CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1. TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1. Khái niệm về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp một cách toàn diện. Ngoài ra, kế toán còn là một công cụ kiểm tra, giám sát tình hình nguồn tài chính, ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật kế toán giúp nguời quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Việc thiết lập đuợc tổ chức bộ máy kế toán mạnh, khoa học và hợp lý tại DN giúp cho việc tổ chức thu nhận, cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ về tình hình tài sản, biến động của tài sản, tình hình doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối luợng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, giúp chủ doanh nghiệp đua ra được phương hướng điều hành, chiền lược kinh doanh phù hợp cho công ty. Theo giáo trình “Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp", Trường ĐH kinh tế TP Hồ Chí Minh, “Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc xác định những công việc, những nội dung mà kế toán cần thực hiện hay phải tham mưu cho các bộ phận phòng ban khác thực hiện, nhằm hình thành một hệ thống kế toán đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.” Tác giả đồng ý với ý kiến trên vì theo quan điểm của tác giả tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là một hệ thống các phương pháp cách thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ máy kế toán để phản ánh, đo lường, giám sát và cung cấp thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời thông qua việc ghi chép của kế 9 toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán cho các đối tượng trong doanh nghiệp nhằm đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Ý nghĩa của việc tổ chức công tác kế toán Kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân. Tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý sẽ giúp đơn vị kế toán: - Thu thập, hệ thống hoá thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệ nhằm làm tăng ý nghĩa kiểm tra, giám sát, phát huy được vai trò, nhiệm vụ của kế toán đối với công tác quản lý.
- Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp. - Giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm được chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích của Nhà nước, các chủ thể trong nền kinh tế thị trường. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán - Đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước và quản trị của doanh nghiệp. - Phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
- Phù hợp với trình độ, năng lực của đội ngũ kế toán viên của doanh nghiệp. - Phù hợp với khả năng trang bị các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho 10 công tác kế toán của doanh nghiệp. - Phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành. NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.
Tổ chức bộ máy kế toán 1. Tổ chức hình thức tổ chức công tác kế toán > Ý nghĩa và căn cứ chọn lựa hình thức tổ chức công tác kế toán. • Tổ chức tốt công tác kế toán giúp cho công tác kế toán doanh nghiệp: - Thu nhận, xử lý thông tin kế toán một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán. - Giảm khối lượng công việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
• Cơ sở để lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán phù hợp: - Quy mô hoạt động, địa bàn hoạt động. - Mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính hiện tại và sau này của doanh nghiệp. - Biên chế, trình độ nghề nghiệp của bộ máy kế toán. - Khả năng trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán.
> Các hình thức (mô hình) tổ chức công tác kế toán • Mô hình tổ chức kế toán tập trung Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức kế toán tập trung 11 Theo hình thức này, toàn doanh nghiệp chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng. Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thuờng phù hợp với các đơn vị kế toán có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp. • Mô hình tổ chức kế toán phân tán Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức kế toán phân tán 12 Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thường phù hợp với các doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,.) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có trụ sở đóng trên nhiều địa phương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng. Doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán này thường là những doanh nghiệp đã phân phối nguồn vốn riêng, xác định lãi, lỗ riêng nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo của các đơn vị kế toán cấp cơ sở này trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán Hình thức này thường phù hợp với các doanh nghiệp (công ty, tổng công ty,.) có quy mô lớn, có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng vừa tập trung vừa phân tán. 13 ->Mỗi hình thức tổ chức công tác kế toán đều có ưu, nhược điểm riêng, vì vậy cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình và thực trạng tổ chức hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp để xây dựng mô hình bộ máy kế toán thích hợp. Có như vậy mới phát huy được đầy đủ khả năng, trình độ của nhân viên kế toán và sử dụng họ hợp lý nhằm đảm bảo hiệu quả và chất lượng của công tác kế toán ở doanh nghiệp. Tổ chức các bộ phận kế toán trong phòng kế toán Các bộ phận kế toán trong một phòng kế toán doanh nghiệp thường gồm: - Bộ phận kế toán Lao động, tiền lương: Làm công việc chủ yếu là tổ chức chấm công, lập bảng tính lương, các khoản phụ cấp,.
cho CB - CNV - Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Bộ phận này thực hiện công việc ghi chép việc nhập, xuất, kiểm kê,. các kho vật tư, hàng hóa, thành phẩm. - Bộ phận kế toán tài sản cố định: Bộ phận này nhằm theo dõi tình hình tăng, giảm, trích khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp. - Bộ phận kế toán thanh toán-công nợ: Bộ phận này hằng ngày lập các chứng từ thu, chi và theo dõi tình hình thanh toán nợ của khách hàng thiếu doanh nghiệp cũng như những khoản nợ của doanh nghiệp còn thiếu ngân hàng, các tổ chức tài chính và của những người cung cấp.
- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Bộ phận này nhằm theo dõi và tập hợp các khoản chi phí phát sinh cho quá trình sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Bộ phận kế toán tổng hợp: Đây là bộ phận kế toán tổng hợp của tất cả các bộ phận kế toán trên. Bộ phận này chịu trách nhiệm theo dõi chung tất cả các số liệu trên các tài khoản kế toán trong sổ cái và lập các báo cáo tài chính. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Theo Điều 3, khoản 7 Luật kế toán: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn 14 thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.
Vì vậy, chứng từ kế toán phải được lập kịp thời, chính xác, đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ và theo đúng quy định về nội dung và phương pháp. Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và xử lý chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác nhau: - Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh gồm có: Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định; Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh. - Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế gồm: Chứng từ bắt buộc; Chứng từ hướng dẫn. - Phân loại theo công dụng của chứng từ bao gồm 3 loại chứng từ đó là: Chứng từ mệnh lệnh; Chứng từ thực hiện; Chứng từ liên hợp.
- Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ gồm 2 loại là chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 - Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, “Các chứng từ kế toán đều thuộc hướng dân (không bắt buộc), doanh nghiệp được tự thiết kế mâu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và phải đảm bảo cung cấp những thông tin theo quy định của Luật kế toán và các văn bản hướng dân Luật kế toán.” Công tác chứng từ kế toán chủ yếu gồm các nội dung cơ bản sau: > Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán.