CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI DOANH THU VÀ NỢ PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH DỊCH VỤ 1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển dẫn trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức và có liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị của doanh nghiệp.
Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này: - KSNB theo định nghĩa của COSO (Commettee of Sponsoring Organization) là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu sau: + Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động. + Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC). + Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành [5]. Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm của Liên Đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accoutant): là một hệ thống bao gồm các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lí trong công ty việc thực hiện các mục tiêu sau: Luan van 10 + Đảm bảo độ tin cậy và sự trung thực của thông tin.
+ Khuyến khích sự tuân thủ về chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và các qui định. + Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản. + Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lí. Theo đó, hệ thống KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức, và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị.
Vậy, KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả mục tiêu đề ra của đơn vị có quy mô lớn, vì quy mô càng lớn thì quyền hạn phải phân chia cho nhiều cấp, tài sản phân tán nhiều nơi, sự truyền đạt và phản hồi thông tin gặp khó khăn…do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB tốt. Sự cần thiết của hệ thống KSNB Mọi doanh nghiệp hoạt động đều có chung một mục tiêu là lợi nhuận và sự phát triển ngày càng lớn mạnh về qui mô. Các nhà quản trị trong doanh nghiệp mong muốn doanh nghiệp mình luôn đạt được lợi nhuận tối ưu, tất yếu mọi bộ phận hoạt động phải có hiệu quả trong quá trình sử dụng nguồn lực của mình. Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản lý luôn đưa ra các chiến lược, kế hoạch, mục tiêu, và biện pháp thực hiện nhằm đạt được kết quả mong muốn.
Để đạt được các mục tiêu đề ra doanh nghiệp cần có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu, giúp doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch. Và nhờ vào hoạt động kiểm soát giúp nhà quản lý kiểm tra xem xét, đánh giá quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp góp phần Luan van 11 quản lý các nguồn lực (con người, tài sản. Trong cơ chế thị trường hiện nay, nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiết kiệm hiệu quả các nguồn lực đó chính là mục tiêu của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô có ra sao. Những đòi hỏi, những hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu.
Từ đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ do chính nhà quản lý đơn vị xây dựng để phục vụ cho mục đích quản lý của mình bao gồm các chức năng sau: - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả. - Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của chế độ và quyết định đó. - Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của doanh nghiệp. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. - Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích [10].
Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát, các yếu Luan van 12 tố này được thiết kế nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý là đạt được những mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ [5]. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Nếu người quản lý cao nhất đơn vị quan niệm rằng kiểm soát là một vấn đề quan trọng, các thành viên trong đơn vị sẽ chịu ảnh hưởng bởi điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát. Tuy nhiên, một môi trường kiểm soát mạnh không có nghĩa là một sự đảm bảo hoàn toàn cho tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ.
Các nhân tố thuộc về môi trường kiểm soát là: Thứ nhất: Tính chính trực và các giá trị đạo đức. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Đáp ứng yêu cầu này, nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn chặn mọi nhân viên trong đơn vị không tham gia vào các hoạt động được xem là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn hiệu quả hơn nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến bằng những cách thích hợp.
Thứ hai: Trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Một tổ chức chỉ có thể đạt được các mục tiêu của mình nếu cán bộ nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo về kiến thức kỹ năng cần thiết. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, phải giám sát và huấn luyện họ thật đầy đủ và thường xuyên. Thứ ba: Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán.
Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán sẽ Làm cho Luan van 13 môi trường kiểm soát được tốt hơn do sự kiểm soát liên quan đến hoạt động của nhà quản lý. Thứ tư: Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Triết lý và phong cách hoạt động của nhà quản lý cao cấp có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm những vấn đề như khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, nhận thức và thái độ đối với việc lập báo cáo tài chính hay áp dụng các phương pháp kế toán, sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức… Thứ năm: Cơ cấu bộ máy tổ chức của đơn vị Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị là phân chia nó thành những bộ phận với chức năng và quyền hạn cụ thể. Một cơ cấu tổ chức tổ chức hợp lý là một điều kiện bảo đảm các thủ tục kiểm soát hay phát huy tác dụng.
Thứ sáu: Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm. Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa bằng quyền hạn và trách nhiệm. Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức.
Nó cụ thể hóa bằng quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị và mỗi người phải tự hiểu rằng mỗi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn vị, và họ sẽ cụ thể phụ trách công việc gì. Do đó khi mô tả công việc cần diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên và quan hệ về mặt báo cáo của những thành viên này. Thứ bảy: Chính sách nhân sự. Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên.
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kế đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát. Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ bù đắp cho những yếu kém Luan van 14 của môi trường kiểm soát. Đánh giá rủi ro Kinh doanh luôn gắn liền với rủi ro trước hết nhà quản lý phải nhận biết và phân tích các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của công ty. Các rủi ro có thể xuất phát từ những nguyên nhân sau: - Những thay đổi trong quy chế tổ chức hoạt động môi trường hoạt động.
- Sự thay đổi nhân sự. - Việc tiến hành nghiên cứu hoặc tiến hành sửa đổi hệ thống thông tin. - Những thay đổi về kỹ thuật ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc hệ thống thông tin trong đơn vị. - Những chương trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm hoặc quá trình sản xuất mới.
- Sự sắp xếp lại tổ chức của đơn vị.