình xã hội và hành vi của công dân do các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở thực hiện để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước, phát triển kinh tế - xã hội, duy trì trật tự an ninh, thỏa mãn nhu cầu hàng ngày của nhân dân. Khái niệm trên có ba điểm cần lưu ý: 5 - Một là, quản lý hành chính nhà nước có tính quyền lực nhà nước; - Hai là, quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực hiện hàng ngày, tổ chức và điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi hoạt động của công dân bằng việc ra các quyết định quản lý hành chính và thực hiện các hành vi hành chính.
- Ba là, quản lý hành chính nhà nước được thực hiện bởi các pháp nhân công quyền. Trong hệ thống này đứng đầu là Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương, các cấp quản lý hành chính nhà nước địa phương. Đặc điểm quản lý hành chính nhà nước Đối với nhà nước xã hội chủ nghĩa, quản lý hành chính nhà nước gồmcó những đặc điểm cơ quản sau: Một là, quản lý hành chính nhà nước luôn mang tính quyền lực, tính tổchức chặt chẽ. Đặc điểm pháp lý của quan hệ quản lý là sự không bình đẳnggiữa các bên trong quan hệ quản lý, vì vậy, trong quản lý hành chính nhà nước, mọi mệnh lệnh, quyết định quản lý luôn luôn mang tính đơn phương, một chiều, bắt buộc thực hiện và khi cần thiết các chủ thể quản lý có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế thi hành.
Các mệnh lệnh, quyết định quản lýphải được chấp hành một cách nghiêm túc, triệt để, xác định rõ trách nhiệm pháp lý và xử lý nghiêm minh mọi trường hợp vi phạm, hoặc làm trái các qui định đã được đưa ra. Hai là, quản lý hành chính nhà nước là các hoạt động có mục tiêu rõ ràng, có chiến lược và kế hoạch cụ thể để thực hiện các mục tiêu đưa ra. Đặcđiểm này đòi hỏi các cơ quan hành chính nhà nước phải xác định mục tiêu,xây dựng chiến lược và kế hoạch hoạt động của mình nhằm đạt được các mụctiêu đã xác định trên cơ sở chi ến lược, kế hoạch của cấp trên và đường lốichính sách của Đảng. Như vậy, các cơ quan hành chính nhà nước phải xácđịnh cho mình những mục tiêu và kế hoạch dài hạn, trung hạn và hang năm.Bên cạnh việc xác định các mục tiêu, định hướng chủ yếu cần dự báo tìnhhình, những biến động, những thay đổi có thể xảy ra để d ự kiến các biện phápđiều chỉnh, cân đối, nhằm thực hiện được các mục tiêu và định hướng chủyếu, có tính chiến lược.
Ba là, quản lý hành chính nhà nước là hoạt động dựa trên những quiđịnh chặt chẽ của pháp luật, đồng thời là hoạt động có tính chủ động, sáng tạo và linh hoạt trong thực tiễn điều hành, quản lý. Trên cơ sở những qui định của pháp luật 6 và mục tiêu, định hướng, kế hoạch đã xác định, các cơ quan quản lýhành chính các cấp phải phát huy tối đa tính chủ động, sang tạo của mìnhtrong quản lý, điều hành, nhằm động viên được mọi tiềm năng, nguồn lực tạo nên sức mạnh tổng hợp, thực hiện có hiệu lực, hiệu quả chức năng, nhiệm vụcủa mình theo đúng quy định của pháp luật. Bốn là, quản lý hành chính nhà nước phải bảo đảm nguyên tắc côngkhai, dân chủ. Nhà nước là nhà nước của dân, do dân và vì dân.
Vì thế, trong hoạt động của mình, các cơ quan, cán bộ, công chức thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước phải công khai mọi hoạt động của mình, thểhiện tinh thần tôn trọng nhân dân, để mọi việc dân biết, dân bàn, dân làm, dânkiểm tra; phải biết lắng nghe ý kiến củ a dân, có biện pháp thu hút, tổ chức cho nhân dân tham gia quản lý nhà nước và xã hội. Mặc dù quản lý hành chính nhà nước luôn có tính đơn phương , mệnh lệnh nhưng một văn bản phải đề cao các biện pháp giáo dục, thuyết phục, vận động quần chúng, chống quan liêu, cửa quyền ức hiếp dân chúng. Mặc khác, phải từng bước hiện đại hoá nền hành chính, khắc phục tình trạng tuỳtiện, xuề xoà, luộm thuộm, xây dựng phong cách làm việc chính qui, bảo đảm hiệu lực của các quyết định, mệnh lệnh quản lý. Các hình thức quản lý hành chính nhà nước Đặc trưng của hình thức quản lý hành chính nhà nước là những hình thức pháp lý liên kết chặt chẽ vớ i nhau trên cơ sở sự thống nhất của chức năng chấp hành và điều hành.
Ta có thể chia hình thức quản lý hành chính nhà nước thành hai loại cơ bản sau: - Những hình thức quản lý mang tính pháp lý. - Những hình thức quản lý ít mang tính pháp lý. [26, chuyên đề 3 Một số vấn đề chung về quản lý hành chính nhà nước] a) Những hình thức quản lý mang tính pháp lý Những hình thức quản lý mang tính pháp lý được pháp luật quy định cụ thể về nội dung, trình tự, thủ tục. Hình thức quản lý mang tính pháp lý bao gồm: * Văn bản có tính chất chủ đạo Là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm đề ra những chủ trương, nhiệm vụ và biện pháp lớn đề cập đến những vấn đề chung có tính chính trị - pháp lý của quốc gia và địa phương.
7 Các văn bản này là cơ sở trực tiếp để ban hành văn bản quy phạm pháp luật và thường thể hiện dưới hình thức nghị quyết, quyết định. Nó đảm bảo sự thống nhất trong lãnh đạo của các cơ quan hành chính nhà nước.