Khóa luận kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX - TM Nhật Tân

Khám phá quy trình kiểm soát nội bộ trong bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH SX TM Nhật Tân năm 2022, đảm bảo hiệu quả và minh bạch.

• Tác giả: Nguyễn Kiều Phương Thanh
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Thị Mai Hương
• Trường học: Trường Đại Học Ngân Hàng Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế Toán – Kiểm Toán
• Đề tài: Kiểm Soát Nội Bộ Quy Trình Bán Hàng Và Thu Tiền Tại Công Ty TNHH SX – TM Nhật Tân
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Thành Phố Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• MỞ ĐẦU
• TÓM TẮT
• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
• 1.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 1.2. Tổng quan các công trình nghiên cứu
• 1.2.1. Các công trình nghiên cứu công bố trên thế giới
• 1.2.2. Các công trình nghiên cứu công bố tại Việt Nam
• 1.3. Xác định vấn đề nghiên cứu
• 1.4. Mục tiêu nghiên cứu
• 1.5. Câu hỏi nghiên cứu
• 1.6. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 1.7. Phương pháp nghiên cứu
• 1.8. Giá trị của đề tài
• 1.9. Kết cấu luận văn
• 2. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
• 2.1. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ
• 2.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
• 2.1.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
• 2.1.2.1. Môi trường kiểm soát
• 2.1.2.2. Đánh giá rủi ro
• 2.1.2.3. Hoạt động kiểm soát
• 2.1.2.4. Thông tin và truyền thông
• 2.1.3. So sánh COSO 1992 và COSO 2013
• 2.2. Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp
• 2.2.1. Kiểm soát nghiệp vụ bán hàng
• 2.2.1.1. Mục tiêu kiểm soát
• 2.2.1.2. Rủi ro và các thủ tục kiểm soát
• 2.2.2. Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền
• 2.2.2.1. Mục tiêu kiểm soát
• 2.2.2.2. Rủi ro và các thủ tục kiểm soát
• 2.2.3. Tổ chức thông tin phục vụ quy trình bán hàng và thu tiền
• 2.2.3.1. Chứng từ kế toán
• 2.2.3.2. Tài khoản sử dụng và sổ sách kế toán
• 2.2.3.3. Báo cáo kế toán trong quy trình bán hàng và thu tiền
• 2.2.4. Kinh nghiệm kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền của các doanh nghiệp
• 2.3. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
• 3. CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI NHẬT TÂN
• 3.1. Khái quát về Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân
• 3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
• 3.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy kinh doanh của Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân
• 3.1.2.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
• 3.1.2.2. Tổ chức bộ máy kinh doanh của Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân
• 3.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
• 3.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân
• 3.2.1. Đặc điểm quy trình bán hàng và thu tiền của Công ty
• 3.2.2. Kiểm soát quy trình bán hàng tại công ty
• 3.2.3. Kiểm soát quy trình thu tiền tại công ty
• 3.3. Đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân thông qua dữ liệu sơ cấp
• 3.3.1. Mục đích khảo sát
• 3.3.2. Đối tượng khảo sát
• 3.3.3. Nội dung và phương pháp khảo sát (Bảng câu hỏi)
• 3.3.4. Tổng hợp kết quả khảo sát
• 3.3.4.1. Môi trường kiểm soát đối với quy trình bán hàng và thu tiền của Công ty
• 3.3.4.2. Đánh giá rủi ro đối với quy trình bán hàng và thu tiền của Công ty
• 3.3.4.3. Hoạt động kiểm soát đối với quy trình bán hàng và thu tiền của Công ty
• 3.3.4.4. Thông tin và truyền thông đối với quy trình bán hàng và thu tiền của Công ty
• 3.3.4.5. Giám sát đối với quy trình bán hàng và thu tiền của Công ty
• 3.3.5. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hoạt động của công ty
• 3.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
• 4. CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SX-TM NHẬT TÂN
• 4.1. Đánh giá về kiểm soát nội bộ đối quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân
• 4.2. Nhược điểm
• 4.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện về KSNB quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân
• 4.3.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
• 4.3.2. Hoàn thiện đánh giá rủi ro
• 4.3.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
• 4.3.4. Hoàn thiện thông tin và truyền thông
• 4.3.5. Hoàn thiện giám sát
• 4.4. KẾT LUẬN CHƯƠNG 4
• KẾT LUẬN CHUNG
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Kiểm Soát Nội Bộ Bán Hàng Thu Tiền

Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, gian lận ngày càng gia tăng, khiến kiểm soát nội bộ (KSNB) trở nên quan trọng. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển và giảm thiểu rủi ro. Để đạt hiệu quả cao, cần chú trọng đến hiệu quả quản lý, đặc biệt là kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động bằng cách thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB). Khi Việt Nam hội nhập, bên cạnh cơ hội là những thách thức. Để điều hành doanh nghiệp hiệu quả và đạt mục tiêu, mọi hoạt động phải được kiểm soát bởi nhà quản lý. Kiểm soát hoạt động là một phạm trù rộng, bao gồm kiểm soát toàn bộ các chức năng trong quy trình doanh thu, cung ứng, chuyển đổi và tài chính. Theo tài liệu gốc, hoạt động bán hàng và thu tiền là hoạt động cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh, hiện thực hóa doanh thu và lợi nhuận.

1.1. Tầm quan trọng của KSNB quy trình bán hàng

Quy trình doanh thu ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng và thu tiền. Hoạt động bán hàng và thu tiền diễn ra thường xuyên, nhưng doanh nghiệp có thể gặp rủi ro và gian lận như sai sót số liệu kế toán và báo cáo tài chính, gây chậm trễ kế hoạch kinh doanh. Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng hữu hiệu đảm bảo thu được tiền từ khách hàng, cung cấp sản phẩm chất lượng tốt, và đáp ứng nhu cầu khách hàng. Từ đó, nâng cao uy tín, hình ảnh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

1.2. Vai trò KSNB quy trình thu tiền của công ty TNHH

Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân đã dần đứng vững trên thị trường và trở thành một DN kinh doanh có hiệu quả, từng bước ổn định và nâng cao thu nhập cho các nhân viên cũng như đóng góp vào sự phát triển của cả nước. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đối thủ cạnh tranh buộc Công ty phải có những chính sách và biện pháp nhằm gia tăng phần lợi nhuận và cũng làm giảm thiểu các rủi ro, gian lận để có thể cạnh tranh với các đối thủ của mình. Quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty diễn ra thường xuyên và liên tục, thị trường ngày càng mở rộng, số lượng khách hàng ngày càng tăng, giá cả lại biến động theo khu vực và đối tượng, doanh thu bán hàng ngày càng tăng.

II. Thách Thức Rủi Ro trong Quy Trình Bán Hàng Thu Tiền

Hoạt động bán hàng và thu tiền có thể gặp phải nhiều rủi ro và gian lận. Công tác KSNB quy trình bán hàng và thu tiền có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty vì nó có thể ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, nhằm đạt được sự tuân thủ các nguyên tắc, chính sách và quy trình thiết lập để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Theo tài liệu gốc, KSNB còn nhiều bất cập và hạn chế như quá trình bán hàng tại DN vẫn chưa chặt chẽ, vẫn còn những tồn tại cần được khắc phục. Hơn nữa, trước tình trên thị trường đang có rất nhiều đối thủ cạnh tranh đòi hỏi Công ty phải có những chính sách và biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng lợi nhuận, giảm thiểu những rui ro, gian lận để có thể cạnh tranh với các đối thủ và chiếm lĩnh thị trường.

2.1. Nhận diện các rủi ro trong quy trình bán hàng

Cần nhận diện các rủi ro trong quy trình bán hàng tại DN như rủi ro về sai sót các số liệu kế toán và bào cáo tài chính, các sai sót có thể gây thiệt hại trong việc làm chậm kế hoạch kinh doanh. Các rủi ro này có thể đến từ việc lập hóa đơn sai, giao hàng không đúng, hoặc khách hàng không thanh toán đúng hạn.

2.2. Phân tích rủi ro trong quy trình thu tiền

Cần phân tích rủi ro trong quy trình thu tiền như gian lận từ nhân viên thu ngân, tiền bị mất cắp hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển, hoặc khách hàng trả tiền giả. Phân tích rủi ro giúp doanh nghiệp xác định các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát phù hợp.

III. Phương Pháp Kiểm Soát Nội Bộ Bán Hàng Thu Tiền Hiệu Quả

Để đối phó với các rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Mô hình kiểm soát nội bộ COSO là một khung tham chiếu phổ biến, bao gồm năm yếu tố: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát. Theo tài liệu gốc, KSNB quy trình bán hàng và thu tiền thu hút được nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên cứu trong nước và ngoài nước. Nhiều tác giả đã thực hiện nghiên cứu và đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại nhiều doanh nghiệp đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau. Mặc dù còn tồn tại một số thiếu sót nhưng những đề tài trên đã hệ thống hóa được lý luận cơ bản về KSNB quy trình bán hàng và thu tiền nói chung và thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại các đơn vị nói riêng.

3.1. Xây dựng Môi trường kiểm soát vững chắc

Xây dựng môi trường kiểm soát vững chắc bắt đầu từ việc thiết lập một văn hóa liêm chính và đạo đức trong doanh nghiệp. Các nhà quản lý cần gương mẫu tuân thủ các quy định và tạo ra một môi trường làm việc mà mọi nhân viên đều cảm thấy có trách nhiệm với công việc của mình. Theo tài liệu gốc, cần đảm bảo 5 yếu tố là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin, đàm thoại và quản trị để đảm bảo hiệu quả hoạt động KSNB và thu tiền từ hoạt động bán hàng của DN.

3.2. Đánh giá rủi ro định kỳ và liên tục

Đánh giá rủi ro là một quá trình liên tục, cần được thực hiện định kỳ và khi có những thay đổi trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, sau đó xây dựng các biện pháp kiểm soát phù hợp để giảm thiểu rủi ro. Việc đánh giá giúp doanh nghiệp xác định các biện pháp phòng ngừa và kiểm soát phù hợp.

IV. Ứng Dụng và Thủ Tục Kiểm Soát Nội Bộ Chi Tiết

Các hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục được thiết lập để đảm bảo rằng các mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện. Các hoạt động này có thể bao gồm phê duyệt, ủy quyền, đối chiếu, kiểm tra và phân công trách nhiệm. Theo tài liệu gốc, mục tiêu của việc hoàn thiện KSNB là đảm bảo thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng tốt, và đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của khách hàng. Từ đó, nâng cao uy tín, hình ảnh và năng lực cạnh tranh của DN trên thị trường.

4.1. Thủ tục kiểm soát trong quy trình bán hàng

Các thủ tục kiểm soát trong quy trình bán hàng bao gồm kiểm tra đơn đặt hàng, kiểm tra tín dụng khách hàng, phê duyệt bán hàng, lập hóa đơn, giao hàng và ghi nhận doanh thu. Các thủ tục này giúp đảm bảo rằng doanh thu được ghi nhận chính xác và đúng thời điểm.

4.2. Thủ tục kiểm soát trong quy trình thu tiền

Các thủ tục kiểm soát trong quy trình thu tiền bao gồm mở sổ sách, đối chiếu tiền mặt, gửi tiền vào ngân hàng, đối chiếu sổ sách ngân hàng và ghi nhận các khoản phải thu. Các thủ tục này giúp đảm bảo rằng tiền được thu đúng hạn và được bảo vệ an toàn.

V. Đánh Giá Hiệu Quả và Hoàn Thiện KSNB Bán Hàng Thu Tiền

Việc đánh giá hiệu quả kiểm soát nội bộ là rất quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống đang hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra. Đánh giá có thể được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc bởi một bên thứ ba độc lập. Thông tin và truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng mọi người trong doanh nghiệp đều hiểu rõ về hệ thống KSNB và vai trò của họ trong hệ thống này. Thông tin cần được truyền đạt một cách rõ ràng, chính xác và kịp thời. Theo tài liệu gốc, tác giả nhận thấy kiểm soát nội bộ tại Công ty còn có nhiều điểm hạn chế. Các ưu và nhược điểm đó tác giả xin được trình bày tại chương 4.

5.1. Báo cáo kiểm soát nội bộ chi tiết và chính xác

Kết quả đánh giá cần được báo cáo cho các nhà quản lý cấp cao để họ có thể đưa ra các quyết định cải tiến hệ thống KSNB. Báo cáo kiểm soát nội bộ cần chi tiết, chính xác và kịp thời để cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý.

5.2. Giám sát thường xuyên và cải tiến liên tục

Giám sát thường xuyên và liên tục là rất quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống KSNB đang hoạt động hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra. Doanh nghiệp cần thiết lập một cơ chế giám sát để theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB, đồng thời thực hiện các cải tiến khi cần thiết.

VI. Kết Luận Tương Lai Kiểm Soát Nội Bộ tại Nhật Tân

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, kiểm soát nội bộ không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần liên tục cải tiến hệ thống KSNB để đối phó với các rủi ro mới và tận dụng các cơ hội để nâng cao hiệu quả hoạt động. Theo tài liệu gốc, cần đưa ra những biện pháp hợp lý nhắm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Như vậy có thể nói, các nghiên cứu đã thực hiện trong nước và ngoài nước đã hệ thống hóa cơ sở lý thuyết và thực tiễn về kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền, đã thu thập được thông tin thực tế về hoạt động này tại đơn vị phân tích thông qua phương pháp nghiên cứu đa dạng và phong phú như khảo sát thực tế hay thu thập các báo cáo của doanh nghiệp.

6.1. Áp dụng công nghệ trong KSNB Bán Hàng Thu Tiền

Áp dụng công nghệ có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các hoạt động kiểm soát, giảm thiểu sai sót và gian lận, đồng thời nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB. Phần mềm kế toán, hệ thống quản lý kho và các công cụ phân tích dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp thu thập và phân tích thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

6.2. Đào tạo và nâng cao nhận thức về KSNB

Đào tạo và nâng cao nhận thức về KSNB cho nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ về hệ thống KSNB và vai trò của họ trong hệ thống này. Doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo định kỳ và cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết để giúp nhân viên nắm vững các quy trình và thủ tục kiểm soát.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, quy trình bán hàng và thu tiền giữ vai trò khâu cuối cùng, quyết định trực tiếp đến việc hiện thực hóa doanh thu, lợi nhuận và duy trì tính thanh khoản tài chính. Do gắn liền với ba nhóm tài sản nhạy cảm có nguy cơ rủi ro cao là nợ phải thu, hàng tồn kho và tiền tệ, chu trình này rất dễ phát sinh các hành vi gian lận, sai sót số liệu kế toán, chậm trễ kế hoạch kinh doanh hoặc thất thoát tài sản. Tại Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại Nhật Tân, hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên, quy mô thị trường mở rộng, lượng khách hàng gia tăng và chính sách giá biến động theo từng khu vực, đối tượng. Mặc dù công ty đã thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ bước đầu, song công tác kiểm soát thực tế vẫn bộc lộ nhiều điểm bất cập, quy trình bán hàng chưa thực sự chặt chẽ trước áp lực cạnh tranh thị trường gay gắt. Đồng thời, tại đơn vị chưa từng có công trình nào nghiên cứu chuyên sâu về kiểm soát quy trình này. Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả thực hiện đề tài nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty.

Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

• Mục tiêu nghiên cứu:
  • Mục tiêu tổng quát: Phân tích, đánh giá và hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân.
  • Mục tiêu cụ thể 1: Phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân.
  • Mục tiêu cụ thể 2: Tổng hợp, đánh giá ưu điểm và nhược điểm để xác định điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân.
• Câu hỏi nghiên cứu:
  • Câu hỏi 1: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân như thế nào?
  • Câu hỏi 2: Điểm mạnh, điểm yếu trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân là gì?
  • Câu hỏi 3: Các biện pháp nào có thể giúp công ty hoàn thiện hơn trong hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân.
• Phạm vi nghiên cứu:
  • Phạm vi nội dung: Kiểm soát nội bộ đối với các khâu trong quy trình bán hàng và thu tiền.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại Nhật Tân.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và sử dụng dữ liệu thứ cấp trong giai đoạn 3 năm (2019 – 2022).

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình nghiên cứu

Nghiên cứu tiếp cận các quan điểm lý thuyết về kiểm soát nội bộ từ các tổ chức nghề nghiệp quốc tế gồm:

• Định nghĩa của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA): Xem kiểm soát nội bộ là kế hoạch tổ chức và các phương pháp phối hợp, đo lường nhằm bảo vệ tài sản, kiểm tra độ tin cậy của dữ liệu kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Định nghĩa của Hiệp hội Kế toán Canada (CICA): Nhấn mạnh các thành phần nguồn lực, hệ thống, tiến trình, văn hóa, cơ cấu và nhiệm vụ hỗ trợ thực hiện mục tiêu.
• Khung kiểm soát nội bộ COSO (Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính): Định nghĩa kiểm soát nội bộ là quá trình do nhà quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên chi phối, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho ba mục tiêu: tính hiệu lực và hiệu quả hoạt động, độ tin cậy của báo cáo tài chính, và sự tuân thủ pháp luật, quy định.

Khóa luận lựa chọn ứng dụng khuôn mẫu COSO 2013 với cấu trúc 5 thành phần và 17 nguyên tắc chi tiết làm khung lý thuyết nền tảng để phân tích thực trạng.

Thành phần KSNB	Khái niệm và nội dung cốt lõi theo COSO 2013	Các nguyên tắc thành phần
Môi trường kiểm soát	Chuẩn mực, quy trình và cơ cấu định hướng thực hiện trách nhiệm và ra quyết định; bao gồm phong cách điều hành, tính liêm chính, cam kết năng lực, cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự.	Nguyên tắc 1 đến Nguyên tắc 5 (cam kết đạo đức, HĐQT giám sát độc lập, thiết lập cơ cấu báo cáo, thu hút và duy trì nhân sự có năng lực, thực thi trách nhiệm giải trình).
Đánh giá rủi ro	Quá trình nhận diện, phân tích các rủi ro bên trong và bên ngoài cản trở việc đạt mục tiêu, xác định mức độ tổn thất và phương thức ứng phó.	Nguyên tắc 6 đến Nguyên tắc 9 (xác định mục tiêu rõ ràng, nhận diện và phân tích rủi ro toàn diện, đánh giá rủi ro gian lận tiềm tàng, nhận diện các thay đổi tác động).
Hoạt động kiểm soát	Các chính sách, thủ tục đảm bảo chỉ thị quản lý được thực thi dựa trên 3 nguyên tắc: phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn (phê chuẩn chung và cụ thể).	Nguyên tắc 10 đến Nguyên tắc 12 (lựa chọn hoạt động kiểm soát giảm thiểu rủi ro, phát triển kiểm soát chung về CNTT, triển khai qua chính sách và thủ tục cụ thể).
Thông tin và truyền thông	Hệ thống thu thập, xử lý và chuyển giao thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và bảo mật phục vụ quản trị nội bộ và trao đổi với bên ngoài.	Nguyên tắc 13 đến Nguyên tắc 15 (sử dụng thông tin chất lượng, truyền thông nội bộ hiệu quả, truyền thông ra các đối tượng bên ngoài).
Giám sát	Đánh giá chất lượng vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ qua thời gian, gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.	Nguyên tắc 16 và Nguyên tắc 17 (đánh giá liên tục/định kỳ, đánh giá và thông báo kịp thời khiếm khuyết cho cấp quản lý).

Sự khác biệt cốt lõi giữa khuôn mẫu COSO 1992 và COSO 2013 được luận văn hệ thống hóa như sau:

Tiêu chí so sánh	Khuôn mẫu COSO 1992	Khuôn mẫu COSO 2013
Môi trường kiểm soát	Triết lý quản lý và phong cách điều hành là yếu tố hợp thành.	Quản trị rủi ro là yếu tố hợp thành môi trường quản lý.
Đánh giá rủi ro	Chỉ ra các mục tiêu thích hợp và kỹ thuật cơ bản.	Chỉ ra các mục tiêu thích hợp và kỹ thuật cụ thể, chi tiết hơn để đánh giá rủi ro gian lận.
Hoạt động kiểm soát	Chưa đề cập sâu về kiểm soát công nghệ thông tin.	Đề cập rõ việc lựa chọn, phát triển các hoạt động kiểm soát chung về kỹ thuật và CNTT.
Thông tin và truyền thông	Quan tâm rà soát, phát triển hệ thống thông tin theo chiến lược dài hạn.	Nhấn mạnh vai trò thông tin trong bối cảnh phát triển CNTT mạnh mẽ và gắn liền quản lý rủi ro.
Giám sát	Giám sát thường xuyên và định kỳ để điều chỉnh cải tiến.	Thực hiện đánh giá liên tục, định kỳ kết hợp đánh giá và truyền thông kết quả giám sát.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp phân tích mô tả:

• Phương pháp thu thập dữ liệu:
  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ các văn bản chuẩn mực kế toán, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, giáo trình kiểm toán, cùng hệ thống tài liệu nội bộ, sổ sách kế toán, chứng từ và báo cáo tài chính của Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân trong 3 năm (2019 – 2022).
  • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông qua quan sát thực tế quy trình làm việc và thực hiện phỏng vấn cán bộ quản lý, nhân viên tham gia trực tiếp vào quy trình bán hàng và thu tiền tại Phòng Kế toán – Tài chính và Phòng Kinh doanh. Tác giả xây dựng bảng câu hỏi khảo sát cấu trúc xoay quanh 5 yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ theo khuôn mẫu COSO.
• Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu: Sử dụng kỹ thuật tổng hợp lý thuyết, phương pháp so sánh đối chiếu giữa lý luận khoa học và thực tế tác nghiệp, kết hợp phân tích định tính dữ liệu khảo sát và chứng từ nhằm nhận diện các khiếm khuyết, rủi ro và xác định nguyên nhân.

---

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Chương 1 thiết lập tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh các hành vi gian lận thương mại gia tăng và cạnh tranh kinh doanh khốc liệt. Tác giả tổng quan các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền:

• Các nghiên cứu quốc tế: Mwachiro d. Brian (2013) nghiên cứu tại Cơ quan Thu ngân sách Kenya khẳng định vai trò của 5 yếu tố kiểm soát; Matilda Noel (2013) đánh giá kiểm soát thu tiền tại Hội đồng huyện Mkuranga qua phỏng vấn và bảng hỏi; Petteri Halonen (2014) đánh giá rủi ro trong quy trình bán hàng tại Case Company X; Manurung, E. (2018) nghiên cứu giảm thiểu rủi ro gian lận bán hàng; nghiên cứu tại PT XYZ (2019) phân tích mô tả kiểm soát bán hàng nhằm hạn chế rủi ro kinh doanh.
• Các nghiên cứu tại Việt Nam: Trần Viết Cường (2018) tại Công ty Nam Thái; Phạm Thanh Lê (2019) tại Công ty Uber Việt Nam; Lê Hải Yến (2019) tại Công ty Cúc Phương; Nguyễn Thị Mỹ Linh (2021) tại Công ty Tấn Thành.

Từ tổng quan, tác giả chỉ ra khoảng trống nghiên cứu: các đơn vị có sự khác biệt về quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và cơ chế quản lý, trong khi Công ty Nhật Tân chưa có công trình nào nghiên cứu về kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền. Từ đó, chương 1 xác định rõ mục tiêu, câu hỏi, đối tượng, phạm vi 2019 – 2022 và phương pháp nghiên cứu.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

Chương 2 hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực quốc tế, làm rõ 5 thành phần và 17 nguyên tắc của COSO 2013. Tác giả phân tích cấu trúc chức năng của quy trình bán hàng và thu tiền qua 5 khâu liên hoàn: (1) Tiếp nhận đơn hàng, xét duyệt tín dụng; (2) Chuẩn bị hàng bán và giao hàng; (3) Xuất hóa đơn cho khách hàng; (4) Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng (qua phương pháp theo dõi theo từng hóa đơn hoặc phương pháp kết chuyển số dư); (5) Nhận tiền thanh toán.

Chương này phân loại chi tiết các rủi ro tiềm ẩn và thủ tục kiểm soát tương ứng cho hai nghiệp vụ cốt lõi:

Nghiệp vụ	Rủi ro tiềm ẩn nhận diện	Thủ tục kiểm soát cần thiết
Nghiệp vụ bán hàng	Chấp nhận đơn hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán/không đáng tin cậy.	Kế toán cung cấp kịp thời thông tin công nợ; đánh giá xếp hạng uy tín định kỳ; xây dựng hạn mức tín dụng cụ thể; kiểm soát nợ quá hạn, khó đòi.
	Chấp nhận đơn hàng khi hàng không có sẵn hoặc không kịp tiến độ.	Kế toán cung cấp chính xác số lượng tồn kho thành phẩm cho bộ phận xử lý đơn hàng kiểm tra trước khi duyệt.
	Bán hàng sai giá, tính sai tỷ lệ chiết khấu.	Ứng dụng phần mềm tự động cập nhật đơn giá và tỷ lệ chiết khấu khi lập hóa đơn.
	Giao hàng sai quy cách, số lượng, giao nhầm khách hàng, địa điểm hoặc quên giao hàng.	Liên kết dữ liệu đồng bộ toàn quy trình; kiểm tra đối chiếu kỹ đơn hàng trước khi xuất giao.
	Hàng gửi đi không ghi chép hoặc ghi không chính xác; giao hàng không xuất hóa đơn.	Quy trình luân chuyển dữ liệu liên tục giữa các khâu từ xuất kho, gửi hàng đến lập hóa đơn và theo dõi nợ.
	Phản ánh doanh thu sai kỳ kế toán (ghi nhận sớm).	Tuân thủ nguyên tắc phù hợp; ban hành hướng dẫn ghi nhận cụ thể; kiểm soát tự động qua phần mềm.
	Chấp nhận hàng trả lại và chiết khấu quá mức.	Phân chia trách nhiệm rõ ràng; phân quyền phê duyệt; lập báo cáo chi tiết kịp thời về hàng trả lại, chiết khấu.
Nghiệp vụ thu tiền	Tiền bán hàng bị lạm dụng, chiếm dụng.	Giữ tồn quỹ mặt ở mức thấp; định kỳ đối chiếu công nợ; thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng.
	Nguy cơ thông đồng, gian lận quỹ tiền mặt.	Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm nghiêm ngặt giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
	Tự ý xóa nợ cho khách hàng.	Phân định trách nhiệm và phân quyền phê chuẩn việc xóa nợ cho cấp có thẩm quyền.
	Sai sót trong ghi chép số liệu thanh toán.	Kiểm soát nhập liệu; đối chiếu sổ bán hàng với sổ kho, sổ thu tiền với sao kê ngân hàng; lập báo cáo nợ quá hạn.

Chương 2 cũng hệ thống hóa tổ chức thông tin kế toán phục vụ quy trình:

• Chứng từ kế toán: Hợp đồng kinh tế, Đơn đặt hàng, Xác nhận đặt hàng, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu giao hàng, Hóa đơn vận chuyển, Bảng đối chiếu công nợ, Bảng tổng hợp hàng bán ra đại lý, Biên bản giao nhận hàng trả lại, Giấy báo Có ngân hàng.
• Tài khoản sử dụng: TK 5111 (Doanh thu thương mại), TK 5112 (Doanh thu tiêu thụ thành phẩm), TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra), TK 111 (1111 - VNĐ, 1112 - Ngoại tệ), TK 112 (1121 - VNĐ, 1122 - Ngoại tệ), TK 131 (Phải thu khách hàng), TK 521 (Chiết khấu thương mại), TK 531 (Hàng bán bị trả lại), TK 532 (Giảm giá hàng bán).
• Sổ sách theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ, Bảng kê chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái các tài khoản, Sổ chi tiết nợ phải thu, Sổ quỹ, Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra.
• Báo cáo kế toán: Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm quý, Báo cáo tổng hợp tình hình công nợ khách hàng, Báo cáo doanh thu tháng/quý, Báo cáo kết quả kinh doanh quý.

Chương kết thúc bằng việc phân tích bài học kinh nghiệm quốc tế: Tại Mỹ, hệ thống KSNB được luật hóa chặt chẽ, gắn trách nhiệm nhà quản lý với BCTC kiểm toán, áp dụng GAAP độc lập với báo cáo thuế; tại Nhật Bản, mô hình liên kết Keiretsu phát triển song hành cùng môi trường kiểm soát đề cao giá trị đạo đức, tính cộng đồng và hệ thống chuẩn mực ASBJ.

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT – THƯƠNG MẠI NHẬT TÂN

Nội dung chương 3 tập trung vào:

1. Khái quát đơn vị: Lịch sử hình thành, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, sơ đồ bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Công ty Nhật Tân.
2. Thực trạng kiểm soát: Mô tả chi tiết quy trình bán hàng, quy trình thu tiền, sơ đồ chức năng và luân chuyển chứng từ tại công ty.
3. Đánh giá thực trạng qua dữ liệu sơ cấp: Tác giả trình bày mục đích, đối tượng, phương pháp khảo sát bằng bảng câu hỏi và tổng hợp kết quả đánh giá theo 5 thành phần của COSO 2013 (Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát) đối với quy trình bán hàng - thu tiền tại công ty, từ đó làm rõ các nguyên nhân gây ra rủi ro trong hoạt động.

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SX-TM NHẬT TÂN

Chương 4 tổng hợp các nhận xét, đánh giá ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty, từ đó xây dựng các giải pháp hoàn thiện tương ứng theo 5 thành phần COSO:

1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát.
2. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro.
3. Hoàn thiện các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ bán hàng và thu tiền.
4. Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông.
5. Hoàn thiện công tác giám sát định kỳ và thường xuyên.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

• Hệ thống hóa lý luận: Khóa luận đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và quy trình bán hàng - thu tiền dựa trên khuôn mẫu hiện đại COSO 2013; làm rõ sự khác biệt giữa COSO 1992 và COSO 2013; chi tiết hóa 3 nguyên tắc chỉ đạo (phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn) cùng 5 bước chức năng của chu trình doanh thu.
• Nhận diện rủi ro và thực trạng tác nghiệp: Khóa luận đã phân tích chi tiết thực trạng kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân giai đoạn 2019 – 2022. Nghiên cứu chỉ ra hệ thống tài khoản kế toán áp dụng (TK 5111, 5112, 3331, 111, 112, 131, 521, 531, 532), hệ thống sổ sách theo hình thức Chứng từ ghi sổ, cùng toàn bộ danh mục chứng từ và luân chuyển chứng từ thực tế.
• Đánh giá thực trạng theo 5 yếu tố COSO: Dựa trên kết quả khảo sát sơ cấp và quan sát thực tế tại Phòng Kế toán – Tài chính và Phòng Kinh doanh, tác giả đã chỉ ra các ưu điểm đạt được cũng như các mặt hạn chế, rủi ro cụ thể trong môi trường kiểm soát, công tác đánh giá rủi ro, các thủ tục kiểm soát bán hàng - thu tiền, truyền thông nội bộ và công tác giám sát tại công ty.

Giải pháp và kiến nghị đề xuất

Khóa luận đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ bám sát 5 cấu phần của COSO 2013 nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị:

• Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo và nhân viên về vai trò của kiểm soát nội bộ; rà soát, chuẩn hóa cơ cấu tổ chức; phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn; hoàn thiện chính sách nhân sự và cam kết năng lực chuyên môn.
• Hoàn thiện đánh giá rủi ro: Xây dựng quy trình nhận diện rủi ro định kỳ đối với từng khâu bán hàng và thu tiền (đặc biệt là rủi ro tín dụng khách hàng, rủi ro sai lệch tồn kho, rủi ro nợ khó đòi); thiết lập cơ chế phân tích và biện pháp đối phó rủi ro thích hợp.
• Hoàn thiện hoạt động kiểm soát: Thực hiện nghiêm ngặt nguyên tắc bất kiêm nhiệm (giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt, giữa người phê duyệt bán chịu và nhân viên bán hàng); xây dựng hạn mức tín dụng chặt chẽ cho từng đối tượng khách hàng; ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm để tự động hóa việc cập nhật đơn giá, chiết khấu và đối chiếu chứng từ giữa các bộ phận.
• Hoàn thiện thông tin và truyền thông: Nâng cao chất lượng hệ thống thông tin kế toán; đảm bảo số liệu công nợ và tồn kho được luân chuyển kịp thời, chính xác, bảo mật giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán; chuẩn hóa hệ thống báo cáo quản trị công nợ và doanh thu định kỳ.
• Hoàn thiện giám sát: Tăng cường kết hợp giữa giám sát thường xuyên (rà soát báo cáo, phản hồi khách hàng) và giám sát định kỳ; thiết lập cơ chế báo cáo và xử lý kịp thời các khiếm khuyết kiểm soát phát sinh.

Đóng góp của đề tài

• Về mặt lý luận: Khóa luận bổ sung nguồn tài liệu tham khảo có tính hệ thống về việc vận dụng khuôn mẫu COSO 2013 vào kiểm soát quy trình nghiệp vụ bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp sản xuất - thương mại.
• Về mặt thực tiễn: Cung cấp bức tranh thực tế, chỉ ra khoảng cách giữa lý luận và tác nghiệp tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân; đưa ra các giải pháp có tính ứng dụng trực tiếp giúp đơn vị hạn chế sai sót, ngăn ngừa gian lận, tối ưu hóa quản lý nợ phải thu và bảo vệ an toàn tài sản.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế của nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện dưới dạng nghiên cứu tình huống (case study) giới hạn tại một doanh nghiệp duy nhất là Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại Nhật Tân. Dữ liệu thứ cấp được cập nhật trong khung thời gian 3 năm (2019 – 2022) và sử dụng chủ yếu phương pháp phân tích định tính kết hợp phỏng vấn, khảo sát mô tả nên tính khái quát hóa cho toàn ngành sản xuất - thương mại có thể chưa cao.
• Hướng nghiên cứu tiếp theo: Tác giả xác định đề tài là nền tảng thực tiễn cho việc mở rộng nghiên cứu sang các mảng hoạt động kiểm soát nội bộ khác trong doanh nghiệp (như quy trình mua hàng - thanh toán, quy trình quản lý hàng tồn kho), hoặc mở rộng phạm vi khảo sát so sánh trên nhiều doanh nghiệp có quy mô và mô hình hoạt động tương tự.

---

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng sau:

• Sinh viên và học viên chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán, Quản trị Kinh doanh, Tài chính Doanh nghiệp: Tham khảo cách thức xây dựng khung lý thuyết kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực COSO 2013; cấu trúc phân tích 5 khâu của chu trình bán hàng - thu tiền; phương pháp thiết kế bảng câu hỏi khảo sát 5 yếu tố kiểm soát.
• Người làm đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ: Tham khảo phương pháp đối chiếu giữa lý luận kiểm soát nội bộ với thực tế chứng từ kế toán, sổ sách (hình thức Chứng từ ghi sổ), sơ đồ luân chuyển chứng từ và cách thiết lập bảng nhận diện rủi ro - thủ tục kiểm soát nghiệp vụ.
• Cán bộ quản lý, kế toán trưởng tại các doanh nghiệp sản xuất - thương mại vừa và nhỏ: Ứng dụng các bảng danh mục rủi ro, thủ tục kiểm soát và các nguyên tắc phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, xét duyệt tín dụng nhằm thiết lập và rà soát hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận sử dụng khuôn mẫu kiểm soát nội bộ nào làm cơ sở phân tích thực trạng tại Công ty Nhật Tân?

Tác giả sử dụng khuôn mẫu COSO 2013 gồm 5 thành phần (Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát) tích hợp 17 nguyên tắc chi tiết, do khuôn mẫu này rõ ràng, cụ thể và dễ áp dụng hơn so với COSO 1992.

2. Các tài khoản kế toán chủ yếu được công ty sử dụng trong quy trình bán hàng và thu tiền là gì?

Các tài khoản được sử dụng bao gồm: TK 5111 (Doanh thu thương mại), TK 5112 (Doanh thu tiêu thụ thành phẩm), TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra), TK 111 (1111 - VNĐ, 1112 - Ngoại tệ), TK 112 (1121 - VNĐ, 1122 - Ngoại tệ), TK 131 (Phải thu khách hàng), TK 521 (Chiết khấu thương mại), TK 531 (Hàng bán bị trả lại) và TK 532 (Giảm giá hàng bán).

3. Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân áp dụng hình thức kế toán nào và sử dụng các loại sổ sách gì cho quy trình này?

Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hệ thống sổ sách phục vụ quy trình bao gồm: Chứng từ ghi sổ, Bảng kê chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái các tài khoản, Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng, Sổ quỹ, Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng và Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra.

4. Quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty được phân chia thành những chức năng công việc cụ thể nào?

Quy trình gồm 5 khâu liên hoàn: Tiếp nhận đơn hàng và xét duyệt tín dụng; Chuẩn bị hàng bán và giao hàng; Xuất hóa đơn cho khách hàng; Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng (theo phương pháp từng hóa đơn hoặc kết chuyển số dư); Nhận tiền thanh toán (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng).

5. Những nguyên tắc chỉ đạo chung nào trong hoạt động kiểm soát được tác giả nhấn mạnh để phòng ngừa gian lận nghiệp vụ bán hàng - thu tiền?

Ba nguyên tắc chỉ đạo cốt lõi gồm: Nguyên tắc phân công phân nhiệm (phân chia công việc rõ ràng, không để một cá nhân kiểm soát toàn bộ quy trình); Nguyên tắc bất kiêm nhiệm (tách biệt giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt, giữa người phê duyệt nghiệp vụ và người thực hiện, giữa bảo vệ tài sản và ghi sổ); Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn (phê chuẩn chung theo chính sách và phê chuẩn cụ thể cho các giao dịch lớn, đặc biệt).

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Kiều Phương Thanh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền dựa trên khuôn mẫu COSO 2013 và các chuẩn mực kế toán - kiểm toán hiện hành. Thông qua việc thu thập dữ liệu thứ cấp giai đoạn 2019 – 2022 kết hợp khảo sát sơ cấp thực tế tại Công ty TNHH Sản xuất – Thương mại Nhật Tân, nghiên cứu đã phản ánh rõ thực trạng tổ chức bộ máy kế toán, luân chuyển chứng từ, nhận diện các rủi ro và khiếm khuyết trong công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện có tính thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp củng cố môi trường quản trị, phòng ngừa thất thoát tài sản và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân 15 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 Chương 1 trình bày tính cấp thiết của đề tài và một số công trình nghiên cứu công bố trong nước và nước ngoài. Đây chính là nền tảng cho việc trình bày những vấn đề lí luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và đối với quy trình bán hàng và thu tiền nói riêng. 16 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 2.1 Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 2.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ Trên thế giới có nhiều định nghĩa khác nhau liên quan đến KSNB, cụ thể: Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA),” KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong DN để đảm bảo an toàn tài sản của tổ chức, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài” Theo Chuẩn mực về Kiểm soát của Hiệp hội Kế toán Canada (CICA), “Kiểm soát nội bộ bao gồm tất cả các thành phần của tổ chức hỗ trợ để đạt được mục tiêu của tổ chức. Các thành phần này bao gồm nguồn lực, hệ thống, tiến trình, văn hóa, cơ cấu và nhiệm vụ”.

Hiện nay,khái niệm KSNB được sử dụng rộng rãi nhất là khái niệm cuả COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, đã định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định”. Với khái niệm này, COSO đã nhấn mạnh vào các yếu tố chính để xây dựng nên KSNB là: Con người, quá trình, tính đảm bảo hợp lý và pháp luật. Từ các khái niệm trên có thể thấy, KSNB có những đặc điểm sau: - KSNB bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát được xây dựng và vận hành ở các bộ phận của đơn vị và được kết hợp thành một thể thống nhất. - KSNB do con người thiết kế và vận hành: con người vừa là chủ thể vừa là khách thể của quá trình kiểm soát, chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ 17 chế và vận hành kiểm soát ở tất cả các bộ phận.

Điều này có nghĩa là các chính sách, thủ tục và biểu mẫu được lập ra sẽ không hiệu quả nếu không có con người tổ chức vận hành. - Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế, KSNB cung cấp sự đảm bảo hợp lý, nhưng không phải đảm bảo tuyệt đối, rằng các mục tiêu sẽ được thực hiện. Trong quá trình vận hành, những điểm yếu có thể được bộc lộ do những nguyên nhân chủ quan và khách quan của con người dẫn đến không đạt được mục tiêu. KSNB có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo được rằng chúng không bao giờ xảy ra.

Thêm vào đó, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích có thể nhận được từ quá trình kiểm soát đó. Do vậy, người quản lý phải nhận thức được đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phí cho việc kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro.2 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ Theo nghiên cứu của COSO năm 2013 đã chỉ ra KSNB bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Các thành phần này hoạt động trong mối liên hệ chặt chẽ với nhau.1: Năm yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ theo COSO Môi trường kiểm soát Thông tin và truyền thông 18 (Nguồn:The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Giám sát Commission) 2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát được hiểu thông qua các chuẩn mực, quy trình và cơ cấu tổ chức, trong đó hướng dẫn cho mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp khác nhau trong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: + Phong cách quản lý, điều hành: Phong cách quản lý thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành.

Nếu nhà lãnh đạo cho rằng KSNB là quan trọng thì những nhân viên khác trong DN sẽ nhận thấy việc xây dựng và vận hành KSNB là cần thiết và sẽ tận tâm hơn. + Liêm chính và giá trị đạo đức: Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên được xác định ở thái độ của họ trong công việc, thể hiện qua sự tuân thủ các luật lệ, quy định của DN. + Phân công trách nhiệm và quyền hạn: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau như thế nào và đóng góp 19 như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì.

+ Cam kết về năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên thể hiện ở trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc để đảm bảo kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả cũng như am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc xây dựng KSNB. Tất cả nhân viên đều phải có những am hiểu nhất định để đánh giá rủi ro để hoàn thành trách nhiệm của họ trong DN. + Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB có thể loại bỏ được những hoạt động không phù hợp.

Để thiết lập được một cơ cấu tổ chức thích hợp và hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ những nguyên tắc: Thiết lập được sự điều hành kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận, thực hiện sự phân chia rành mạch các chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. + Chính sách nhân sự: Khía cạnh quan trọng nhất của KSNB nào cũng là con người. Sự phát triển của DN gắn liền với đội ngũ nhân viên, nếu lực lượng lao động của DN yếu kém về mặt năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức thì dù DN có thiết kế và duy trì KSNB đúng đắn và chặt chẽ đến đâu thì các gian lận và rủi ro cũng sẽ xảy ra. Ngược lại nếu lực lượng lao động này hoạt động tốt sẽ giúp DN giảm thiểu được những hạn chế vốn có của KSNB.

Con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát. Cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức cho DN mà trong đó ban quản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo đức để lan tỏa xuống toàn DN. Việc phát triển nguồn nhân lực là vô cùng quan trọng. Có được nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, năng động sáng tạo, thích ứng linh hoạt với vị trí công việc và có sự gắn bó lâu dài cùng sự phát triển của tổ chức sẽ 20 tạo ra một lợi thế quan trọng trong hoạt động kinh doanh của DN.

Tuy nhiên môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm bảo cho các quá trình kiểm soát và KSNB là tốt. Song môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến tính hiệu lực, hiệu quả của KSNB. Theo báo cáo COSO năm 2013, các nhân tố trên được thiếp lập lại thành 5 nguyên tắc như sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Sự cam kết này được thể hiện thông qua việc người quản lý thiết lập các chuẩn mực đạo đức, giám sát sự tuân thủ chuẩn mực đạo đức và đưa ra các biện pháp chấn chỉnh kịp thời về những hành vi vi phạm.

Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB. Để giám sát hành hệ thống KSNB, Hội đồng quản trị cần hiểu đặc điểm hoạt động kinh doanh, hiểu kỳ vọng của các bên có liên quan. Hội đồng quản trị phải có đủ các thành viên độc lập để giám sát hoạt động của người quản lý.

Nguyên tắc 3: Người quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực, thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.