đặt vấn đề nghiên cứu cụ thể, toàn diện chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Những vấn đề mới cần làm rõ để tiếp tục đƣợc nghiên cứu, đề xuất nhƣ thế nào là chuẩn hóa? Chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm những đối tƣợng nào? Giải pháp, cách thức nhằm giúp các hoạt động văn phòng đƣợc chuẩn hóa hơn so với hiện nay. Với những nghiên cứu trong luận văn này sẽ góp phần làm rõ hơn chuẩn hóa trong hoạt động văn phòng; giúp nhận thức cách thực hiện, quá trình áp dụng các phƣơng pháp để chuẩn hóa hoạt động văn phòng, cụ thể ở đây là tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính (sau đây viết tắt là Trƣờng BDCB tài chính). Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích: Thông qua tìm hiểu lý luận và khảo sát, đánh giá thực tiễn tại Trƣờng BDCB tài chính về tổ chức công tác văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng; từ đó làm rõ sự cần thiết phải thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng và đề xuất giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng; áp dụng thực hiện chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính.
- Mục tiêu: Đánh giá đúng thực trạng hoạt động văn phòng và những biểu hiện ban đầu về chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính để 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com xây dựng giải pháp giúp công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng tốt hơn, đáp ứng quá trình phát triển. - Nhiệm vụ: * Hệ thống hóa những vấn đề về mặt lý luận và thực tiễn về văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. * Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính. Thông qua đó cho thấy yêu cầu thực tế trong việc áp dụng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại đơn vị.
* Luận văn đề xuất một số giải pháp và tổ chức chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng giúp nâng cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động này tại Trƣờng BDCB tài chính. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: các hoạt động văn phòng cụ thể và vấn đề chuẩn hóa các hoạt động đó. Luận văn đặc biệt quan tâm đến yêu cầu chuẩn hóa các hoạt động văn phòng điển hình, cụ thể có tính phổ biến, thực hiện rộng rãi. - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu toàn bộ các hoạt động văn phòng, công tác quản trị, quản lý và tổ chức chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng hiện nay.
Từ phân tích thực trạng, nguyên nhân hạn chế đến đề xuất giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính. Phƣơng pháp nghiên cứu - Các phƣơng pháp nghiên cứu duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. - Phƣơng pháp tổng hợp tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu hoặc có nội dung tƣơng tự nhằm tìm hiểu lý luận và thực tiễn, tránh việc trùng lặp nội dung, ý tƣởng và góp phần phục vụ cho việc khảo sát thực tế. - Phƣơng pháp khảo sát thực tế.
Phƣơng pháp này đƣợc tiến hành thông qua các quá trình làm việc trực tiếp, quan sát, tổng hợp các thông tin về đối tƣợng nghiên cứu trong phạm vi Trƣờng BDCB tài chính. - Phƣơng pháp so sánh là phƣơng pháp có tính bắt buộc khi tác giả khảo 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com sát tình hình thực tế, đánh giá thực trạng và xây dựng các giải pháp, chuẩn hóa hoạt động văn phòng. - Ngoài ra, tác giả sử dụng thêm các phƣơng pháp phân tích chức năng nhằm tiếp cận, đánh giá từng mặt, từng hoạt động văn phòng; Phƣơng pháp phân tích hệ thống để đánh giá chung về hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính, xây dựng hệ thống các giải pháp. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Ý nghĩa về mặt lý luận: Luận văn góp phần tìm hiểu một số lý luận về hoạt động văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Ý nghĩa về mặt thực tiễn: * Luận văn góp phần phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính hiện nay từ đó nêu những khó khăn, bất cập và hạn chế trong tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng tại Trƣờng. * Đề xuất kiến nghị, giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính. Đây là đòi hỏi cấp bách, có tính chiến lƣợc của đơn vị trong định hƣớng phát triển tầm nhìn đến năm 2030. * Luận văn góp phần vào việc xây dựng lộ trình thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng, nâng cao năng suất lao động và chuẩn bị cho Trƣờng BDCB tài chính nâng cấp lên trở thành Học viện quản lý cán bộ tài chính trong tƣơng lai giai đoạn 2025-2030.
* Trên cơ sở nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm nền tảng trong phát triển các nghiên cứu khác về tổng kết, đánh giá hoạt động của Trƣờng BDCB tài chính nói chung và hoạt động văn phòng tại đơn vị nói riêng. 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG 1. Một số khái niệm cơ bản 1.
Khái niệm văn phòng Trong bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, dù đó là một đơn vị quản lý hành chính nhà nƣớc, tổ chức phi chính phủ hay một doanh nghiệp nào thì luôn tồn tại mọi công việc mang tính chất hành chính, văn phòng. Điều đó dẫn tới lẽ tất nhiên là việc xuất hiện, tồn tại và phát triển của văn phòng hay bộ phận văn phòng. Tuy nhiên đó chỉ đƣợc hiểu là một nghĩa hẹp của việc giải thích văn phòng là gì. Trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ chức, văn phòng đƣợc coi nhƣ vị trí trung tâm có vai trò kết nối các hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp lãnh đạo, quản lý và các bộ phận trong đơn vị.
Văn phòng đƣợc hình thành nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý, hoạt động bình thƣờng của các cơ quan, đơn vị. Tại nhiều cơ quan, hoạt động văn phòng thƣờng chỉ đƣợc hiểu là việc gắn liền với công tác văn thƣ, lƣu trữ, sổ sách, hậu cần… Văn phòng là một thực thể tồn tại tất yếu khách quan phục vụ cho quá trình quản trị và đƣợc hình thành trên cơ sở quy mô, cơ cấu và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Trong giáo trình Quản trị văn phòng đƣợc xuất bản năm 2005 của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, văn phòng đƣợc hiểu theo hai nghĩa rộng và nghĩa hẹp nhƣ sau: Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trƣờng phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng có đầy đủ tƣ cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [35, tr 10].
8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị công việc trong chức năng đƣợc giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các hoạt động đối ngoại [35, tr 10]. Tuy nhiên, hiện nay cũng có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng cũng với nghĩa rộng và nghĩa hẹp nhƣ sau: Theo nghĩa rộng: Văn phòng là một bộ máy làm các công tác về tổng hợp và thực hiện chức năng nhiệm vụ trợ giúp cho nhà quản trị trong quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nhƣ vậy, theo nghĩa nêu trên văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan chịu trách nhiệm trong các hoạt động hành chính, tổng hợp, đối ngoại, đối nội và tùy thuộc vào quy mô mà đƣợc định nghĩa bằng tên gọi khác nhau.
Trong luận văn, tác giả dựa trên cơ sở định nghĩa này để nghiên cứu, phân tích và làm rõ những vấn đề có liên quan. Theo nghĩa hẹp có thể hiểu văn phòng là cơ sở vật chất, nơi làm việc của cơ quan, tổ chức, là địa điểm để cơ quan thực hiện các hoạt động thƣờng xuyên, tổ chức đối nội và đối ngoại [20, tr 1]. Tuy nhiên dù đƣợc hiểu theo cách nào, văn phòng cũng là thực thể tồn tại tất yếu của mỗi tổ chức dù lớn hoặc nhỏ; sự tổ chức của văn phòng tùy thuộc vào đặc điểm tình hình của tổ chức và thực hiện các chức năng quan trọng của văn phòng nhƣ chức năng xử lý thông tin, tham mƣu tổng hợp, giúp việc điều hành, hậu cần. Hiểu rõ về văn phòng giúp cho thực hiện quá trình xây dựng các tiêu chuẩn và áp dụng chuẩn đƣợc thuận lợi.
Khái niệm hoạt động văn phòng Hoạt động văn phòng xét theo một khía cạnh nào đó có thể hiểu là công việc văn phòng. Trong một tổ chức, công việc văn phòng có rất nhiều và liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau không riêng gì bộ phận hành chính, văn phòng. Chính vì vậy để nhận biết thế nào là hoạt động văn phòng cần hiểu 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hoạt động văn phòng đƣợc thực hiện tại đâu và điều hành nhƣ thế nào.TS Nguyễn Hữu Tri trong giáo trình Quản trị văn phòng xuất bản năm 2005, “Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm một tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt đƣợc kết quả mong muốn” [35, tr 12]. Hoạt động văn phòng là một chỉnh thể thống nhất, tác động qua lại với nhau, mỗi nhiệm vụ có vai trò của mình.
Mỗi công việc văn phòng đƣợc tổ chức, phân công thực hiện bởi các nhân viên, bộ phận khác nhau và đƣợc đánh giá bởi các yếu tố nhƣ kết quả, quá trình, quy trình thực hiện. Các công việc văn phòng phục vụ cho hoạt động của tổ chức, phục vụ hoạt động của mỗi bộ phận trong tổ chức và có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mặt hoạt động khác nhau của toàn bộ tổ chức đó.