Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh các bệnh viện công lập ngày càng phải đối mặt với áp lực nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực, kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng trở thành một yếu tố then chốt đảm bảo hoạt động khám chữa bệnh diễn ra liên tục, an toàn và hiệu quả. Tại Bệnh viện Đa khoa khu vực miền núi phía Bắc Quảng Nam, chi phí mua thuốc, vật tư, hóa chất tiêu hao chiếm khoảng 50% đến 60% tổng chi phí hàng năm, trong khi chi phí vật tư, hàng hóa khác chiếm từ 5% đến 10%. Đây là những con số phản ánh tầm quan trọng của chu trình cung ứng trong hoạt động bệnh viện. Tuy nhiên, thực tế cho thấy chu trình cung ứng tại bệnh viện còn tồn tại nhiều hạn chế như xây dựng nhu cầu chưa sát thực tế, lựa chọn nhà cung cấp chưa khách quan, thanh toán nhiều lần cho cùng một chứng từ, gây ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý tài chính và chất lượng dịch vụ y tế.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Bệnh viện Đa khoa khu vực miền núi phía Bắc Quảng Nam, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng thuốc và vật tư y tế. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào chu trình cung ứng thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao và các vật tư, hàng hóa, dịch vụ khác tại bệnh viện trong giai đoạn gần đây, với trọng tâm là các hoạt động mua hàng, nhận hàng, bảo quản, theo dõi công nợ và thanh toán.

Nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc giúp bệnh viện nâng cao năng lực quản lý tài chính, giảm thiểu rủi ro thất thoát, đồng thời đảm bảo cung ứng kịp thời, đầy đủ thuốc và vật tư phục vụ công tác khám chữa bệnh, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ y tế và sự hài lòng của người bệnh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai khuôn khổ lý thuyết chính về kiểm soát nội bộ: COSO (2013) và INTOSAI (2004). COSO định nghĩa kiểm soát nội bộ là một tiến trình do hội đồng quản trị, ban quản lý và nhân sự thực hiện nhằm đảm bảo hợp lý việc đạt được mục tiêu hoạt động, báo cáo và tuân thủ pháp luật. Hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO gồm 5 thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát.

INTOSAI bổ sung khía cạnh giá trị đạo đức trong kiểm soát nội bộ, nhấn mạnh việc thực hiện các hoạt động có kỷ cương, đạo đức, kinh tế và hiệu quả, đồng thời bảo vệ nguồn lực chống thất thoát và sử dụng sai mục đích. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI tương tự COSO, gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và trao đổi thông tin, giám sát.

Ba khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu là:

  • Chu trình cung ứng: bao gồm các hoạt động xây dựng nhu cầu, đấu thầu, mua hàng, nhận hàng, bảo quản, theo dõi công nợ và thanh toán.
  • Rủi ro trong chu trình cung ứng: các nguy cơ gây sai sót, gian lận, thất thoát trong quá trình cung ứng thuốc và vật tư y tế.
  • Thủ tục kiểm soát nội bộ: các chính sách, quy trình, biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động cung ứng hiệu quả, minh bạch.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng.

  • Nguồn dữ liệu: thu thập từ tài liệu pháp luật, báo cáo ngành y tế, hồ sơ kế toán và cung ứng tại Bệnh viện Đa khoa khu vực miền núi phía Bắc Quảng Nam; phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo, cán bộ quản lý và nhân viên các khoa, phòng chức năng.
  • Cỡ mẫu: khảo sát và phỏng vấn khoảng 30 cán bộ liên quan đến chu trình cung ứng và kế toán tại bệnh viện.
  • Phương pháp chọn mẫu: chọn mẫu thuận tiện và có chủ đích nhằm đảm bảo thu thập thông tin đa chiều về thực trạng kiểm soát nội bộ.
  • Phương pháp phân tích: tổng hợp, phân tích định tính các quy trình, thủ tục kiểm soát; phân tích định lượng số liệu chi phí, tồn kho, công nợ; so sánh thực trạng với các tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ theo COSO và INTOSAI; đánh giá mức độ hiệu quả và rủi ro.
  • Timeline nghiên cứu: thực hiện trong năm 2020-2021, bao gồm giai đoạn thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Môi trường kiểm soát còn nhiều hạn chế: Mặc dù bệnh viện đã xây dựng các quy định về kiểm soát nội bộ, nhưng việc thực thi chưa đồng bộ. Khoảng 65% cán bộ được khảo sát cho biết chưa nhận thức đầy đủ về trách nhiệm kiểm soát nội bộ trong chu trình cung ứng.

  2. Đánh giá rủi ro chưa được thực hiện thường xuyên và toàn diện: Chỉ khoảng 40% các rủi ro trong chu trình cung ứng được nhận diện và đánh giá định kỳ. Việc này dẫn đến một số rủi ro như mua hàng không đúng nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp chưa khách quan, và thanh toán trùng lặp.

  3. Hoạt động kiểm soát chưa chặt chẽ: Qua phân tích hồ sơ mua hàng và thanh toán, phát hiện khoảng 15% trường hợp có sai sót về số lượng, giá cả hoặc chứng từ không đầy đủ. Việc kiểm nhập hàng hóa chưa được thực hiện nghiêm ngặt, gây rủi ro về chất lượng và số lượng thuốc nhập kho.

  4. Thông tin và trao đổi thông tin chưa hiệu quả: Hệ thống thông tin kế toán và cung ứng chưa được đồng bộ, dẫn đến việc theo dõi công nợ và tồn kho thiếu chính xác, gây khó khăn trong quản lý và ra quyết định. Khoảng 30% số liệu tồn kho không khớp với thực tế kiểm kê.

  5. Hoạt động giám sát còn yếu: Việc đánh giá, kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng chưa được thực hiện thường xuyên và có hệ thống. Các báo cáo giám sát chưa được phân tích sâu để phát hiện và xử lý kịp thời các điểm yếu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên là do sự thiếu đồng bộ trong việc áp dụng các quy trình kiểm soát nội bộ, nhận thức chưa đầy đủ của cán bộ về vai trò kiểm soát, và hạn chế về công nghệ thông tin hỗ trợ quản lý. So với các nghiên cứu trong ngành y tế công lập, kết quả này tương đồng với thực trạng chung tại nhiều bệnh viện công, nơi mà việc kiểm soát nội bộ còn mang tính hình thức, chưa đi vào chiều sâu.

Việc thiếu đánh giá rủi ro định kỳ làm cho bệnh viện khó phát hiện sớm các sai sót và gian lận, ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng nguồn lực. Các sai sót trong hoạt động mua hàng và thanh toán không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và chất lượng dịch vụ y tế.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ sai sót trong các khâu mua hàng, nhận hàng, thanh toán; bảng tổng hợp mức độ nhận thức của cán bộ về kiểm soát nội bộ; biểu đồ đường thể hiện sự biến động tồn kho so với số liệu kế toán qua các tháng.

Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng, đặc biệt là nâng cao nhận thức, áp dụng công nghệ thông tin và tăng cường giám sát để giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ bệnh viện

    • Xây dựng và cập nhật các quy trình, chính sách kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc thù chu trình cung ứng tại bệnh viện.
    • Tổ chức đào tạo, nâng cao nhận thức cho cán bộ về vai trò và trách nhiệm trong kiểm soát nội bộ.
    • Thời gian thực hiện: trong 6 tháng tới.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc phối hợp phòng Tổ chức - Hành chính.

  2. Hoàn thiện bộ mã và tổ chức thông tin kế toán

    • Áp dụng phần mềm quản lý cung ứng và kế toán đồng bộ, đảm bảo dữ liệu chính xác, kịp thời.
    • Thiết lập hệ thống báo cáo tự động về tồn kho, công nợ và thanh toán.
    • Thời gian thực hiện: 12 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Công nghệ thông tin phối hợp phòng Tài chính - Kế toán.

  3. Hoàn thiện quy trình mua hàng

    • Xây dựng tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp minh bạch, khách quan, có sự tham gia của nhiều bộ phận liên quan.
    • Thực hiện đánh giá, rà soát kế hoạch mua hàng định kỳ để đảm bảo phù hợp với nhu cầu thực tế.
    • Thời gian thực hiện: 6 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Khoa Dược, phòng Hành chính quản trị.

  4. Hoàn thiện quy trình thanh toán

    • Thiết lập quy trình kiểm tra, đối chiếu chứng từ chặt chẽ trước khi thanh toán, tránh thanh toán trùng lặp.
    • Tăng cường giám sát và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp hàng tháng.
    • Thời gian thực hiện: 3 tháng.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Tài chính - Kế toán.

  5. Tăng cường hoạt động giám sát và đánh giá

    • Thiết lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá định kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng.
    • Báo cáo kết quả giám sát kịp thời cho Ban Giám đốc để xử lý các điểm yếu.
    • Thời gian thực hiện: liên tục hàng năm.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Kiểm soát nội bộ, Ban Giám đốc.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám đốc các bệnh viện công lập

    • Lợi ích: Nắm bắt thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng, từ đó cải thiện quản lý tài chính và chất lượng dịch vụ.
    • Use case: Áp dụng các đề xuất để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình.

  2. Phòng Tài chính - Kế toán và Khoa Dược bệnh viện

    • Lợi ích: Hiểu rõ các rủi ro và thủ tục kiểm soát trong chu trình cung ứng, nâng cao kỹ năng quản lý công nợ, thanh toán và bảo quản thuốc.
    • Use case: Cải tiến quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và gian lận.

  3. Cán bộ quản lý và nhân viên phòng Hành chính quản trị, Thiết bị - Vật tư y tế

    • Lợi ích: Nắm bắt vai trò trong chu trình cung ứng, phối hợp hiệu quả với các bộ phận khác để đảm bảo cung ứng kịp thời, đúng quy định.
    • Use case: Tham gia xây dựng kế hoạch mua hàng và giám sát thực hiện.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Kế toán, Quản trị y tế

    • Lợi ích: Tham khảo mô hình nghiên cứu, phương pháp phân tích và kết quả thực tiễn về kiểm soát nội bộ trong bệnh viện công.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu, luận văn liên quan đến quản lý bệnh viện và kiểm soát nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng là gì?
    Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng là hệ thống các chính sách, quy trình và biện pháp nhằm đảm bảo hoạt động mua sắm, nhận hàng, bảo quản và thanh toán được thực hiện đúng quy định, giảm thiểu rủi ro sai sót và gian lận, đảm bảo cung ứng kịp thời, đầy đủ và hiệu quả.

  2. Tại sao kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng lại quan trọng đối với bệnh viện công?
    Bởi vì chi phí mua thuốc và vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí bệnh viện, kiểm soát nội bộ giúp bảo vệ nguồn lực, nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách, đảm bảo chất lượng thuốc và vật tư phục vụ khám chữa bệnh, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.

  3. Những rủi ro phổ biến trong chu trình cung ứng tại bệnh viện là gì?
    Các rủi ro thường gặp gồm xây dựng nhu cầu không chính xác, lựa chọn nhà cung cấp không khách quan, nhận hàng không đúng số lượng hoặc chất lượng, thanh toán trùng lặp hoặc chậm trễ, gây thất thoát tài chính và ảnh hưởng đến hoạt động bệnh viện.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng?
    Cần hoàn thiện quy trình kiểm soát, nâng cao nhận thức cán bộ, áp dụng công nghệ thông tin đồng bộ, tăng cường giám sát và đánh giá định kỳ, đảm bảo phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan.

  5. Phần mềm quản lý cung ứng có vai trò gì trong kiểm soát nội bộ?
    Phần mềm giúp đồng bộ dữ liệu, theo dõi tồn kho, công nợ và thanh toán chính xác, giảm thiểu sai sót do thủ công, cung cấp báo cáo kịp thời hỗ trợ ra quyết định và giám sát hiệu quả hoạt động cung ứng.

Kết luận

  • Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Bệnh viện Đa khoa khu vực miền núi phía Bắc Quảng Nam còn nhiều hạn chế về môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và giám sát.
  • Chi phí mua thuốc và vật tư chiếm tỷ trọng lớn, do đó việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ có ý nghĩa quan trọng trong quản lý tài chính và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.
  • Nghiên cứu đã đề xuất các giải pháp cụ thể như hoàn thiện hệ thống kiểm soát, áp dụng công nghệ thông tin, cải tiến quy trình mua hàng và thanh toán, tăng cường giám sát.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai đào tạo, áp dụng phần mềm quản lý, xây dựng kế hoạch giám sát định kỳ và đánh giá hiệu quả thực hiện.
  • Kêu gọi Ban Giám đốc và các phòng ban liên quan phối hợp thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng, góp phần phát triển bền vững bệnh viện.