MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB). Trong bất kỳ tổ chức nào, dưới góc nhìn của nhà quản lý, cũng cần có hai hệ thống chạy song song. Thứ nhất, đó là hệ thống tổ chức bộ máy quản lý nhằm đáp ứng yêu cầu kinh doanh, bao gồm các phòng ban chức năng, các quy trình thủ tục, các công việc cần thiết để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của tổ chức.
Thứ hai, đó là hệ thống kiểm soát nội bộ, bởi vì bất kỳ công việc nào, quy trình nào cũng đều đối diện với những nguy cơ, sự cố, hay rủi ro tác động làm ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của công việc đó và tùy theo mức độ, gây ảnh hưởng từ thiệt hại trong mức chấp nhận được đến nguy cơ phá sản tổ chức. Nhằm giảm rủi ro cho tổ chức ở ngưỡng chấp nhận được, kiểm soát nội bộ ra đời, được thiết lập trên cơ sở các biện pháp, chính sách, thủ tục, tinh thần, giá trị, chức năng, thẩm quyền của những người liên quan và trở thành phương tiện sống còn trong hoạt động của mọi doanh nghiệp. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp sẽ giúp công ty ngăn ngừa những tổn thất, sự cố, mất mát, hư hỏng… tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hạn chế những rủi ro có thể xảy ra, nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự chuyên nghiệp của toàn hệ thống doanh nghiệp, tạo kết quả tốt về chất lượng sản phẩm, chi phí tối ưu, đội ngũ làm việc khoa học và nâng cao khả năng cạnh tranh vốn có của doanh nghiệp. Những tổ chức không xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ khó có khả năng đo lường hiệu quả công việc, ngăn ngừa và phát hiện sớm các rủi ro ảnh hưởng đến doanh nghiệp và dẫn đến hệ thống quản lý thiếu chuyên nghiệp, không thể kiểm soát.
Chính vì thế hoạt động ngày càng không thể thiếu đối với một doanh nghiệp đó là kiểm soát nội bộ. 1 Chu trình bán hàng và thu tiền là một khâu quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Đó là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng – tiền giữa doanh nghiệp và khách hàng, quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái vốn của doanh nghiệp và tạo ra lợi nhuận. Đây chính là mục tiêu chính của hầu hết các doanh nghiệp, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn thu được lợi nhuận đều phải thực hiện khâu tiêu thụ và thúc đẩy quá trình này thực hiện càng nhanh càng tốt, như vậy vốn của doanh nghiệp sẽ được quay vòng nhanh hơn, khả năng tạo ra lợi nhuận sẽ cao hơn.
Công ty Cổ phần chuyển giao tiến bộ kỹ thuật Nông nghiệp Nicotex là một công ty chuyên kinh doanh thuốc BVTV, phân bón và các sản phẩm mà công ty kinh doanh được bán rộng rãi khắp các tỉnh thành trong cả nước. Qua đó có thể thấy hoạt động kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền của công ty là hết sức quan trọng và cần thiết. Mặc dù thời gian qua công ty đã thiết lập một số thủ tục kiểm soát nội bộ, tuy nhiên còn rất đơn giản và còn hạn chế, chưa đủ mạnh để ngăn chặn hầu hết rủi ro có thể xảy ra như số lượng hàng hoá nhiều, việc xác định hàng hoá đã tiêu thụ là chưa chính xác đôi khi làm sai lệch các thông tin kế toán, ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của công ty… Với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, đồng thời ứng dụng những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn, nhằm nâng cao hiểu biết đồng thời nhận thức được tầm quan trọng và mục đích của việc đánh giá và hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp cụ thể, đặc biệt là chu trình bán hàng và thu tiền, vì vậy em quyết định chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần chuyển giao tiến bộ kỹ thuật Nông nghiệp NICOTEX” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Mục tiêu nghiên cứu 1.
Mục tiêu chung Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần chuyển giao tiến bộ kỹ thuật Nông nghiệp Nicotex, từ đó đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp. - Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần chuyển giao tiến bộ kỹ thuật Nông nghiệp Nicotex. - Đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền cho Công ty Cổ phần chuyển giao tiến bộ kỹ thuật Nông nghiệp Nicotex.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng là kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần chuyển giao tiến bộ kỹ thuật Nông nghiệp Nicotex, cụ thể là: Các loại hàng hóa, dịch vụ tại công ty; Các phương thức cung cấp dịch vụ; Các quy định về nghiệp vụ bán hàng - thu tiền; Chứng từ, sổ sách và chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty. Phạm vi nghiên cứu 1. Phạm vi nội dung Tìm hiểu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty Cổ phần chuyển giao tiến bộ kỹ thuật Nông nghiệp Nicotex trong thời gian qua, với số liệu thực tế tại công ty.
Phạm vi không gian Đề tài được thực hiện tại bộ phận Kế toán – Tài chính của Công ty Cổ phần chuyển giao tiến bộ kỹ thuật Nông nghiệp Nicotex. 3 Mã số thuế: 0103233038 Địa chỉ: Số 114 phố Vũ Xuân Thiều, Phường Phúc Lợi, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam. Phạm vi thời gian - Đề tài được nghiên cứu trong khoảng thời gian từ tháng 08/2022 đến tháng 12/2022. - Số liệu nghiên cứu được thể hiện trong khoá luận là số liệu thu thập trong 3 năm 2019-2021 và một phần số số liệu năm 2022.
4 PHẦN II: TỔNG QUAN TÀI LIỆU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 2. Tổng quan về kiểm soát nội bộ 2. Một số khái niệm chung về kiểm soát nội bộ.
KSNB là một trong những loại kiểm soát mà nhà quản lý sử dụng trong quá trình quản lý đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Khái niệm KSNB được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ (Federal Reserve Bulletin), theo đó KSNB là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Theo IFAC (International Federation Of Accountants) Liên đoàn Kế toán Quốc tế, KSNB là một quá trình trong một tổ chức được thiết kế để cung cấp sự bảo đảm hợp lý về các mục tiêu chính của doanh nghiệp là: (i) độ tin cậy và trung thực của thông tin, (ii) tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật và quy định, (iii) bảo vệ tài sản, (iv) sử dụng tài nguyên kinh tế và hiệu quả và (v) hoàn thành các mục tiêu và mục đích đã được thiết lập về các hoạt động kinh doanh hoặc các chương trình. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 (Ban hành kèm theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC): “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”.
Theo luật Kế toán 2015 (khoản 1,2 điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13) đưa ra định nghĩa: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định 5 của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant – AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO (Commettee of Sponsoring Oganization) Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính. Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control – Intergrated framework) đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: • Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, KSNB cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
• Đối với BCTC, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành. • Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.