Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH SX – TM Nhật Tân 15 KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 Chương 1 trình bày tính cấp thiết của đề tài và một số công trình nghiên cứu công bố trong nước và nước ngoài. Đây chính là nền tảng cho việc trình bày những vấn đề lí luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và đối với quy trình bán hàng và thu tiền nói riêng. 16 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 2.1 Khái quát chung về kiểm soát nội bộ 2.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ Trên thế giới có nhiều định nghĩa khác nhau liên quan đến KSNB, cụ thể: Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa kỳ (AICPA),” KSNB bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong DN để đảm bảo an toàn tài sản của tổ chức, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài” Theo Chuẩn mực về Kiểm soát của Hiệp hội Kế toán Canada (CICA), “Kiểm soát nội bộ bao gồm tất cả các thành phần của tổ chức hỗ trợ để đạt được mục tiêu của tổ chức. Các thành phần này bao gồm nguồn lực, hệ thống, tiến trình, văn hóa, cơ cấu và nhiệm vụ”.
Hiện nay,khái niệm KSNB được sử dụng rộng rãi nhất là khái niệm cuả COSO - Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, đã định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định”. Với khái niệm này, COSO đã nhấn mạnh vào các yếu tố chính để xây dựng nên KSNB là: Con người, quá trình, tính đảm bảo hợp lý và pháp luật. Từ các khái niệm trên có thể thấy, KSNB có những đặc điểm sau: - KSNB bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát được xây dựng và vận hành ở các bộ phận của đơn vị và được kết hợp thành một thể thống nhất. - KSNB do con người thiết kế và vận hành: con người vừa là chủ thể vừa là khách thể của quá trình kiểm soát, chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ 17 chế và vận hành kiểm soát ở tất cả các bộ phận.
Điều này có nghĩa là các chính sách, thủ tục và biểu mẫu được lập ra sẽ không hiệu quả nếu không có con người tổ chức vận hành. - Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế, KSNB cung cấp sự đảm bảo hợp lý, nhưng không phải đảm bảo tuyệt đối, rằng các mục tiêu sẽ được thực hiện. Trong quá trình vận hành, những điểm yếu có thể được bộc lộ do những nguyên nhân chủ quan và khách quan của con người dẫn đến không đạt được mục tiêu. KSNB có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo được rằng chúng không bao giờ xảy ra.
Thêm vào đó, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích có thể nhận được từ quá trình kiểm soát đó. Do vậy, người quản lý phải nhận thức được đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chi phí cho việc kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro.2 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ Theo nghiên cứu của COSO năm 2013 đã chỉ ra KSNB bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Các thành phần này hoạt động trong mối liên hệ chặt chẽ với nhau.1: Năm yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ theo COSO Môi trường kiểm soát Thông tin và truyền thông 18 (Nguồn:The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Giám sát Commission) 2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát được hiểu thông qua các chuẩn mực, quy trình và cơ cấu tổ chức, trong đó hướng dẫn cho mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp khác nhau trong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là: + Phong cách quản lý, điều hành: Phong cách quản lý thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh đạo khi điều hành.
Nếu nhà lãnh đạo cho rằng KSNB là quan trọng thì những nhân viên khác trong DN sẽ nhận thấy việc xây dựng và vận hành KSNB là cần thiết và sẽ tận tâm hơn. + Liêm chính và giá trị đạo đức: Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên được xác định ở thái độ của họ trong công việc, thể hiện qua sự tuân thủ các luật lệ, quy định của DN. + Phân công trách nhiệm và quyền hạn: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau như thế nào và đóng góp 19 như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì.
+ Cam kết về năng lực nhân viên: Năng lực nhân viên thể hiện ở trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc để đảm bảo kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả cũng như am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc xây dựng KSNB. Tất cả nhân viên đều phải có những am hiểu nhất định để đánh giá rủi ro để hoàn thành trách nhiệm của họ trong DN. + Cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB có thể loại bỏ được những hoạt động không phù hợp.
Để thiết lập được một cơ cấu tổ chức thích hợp và hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ những nguyên tắc: Thiết lập được sự điều hành kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận, thực hiện sự phân chia rành mạch các chức năng xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. + Chính sách nhân sự: Khía cạnh quan trọng nhất của KSNB nào cũng là con người. Sự phát triển của DN gắn liền với đội ngũ nhân viên, nếu lực lượng lao động của DN yếu kém về mặt năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức thì dù DN có thiết kế và duy trì KSNB đúng đắn và chặt chẽ đến đâu thì các gian lận và rủi ro cũng sẽ xảy ra. Ngược lại nếu lực lượng lao động này hoạt động tốt sẽ giúp DN giảm thiểu được những hạn chế vốn có của KSNB.
Con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát. Cần xây dựng một môi trường văn hóa đạo đức cho DN mà trong đó ban quản lý là những người đi đầu thực hiện, thể hiện tính trung thực, giá trị đạo đức để lan tỏa xuống toàn DN. Việc phát triển nguồn nhân lực là vô cùng quan trọng. Có được nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, năng động sáng tạo, thích ứng linh hoạt với vị trí công việc và có sự gắn bó lâu dài cùng sự phát triển của tổ chức sẽ 20 tạo ra một lợi thế quan trọng trong hoạt động kinh doanh của DN.
Tuy nhiên môi trường kiểm soát tốt chưa thể đảm bảo cho các quá trình kiểm soát và KSNB là tốt. Song môi trường kiểm soát không thuận lợi sẽ ảnh hưởng lớn đến tính hiệu lực, hiệu quả của KSNB. Theo báo cáo COSO năm 2013, các nhân tố trên được thiếp lập lại thành 5 nguyên tắc như sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Sự cam kết này được thể hiện thông qua việc người quản lý thiết lập các chuẩn mực đạo đức, giám sát sự tuân thủ chuẩn mực đạo đức và đưa ra các biện pháp chấn chỉnh kịp thời về những hành vi vi phạm.
Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB. Để giám sát hành hệ thống KSNB, Hội đồng quản trị cần hiểu đặc điểm hoạt động kinh doanh, hiểu kỳ vọng của các bên có liên quan. Hội đồng quản trị phải có đủ các thành viên độc lập để giám sát hoạt động của người quản lý.
Nguyên tắc 3: Người quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị. Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực, thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.